گاهی اوقات کاربر نیاز به تغییر، تکمیل، انتقال لیست مخاطبین به شخص مناسب، انتقال آن به آن دارد دستگاه اضافی. برای اینکه این کار راحت باشد، Outlook تمام ابزارهای لازم را دارد.
نحوه انتقال آدرس از Outlook
نحوه صادرات مخاطبین
روش های انتقال داده بسته به نسخه سرویس گیرنده ایمیل Outlook متفاوت است.
صادرات مخاطبین از Outlook 2013
- برای صادرات داده ها از Outlook 2013، برنامه را باز کنید و در برگه "File" - "Open and Export" "Import and Export" را انتخاب کنید.
- سرویس گیرنده ایمیل ارائه خواهد کرد گزینه های ممکن. روی مورد "صادر کردن به فایل" کلیک کنید.
پوشه مورد نیاز برای ضبط اطلاعات را انتخاب کنید.
به شیئی که می خواهید ذخیره کنید نامی بدهید و روی دکمه «انجام شد» کلیک کنید.
می توانید فایل CSV جدید را با باز کردن آن در اکسل روی رایانه خود آزمایش کنید.
صادرات مخاطبین از Outlook 2010
- Outlook 2010 را باز کنید و به تب File بروید.
روی File در کنترل پنل در بالای پنجره Outlook کلیک کنید
- پوشه ای که اطلاعات تماس در آن ذخیره می شود را انتخاب کنید.
- صبر کنید تا فرآیند انتقال اطلاعات تکمیل شود.
پنجره Outlook Options باز خواهد شد. در سمت چپ منوی افقیروی "پیشرفته" کلیک کنید.
"Export Wizard" باز می شود، در اینجا "Comma Separated Values (Windows)" را انتخاب کنید، این نام دیگری برای فایل CSV است. روی Next کلیک کنید.
هنگام استفاده از محتویات مخاطبین منتقل شده در سایر محصولات سرویس گیرنده ایمیل، به مورد "فایل" نیاز دارید داده های چشم انداز(PST)."
صادرات مخاطبین از Outlook 2007
- برای انتقال مخاطبین از Outlook 2007، برنامه را باز کرده و تب File را باز کنید. در لیست توابع، روی "واردات و صادرات" کلیک کنید.
- "جادوگر واردات" باز می شود که برای تولید سند مورد نیاز است. "صادر کردن به فایل" را علامت بزنید.
- در پنجره ای که باز می شود، "مقادیر جدا شده با کاما (ویندوز)" را انتخاب کنید. با کلیک بر روی دکمه "بعدی" ادامه دهید.
- پوشه ای را تعیین کنید که محل ذخیره باشد. روی "بعدی" کلیک کنید.
- منتظر بمانید تا فرآیند انتقال کامل شود.
نحوه انتقال مخاطبین از Outlook به Excel
مهم نیست چه نسخه ای از Outlook، پس از انتقال فایل CSV به رایانه، می توانید آن را در اکسل باز کنید.
اگر سلول های خالی را در سند خود مشاهده کردید، نگران نباشید.اینها موقعیت هایی هستند که وقتی مخاطب هنوز در Outlook بود پر نشده بودند. هر فردی تمام اطلاعات را یادداشت نمی کند: o تلفن منزل، نام سازمان یا موقعیت مخاطب.
پس از مشاهده فایل منتقل شده در اکسل، هنگام بسته شدن، تغییرات را ذخیره نکنید. این ممکن است ساختار سند را از بین ببرد و خواندن آن را غیرممکن کند.
نحوه وارد کردن مخاطبین در تمام نسخه های Outlook
- روند افزودن یک فایل CSV به نامه برای همه یکسان خواهد بود نسخه های Outlook. این به همان روش صادرات انجام می شود: "فایل" - "باز کردن و صادرات" - "واردات و صادرات". در Wizard، Import from other program or file را انتخاب کنید.
- پس از انتخاب یک اقدام، روی Next کلیک کنید. صبر کنید تا فرآیند انتقال کامل شود.
آدرس‌های اینترنتی و ایمیل را به همه نسخه‌های Outlook وارد کنید
- برای وارد کردن مخاطبین از Outlook، دوباره به Import and Export Wizard بروید. Import from other program or file را انتخاب کنید.
- در پنجره‌ای که باز می‌شود، روی «وارد کردن آدرس‌های اینترنتی و ایمیل» کلیک کنید.
- از بین دو گزینه واردات "Outlook Express 4.x، 5.x، 6.x یا Windows Mail" را انتخاب کنید.
- روی Next کلیک کنید و منتظر بمانید تا مخاطبین وارد شوند.
از برنامه یا فایل دیگری در هر نسخه از Outlook وارد کنید
- پس از انتخاب «وارد کردن از یک برنامه یا فایل دیگر»، می‌توانید مخاطبین را از ابزار Lotus Organizer و همچنین اطلاعاتی از Access، Excel یا یک فایل ساده اضافه کنید. فایل متنی. برنامه ای را که قصد دارید از آن مخاطبین اضافه کنید، انتخاب کنید.
- پنجره ای ظاهر می شود که از شما می خواهد پارامترها را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید موارد تکراری ایجاد کنید، روی آیتم «اجازه ایجاد موارد تکراری» کلیک کنید.
- پوشه ای را که می خواهید اطلاعات را در آنجا دریافت کنید انتخاب کنید.
- مکانی را تعیین کنید که داده ها در آن ذخیره شوند.
ویدئو: دستورالعمل برای انتقال مخاطبین
دفترچه آدرس در Outlook کجا قرار دارد؟
تمام اطلاعات مربوط به دفترچه آدرس، پیام ها، تقویم ها و یادداشت ها به صورت آرشیو شده در رایانه ذخیره می شود. اگر نیاز به یافتن، کپی یا انتقال آن دارید، دانستن اینکه فایل PST مورد نیاز در کدام پوشه ها قرار دارد مفید خواهد بود:
- درایو:/کاربران/<имя пользователя>
- درایو:/کاربران/<имя пользователя>/ رومینگ / محلی / مایکروسافت / Outlook.
- درایو:/کاربران/<имя пользователя>/ اسناد / فایل های Outlook.
- درایو:/کاربران/<имя пользователя>/My Documents/Outlook Files.
- درایو:/اسناد و تنظیمات/<имя пользователя>
در صورت استفاده از IMAP، Microsoft Exchangeیا outlook.com، مکانی که اطلاعات ایمیل شما در آن ذخیره می شود فضای سرور است. داده ها در قالب PAB ثبت می شوند. در این مورد، می توانید آنها را در اینجا پیدا کنید:
- درایو:/کاربران/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook.
- درایو:/ اسناد و تنظیمات.
اگر از حساب کاربری استفاده کرده اید ورودی مایکروسافت تبادل سرور، سپس "کتاب آدرس آفلاین" در آدرس های زیر قرار دارد:
- درایو:/کاربران/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook.
- درایو:/اسناد و تنظیمات/<имя пользователя>/ تنظیمات محلی / داده های برنامه / مایکروسافت / Outlook.
یک دفترچه آدرس در Outlook ایجاد کنید
پس از ایجاد دفترچه آدرس، می توانید مخاطبین را به آن اضافه کنید.
نحوه اضافه کردن مخاطبین در Outlook
مخاطبین اطلاعات مربوط به افراد را ذخیره می کنند. می توانید فقط یک آدرس ایمیل وارد کنید یا اطلاعات بیشتری مانند شماره تلفن، عکس شخص، آدرس پستی، آدرس محل کار را وارد کنید.
پس از ایجاد یک پوشه مخاطبین سیستماتیک، برنامه بر اساس چند حرف اول پوشه مورد نیاز را پیدا می کند و به طور خودکار آدرس ایمیل را پر می کند.
یک مخاطب از یک پیام ایمیل اضافه کنید
ابتدا باید پیام دریافتی را باز کنید، کلیک کنید کلیک راستماوس را روی نام فرد قرار دهید و "Add to Outlook Contacts" را انتخاب کنید. اطلاعات مورد نیاز را با توجه به نام فیلدها پر کنید، سپس ذخیره کنید.
افزودن مخاطب از ابتدا
ویدئو: دستورالعمل برای افزودن مخاطبین
نحوه ایجاد یک لیست پستی در نسخه های مختلف Outlook
برای ارسال همزمان پیام به چندین مشترک، توصیه می کنیم از ابزار گروه تماس استفاده کنید.
یک لیست توزیع در Outlook 2013 ایجاد کنید
یک لیست توزیع در Outlook 2010 ایجاد کنید
در منوی اصلی برنامه کاری"ایجاد یک گروه تماس" را انتخاب کنید. پرکردن اطلاعات مهمو ذخیره کنید.
ویدئو: نحوه ایجاد یک گروه تماس در Outlook 2010
در Outlook 2007، مسیر "File" - "New" - "Distribution List" را دنبال کنید یا Ctrl+Shift+L را فشار دهید. اطلاعات مربوط به شرکت کنندگان را پر کنید و ذخیره کنید.
انتخاب کنید دفترچه آدرساز طریق "File" - "New" یا از دستور Ctrl+Shift+L استفاده کنید
چند نفر می توانید در یک زمان برای آنها پیام ارسال کنید بستگی به اندازه فایل های نام دارد. تقریباً میانگین تعداد 100 مخاطب است.
حذف مخاطبین در Outlook
برای جلوگیری از تکراری شدن مخاطبین، هنگام وارد کردن آنها در "جادوگر واردات"، فراموش نکنید که تنظیمات انتقال استاندارد "اجازه ایجاد موارد تکراری" را به مورد دیگری تغییر دهید که گزینه جایگزینی موارد موجود را ارائه می دهد.
اگر مخاطبین قبلاً دو برابر شده‌اند، می‌توانید با کلیک بر روی مورد «تلفن‌ها» آنها را در «فهرست مخاطبین» حذف کنید. در فیلدی که در مقابل شما باز می شود، باید مخاطبین تکراری را انتخاب کنید و سپس DELETE را فشار دهید.
اگر تیک قسمت "بررسی خودکار مخاطبین تکراری" را در گزینه های مخاطبین بردارید، Outlook کارت های ویزیت تکراری را هنگام انتخاب شخصی ردیابی نمی کند.
عملکرد اصلی Microsoft Outlook کار با ایمیل است. علاوه بر این، می تواند عملکردها را انجام دهد نوت بوکو با مدیر تماس بگیرید پس از یادگیری نحوه افزودن، حذف مخاطبین و ایجاد گروه در سرویس گیرنده پست الکترونیکی Outlook، کاربر می تواند برنامه را همانطور که مناسب است پیکربندی کند و با کمک آن با دوستان و همکارانش در ارتباط خواهد بود.
توجه!تمام مراحل در روشی که در زیر توضیح داده شده است تنها در صورتی به درستی انجام می شود که رایانه شما در داخل شبکه دانشکده قرار داشته باشد (جایی که دسترسی به سرور با استفاده از RPC مجاز است).
اجرا کن .
اگر هنوز این کار را روی رایانه خود انجام نداده اید، پنجره Software Wizard ظاهر می شود. راه اندازی اولیه Outlook 2007، در صفحه اول فقط باید روی یک دکمه کلیک کنید به علاوه. در زیر تصاویر ساخته شده بر اساس نسخه روسی این برنامه برای نسخه انگلیسی آنها متفاوت است.
در صفحه بعد، کادر را علامت بزنید تنظیمات سرور یا انواع سرور اضافی را به صورت دستی پیکربندی کنیدو دوباره کلیک کنید به علاوه.
در صفحه انتخاب یک سرویس ایمیلسوئیچ را روی موقعیت قرار دهید سرور مایکروسافتتبادلو کلیک کنید به علاوه.
در صفحه تنظیمات مایکروسافتتبادلرشته مایکروسافت اکسچنج سروروارد exch.chem.msu.ru، و در میدان نام کاربری- نام کاربری اختصاص داده شده به شما (در تصویر ekv) و روی دکمه کلیک کنید نام را بررسی کنید.
یک پنجره اضافی باید روی صفحه ظاهر شود که نام کاربری و رمز عبور را می خواهد. در این پنجره باید کلمه قبل از نام کاربری را مشخص کنید دامنه پستیو یک بک اسلش قرار دهید. در زمینه کلمه عبوررمز عبور داده شده برای دسترسی به سرور را وارد کنید. برای اینکه مجبور نباشید هر بار آن را وارد کنید، کادر را علامت بزنید ذخیره رمز عبورو کلیک کنید خوب.
توجه!اگر نام کاربری و رمز عبوری که برای ورود به رایانه خود استفاده کرده‌اید با مواردی که در سرور ایمیل تنظیم شده است مطابقت نداشته باشد، هر بار که به سرور متصل می‌شوید، یک پنجره درخواست رمز عبور ظاهر می‌شود.
که در این لحظهبرنامه سعی خواهد کرد ارتباط برقرار کند سرور پست الکترونیکیبا استفاده از اطلاعاتی که وارد کردید اگر این اطلاعات صحیح باشد و اتصال به سرور وجود داشته باشد، دوباره صفحه را مشاهده خواهید کرد تنظیمات Microsoft Exchange، اما به شکل اصلاح شده (نام سرور EXCH.maildomain.chem.msu.ruو زیر نام کاربری خط کشیده شده است). زیر کشیدن به این معنی است که شما حساببه وضوح شناسایی شد. چک باکس را علامت زده بگذارید از حالت تبادل حافظه پنهان استفاده کنید(این به شما امکان می دهد در صورت عدم اتصال به سرور با نامه کار کنید و بار روی آن را کمی کاهش می دهد) سپس کلیک کنید به علاوه.
صفحه ای با کتیبه ظاهر می شود تبریک می گویم!به این معنی است که شما با موفقیت پیکربندی شده اید مایکروسافت آفیس چشم انداز 2007 برای کار با Microsoft Exchange Server. کلیک آمادهو Outlook روی رایانه شما راه اندازی می شود.
اگر در آینده نیاز به تغییر تنظیمات برای اتصال به سرور دارید، از مورد استفاده کنید راه اندازی حساب هادر منو سرویسبرنامه ها چشم انداز. یا برنامه را اجرا کنید ایمیلاز جانب تابلوهای کنترل(صفحه کنترل) سیستم ویندوز و روی دکمه در پنجره ظاهر شده کلیک کنید حساب ها.
آموزش MS Outlook → Basics Outlook → Outlook چیست؟
Outlook چیست؟
Outlook 2002 یک برنامه مدیریت اطلاعات قدرتمند و جامع است. اما هر مورد (این نه تنها برای محصولات نرم افزاری) نیاز به مقدمه ای بر مشخصات این حوزه و نمایش اصول کلی عملیات، تکنیک ها و غیره دارد. این قسمت اصول اولیه Outlook را پوشش می دهد: از نصب برنامه تا کار مستقیم با ایمیل.
از آنجایی که Outlook برنامه‌ای برای کار با ایمیل نیست، اگر کتاب را با داستانی در مورد کار با ایمیل شروع کنیم، اگر نادرست نباشیم، اشتباه می‌دانیم. Outlook یکپارچه سازی تمام ابزارهای مدیریتی است اطلاعات شخصی، که در آن نامه بخش مهمی را اشغال می کند، اما هنوز هم بخشی از آن است. در غیر این صورت، می‌توانید به راحتی با Outlook Express، برنامه‌ای که در بسته استاندارد ارائه می‌شود، کنار بیایید سیستم عاملویندوز و فقط یک سرویس گیرنده ایمیل است.
بخش اول کتاب شامل فصول زیر است:
- معرفی Outlookاین فصل شامل موارد زیر است: نصب Outlook، اصول کلیکار در Outlook، و همچنین رابط و کار با سیستم کمک داخلی.
- تقویم.یاد خواهید گرفت که چگونه برای قرارهای مجرد و تکراری برنامه ریزی کنید و با نماهای Outlook کار کنید.
- وظایف.این فصل اطلاعاتی در مورد تخصیص وظایف و پیگیری تکمیل آنها و همچنین تبدیل موارد ارائه می دهد.
- مخاطب.پس از خواندن این فصل، نحوه ایجاد مخاطبین و کار با دفترچه آدرس کاربران را یاد خواهید گرفت.
- یادداشت.این فصل کار با یادداشت ها و کلیپ بورد را پوشش می دهد. مایکروسافت آفیس.
- دفتر خاطرات.در دفتر خاطرات Outlook خود با ردیابی خودکار و دستی فعالیت های خود آشنا خواهید شد.
- چشم انداز امروزو پوشه های شخصیفصل آخر نحوه ذخیره آیتم های Outlook، ایجاد و استفاده از پوشه های خود و کار با آنها را پوشش می دهد سیستم فایلکامپیوتر با استفاده از Outlook
Bcc در Outlook 2010
Microsoft Outlook محصولی بسیار بهتر از محصولی است که در Windows XP وجود داشت - Outlook Express.
در ویندوز 7، این در حال حاضر یک مشتری تمام عیار و به هر حال، با یک رابط خارجی نسبتاً دلپذیر است که خبر خوبی است.
نحوه ایجاد یک قانون در Outlook 2007 و Outlook 2010 به طوری که همه ایمیل ها از یک آدرس خاص به یک پوشه خاص منتقل شوند.
این اتفاق می افتد که شما دائماً نامه هایی از یک مخاطب خاص در نامه MS Outlook خود دریافت می کنید و به منظور داشتن دسترسی سریعتوصیه می شود آنها را به یک پوشه جداگانه و در همان زمان منتقل کنید تا تمام نامه های بعدی این گیرنده به طور خودکار به آنجا منتقل شوند. اینجاست که ویژگی Rules and Alerts به کمک ما می آید.
ابتدا، اجازه دهید یک پوشه ایجاد کنیم که حروف یک گیرنده خاص در آن جابجا شوند. برای انجام این کار، روی پوشه “Inbox” کلیک راست کرده و در منوی باز شده “Create folder” را انتخاب کنید.
نام پوشه ایجاد شده را تنظیم کرده و روی "OK" کلیک کنید.
در اینجا ما پوشه ای را داریم که ایجاد کردیم
اما خود حروف به آنجا منتقل نمی شوند برای این کار باید یک قانون را پیکربندی کنید. به منظور ایجاد یک قانون، روی هر نامه ای از گیرنده برای نامه هایی که می خواهیم از آنها یک قانون ایجاد کنیم، کلیک راست کرده و در منوی باز شده گزینه "Create rule" را انتخاب کنید.
در پنجره باز شده مطابق شکل زیر کادرها را علامت بزنید
در پنجره بعدی که باز می شود، باید پوشه ای که ایجاد کردیم را انتخاب کنید. یعنی پوشه ای را انتخاب می کنیم که حروف یک گیرنده خاص به آن منتقل می شود. روی "OK" کلیک کنید.
پیام بعدی می پرسد که آیا قانون جدید خود را برای همه حروف موجود در پوشه فعلی اجرا کنیم، یعنی حروف دریافتی از یک گیرنده خاص را به پوشه ای که ایجاد کرده ایم منتقل کنیم یا خیر.
مانند شکل زیر علامت بزنید و روی "OK" کلیک کنید.
باشه الان تموم شد قانون ایجاد شده است. نامه‌های دریافتی از یک مخاطب خاص در پوشه‌ای که ما ایجاد کرده‌ایم مرتب می‌شوند و تمام نامه‌های بعدی از این مخاطب نیز به طور خودکار به این پوشه منتقل می‌شوند.
من یک یادداشت کوتاه در مورد نحوه پنهان کردن پنجره Outlook 2010 در سینی با شما به اشتراک خواهم گذاشت. یعنی اگر نیاز دارید که نامه شما همیشه در هنگام کار با رایانه باز باشد، اما نماد دیگری در آن آزارتان ندهد. پانل کاردر پایین (معمولا پانل در پایین). همانطور که می بینید، نماد Outlook نیز در سینی آویزان است، پس چرا فضای کاری ارزشمند شما را از بین می برد و به طور کلی تکراری می شود، این به ویژه برای افرادی که از تعداد زیادی برنامه به طور همزمان استفاده می کنند آزاردهنده است.
در واقع، برنامه به معنای واقعی کلمه با سه کلیک به سینی حذف می شود.
ابتدا فشار دهیدبرای بزرگ کردن سینی باید از فلش استفاده کنید، در سمت راست پایین، نزدیک ساعت است. فشار دومروی نماد Outlook واقع در سینی باز شده. کلیک باید با دکمه سمت راست ماوس انجام شود. فشار سومبا دکمه سمت چپ ماوس روی کلمات " انجام دهید پنهان شد"(عمل در سمت چپ در تصویر در یادداشت من نشان داده شده است).
همین. اکنون وقتی Outlook 2010 را به حداقل می رسانید، در سینی کوچک می شود و شما بیشتر خواهید داشت فضای خالی. ایمیل های تازه دریافت شده همچنان به عنوان یک هشدار در کنار ساعت در گوشه پایین سمت راست نمایش داده می شوند. به هر حال، می توانید Outlook را با کلیک بر روی نماد سینی با دو کلیک دکمه سمت چپ ماوس باز کنید.
علاوه بر مخاطبین منفرد، پوشه می تواند حاوی لیست های توزیع باشد که گروهی از مخاطبین هستند. فرض کنید شما چهار معاون دارید و بیشتر بخشنامه ها باید به هر چهار نفر ارسال شود. برای سهولت کار خود، یک لیست پستی تهیه کنید و اطلاعات تماس معاونین خود را در آن قرار دهید. پس از این، هنگام ارسال دستورالعمل بعدی، نیازی نیست که آدرس هر چهار نفر را به ترتیب مشخص کنید، فقط باید لیست پستی مناسب را انتخاب کنید. برای افزودن لیست، این مراحل را دنبال کنید.
1. دکمه کشویی ايجاد كردنتیم را انتخاب کنید یک لیست پستی ایجاد کنید.
توجه داشته باشید Outlook XP توانایی ترکیب چندین مخاطب را در یک لیست توزیع دارد که به نوبه خود می تواند در عملیات به عنوان یک مخاطب همزمان برای چندین نفر استفاده شود.
برنج. 20.7. افزودن آدرس به لیست توزیع Outlook
2. در میدان نامیک نام وارد کنید چهار آدرس ایمیل.
3. روی دکمه کلیک کنید اعضا را انتخاب کنید.
4. در لیست Address Source از پنجره افزودن آدرس نشان داده شده در شکل. 20.7، مخاطبین را انتخاب کنید.
توجه داشته باشیدآدرس های لیست پستی را می توان نه تنها از پوشه مخاطبین، بلکه از آدرس نیز انتخاب کرد کتاب های ویندوزو از دیگر دفترچه های آدرس ثبت شده در Outlook.
5. در لیست سمت چپ پنجره، خط Alexander Petrov (E-mail) را انتخاب کنید.
6. روی دکمه کلیک کنید اعضا.
7. مراحل 5 و 6 را تکرار کنید تا آدرس ایمیل دو نفر دیگر را به لیست پستی خود اضافه کنید.
8. روی دکمه کلیک کنید خوب.
10. در پنجره محاوره ای که باز می شود افزودن ورودی جدیددر زمینه نام کوتاهوارد سرگئی نیکولایف شوید. در زمینه آدرس ایمیلآدرس ایمیل را تایپ کنید کادر را علامت بزنید افزودن مخاطببه طوری که آدرس جدید به طور خودکار به پوشه اضافه می شود مخاطبین Outlook. سپس بر روی دکمه کلیک کنید خوب. اکنون پنجره لیست پستی مانند شکل زیر خواهد بود. 20.8.
توجه داشته باشیدبرای حذف یک آدرس از لیست پستی، خط با این آدرس را انتخاب کنید و روی دکمه کلیک کنید حذف.
دستورالعمل ها
Outlook را راه اندازی کنید. روی نماد برنامه روی دسکتاپ خود دوبار کلیک کنید یا روی دکمه "شروع" کلیک کنید و مورد مورد نظر را از منوی "همه برنامه ها" انتخاب کنید. پس از دانلود برنامه، منوی "File" را انتخاب کرده و خط "جدید" را پیدا کنید. هنگامی که ماوس خود را روی این متن قرار می دهید، موارد فرعی عملکرد ظاهر می شوند. مورد "فهرست" را پیدا کنید پستی» و با دکمه سمت چپ ماوس روی آن کلیک کنید. پنجره ای برای ایجاد و ویرایش لیست جدیدی از گیرندگان نامه باز می شود.
در قسمت Name یک نام برای لیست وارد کنید. به این ترتیب، می توانید چندین گروه مختلف از گیرندگان را برای کارهای مختلف ایجاد کنید و سپس به سرعت بین آنها جابجا شوید. به عنوان مثال، "مشتریان"، "کارمندان"، "دوستان" و غیره.
برای افزودن گیرندگان از دفترچه آدرس خود، روی دکمه با عنوان "انتخاب اعضا" کلیک کنید. فرد مورد نیاز خود را در لیست پیدا کنید و روی OK کلیک کنید. پنجره انتخاب گیرنده بسته می شود و در لیست قرار می گیرد پستیگیرنده ظاهر می شود، تکرار کنید تا زمانی که تمام آدرس های مورد نیاز را وارد کنید. اگر قبلاً نام و ایمیل کسانی را که می خواهید برایشان نامه ارسال کنید در دفترچه آدرس Outlook خود وارد کرده باشید، این روش بسیار مناسب است. اگر این نام جدید است، باید از روش دیگری برای وارد کردن گیرندگان استفاده کنید.
روی "افزودن" کلیک چپ کنید. یک پنجره کوچک باز می شود که در آن فیلدهای "نام کوتاه" و "آدرس ایمیل" را مشاهده خواهید کرد. اگر ایمیلی از آن شخص دارید، نام و آدرس را کپی و جایگذاری کنید، یا نام و آدرس جدید را به صورت دستی تایپ کنید. روی OK کلیک کنید (فقط پس از ورود فعال می شود آدرس ایمیل). کادر محاوره ای بسته می شود و یک خط جدید در لیست گیرندگان ظاهر می شود. این عمل را هر چند بار که لازم است تکرار کنید تا همه مشترکین اضافه شوند پستی.
روی دکمه "File" در خط بالای پنجره کلیک کنید و "Save" را انتخاب کنید. با دکمه سمت چپ ماوس روی آن کلیک کنید و بعد از چند ثانیه فهرست پستیچشم انداز ایجاد خواهد شد.
منابع:
- نحوه ایجاد یک لیست
دستورالعمل ها
به اصل مطلب زنگ بزن منوی سیستمبا کلیک بر روی دکمه "شروع" و رفتن به "همه برنامه ها". پیوند Microsoft Office را گسترش دهید و برنامه Outlook را اجرا کنید. برای استفاده از نام گیرندگان موجود در دفترچه آدرس برنامه، منوی "File" را در پنل خدمات بالای Oulook گسترش دهید و دستور "Create" را انتخاب کنید.
زیر فرمان Mailing List را انتخاب کنید و نام دلخواه لیستی را که می خواهید ایجاد کنید در خط Name تایپ کنید. در کادر محاوره‌ای که باز می‌شود، به برگه «فهرست توزیع» بروید و از پیوند «انتخاب اعضا» استفاده کنید. دفترچه آدرس حاوی آدرس های ایمیل مورد نظر را در فهرست راهنمای دفترچه آدرس مشخص کنید. نام گیرنده انتخاب شده را در خط "جستجو" تایپ کنید و نام شناسایی شده را در فهرستی که در زیر خط جستجو قرار دارد برجسته کنید. روی پیوند "شرکت کنندگان" کلیک کنید و تمام مراحل بالا را برای هر مخاطب پستی مورد نظر تکرار کنید. عمل انتخاب شده را با کلیک بر روی OK تأیید کنید.
بگذارید اصطلاحات را به شما یادآوری کنم. لیست توزیع مجموعه ای از مخاطبین است. این لیست ها ارسال پیام به گروه هایی از افراد را آسان می کند. به عنوان مثال، اگر پیام ها به طور مکرر به بخش فروش ارسال می شوند، ممکن است ایجاد یک لیست پستی با نام "بخش فروش" که شامل نام همه افراد در آن بخش باشد، مفید باشد. پیامی که به آدرس‌های موجود در این لیست ارسال می‌شود برای همه گیرندگان لیست شده در لیست توزیع ارسال می‌شود. در این حالت، گیرندگان در خط "به" پیام نه نام لیست پستی، بلکه نام همه افراد موجود در لیست را می بینند. لیست های توزیع را می توان برای پیام ها، تکالیف، دعوت نامه های جلسه و سایر لیست های توزیع استفاده کرد.
می‌توانید نام‌ها را از فهرست پستی اضافه یا حذف کنید، فهرست را برای سایر کاربران ارسال کرده و آن را چاپ کنید. لیست های پستی با یک نماد مشخص می شوند و به طور پیش فرض در پوشه مخاطبین ذخیره می شوند و به شما امکان می دهند آنها را مرتب کنید و دسته بندی ها را به آنها اختصاص دهید. اگر از Microsoft Exchange Server استفاده می کنید، لیست آدرس جهانی می تواند حاوی لیست های توزیع جهانی باشد که برای همه کاربران در آن شبکه قابل دسترسی است. لیست های شخصینامه های ایجاد شده در پوشه مخاطبین فقط برای یک کاربر در دسترس است، اما می توان آنها را کپی کرد و برای سایر کاربران ارسال کرد.
پیامیا دعوتفقط بخش هایی از لیست توزیع را می توان به جلسه ارسال کرد. برای این کار اعضای لیست را با کلیک بر روی علامت مثبت (+) بعد از نام لیست انتخاب کنید و سپس نام های غیر ضروری را حذف کنید. با لیست های پستی در قسمت "ایمیل" تماس بگیرید. Mail" قابل گسترش نیست.
نامی را به لیست پستی اضافه کنید یا نامی را حذف کنید
- برای افزودن آدرس از دفترچه آدرس یا پوشه مخاطبین خود، روی دکمه انتخاب اعضا کلیک کنید.
- برای افزودن آدرسی که از پوشه مخاطبین یا دفترچه آدرس شما نیست، روی دکمه «افزودن» کلیک کنید.
- برای حذف یک نام، روی آن کلیک کنید و روی دکمه حذف کلیک کنید.
ارسال پیام به بخشی از لیست پستی
- دستور را اجرا کنید فایل → ايجاد كردن → پیام.
- روی دکمه "To" کلیک کنید و در قسمت "Enter or select a name"، لیست توزیع شامل کاربرانی را که می خواهید پیام را برای آنها ارسال کنید، انتخاب کنید.
- لیست های پستی با یک نماد مشخص می شوند.
- روی OK کلیک کنید.
- روی علامت مثبت (+) بعد از نام لیست پستی کلیک کنید تا محتویات آن را ببینید، سپس نام افرادی را که نمی خواهید پیام را برایشان ارسال کنید حذف کنید.
ارسال لیست پستی
- یک پیام جدید باز کنید
- در قسمت متن پیام کلیک کنید.
- یکی از اقدامات زیر را انجام دهید:
- اگر به عنوان ویرایشگر پیام ایمیل استفاده شود مایکروسافت ورد، لیست پستی را از قسمت بکشید مخاطبدر پیام؛
- اگر از Microsoft Outlook به عنوان ویرایشگر پیام ایمیل خود استفاده می کنید، از منو انتخاب کنید درج کنیدتیم سند.
- در لیست پوشه هاروی پوشه حاوی لیست توزیعی که می خواهید ارسال کنید کلیک کنید. لیست های پستی به طور پیش فرض در پوشه مخاطبین ذخیره می شوند.
- در لیست عناصرروی لیست توزیعی که می خواهید ارسال کنید کلیک کنید و روی OK کلیک کنید.
- ارسال یک پیام.
اگر می خواهید یک لیست توزیعی ارسال کنید که حاوی اعضای یک لیست آدرس جهانی باشد (فهرست آدرس جهانی یک دفترچه آدرس است که شامل آدرس های ایمیل همه کاربران، گروه ها و لیست های توزیع در یک سازمان است. این دفترچه آدرس ایجاد و نگهداری می شود. توسط یک مدیر همچنین می تواند شامل آدرس های ایمیل باشد پوشه های مشترک.)، مطمئن شوید که گیرنده این لیست پستی از همان فهرست آدرس جهانی استفاده می کند.
نمایش اسامی در لیست پستی
- اگر پیام جدیدی ایجاد می کنید، روی دکمه To کلیک کنید.
- در لیست منبع آدرس، دفترچه آدرسی را انتخاب کنید که حاوی لیست توزیعی است که می خواهید اطلاعاتی را برای آن به دست آورید.
- در قسمت "Enter or select a name" نامی را برای لیست پستی وارد کنید. در این لیست بر روی نام مورد نظر کلیک کنید.
- به‌طور متوالی روی دکمه‌های «Advanced» و «Properties» کلیک کنید.
برای به‌روزرسانی آدرس‌ها در فهرست پستی، باید فهرست پستی را در پوشه «مخاطبین» باز کنید (فهرست‌های پستی با یک نماد مشخص شده‌اند) و روی دکمه «به‌روزرسانی» کلیک کنید. اگر می خواهید یک لیست توزیع را از یک پیام به پوشه مخاطبین خود منتقل کنید، این مراحل را دنبال کنید:
- یک پیام حاوی یک لیست پستی باز کنید.
- روی لیست پستی تو در تو کلیک کنید و آن را به پوشه مخاطبین خود بکشید.
