Integruotas požiūris į informacinių technologijų diegimą visose dokumentacijos palaikymo srityse
Kaip minėta anksčiau, šiandien yra du šiuolaikinių informacinių technologijų naudojimo būdai:
o tam tikrų tipų darbų atlikimo gerinimas, naudojant universalias informacines technologijas ir fiksuotą funkcionalumą įgyvendinančias programas (papildomas automatizavimas)
o Integruotas informacinių technologijų diegimas visose valdymo dokumentacijos palaikymo srityse Tokios sudėtingos problemos sprendimas turėtų būti pagrįstas vieningu metodiniu požiūriu į įvairių biuro darbo funkcijų sprendimo automatizavimą, vienas kompleksas tarpusavyje susijusias technologijas, įgyvendinančias šį požiūrį, taip pat ant vieno techninio ir programinio komplekso, užtikrinančio minėto technologijų komplekso funkcionavimą (specializuotos integruotos informacinės sistemos ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimui
Integruotos ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo sistemos leidžia sukurti automatizuotą darbo su dokumentais sistemą visoje įstaigoje ar įmonėje ir leidžia užtikrinti dokumentų valdymą visais dokumentų gyvavimo ciklo etapais, įskaitant ir elektroninius.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigų integruotų automatizavimo sistemų uždaviniai
Dokumentų valdymo sistemos dažniausiai diegiamos konkrečioms organizacijos problemoms spręsti. Kiekviena organizacija, priklausomai nuo jos nuosavybės formos, dydžio, automatizavimo lygio ir pan., turi savo specifines užduotis.
Žemiau pateikiamas dažniausiai atliekamų užduočių sąrašas.
Efektyvesnio organizacijos valdymo užtikrinimas per automatinę užsakymų vykdymo kontrolę, visos organizacijos veiklos skaidrumą visais lygmenimis Didesnis valdomumas pasiekiamas per užsakymų generavimo ir jų vykdymo stebėjimo mechanizmą. Didinant organizacijos valdomumą svarbus vaidmuo tenka dokumentų tvirtinimo, išorinių ir vidinių dokumentų registravimo ir perdavimo kontrolės mechanizmams, planinių ir operatyvinių ataskaitų apie biuro darbą ir dokumentų srautų generavimo priemonėms. Apčiuopiamas sistemos diegimo rezultatas – dokumentų eigos, jų rengimo ir svarstymo skaidrumas, našumo padidėjimas disciplinas organizacijoje
Išlaikyti kokybės kontrolės sistemą, atitinkančią tarptautinius standartus. Pagrindinis kokybės standartų serijos standartas yra ISO 9000, Kokybės vadybos ir kokybės užtikrinimo standartai – atrankos ir taikymo gairės. Ji apibrėžia pagrindinius organizacijų valdymo politikos principus kokybės užtikrinimo srityje. Formaliai, arba, kaip sako patys ISO 9000 ekspertai, siaurąja prasme, tai įpareigoja įmonę dokumentuoti visą savo veiklą 20-yje sričių (Vadybos pareigos. Kokybės sistema. Sutarčių analizė. Projektavimo valdymas. Dokumentų ir duomenų valdymas Pirkimas Kliento tiekiamas produktas Valdymas Produkto identifikavimas ir atsekamumas Proceso valdymas Patikra ir bandymai Patikrinimas, matavimo ir bandymo įrangos valdymas Patikrinimas Būsena Neatitinkamų gaminių valdymas Korekciniai ir prevenciniai veiksmai Medžiagų tvarkymas, sandėliavimas, pakavimas, išsaugojimas ir pristatymas Kokybiško duomenų registravimo valdymas. Vidiniai patikrinimai kokybės. Personalo mokymas. Aptarnavimas. Statistiniai metodai), taip pat užtikrina realų verslo procesų funkcionavimą organizacijoje, visapusiškai juos laikantis.
Konsultuojančios įmonės ir ekspertai rekomenduoja naudoti dokumentų valdymo sistemas (EDM/TDM), dokumentų automatizavimą (Workflow), įmonės išteklių valdymo (MRP/ERP) ir produktų informacijos ir projektavimo duomenų valdymo (PDM) sistemas, kad įmonė supaprastintų ISO 9000 sertifikavimą.
Šios sistemos leidžia išspręsti šias problemas:
Atlikite darbuotojų darbo auditą su informacija
Automatizuoti standartines įmonės veiklos procedūras
Automatizuoti keitimo procedūras
Apdorokite informaciją apie produktą per visą jo gyvavimo ciklą.
Diegiant kokybės vadybos sistemą neprivalote naudotis konkretaus tiekėjo paslaugomis arba naudoti tik vieną automatizavimo sistemą.
ISO 9000 reiškia KURI veikla turi būti atliekama gamykloje, kad būtų užtikrinta kokybė, bet ne KAIP privalai juos įvykdyti. Taigi naudojamiems automatikos įrankiams griežtų reikalavimų nėra.
Visos įmonės veiklos fiksavimas(vidiniai tarnybiniai tyrimai, skyriaus veiklos analizė, veiklos „karštų taškų“ nustatymas; santykių su klientais istorijos palaikymas). Gebėjimas analizuoti darbuotojo darbo krūvį dėl užimtumo pilna informacija apie kiekvienam rangovui išduotas užduotis, atsižvelgiant į terminus ir darbų rezultatus
Vieningos, formalizuotos ir griežtai reglamentuojamos biuro valdymo technologijos įdiegimas visiems padaliniams ir visai organizacijai. (specialistai iš skirtingų skyrių dirba su ta pačia programa, vadinasi, dirba su viena vartotojo sąsaja, su tais pačiais katalogais (dokumentų tipai, bylų nomenklatūra, sudėtingų dokumentų numeravimo sistemų palaikymas), su tais pačiais dokumentų šablonais)
Verslo procesų optimizavimas ir jų vykdymo bei valdymo mechanizmo automatizavimas. Darbo su dokumentais supaprastinimas naudojant standartinius šablonus, standartinius maršrutus ir darbo su dokumentais instrukcijų įvedimą (naudoti informaciją iš „Directum“ diegimo projekto). dokumentai sumažina grąžinimo dokumentų judėjimo atvejus.Dėl Naudojant šablonus dokumentai iš karto paruošiami teisingai, dėl maršruto šablonų naudojimo iš karto pasiekia reikiamus darbuotojus ir kt.
Popierinių dokumentų pašalinimas iš įmonės vidaus apyvartos. Išteklių taupymas mažinant dokumentų srautų valdymo organizacijoje išlaidas. Bendras popierinių dokumentų skaičius sumažėja 25-75% (remiantis bendrovės Lanit patirtimi)
Vidaus valdymo dokumentų vertimas į elektroninę formą ir naudojimasis elektronine Elektroninis parašas
Viena bendra dokumentų saugykla, kuri pašalina poreikį kopijuoti dokumentus keliems darbuotojams
Popierinių dokumentų saugojimo poreikio panaikinimas arba ženkliai supaprastintas ir sumažintas jo sąnaudas dėl veikiančio elektroninio archyvo prieinamumo.
Elektroninio archyvo korporacijos projekto pavyzdys - Rusijos Federacijos prezidento elektroninis archyvas. Vienoje pusėje popieriniai dokumentai: plotas 500 kv.m; dokumento gavimo laikas yra 1-3 dienos (jei yra); Vienu metu su vienu dokumentu gali dirbti tik vienas vartotojas.
Kitoje pusėje elektronines kopijas dokumentai: plotas 10 kv.m; dokumento prieigos laikas 6-10 sekundžių; originalų saugumas – daugeliu atvejų jie nereikalingi.
Sutrumpinti sprendimams ir dokumentams parengti reikalingą laiką Valdžios įstaigose tai yra viena iš valstybės aparato veikimo efektyvumo problemų. Komercinėse struktūrose tai leidžia padidinti organizacijos konkurencingumą ir gauti materialinės naudos dėl greitesnio reagavimo į besikeičiančias sąlygas
Dokumentų apdorojimo laikas sutrumpėja 75 % dėl a) greito pirminių dokumentų ir informacijos perdavimo Sutrumpėja dokumentų perdavimo tarp darbuotojų laikas 5-7 kartus iš Lanito patirties b) korespondencijos, vidinių dokumentų apdorojimo, susipažinimo su dokumentais laiko mažinimas, c) greitas nurodymų perdavimas konkretiems atlikėjams, d) informacijos paieškos spartos didinimas. Informacijos dokumente paieškos (užklausoms telefonu ar vadovybės) mažinimas nuo kelių valandų iki 1 minutės iš Lanito patirties e) sutrumpinti sprendimams tvirtinti reikalingą laiką Sutrumpinti sutarčių tvirtinimo laiką nuo 1 mėnesio (vidutiniškai) iki 1 savaitės (maksimaliai) iš Lanito patirties;
Dokumentų kūrimo laikas sumažinamas naudojant standartinius šablonus ir anksčiau sukurtus dokumentus, taip pat vieną struktūrizuotą dokumentų saugyklą
Valdymo dokumentacija yra šiuolaikinės organizacijos veiklos pagrindas – dokumentuose sukoncentruota iki 85 proc informacijos šaltiniai beveik bet kokia valdymo struktūra. Šiuo atžvilgiu dokumentacijos ir dokumentų srauto procesai tapo savarankiški ir reikalauja savo automatizuotų valdymo sistemų.
Per pastaruosius 10-15 metų biuro automatizavimas patyrė dokumentų valdymo revoliuciją. Jei anksčiau biuro automatizavimo sistema buvo laikoma sistema, skirta automatizuoti daugiausia biurų, sekretoriatų, archyvų techninio personalo veiklą, susijusią su dokumentų rengimu, registravimu, judėjimu, vykdymo kontrole ir paieška, tai dabar patys autoriai užsiima. dokumentų ruošimas ir persiuntimas naudojant prie tinklo prijungtus asmeninius kompiuterius ir dokumentų vykdytojus. Dabar jie yra tiesioginiai dokumentacijos palaikymo technologijų dalyviai – nuo dokumentų sukūrimo iki vykdymo stebėjimo ir darbo su dokumentų archyvu. Dokumentacijos ir dokumentų srauto automatizavimo sistema tapo lemiamu įrankiu didinant sprendimų priėmime dalyvaujančių darbuotojų, atitinkamai ir visos organizacijos veiklos efektyvumą.
Šiuo metu organizacija, norinti gauti modernius sprendimus kuriant automatizuotą ikimokyklinio ugdymo technologiją, turi gana platų pasirinkimą – nuo individualiai sukurtų pirkimų. Informacinės sistemos didelių organizacijų atveju iki paruoštų kompleksinių sistemų – mažoms ir vidutinėms organizacijoms.
Organizacijoms, užsibrėžusioms tikslą automatizuoti biuro darbą, tenka išspręsti nemažai problemų. Štai keletas iš jų:
Organizacijos dažnai neturi aiškaus supratimo, ką iš tikrųjų reikia automatizuoti biuro procesų technologijoje. Taip yra dėl to, kad trūksta specialistų, išmanančių biuro darbą ir gerai išmanančių rinką bei galimybes. programinės įrangos sistemos dokumentų valdymo automatizavimo srityje. Reklaminė informacija yra prasto turinio ir ne visada atitinka tiesą, vieningos terminijos trūkumas trukdo sistemos užsakovo ir jos gamintojo tarpusavio supratimui ir pan.;
Organizacija turės parengti ir įgyvendinti rimtą priemonių kompleksą valdymo procesams ir juos atspindinčioms biuro darbo procedūroms racionalizuoti. Būtina efektyvinti pareigų paskirstymą, įgaliojimų delegavimą, aiškiai nustatyti, kas ir kokiu lygiu kokius uždavinius sprendžia, nustatyti dokumentų tvirtinimo, tvirtinimo ir pasirašymo tvarką ir pan., t.y., galiausiai optimizuoti valdymą. sistema;
Įvesdamos ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimą, organizacijos turi apsispręsti, ar pasirinkti vieną iš dviejų požiūrių, kuriuos dokumentuose mokslininkai tradiciškai vadina „rusišku“ ir „vakarietišku“.
Tradiciškai Rusijos technologijos, skirtos dirbti su dokumentais, apima tris hierarchijos lygius: organizacijos vadovas - biuro valdymo tarnyba - vykdytojas. Vakarų tradicijos siejamos su asmenine vykdytojo atsakomybe už dokumentą ir atitinkamus sprendimus dėl jo, todėl jose yra du hierarchijos lygiai: aukščiausios vadovybės vadovas – vykdytojas (vadovas).
Rusiška tradicija numato privalomą kiekvieno dokumento registraciją nuo jo atsiradimo organizacijoje, taip pat detalų reguliuojamą ir centralizuotai valdomą „ikiarchyvinį“ dokumentų srautą. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų technologija iš esmės yra įtvirtinta valstybės standartuose, instrukcijose ir vadovuose. Visas darbo su dokumentais spektras sekamas registracijos žurnaluose arba mašinėle spausdinamose dokumentų spintose.
Vakarietiško biuro darbo tradicijos siejamos su asmenine vadovo atsakomybe už dokumentą ir jo įforminimą (paprastai Anglų kalba trūksta paties žodžio „dokumentų srautas“). Dokumentų registravimą vykdo tiesiogiai rangovas, nėra centralizuotos vykdymo kontrolės. Reguliavimo dalykas tradicinėse vakarietiškose dokumentų valdymo sistemose yra sistemingas jau įvykdytų dokumentų saugojimas (panašus į buitinį archyvinį saugojimą). Būtent šios tradicijos pagrindu ir susiformavo vakarietiškų elektroninių dokumentų valdymo sistemų samprata. Iš čia kyla sudėtingas elektroninių dokumentų valdymo technologijų naudojimas Rusijos biuro darbe, pagrįstu vakarietiškomis programinės įrangos sistemomis. Reikalingas tinkamas vakarietiškų produktų pritaikymas per šimtmečius susiformavusioms Rusijos sąlygoms.
Renkantis ikimokyklinio ugdymo įstaigos automatizavimo variantą, užsakovo organizacija turi pasirinkti iš dviejų dokumentų valdymo sistemų klasių – Workflow ir Groupware.
Abiejų klasių sistemos yra skirtos automatizuoti komandinį darbą biure. Tuo pačiu, renkantis automatizuotos sistemos kūrimo metodiką konkrečioje organizacijoje, reikėtų atsižvelgti į tai, kaip ji atitinka joje priimtą valdymo stilių ir valdymo sistemą.
Faktas yra tai, kad Workflow tipo sistemos apima sistemas, orientuotas į visos korporacijos darbo automatizavimą (t. y. bendrą kelių darbo grupių darbą), palaikančius aiškų verslo procesų atskyrimą ir darbo nukreipimą atlikėjų tinkle. Kalbant apie dokumentų srautą, tai reiškia, kad atitinkama dokumentacija yra griežtai susieta su valdymo procedūromis, pagrįstomis funkcijų paskirstymu tarp valdymo aparato darbuotojų. Šiuo atveju dokumentų srautas tarsi uždėtas ant technologinio valdymo procedūrų. Tokios sistemos kaip „Workflow“ yra priimtinesnės didelėms organizacijoms ir vyriausybinėms agentūroms.
Grupinės programos tipas apima sistemas, kurios neturi griežtai apibrėžtos verslo schemos - procesai ir kurie yra skirti veikti mažoje komandoje, darbo grupė(5-100 žmonių). Grupinės programos elementai yra El. paštas, dokumentų duomenų bazė, kolektyvo organizatorius.
Organizacijos automatizuotos dokumentų valdymo sistemos pasirinkimas galiausiai turėtų būti pagrįstas sudėtimi būtinus reikalavimus rinkoje siūlomiems programinės įrangos produktams, kuriuos galima sumažinti iki šių savybių:
Naudojamos biuro technologijos;
Pagrindinių biuro darbo užduočių laikymasis;
Sistemų funkcinės charakteristikos (funkcinis išbaigtumas, atvirumas ir kt.);
Programinės įrangos diegimas (paskirstyto režimo palaikymas ir kt.);
Išlaidų rodikliai.
Aukščiau buvo trumpai aprašytos rusiškomis ir vakarietiškomis tradicijomis grįstos biuro darbo technologijos. Toliau trumpai paliesime programinės įrangos sistemų charakteristikas atitinkama kryptimi.
Programinės įrangos sistemos, diegiančios Rusijos technologijas, yra skirtos naudoti vyriausybinėse įstaigose ir organizacijose, jos išsaugo visas biuro darbo tradicijas ir normas, priimtas konkrečioje valdymo struktūroje. Tokių sistemų uždavinys – palaikyti popierinių dokumentų srautą ir sumažinti įprastų dokumentų apdorojimo operacijų darbo intensyvumą. Tačiau šios sistemos gali žymiai išplėsti tradicinių dokumentacijos ir dokumentų valdymo procesų apimtį, apdorojant dokumentus asmeniniame kompiuteryje. Šios krypties sistemos yra tam tikras tiltas palaipsniui pereinant nuo popieriaus prie bepopierinių technologijų. Šią technologiją naudojančios ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo sistemos apima:
DELO sistema (kompanijos Elektroninės biuro sistemos gaminys);
Sistema "Pelenė-\\"1!\i. Oficiali korespondencija (STC IRM, Maskva).
7.8.4 poskyryje bus pateikta daugiau informacijos funkcionalumą sistemų VERSLAS.
Vakarietiškos programinės įrangos sistemos yra orientuotos į visapusišką elektroninių dokumentų ir įrankių panaudojimą kolektyviniam vartotojų darbui, tarpinių nuorodų nebuvimą, o tai savo ruožtu nulemia esamų biuro procesų organizacijoje pokyčius, jų optimizavimą, naujų darbo technologijų kūrimą. su dokumentais.
Pagrindinis „vakarietiškos“ technologijos bruožas – konkrečių realių dokumentų srautų procesų modeliavimas ir programinių sistemų pritaikymas prie šių modelių. Paprastai sistema klientui pristatoma ne kaip savarankiškas „supakuotas“ produktas, atskirtas nuo kūrėjo, o kaip komplektas. programinė įranga, iš kurio surenkamas paruoštas sprendimas.
Pritaikant sistemą konkretiems organizacijos procesams asmeninius kompiuterius darbuotojai (vaidmuo darbo vieta) įdiegiami būtini funkciniai komponentai, leidžiantys išspręsti tam tikrą užduočių spektrą, atsižvelgiant į kiekvieno darbuotojo vaidmenį konkrečioje organizacijos dokumentų srauto procedūroje. Sistemos administratorius sukuria verslo funkcijas, kurios nustato dokumentų judėjimo maršrutus per organizacijos struktūrą, t.y. tarp jos padalinių ir atskirų darbuotojų.
Šios trys automatizuotų informacinių sistemų klasės yra plačiai atstovaujamos Rusijos Federacijoje šios srities sistemoms:
Rusijos įmonių sukurtos sistemos, pagrįstos DBVS: „Lan-Docs“ - UAB „Lanit“; OPTIMA-WorkFlow - Optima įmonė; „Kodas“ – VĮ „Kompiuterių plėtros centras“; „AquaDoc“ – Vandenio konsultacinė įmonė ir kt.;
Rusijos kompanijų sukurtos sistemos naudojant LotusNotes technologiją: СompanyMedia - bendrovė Inter Trust; „BOSS-Referent“ – IT įmonė; „Eskado“ - UAB „Interprokom LAN“ ir kt.:
Rusifikuotos populiarių vakarietiškų sistemų versijos: „Documentum 4i“ - „Documentum“ įmonė; „DOCSOpen“ – „Hummingbird“ kompanija“; „LotusDomino\Notes“ – IBN korporacija; „DocuLive“ – „Siemens“ koncernas; „WorkExpeditor“ – „Compaq Corporation“ ir kt.
Palyginimui toliau 7.8.4 ir 7.8.5 punktuose pateikiamos dviejų programinės įrangos sistemų charakteristikos - „DELO“ ir „BOSS-Referent“, orientuotų atitinkamai į Rusijos ir Vakarų dokumentacijos ir dokumentų valdymo technologijas.
Automatizuotos ikimokyklinio ugdymo sistemos – tai programinės sistemos, skirtos valdymo procesams automatizuoti.
Centrinė informacinių technologijų grandis šiuolaikinėmis sąlygomis yra kompiuteris ir su juo susijęs techninių priemonių rinkinys. Informacinių technologijų diegimas pasiekiamas vadybos sistemos ir organizacinės bei metodinės paramos pagalba. Naudojant atskiras technologijas ir techniniai prietaisai Reikėtų atkreipti dėmesį į konkrečias jų naudojimo pasekmes.
Siūlomi šie 1-osios ikimokyklinio ugdymo įstaigos automatizuotos sistemos parinkimo darbo etapai:
Pagrindinių ir sistemos techninių reikalavimų sąrašo sudarymas korporacinė sistema dokumentų srauto automatizavimas.
Svertinių koeficientų (balų) sistemos parinkimas arba reitingavimas ekspertiniam vertinimui.
Įvertinimas programinės įrangos produktai pagrindinių funkcinių reikalavimų ir sistemos techninių charakteristikų požiūriu.
Pasirinktų gaminių pritaikymo galimybių įvertinimas.
Šiuos kriterijus atitinkančių programinės įrangos produktų pasirinkimas.
Lyginamasis išlaidų, susijusių su programinės įrangos produktų įsigijimu ir įdiegimu, įvertinimas.
Patirties naudojant pasirinktus programinės įrangos produktus įvertinimas (taip pat ir organizacijose šio tipo), kūrėjos įmonės reputacija.
Pasirinkimas programinė įranga dokumentų automatizavimo sistemai.
14 dhow automatizavimo tikslų. Dow užduotys organizacijoje. Dhow automatizavimo proceso aprėptis.
Ikimokyklinio ugdymo automatizavimo tikslai visų organizacijų, nepaisant jų organizacinės ir teisinės formos, yra gana panašios ir, mūsų nuomone, yra tokios:
Valdymo kokybės ir efektyvumo gerinimas, to pasekoje įmonės konkurencingumo rinkoje užtikrinimas;
Visų organizacijos struktūrinių padalinių, įskaitant geografiškai nutolusius, integravimas į vieną biuro darbo ciklą;
Operatyvios ir tuo pačiu diferencijuotos prieigos prie organizacijos informacinių (dokumentacijos) išteklių užtikrinimas;
Sumažinti darbo ir laiko sąnaudas bei pridėtines išlaidas ir dėl to gauti ekonominį efektą;
Padėti pamatą laipsniškam perėjimui prie elektroninių dokumentų valdymo įmonėje, darbas ateičiai.
Pasiekti savo tikslus įmanoma sprendžiant organizacijos ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo uždaviniai, kurias galima apytiksliai susisteminti į šias sritis:
Dokumentų ruošimas ir įforminimas
gerinant organizacijoje sukurtų dokumentų rengimo kokybę ir efektyvumą
darbo su dokumentais proceso suvienodinimas visuose jo egzistavimo etapuose
Dokumentų srauto organizavimas ir dokumentų įforminimas
pašalinti darbo dubliavimą įvedant informaciją apie dokumentą įvairiais darbo su juo etapais (registravimo procesas)
dokumentų praradimo galimybės pašalinimas (organizacijos dokumentinės bazės sukūrimas)
organizacijos dokumentų srauto supaprastinimas (dokumentų srautų schemų supaprastinimas – maršruto parinkimas)
atlikėjų darbo su dokumentais efektyvumo ir kokybės didinimas
dokumentų įforminimo ir perdavimo terminų sutrumpinimas
laiku informuoti darbuotojus ir vadovybę apie gautus ir sukurti dokumentai(išskyrus darbo su tuo pačiu dokumentu dubliavimą)
Dokumentų vykdymo kontrolės organizavimas
visų organizacijos padalinių (taip pat ir geografiškai nutolusių) dokumentų srautų suvienodinimas
greitas informacijos apie bet kurio dokumento vykdymo būseną ir vietą gavimas
užtikrinti dokumentų perdavimo organizacijos padaliniuose etapų sekimą nuo jų gavimo (sukūrimo) iki darbo su jais užbaigimo (vykdymo),
Dokumentų saugojimo organizavimas, paieškos sistema.
užtikrinant centralizuotą elektronine forma parengtų dokumentų tekstų, jų grafinių vaizdų ir jiems skirtų medžiagų saugojimą.
suteikiant galimybę greitai ieškoti ir tvarkyti loginį su vienu klausimu susijusių dokumentų susiejimą.
užtikrinanti operatyvią dokumentų (medžiagų) paiešką ir atranką pagal teminį detalių rinkinį.
Įvadas
Pastaraisiais metais valdymo informacinės paramos vaidmuo kelis kartus išaugo. Šiuolaikinio pasaulio, jo socialinio ir ekonominio vystymosi sąlygomis, reikėtų pažymėti, kad didėja informacinės paramos svarba valdymo procesui, apimančiam informacijos rinkimą, saugojimą, apdorojimą, perdavimą ir archyvavimą, siekiant informuoti ir veiksmingi valdymo sprendimai.
Norint priimti efektyvius valdymo sprendimus šiuolaikinėmis rinkos ekonomikos plėtros ir augimo sąlygomis, organizacijai reikalinga holistinė ir nuosekli automatizuota dokumentų sistema.
Informacijos procesai (informacijos rinkimas, apdorojimas ir perdavimas) visada vaidino svarbų vaidmenį mokslo, technologijų ir socialiniame gyvenime. Žmogaus evoliucijos eigoje buvo nuolatinė tendencija automatizuoti šiuos procesus, nors jų vidinis turinys iš esmės nepasikeitė.
Informacija neegzistuoja pati savaime, ji pasireiškia informaciniai procesai. Žmogus gyvena informacijos pasaulyje ir visą gyvenimą dalyvauja visokiuose informaciniuose procesuose.
Pagrindiniai informacijos procesai yra: informacijos paieška, rinkimas, saugojimas, perdavimas, apdorojimas, naudojimas ir apsauga.
Veiksmai, atliekami su informacija, vadinami informaciniais procesais.
Procesai, susiję su informacijos gavimu, saugojimu, apdorojimu ir perdavimu, vadinami informacija.
Informacijos procesas – tai visuma nuoseklių veiksmų (operacijų), atliekamų su informacija (duomenų, informacijos, faktų, idėjų, hipotezių, teorijų ir kt. pavidalu), siekiant bet kokių rezultatų.
Informacija pasireiškia būtent informaciniuose procesuose, kurie visada vyksta bet kuriose sistemose (socialinėse, sociotechninėse, biologinėse ir kitose).
Informaciniai procesai, vykdomi naudojant tam tikras informacines technologijas, sudaro žmogaus informacinės veiklos pagrindą. Kompiuteris yra universalus prietaisas automatizuotam informacinių procesų vykdymui.
Šio darbo tikslas – išanalizuoti ir nagrinėti automatizuotas informacines sistemas biuro darbo srityje, išanalizuoti „informacinių sistemų“ sąvoką ir išanalizuoti jas įdiegiant automatizuotose sistemose.
Tikslui pasiekti būtina išanalizuoti šiuos uždavinius: nustatyti ir apibrėžti pagrindinius ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos uždavinius, išanalizuoti biuro automatizavimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemas, atsižvelgti į informacinės paramos kūrimo principus diegiant automatizuotas sistemas.
Kartu šio darbo objektas – automatizuotos biuro darbo sistemos.
1. Pagrindinės darbo biure sampratos ir teoriniai AS aspektai
1.1 Pagrindinės ikimokyklinio ugdymo sąvokos
Norint aprėpti temą „automatizuotas biuro darbas“, būtina supažindinti su pagrindine šio aspekto terminija. Pradedame nuo dokumento apibrėžimo. Sąvoka „dokumentas“ atėjo pas mus iš lotynų kalbos iš žodžio „documentum“, kuris savo ruožtu reiškia „įrodymas“, „įrodymas“. Iš pradžių šis terminas buvo įvestas Petro Didžiojo laikais ir turėjo reikšmės „rašytinis liudijimas“. Netrukus po to pradėti vartoti tokie terminai kaip „verslo dokumentas“, „oficialus dokumentas“ ir „aktas“. Šie terminai pabrėžė dokumentų funkcijų svarbą valdymo sistemoje. Federalinis įstatymas Nr. 77-FZ „Dėl legalaus dokumentų saugojimo“ pateikia tokį dokumento apibrėžimą: „Dokumentas yra materiali laikmena, kurioje bet kokia forma įrašyta informacija teksto, garso įrašo, vaizdo ir (arba) ) jų derinys, turintis detalių, leidžiančių jį identifikuoti, ir skirtas perduoti laiku ir erdvėje viešo naudojimo ir išsaugojimo tikslais.
Nuo šis apibrėžimas Iš to išplaukia, kad „dokumento“ sąvoka yra neatsiejamai susijusi su „informacijos“ sąvoka. 1995 m. vasario 20 d. Federaliniame įstatyme „Dėl informacijos ir informacijos apsaugos“ pateikiamas toks sąvokos „dokumentinė informacija“ apibrėžimas - tai informacija, įrašyta į materialią laikmeną su detalėmis, leidžiančiomis ją identifikuoti. Vėliau šis įstatymas buvo redaguotas ir išleistas iš naujo. Pagal apibrėžimą Federaliniame įstatyme Nr. 149 - Federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“, „informacija“ yra informacija (pranešimai, duomenys), neatsižvelgiant į jos pateikimo formą.
Savo ruožtu dokumentuota informacija – tai informacija, kuri įrašoma į materialią laikmeną, dokumentuojant informaciją rekvizitais, leidžiančiais identifikuoti tokią informaciją arba įstatymų nustatytais atvejais – jos materialią laikmeną.
Bet kurios veiklos srities organizacijoje dokumentas veikia kaip visų struktūrinių padalinių veiklos valdymo priemonė. Šioje darbo srityje reikėtų sakyti „oficialus dokumentas“, o ne „dokumentas“. Oficialus dokumentas – tai dokumentas, kuris turi teisę būti naudojamas organizacijoje, sukurtas juridinio ar individas, įformintas ir sertifikuotas nustatyta tvarka.
Veiklos sritis, užtikrinanti dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą, vadinama Dokumentacijos tvarkymu.
Ikimokyklinio ugdymo įstaiga užsiima visapusiškais dokumentų rengimo, įforminimo, jų įforminimo ir terminų kontrolės darbais. Į šį kompleksą įeina ir dokumentų fiksavimo darbai, bylų kūrimas iš jau įvykdytų dokumentų, esamų bylų saugojimas ir panaudojimas bei paruošimas perdavimui į archyvą.
Šias funkcijas atlieka speciali tarnyba, kuri veikia kaip savarankiškas struktūrinis padalinys. Kartu jis gali būti vadinamas kitaip: Biuro valdymo departamentas, Bendras skyrius, Kanceliarijos skyrius, Sekretoriatas arba Biuro valdymo skyrius.
Įmonėse, kurių veiklos sritis yra siaura, dokumentacijos apimtis yra gana maža, todėl sukurti atskirą skyrių yra nepraktiška. Tokiais atvejais visus dokumentų tvarkymo darbus įmonėje atlieka organizacijos vadovo sekretorius arba specialiai šiam darbui pasamdytas darbuotojas.
Įmonės efektyvumas, valdymo sprendimų priėmimo kokybė ir greitis priklauso nuo sumaniai apgalvoto, organizuoto ir supaprastinto biuro darbo įmonėje. Taigi galima teigti, kad valdymo veiklos teikimas įmonės dokumentais yra pati svarbiausia valdymo funkcija bet kurioje įmonėje.
Tačiau pažymėtina, kad kiekviena įmonė yra unikali, turi savo asmeninę organizavimo formą, todėl ikimokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo formą būtina parinkti atsižvelgiant į įmonės valdymo formą. Vėliau pasirinktos darbo su dokumentais formos reglamentavimas įrašomas įmonės biuro valdymo instrukcijoje.
Darbo su oficialiais dokumentais organizavimą šiuo metu reglamentuoja GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“. Be termino „biuro darbas“, yra sinonimas „dokumentacijos valdymas“, plačiausiai atskleidžiantis informacinį ir techninį komponentą šiuolaikiniame biuro darbo organizavime.
Pagal valstybinį standartą dokumentacija yra informacijos įrašymas įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles. Dokumentacija – dokumentų kūrimo, jų rengimo, rengimo, derinimo, vykdymo ir pagaminimo operacijų visuma.
Ikimokyklinio ugdymo paslaugų teikimo procesas susideda iš kelių etapų:
)dokumentų kūrimas ir įforminimas;
)dokumentų priėmimas ir perdavimas;
)dokumentų judėjimo organizavimas organizacijos viduje;
)registracija ir vykdymo kontrolė;
)informacija ir žinynas;
)dokumentų saugojimas.
Ši veikla atliekama siekiant atlikti šias užduotis:
)darbo su dokumentacija formų ir metodų tobulinimas;
)vienodos dokumentacijos tvarkos užtikrinimas;
)darbo su dokumentais organizavimas;
)Kurti informacijos paieškos sistemas;
)dokumentų įforminimo ir paruošimo perduoti į archyvą kontrolė pagal galiojančius reglamentus;
)dokumentų srauto mažinimas;
)dokumentų blankų suvienodinimas;
)norminių ir metodinių dokumentų kūrimas ir įgyvendinimas siekiant tobulinti valdymo dokumentaciją struktūroje;
)naujausių informacinių technologijų diegimas dirbant su dokumentais.
Norint giliau įsigilinti į Dokumentacijos valdymo palaikymo funkcijas ir užduotis bei suprasti, ką tiksliai veikia minėta paslauga, reikia sutelkti dėmesį į tai, modernus pasaulis Bet koks darbas su valdymo dokumentais yra paremtas kompiuterinėmis ir informacinėmis technologijomis. DOU tarnybos funkcijos yra ne tik efektyvaus dokumentų srauto organizavimas, dokumentacijos fiksavimas, bet ir visų dokumentų vykdymo vienoje įmonėje kontrolė bei užduočių nustatymas kuriant automatizuotas informacines sistemas darbui su dokumentacija. Tuo pačiu metu būtina užtikrinti prieigą prie informacijos, taip pat jos apsaugą nuo neteisėtos prieigos, siekiant pagerinti darbą su dokumentais įmonėje ir už jos ribų.
Tačiau visų šių užduočių neįmanoma atlikti, jei kuriant dokumentus naudojama informacija nėra išsami, objektyvi, tiksli, vertinga, patikima ir laiku pateikta.
1.2 Pagrindiniai valdymo dokumentacijos palaikymo tarnybos uždaviniai
Šiuolaikinėmis sąlygomis, kai daugelyje įstaigų darbas su valdymo dokumentacija yra paremtas kompiuterinėmis technologijomis, ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos funkcijos neapsiriboja vien įstaigos dokumentų srauto organizavimu, dokumentų registravimu ir jų vykdymo stebėjimu. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba tiesiogiai dalyvauja nustatant užduotis kuriant automatizuotas informacines sistemas darbui su dokumentais, užtikrinant prieigą prie informacijos, tobulinant darbą su dokumentais.
Taigi ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba sprendžia tris pagrindinius uždavinius:
) valdymo veiklos dokumentavimo užtikrinimas;
) darbo su dokumentais organizavimas įstaigoje;
) darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimas.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai keliami uždaviniai lemia jos funkcijas.
1. Valdymo veiklos dokumentavimo užtikrinimo uždaviniai gali būti sprendžiami atliekant šias funkcijas:
Formų kūrimas ir projektavimas, užtikrinant jų gamybą;
dokumentų gamybos, kopijavimo ir dauginimo užtikrinimas;
dokumentų rengimo ir įforminimo, nustatytos tvirtinimo tvarkos laikymosi ir dokumentų sertifikavimo kokybės kontrolė.
2. Darbo su dokumentais organizavimo uždaviniai įstaigoje sprendžiami atliekant šias funkcijas:
Vienodos dokumentų priėmimo tvarkos (institucinio dokumentų srauto) nustatymas;
gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų apdorojimo persiuntimas;
gaunamų, išsiunčiamų ir vidaus dokumentų registravimas ir apskaita;
dokumentų įforminimo kontrolė;
dokumentų sisteminimas, jų saugojimo ir naudojimo užtikrinimas; darbo su piliečių kreipimais organizavimas.
informacijos saugumo užtikrinimas.
3. Darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimo uždaviniai apima šias funkcijas:
Reguliacinių, instrukcijų, metodinių dokumentų rengimas ir tikslinimas bei supažindinimas su organizacijos darbuotojais;
metodinis vadovavimas ir nustatytų darbo su dokumentais taisyklių laikymosi kontrolė organizacijos struktūriniuose padaliniuose;
tobulinti organizacijos darbuotojų kvalifikaciją ir konsultuoti juos darbo su dokumentais klausimais;
efektyvinti organizacijos dokumentaciją, atlikti dokumentų suvienodinimo darbus, sukurti organizacijos veikloje naudojamų dokumentų formų darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir albumą;
naujų darbo su dokumentais formų ir metodų kūrimas ir diegimas, organizacijos dokumentų srauto gerinimas, vykdomosios drausmės didinimas;
nustatyti užduotis kuriant ir tobulinant automatizuotas informacines sistemas ir duomenų bazes, skirtas darbui su dokumentais.
Remdamiesi minėtais punktais matome, kad be elektroninio dokumentų valdymo darbuotojas negali atlikti visų operacijų savarankiškai.
1.3 Šiuolaikinės technologijos elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimas
Valdymo sistema reikalauja organizuoti ir palaikyti efektyvų dokumentų srautą, kuris turi būti pateikiamas kaip formalizuotas verslo procesas. Šiuo atveju bet koks dokumentas (elektroninis ar popierinis) yra pagrindinė verslo sąveikos tarp įmonių ir organizacijų padalinių formalizavimo priemonė. išorės santykiai.
Nuolatinis reikšmingo informacijos, reikalingos valdymo sprendimams priimti, augimo tendencija lemia tai, kad dokumentus reikia gauti, apdoroti ir saugoti žymiai daugiau. daugiau nei anksčiau. Tradiciniai darbo su dokumentais metodai tampa neveiksmingi.
Veiklos procesų analizė parodė, kad darbo metu prarandama apie 15% dokumentų, o jų paieška užtrunka iki 30% už dokumentų tvarkymą atsakingų darbuotojų darbo laiko. Tuo pačiu metu negrįžtamas net dalies informacijos praradimas gali sukelti didelių nuostolių.
Norint organizuoti kolektyvinį darbą su standartiniu popieriniu dokumentu, reikia jį daug kartų kopijuoti, pristatyti į įvairius struktūrinius padalinius, rengti specialius susirinkimus, derinimus, o tai užima neįtikėtinai daug laiko.
Kita problema – ilgas paieškos laikas reikalinga informacija pageidaujant. Dirbant su elektroniniais dokumentais, dokumento paieškos, taigi ir atsakymo į užklausą laikas yra žymiai trumpesnis.
Ekspertų vertinimu, popierinio dokumentų srauto pakeitimas elektroniniu padeda padidinti darbuotojų produktyvumą 25-50 proc., o vieno dokumento apdorojimo laikas sutrumpėja daugiau nei 75 proc. Klasikiškai verslą, kaip verslo procesą, automatizavimo sistema palaiko tik 10-20%. Tai, kaip taisyklė, yra tik tos užduotys, kurios gali būti aiškiai įformintos ir susistemintos informacijos. Pats formulavimo ir formalizavimo procesas nepalaikomas tradiciniu automatizavimu.
1.4 Biuro automatizavimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemos
Nustačiusi reikiamą automatizavimo lygį, organizacija parenka tokią sistemą, kuri patenkintų organizacijos automatizavimo poreikius.
Automatizavimo sistema suprantama kaip bet kokia automatizuota sistema, skirta biuro darbo problemoms spręsti, nepriklausomai nuo automatizavimo objekto, ar tai būtų valstybinė įstaiga, komercinis bankas, prekybos įmonė ar bet kuri kita organizacija. Svarbu, kad organizacijoje būtų atliktas biuro darbas ir jis būtų vykdomas pagal Rusijos teisės aktų nustatytus reikalavimus, o tai leidžia gana aiškiai apibrėžti sprendžiamų užduočių spektrą8.
Renkantis dokumentų automatizavimo sistemą, paprastai atsižvelgiama į vieną iš dviejų variantų:
biuro automatizavimas;
dokumentų srauto automatizavimas.
Biuro automatizavimo sistemos daugiausia sprendžia gaunamų, siunčiamų, vidaus ir organizacinių bei administracinių dokumentų apskaitos (registravimo), išduotų nutarimų ir gaunamos informacijos apie jų įgyvendinimą apskaitos problemas. Sistemos duomenų bazėse gali būti saugomi ne tik dokumentų duomenys vadinamųjų formų. „registracijos ir kontrolės kortelės“, bet ir jų turinys tekstų, failų ar vaizdų pavidalu. Biuro automatizavimo sistemos leidžia stebėti dokumentų ir kiekvieno nutarimo ar nurodymo vykdymą bei kaupti duomenis apie bylas, kurioms priskiriami dokumentai. Greita paieška Būtinų dokumentų identifikavimas pagal duotą kriterijų ar jų rinkinį yra neatsiejamas tokio pobūdžio sistemų požymis.
Šiandien yra trys pagrindiniai dokumentų automatizavimo sistemos diegimo būdai:
originalios automatikos sistemos sukūrimas;
įrengimas standartine sistema automatizavimas;
automatizavimo įrankių nustatymas.
Idealiu atveju sistema turėtų palaikyti tiek popierinių, tiek elektroninių dokumentų srautą, taip pat organizacijos verslo procesus. Praktiškai tai sunku pasiekti.
Svarbus veiksnys, į kurį reikia atsižvelgti, yra programos mastelio keitimas, tai yra galimybė laikui bėgant padidinti darbo vietų (kompiuterių), kuriose naudojama programa, skaičių ir padidinti sistemoje saugomų dokumentų skaičių.
Kitas dalykas, į kurį reikia atkreipti dėmesį, yra gebėjimas dirbti su dokumentais kelerius metus. Kai kuriose programose praėjusių metų dokumentai kasmet perkeliami į archyvą ir sukuriama nauja einamųjų metų dokumentų duomenų bazė. Viena vertus, tai supaprastina darbą ir sumažina sistemos apkrovą. Tačiau, kita vertus, tai gali gerokai apsunkinti vykdymo kontrolę ir praėjusių metų dokumentų paiešką. Tai ypač pastebima metų pradžioje, kai dažnai skambinama prie 2-3 mėnesių senumo ir jau perkeltų į archyvą dokumentų.
Todėl svarbu, kad programa leistų lengvai ieškoti praėjusių metų dokumentų.
Programa turi būti prieinama, kad vartotojas galėtų pats atlikti kai kuriuos sistemos nustatymus (pavyzdžiui, žodynus, katalogus, standartinius maršrutus ir pan.), dar kartą nesikreipdamas į administratoriaus paslaugas. Administratorius turi atlikti tik informacijos saugumui užtikrinti skirtas funkcijas, kontroliuoti vartotojų teises ir veiksmus.
Nepaisant visų pagrindinių tradicinių biuro darbo funkcijų automatizuotose sistemose išsaugojimo, automatizavimas, žinoma, leidžia organizuoti darbą su dokumentais ir naudojant kompiuterių tinklai nauju būdu išspręsti daugelį tipinių biuro darbo užduočių, žymiai supaprastinant ir pagreitinant dokumentų judėjimo organizacijoje procesą.
Apskritai automatizuota informacinė palaikymo sistema gali apimti šiuos blokus:
.automatizuota mokslinės ir techninės informacijos sistema (NTI), kurios uždaviniai yra visų dokumentų, santraukų ar adresų, atitinkančių organizacijos veiklos kryptį ir vadovų prašymus, savalaikis identifikavimas, fiksavimas, atrinkimas ir pateikimas vartotojams. specialistams.
Tarp prioritetinių sistemos užduočių būtina pabrėžti:
)gaunamų VMI šaltinių (knygų, brošiūrų, mokslo žurnalų, straipsnių, mokslinių ir techninių ataskaitų ir kt.) apskaita;
)automatizuota vartotojų prenumeratos paslaugų apskaita, įskaitant NTI šaltinių išdavimo ir grąžinimo registravimą;
)įvairių indeksų ir biuletenių sudarymas ir tvarkymas;
)valdymo darbuotojų informavimas apie aktualius mokslo, technikos, ekonomikos ir kt. pasiekimai pagal jų informacijos poreikį nuolatiniams ar vienkartiniams užklausoms (atrankinės informacijos sklaidos ir retrospektyvinės paieškos režimu);
) su sprendžiama problema susijusios mokslinės ir techninės informacijos paieška ir išdavimas įvairiuose sprendimų priėmimo proceso etapuose;
.automatizuota reguliavimo sistema. ir teisinę informaciją. Šios informacijos rūšys veikia kaip pagrindiniai sprendimų priėmimo reguliatoriai, įskaitant jų pagrindu tikrinamas sprendimo teisinis pagrįstumas. Dėl ribotų vadovų galimybių rankiniu būdu apdoroti didelius šios informacijos kiekius vadovai nepakankamai žino apie galiojančius standartus. Vienas iš būdų pagerinti teisinės informacijos teikimą – automatizavimas;
.automatizuota organizacinės ir administracinės informacijos dokumentinė sistema;
.automatizuota faktinės informacijos ir nuorodų sistema.
Kiekviena iš išvardytų posistemių sprendimų priėmimo procese atlieka labai specifinį vaidmenį. Faktinė sistema naudojama specifinei informacijai apie būseną ir dinamiką gauti ir apdoroti valdomas objektas. Automatizuota mokslinės ir techninės informacijos sistema aprūpina vadovus ir specialistus reikalingais moksliniais ir technine informacija, be kurio neįmanoma pagrįsti sprendimo. Priimtų sprendimų teisiniam palaikymui būtina automatizuota reguliavimo ir teisinės informacijos sistema. Centrinę vietą, palyginti su kitais posistemiais, užima automatizuota organizacinės ir administracinės informacijos sistema (ORI), kuri veikia kaip kanalas. operatyvinės komunikacijos tarp kontrolės ir valdomų sistemų ir atspindinti visą valdymo sprendimų priėmimo ciklą nuo problemos diagnozavimo iki alternatyvos parinkimo ir įgyvendinimo. Taigi ORI sistema yra ne tik informacija, paieškos sistema, ji aktyviai dalyvauja ir daro įtaką valdymo procese. Pagrindiniai jos uždaviniai – sudaryti optimalias sąlygas organizuoti valdymo sistemas ir procesus, laiku įgyvendinti sprendimus ir pateikti juos konkretiems vykdytojams, užtikrinti savalaikę sprendimų įgyvendinimo laiko, kokybės ir apimties kontrolę visuose valdymo lygiuose.
2. Informacinės sistemos diegiant automatizuotas dokumentų valdymo sistemas
1 Pagrindiniai informacinės paramos sistemos kūrimo principai diegiant automatizuotas sistemas
elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas
Tai rodo vidaus ir užsienio valdymo informacinių sistemų (MIS) projektavimo patirtis svarbus veiksnys Jų efektyvumą lemia sisteminio požiūrio įgyvendinimas sprendžiant informacinės paramos problemas. Sisteminis požiūris apima visapusišką ekonominių, technologinių, psichologinių, inžinerinių ir socialinių problemų svarstymą ir sprendimą. Tai leidžia priartėti prie integruotos valdymo sistemos, jungiančios horizontalią integraciją (visos tam tikru hierarchiniu lygmeniu cirkuliuojančios sprendimų priėmimui reikalingos informacijos koordinavimą) su vertikaliąja, sukūrimo problemos. Integracijos principas pilnai įgyvendintas automatizuotose sistemose, kurias šiame skyriuje laikysime projektavimo objektu.
Gana didelė patirtis valdant automatizuotas sistemas leidžia suformuluoti pagrindinius jų kūrimo principus. Šiuos principus galima suskirstyti į 3 grupes:
) vadybinis;
)techninis;
)organizacinis.
Pirmajai grupei priskiriami sukurtų sistemų nuoseklumo, sudėtingumo, efektyvumo ir naujų užduočių principai.
Sisteminis principasreikalauja, kad informacinės sistemos projektavimas būtų pagrįstas išankstine valdymo objekto ir visos valdymo sistemos sistemos analize. Sistemos analizė apima sistemos tikslų nustatymą ir formalizuoto objekto funkcionavimo modelio sukūrimą.
Sudėtingumo principasapima visų gamybos ir valdymo darbų, įskaitant automatizavimo darbus, tarpusavio ryšį. Automatizavimo efektyvumas pasiekiamas tik vieningai planuojant visą veiklos spektrą, kuriuo siekiama intensyvinti gamybą, naudojant vieną metodinį pagrindą. Be to, kaip parodė praktika, sistemos, kurios automatizuoja ne tik funkciją ar užduotį, bet ir jų tarpusavyje susietą kompleksą, yra efektyvesnės. Sudėtingumo principas iš tikrųjų buvo įkūnytas perėjus nuo vietinių sistemų kūrimo prie integruotų automatizuotų sistemų kūrimo.
Viena iš svarbiausių nuostatų kuriant bet kurią automatizuotą sistemą yra automatizavimo efektyvumo principas. Sistemų efektyvumas pirmiausia siejamas su teisingu automatizuotų funkcijų, technologijų ir užduočių spektro parinkimu. Dažnai yra sistemų, kurių efektyvumas yra nepakankamas arba neigiamas.
Ekonominio efektyvumo rodikliai yra naudojami kaip daugelio sistemų efektyvumo vertinimo kriterijus. Efektyvumo kriterijai taip pat gali apimti: aptarnavimo laiko sutrumpinimą, vartotojų informuotumo didinimą ir daugybę kitų rodiklių.
Naujų užduočių principasdaro prielaidą, kad kuriama sistema leis ne tik išspręsti tradicines problemas, bet ir leis panaudoti naujas technologijas, vadinasi, atsiras naujų galimybių informaciniame valdymo sprendimų palaikyme. Tik vietinės apskaitos ir atskaitomybės užduočių vykdymas automatizuotos sistemos rėmuose pasirodo neefektyvus.
Antroji projektavimo principų grupė apima techninius principus, kurių laikymasis yra būtinas:
)sudėtingas naudojimas Kompiuterinė technologija ir programinė įranga;
)singlo sukūrimas informacinė bazė sistemos;
)tiesioginio ryšio tarp vartotojo ir sistemos organizavimas.
Aparatinės ir programinės įrangos naudojimo vientisumas tampa vis svarbesnis, nes plečiasi kompiuterinių technologijų taikymo sritis.
Kadangi integruotos informacinės sistemos kūrimas yra labai sudėtingas ir daug darbo reikalaujantis procesas, atliekant atitinkamus darbus būtinas visų plėtros specialistų veiklos koordinavimas, o tai pasiekiama paskiriant vadovaujantį informacinės pagalbos specialistą. Tokios pareigos jau buvo įvestos daugelyje įmonių. Pagrindinės informacinės pagalbos specialisto funkcijos yra šios:
.integruotos duomenų bazės projektavimo, priežiūros ir tobulinimo darbų organizavimas; informacijos poreikių tyrimas organizacijoje; patirties apibendrinimas kuriant efektyvias informacinės paramos sistemas;
.klasifikatorių ir kodifikatorių tobulinimas ir diegimas;
.darbo organizavimas, skirtas heterogeninių duomenų bazių integravimo ir valdymo sistemų tobulinimo sistemoms kurti paskirstytos duomenų bazės duomenys;
.užtikrinant patikimą informacinių paramos sistemų funkcionavimą.
Informacinės pagalbos tarnybos, kuri pagal planą vykdo valdymo informacinės sistemos kūrimą, diegimą ir eksploatavimą, darbui vadovauja vyriausiasis informacinės pagalbos specialistas (IS). Patartina tarnybos viduje atskirti grupes darbui su vidine ir išorine informacija. Šių grupių darbo koordinavimas, taip pat informacinės pagalbos tarnybos sąveikos su kitomis organizacijos tarnybomis užtikrinimas yra vienas iš esmines funkcijas vyriausiasis specialistas
Yra du automatinių valdymo sistemų (ACS) projektavimo būdai:
)dedukcinis (nuo bendros problemos iki konkrečių valdymo problemų);
)indukcinis (nuo konkrečių funkcijų iki bendros valdymo užduoties).
Patirtis rodo, kad perspektyviausias atrodo šių dviejų požiūrių derinys ir jų pavaldumas vienam tikslui. Bendra schema informacinio palaikymo dizainas gali būti pateiktas tokia seka:
Sprendimų priėmimo sistemos analizė. Procesas prasideda nustatant visų tipų sprendimus, kuriems priimti reikia informacijos. Reikia atsižvelgti į kiekvieno lygio ir funkcinės srities poreikius.
Informacijos užklausų analizė, t.y. būtina nustatyti, kokios rūšies informacija reikalinga kiekvienam sprendimui priimti.
Sprendimų sumavimas. Jei kiekvienam sprendimui prireiktų specialios informacinės sistemos, valdymo sistema būtų beviltiškai sudėtinga. Sprendimai, kuriems reikalinga ta pati informacija, turi būti sugrupuoti į vieną valdymo problemą. Kitaip tariant, MIS turi būti suderinta ir integruota su organizacine struktūra.
Informacijos apdorojimo projektavimas. Šiame etape jis yra kuriamas tikroji sistema informacijos rinkimui, perdavimui, saugojimui ir keitimui.
Paskutinis etapas yra sistemos sukūrimas ir įgyvendinimas, kurio tikslas – įvertinti bausmių sistemos išduodamą informaciją ir atpažinti klaidas. Be to, reikia manyti, kad suprojektuota sistema turės daug trūkumų, todėl būtina sukurti jų nustatymo ir sistemos koregavimo procedūras. Taigi sistema turi būti suprojektuota taip, kad būtų lanksti.
Įprasta ir veiksminga tyrimo technika kuriant bausmių sistemą yra kiekvieno vadovo kiekvienoje grandyje, kiekviename lygmenyje priimtų sprendimų analizė. Analizė priimtus sprendimus leidžia pateikti visą užduočių, kylančių prieš valdymo dalyką, kompleksą, nustatyti užduotis, kurių sprendimas yra privalomas šis lygis ar vadovui ir teikti savo informacinę paramą, pagrįsti veiksmingi metodai jų sprendimus. Metodų kūrimas turėtų būti orientuotas į maksimalų mokslo laimėjimų, įskaitant matematinius modelius, panaudojimą.
UIS neatsiranda iš karto. Tokiai integruotai automatizuotai sistemai įdiegti įmonei reikia 3–5 metų. Vadinasi, kuriant valdymo sistemą visada yra ilgalaikio planavimo elementas. Šis darbas taip pat taikomas organizuojant informacinę pagalbą tradicine forma.
Patirtis kuriant ir kuriant automatizuoto valdymo sistemas 1970-1980 m. atsispindi GOST, kuriuose pateikiamos pagrindinės rekomendacijos ir reikalavimai, kurie išlaikė laiko išbandymą.
Pagal GOST 20914-75 galima išskirti šiuos automatinės valdymo sistemos projektavimo etapus:
.priešprojektinis etapas;
.projektavimo etapas;
Įgyvendinimas.
Priešprojektinis etapas apima išankstinę apklausą ir plėtrą įgaliojimai ant ACS. Svarbiausi šio etapo rezultatai yra informacinės sistemos tikslų ir uždavinių aprašymas; bendrųjų reikalavimų jo kūrimui rengimas; apklausos programos kūrimas, kurios metu tiriami ir išsiaiškinami: valdymo informacinis modelis; organizacijos struktūra ir funkcijos, automatizuojamų užduočių sąrašas; apytikslė techninių priemonių sudėtis; informacinės pagalbos sistemos techninės ir ekonominės charakteristikos.
Projektavimo etapas yra susijęs su techninių ir detalių projektų rengimu. Techninių specifikacijų kūrimas apima esamo objekto (organizacijos ar padalinio) ir jo valdymo sistemų arba šalia esančio objekto (naujo objekto analogo) tyrimą. Sprendžiant informacijos palaikymo problemas, analizuojami informacijos srautai, klasifikavimo ir kodavimo sistemos, dokumentacijos formos, taip pat tiriamos DBVS, esamų duomenų bazių struktūros ir jų integravimo būdai. Šio darbo rezultatai yra įtraukti į pradinius technologinius reikalavimus ir sudaromi pagal GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, atsižvelgiant į GOST 24.202-80 ir 24.205-80.
Rengiant techninį projektą, būtina išsamiai pasilikti prie visos naudojamos informacijos analizės, atsižvelgiant į jos išsamumą, nuoseklumą, pertekliškumo ir dubliavimo trūkumą, taip pat prie išvesties dokumentų formų kūrimo. Tokio tyrimo rezultatai dokumentuojami dokumente „Informacinės paramos aprašas“, kuriame nurodomi informacinės organizacijos organizavimo reikalavimai. Technologinio pobūdžio dokumentai turi atitikti GOST 24.101-80 reikalavimus, atsižvelgiant į GOST 24.205-80. Remiantis metodine medžiaga, šio etapo darbus leidžiama įforminti atskira technologinio projekto dalimi, kurios parengimas gali būti baigtas per laiką, kuris skiriasi nuo nustatyto projekto ir sąmatos pateikimo termino. dokumentus, bet ne vėliau kaip iki „Paleidimo eksploatacijos“ etapo pradžios.
Detaliojo projektavimo etape vienas pagrindinių etapų yra IS informacinės paramos darbinės dokumentacijos kūrimas, kurio tikslas – sukurti reikiamą programinę įrangą, parengti kompiuterinėje laikmenoje informacinę ir gamybos informaciją pirminiam IS įkėlimui. informacinę bazę, taip pat išduoti reikiamus darbinius dokumentus, įskaitant vartotojo instrukcijas ir naudojimo instrukcijas. Tame pačiame etape patartina parengti ir patvirtinti duomenų bazės administratoriaus reglamentus. Į dokumentaciją turi būti įtraukta: informacinės sistemos techninis projektas; informacinės bazės organizavimo aprašymas; klasifikavimo ir kodavimo sistemų aprašymas; pirminių duomenų sąrašas; išvesties dokumentų sąrašas; apibūdinimas vietines duomenų bazes duomenys; išvedimo dokumentų formos.
UIS diegimo etapas apima pagrindinių diegimo veiklų įgyvendinimą; personalo atranka ir mokymas; patalpų ir techninės įrangos paruošimas. Šiame etape taip pat atliekamas bandomasis sistemos veikimas sprendžiant konkrečias problemas ir analizuojant testų rezultatus.
Visų tipų automatizuotų sistemų kūrimo darbus reglamentuoja GOST 24.601-86 “. Automatizuotos sistemos. Kūrybos etapai“. Bendruosius reikalavimus ir darbų visumą visuose etapuose ir etapuose nustato GOST 24.602-86 „Darbo sudėtis ir turinys pagal kūrimo etapus“.
.2 Informacinės sistemos, jų savybės ir charakteristikos
Informacinė sistema – tai sistema, kurioje vyksta informaciniai procesai, sudarantys visą informacijos gyvavimo ciklą: generavimas, transformavimas, perdavimas, priėmimas, saugojimas, apdorojimas (naudojimas), naikinimas.
Informacinių sistemų iššūkis- informacinė pagalba esminei organizacijos veiklai.
Kalbant apie informacinių sistemų ypatybes ir savybes, pirmiausia verta paminėti dydį ir sudėtingumą.
Šiuolaikinės sistemos bet kokio pobūdžio sistemos, kaip taisyklė, yra didelės ir sudėtingos.
Sudėtinga sistemadidelio masto sistema, susidedanti iš daugybės tarpusavyje susijusių ir sąveikaujančių elementų, galinti atlikti sudėtingą funkciją.
Atsitiktinių veiksnių įtaka. Būdingas ir labai reikšmingas bruožas yra informacinių sistemų jautrumas atsitiktinių veiksnių įtakai, ne tik tokiems kaip, pavyzdžiui, personalo ar vartotojų techninių prietaisų gedimai, gedimai ar klaidos, bet ir tokie piktavališki žmonių veiksmai, kurie yra ne tik atsitiktiniai, bet ir apskritai nenuspėjami arba geriausiu atveju sunkiai nuspėjami.
Dalyvavimas žmogaus informaciniuose procesuose. Ypatumas tas, kad galutinis informacinių sistemų vartotojas visada yra organizacijos darbuotojai. Organizacijos personalas turi savo interesus ir tikslus, į kuriuos būtina atsižvelgti teikiant informaciją (laisvos valios buvimas).
Unikalumas.Kiekviena informacinės sistemos būsena yra unikali ir reikalauja informacinio palaikymo, kad būtų atsižvelgta į visas jos ypatybes, taigi ir į individualų įvairių poveikių taikymą.
Dinamiškumas.Informacinės sistemos laikui bėgant keičia savo struktūrą ir elementų būklę.
Paskirstymasreiškia atskirų sistemos komponentų erdvinį išdėstymą.
Informacinės sistemos būklė – tai sistemiškai tarpusavyje susijusių organizacinių, techninių, procedūrinių, informacinių ir teisinių struktūrinių sprendimų visuma.
Pateiksime įvestų sąvokų apibrėžimus. Fiksuotą techninių priemonių ir sistemų komplekso sudėties, kiekio, architektūros (sujungimo), taip pat techninio personalo ir personalo, tiesiogiai dalyvaujančio vykdant informacines procedūras, organizavimą galima apibrėžti kaip techninės ir organizacinės struktūros būklę. informacinės sistemos arba kaip organizacinis ir techninis struktūrinis sprendimas.
Fiksuotą informacijos procedūrų sudėties ir sekos organizavimą galima apibrėžti kaip informacinės sistemos procedūrinės struktūros būklę arba kaip procedūrinį struktūrinį sprendimą.
Pagal teisinę bazę Informacinės technologijos Suvoksime informacinės sistemos funkcionavimo požiūriu reglamentuojančių informacinę pagalbą reglamentuojančių dokumentų sudėtį. Gali būti: Bendrosios nuostatos, funkcinės personalo pareigos, instrukcijos ir vadovai apie procedūrų atlikimo ir darbo su technine įranga techniką, metodus ir metodus ir kt.
2.3 Informacijos valdymo sistema, jos tikslai ir uždaviniai
Valdymo informacinė sistema apibrėžiama kaip formali sistema, suteikianti vadovybei informaciją, reikalingą sprendimams priimti.
IMS turi pateikti informaciją apie praeitį, dabartį ir numatomą ateitį. Ji turi sekti visus svarbius įvykius organizacijoje ir už jos ribų. Bendras MIS tikslas – palengvinti efektyvų planavimo, kontrolės, gamybos veiklos ir viso valdymo proceso vykdymą. Svarbiausia jo užduotis – išleisti reikalinga informacija reikiamus žmones tinkamu laiku.
Pažymėtina, kad MIS nėra vienintelė visapusiška integruota sistema, tenkinanti visus administracijos informacinius poreikius. Kadangi gali kilti noras gauti tokio pobūdžio sistemą, būtina numatyti šį aspektą, kad dėl didelio sudėtingumo tikimybė ją sukurti yra maža. Negalima nepastebėti to, kad IMS visada apima kompiuterių naudojimą. Iš tiesų naujausia duomenų apdorojimo technologijų pažanga labai prisidėjo kuriant informacijos valdymo sistemas. Kai kurių tipų informacinės sistemos būtų neįmanomos be duomenų apdorojimo greičio ir tikslumo, kurį užtikrina kompiuteriai.
Kompiuterių revoliucija atnešė didelių pokyčių informacijos apdorojime organizacijose. Vienas tyrimas valdymo praktikos srityje parodė, kad elektroninis duomenų apdorojimas ir valdymo informacinės sistemos yra dvi plačiausiai naudojamos valdymo priemonės. Plačiai paplitęs kompiuterių naudojimas organizacijose leidžia visų lygių vadovams savo veikloje panaudoti didelius informacijos kiekius.
Kompiuterinių technologijų dėka individualūs vadovai dabar gali priimti sprendimus remdamiesi informacija, sugeneruota jų įmonėse. Įmonės vidaus duomenų bazės leidžia vadovui vos per kelias valandas gauti informaciją apie savo verslą, rinkas, konkurenciją, kainas ir prognozes.
Kompiuteriai gali suteikti vadovams informacijos, kurios jiems reikia bet kokio tipo kontrolei, padedant palyginti planuojamus ir faktinius rezultatus, anksti aptikti neatitikimus ir atlikti koregavimus, kad išspręstų problemas. Tačiau, kaip ir visos valdymo priemonės, kompiuterizuotos informacinės sistemos veikia taip, kaip suplanuotos, ir negali būti geresnės. Todėl, mano nuomone, būtina apgalvoti informacinių sistemų projektavimą ir būdus jų efektyvumui gerinti.
Nebus perdėta sakyti, kad IMS tikslas yra ne tik tiesiog išduoti ir apdoroti tam tikrą informaciją. Informacijos valdymo sistema turi būti orientuota į vartotoją, tai yra, jos apdorojama informacija turi tarnauti tų vadovų, kurie ją gauna, poreikiams.
Kuriant informacinę sistemą reikia turėti omenyje, kad vadovų informacijos poreikiai yra skirtingi ir priklauso nuo jų hierarchijos lygio bei funkcinių pareigų.
Valdymo informacinės sistemos ir valdymo veikla
Ištyrę vadovų informacijos poreikių skirtumus, valdymo veiklos rūšis apytiksliai galime suskirstyti į tris kategorijas.
1.Strateginis planavimas – tai sprendimų dėl organizacijos tikslų, tų tikslų pasikeitimų, išteklių naudojimo šiems tikslams pasiekti ir tų išteklių gavimo, naudojimo ir paskirstymo strategijų priėmimo procesas.
2.Valdymo kontrolė – tai procesas, kurio metu vadovai užtikrina, kad ištekliai būtų gauti ir efektyvus naudojimas siekiant bendrų organizacijos tikslų.
.Veiklos kontrolė – tai procesas, užtikrinantis efektyvų ir kompetentingą konkrečių užduočių vykdymą.
Šios veiklos kategorijos maždaug atitinka aukščiausios, viduriniosios ir žemesnės grandies vadovų pareigas. MIS turėtų būti pateikta informacija, atitinkanti įvairius kiekvienos kategorijos reikalavimus.
Pavyzdžiui, vyresniųjų vadovų strateginio planavimo veikla pirmiausia apima būsimos organizacijos ir aplinkos sąveikos klausimus. Taigi vyresnieji vadovai reikalauja informacijos iš išorinių šaltinių. Ši informacija neturi būti labai išsami ir turi būti pakankamai plati, kad būtų aiškios tendencijos. Tai taip pat nereikalauja labai didelio tikslumo.
Informacija vadovybės kontrolei reikalinga tiek aukščiausios, tiek vidurinės grandies vadovams. Natūralu, kad jis turi būti tiek iš vidinių, tiek iš išorinių šaltinių. Pavyzdžiui, vyresniesiems vadovams reikia informacijos apie pagrindinių jų įmonės padalinių veiklą ir konkuruojančių organizacijų veiklą. Tiesioginis vadovas reikalauja informacijos apie produktyvumą, sąnaudas, apyvartą ir galimus klientų reikalavimų ar technologijų pokyčius. Ši informacija turi būti išsamesnė, siauresnės apimties ir tikslesnė nei reikalinga strateginiam planavimui. Ji taip pat turėtų būti teikiama trumpesniais intervalais, nes sprendimų priėmimo terminas yra trumpesnis.
Informacija operatyvinės kontrolės tikslais, susijusi su kasdiene veikla, turi būti labai tiksli, kryptinga ir atnaujinta. Jis turi būti gaunamas beveik vien tik iš vidinių šaltinių. Pavyzdžiui, vadovas tiesiogiai gamybos vietoje turi tiksliai žinoti, kiek valandų per dieną dirba kiekvienas darbuotojas, koks yra dienos ar savaitės išeiga, taip pat kiek medžiagų sunaudota ir išmesta.
Be to, vadovams reikia konkrečios informacijos, susijusios su jų konkrečia sritimi. profesinę veiklą. Taigi pardavimų vadybininkui reikalinga informacija apie prekybos sandorius, vartotojų skonį, naujų produktų konkurencingumą ir kt. Detali informacija dėl techninių sąlygų naujam gaminiui, o tai Technikos skyriaus vadovui iš esmės svarbu, priimant sprendimus dėl pardavimo nėra esminis dalykas. Iš tiesų, jei IMS reguliariai teikia tokią informaciją pardavimų vadybininkui, tai tik trukdys jo darbui ir atims laiko.
.4 Valdymo informacijos šaltiniai
Vidiniai šaltiniai yra dokumentai, sukurti tiesiogiai organizacijoje. Tai apima organizacines ir administracines sistemas, specialias dokumentacijos sistemas (personalo, finansų, planavimo ir kt.), taip pat kitą įmonės medžiagą. Iš įdomiausių dokumentų išskiriame ataskaitas: kasdien (nuostolių analizė, darbo efektyvumo statistika, laiko nuostolių analizė, gauti užsakymai); kas savaitę (viršvalandžių analizė, darbų vykdymas, projektų kontrolė); kas mėnesį (padalinio veiklos ataskaita, personalo pokyčių analizė, pridėtinių išlaidų analizė, pardavimų analizė, atsargų sunaudojimo ataskaita, pardavimų pokyčių analizė, pelno (nuostolio) ataskaita, balansas, finansinių ataskaitų analizė, pinigai kasoje, pradelstos sąskaitos) ; kas ketvirtį, pusmetį ir metinį (pelno ataskaita, balansas, lėšų šaltiniai ir panaudojimas, padalinių darbo ataskaitos). Atsižvelgiant į konkrečias organizacijos veiklos sąlygas, ataskaitų dokumentai gali turėti savo informacijos pateikimo dažnumą ir formą. Be to, gali būti generuojami ataskaitų tipai, atitinkantys automatizavimo užduotis. Be reguliarių ataskaitų, sudaromos ilgalaikės atskirų veiksnių ir situacijų stebėjimo ataskaitos.
Vidiniai šaltiniai gali būti skirstomi į pirminius ir antrinius. Prie pirminių šaltinių priskiriami tie, kuriuose fiksuojami konkretūs operatyviniai duomenys apie organizacijos veiklos rezultatus – tai apskaitos dokumentai, veiklos dokumentai ir kt. Pirminiai šaltiniai yra patikimiausi.
Antriniai dokumentai – tai apibendrinamojo, apibendrinamojo ir ataskaitinio pobūdžio tekstai, t.y. santraukos, ataskaitos, ataskaitos, analitinės pastabos, prognozės ir kt. Šiuose šaltiniuose dažniausiai pateikiami apibendrinti duomenys, tam tikros išvados ir rekomendacijos. Antriniai šaltiniai yra mažiau patikimi, nes juose yra daugiau iškraipymų. Informacijos iškraipymui įtakos gali turėti ne tik skaičiavimų ir išvadų klaidos, bet ir didelė sąmoningo iškraipymo tikimybė, siekiant paslėpti tam tikrus oficialius nutylėjimus, todėl tokio tipo šaltiniuose esančią informaciją reikia dar kartą patikrinti.
.5 Informacijos srautų organizavimas
Daugeliui valdymo problemų nustatyti ir išspręsti naudojama keliuose masyvuose pateikta informacija. Centrinė grandis organizuojant informacijos srautus yra jos judėjimo maršrutų ir cirkuliacijos tarp šaltinių ir vartotojų dažnio nustatymas.
Taigi informacijos išteklių vartojimo procesas įgyvendinamas informacijos srautų forma. Kuriant informacinę sistemą būtina racionaliai organizuoti informacijos srautus, taip pat didinti jų intensyvumą. Norint išspręsti šias problemas kuriant IS, rekomenduojama išanalizuoti informacijos srautus, kurie leidžia studijuoti esama sistema informacinio palaikymo organizavimas, sukuria pagrindą tolesniam informacijos srautų tobulėjimui ir optimizavimui. Informacijos srautų analizė atliekama dviem etapais:
) apžiūra;
) konstravimas ir analizė informacinis modelis atitinkama organizacija.
Kuriant valdymo sistemą remiamasi informacijos srautų ir dokumentų srautų tyrimų rezultatais, būdingais dalykinei sričiai, kurioje ši informacinė sistema kuriama. Šiuo metu nėra GOST ar norminės medžiagos, reglamentuojančios informacijos srautų tyrimą ir analizę kuriant IS. Tačiau šie klausimai atsispindi normatyvinėje medžiagoje apie automatizuoto valdymo sistemas (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 ir kt.), kurios gali būti naudojamos organizuojant darbą nagrinėjamais atvejais.
Analizuojant informacijos srautus, būtina atsižvelgti į informacijos judėjimą šiomis kryptimis:
Vertikaliai, t.y. pagal hierarchinius lygius. Vertikalių srautų išilgai didėjančios ir mažėjančios linijos analizė leidžia nustatyti tęstinumą, sutankinimą, vidurkį ir informacijos išvestį. Informacijos tęstinumo analizė išryškina skersinius rodiklius, einančius per visus valdymo lygius, ir išryškina tuos, kurie būdingi tam pačiam reiškiniui skirtingi lygiai, t.y. tampa įmanoma suvienodinti informaciją. Šios analizės išvados tampa pagrindu nustatant informacijos palaikymą įvairiais hierarchiniais lygmenimis.
Informacijos sutankinimo laipsnio analizė apibūdina nesvarbių rodiklių pašalinimo ir konkrečių sujungimo į bendruosius teisingumą. Taip yra dėl bendrų informacijos perdavimo į aukštesnį lygį modelių;
Horizontalus informacijos judėjimas. Pagrindinis tokios analizės tikslas – palyginti kūrimo ir sprendimų priėmimo schemą bei informacijos srautą, nes jos maršrutą lemia sprendimų kūrimo procesai. Labiausiai priimtinas informacijos maršrutų analizės metodas yra tinklo analizė, kai įvykiai yra konkrečių sprendimų priėmimas, o keliai yra informacijos srautas.
Analizės metu randami trumpiausi keliai, leidžiantys pateikti visus reikalingus sprendimus (aiškumo dėlei rekomenduojama sudaryti diagramą). Grafinė analizė suteikia gana išsamų vaizdą apie informacijos srautų racionalumą. Šiuo atveju būtina atsižvelgti į judėjimo tiesumą, ritmą, informacijos srautų specializaciją, srauto judėjimo tankumą (intensyvumą), lygiagretumą.
Informacijos srautų struktūra atskleidžiama analizuojant organizacijos struktūrą, dokumentų srauto struktūrą ir nedokumentuotos informacijos judėjimą.
.6 Pagrindiniai informacinių sistemų kūrimo klausimai
Pagrindiniai klausimai, su kuriais susiduria sistemos kūrėjas, pradėdamas galvoti apie pagrindinį informacijos masyvą, yra šie: kiek turi būti duomenų lygių; Ar informacinė sistema gali aptarnauti visus įmonės valdymo lygius su skirtingais informacijos poreikiais, naudodama vieną pagrindinių duomenų rinkinį?
Pavyzdžiui, komercinio banko UIS kasininkas turi turėti prieigą Detali informacija, susijusius su kiekviena sąskaita, t.y. į esamą likutį, čekių sumas ir kt. Tačiau tokia informacija nėra suinteresuota operatyvinio valdymo lygmeniu. Šio lygio vadovai domisi kaupiamąja paskyrų grupių informacija. O politikos formavimo lygmeniu vyresniesiems vadovams reikia dar platesnės informacijos apie paskolas, pajamas ir indėlių augimo prognozes. Taigi pagrindinis IS dizainerio uždavinys – stengtis integruoti pagrindinį duomenų rinkinį taip, kad juo galėtų naudotis visi įmonės ir jos padalinių valdymo lygiai.
Norint organizuoti informacijos masyvą, būtina apgalvoti tinkamą klasifikatorių. Masyve esanti informacija klasifikuojama pagal šiuos kriterijus:
) judėjimo kryptis;
) gavimo būdas;
) gavimo dažnumas;
) taikymo pobūdis valdymo procese.
Pagal judėjimo kryptį informacija skirstoma į:
)ateinantys;
)tarpinis (vidinis);
)išeinantis.
Pagal gavimo dažnumą jis skirstomas į:
)nuolat atvyksta;
)kasdien;
) kas savaitę;
)kas mėnesį ir kt.
Kiekvienai informacijos rūšiai nustatomi nurodyti laikotarpiai.
Atsižvelgiant į dalyvavimo valdymo procese pobūdį, informacija skirstoma į:
)norminis;
)informacija;
)planuota;
)analitinis (operatyvinis);
) ataskaitų teikimas.
3. Automatizuotos informacinės sistemos
.1 bendrosios charakteristikos AIS
AIS yra informacijos, ekonominių ir matematinių metodų ir modelių, techninių, programinių, technologinių priemonių ir specialistų visuma, skirta informacijai apdoroti ir valdymo sprendimams priimti.
AIS yra tarpusavyje susijęs duomenų, įrangos, programinės įrangos, personalo, standartų, procedūrų rinkinys, skirtas informacijai rinkti, apdoroti, platinti, saugoti ir išduoti pagal reikalavimus, kylančius iš organizacijos tikslų.
Funkcinės ir pagalbinės posistemės
Automatizuota informacinė sistema turi funkcines ir pagalbines posistemes.
Funkcinis posistemis užtikrina užduočių vykdymą ir informacinės sistemos paskirtį. Paprastai informacinėje sistemoje funkcinė dalis skirstoma į posistemes pagal funkcines charakteristikas:
.dalykinės veiklos lygis, pavyzdžiui, vadyba (aukštesnis, vidutinis, žemesnis);
.valdomų išteklių tipas (medžiaginis, darbo, finansinis ir kt.);
.taikymo sritis (bankininkystė, vertybinių popierių rinka ir kt.);
.valdymo funkcijos ir valdymo laikotarpis.
Pagalbinis posistemis apima „informacinę, techninę, matematinę, programinę, metodinę, organizacinę ir kalbinę pagalbą.
3.2 Ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo tikslai, uždaviniai ir lygiai
Visų organizacijų ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo tikslai, nepaisant jų organizacinių ir teisinių formų, yra gana panašūs ir yra tokie:
.organizacijos valdymo kokybės ir efektyvumo gerinimas gerinant biuro darbą;
.visų organizacijos struktūrinių padalinių, įskaitant geografiškai nutolusius, sujungimas į vieną biuro darbo ciklą;
.užtikrinti operatyvų ir tuo pačiu diferencijuotą prieigą prie organizacijos informacinių (dokumentacijos) išteklių;
.darbo ir laiko sąnaudų bei pridėtinių išlaidų mažinimas ir dėl to ekonominio efekto gavimas;
.padėti pamatus laipsniškam perėjimui prie elektroninių dokumentų valdymo įmonėje, dirbant ateičiai.
Pasiekti užsibrėžtus tikslus galima sprendžiant organizacijos ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo problemas, kurias sąlyginai galima susisteminti šiose srityse:
) Dokumentų rengimas ir įforminimas.
Šios srities automatizavimas leidžia pagerinti organizacijoje kuriamų dokumentų rengimo kokybę ir efektyvumą, suvienodinti dokumentų formą.
2) Dokumentų srauto organizavimas ir dokumentų įforminimas. Šios srities automatizavimas leidžia pašalinti informacijos apie dokumentą įvedimo darbų dubliavimą įvairiuose darbo su juo etapuose (supaprastinti registravimo procesą), sukuriant organizacijos dokumentinę bazę, sumažinti dokumentų praradimo tikimybę, supaprastinti organizacijos dokumentų srautą. (supaprastinti dokumentų perdavimo maršrutus), didinti atlikėjų darbo su dokumentais efektyvumą ir kokybę, sumažinti dokumentų įforminimo ir apdorojimo laiką, operatyviai informuoti darbuotojus apie gautus ir sukurtus dokumentus.
3) Dokumentų vykdymo kontrolės organizavimas.
Dokumentų vykdymo kontrolės automatizavimas leidžia greitai gauti informaciją apie bet kurio dokumento vykdymo būseną ir vietą, sekti dokumentų perdavimo organizacijos padaliniuose etapus nuo jų gavimo (sukūrimo) iki darbo pabaigos. su jais.
) Dokumentų saugojimo organizavimas, dokumentų paieškos sistema. Automatizavimas leidžia centralizuotai saugoti parengtų dokumentų tekstus elektroniniu formatu, jų grafinius vaizdus ir jiems skirtą medžiagą, organizuoti greitą paiešką, logiškai susieti su viena problema susijusius dokumentus, atlikti medžiagos atrankas pagal tematiką ar kitu pagrindu.
Kalbant apie būtinybę nustatyti ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo lygį kiekvienos konkrečios organizacijos atžvilgiu, turėtumėte nuspręsti, ką turėtų apimti ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimo procesas:
visa organizacija, įskaitant jos geografiškai nutolusius padalinius;
visa pagrindinė organizacijos buveinė;
daugybė struktūrų, aktyviai dalyvaujančių organizacijos dokumentų sraute (pavyzdžiui, personalo aptarnavimas + ikimokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimas + apskaita ir kt.);
už ikimokyklinio ugdymo įstaigos organizavimą atsakingos struktūros (administracija, ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba, sekretoriatas, biuras ir kt.);
specialios struktūros (apskaita, žmogiškieji ištekliai ir kt.)
Išvada
Šiame kursinis darbas apžvelgėme platų automatizuotų informacinių sistemų funkcijų spektrą. Iš viso to, kas išdėstyta aukščiau, galime daryti išvadą, kad automatizavimas reikšmingai keičia informacijos apdorojimo technologijas. Kompiuterizacijos sąlygomis visas informacijos srauto procesas susideda iš daugybės tarpusavyje susijusių rankinių ir automatizuotų operacijų, kurių kiekviena atliekama vienoje darbo vietoje. Pagrindinės informacijos apdorojimo technologinio proceso operacijos: pirminių duomenų rinkimas ir registravimas, įvedimas į sistemą, duomenų patikimumo stebėjimas, duomenų bazės kūrimas ir priežiūra, paieška ir apdorojimas pagal nurodytą algoritmą, duomenų generavimas ir išvedimas. galutinius rezultatus, apdorojimo rezultatus perduodant galutiniam vartotojui.
Deja, visoms aukščiau nurodytoms operacijoms tiksliai, greitai, efektyviai ir laiku atlikti nepakanka žmogiškųjų išteklių, o tai gali sukelti stagnaciją biuro valdymo srityje tiek vienos organizacijos viduje, tiek tarptautiniu mastu.
Be to, pasaulio rinkų ir tarptautinių organizacijų žlugimas taptų kliūtimi pasaulio pažangai.
Automatizuotos sistemos atlieka žmogaus darbą, tačiau verta pasakyti, kad nei viena automatizuota informacinė sistema neveiks be vadovaujančios Žmogaus rankos.
Bibliografija
1.Sistemų teorija ir sistemų analizė – V.N. Volkova, A.A. Denisovas, leidykla „Urayt“, 2013 m.
2.GOST 24.601-86
.SCRIBD ( Elektroninis šaltinis) - #"pateisinti">. InfoManagement (elektroninis išteklius) – #"justify">. Directum (elektroninis išteklius) - #"justify">. Valdymo informacijos palaikymas – Pamoka. Mazur L.M.
.Lawmix (elektroninis išteklius) - #"justify">. Lenservice (elektroninis išteklius). - http //www.lenservice.ru/.
.Informatika. Bazinis kursas- Simonovičius S.V. ir kt.- Sankt Peterburgas: Petras, 2005 m
.„Įmonės automatizavimas. Nuo ko pradėti?“, Ilja Kolomin, žurnalas „Baldų fabrikas“, Nr. 1-4“, 2006 m.
.Gagarina L.G., Kiselevas D.V., Fedotova E.L. Automatizuotų informacinių sistemų kūrimas ir eksploatavimas: vadovėlis.-M.: Leidykla "Forumas": INFRA-M, 2007 m.
.Golitsyna O.L., Maksimovas N.V., Popovas I.I. Duomenų bazės: vadovėlis. Nauda. - M.: „Forumas“: INFRA-M, 2007 m.
