Būna situacijų, kai tenka siųsti žinutes grupei žmonių. Kad į gavėjų sąrašą nebūtų kaskart įtraukti tie patys žmonės, „Outlook“ turi galimybę šį procesą automatizuoti.

Dabar pereikime prie kontaktų grupės kūrimo. Atidarykite „Outlook 2010“ ir pasirinkite rodinį Kontaktai“ ir spustelėkite „ namai“ Pasirinkite elementą " Sukurkite kontaktų grupę"(1 pav.)

Lauke" vardas» įveskite grupės, į kurią kreipsimės, pavadinimą automatinis siuntimas paštu ir pasirinkite elementą " Pridėti dalyvių».

Pasirinkite būdą, kuriuo įtrauksime dalyvius Kontaktinės grupės: nuo „Outlook“ kontaktai, iš esamos adresų knygos, sukurdami naują kontaktą. Mūsų pavyzdyje tai yra kontaktų įtraukimas iš „Outlook“.

Atsidariusiame lange pasirinkite kontaktą, prie kurio norime pridėti Kontaktinė grupė ir spustelėkite „ Dalyviai“ Tada nepamirškite paspausti „ Išsaugokite ir uždarykite“ (2 pav.).

Mes tikriname savo veiksmų teisingumą. Sukurkite naują pranešimą. Lauke" Kam…» parašykite pavadinimą to, kurį sukūrėme Kontaktinės grupės. Jei jums reikia pašalinti kai kuriuos kontaktus iš adresų sąrašo, tada „ Kam…» žinutes, spustelėkite pliuso ženklą (+) šalia adresatų sąrašo pavadinimo, kad pamatytumėte jo turinį, tada ištrinkite žmonių, kuriems nenorite siųsti pranešimo, vardus (3 pav.).

Naudojimas bcc programoje Outlook

Susirašinėjant el. paštu patogu nukopijuoti visus žmones, kurie nori susipažinti su korespondencija, bet jame nedalyvauja. Tokiais atvejais laiško gavėjas matys, kad laiškas jį pasiekė, taip pat matys visus tuos, kurie yra laiško kopijoje.

Tačiau ką daryti, kai nenorite pranešti savo sandorio šaliai, kad šį laišką gauna kažkas kitas, o ne jis? Tokiu atveju naudokite lauką Bcc. Sukurti ką nors naujo paštu, eik į " Galimybės ir pasirinkite meniu Rodyti BCC gavėjus“ (1 pav.).

Įveskite adresą ir išsiųskite laišką gavėjui.

Dažnai reikia siųsti žinutę keliems gavėjams vienu metu – pavyzdžiui, visiems gavėjams, kurių laiškus turite aplanke Humoras arba aplanke Šeima. Sukūrus grupę, galite sutaupyti laiko ir nervų, nes jums nereikia rankiniu būdu įvesti visų jų adresų. Norėdami sukurti grupę, turite atlikti šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite paslaugų adresų knygos meniu elementus, kad atidarytumėte adresų knygos langą.
2. Pasirinkite Failas-Sukurti grupę. Bus atidarytas dialogo langas, kuriame galėsite sukurti grupę.
3. Įveskite grupės pavadinimą. Pasistenkite sugalvoti gerą pavadinimą, kuris atspindėtų grupės sudėtį ir su korespondentais aptartų klausimų turinį.
4. Pridėkite kontaktus į grupę. Mygtuku Pasirinkti pasirinkite visus šiai grupei priklausančius gavėjus. Ekrane pasirodys naujas dialogo langas su adresais. El. paštas korespondentus, kuriuos galite įtraukti į grupę. Kairėje lango dalyje pasirinkite norimą vardą ir adresą ir naudokite mygtuką Pasirinkti, kad įtrauktumėte juos į grupę dešinėje lango dalyje.
5. Kai visiškai suformuosite grupę, spustelėkite mygtuką Gerai.
6. Norėdami uždaryti šios grupės ypatybių langą, spustelėkite Gerai.
7. Uždarykite adresų knygos langą.

Dabar galite dirbti su grupe.

Norėdami išsiųsti pranešimą visai grupei, įveskite jos pavadinimą lauke Kam, Cc arba Blind. Po to pranešimas bus automatiškai išsiųstas visiems grupės nariams.

Taip pat galite spustelėti mygtuką Kam ir pasirinkti grupę iš adresų knygos sąrašo.

Kas yra BCC?

Laukas Hidden naudojamas „akloms“ žinutės kopijoms kurti, t.y. kopijų, kuriose nėra kitų šio laiško gavėjų pavardžių. Tokiu būdu, jei BCC nukopijuosite el. laišką grupei žmonių, nė vienas iš jų nežinos kitų gavėjų.

Norėdami pasiekti paslėptą lauką, įveskite atidarytas langas naują pranešimą, pasirinkite View=>All Headers. Laukelyje Paslėpti nurodyti gavėjai gaus laiško kopiją kartu su visais kitais. Tačiau tie, kurių vardai buvo nurodyti lauke arba Kopijuoti, nematys adresų lauke Paslėptas.

Prisiminti, kad Laukas Kas turi būti užpildytas yra privalomas. Jei nenorite nieko ten įvesti, įveskite savo el. pašto adresą.

Labai patogu įvesti grupės pavadinimą į Hidden laukelį. Skaitykite apie šį lauką šoninėje juostoje „Kas yra BCC? šiame skyriuje.

Galimybė sukurti akląją kopiją yra labai patogi siunčiant žinutę keliems žmonėms. Pavyzdžiui, siųsdami naują pokštą, laukelyje Paslėpti įveskite visus adresus, o lauke Kam – savo vardą. Tuomet naują pokštą galės perskaityti visi (o gal ir ne visi – niekada nežinai, kas gali nutikti), o gavėjams nereikės žiūrėti į didžiulį vardų sąrašą laiško pradžioje.

Instrukcijos

Iškvieskite pagrindinį sistemos meniu spustelėdami mygtuką „Pradėti“ ir eikite į „Visos programos“. Išskleiskite nuorodą Microsoft Office ir paleiskite programą „Outlook“. Norėdami naudoti programos adresų knygelėje esančius gavėjų vardus, viršutiniame Oulook paslaugų skydelyje išplėskite meniu „Failas“ ir pasirinkite komandą „Sukurti“.

Pasirinkite antrinę komandą Pašto sąrašas ir eilutėje Vardas įveskite norimą sąrašo, kurį norite sukurti, pavadinimą. Atsidariusiame dialogo lange eikite į skirtuką „Platinimo sąrašas“ ir naudokite nuorodą „Pasirinkti narius“. Nurodykite adresų knyga, kuriame yra reikiami el. pašto adresai, kataloge „Adresų knyga“. Eilutėje „Ieškoti“ įveskite pasirinkto gavėjo vardą ir pažymėkite identifikuotą vardą kataloge, esančiame po paieškos eilute. Spustelėkite nuorodą „Dalyviai“ ir pakartokite visus aukščiau nurodytus veiksmus kiekvienam norimam pašto adresatui. Patvirtinkite pasirinktą veiksmą spustelėdami Gerai.

Jei norite sukurti adresatų sąrašą iš vardų el. laiškuose, pažymėkite norimą vardą eilutėje Kam ir paskambinkite kontekstinis meniu spustelėkite dešinysis mygtukas pelėms. Nurodykite komandą „Kopijuoti“ ir išplėskite „Microsoft Office“ mazgą. Skiltyje „Sukurti naują Outlook elementą“ pasirinkite „Paštų sąrašai“ ir atidarytame dialogo lange eikite į skirtuką „Paštų sąrašai“.

Skiltyje „Dalyviai“ pasirinkite nuorodą „Pasirinkti narius“ ir iškvieskite to paties pavadinimo eilutės kontekstinį meniu, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami kitame dialogo lange „Pasirinkti narius“. Pasirinkite „Įklijuoti“ ir patvirtinkite atliktų pakeitimų išsaugojimą spustelėdami Gerai.

Įveskite norimą adresų sąrašo, kurį norite sukurti, pavadinimą eilutėje „Vardas“ ir vėl grįžkite į skirtuką „Paštų sąrašai“. Skiltyje „Veiksmai“ naudokite komandą „Išsaugoti ir uždaryti“.

Instrukcijos

Paleiskite „Outlook“. Dukart spustelėkite programos piktogramą darbalaukyje arba spustelėkite mygtuką „Pradėti“ ir meniu „Visos programos“ pasirinkite norimą elementą. Atsisiuntę programą, pasirinkite meniu „Failas“ ir raskite eilutę „Naujas“. Užvedus pelės žymeklį virš šio teksto, pasirodys veiksmo antriniai elementai. Raskite elementą „Sąrašas laiškus» ir spustelėkite jį kairiuoju pelės mygtuku. Atsidarys langas, skirtas sukurti ir redaguoti naują laiškų gavėjų sąrašą.

Lauke Vardas įveskite sąrašo pavadinimą. Tokiu būdu galite sukurti kelias skirtingas gavėjų grupes skirtingoms užduotims atlikti ir greitai jas perjungti. Pavyzdžiui, „Klientai“, „Darbuotojai“, „Draugai“ ir pan.

Spustelėkite mygtuką „Pasirinkti narius“, kad pridėtumėte gavėjus iš savo adresų knygos. Sąraše raskite jums reikalingą asmenį ir spustelėkite Gerai. Gavėjo pasirinkimo langas užsidarys ir atsidurs sąraše laiškus atsiras gavėjas, kartokite tol, kol įvesite visus reikiamus adresus. Šis metodas puikiai tinka, jei jau įvedėte tų, kuriems norite siųsti laiškus, vardus ir el. pašto adresus savo „Outlook“ adresų knygoje. Jei tai naujas vardas, turite naudoti kitą gavėjų įvedimo būdą.

Kairiuoju pelės mygtuku spustelėkite „Pridėti“. Atsidarys mažas langas, kuriame pamatysite laukus „Trumpasis vardas“ ir „El. pašto adresas“. Nukopijuokite ir įklijuokite vardą ir adresą, jei gavote el. laišką nuo to asmens, arba įveskite naują vardą ir adresą rankiniu būdu. Spustelėkite Gerai (jis bus aktyvus tik įvedus elektroninio pašto adresas). Dialogo langas bus uždarytas ir gavėjų sąraše atsiras nauja eilutė. Pakartokite šį veiksmą tiek kartų, kiek reikia, kad pridėtumėte visus prenumeratorius laiškus.

Spustelėkite mygtuką „Failas“ viršutinėje lango eilutėje ir pasirinkite „Išsaugoti“. Spustelėkite jį kairiuoju pelės mygtuku, o po kelių sekundžių sąrašą laiškus bus sukurta perspektyva.

Šaltiniai:

• kaip sudaryti sąrašą

Instrukcijos

Iškvieskite pagrindinį sistemos meniu spustelėdami mygtuką „Pradėti“ ir eikite į „Visos programos“. Išplėskite „Microsoft Office“ nuorodą ir paleiskite „Outlook“ programą. Norėdami naudoti programos adresų knygelėje esančius gavėjų vardus, viršutiniame Oulook paslaugų skydelyje išplėskite meniu „Failas“ ir pasirinkite komandą „Sukurti“.

Pasirinkite antrinę komandą Pašto sąrašas ir eilutėje Vardas įveskite norimą sąrašo, kurį norite sukurti, pavadinimą. Atsidariusiame dialogo lange eikite į skirtuką „Platinimo sąrašas“ ir naudokite nuorodą „Pasirinkti narius“. Adresų knygos kataloge nurodykite adresų knygą, kurioje yra norimi el. pašto adresai. Eilutėje „Ieškoti“ įveskite pasirinkto gavėjo vardą ir pažymėkite identifikuotą vardą kataloge, esančiame po paieškos eilute. Spustelėkite nuorodą „Dalyviai“ ir pakartokite visus aukščiau nurodytus veiksmus kiekvienam norimam pašto adresatui. Patvirtinkite pasirinktą veiksmą spustelėdami Gerai.

Leiskite jums priminti terminologiją. Platinimo sąrašas yra adresatų rinkinys. Šie sąrašai leidžia lengvai siųsti pranešimus žmonių grupėms. Pavyzdžiui, jei pranešimai pardavimų skyriui siunčiami dažnai, gali būti naudinga sukurti adresatų sąrašą pavadinimu „Pardavimo skyrius“, kuriame būtų visų tame skyriuje dirbančių asmenų vardai ir pavardės. Šiame sąraše nurodytais adresais išsiųstas pranešimas siunčiamas visiems gavėjams, išvardytiems platinimo sąraše. Tokiu atveju gavėjai pranešimo eilutėje „Kam“ mato ne adresų sąrašo pavadinimą, o visų sąraše esančių asmenų vardus. Platinimo sąrašai gali būti naudojami žinutėms, užduotims, kvietimams į susitikimus ir kitiems platinimo sąrašams.

Galite įtraukti arba pašalinti vardus iš adresų sąrašo, siųsti sąrašą kitiems vartotojams ir atspausdinti. Pašto adresų sąrašai pažymėti piktograma ir pagal numatytuosius nustatymus saugomi aplanke Adresatai, todėl galite juos rūšiuoti ir priskirti kategorijas. Jei naudojamas Microsoft Exchange Serveris, visuotiniame adresų sąraše gali būti visuotinių adresų sąrašų, kuriuos gali pasiekti visi to tinklo vartotojai. Asmeniniai sąrašai laiškai, sukurti aplanke Adresatai, prieinami tik vienam vartotojui, tačiau gali būti nukopijuoti ir išsiųsti kitiems vartotojams.

Pranešimas arba KvietimasĮ susitikimą galima išsiųsti tik dalis platinimo sąrašo. Norėdami tai padaryti, pasirinkite sąrašo narius, spustelėdami pliuso ženklą (+) po sąrašo pavadinimo, tada ištrinkite nereikalingus vardus. Kontaktų adresų sąrašai lauke „El. paštas“. paštas“ negali būti išplėstas.

Įtraukite vardą į adresų sąrašą arba pašalinkite vardą

• Norėdami pridėti adresą iš adresų knygos arba kontaktų aplanko, spustelėkite mygtuką Pasirinkti narius.
• Norėdami pridėti adresą ne iš kontaktų aplanko ar adresų knygos, spustelėkite mygtuką „Pridėti“.
• Norėdami pašalinti pavadinimą, spustelėkite jį ir spustelėkite mygtuką Pašalinti.

Pranešimo siuntimas adresatų sąrašo daliai

1. Vykdykite komandą Failas → Sukurti → Pranešimas.
2. Spustelėkite mygtuką „Kam“ ir lauke „Įveskite arba pasirinkite vardą“ pasirinkite platinimo sąrašą, kuriame yra vartotojai, kuriems norite siųsti žinutę.
3. Pašto adresų sąrašai pažymėti piktograma.
4. Spustelėkite Gerai.
5. Spustelėkite pliuso ženklą (+) po adresų sąrašo pavadinimu, kad pamatytumėte jo turinį, tada pašalinkite žmonių, kuriems nenorite siųsti pranešimo, vardus.

Pašto adresų sąrašo pateikimas

1. Atidarykite naują pranešimą.
2. Spustelėkite pranešimo teksto srityje.
3. Atlikite vieną iš šių veiksmų:
   • jei naudojamas kaip el. pašto žinučių rengyklė Microsoft word, vilkite adresatų sąrašą iš skyriaus Kontaktaižinutėje;
   • jei naudojamas kaip el. pašto žinučių rengyklė Microsoft Outlook, pasirinkite iš meniu Įdėti komanda dokumentas.
4. Sąraše Aplankai Spustelėkite aplanką, kuriame yra platinimo sąrašas, kurį norite siųsti. Pašto adresų sąrašai pagal numatytuosius nustatymus išsaugomi aplanke Adresatai.
5. Sąraše Elementai Spustelėkite norimą siųsti platinimo sąrašą ir spustelėkite Gerai.
6. Siųsti žinutę.

Jei norite išsiųsti platinimo sąrašą, kuriame yra visuotinio adresų sąrašo nariai (visuotinis adresų sąrašas yra adresų knyga, kurioje yra visų organizacijos vartotojų, grupių ir platinimo sąrašų el. pašto adresai. Ši adresų knyga sukuriama ir prižiūrima el. pašto adresus bendrinami aplankai.), įsitikinkite, kad šio adresų sąrašo gavėjas naudoja tą patį visuotinį adresų sąrašą.

Vardų rodymas adresų sąraše

1. Jei kuriate naują pranešimą, spustelėkite mygtuką Kam.
2. Sąraše Adresų šaltinis pasirinkite adresų knygą, kurioje yra platinimo sąrašas, apie kurį norite gauti informacijos.
3. Lauke „Įveskite arba pasirinkite vardą“ įveskite adresatų sąrašo pavadinimą. Šiame sąraše spustelėkite norimą pavadinimą.
4. Iš eilės spustelėkite mygtukus „Išplėstinė“ ir „Ypatybės“.

Norėdami atnaujinti adresus adresų sąraše, turite atidaryti adresų sąrašą aplanke „Kontaktai“ (adresatų sąrašai pažymėti piktograma) ir spustelėti mygtuką „Atnaujinti“. Jei jums reikia perkelti platinimo sąrašą iš pranešimo į aplanką Kontaktai, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite pranešimą su adresatų sąrašu.
2. Spustelėkite įdėtą adresatų sąrašą ir vilkite jį į aplanką Kontaktai.

28.03.2015