Très souvent, notamment dans la correspondance d'entreprise, lors de la rédaction d'une lettre, il est nécessaire d'indiquer une signature qui, en règle générale, contient des informations sur la fonction et le nom de l'expéditeur ainsi que ses coordonnées. Et si vous devez envoyer beaucoup de lettres, il est assez difficile d'écrire les mêmes informations à chaque fois.
Heureusement, votre client de messagerie a la possibilité d'ajouter automatiquement une signature à votre courrier électronique. Et si vous ne savez pas comment créer une signature dans Outlook, ces instructions vous aideront.
Examinons la configuration d'une signature sur deux versions d'Outlook : 2003 et 2010.
Tout d'abord, nous lançons le client de messagerie et dans le menu principal, allons dans la section « Service », où nous sélectionnons l'élément « Options ».
Dans la fenêtre des paramètres, rendez-vous dans l'onglet « Message » et, en bas de cette fenêtre, dans le champ « Sélectionner les signatures pour un compte : », sélectionnez le compte souhaité dans la liste. Cliquez maintenant sur le bouton « Signatures… »
Maintenant, une fenêtre de création d'une signature s'est ouverte devant nous, où nous cliquons sur le bouton "Créer...".
Ici, nous devons définir le nom de notre signature, puis cliquer sur le bouton « Suivant ».
Une nouvelle signature est désormais apparue dans la liste. Pour une création rapide, vous pouvez saisir le texte de la signature dans le champ du bas. Si vous devez formater le texte d'une manière particulière, vous devez cliquer sur « Modifier ».
Dès que le texte de signature est saisi, toutes les modifications doivent être enregistrées. Pour ce faire, cliquez sur les boutons « OK » et « Appliquer » dans les fenêtres ouvertes.
Création d'une signature électronique dans MS Outlook 2010
Voyons maintenant comment créer une signature dans la messagerie Outlook 2010
Par rapport à Outlook 2003, le processus de création d'une signature dans la version 2010 est légèrement simplifié et commence par la création d'une nouvelle lettre.
Alors, lançons Outlook 2010 et créons une nouvelle lettre. Pour plus de commodité, agrandissons la fenêtre de l'éditeur en plein écran.
Maintenant, appuyez sur le bouton « Signature » et sélectionnez « Signatures... » dans le menu qui apparaît.
Dans cette fenêtre, cliquez sur « Créer », saisissez le nom de la nouvelle signature et confirmez la création en cliquant sur le bouton « Ok »
Passons maintenant à la fenêtre d'édition du texte de signature. Ici, vous pouvez soit saisir le texte requis, soit le formater à votre guise. Contrairement aux versions précédentes, Outlook 2010 possède des fonctionnalités plus avancées.
Une fois le texte saisi et formaté, cliquez sur « Ok » et désormais, chaque nouvelle lettre contiendra notre signature.
Nous avons donc examiné comment ajouter une signature dans Outlook. Le résultat du travail effectué sera l'ajout automatique d'une signature à la fin de la lettre. Ainsi, l’utilisateur n’aura plus besoin de saisir à chaque fois le même texte de signature.
Dans Outlook, vous pouvez créer une ou plusieurs signatures personnalisées pour les messages électroniques. La signature peut inclure du texte, des dessins, une carte de visite électronique, un logo ou même l'image d'une signature manuscrite. Vous pouvez configurer Outlook pour ajouter automatiquement des signatures à tous les messages sortants, ou vous pouvez créer votre propre signature et l'ajouter aux messages, le cas échéant.
Créer une signature et configurer l'ajout d'une signature aux messages dans Outlook
Important: Si vous disposez d'un compte Microsoft Office 365 et utilisez Outlook et Outlook sur le web ou Outlook sur le web pour les entreprises, vous devez créer une signature dans les deux produits. Pour créer et utiliser des signatures électroniques dans Outlook sur le Web, consultez Créer et ajouter une signature électronique dans Outlook.com ou Outlook sur le Web.
Si vous voulez voir comment c'est fait, .
Dans la rubrique Sélection d'une signature par défaut configurez les paramètres suivants pour la signature :
Dans la zone de liste déroulante compte de messagerie sélectionnez le compte de messagerie qui sera associé à la signature. Vous pouvez configurer une signature différente pour chaque compte de messagerie.
Si vous souhaitez que votre signature soit ajoutée par défaut à tous les nouveaux messages dans la liste déroulante nouveaux messages, sélectionnez l'une des signatures. Si vous ne souhaitez pas ajouter automatiquement une signature aux nouveaux messages, sélectionnez (option aucune). Il n’ajoute pas de signature aux messages, réponses ou transferts.
Si vous avez besoin d'une signature dans les messages, répondez et transférez, dans la liste déroulante réponses et messages transférés sélectionnez l'une des signatures. Sinon, acceptez l'option par défaut (non).
Sélectionner Bouton OK pour enregistrer la nouvelle signature et revenir au message. Outlook n'ajoute pas de nouvelle signature aux messages que vous ouvrez lorsque vous terminez l'étape 1, même si vous choisissez de signer tous les nouveaux messages. Vous devrez ajouter manuellement une signature à un message. La signature ajoutée sera automatiquement incluse dans tous les futurs messages. Ajoutez une signature manuellement, sélectionnez dans le menu messagesignature et sélectionnez la signature que vous venez de créer.
Ouvrez un nouveau message électronique.
Sélectionnez un élément signature> signature dans le menu message.
En fonction de la taille de la fenêtre Outlook et du moment où vous rédigez un nouvel e-mail ou répondez ou transférez messages menus et signature le bouton peut être à deux endroits différents.
Dans la rubrique sélectionnez la signature à modifier sélectionner une équipe Créer et dans la boîte de dialogue Nouvelle signature entrer Nom pour signature.
Dans la rubrique changer la signature créez votre signature. Vous pouvez modifier les polices, les couleurs et tailles de police, ainsi que l’alignement du texte. Si vous souhaitez créer une signature plus robuste avec des puces, des tableaux ou des bordures, utilisez Word pour formater le texte, puis copiez et collez la signature dans la zone. changer la signature.
Remarques :
Ajoutez un logo ou une image à votre signature
Si vous disposez d'un logo ou d'une image d'entreprise pour ajouter une signature, suivez ces étapes.
Insérer une signature manuellement
Si vous ne souhaitez pas que la signature soit ajoutée à tous les nouveaux messages, réponses et transferts, vous pouvez l'insérer manuellement.
Créer une signature HTML dans Outlook 2010/2013/2016
Dans cet exemple, nous allons configurer une signature HTML pour Microsoft Outlook 2013.
Pour commencer, nous avons créé une signature en HTML, que nous connecterons à Outlook.
Ouvrons Microsoft Outlook 2013. Allez dans le menu "Fichier", section "Options". Suivant - « Mail », section « Signatures ».
Ici, nous créons une signature pour le compte de messagerie, en laissant le contenu de la signature vide.
Nous lions la signature au compte. Modifions les paramètres suivants :
Compte de messagerie - sélectionnez le compte requis dans la liste.
Nouveau message - sélectionnez le nom de la signature que nous avons créée.
Réponse et transfert - si vous devez ajouter une signature lors de la réponse et du transfert de lettres, sélectionnez le nom de la signature que nous avons créée.
Cliquez sur "Ok" dans la fenêtre "Signatures et formulaires". Cliquez sur "OK" dans la fenêtre "Options Outlook".
Vous devez maintenant accéder à l'adresse C:\Users\Your_profile\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures - nous verrons les fichiers avec les signatures dans le dossier.
Les signatures sont stockées au format HTML. Ouvrez le fichier portant le nom de la signature (dans notre exemple « Signature Business Solution.htm » avec n'importe quel éditeur de test, entre les lignes
....
Nous supprimons entre les balises et entrons celle dont nous avons besoin dans le fichier que nous avons préparé plus tôt. Enregistrez le fichier. Ouvrez Outlook, créez une nouvelle lettre et vérifiez.
Dans Outlook, vous pouvez créer une ou plusieurs signatures personnalisées pour les messages électroniques. La signature peut inclure du texte, des dessins, une carte de visite électronique, un logo ou même l'image d'une signature manuscrite. Vous pouvez configurer Outlook pour ajouter automatiquement des signatures à tous les messages sortants, ou vous pouvez créer votre propre signature et l'ajouter aux messages, le cas échéant.
Créer une signature et configurer l'ajout d'une signature aux messages dans Outlook
Important: Si vous disposez d'un compte Microsoft Office 365 et utilisez Outlook et Outlook sur le web ou Outlook sur le web pour les entreprises, vous devez créer une signature dans les deux produits. Pour créer et utiliser des signatures électroniques dans Outlook sur le Web, consultez Créer et ajouter une signature électronique dans Outlook.com ou Outlook sur le Web.
Si vous voulez voir comment c'est fait, .
Dans la rubrique Sélection d'une signature par défaut configurez les paramètres suivants pour la signature :
Dans la zone de liste déroulante compte de messagerie sélectionnez le compte de messagerie qui sera associé à la signature. Vous pouvez configurer une signature différente pour chaque compte de messagerie.
Si vous souhaitez que votre signature soit ajoutée par défaut à tous les nouveaux messages dans la liste déroulante nouveaux messages, sélectionnez l'une des signatures. Si vous ne souhaitez pas ajouter automatiquement une signature aux nouveaux messages, sélectionnez (option aucune). Il n’ajoute pas de signature aux messages, réponses ou transferts.
Si vous avez besoin d'une signature dans les messages, répondez et transférez, dans la liste déroulante réponses et messages transférés sélectionnez l'une des signatures. Sinon, acceptez l'option par défaut (non).
Sélectionner Bouton OK pour enregistrer la nouvelle signature et revenir au message. Outlook n'ajoute pas de nouvelle signature aux messages que vous ouvrez lorsque vous terminez l'étape 1, même si vous choisissez de signer tous les nouveaux messages. Vous devrez ajouter manuellement une signature à un message. La signature ajoutée sera automatiquement incluse dans tous les futurs messages. Ajoutez une signature manuellement, sélectionnez dans le menu messagesignature et sélectionnez la signature que vous venez de créer.
Ouvrez un nouveau message électronique.
Sélectionnez un élément signature> signature dans le menu message.
En fonction de la taille de la fenêtre Outlook et du moment où vous rédigez un nouvel e-mail ou répondez ou transférez messages menus et signature le bouton peut être à deux endroits différents.
Dans la rubrique sélectionnez la signature à modifier sélectionner une équipe Créer et dans la boîte de dialogue Nouvelle signature entrer Nom pour signature.
Dans la rubrique changer la signature créez votre signature. Vous pouvez modifier les polices, les couleurs et tailles de police, ainsi que l’alignement du texte. Si vous souhaitez créer une signature plus robuste avec des puces, des tableaux ou des bordures, utilisez Word pour formater le texte, puis copiez et collez la signature dans la zone. changer la signature.
Remarques :
Ajoutez un logo ou une image à votre signature
Si vous disposez d'un logo ou d'une image d'entreprise pour ajouter une signature, suivez ces étapes.
Insérer une signature manuellement
Si vous ne souhaitez pas que la signature soit ajoutée à tous les nouveaux messages, réponses et transferts, vous pouvez l'insérer manuellement.
Si vous en avez assez de saisir les mêmes informations à chaque fois que vous créez vos signatures email, alors félicitations. Une fois de plus, l’expression « la paresse est le moteur du progrès » a trouvé sa confirmation. Créer manuellement une signature pour chaque e-mail est vraiment une perte de temps. Tous les clients de messagerie modernes (programmes de réception et d'envoi de courrier) vous permettent de le faire automatiquement. Il vous suffit de personnaliser votre signature.
Microsoft Outlook ne fait pas exception à cet égard. Dans celui-ci, tout comme dans d'autres clients de messagerie, vous pouvez créer une signature qui sera automatiquement jointe à chaque message électronique créé.
Comment signer des e-mails dans Outlook ?
La réponse à cette question dépendra de la version de la suite Microsoft Office que vous utilisez. Cet article parlera de la création d'une signature dans Microsoft Office 2003 et 2007.
Création d'une signature dans Outlook à partir de la suite bureautique Microsoft Office 2003.
- Lancez Outlook. Dans le menu principal en haut, cliquez sur « Service » et dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez « Options ».
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, rendez-vous dans l'onglet « Message » et en bas de cette fenêtre, dans le champ « Sélection des signatures pour un compte : », indiquez dans la liste déroulante le compte pour lequel la signature sera créée. Cliquez sur le bouton "Signatures...".
- La fenêtre de création de signature apparaîtra. Cliquez sur le bouton "Créer...".
- La fenêtre « Créer une nouvelle signature » s'ouvrira. Dans cette fenêtre, saisissez un nom pour la future signature et cliquez sur le bouton « Suivant ».
- Dans la fenêtre suivante, saisissez le texte de signature qui sera joint à chaque e-mail que vous créez. Lors du processus de création d'une signature, vous pouvez utiliser les options proposées par le programme pour le formatage et la conception visuelle du texte : modifier la police, la couleur, la taille des caractères saisis, et également sélectionner le type d'alignement.
- Enregistrez la signature créée en cliquant sur le bouton « Ok » dans les deux dernières fenêtres ouvertes et cliquez sur « Appliquer » et « Ok » dans la dernière fenêtre ouverte.
- Commencez à créer une nouvelle lettre et vérifiez que la signature créée y est jointe.
Création d'une signature dans Outlook à partir de la suite bureautique Microsoft Office 2007.
Dans la suite bureautique Microsoft Office 2007 dotée de la nouvelle interface Fluent, la création de signatures est encore plus pratique.
- Lancez Outlook et sous la barre de menu principale, cliquez sur le bouton Nouveau pour lancer le nouvel éditeur de courrier électronique. La même chose peut être faite en appuyant simplement sur les touches Ctrl et N de votre clavier. Agrandissez la fenêtre de l'éditeur en plein écran.
- Cliquez sur le bouton « Signature » dans la fenêtre de l'éditeur et sélectionnez « Signatures... » dans le menu qui apparaît en dessous.
- Une fenêtre de création de signatures s'ouvrira, dans laquelle cliquez sur le bouton « Créer ».
- Saisissez le nom de la future signature et cliquez sur le bouton « OK ».
- Dans le champ "Modifier la signature", saisissez le texte de la signature. Utilisez les options proposées par le programme pour le formatage et la conception visuelle de la signature créée. Outlook 2007 offre plus d'options pour cela. Contrairement à Outlook 2003, vous pouvez ajouter des images et des hyperliens à votre signature.
- Cliquez sur le bouton "Ok" pour enregistrer les modifications.
- Commencez à créer un nouvel email et vérifiez que la signature créée lors des étapes précédentes y est automatiquement jointe.
