Автотекст- це готові пойменовані фрагменти документа, які можуть бути використані для їх вставки в документ під керуваннямкористувача.
Коли ви починаєте друкувати слово, яке є елементом Автотексту, поруч із текстом, що вводиться, з'являється список варіантів можливого закінчення цього слова. Друкуєте Сент., а Автотекст запропонує Вересень, замість друку, натисніть Enter.
Автотекст закінчує наступну групу слів:
Поточна дата.
Дні тижня.
Назва місяця.
Елемент Автозаміни.
Завдання 4
Як приклад у документі наведіть вищезгадані елементи Автотексту.
Автотекстслужить одним з інструментів зберігання та швидкої вставки тексту, малюнків, полів, таблиць та інших часто використовуваних елементів. У Word є список вбудованих елементів Автотексту, класифікованих за різними категоріями. Під час створення листа можна скористатися такими елементами списку Автотексту, як Привітання, Прощання, Підпис.
Вставкаелементів Автотексту:
Вивести на екран ПІ Автотекст. Правою кнопкою миші клацаєте на будь-який ПІ та вибираєте Автотекст, далі розкрити списокУсі елементи
та клацання на потрібному елементі. Можна використовувати менюВставка/Автотекст
,вибрати зі списку один із розділів і клацання на потрібному елементі. Можна використовувати менюВвести команду та на вкладціАвтотекст вибрати у списку елемент автотексту та клацнути на кнопці
Вставити. Ввести ім'я з клавіатуриавтотексту
та натиснути клавішу. Длястворення нового Ввести ім'я з клавіатуриелемента потрібно виділити у документі весь елементавтотексту,
Вивести на екран ПІ Автотекста потім використовувати один із способів: клацнути по кнопціСтворити , а потім ввести ім'я
,вибрати зі списку один із розділів і клацання на потрібному елементі. Вставка/Автотекст.Автотекст/Створити, а потім ввести ім'я елемента
Автотекст.
Завдання 5
Щоб створити елемент Автотексту, введіть наступний текст:Московський Державний Відкритий Університет ( )
КІ Перейдіть до цього тексту та введіть командуВставка/Автотекст/Створити у текстовому полі введіть ім'яМГОУ
- Ім'я елемента цього автотексту.
Вставити в документ елемент автотексту можна в такий спосіб: у текстовому полі введіть ім'яВвести ім'я автотексту та натиснути клавішу3 ;
,вибрати зі списку один із розділів і клацання на потрібному елементі. Сервіс/Параметри автозаміни/Автотекст, у діалоговому вікні вибрати потрібний елемент та натиснути кнопку Вставити.
Вправа 3
Електронні форми (еф)
За допомогою ЕФ можна створювати спеціальні документи (договори, анкети, контракти, бізнес-плани, ділові форми), в яких у конкретні області вводиться частина інформації, а решта тексту захищенийвід усіх змін.
Завдання 1
Скопіюйте з папки викладача в свою папку бланк договору. У бланку договору є місця, що підлягають заповненню: вставити у підкреслені місця об'єкти, які називають полями форми.
Робота з полями форми проводиться за допомогою ПІ ФОРМИ
Пройти по документу зверху вниз у порядку заповнення договору та вставити відповідні поля форми.
Перше поле – номер договору. Виділити два символи підкреслення праворуч від символу № у першому рядку та виконати такі дії:
вставити текстове поле із ПІ форми;
далі натисніть на кнопці Параметри поля форми і в діалоговому вікні(ДО), задати ТИП-Число , Формат числа-0 , Кількість за замовчуванням=1 ;
задати текст довідки Рядок стану: Ведіть номер договору;
клавіша F1 - текст довідки: Номер договору – це ціла кількість ОК/ОК.
Наступна частина договору – це дата. Дату вставте як поле дати, яке буде заповнюватися автоматично. Виконайте команду ВСТАВКА/ДАТА ТА ЧАС і в ДО у складати прапорець - Оновити автоматично.
Наступне поле, що виконується – прізвища виконавця, оформити це поле як список:
вставити в це місце поле зі спискомз ПІ та клацнути на кнопці Параметри поля форми;
вд Параметри поля форми з ПІ, задати елементи списку:
Петров А.
Іванов Г.
Воронков І.
термін здачі роботи - це теж текстове поле, вставте його, і в ДО Параметри поля форми залайте: ТИП - ДАТА і Формат дати : дд.мм.гг(.dd.mm.yy)
далі ввести текстові поля у місці « Винагорода за авторський лист » та « Винагорода за ілюстрацію » , у цих текстових полях повинні вводитися числа, які необхідно в ДО Параметри поля форми встановити значення за замовчуванням та формат значень: Тип – Число , Кількість за замовчуванням:= число , Форматчисла встановити 0,00.
Інші умови, Прізвище Ім'я По-батькові Виконавця, Прізвище Ініціали – Паспортні дані –встановити прості текстові поля.
З простого документа в інтерактивнуформу документ перетворюється двома способами:
Натиснути кнопку Захист формина панелі інструментів.
Меню Сервіс/Захистити документв ДО встановити прапорець Дозволити лише вказаний спосіб редагування документа у списку, що розкривається, вибрати
Після чого звичайний текст у документі недоступний для редагування, курсор введення знаходиться у першому полі форми, при натисканні клавіші
Завдання 2
Відкрити свій файл шаблону та заповнити всі поля форми та зберегти як документ.
Завдання 3
Створити електронну анкету студента. Курс, назва факультету та сімейний стан зробити поле зі списком, вставити поточну дату в поле над анкетою. Заповнити анкету.
Захистити анкету паролем.
Намагайтеся не перебирати текст, що часто використовуються, в документах автотекстом і автозаміною.
Автотекст обробляє великі фрагменти тексту та зберігається разом із шаблоном Word.
Функція автозаміни може замінювати кілька символів до 255 символів у повному тексті, а також доступна у всіх програмах Office.
Створення та використання елемента автотексту
Виділіть у документі текст, який ви хочете перетворити на повторно використовуваний фрагмент.
Натисніть клавіші ALT+F3.
Введіть необхідні дані у діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку. Більшість значень за замовчуванням підходить, але в тому числі унікальне ім'я та опис дозволяють легко знаходити та використовувати Автотекст.
Використання автотексту
Щоб використати текст, перейдіть на вкладку вставка> Експрес-блоки, > Автотекстта виберіть потрібний елемент.
Налаштування та використання елемента автозаміни
У документі виберіть до 255 символів, які потрібно перетворити на повторно використовуваний фрагмент.
Перейдіть до розділ> Параметри> Правописта натисніть кнопку Параметри автозаміни.
На вкладці Автозамінавстановіть прапорець Замінювати під час введенняякщо він ще не встановлений.
В розділі замінитивведіть символи, які потрібно ініціювати для автоматичного введення тексту. Текст, виділений у документі, має з'явитися у полі на.
Натисніть кнопку Додати, а потім - кнопку ОК тазнову натисніть кнопку ОК .
Щоб використати текст, введіть символи, введені у поле замінити. Натисніть клавішу пробілу або введення, щоб замінити введені символи на повторно використовуваний фрагмент.
Автотекст недоступний у веб-застосунку, і ця функція автозаміни не підтримує запису для заміни тексту.
Для цього натисніть кнопку Відкрити в Wordта змініть текст.
Примітка:Ця сторінка перекладається автоматично, тому її текст може містити неточності та граматичні помилки. Для нас важливо, щоб ця стаття була вам корисною. Чи була інформація корисною? Для зручності також (англійською мовою).
Команда Автотекст дозволяє автоматизувати вставку в документи слів, фраз або графічних елементів, що часто використовуються. Як елемент автотексту використовуються поштові адреси, стандартні пункти договору, найменування товарів або малюнки, що відпускаються, адреси електронної пошти, список персональних даних з адресної книги Outlook. Кожен текстовий або графічний елемент, що зберігається як елемент автотексту, отримує своє унікальне ім'я. Введення імені елемента забезпечує вставку автотексту в документ.
Word пропонує як ім'я елемента перші слова виділеного фрагмента. Можна ввести інше ім'я елемента. Для збереження елемента разом із його форматуванням увімкніть символ абзацу у виділений фрагмент.
Мал. 5.4. Діалогове вікно, яке використовується для створення елемента автотексту
Word містить готовий набір елементів автотексту: часто зустрічаються в діловому листуванні слова та вирази типу У відповідь на довідкові відомості про відкритий файл: Дата створення, Ім'я файлу, Повне ім'я файлу і т.п. Щоб вставити елемент автотексту, введіть у документ кілька перших символів його імені. Висвітиться підказка з елементом автотексту. Натисніть клавішу Enterабо F3, щоб прийняти пропозицію або продовжити введення.
Роботу з автотекстом полегшує панель інструментів Автотекст(AutoText) (рис. 5.6). Її можна відобразити такими способами:
- Вибрати в меню Вид(View) команди Панелі інструментів(Toolbars), Автотекст(AutoText).
- Натиснути кнопку Панель(Show Toolbar) у діалоговому вікні Автозаміни(Autocorrect) на вкладці Автотекст(AutoText) (див. рис. 5.5).
Мал. 5.5. Діалогове вікно, що дозволяє вставити слова, що часто використовуються, і вирази
Ви можете будь-коли переглянути словники функцій Автозамінаі Автотекст- просто з цікавості, а також додати нові елементи, або видалити старі. Для цього викличте на екран діалогове вікно Автозаміна. Виберіть команду Сервіс>Параметри автозаміни. (Якщо ви не бачите цієї команди, то клацніть у нижній частині меню на стрілці, спрямованій вниз.) Клацніть на ярлику вкладки Автозаміна(Рис. 7.4).
За допомогою параметрів, перерахованих у верхній частині вкладки Автозаміна, ви можете змусити програму виправляти найпоширеніші помилки (друкарські помилки). Наприклад, Виправляти Дві Прописні літери на початку слова (для тих, хто швидко друкує), Робити перші літери пропозицій великими, Усунути наслідки випадкового натискання CAPS LOCK.
Викладаючи матеріал наступних розділів цього розділу, ми припускаємо, що діалогове вікно Автозамінау вас відкрито та готове до роботи.
Як самому додати новий елемент до словника функції Автозаміна
Вкладка Автозамінаоднойменного діалогового вікна надає користувачеві можливість створювати нові елементи, зокрема, вводити текст, який повинен виправлятися під час введення, та текст, який є правильним варіантом першого тексту. Перший текст вводиться у полі Замінити, другий у полі На.
- Помилки та звичні помилки вводяться в поле Замінити.
- Правильний варіант вводиться у поле на. (Встановіть прапорець опції Звичайний текст, щоб ознаки форматування не змінювалися.)
- Клацніть на кнопці Додати, щоб ввести новий елемент у дію.
- Клацніть на кнопці ОК, і вікно Автозаміназакриється.
Примітка
Врахуйте, Автозаміна- Інструмент, користуватися яким необхідно з великою обережністю, особливо якщо ви маєте звичку вводити текст, не дивлячись на екран.
Як видалити елементи зі словника Автозаміна
Спочатку знайдіть елемент, який потрібно видалити. Наприклад, Автозаміназамінює слово "ітті" на "йти", але ви використовуєте слово ІТТІ в якості скороченої назви одного зі своїх документів і не хочете, щоб програма виправляла його.
Після того, як ви знайдете це слово у списку елементів Автозаміни, підведіть до нього вказівник миші та клацніть на ньому. Клацніть на кнопці видалити. Готово.
Тепер клацніть на кнопці ОК, та вікно автозаміни буде закрито. Після цього програма не буде замінювати слово "ітті" (набране великими або малими літерами, а також різними комбінаціями малих і великих) словом "йти".
Додавання елементів до словника Автотекст
Щоб поповнити словник Автотекст(як ви пам'ятаєте, функція Автотекствикористовується тоді, коли Word повинен вводити замість вас, закінчення слів або фраз), клацніть на ярлику вкладки Автотекстдіалогового вікна Автозаміна(Мал. 7.7).
Мал. 7.7. Вкладка Автотекст діалогового вікна Автозаміна
На вкладці Автотекстнемає полів Замінити та На, як на вкладці Автозаміна. На малюнку ми бачимо лише поле Ім'я елемента, куди вводиться слово або фраза, які Word буде "дописувати" замість вас (наприклад, реквізити вашої фірми або адресу). Спробуйте ввести в це поле такий текст:
Фірма "Роги та копита", адреса в Інтернет WWW.ROGATY.COZ
Натисніть кнопку Додати, і текст буде занесений у словник Автотекст. Тепер варто вам набрати в документі слово Фірма, Автотекстперехопить вашу роботу і негайно запропонує весь текст цілком. Натисніть клавішу
Закрийте діалогове вікно Автозамінаклацанням на кнопці ОК.
- Найшвидше вкладку Автотекстможна відобразити за допомогою команди Вставка>Автотекст>Автотекст.
- Будь-який виділений безпосередньо у документі текст відображається у вікні Автозамінана вкладці Автотекст. Виділіть текстовий фрагмент і клацніть на ярлику вкладки Автотекст. Виділений текст з'явиться в полі Ім'я елемента діалогового вікна Автотекст. Натисніть кнопку Додати, потім - на ОК, і виділений текст опиниться у словнику Автотекст.
- Якщо ви не хочете, щоб як запис додавався текст із документа, то перед вибором команди Вставка>Автотекст>Автотекстне виділяйте у документі жодного символу.
- Записи автотексту систематизуються відповідно до стилів форматування. Якщо потрібно віднести запис автотексту до певної категорії, то визначте відповідне форматування. Ім'я стилю визначає категорію, в якій відображається запис автотексту.
Як видалити елемент зі словника Автотекст
Якщо ви вирішили, нарешті, почистити своє робоче місце, буде розумно почати з видалення елементів Автотекст. Знайдіть у списку елемент, який підлягає видаленню, клацніть на ньому кнопкою миші, щоб виділити, а потім на кнопці Видалити. Якщо є настрій, ви можете видалити ще кілька елементів.
Якщо ви часто користуєтеся в листах або тексті одними і тими ж усталеними виразами, наприклад «Добрий день», або іншими подібними, можна трохи полегшити роботу за допомогою наявної функції Ввести ім'я з клавіатуриабо автозаміни. Ці функції маютьоднаковим властивістю, вони додають у документ вже підготовлений текст-шаблон. Відмінність вони лише у способі виклику. працює в автоматичному режимі та при введенні поєднання літер за умови, що у списку автозаміни є готовий елемент – пропонується варіант для вставки.
Автотекстпрацює в ручному режимі, і для вставки потрібний елемент вибираєте ви самі зі списку запропонованого програмою. Для застосування Ввести ім'я з клавіатуриу документі перейдіть на вкладку "Вставка" на стрічці та натисніть пункт "Експрес-блоки".
Наведіть курсор миші на рядок "Автотекст" і в списку виберете потрібний варіант.
Що б самостійно додати елементв автотекстнадрукуйте варіант слова або словосполучення, виділіть його та натисніть "Експрес-блоки" і оберіть пункт "Зберегти виділений фрагмент до колекції експрес-блоків".
Відкриється вікно "Створення нового стандартного блоку", де слід вибрати необхідні параметри, тобто вибрати або створити нову категорію, вказати в яку колекцію слід помістити цей фрагмент і т.д., потім натиснути ОК.
Якщо ви часто використовуєте скорочення, абревіатури, можна так само налаштувативведення певних скорочень. Натисніть "Файл" та виберіть "Параметри". Перейдіть до "Правопис" та натисніть "Параметри автозаміни".
У вікні на вкладці "Автозаміна" введіть у поле: ліворуч скорочення, праворуч повний текст. Натисніть "Додати" та ОК.
Тепер після введення тексту скорочення та натискання на пробіл, скорочення автоматично будуть замінені повним текстом.
