Спільний доступ до Microsoft Excelдає можливість працювати з одним файлом відразу кільком користувачам. Десять двадцять чоловік на різних комп'ютерах одночасно вносять якісь дані в один документ. Де є певна інформація, працюють певні формули.
"Головний користувач" має можливість відстежувати дії робочої групи, додавати/вилучати учасників, редагувати суперечливі зміни. Як налаштувати спільну роботу в Excel.
Особливості роботи із загальним файлом
У книзі Excel із спільним доступом не всі завдання можна виконувати.
Не можна:
- Створювати таблиці Excel.
- Створювати, змінювати чи переглядати сценарії.
- Видаляти листи.
- Об'єднувати чи розділяти осередки.
- Працювати з XML-даними (імпортувати, додавати, оновлювати, видаляти тощо).
Вихід: вимкнути загальний доступ– виконати заборонене завдання – знову увімкнути доступ.
Спільне користування обмежує для учасників ще ряд завдань:
| Неприпустимо | Реально |
| Вставляти чи видаляти групу осередків | Додавати рядок або стовпець |
| Додавати чи змінювати умовні формати | Працювати з існуючими форматами |
| Увімкнути або змінювати інструмент «Перевірка даних» | Працювати з існуючими налаштуваннями перевірки |
| Створювати чи редагувати діаграми, зведені звіти | Працювати з наявними діаграмами та зведеними таблицями |
| Вставляти або редагувати малюнки та графічні об'єкти | Переглядати наявні малюнки та графічні об'єкти |
| Вставляти або змінювати гіперпосилання | Перейти за наявними гіперпосиланнями |
| Призначати, редагувати чи видаляти паролі | Існуючі паролі функціонують |
| Ставити або знімати захист аркушів та книг | Існуючий захист працює |
| Групувати, структурувати дані; вставляти підрівні | Працювати з наявними групами, структурами та підрівнями |
| Записувати, змінювати або переглядати макроси | Запускати наявні макроси, які пов'язані з недоступними завданнями |
| Змінювати чи видаляти формули масиву | Користуватися існуючими формулами |
| Додавати у форму даних нову інформацію | Шукати інформацію у формі даних |
Як зробити спільний доступ до файлу Excel?
Спочатку визначаємо, яку книгу ми "відкриємо" для редагування одразу кількома учасниками. Створюємо новий файлта наповнюємо його інформацією. Або відкриваємо існуючий.
Увага! Не можна використовувати для збереження спільного файлу веб-сервер.
Відкриття книги із спільним доступом
Усі. Можна редагувати інформацію, вводити нову. Після роботи – зберегти.
При відкритті книги Excel із спільним доступом до файлу з'являється запис «Файл заблокований». Зберегти не вдається. Під час наступного відкриття виявляється, що спільний доступ вимкнено. Можливі причинипроблеми:
- Одну й ту саму частину документа редагують кілька користувачів. Наприклад, вбивають різні дані в одну комірку. Виникає блокування.
- Під час користування спільним файлом ведеться журнал змін (хто входив, коли робив). Книжка збільшується. Починає "глючити".
- Видалили когось із користувачів, але поки що йому не сказали про це. Тоді блокування може з'явитися лише на комп'ютері.
Що можна зробити, якщо спільний доступ до файлу заблоковано:
- Почистити або видалити журнал змін.
- Очистити вміст файлу.
- Скасувати, а потім знову активувати спільний доступ.
- Відкрити книгу xls у OpenOffice. І знову зберегти її в xls.
Помічено, що запис «Файл заблокований» рідше з'являється у новітніх версіях Excel.
Як видалити користувача
Перед видаленням перевірте, чи користувачі закінчили роботу з файлом.
Як вимкнути режим спільного доступу до Excel
Щоб вимкнути спільний доступ до файлу Excel, на вкладці «Рецензування» натиснути «Доступ до книги» та зняти галочку навпроти «Дозволити змінювати файл кільком користувачам».
У списку має залишитися один користувач – Ви.
Після запуску Excel відкривається вікно з порожньою книгою. За замовчуванням документу надається ім'я - Книга1(Book1). Нове ім'я задається користувачем.
Мал. 13.8. Область завдань Створення книги
Документ можна створити такими способами:
- вибрати в меню Файл(File) команду Створити(New). У сфері завдань Створення книги(New Workbook) клацнути мишею потрібне гіперпосилання (рис. 13.8). Посилання в області завдань дозволяють використовувати для створення книги чисту книгу, шаблони на комп'ютері, шаблони на веб-сайтах. Якщо зберегти книгу як шаблон, можна створити нову книгу з тим же форматуванням і стилями, відкривши даний шаблон. (Використання шаблону під час створення документа розглянуто у розділі 9);
- натиснути кнопку Створити(New) Панелі інструментів Стандартна. Кнопка розташована на лівому краю панелі та дозволяє створити новий документ, що базується на шаблоні Звичайний. Кнопку дублюють клавіші CTRL + т (CTRL+N).
За промовчанням шаблон книги має назву Book.xlt. (Призначення шаблону розглянуто у розділі 9, у розділі "Використання шаблона під час створення документа".) Шаблони можна створювати як книжок, так окремих листів. Для стандартних аркушів використовується шаблон Sheet.xlt. Щоб змінити вигляд книги Excel, що відкривається за замовчуванням, змініть нову книгу і збережіть її під ім'ям Книга.хlt у каталозі Xlstart.
Збереження нового настроювання панелей інструментів
Використання панелей інструментів у вікнах програм Office 2003 було розглянуто у розділі 2 у розділі "Панелі інструментів". Зазначимо, що налаштовані розміри кількох панелей інструментів та їх розташування на екрані можна зберегти для подальшої роботи, що позбавить вас необхідності повторного налаштування при наступних запусках Microsoft Excel. Після налаштування розмірів панелей інструментів та їх розташування на екрані вийдіть із Excel. Знайдіть файл Excel.xlb і змініть його ім'я, залишивши попереднє розширення .xlb. Для повторного використаннязбережених налаштувань відкрийте перейменований файл налаштувань панелей інструментів командою Відкрити(Open) у меню Файл(File).
Коли є розуміння, що є табличний процесор, можна приступати до створення найпростішої таблиці в Excel.
Але для початку навчимося перейменовувати і зберігати файл, в якому будуватимемо таблиці.
Що таке книга та лист
Робоча область Excel є книгою, яка складається з трьох аркушів за замовчуванням. Їх кількість можна легко змінити, але про це йтиметься в іншій статті. Зараз наше завдання розібратися, як зберегти аркуш Excel та перейменувати його. Спочатку всі листи називаються: Лист1, Лист2, Лист3. Підводимо курсор миші в лівий нижній кут, до назви аркуша, який зараз є нашою робочою областю, та викликаємо контекстне меню за допомогою правої кнопки.
У меню вибираємо «Перейменувати». 
Тепер замість Лист1 можна написати будь-яку назву.
Щоб зберегти перейменований файл, натискаємо на вкладку «Файл», зберегти як, вибираємо диск та папку, в якій зберігатимемо наш аркуш. 
У такий спосіб зберігається вся книга Excelз будь-якими змінами у ній. Як зберегти лист Excel окремо від книги – зовсім інша історія.
Як створити найпростішу таблицю в Excel
Створення таблиці в Excel 2010 можна розпочати двома способами:
- намалювати кордони, після цього заповнювати осередки інформацією;
- ввести всі дані в таблицю, після цього виділити всі її межі.
Як створити таблицю в Excel за допомогою малювання необхідних меж? Зробити це легко. Затискаємо ліву клавішу миші в потрібному місці і тягнемо рамку в потрібному напрямку, захоплюючи стільки осередків, скільки потрібно. 
Нанести лінії можна кількома способами:
Заповнення та оформлення таблиці
Залишилося заповнити нашу таблицю даними та надати їй закінченого вигляду. Щоб внести в комірку текст або цифри, клацаємо лівою клавішею миші в потрібному місці і набираємо дані, тиснемо Enter, курсор пересунеться в наступну комірку. Змінювати або доповнювати дані можна у полі вибору функції. 
Шапку можна виділити, зробити кольоровим її тло, збільшити або змінити шрифт. Усі дії швидше виконувати за допомогою тих самих ctrl+1. В результаті отримуємо таку акуратну та виразну таблицю. 
Відео створення Excelтаблиці:
Сьогодні, здається, всі переїжджають у хмарні сховища, то чим ми гірші? Нові технології надання спільного доступу до даним Excelчерез інтернет – це простий спосіб, що дає безліч можливостей та переваг, які Ви можете використати.
З появою Excel Online Вам більше не потрібен громіздкий HTML-код, щоб розмістити електронні таблиціу мережі інтернет. Просто збережіть робочу книгу онлайн і отримуйте доступ до неї буквально з будь-якого місця, відкрийте доступ до неї іншим користувачам і працюйте разом над однією і тією ж таблицею. Використовуючи Excel Online, Ви можете вставити лист Excel у веб-сайт або блог і дозволити відвідувачам взаємодіяти з нею, щоб отримати саме ту інформацію, яку вони хочуть знайти.
Як надіслати листи Excel 2013 в інтернет
Всі листи Excel Online зберігаються у веб-сервісі OneDrive ( колишній SkyDrive). Як Ви, ймовірно, знаєте, це онлайн-сховище з'явилося вже деякий час тому, а тепер воно інтегроване в Microsoft Excel як доступна в один клік команда інтерфейсу. З іншого боку, гостям, тобто. іншим користувачам, з якими Ви ділитеся своїми таблицями, тепер не потрібна власна облікова запис Microsoftдля того, щоб переглядати та редагувати файли Excel, якими Ви з ними поділилися.
Якщо у Вас немає облікового запису OneDrive, Ви можете створити його прямо зараз . Цей сервіс простий, безкоштовний і безумовно заслуговує на Вашу увагу, оскільки більшість додатків пакета Microsoft Office 2013 (не тільки Excel) підтримують OneDrive. Після реєстрації виконайте такі кроки:
1. Увійдіть до Вашого облікового запису Microsoft
Переконайтеся, що ви увійшли до облікового запису Microsoft з Excel 2013. Відкрийте робочу книгу Excel і перегляньте правий верхній кут. Якщо побачите там своє ім'я та фото, то переходьте до наступного кроку, інакше натисніть Sign in(Вхід).
Excel покаже вікно із пропозицією підтвердити, що Ви дійсно хочете дозволити Office з'єднатися з Інтернетом. Натисніть Yes(Так) і потім введіть дані облікової запису Windows Live.
2. Збережіть лист Excel у хмарі
Переконайтеся, що для Вашого спокою, що відкрита потрібна робоча книга, тобто саме та, до якої потрібно відкрити спільний доступ в інтернеті. Я хочу відкрити спільний доступ до книги Holiday Gift List, щоб члени моєї родини та мої друзі могли подивитися її та посприяти
Відкривши потрібну робочу книгу, перейдіть на вкладку File(Файл) та натисніть Share(Загальний доступ) у лівій частині вікна. За замовчуванням буде вибрано варіант Invite People(Запросити інших людей), далі Вам потрібно натиснути Save To Cloud(Зберегти у хмарі) у правій частині вікна.
Після цього виберіть місце для збереження файлу Excel. Першим у списку зліва стоїть OneDrive, і він вибраний за замовчуванням. Вам залишається лише вказати папку для збереження файлу у правій частині вікна.
Примітка:Якщо Ви не бачите пункт меню OneDrive, ви не маєте облікового запису OneDrive, або Ви не увійшли до свого облікового запису.
У мене вже створено спеціальну папку Gift Planner, і вона відображається у списку останніх папок. Ви можете вибрати будь-яку іншу папку, натиснувши кнопку Browse(Огляд) нижче області Recent Folders(Останні папки), або створити нову папку, клікнувши правою кнопкоюмиші і вибравши в контекстному меню New(Створити) > Folder(Течку). Коли потрібна папкабуде обрано, натисніть Save(Зберегти).
3. Надаємо спільний доступ до листа Excel, збереженого в інтернеті
Ваша робоча книга Excel вже в інтернеті, і Ви можете переглядати її у своєму OneDrive. Якщо необхідно відкрити спільний доступ до збережених в інтернеті листів Excel, то Вам залишилося зробити лише один крок – вибрати один із запропонованих Excel 2013 способів надання спільного доступу:
Порада:Якщо Ви хочете обмежити область робочої книги Excel, яка доступна для перегляду іншими користувачами, відкрийте вкладку File(Файл) розділ Info(Відомості) та натисніть Browser View Options(Параметри перегляду у браузері). Тут Ви зможете налаштувати, які аркуші та які іменовані елементи можна відображати в інтернеті.
Ось і все! Ваша робоча книга Excel 2013 тепер у мережі та доступ для вибраних користувачів до неї відкрито. І навіть якщо Ви не любите працювати спільно з ким-небудь, цей спосіб дозволить отримати доступ до файлів Excel звідки завгодно, не важливо, знаходитесь Ви в офісі, працюєте вдома або десь подорожуєте.
Робота з книгами в Excel Online
Якщо Ви – впевнений мешканець Хмарного Всесвіту, то без проблем освоїте Excel Online за обідню перерву.
Як у Excel Online створити книгу
Щоб створити нову книгу, натисніть маленьку стрілку поруч із кнопкою Create(Створити) та у списку, що випадає, виберіть Excel workbook(Книжка Excel).
Щоб перейменувати вашу онлайн-книгу, натисніть ім'я, задане за замовчуванням, та введіть нове.
Щоб завантажити існуючу книгу в Excel Online, натисніть кнопку Upload(Завантажити) на панелі інструментів OneDrive та вкажіть потрібний файл, що зберігається на комп'ютері.
Як редагувати книги в Excel Online
Після того, як Ви відкрили книгу в Excel Online, з нею можна працювати за допомогою Excel Web App (так само, як і з Excel, встановленим на персональному комп'ютері), тобто. вводити дані, сортувати та фільтрувати, обчислювати, використовуючи формули, і наочно подавати дані за допомогою діаграм.
Існує лише одна істотна різниця між веб-версією та локальною версією Excel. Excel Online не має кнопки Save(Зберегти), тому що він зберігає книгу автоматично. Якщо Ви передумали, натисніть Ctrl+Z, щоб скасувати дію, та Ctrl+Y, щоб заново виконати скасовану дію. Для тієї ж мети Ви можете використовувати кнопки Undo(Скасувати) / Redo(Повернути) на вкладці Home(Головна) у розділі Undo(Скасувати).
Якщо Ви намагаєтеся редагувати якісь дані, але нічого не відбувається, то швидше за все книга відкрита в режимі тільки для читання. Щоб увімкнути режим редагування, клацніть Edit Workbook(Редагувати книгу) > Edit in Excel Web App(Змінити в Excel Online) та вносите швидкі змінипрямо у веб-браузері. Щоб отримати доступ до можливостей більш досконалого аналізу даних, наприклад, до зведених таблиць, спарклайнів або для зв'язку із зовнішнім джерелом даних, натисніть Edit in Excel(Відкрити в Excel), щоб перейти до Microsoft Excel на комп'ютері.
Коли Ви збережете лист в Excel, він буде збережений там, де Ви його спочатку створили, тобто в хмарному сховищі OneDrive.
Порада:Якщо Ви хочете зробити швидкі зміни в декількох книгах, то найоптимальнішим способом буде відкрити список файлів у OneDrive, знайти потрібну книгу, клікнути по ній правою кнопкою миші і вибрати необхідну дію з контекстного меню.
Як у Excel Online відкрити доступ до аркуша для інших користувачів
… а потім виберіть один із варіантів:
- Invite People(Надіслати посилання для доступу) – і введіть адресу електронної поштилюдей, яким Ви бажаєте надати доступ до книги.
- Get a link(Отримати посилання) – і вкладіть це посилання в електронний лист, розмістіть на сайті або у соціальних мережах.
Також можна встановити права доступу для контактів: право лише переглядати або дати дозвіл на редагування документа.
Коли редагують одночасно декілька людей, Excel Online відразу показує їх присутність і зроблені оновлення, за умови, що всі редагують документ у Excel Online, а не в локальному Excel на комп'ютері. Якщо Ви натиснете невелику стрілку поруч із ім'ям людини у верхньому правому кутку листа Excel, то зможете побачити, який саме осередок у даний моментредагує цю людину.
Як заблокувати редагування певних осередків на аркуші із загальним доступом
Якщо ви відкриваєте доступ до онлайн-листів для вашої команди, то, можливо, захочете дати їм права на редагування лише певних осередків, рядків або стовпців документа Excel. Для цього в Excel на локальному комп'ютеріпотрібно вибрати діапазон (діапазони), які Ви дозволяєте редагувати, а потім захистити аркуш.
Як впровадити лист Excel у веб-сайт чи блог
Примітка:Код впровадження – це iframe, тому переконайтеся, що Ваш сайт підтримує цей тег, а блог дозволяє використовувати його на постах.
Впроваджений Excel Web App
Те, що Ви бачите нижче, це інтерактивний лист Excel, який показує описану техніку в дії. Ця таблиця розраховує, скільки днів залишилося до Вашого наступного дня народження, річниці чи якоїсь іншої події та забарвлює проміжки у різні відтінки зеленого, жовтого та червоного. В Excel Web App потрібно просто ввести ваші події в першому стовпці, потім спробуйте змінити відповідні дати і подивіться на результати.
Якщо Вам цікаво, яка тут використана формула, то, будь ласка, перегляньте статтю Як в Excel налаштувати умовне форматування дат.
Примітка перекладача:У деяких браузерах цей iframe може відображатися некоректно або не відображатися.
Мешапи в Excel Web App
Якщо ви хочете створити більш тісну взаємодію між вашими веб-листами Excel та іншими веб-додатками або сервісами, то можете використовувати JavaScript API, доступний на OneDrive, щоб створювати інтерактивні мешапи зі своїх даних.
Нижче Ви бачите мішап Destination Explorer, створений командою Excel Web App як приклад того, що розробники можуть створити для Вашого сайту чи блогу. Цей мешап використовує API Excel Services JavaScript та Bing Maps, і його завдання – допомогти відвідувачам сайту вибрати маршрут для подорожі. Ви можете вибрати місце на карті, а мешап покаже Вам погоду в цьому місці або кількість туристів, які відвідують ці місця. На знімку екрана нижче показано наше розташування
Привіт друзі. Сьогодні я розповім, як створити файл Ексель, відкрити вже існуючий, зберегти його та закрити.
Кожна робоча книга Excel зберігається у окремому файлі. Тому дуже важливо вміти правильно поводитися з файлами. Тут я опишу кілька способів виконання дій з документами. Раджу спробувати кожен і вибрати – який з них найзручніший, а може, ви користуватиметеся багатьма з них.
Всі викладки на цьому блозі я наводжу з Microsoft Office 2013. Якщо ви користуєтеся іншою версією – вигляд деяких команд та вікон можуть трохи відрізнятися, але їхній загальний зміст зберігається. Якщо ви не знайшли описаний інструментарій у своїй версії програми – запитайте у коментарях чи через форму зворотного зв'язку. Я обов'язково відповім на ваші запитання.
Створення документа Ексель
Якщо програма Excelу вас ще не відкрита, натисніть на ярлику MS Excel на робочому столі або в меню Пуск. Після завантаження Ексель з'явиться стартове вікно з . Щоб створити новий документ, натисніть на одному з них або виберіть Пуста книга .
Стартове вікно Ексель Якщо ж MS Excel вже запущено, для створення:
- Натисніть комбінацію клавіш Ctrl+N. Після натискання буде негайно створена нова робоча книга
- Виконайте стрічкову командуФайл – Створити. Її виконання призведе до відкриття стартового вікна, де можна створити файл із шаблону або чисту книгу.
Як відкрити документ Ексель
Якщо програма Ексель ще не запущена, щоб відкрити створений файл, знайдіть його в провіднику Windowsі двічі клацніть по ньому мишею. MS Excel буде запущено і відразу відкриється вибраний вами документ.
Якщо програма вже запущена, є кілька способів для відкриття робочої книги:
Якщо у вікні Відкрити вибрати розташування Комп'ютер — Огляд, відкриється вікно провідника, де можна вибрати фільтр файлу, що відкривається, а також, спосіб відкриття:
- Відкрити– відкриває вибраний файл Excel для редагування
- Відкрити для читання– відкриває файл без можливості редагування
- Відкрити як копію– створює дублікат документа та відкриває його з можливістю редагування
- Відкрити у браузері- Якщо така можливість підтримується, відкриває робочу книгу в інтернет-браузері
- Відкрити в режимі захищеного перегляду– відкриває документ, застосовуючи режим захищеного перегляду
- Відкрити та відновити– програма спробує відновити та відкрити файл, який був аварійно закритий без збереження
Збереження документа Ексель
Хоча у Microsoft Excel є гарні інструментиавтозбереження та відновлення даних, я рекомендую завести звичку зберігати робочу книгу час від часу, навіть якщо не перестали працювати з нею. Ви, як мінімум, почуватиметеся впевненішими в тому, що результати вашої роботи не загубляться.
- Використовуйте комбінацію клавіш Ctrl+S
- Використовуйте комбінацію клавіш Shift+F12 або F12 (для збереження документа під новим ім'ям)
- Натисніть Зберегти на панелі швидкого доступу
- Виконайте стрічкову команду Файл – Зберегти, або Файл – Зберегти як(якщо хочете зберегти книгу як новий документ)
Якщо ви вперше зберігаєте свою робочу книгу, будь-яка з цих команд відкриє вікно Зберегти як , де ви зможете вибрати місце збереження, тип файлу та його ім'я. Для цього натисніть кнопку Огляд .
Вікно «Зберегти як» Якщо ви зберігали документ раніше, програма просто збереже файл поверх останньої збереженої версії.
Як закрити робочу книгу Ексель
Коли роботу з файлом закінчено, краще його закрити, щоб звільнити системну пам'ять. Ви можете це зробити такими способами:
Якщо на момент закриття файлу є не збережені зміни, програма запитає, що потрібно робити:
Ось і всі способи поводження з файлами Ексель. А наступного посту я розповім, як вашої робочої книги. До зустрічі!
