안녕하세요, 독자 여러분. 인터넷의 발달과 함께 네트워크 기술, 인쇄하기 위해 전송되는 문서의 수가 점점 줄어듭니다. 관리자, 고객, 동료에게 이메일을 통해 Word 파일을 보내는 것이 훨씬 편리합니다. 그러나 모든 사람이 보내기 전에 무엇이 필요한지 아는 것은 아닙니다. 파일을 구성하고 확인하십시오.. 무엇을 위해? 이제 말해줄게, 편히 앉아 편히 쉬어라!
파일의 전반적인 가독성 설정
수신인이 문서를 받으면 화면에서 검토하거나 종이에 인쇄할 수 있습니다. 어느 것이든 당신에게 더 편리합니다. 따라서 두 절차 모두에 대한 파일을 준비하는 것이 좋습니다. 일반적으로 Word 파일이든 Access 보고서든 모든 문서는 항상 인쇄할 준비가 되어 있어야 합니다. 이것이 당신의 규칙이 되어야 합니다.
많은 일반 설정이 이루어지는 인쇄 준비부터 시작하겠습니다. 너는 좋아질 것이다 모습자료를 공부하는 느낌을 망칠 수 있는 많은 단점을 계획하고 제거합니다.
(필요한 경우) 간단한 10단계가 필요합니다.
- 시트 크기 설정
- 시트 방향 선택
- 줄 번호 매기기
- 열에 텍스트 정렬
- 필드 사용자 정의
- 머리글과 바닥글 삽입
- 단락 서식 지정
- 단어 하이픈 정리
- 매달린 선이 있는지 확인하세요.
- 줄바꿈 및 구역 나누기 삽입
나는 이 모든 일이 이전에 어떻게 이루어지는지 이미 말씀드렸습니다. 해당 기사를 읽지 않았다면 여기 있습니다.
개인정보 확인
Word에서 작업할 때 프로그램은 다양한 보조 데이터를 저장합니다. 대부분은 기밀로 간주될 수 있습니다. 이는 구조화된 조직에서 문서 공동 작업에 유용합니다. 사용자는 프로젝트 작성자가 누구인지, 언제 생성 및 수정되었는지, 어떤 조직에 속하는지 등을 확인할 수 있습니다.
그러나 이 정보를 제3자에게 배포하는 것은 바람직하지 않습니다. 따라서 Word 문서와 함께 전송하는 개인 데이터와 개인 데이터를 신중하게 제어해야 합니다.
어느 것을 확인하려면 추가 정보문서에 지정된 경우 리본에서 파일을 클릭합니다. Backstage 보기가 열리고 오른쪽에 일부 속성이 나열됩니다. 전체 목록을 열려면 다음을 클릭하세요. 모든 속성 표시.
사람들이 저자에 대해 얼마나 많은 것을 배울 수 있는지 알아보세요. 이것이 항상 필요한가요? 나는 그렇지 않을 것이라고 확신합니다. 또한 문서는 수정 사항, 설명, 숨겨진 내용 등에 대한 정보를 저장할 수 있습니다. 대부분의 경우 이 데이터를 지워야 합니다. 어떻게 하나요? 이 프로그램에는 개인 데이터를 삭제하는 편리하고 빠른 수단이 있습니다.
리본으로 이동: 파일 – 문제 해결 – 문서 검사기. 열리는 창에서 모든 상자를 선택하고 확인을 클릭하십시오.
확인 후 데이터 목록이 있는 창이 열립니다. 목록은 유형별로 구분됩니다. 개인적인 것이 발견되면 나타납니다. 느낌표그리고 버튼 " 모두 삭제" 프로그램이 삭제를 제안하는 목록을 확인하고 버튼을 클릭하세요. 저는 보통 머리글과 바닥글을 제외한 모든 항목을 제거합니다.
이 방법으로 모든 개인 데이터를 삭제한 후에는 만일의 경우를 대비해 다시 확인하세요.
프로그램 버전의 호환성 확인
버전이 여러개 있는거 아시죠? 마이크로소프트 패키지하나씩 출시된 오피스. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, ... 각 버전마다 새로운 도구와 기능이 도입되었습니다. 예를 들어, Office 2007에 처음 등장한 워크시트에 삽입했습니다. 당연히 XP 사용자는 이를 올바르게 보거나 변경할 수 없습니다.
이러한 사고를 정확하게 식별하기 위해 호환성 검사가 존재합니다. 딸깍 하는 소리 파일 - 문제 해결 - 호환성 확인. 호환성 문제를 자세히 설명하는 메뉴가 나타납니다. 그 중 일부는 수정될 수 있지만 일부는 받아들여야 합니다.
재료 가용성 확인
세상은 장애인들을 사회화하기 위해 가능한 모든 방법을 동원하고 있습니다. Microsoft도 이에 기여하고 있습니다. 이를 위해 프로그램에 콘텐츠 접근성 분석기를 구축합니다. 시각 또는 청각 장애가 있는 사람이 Word 문서를 볼 가능성이 조금이라도 있는 경우 분석기를 사용하고 권장 사항을 따르십시오.
무엇을 확인하고 있나요? 이 회사는 음성 내레이터를 사용하여 프로그램용 화면 판독기를 개발했습니다. 분석기는 이 프로세스를 위해 문서가 얼마나 준비되었는지 확인합니다. 또한 청각 및 언어 장애가 있는 사람들을 위한 콘텐츠 적응도 테스트됩니다.
확인하려면 클릭하세요 파일 – 문제 해결 – 접근성 확인. 분석 결과가 포함된 메뉴가 화면에 나타납니다. 오류나 권장 사항이 발견되면 메뉴에 표시됩니다. 제거 권장 사항을 보려면 이 목록에서 개체를 클릭하세요.
일어나는 모든 일을 수정하면 특별한 독자가 최소한의 불편을 겪을 수 있습니다.
Word 문서를 최종 문서로 표시
문서에 대한 모든 작업이 완료되면 최종판이 발송되며 독자들에게 이에 대해 알릴 수 있습니다. 이렇게 하려면 다음을 클릭하세요. 파일 - 문서 보호 - 최종으로 표시.
이러한 파일을 열면 사용자는 즉시 변경할 수 없습니다. "라고 적힌 노란색 정보 상자가 나타납니다. 최종으로 표시됨" 독자는 텍스트를 변경할 수 없으며 피드가 숨겨집니다. 그러나 이 도구는 텍스트가 최종임을 보고할 뿐 그 이상은 아닙니다.
사용자가 클릭하면 무시하고 수정하세요정보 항목에서 '최종' 상태가 삭제됩니다. 콘텐츠는 다시 변경, 삭제, 추가될 수 있습니다. 따라서 이 도구는 정보용으로만 사용되며 어떤 방식으로든 정보 편집을 보호하지 않습니다. 그러나 종종 이것으로 충분합니다.
Word 문서 보내기
전송할 파일을 준비했으며 남은 것은 이메일로 보내는 것뿐입니다. 시작하자:
컴퓨터가 구성되어 있는 경우마이크로소프트 아웃룩(설정하는 것이 좋습니다) 버튼을 추가하세요 패널에게 이메일로 보내기 빠른 접근 . 빠른 실행 도구 모음에 명령을 추가하는 방법을 설명했습니다. 파일을 저장하고 제출 버튼을 클릭하세요. 첨부된 Word 파일과 함께 편지 작성 창이 열립니다. 수신자를 추가하고 편지 제목을 지정하여 보냅니다.
문서를 보내는 또 다른 방법 아웃룩을 사용하여. 딸깍 하는 소리 파일 - 일반 액세스— 이메일로 보내기.
열리는 창에서 다음 전송 옵션 중 하나를 선택하세요.
- 첨부파일로 보내기— Outlook에서 새 편지를 만들고 현재 파일을 첨부 파일로 추가합니다.
- 링크 보내기— 수신자에게 공개적으로 접근 가능한 문서에 대한 링크를 보냅니다.
- PDF로 보내기- 파일을 다음으로 변환합니다. PDF 형식이 첨부 파일을 사용하여 새 첨부 파일을 만듭니다. 전망편지. 파일이 변경되지 않도록 보호해야 할 때 유용합니다.
- XPS로 보내기— 다른 보호된 파일 형식(XPS)으로 전송합니다. PDF처럼 보려면 특별한 소프트웨어가 필요할 수 있습니다.
- 인터넷을 통해 팩스 보내기— 이메일이 아닌 팩스로 전송합니다. 이 서비스가 작동하려면 연결이 필요합니다. 특별 서비스. 팩스 통신이 더 이상 사용되지 않기 때문에 설명하지 않겠습니다. Word에서 팩스 설정을 설명할 필요가 있다고 생각하시나요? 댓글에 적어주세요.
Outlook이 없으면 파일을 저장하고 다른 방법으로 보내세요 메일 클라이언트또는 서비스. 워드 파일다른 파일과 동일한 방식으로 전송됩니다. 대부분의 Word 사용자는 이렇게 하지만 저는 Outlook을 사용하는 것을 더 선호하고 권장합니다. 왜? 이 프로그램에 대한 기사를 읽으면 모든 것을 스스로 이해할 수 있습니다. 그것들은 곧 내 블로그에 나타날 것입니다.
친구여, 보내는 것이 전부입니다 워드 문서이메일로. 가장 중요한 것은 독자를 돌보고 보내기 전에 개인 데이터를 삭제하는 것입니다.
다음 포스팅은 문서 출력에 관한 내용을 다루겠습니다. 당신은 그것이 또한 그 자체의 미묘함을 가지고 있다고 추측했습니다. 한편으로는 모든 것이 간단하지만 일부 사항에는 세심한주의가 필요합니다. 그러니 게으르지 말고 이 글을 읽고 모든 일을 제대로 하고 있는지 확인하세요. 또 봐요!
대부분의 인터넷 사용자는 거의 매일 이메일을 통해 파일을 보내는 문제에 직면합니다. 이것은 빠르고 간단한 문제입니다. 그러나 초보자에게는 여전히 몇 가지 문제가 있을 수 있습니다. 모든 질문과 오해는 이메일 클라이언트 인터페이스에 대한 단순한 지식 부족으로 인해 발생합니다. 그렇기 때문에 모든 세부 사항이 포함된 파일을 이메일로 보내는 방법을 살펴보겠습니다. 그럼 시작해 보겠습니다.
먼저 등록된 서비스 중 하나로 이동해야 합니다. 사서함. mail.ru가 될 것이라고 가정 해 봅시다. 다음으로, 왼쪽 상단에 제공된 필드에 등록 데이터를 입력하세요. 모든 작업을 올바르게 수행했다면 리디렉션이 발생하고 이메일 받은 편지함으로 이동하게 됩니다. 이제 편지 쓰기를 시작할 수 있습니다. 이렇게 하려면 수신, 발신 및 기타 문자가 포함된 폴더 위의 해당 "편지 쓰기" 버튼을 클릭하세요. 새 이메일을 작성하는 양식이 표시됩니다. 그 안에 수취인을 입력하십시오. 제목 필드는 비워둘 수 있습니다. 필요한 경우 아래 메시지 내용을 남겨주세요. 그런 다음 "파일 첨부" 버튼을 클릭하거나 근처에 있는 클라우드 아이콘을 클릭하세요. 전송에 필요한 파일이 귀하의 전자 저장소인 클라우드에 있는 경우 마지막 항목이 선택됩니다. "파일 첨부"를 클릭하면 파일 경로를 선택하라는 창이 나타납니다. 경로를 지정하고 '열기' 버튼을 클릭하세요. 모든 작업을 올바르게 수행했다면 필요한 파일이 편지에 첨부됩니다. 이는 "파일 첨부"버튼 바로 아래에 표시됩니다. 파일이 크거나 인터넷 속도가 느린 경우에는 기다려야 합니다. 이 경우 코드를 로드하는 슬라이더가 나타납니다. 기다려야합니다 완전 부하그런 다음 "보내기"버튼을 클릭하십시오. 수취인이 있는 필드 바로 위에 있습니다. 모든 것이 올바르게 진행되면 파일 전송 성공에 대한 메시지가 표시되고 수신자는 몇 분 안에 오랫동안 기다려온 편지를 받게 됩니다. 클라우드에서 파일을 보내기로 선택한 경우 해당 구조가 사용자 앞에 열립니다. 그리고 이미 그 안에 필요한 파일을 선택하고 "첨부" 버튼을 클릭해야 합니다. 우리가 고려한 첫 번째 전송 옵션과 마찬가지로 파일이 이미 첨부된 필드가 표시되어야 합니다. 크기가 크거나 인터넷 속도가 느린 경우에는 로드될 때까지 조금 기다려야 합니다.
문서 관리 시스템 "기업 문서 관리"에는 이메일과의 통합 수단이 포함되어 있습니다. 사서함 자동 모니터링 외에도 자동 생성받은 편지를 기반으로 한 문서 (이 주제는 자세히 설명됨), 수동 전송도 가능하고 이메일로 문서를 수신하는 것도 가능합니다.
이메일로 문서 보내기
EDMS "기업 문서 흐름"을 사용하면 기업 문서와 그 내용을 일반 이메일로 보낼 수 있습니다. 회사 문서를 보내려면 "내비게이터" 형식이나 다른 형식의 문서 목록(예: 사용자 개인 폴더)에서 문서를 선택하고 버튼을 클릭합니다. 이 버튼은 다음에서도 누를 수 있습니다. 공개 양식아래 그림과 같은 회사 문서입니다.
확대하려면 그림을 클릭하세요.
열리는 새 이메일 양식에는 이메일 전송 계정의 서명으로 보완된 기업 문서 내용의 텍스트와 첨부 파일에 대한 설명이 포함된 자동 생성 블록이 포함되어 있습니다.
첨부파일 목록에는 문서관리시스템의 기업문서와 동일한 파일이 포함되어 있습니다. 첨부파일 목록은 편지 발송 양식의 “추가” 탭에서 제공됩니다. 동일한 탭에는 전송되는 회사 문서에 대한 링크와 계정, 전송에 사용됩니다. 계정에서 "보내기 위해 사용" 확인란을 선택해야 합니다. 전체 액세스 권한이 없는 사용자는 "책임" 속성에 지정된 계정에만 액세스할 수 있습니다. 아래 그림에는 "고급" 탭의 예가 나와 있습니다.
'고급' 탭의 목록에서 파일을 변경하면 편지 본문의 첨부 설명 블록이 자동으로 변경됩니다.
Corporate Document Flow EDMS에서 편지를 보내기 전에 편지 수신자 목록을 편집할 수 있습니다. 기본적으로 여기에는 "상대방" 디렉터리의 수취인과 "소속" 탭의 회사 문서에 지정된 "연락처"가 포함됩니다.
이메일 수신자 목록에는 기본 수신자(굵게 표시)와 이메일 사본 수신자가 포함됩니다. 목록은 수동으로 보완 및 변경될 수 있습니다. 이메일의 기본 수신자를 변경할 수도 있습니다. 이렇게 하려면 위쪽 화살표를 사용하여 원하는 수신자를 첫 번째 줄로 이동하세요.
양식 상단 패널에 있는 "편지 보내기" 버튼을 클릭하면 메일이 발송됩니다.
귀하의 계정에 "비밀번호 기억" 확인란이 활성화되어 있지 않으면 메일을 보내기 전에 비밀번호를 입력하는 양식이 표시됩니다.
이메일로 서류 받기
EDMS "기업 문서 흐름"에는 이메일에서 문서를 다운로드하기 위한 도구가 포함되어 있습니다. 문서를 다운로드하려면 키보드에서 "Alt+M" 키 조합을 누르거나 "현재 문서" 하위 시스템에서 "이메일 받기" 항목을 선택하세요. 우편."
문서 업로드 양식에서는 편지를 업로드할 이메일 계정과 회사 문서 템플릿에 대한 링크를 지정해야 합니다. 에 의해 이 템플릿새로운 회사 문서가 형성됩니다. 또한 "이메일의 데이터로 템플릿 데이터 추가" 확인란을 선택하는 것이 좋습니다. 현재 템플릿 데이터는 회신 이메일 주소를 통해 데이터베이스에 있는 상대방 디렉토리 요소 및 상대방 연락처에 대한 링크로 보완되고 있습니다.
메일 수신은 두 단계로 나누어집니다. 첫 번째 단계에는 이메일 헤더를 로드하는 작업이 포함됩니다. 헤더를 다운로드하려면 “서버에서 메일 확인” 버튼을 클릭하세요.
메일 서버로부터 데이터를 수신한 후 서신이 상대방에게 속하는지(발송인의 주소 기준) 또는 상대방의 연락 담당자에게 속하는지 자동으로 결정하는 테이블이 생성됩니다. 해당 서신이 상대방에게 속하는지 여부를 확인할 수 없는 경우 "데이터베이스 연결" 열에 값을 수동으로 입력할 수 있습니다. "데이터베이스 연결" 열에 지정된 값은 생성된 회사 문서의 "소속" 탭에 있는 "상대방" 라인에 배치됩니다.
헤더 테이블을 생성한 후 데이터베이스에 로드(가져오기)해야 하는 문자를 선택하고(원하는 상자를 선택하여) "회사 문서 생성" 버튼을 클릭할 수 있습니다.
생성된 기업 문서는 문서 템플릿에 지정된 기업 폴더, 유형 및 문서 유형 설정에 따라 문서 관리 시스템 EDMS "기업 문서 흐름"에 배치됩니다.
이메일로 텍스트를 보내는 기능은 그 자체로 훌륭한 커뮤니케이션 기회입니다. 결국 이메일은 무료이며 거의 즉시 도착하며 일반 종이 편지와 달리 한두 페이지의 텍스트가 아니라 전체 논문을 포함할 수 있습니다.
그러나 훨씬 더 흥미로운 기회이메일을 사용하는 것은 이메일로 사진 보내기, 텍스트 문서, 스프레드시트, 아카이브 등 한마디로, 거의 모든 파일을 편지에 쉽게 첨부하여 수신자에게 보낼 수 있습니다.
그러한 편지를 받은 그는 첨부 파일을 추출하여 컴퓨터에 저장하여 사용할 수 있습니다.
왜 "거의 모든 파일"을 썼나요? 사실은 일부 메일 서버전송된 첨부 파일의 크기에 제한이 있습니다. 예를 들어, 어떤 경우에는 첨부 파일 크기가 5Mb를 초과해서는 안 되고, 다른 메일 서비스의 경우에는 10Mb를 초과하면 안 됩니다. 예를 들어, 시스템을 통해 전송된 모든 첨부 파일이 포함된 이메일의 최대 크기 Yandex 메일 30Mb를 초과하면 안 됩니다.
반면에 수신자가 더 작은 크기의 사서함을 가지고 있을 수도 있다는 점을 고려해야 합니다. 처리량. 한마디로 사진을 이메일로 보내고, 텍스트 문서다른 작은 파일도 가능합니다. 하지만 장편영화를 보내는 것은 이미 문제다. 적어도 오늘만큼은요.
비디오 튜토리얼에서는 첨부 파일 또는 여러 파일을 이메일로 보내는 방법을 볼 수 있습니다.
비디오 강의: 이메일로 사진, 문서 및 기타 파일을 보내는 방법
Kashkanov의 원격 코스. 이 이메일 주소는 스팸봇으로부터 보호됩니다. 해당 내용을 보려면 JavaScript가 활성화되어 있어야 합니다.
지침
인터넷을 통해 전자 문서를 보내는 가장 확실한 방법은 이메일을 사용하는 것입니다. 이렇게하려면 거의 모든 현대에서 사용 가능한 첨부 파일 기능을 사용하십시오. 우편 서비스. 일반 웹 인터페이스(WAP 또는 PDA 아님)를 사용하여 사서함에 로그인합니다. 해당 링크(이름이 다를 수 있음)를 클릭하여 새 메시지 작성을 시작하세요. 평소대로 받는 사람의 주소, 제목, 첨부 텍스트를 입력하세요. 그런 다음 클릭하세요. 특수 버튼파일을 첨부합니다(다르게 호출할 수도 있음). 파일이 있는 폴더를 선택한 다음 파일 자체를 선택합니다. 그런 다음 선택한 파일을 첨부하도록 설계된 다른 버튼을 클릭하십시오. 해당 버튼이 없으면 전송 시 선택한 파일이 자동으로 첨부됩니다. 필요한 경우 추가 파일을 선택하여 첨부하세요. 그런 다음 메시지를 보내세요.
소위 를 통해 더 큰 전자 문서(예: 수백 페이지가 포함된 지침)를 보냅니다. 이 서버 중 하나에 파일을 업로드하면 특별하고 긴 링크를 받게 됩니다. 메시지 본문에 있는 수신자에게 이 링크를 보냅니다. 필요한 경우 수신자에게 이 링크를 클릭해야 무료 다운로드 버튼을 잠시 클릭해야 한다고 설명하세요. 일시 중지가 지속되는 동안 그는 인접한 브라우저 탭에서 다른 사이트를 볼 수 있습니다. 그런 다음 수신자가 파일을 다운로드할 수 있는 버튼을 클릭하면 또 다른 버튼이 나타납니다. 원하는 경우 이메일이 아닌 인스턴트 메시징 서비스를 통해 링크를 보내거나 전화로 받아쓰기할 수도 있습니다(단, 한 문자로 실수하지 마십시오).
전자 문서를 전송하는 세 번째 방법은 Google Docs 서비스에 업로드하는 것입니다. 이렇게 하려면 새 Gmail 계정을 만들거나 기존 계정을 사용하세요. 호환되는 브라우저를 사용하여 적절한 사용자 이름과 비밀번호 조합으로 Google Docs 서비스에 로그인하세요. 만들다 새 문서또는 완성된 파일을 ODT, DOC 또는 시스템에서 지원하는 다른 형식으로 다운로드하세요. 그런 다음 어떤 방식으로든 수신자에게 링크를 보냅니다. 단지 문서로 만들고 싶다면 수신자가 Gmail에 가입할 필요도 없도록 공개로 설정하세요. 문서 공동 편집 기능을 제공해야 하는 경우 수신자에게 등록을 요청하고 로그인 정보를 알려주세요. 그런 다음 적절한 로그인을 가진 사용자가 이 문서를 보고 편집할 수 있도록 허용하십시오.
