» författare skickar sina verk i Microsoft Word-format. Alla artiklar granskas innan publicering, d.v.s. vi kontrollerar dem mot vår stilguide, som inkluderar krav på stil, terminologi och layout. Vi ger också rekommendationer för att förbättra strukturen och innehållet i artikeln. Vår dialog med författare genomförs med hjälp av Microsoft Word 2010 granskningsverktyg Den här artikeln beskriver hur detta händer.
Granskningsverktyg
Använd fliken Granska för att samarbeta i dokument i Word 2010. Vi använder två huvudfunktioner på det: korrigeringar och anteckningar.
Figur 1 - Rättelser och anteckningar på fliken Granska
Anteckningar används för att kommentera texten. Om en redaktör ser ett upprepat fel, lämnar han en lapp där han uppmanas att rätta till det överallt. Anteckningarna erbjuder också alternativa fraser som rekommenderas av redaktören. Dessutom ber vi ibland i anteckningarna om mer detaljer om en aspekt för att göra artikeln mer intressant, eller för att förkorta texten för att göra den lättare att förstå.
Rättelser tjänar till att göra ändringar i artikeln. Vi använder en revisionsspårningsmekanism, så att författaren kan se sin version av den redigerade texten tillsammans med de redaktionella ändringarna. En gjord rättelse innebär i regel att redaktören starkt rekommenderar författaren att acceptera den. Men alternativet att avvisa rättelsen kvarstår förstås. Vi använder oss främst av textredigering för att korrigera uppenbara fel – grammatiska och stilistiska (till exempel parafrasering av dåligt konstruerade eller långa meningar). Det finns också frekventa korrigeringar som förbättrar uppfattningen av texten, som att ersätta en lång lista med liknande objekt med en punktlista.
Recension genom en redaktörs ögon
Låt oss se hur dessa funktioner fungerar i praktiken när dokumentet är i en redaktörs kompetenta händer.
Anteckningar
Med anteckningar är allt väldigt enkelt. Du måste markera texten, klicka på knappen "Skapa anteckning" och lägga till din kommentar.
Figur 2 - Anmärkning till texten
Anteckningar finns i bildtexter, som som standard placeras i dokumentets högra marginal. Varje anteckning signeras automatiskt med initialerna för den användare som lämnade den. Alla dessa parametrar kan ändras, och detta kommer att diskuteras nedan.
Rättelser
Vid första anblicken finns det bara fyra knappar i Spårningsgruppen. Men var och en av dem öppnar en lista med ytterligare alternativ.
Figur 3 - Ändra spårnings- och patchalternativ
Korrigeringsspårning aktiveras genom att klicka på knappen "Rättelser", som omedelbart blir gyllene, vilket signalerar att läget är aktiverat. Det är här Word 2010 kommer ihåg alla infogningar och borttagningar, samt ändringar av dokumentformatering. Om du klickar längst ned på knappen öppnas ytterligare en meny, vars första alternativ aktiverar eller inaktiverar spårning.
Genom att klicka på knappen Revisionsalternativ kan du anpassa utseendet på dina redigeringar – färger, linjetyper, dokumentlayout. Placeringen av anteckningar kan också justeras här - du kan placera dem i dokumentets vänstra marginal och ställa in bredden på förklaringarna, samt stänga av visningen av raderna som förbinder dem med texten.
Alla korrigeringar är associerade med användarnamnet, som ställs in i de personliga inställningarna i Word 2010. Knappen "Ändra användare" leder direkt till dem.
Figur 4 - Användarens personliga parametrar
Anteckningar, som du har sett, använder initialer, men raderingar och infogningar använder hela namnet.
När ett dokument har många korrigeringar blir det mycket svårare att läsa eftersom som standard visas både originaltexten och den korrigerade texten.
Figur 5 - Korrigerad text är markerad i rött som standard
Den slutliga versionen skulle vara mycket mer tilltalande för redaktörens öga, eller hur? Och en sådan möjlighet finns. För att göra det lättare att läsa har Word 2010 fyra lägen.
Figur 6 - Visningslägen för det korrigerade dokumentet
För att inte gå vilse i redigeringarna aktiverar redigeraren läget "Ändrat dokument". I det här fallet upphör alla textkorrigeringsindikatorer och bildtexter omedelbart att visas. Om redaktören, trött på många korrigeringar, fortfarande blir förvirrad, kan han alltid växla till läget "Källdokument" och se vad som ursprungligen skrevs där.
Förutom dokumentläget kan du flexibelt anpassa visningen av korrigeringar i bildtexter. Knappen Visa korrigeringar öppnar en lista över alla möjliga korrigeringar som Word 2010 visar som standard.
Figur 7 - Konfigurera visningen av korrigeringar och anteckningar
Jag stänger till exempel ofta av visningen av redigeringar (formatering och tillägg och raderingar), men låter anteckningarna vara på. Observera att du enkelt kan välja redigeringar och kommentarer från endast en specifik granskare.
Ett annat element i "Spårning"-gruppen är knappen "Kontrollera område". Precis som korrigeringsknappen får den en gyllene färg när området är påslaget, även om det är svårt att missa. Den är bekväm att använda i kombination med dokumentvisning och korrigeringslägen.
Figur 8 - Verifieringsområdet kan visas till vänster eller längst ned
Till exempel, i figur 8 kan du se att läget "Ändrat dokument" är valt. Den visar inte korrigeringar och kommentarer i bildtexter. Men när du lägger till en kommentar öppnas en granskningsruta automatiskt som visar alla redigeringar baserat på inställningarna som anges i knappen Visa ändringar. Jag har stängt av visningen av formateringsredigeringar, så endast kommentarer, borttagningar och infogningar visas.
Figur 9 - Granskningsområde med en sammanfattning av korrigeringar. För att ändra dess skala, klicka
Sammanfattningen visar det totala antalet korrigeringar, men observera att beräkningen görs "med filter". Detta påminner mig om att vissa korrigeringar inte visas. Eftersom det inte finns några formateringsfall registrerade kan jag gissa att de är inaktiverade utan att klicka på knappen "Visa korrigeringar". Du kan öka det användbara området för visningsområdet genom att dölja statistik med hjälp av pilknappen i det övre högra hörnet.
Enligt min åsikt skulle sammanfattningen bli bekvämare om det var möjligt att dölja eller visa olika korrigeringar direkt i den, utan att behöva en "Visa korrigeringar"-knapp på bandet. Visningen av infogningar och borttagningar kombineras dock, så gränssnittet skulle vara icke-trivialt.
Detta avslutar berättelsen om möjligheterna att recensera genom en redaktörs ögon. Granskaren har tillräckligt med medel för att rätta dokumentet och förmedla till författaren sina önskemål om dess innehåll och utformning. Låt oss nu se vad författaren kommer att göra när han får en recension av sin artikel.
Recension genom författarens ögon
När författaren öppnar ett dokument med redaktionella ändringar och anteckningar kan författaren uppleva ett brett spektrum av känslor - från djup tillfredsställelse till fullständig chock. Detta beror delvis på redaktörens kräsenhet, men i högre grad på kvaliteten på originalartikeln som författaren skickar. Om det inte var särskilt framgångsrikt kan bilden i varje stycke vara densamma som i figur 10.
Figur 10 - Fragment av ett dokument med många redigeringar
För att snabbt föra tankarna till materialet måste författaren acceptera två postulat. För det första är redaktören den slutliga auktoriteten, så det är ingen mening att argumentera med honom om varje redigering (även om du måste kunna försvara din åsikt). För det andra kommer redaktören inte att slösa tid på att göra redigeringar om de inte förbättrar artikeln. När allt kommer omkring är en av de gyllene reglerna för granskning att bara göra de förändringar som gör materialet bättre.
Uppskatta mängden arbete och välja ett läge för att visa dokumentet
När det är få redaktionella ändringar krävs minimal ansträngning från författaren, så ordningen på åtgärder spelar egentligen ingen roll. Om det är många redigeringar ser dokumentet helt oläsligt ut. Men misströsta inte. Först och främst måste du uppskatta mängden arbete, d.v.s. avgöra hur många ändringar redigeraren gjorde i dokumentet. Verifieringsområdet hjälper till med detta.
Sammanfattningen (Figur 9 ovan) visar att många korrigeringar har gjorts i dokumentet, och 19 anteckningar har lagts till. I det här fallet är det bättre att visa dokumentet som redaktören såg det.
Figur 11 - Visar det ändrade dokumentet endast med anteckningar
Istället för vyn "Ändrat dokument" kan du använda vyn "Ändrat dokument: Visa revisioner" - då kommer alla korrigeringar och kommentarer att visas som förklaringar. Det är med anteckningarna, där redaktören uttrycker sina önskemål om dokumentet, som arbetet bör påbörjas, och rättelser kan lämnas till efterrätt.
Anteckningar
Varje anteckning måste behandlas individuellt. Det enklaste sättet är att använda noternavigering och därigenom slå två flugor i en smäll.
Figur 12 - Noteravigering
För det första snabbar det upp rörelsen genom dokumentet, och för det andra minskar sannolikheten att missa en viktig anteckning avsevärt. Jag noterar att du kan navigera från anteckning till anteckning med den nya Office 2010-sökningen, men det blir en separat historia.
När en anteckning gäller revidering av en artikel kan du hålla med om den och göra nödvändiga ändringar i dokumentet, eller inte hålla med och förklara din ståndpunkt. Ofta är det meningsfullt att svara på en redaktörsanteckning så att det är tydligt vad författaren gjorde när du tittar på nästa revidering av dokumentet. För att göra detta klickar du helt enkelt på anteckningen och sedan på knappen Ny anteckning i panelen. I det här fallet indikerar Microsoft Word tydligt förhållandet mellan anteckningarna.
Figur 13 - Svara på anteckning
Som du kan se i figur 13 leder båda anteckningarna till samma markerade textstycke. Förutom, VS 27R 26 i ett svarsmeddelande betyder: "Not 27 lämnat av VS som svar på not 26 från A" (R - betyder svar, d.v.s. svar).
Kommentarer som inte kräver ett svar kan raderas med motsvarande post i kommentarskontextmenyn eller knappen "Radera" på menyfliksområdet (fig. 12), som kan användas för att radera alla kommentarer på en gång. När du är klar med anteckningarna kan du gå vidare till korrigeringarna.
Rättelser
Det finns två typer av korrigeringar:
- Tillägg och strykningar kombineras inte av en slump (fig. 7 eller 11), eftersom dessa är länkar i en kedja. Föreställ dig att redaktören ordnade om delar av meningen, först klippte ut en text och sedan infogade den. I det här fallet registreras två korrigeringar - först raderingen och sedan tillägget.
- Formatering inkluderar att ändra teckensnittstyp och storlek, konvertera till listor och alla andra funktioner i grupperna Teckensnitt, Stycke och Stilar på fliken Hem.
Arbete med ändringar i artikeltexten utförs i analogi med anteckningar - du kan navigera från en korrigering till en annan. Den enda skillnaden är att rättelser kan accepteras eller avvisas.
Figur 14 - Rättelser kan accepteras och förkastas, och även flyttas från en till en annan
Knapparna Acceptera och Avvisa gör lite mer än vad deras korta namn antyder. När du väl vidtar en åtgärd flyttar de dig automatiskt till nästa anteckning, vilket är väldigt bekvämt. Det finns dock inget sådant alternativ i anteckningens snabbmeny.
För att förenkla ditt arbete och lätta på bördan på ditt dokument, kan formateringsändringar säkert anförtros åt redaktören. Det räcker att endast aktivera deras visning med knappen "Visa korrigeringar" (Fig. 11), och klicka sedan på den nedre delen av knappen "Acceptera" och tillämpa alla visade ändringar (Fig. 14). Som du kan se får möjligheten att anpassa visningen av korrigeringar ytterligare betydelse.
Nu när du har återställt borttagningar och korrigeringar kan du gå igenom dem snabbare upp och ner i dokumentet. Om du snabbt behöver jämföra den korrigerade texten med originalet kan du byta till läget "Källdokument". Det är inte nödvändigt att acceptera korrigeringar en i taget. Det är lättare att titta igenom dem och förkasta dem som du inte håller med om, och sedan acceptera alla de återstående på en gång (bild 14).
Slutsats
Som avslutning på denna artikel vill jag betona att granskning inte alls är en konfrontation mellan författare och redaktör, utan ett sätt att arbeta tillsammans i ett dokument. I det här fallet förbättras artikeln, och båda sidor gynnas. Genom att noggrant läsa artikeln vidgar redaktören, villigt eller ovilligt, sina vyer. Och även om det inte finns någon omedelbar praktisk tillämpning av denna kunskap, kommer informationen ihåg, och vid behov kan du alltid återvända till artikeln. För nya skribenter är en bra recension mycket värdefull eftersom den öppnar dina ögon för olika brister i ditt skrivande, vare sig det är artikelns struktur eller presentationsstilen. Och en erfaren författare kommer aldrig att tacka nej till möjligheten att titta på sitt verk genom en kompetent recensents ögon.
Så alla kommentarer har beaktats och rättelser har accepterats. Är artikeln klar? Ta dig tid och kontrollera din stavning. Efter många korrigeringar kan problem uppstå och det skadar inte att se till att texten är korrekt igen. Stavningskontroll kommer att diskuteras i nästa artikel.
Du fick ditt dokument via post från din chef, skickat för godkännande, och det fanns några korrigeringar, överkorsningar och anteckningar. Vad är detta, och hur kan vi nu föra dokumentet till mänsklig form?
Faktum är att din chef arbetade med det här dokumentet i redigeringsläge, och nu är din uppgift att ta hänsyn till hans kritiska kommentarer (chefens åsikt måste respekteras!).
Vi har redan diskuterat hur man aktiverar redigeringsläge i artikeln. Låt oss nu lära oss hur man arbetar i det.
Vår uppgift är att granska alla korrigeringar och kommentarer som gjorts, acceptera dem eller avvisa dem. När dokumentet rensas från flerfärgade märken som ett resultat av dessa åtgärder, måste du stänga av redigeringsläget och spara dokumentet.
Hur man arbetar med ett redigerat dokument i Word 2007
Alla verktyg vi behöver finns på fliken "Granska" på topppanelen.
Placera markören i början av dokumentet och klicka på knappen i gruppen "Ändringar".
Vi kommer att få se den första fixen. Vi studerar det noggrant och, om vi håller med, klickar vi på knappen "Acceptera" och om inte, "Avvisa" (liten knapp med ett kryss). 
I båda fallen går vi vidare till nästa fix. Efter att ha bearbetat hela dokumentet på detta sätt och gjort alla nödvändiga korrigeringar, tryck på knappen "Rättelser" så att det blir inaktivt och spara dokumentet i en redigerad form.
Hur man gör detta i Word 2003
Först och främst måste du öppna granskningspanelen från menyn Visa. 
Och sedan arbetar vi med den här panelen, precis som i Word 2007, och flyttar från en korrigering till en annan. 
Erövra Word och vi ses igen!
Många Word-användare vet hur man använder redigeringsläget. Detta läge är ganska populärt i redaktionella kretsar, när det resulterande arbetet måste skickas för revision, vilket indikerar alla brister. Och om du fortfarande är en oerfaren användare, så kanske du inte vet hur man tar bort korrigeringsområdet i Word, eller så vet inte författaren själv. I alla fall kommer vi i den här artikeln att titta på hur man gör detta i detalj. Nämligen hur man accepterar ändringar och hur man tar bort kommentarer.
Vi accepterar ändringar
Innan du pratar om hur du tar bort ett område måste du först bekanta dig med verktygsfältet. På fliken "Granska" är du bara intresserad av en grupp - "Ändringar". Det är här du hittar verktygen som hjälper dig att säga adjö till området för korrigeringar i dokumentet.
Så du har ett dokument framför dig som har redigerats med hjälp av korrigeringsverktyget. Du förstår att du behöver korrigera texten och vill ta bort granskarens kommentarer. För att göra detta, klicka på knappen "Nästa" i verktygsgruppen "Rättelser". Du kommer att tas till den första kommentaren. Det finns två alternativ: du kan klicka på knappen "Acceptera" eller knappen "Avvisa".
Efter att ha klickat på "Acceptera"-knappen kommer ändringarna som gjorts av redaktören att accepteras och texten kommer att korrigeras. Om du inte håller med kommentarerna och vill lämna texten densamma, klicka sedan på knappen "Avvisa" så att textkorrigeringen (Word) inte inträffar.
Så, metodiskt, en efter en, radera anteckningen, acceptera den eller, omvänt, avvisa den.
Vi accepterar alla ändringar omedelbart
Så vi har redan listat ut hur man tar bort korrigeringsområdet i Word genom att steg-för-steg acceptera eller avvisa kommentarer, men vad händer om alla kommentarer i texten är lämpliga och du vill acceptera dem alla direkt. Eller avvisa dem alla på en gång. Lyckligtvis kan detta göras.
För att omedelbart acceptera alla ändringar måste du klicka på pilen i verktygsgruppen "Ändringar", som finns under knappen "Acceptera" och välj "Acceptera alla ändringar" från rullgardinsmenyn.
Om du omedelbart vill avvisa dem, måste du göra samma manipulationer med knappen "Avvisa".
Ta bort anteckningar
Slutligen kommer vi att berätta hur du tar bort korrigeringsområdet i Word om kommentarer gjordes av andra användare. Summan av kardemumman är att i det här fallet fungerar inte ovanstående metoder.
Detta är dock lika enkelt att göra. Du behöver bara välja den anteckning som du vill ta bort, och i verktygsgruppen "Anteckningar", klicka på knappen "Ta bort".
» författare skickar sina verk i Microsoft Word-format. Alla artiklar granskas innan publicering, d.v.s. vi kontrollerar dem mot vår stilguide, som inkluderar krav på stil, terminologi och layout. Vi ger också rekommendationer för att förbättra strukturen och innehållet i artikeln. Vår dialog med författare genomförs med hjälp av Microsoft Word 2010 granskningsverktyg Den här artikeln beskriver hur detta händer.
Granskningsverktyg
Använd fliken Granska för att samarbeta i dokument i Word 2010. Vi använder två huvudfunktioner på det: korrigeringar och anteckningar.
Figur 1 – Rättelser och anteckningar på fliken Granska
Anteckningar används för att kommentera texten. Om en redaktör ser ett upprepat fel, lämnar han en lapp där han uppmanas att rätta till det överallt. Anteckningarna erbjuder också alternativa fraser som rekommenderas av redaktören. Dessutom ber vi ibland i anteckningarna om mer detaljer om en aspekt för att göra artikeln mer intressant, eller för att förkorta texten för att göra den lättare att förstå.
Rättelser tjänar till att göra ändringar i artikeln. Vi använder en revisionsspårningsmekanism, så att författaren kan se sin version av den redigerade texten tillsammans med de redaktionella ändringarna. En gjord rättelse innebär i regel att redaktören starkt rekommenderar författaren att acceptera den. Men alternativet att avvisa rättelsen kvarstår förstås. Vi använder oss främst av textredigering för att korrigera uppenbara fel – grammatiska och stilistiska (till exempel parafrasering av dåligt konstruerade eller långa meningar). Det finns också frekventa korrigeringar som förbättrar uppfattningen av texten, som att ersätta en lång lista med liknande objekt med en punktlista.
Recension genom en redaktörs ögon
Låt oss se hur dessa funktioner fungerar i praktiken när dokumentet är i en redaktörs kompetenta händer.
Anteckningar
Med anteckningar är allt väldigt enkelt. Du måste markera texten, klicka på knappen "Skapa anteckning" och lägga till din kommentar.
Figur 2 – Anmärkning till texten
Anteckningar finns i bildtexter, som som standard placeras i dokumentets högra marginal. Varje anteckning signeras automatiskt med initialerna för den användare som lämnade den. Alla dessa parametrar kan ändras, och detta kommer att diskuteras nedan.
Rättelser
Vid första anblicken finns det bara fyra knappar i Spårningsgruppen. Men var och en av dem öppnar en lista med ytterligare alternativ.
Figur 3 – Ändra spårnings- och patchalternativ
Korrigeringsspårning aktiveras genom att klicka på knappen "Rättelser", som omedelbart blir gyllene, vilket signalerar att läget är aktiverat. Det är här Word 2010 kommer ihåg alla infogningar och borttagningar, samt ändringar av dokumentformatering. Om du klickar längst ned på knappen öppnas ytterligare en meny, vars första alternativ aktiverar eller inaktiverar spårning.
Genom att klicka på knappen Revisionsalternativ kan du anpassa utseendet på dina redigeringar – färger, linjetyper, dokumentlayout. Här kan du också konfigurera platsen för anteckningar - du kan placera dem i dokumentets vänstra marginal och ställa in bredden på förklaringarna, samt stänga av visningen av rader som förbinder dem med texten.
Alla korrigeringar är associerade med användarnamnet, som ställs in i de personliga inställningarna i Word 2010. Knappen "Ändra användare" leder direkt till dem.
Figur 4 – Användarens personliga parametrar
Anteckningar, som du har sett, använder initialer, men raderingar och infogningar använder hela namnet.
När ett dokument har många korrigeringar blir det mycket svårare att läsa eftersom som standard visas både originaltexten och den korrigerade texten.
Figur 5 – Korrigerad text är markerad i rött som standard
Den slutliga versionen skulle vara mycket mer tilltalande för redaktörens öga, eller hur? Och en sådan möjlighet finns. För att göra det lättare att läsa har Word 2010 fyra lägen.
Figur 6 – Visningslägen för det korrigerade dokumentet
För att inte gå vilse i redigeringarna aktiverar redigeraren läget "Ändrat dokument". I det här fallet upphör alla textkorrigeringsindikatorer och bildtexter omedelbart att visas. Om redaktören, trött på många korrigeringar, fortfarande blir förvirrad, kan han alltid växla till läget "Källdokument" och se vad som ursprungligen skrevs där.
Förutom dokumentläget kan du flexibelt anpassa visningen av korrigeringar i bildtexter. Knappen Visa korrigeringar öppnar en lista över alla möjliga korrigeringar som Word 2010 visar som standard.
Figur 7 – Konfigurera visningen av korrigeringar och anteckningar
Jag stänger till exempel ofta av visningen av redigeringar (formatering och tillägg och raderingar), men låter anteckningarna vara på. Observera att du enkelt kan välja redigeringar och kommentarer från endast en specifik granskare.
Ett annat element i "Spårning"-gruppen är knappen "Kontrollera område". Precis som korrigeringsknappen får den en gyllene färg när området är påslaget, även om det är svårt att missa. Den är bekväm att använda i kombination med dokumentvisning och korrigeringslägen.
Figur 8 – Verifieringsområdet kan visas till vänster eller längst ned
Till exempel, i figur 8 kan du se att läget "Ändrat dokument" är valt. Den visar inte korrigeringar och kommentarer i bildtexter. Men när du lägger till en kommentar öppnas en granskningsruta automatiskt som visar alla redigeringar baserat på inställningarna som anges i knappen Visa ändringar. Jag har stängt av visningen av formateringsredigeringar, så endast kommentarer, borttagningar och infogningar visas.
Figur 9 – Granskningsområde med en sammanfattning av korrigeringar. För att ändra dess skala, klicka
Sammanfattningen visar det totala antalet korrigeringar, men observera att beräkningen görs "med filter". Detta påminner mig om att vissa korrigeringar inte visas. Eftersom det inte finns några formateringsfall registrerade kan jag gissa att de är inaktiverade utan att klicka på knappen "Visa korrigeringar". Du kan öka det användbara området för visningsområdet genom att dölja statistik med hjälp av pilknappen i det övre högra hörnet.
Enligt min åsikt skulle sammanfattningen bli bekvämare om det var möjligt att dölja eller visa olika korrigeringar direkt i den, utan att behöva en "Visa korrigeringar"-knapp på bandet. Visningen av infogningar och borttagningar kombineras dock, så gränssnittet skulle vara icke-trivialt.
Detta avslutar berättelsen om möjligheterna att recensera genom en redaktörs ögon. Granskaren har tillräckligt med medel för att rätta dokumentet och förmedla till författaren sina önskemål om dess innehåll och utformning. Låt oss nu se vad författaren kommer att göra när han får en recension av sin artikel.
Recension genom författarens ögon
När författaren öppnar ett dokument med redaktionella ändringar och anteckningar kan författaren uppleva ett brett spektrum av känslor - från djup tillfredsställelse till fullständig chock. Detta beror delvis på redaktörens kräsenhet, men i högre grad på kvaliteten på originalartikeln som författaren skickar. Om det inte var särskilt framgångsrikt kan bilden i varje stycke vara densamma som i figur 10.
Figur 10 – Fragment av ett dokument med många redigeringar
För att snabbt föra tankarna till materialet måste författaren acceptera två postulat. För det första är redaktören den slutliga auktoriteten, så det är ingen mening att argumentera med honom om varje redigering (även om du måste kunna försvara din åsikt). För det andra kommer redaktören inte att slösa tid på att göra redigeringar om de inte förbättrar artikeln. När allt kommer omkring är en av de gyllene reglerna för granskning att bara göra de förändringar som gör materialet bättre.
Uppskatta mängden arbete och välja ett läge för att visa dokumentet
När det är få redaktionella ändringar krävs minimal ansträngning från författaren, så ordningen på åtgärder spelar egentligen ingen roll. Om det är många redigeringar ser dokumentet helt oläsligt ut. Men misströsta inte. Först och främst måste du uppskatta mängden arbete, d.v.s. avgöra hur många ändringar redigeraren gjorde i dokumentet. Verifieringsområdet hjälper till med detta.
Sammanfattningen (Figur 9 ovan) visar att många korrigeringar har gjorts i dokumentet, och 19 anteckningar har lagts till. I det här fallet är det bättre att visa dokumentet som redaktören såg det.
Figur 11 – Visar det ändrade dokumentet endast med anteckningar
Istället för vyn Modifierat dokument kan du använda vyn Modifierat dokument: Visa revisioner för att visa alla ändringar och kommentarer som förklaringar. Det är med anteckningarna, där redaktören uttrycker sina önskemål om dokumentet, som arbetet bör påbörjas, och rättelser kan lämnas till efterrätt.
Anteckningar
Varje anteckning måste behandlas individuellt. Det enklaste sättet är att använda noternavigering och därigenom slå två flugor i en smäll.
Figur 12 – Noteravigering
För det första snabbar det upp rörelsen genom dokumentet, och för det andra minskar sannolikheten att missa en viktig anteckning avsevärt. Jag noterar att du kan navigera från anteckning till anteckning med den nya Office 2010-sökningen, men det blir en separat historia.
När en anteckning gäller revidering av en artikel kan du hålla med om den och göra nödvändiga ändringar i dokumentet, eller inte hålla med och förklara din ståndpunkt. Ofta är det meningsfullt att svara på en redaktörsanteckning så att det är tydligt vad författaren gjorde när du tittar på nästa revidering av dokumentet. För att göra detta klickar du helt enkelt på anteckningen och sedan på knappen Ny anteckning i panelen. I det här fallet indikerar Microsoft Word tydligt förhållandet mellan anteckningarna.
Figur 13 – Svar på anteckning
Som du kan se i figur 13 leder båda anteckningarna till samma markerade textstycke. Förutom, VS 27R 26 i en svarsnota betyder: "Not 27 lämnat av VS som svar på not 26 från A" (R betyder svar, d.v.s. svar).
Kommentarer som inte kräver ett svar kan raderas med motsvarande post i kommentarskontextmenyn eller knappen "Radera" på menyfliksområdet (fig. 12), som kan användas för att radera alla kommentarer på en gång. När du är klar med anteckningarna kan du gå vidare till korrigeringarna.
Rättelser
Det finns två typer av korrigeringar:
- Tillägg och strykningar kombineras inte av en slump (fig. 7 eller 11), eftersom dessa är länkar i en kedja. Föreställ dig att redaktören ordnade om delar av meningen, först klippte ut en text och sedan infogade den. I det här fallet registreras två korrigeringar - först raderingen och sedan tillägget.
- Formatering inkluderar att ändra teckensnittstyp och storlek, konvertera till listor och alla andra funktioner i grupperna Teckensnitt, Stycke och Stilar på fliken Hem.
Arbete med ändringar i artikeltexten utförs i analogi med anteckningar - du kan navigera från en korrigering till en annan. Den enda skillnaden är att rättelser kan accepteras eller avvisas.
Figur 14 - Rättelser kan accepteras och förkastas, och även flyttas från en till en annan
Knapparna Acceptera och Avvisa gör lite mer än vad deras korta namn antyder. När du väl vidtar en åtgärd flyttar de dig automatiskt till nästa anteckning, vilket är väldigt bekvämt. Det finns dock inget sådant alternativ i anteckningens snabbmeny.
För att förenkla ditt arbete och lätta på bördan på ditt dokument, kan formateringsändringar säkert anförtros åt redaktören. Det räcker att endast aktivera deras visning med knappen "Visa korrigeringar" (Fig. 11), och klicka sedan på den nedre delen av knappen "Acceptera" och tillämpa alla visade ändringar (Fig. 14). Som du kan se får möjligheten att anpassa visningen av korrigeringar ytterligare betydelse.
Nu när du har återställt borttagningar och korrigeringar kan du gå igenom dem snabbare upp och ner i dokumentet. Om du snabbt behöver jämföra den korrigerade texten med originalet kan du byta till läget "Källdokument". Det är inte nödvändigt att acceptera korrigeringar en i taget. Det är lättare att titta igenom dem och förkasta dem som du inte håller med om, och sedan acceptera alla de återstående på en gång (bild 14).
Slutsats
Som avslutning på denna artikel vill jag betona att granskning inte alls är en konfrontation mellan författare och redaktör, utan ett sätt att arbeta tillsammans i ett dokument. I det här fallet förbättras artikeln, och båda sidor gynnas. Genom att noggrant läsa artikeln vidgar redaktören, villigt eller ovilligt, sina vyer. Och även om det inte finns någon omedelbar praktisk tillämpning av denna kunskap, kommer informationen ihåg, och vid behov kan du alltid återvända till artikeln. För nya skribenter är en bra recension mycket värdefull eftersom den öppnar dina ögon för olika brister i ditt skrivande, vare sig det är strukturen på artikeln eller presentationsstilen. Och en erfaren författare kommer aldrig att tacka nej till möjligheten att titta på sitt verk genom en kompetent recensents ögon.
Så alla kommentarer har beaktats och rättelser har accepterats. Är artikeln klar? Ta dig tid och kontrollera din stavning. Efter många korrigeringar kan problem uppstå och det skadar inte att se till att texten är korrekt igen. Stavningskontroll kommer att diskuteras i nästa artikel.
Recension klicka på knappen Registrerar ändringar.Raderar registrerade ändringar
Viktig: Inspelade ändringar visas när du öppnar dokumentet. Om på fliken Recension Välj ett alternativ Inga fixar (Alla fixar > Inga fixar), kommer den slutliga versionen av dokumentet att visas, men ändringar kommer att döljas tillfälligt. De raderas inte och kommer att visas igen nästa gång du öppnar dokumentet. Om du vill ta bort korrigeringarna permanent accepterar eller avvisar du dem.
Recension klicka på knappen Ytterligare och välj Acceptera eller Avvisa.Acceptera och välj ett lag Acceptera alla korrigeringar.
Ta bort anteckningar
Recension > Radera.
Recension Radera och välj kommandot.
Råd: Det rekommenderas att du startar Document Inspector innan du sparar den slutliga versionen av ditt dokument. Det här verktyget söker efter inspelade ändringar och kommentarer, dold text, författarnamn i dokumentegenskaper och annan information som inte är avsedd att vara allmänt tillgänglig. För att starta Document Inspector, på Fil gå till avsnittet Intelligens och välj Felsökning, och då - Dokumentinspektör.
ytterligare information
Inaktiverar ändringsloggning
Ändringsloggning är inaktiverad på samma sätt som den är aktiverad.
Recension klicka på knappen Registrerar ändringar.
Raderar registrerade ändringar
Ta nu bort alla korrigeringar permanent från dokumentet. Detta kan endast göras genom att acceptera eller förkasta ändringarna och ta bort kommentarerna.
Viktig: Inspelade ändringar visas när du öppnar dokumentet. Om du väljer alternativet Inga fixar, kommer den slutliga versionen av dokumentet att visas, men ändringar kommer att döljas tillfälligt. De raderas inte och kommer att visas igen nästa gång du öppnar dokumentet. Om du vill ta bort korrigeringarna permanent accepterar eller avvisar du dem.
Recension klicka på knappen Ytterligare och välj Acceptera eller Avvisa.
Word sparar eller tar bort ändringen och går sedan vidare till nästa. För att acceptera alla ändringar på en gång, klicka på pilen bredvid knappen Acceptera och välj ett lag Acceptera alla korrigeringar.
Ta bort anteckningar
För att ta bort kommentarer från ditt dokument, ta bort dem.
Klicka på anteckningen och välj Recension> Radera.
För att ta bort alla kommentarer på en gång, klicka på kommentaren och klicka sedan på Recension klicka på pilen bredvid knappen Radera och välj ett lag Ta bort alla kommentarer i ett dokument.
