هنگام کار با اسناد حاوی اطلاعات مختلفدر بسیاری از صفحات (مقالات علمی، تحقیقات بازاریابی، مقالات پزشکی و غیره) برنامه مایکروسافت Word پیشنهاد می کند عملکرد اضافیثبت تغییرات در بلوک های متنی این برای تجزیه و تحلیل اصلاحات با قابلیت بازگشت به نسخه های قبلی، هم برای یک کاربر و هم برای چندین کاربر که با یک فایل کار می کنند، راحت است.
تغییر به حالت ویرایش
برای فعال کردن این حالت، باید به تب "بازبینی" نوار ابزار بروید و روی دکمه "اصلاحات" کلیک کنید.
کلمات حذف شده و کاراکترهای فردی با رنگ قرمز مشخص شده و خط کشیده می شوند. تغییرات در فاصله، فونت ها و سایر قالب بندی ها در پاورقی ها در حاشیه منعکس می شود.
در پارامترهای مورد "اصلاحات" می توانید مشخص کنید طرح رنگی، ضخامت و نوع خط و سایر مشخصات برای درج و حذف متن و ایجاد تغییرات در جداول.
همچنین می توانید یادداشت های خود را برای علامت گذاری با استفاده از آیتم منوی مربوطه در نوار ابزار ایجاد کنید.
ذخیره رفع مشکل
اگر نیاز به انتقال سند به کاربر دیگری وجود دارد، اما نباید ویرایش‌ها را نشان دهد و این اطلاعات برای مالک اصلی مهم است، توصیه می‌شود کپی‌هایی از فایل با حذف نظرات و اصلاحات ایجاد کنید.
بررسی وصله ها
Word 2010 این قابلیت را دارد که سند، متن، یادداشت، پاورقی و سایر اطلاعات پنهان را بررسی کند.
برای فراخوانی این ویژگی، باید به منوی «فایل» در بخش «اطلاعات» بروید.
هنگامی که روی دکمه "جستجوی مشکلات" کلیک می کنید، باید "بازرس اسناد" را انتخاب کنید.
تابع از شما می خواهد که پارامترهایی را برای بررسی مشخص کنید و در پایان تجزیه و تحلیل اصلاحات را حذف کنید.
حذف وصله ها
پس از روشن کردن حالت ویرایش، بدون اقدام تأییدی، سند همچنان نتایج ویرایش را منعکس می‌کند.
مایکروسافت دائما در حال تلاش برای بهبود آن است مجموعه اداریو واقعاً می توان از غول نرم افزاری برای خیلی چیزها تشکر کرد. با این حال، برخی از "ویژگی های" معرفی شده در نسخه های جدید برنامه ها ممکن است نه تنها غیرعادی باشند، بلکه رک و پوست کنده باعث ناراحتی نیز می شوند. خوشبختانه یکی از مزایای MS Office انعطاف پذیری برای شخصی سازی آن برای خود است و بنابراین می توان عملکردهای آزاردهنده خودکار را غیرفعال کرد. و ما در مورد نحوه انجام این کار با استفاده از یک مثال صحبت خواهیم کرد ویرایشگر متن Word 2016.
دوره آنلاین "کلمه از ساده به پیچیده"
در ویرایشگر متن اصلی در سطح بالایی به کار مسلط شوید. فرقی نمی‌کند مبتدی باشید یا قبلاً با Word کار می‌کنید، با دوره ما به یک گورو اسناد واقعی تبدیل خواهید شد!
غیرفعال کردن صفحه اصلی
اگر ترجیح می‌دهید هنگام راه‌اندازی یک برنامه، یک صفحه سفید خالی ببینید تا بتوانید بلافاصله شروع به تایپ کنید، بهتر است صفحه اصلی برنامه را غیرفعال کنید، که آخرین فایل‌های باز شده را نمایش می‌دهد و انواع الگوها را ارائه می‌کند. اگرچه مفید هستند، اما اغلب در کارهای روزمره استفاده نمی شوند). برای غیرفعال کردن صفحه شروع در Word 2016، مراحل زیر را دنبال کنید:
- منو کلیک کنید "فایل".
- یک گزینه را انتخاب کنید "گزینه ها"(یک کادر محاوره ای برای تنظیم برنامه باز می شود).
- در لیست سمت چپ را انتخاب کنید "معمول هستند".
- در فصل "پارامترهای راه اندازی"علامت چک باکس را بردارید "هنگام راه اندازی این برنامه صفحه شروع را نشان دهید".
- روی OK کلیک کنید.
اکنون، وقتی یک ویرایشگر متن را باز می کنید، بلافاصله یک سند خالی می بینید که می توانید با آن شروع به کار کنید.
هنگام باز کردن و ذخیره فایل ها، ویندوزهای سنتی را بازیابی کنید
در نسخه جدید برنامه، زمانی که می خواهید ذخیره کنید سند جدیدیا یک موجود را باز کنید، از جمله با استفاده از "کلیدهای داغ" Ctrl+S، Ctrl+O، به اصطلاح پنل پشت صحنه، که حتی اگر به درستی کار کند، که همیشه اینطور نیست یا بلافاصله انجام نمی شود، حداقل دست و پا گیر و ناخوشایند به نظر می رسد. برای بازگشت به فرمت معمول برای ذخیره و باز کردن اسناد، مراحل زیر را انجام می دهیم:
- منو "فایل" - "گزینه ها".
- در لیست سمت چپ را انتخاب کنید "حفظ".
- یک تیک در چک باکس قرار دهید " هنگام باز کردن و ذخیره فایل ها نمای پشت صحنه نمایش داده نشود".
- روی OK کلیک کنید.
مزیت Backstage این است که فایل های اخیر را نمایش می دهد که می تواند راحت باشد. همچنین می توانید اسنادی را که برایتان مهم هستند در آنجا پین کنید. بنابراین اگر به طور ناگهانی از این گزینه خسته شدید، می توانید با برداشتن علامت علامت قبلی در تنظیمات، آن را برگردانید.
برای ایمن نگه داشتن اسناد خود، ایده خوبی است که یک رمز عبور شخصی روی آنها قرار دهید.
غیرفعال کردن نوار ابزار کوچک
هنگامی که متن را با ماوس انتخاب می کنید، Word به طور خودکار یک نوار ابزار کوچک را نمایش می دهد. گاهی اوقات واقعا می تواند مفید باشد، اما اگر این عملکرد حواس شما را پرت می کند، می توانید آن را نیز خاموش کنید.
- منو "فایل" - "گزینه ها".
- در لیست سمت چپ را انتخاب کنید "معمول هستند".
- علامت کادر را بردارید "نمایش نوار ابزار کوچک در هنگام انتخاب".
- روی OK کلیک کنید.
لطفاً همچنین توجه داشته باشید که مینی پانل موجود پس از اینکه نشانگر ماوس را از متن دور می‌کنید، خود به خود ناپدید می‌شود.
انتخاب متن حرف به حرف
هنگامی که بیش از یک کلمه را با ماوس انتخاب می کنید، Word تمایل دارد کلمات بعدی را به طور کامل انتخاب کند. اگر می خواهید بتوانید حروف را به حروف انتخاب کنید، باید مراحل زیر را انجام دهید:
- منو "فایل" - "گزینه ها".
- در تب لیست سمت چپ "به علاوه".
- در فصل "گزینه های ویرایش"علامت چک باکس را بردارید «لایت کردن خودکار کلمات».
- روی OK کلیک کنید.
هنوز هم می توانید یک کلمه کامل را انتخاب کنید دوبار کلیک کنیددکمه سمت چپ ماوس اما نگه داشتن ماوس، انتخاب قطعات متن را راحت تر می کند.
Word 2016 دارای مجموعه ای غنی از توابع است، از جمله توانایی درج سریع کاراکترهایی که روی یک صفحه کلید معمولی نیستند.
ورودی رایگان را غیرفعال کنید
به طور پیش فرض، در Word 2016 می توانیم در هر قسمت از سند کلیک کرده و بلافاصله شروع به تایپ در آنجا کنیم. این ممکن است در واقع راحت باشد، اما به عنوان یک استثنا. برعکس، اگر به طور تصادفی در جایی در مکان اشتباه کلیک کنید، می توانید زمان را برای برگرداندن مکان نما به مکان مناسب تلف کنید.
- منو "فایل" - "گزینه ها".
- در تب لیست سمت چپ "به علاوه".
- در فصل "گزینه های ویرایش"علامت چک باکس را بردارید «اجازه ورودی رایگان».
- روی OK کلیک کنید.
درج متن ساده
وقتی متنی را از یک قسمت از یک سند به قسمت دیگر کپی و جایگذاری می کنید، قالب حفظ می شود. هنگام کپی کردن متن از یک سند دیگر یا از اینترنت، همین اتفاق می افتد. اما در ابتدا می توانید آن را پیکربندی کنید تا درج مطابق با قالبی که استفاده می کنید انجام شود.
- منو "فایل" - "گزینه ها".
- در تب لیست سمت چپ "به علاوه".
- منطقه "برش، کپی و چسباندن". در لیست های کشویی، مقادیر مورد نیاز خود را انتخاب می کنیم، به عنوان مثال، "فقط ذخیره متن".
- روی OK کلیک کنید.
اما بدون تغییر چیزی، می توانید از درج از طریق منوی نوار استفاده کنید. مورد "اصلی"، در زیر دکمه "درج"، روی فلش با لیست کشویی کلیک کنید و گزینه درج مورد علاقه ما را انتخاب کنید. علاوه بر این، اگر قبلاً یک درج با قالب بندی ساخته ایم که مناسب ما نیست، می توانیم بلافاصله پس از درج Ctrl را فشار داده و در مینی پنلی که باز می شود، فرمت درج مورد نظر را انتخاب کنیم.
دستورالعمل استفاده از ابزار جستجو و جایگزینی در MS Word 2016 باعث صرفه جویی در زمان می شود.
غیرفعال کردن AutoFormat (x4)
عملکردهای نهایی که ارزش غیرفعال کردن را دارند به آزادی بیش از حد ویرایشگر متن از نظر فرمت خودکار و تصحیح خودکار مربوط می شود. اغلب، چنین تغییرات خودکار آشکارا در تایپ اختلال ایجاد می کند، بنابراین غیرفعال کردن آنها منطقی است.
- منو "فایل" - "گزینه ها".
- در تب لیست سمت چپ "املا".
- دکمه را فشار دهید "گزینه های تصحیح خودکار".
- در پایین، علامت کادر را بردارید ” تصحیح خودکار اشتباهات املایی ”.
در اینجا می توانید چهار گزینه مزاحم دیگر را غیرفعال کنید:
- لیست گلوله های خودکار:هر زمان که یک خط را با یک ستاره (*) شروع می کنید، با فشار دادن فاصله، ستاره به یک دایره سیاه تبدیل می شود و به سمت کناری حرکت می کند - یعنی یک لیست گلوله ای ایجاد می شود. می‌توان آن را در برگه «قالب‌بندی خودکار در حین تایپ» غیرفعال کرد، «اعمال هنگام تایپ» را انتخاب کنید، علامت کادر «سبک‌های فهرست گلوله» را بردارید.
- لیست شماره گذاری خودکار:این یک داستان مشابه با معرفی اعداد و ایجاد لیست های شماره گذاری شده است. با برداشتن علامت «سبک‌های فهرست شماره‌دار»، می‌توان آن را در آنجا غیرفعال کرد.
- خطوط مرزی:یکی از گزینه های جالب این است ایجاد خودکارنوار تقسیم عرض کل سند، که سپس می توانید حذف کنید. پس از وارد کردن سه خط تیره پشت سر هم و فشار دادن کلید Enter رسم می شود و در همان جا غیرفعال می شود: "Spelling" - "AutoCorrect Options"، "AutoFormat as I type"، "Aply as I type" تیک را بردارید. مورد "خطوط مرزی".
- "تکرار تشکیل ابتدای یک عنصر لیست":این گزینه را در برگه "Autoformat as you type"، "Automatically as you type" غیرفعال کنید. نکته اصلی این است که اگر یک لیست ایجاد کنید و اولین کلمه یا عبارت در این لیست به صورت پررنگ یا مورب و به دنبال آن متن ساده باشد، وقتی عناصر لیست بعدی را ایجاد می کنید، همه آنها به طور خودکار از قالب بندی همان لیست اولیه استفاده می کنند. عنصر، سپس کل ورودی ها با حروف پررنگ یا مورب خواهند بود. به همین دلیل آن را خاموش می کنیم.
MS Word یک حالت عملیاتی ویژه دارد که به شما امکان می دهد اسناد را بدون تغییر محتوای آنها تغییر دهید و ویرایش کنید. به طور کلی، این فرصت مناسباشتباهات را بدون اصلاح آنها مشخص کنید.
در حالت ویرایش، می توانید اصلاحات، اضافه کردن نظرات، توضیحات، یادداشت ها و غیره را انجام دهید. نحوه فعال کردن این حالت عملکرد است که در زیر مورد بحث قرار خواهد گرفت.
1. سندی را که می خواهید حالت ویرایش را در آن فعال کنید باز کنید و به تب بروید "مرور".
توجه داشته باشید:که در مایکروسافت ورد 2003 برای فعال کردن حالت ویرایش باید برگه را باز کنید "سرویس"و مورد را در آنجا انتخاب کنید "اصلاحات".
2. روی دکمه کلیک کنید "اصلاحات"واقع در گروه ” ثبت تصحیحات ”.
3. اکنون می توانید شروع به ویرایش (اصلاح) متن در سند کنید. تمام تغییرات ایجاد شده ثبت می شود و نوع ویرایش با اصطلاحاً توضیحات در سمت راست محل کار نمایش داده می شود.
علاوه بر دکمه های روی کنترل پنل، می توانید حالت ویرایش را در Word با استفاده از کلیدهای ترکیبی فعال کنید. برای انجام این کار، فقط کلیک کنید "CTRL+SHIFT+E".
در صورت لزوم، همیشه می‌توانید یادداشتی اضافه کنید تا برای کاربری که در آینده با این سند کار می‌کند راحت‌تر بفهمد که کجا اشتباه کرده است، چه چیزی باید تغییر، اصلاح یا حذف شود.
تغییرات ایجاد شده در حالت ویرایش را نمی توان حذف کرد، آنها را می توان پذیرفت یا رد کرد. می توانید در مقاله ما بیشتر در مورد این مطلب بخوانید.
این همه است، اکنون می دانید که چگونه حالت ویرایش را در Word فعال کنید. در بسیاری از موارد، به ویژه هنگام کار مشترک با اسناد، این عملکرد برنامه می تواند بسیار مفید باشد.
الان خیلی ها کاربران پیشرفته Word از تب Review استفاده می کند. علاوه بر این، اگر چندین نفر نیاز به کار بر روی یک فایل داشته باشند، این بسیار راحت است. این ویژگی به شما امکان می دهد ویرایش ها، رهبران و یادداشت ها را ایجاد کنید. نویسنده فایل می تواند آنها را بپذیرد یا رد کند یا پنهان کند. علاوه بر این، می‌توانید برای کار سازنده‌تر روی متن نظرات ایجاد کنید.
اصلاحیه می کنیم
برای فعال کردن قسمت اصلاحات در Word، باید به برگه «بازبینی» بروید. اگر یکی را نمی بینید، Alt و سپس Shift+F10 را فشار دهید و در تنظیمات تب مورد نیاز خود را به پنل برگردانید. بعد از اینکه پانل را پیکربندی کردیم و به "بازبینی" رفتیم، "منطقه بررسی" را انتخاب کنید. یک منوی کشویی ظاهر می شود که در آن می توانید صفحه نمایش مناسب خود را انتخاب کنید. سپس می توانید تغییرات و نظرات خود را اعمال کنید. هر کسی که با این متن کار می کند یادداشت های شما را خواهد دید. و نویسنده می تواند با آنها موافقت کند یا نه. این کار بر روی سند را بسیار ساده می کند.
ممکن است بسیاری از ویرایش ها پنهان باشند. اگر می خواهید همه یا برخی از عناصر را نمایش دهید، روی "نمایش اصلاحات" کلیک کنید و موارد مورد علاقه خود را انتخاب کنید. امکان چاپ سند به همراه نظرات داده شده وجود دارد.
حذف مقادیر غیر ضروری
حالا بیایید بفهمیم که چگونه ناحیه بررسی را در Word 2007، 2010 حذف کنیم. برای حذف همه اصلاحات یا نظرات به یکباره، می توانید به سادگی هر یک از آنها را بپذیرید یا رد کنید. برای انجام این کار، هنگام مشاهده آنها، باید روی دکمه های همنام در تب "بازبینی" کلیک کنید. با کلیک بر روی دکمه Next به راحتی به تغییر بعدی منتقل می شوید و به شما امکان می دهد در مورد آن تصمیم بگیرید.
برای متون بسیار حجیم که تعداد ویرایش ها و یادداشت های زیادی دارند، می توانید قسمت تصحیح را در Word به روش دیگری حذف کنید. یا موقعیتی دارید که همه اصلاحات و نظرات دیگر اهمیتی ندارند. اگر نیاز به پذیرش ویرایش‌های سند دارید، روی منوی کشویی «پذیرش» کلیک کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که "Apply all changes to the document" را انتخاب کنید. اگر ویرایش های یک فایل رد شود، اقدامات مشابهی اعمال می شود. منوی کشویی را انتخاب کنید و روی دکمه مربوطه «رد کردن همه تغییرات در سند» کلیک کنید.
به بخش بروید مرور > ثبت تغییرات.
حذف تغییرات ثبت شده
Word تغییر را ذخیره یا حذف می کند و سپس به تغییر بعدی می رود.
حذف یادداشت ها
Note را انتخاب کرده و کلیک کنید بررسی > حذف.
برای حذف همه نظرات به یکباره، روی نظر کلیک کنید و سپس زیر برو به بررسی دقیقروی فلش زیر دکمه کلیک کنید حذفو یک تیم انتخاب کنید حذف تمام یادداشت ها در یک سند.
توصیه:برای انجام بررسی نهایی، Document Inspector را اجرا کنید. این ابزار اصلاحات و نظرات، متن های پنهان، نام های شخصی در خواص و سایر اطلاعات را بررسی می کند. برای راه اندازی Document Inspector، را انتخاب کنید فایل > هوش > مشکلات را بررسی کنید > سند را بررسی کنید.
ثبت وصله را غیرفعال کنید
به بخش بروید مرور > ثبت تغییرات.
حذف تغییرات ثبت شده
برای حذف دائمی همه ویرایش‌ها، پذیرش یا رد تغییرات، و حذف نظرات.
Word تغییر را ذخیره یا حذف می کند و سپس به تغییر بعدی می رود. برای ذخیره همه تغییرات به یکباره، روی فلش کنار گزینه کلیک کنید صرفه جوییو یک تیم انتخاب کنید همه تغییرات را اعمال کنید.
حذف یادداشت ها
برای حذف نظرات از سند خود، آنها را حذف کنید.
یک یادداشت را انتخاب کنید و به بخش بروید معاینه > حذف.
