Bonjour, chers lecteurs. Avec le développement d'Internet et technologies de réseau, de moins en moins de documents sont envoyés à l'impression. Il est beaucoup plus pratique d'envoyer un fichier Word par e-mail à votre responsable, client ou collègue. Mais tout le monde ne sait pas ce qui est nécessaire avant d'envoyer assurez-vous de configurer et de vérifier le fichier. Pour quoi? Je vais vous le dire maintenant, asseyez-vous et installez-vous confortablement !
Définition de la lisibilité globale d'un fichier
Lorsque le destinataire reçoit votre document, il peut l'étudier sur écran ou l'imprimer sur papier. Selon ce qui vous convient le mieux. Je recommande donc de préparer le dossier pour les deux procédures. En général, tout document, qu'il s'agisse d'un fichier Word ou, par exemple, d'un rapport Access, doit toujours être prêt à être imprimé. Cela devrait devenir votre règle.
Commençons par la pré-impression, qui implique de faire de nombreux ajustements généraux. tu t'amélioreras apparence projet et éliminer de nombreuses lacunes qui peuvent gâcher l'impression d'étudier les matériaux.
Vous aurez besoin (si nécessaire) de 10 étapes simples :
- Définir la taille de la feuille
- Sélectionner l'orientation de la feuille
- Numéroter les lignes
- Organiser le texte en colonnes
- Personnaliser les champs
- Insérer des en-têtes et des pieds de page
- Formatage des paragraphes
- Organiser les traits d'union des mots
- Vérifiez les lignes pendantes
- Insérer des sauts de ligne et de section
Je vous ai déjà expliqué comment tout cela se faisait auparavant. Si vous n'avez pas lu cet article, le voici.
Vérification des données personnelles
Lorsque vous travaillez dans Word, le programme enregistre diverses données auxiliaires. La plupart d'entre eux peuvent être considérés comme confidentiels. Ceci est utile pour collaborer sur un document dans une organisation structurée. Les utilisateurs voient qui est l'auteur du projet, quand il a été créé et modifié, à quelle organisation il appartient, etc.
Il est toutefois déconseillé de diffuser ces informations à des tiers. Par conséquent, vous devez contrôler soigneusement qui et quelles données personnelles vous transférez avec le document Word.
Pour vérifier lequel Informations Complémentaires spécifié dans le document, cliquez sur Fichier dans le ruban. La vue Backstage s'ouvre, avec certaines propriétés répertoriées sur le côté droit. Pour ouvrir leur liste complète, cliquez sur Afficher toutes les propriétés.
Voyez tout ce que les gens peuvent apprendre sur l’auteur. Est-ce toujours nécessaire ? Je suis sûr que non. De plus, le document peut stocker des informations sur les corrections, les commentaires, le contenu caché, etc. Dans la plupart des cas, ces données doivent être effacées. Comment faire? Le programme dispose d'un moyen pratique et rapide d'effacer les données personnelles.
Accédez au ruban : Fichier – Dépannage – Inspecteur de documents. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez toutes les cases et cliquez sur Vérifier.
Après vérification, une fenêtre avec une liste de données s'ouvrira. La liste sera divisée par type. Là où se trouvent les informations personnelles, elles apparaîtront Point d'exclamation et le bouton " supprimer tout" Regardez la liste de ce que le programme propose exactement de supprimer et cliquez sur le bouton. Je supprime généralement tout sauf les en-têtes et les pieds de page.
Lorsque vous avez ainsi effacé toutes vos données personnelles, répétez la vérification au cas où.
Vérification de la compatibilité des versions du programme
Tu sais qu'il existe plusieurs versions Forfait Microsoft Office, qui ont été publiés un par un. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, ... A chaque version, de nouveaux outils et fonctionnalités ont été introduits. Par exemple, vous avez inséré une feuille de calcul apparue pour la première fois dans Office 2007. Évidemment, un utilisateur XP ne pourra pas la visualiser (ou la modifier) correctement.
La vérification de compatibilité existe précisément pour identifier de tels incidents. Cliquez sur Fichier - Dépannage - Vérification de compatibilité. Un menu apparaîtra détaillant tout problème de compatibilité. Certaines d’entre elles peuvent être corrigées, mais d’autres devront être acceptées.
Vérifier la disponibilité du matériel
Le monde essaie par tous les moyens de socialiser les personnes handicapées. Microsoft y apporte également sa contribution. Pour ce faire, ils intègrent des analyseurs d’accessibilité au contenu dans leurs programmes. S'il y a le moindre risque qu'un document Word soit consulté par des personnes malvoyantes ou auditives, assurez-vous d'utiliser un analyseur et suivez ses recommandations.
Qu'est-ce que ça vérifie ? L'entreprise a développé un lecteur d'écran pour ses programmes utilisant un narrateur vocal. L'analyseur vérifiera dans quelle mesure le document est préparé pour ce processus. De plus, une adaptation du contenu pour les personnes malentendantes et malentendantes sera testée.
Cliquez pour vérifier Fichier - Dépannage - Vérification de l'accessibilité. Un menu avec les résultats de l'analyse apparaîtra à l'écran. Si des erreurs ou des recommandations sont trouvées, elles apparaîtront dans le menu. Cliquez sur les objets dans cette liste pour voir les recommandations d'élimination.
Corrigez tout ce qui se passe, cela permettra aux lecteurs spécialisés de subir un minimum de désagréments.
Marquer un document Word comme final
Lorsque tous les travaux sur le document sont terminés, l'édition finale est envoyée, vous pouvez en informer vos lecteurs. Pour ce faire, cliquez sur Fichier - Protéger le document - Marquer comme final.
Lors de l'ouverture d'un tel fichier, l'utilisateur ne pourra pas immédiatement apporter des modifications. Une boîte d’information jaune apparaîtra indiquant « Marqué comme final" Le lecteur ne pourra pas modifier le texte, le flux sera masqué. Cependant, cet outil signale uniquement que le texte est définitif, rien de plus.
Si l'utilisateur clique Modifier quand même dans le champ d’information, le statut « final » sera supprimé. Le contenu peut à nouveau être modifié, supprimé, ajouté. Ainsi, l'outil est utilisé uniquement à des fins d'information, mais ne protège en aucun cas les informations contre la modification. Même si cela suffit souvent.
Envoyer un document Word
Vous avez préparé le fichier pour l'envoi, il ne reste plus qu'à l'envoyer par e-mail. Commençons:
Si votre ordinateur est configuréMicrosoft Outlook(et je recommande de le configurer), ajoutez un bouton Envoyer par email au panel accès rapide . J'ai décrit comment ajouter une commande à la barre d'outils d'accès rapide. Enregistrez le fichier et cliquez sur le bouton Soumettre. Une fenêtre de création de lettre s'ouvrira avec un fichier Word joint. Ajoutez des destinataires, précisez le sujet de la lettre et envoyez.
Une autre façon d'envoyer un document avec utiliser Outlook. Cliquez sur Déposer - Accès général- Envoyé par email.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'une des options d'envoi :
- Envoyer en pièce jointe— crée une nouvelle lettre dans Outlook et ajoute le fichier actuel en pièce jointe
- Envoyer un lien— envoie aux destinataires un lien vers un document accessible au public
- Envoyer en PDF- convertit le fichier en Format PDF et en crée un nouveau avec cette pièce jointe Lettre de perspectives. Utile lorsque vous devez protéger un fichier contre les modifications
- Envoyer en XPS— envoi dans un autre format de fichier protégé (XPS). Pour le visualiser, comme le PDF, vous aurez peut-être besoin d'un logiciel spécial
- Envoyer un fax via Internet— envoi non pas par e-mail, mais par fax. Une connexion est requise pour que ce service fonctionne. services spéciaux. Je n’ai pas l’intention de les décrire, car la communication par fax devient obsolète. Pensez-vous qu'il est nécessaire de décrire la configuration du fax dans Word ? Écrivez dans les commentaires.
Si vous n'avez pas Outlook, enregistrez le fichier et envoyez-le en utilisant un autre client de messagerie ou un service. Fichiers Word envoyé de la même manière que les autres fichiers. La plupart des utilisateurs de Word le font, mais je préfère et recommande d'utiliser Outlook. Pourquoi? Lisez les articles sur ce programme et vous comprendrez tout par vous-même. Ils apparaîtront bientôt sur mon blog.
Amis, tout est question d'envoi Document Word par email. L'essentiel est de prendre soin de vos lecteurs et d'effacer vos données personnelles avant l'envoi.
Le prochain article portera sur l'impression d'un document. Vous l’aurez deviné, cela a aussi ses propres subtilités. D'un côté, tout est simple, de l'autre, certains points nécessitent une attention particulière. Alors ne soyez pas paresseux, lisez-le et assurez-vous que vous faites tout correctement. À bientôt!
La plupart des internautes sont confrontés à l’envoi de fichiers par courrier électronique presque quotidiennement. C'est une question simple et rapide. Cependant, un débutant peut encore rencontrer quelques problèmes. Toutes les questions et tous les malentendus proviennent d’un simple manque de connaissance de l’interface du client de messagerie. C'est pourquoi voyons comment envoyer un fichier par email avec tous les détails. Alors, commençons.
Vous devez d'abord vous rendre dans l'un des services où vous êtes inscrit Boites aux lettres. Disons que ce sera mail.ru. Ensuite, saisissez vos données d'inscription dans les champs prévus en haut à gauche. Si vous avez tout fait correctement, une redirection se produira et vous serez redirigé vers votre boîte de réception e-mail. Vous pouvez maintenant commencer à rédiger votre lettre. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Écrire une lettre » correspondant au-dessus des dossiers contenant les lettres entrantes, sortantes et autres. Vous devriez voir un formulaire pour remplir un nouvel e-mail. Dans celui-ci, assurez-vous de remplir le champ avec le destinataire. Le champ sujet peut rester vide. Si nécessaire, laissez le texte du message ci-dessous. Cliquez ensuite sur le bouton « Joindre un fichier » ou sur l’icône cloud située à proximité. Le dernier élément est sélectionné si le fichier nécessaire à l'envoi se trouve dans votre stockage électronique, le cloud. Lorsque vous cliquez sur « Joindre un fichier », vous verrez une fenêtre vous demandant de sélectionner le chemin d'accès à celui-ci. Spécifiez le chemin et cliquez sur le bouton « Ouvrir ». Si vous avez tout fait correctement, le dossier nécessaire sera joint à votre courrier. Ceci sera indiqué par l'inscription juste en dessous du bouton « joindre un fichier ». Si le fichier est volumineux ou si la vitesse Internet est faible, vous devrez attendre. Dans ce cas, un curseur avec chargement du cordon apparaîtra. Faudrait attendre pleine charge et ensuite seulement cliquez sur le bouton « Envoyer ». Il est situé juste au-dessus du champ avec le destinataire. Si tout s'est bien passé, vous verrez un message concernant l'envoi réussi du fichier et votre destinataire recevra la lettre tant attendue dans quelques minutes. Si vous avez choisi d'envoyer un fichier depuis le Cloud, alors sa structure s'ouvrira devant vous. Et déjà dans celui-ci, vous devez sélectionner le fichier dont vous avez besoin et cliquer sur le bouton « Joindre ». Comme dans la première option d'envoi que nous avons envisagée, vous devriez voir un champ avec un fichier déjà joint. Si sa taille est grande ou si la vitesse d'Internet est faible, vous devrez attendre un peu pour qu'il se charge.
Le système de gestion documentaire « Corporate Document Management » contient des moyens d'intégration avec le courrier électronique. En plus de la surveillance automatique des boîtes aux lettres et création automatique documents basés sur les lettres reçues (ce sujet est abordé en détail), l'envoi manuel est également possible, ainsi que la réception de documents par e-mail.
Envoi de documents par email
EDMS "Corporate Document Flow" vous permet d'envoyer des documents d'entreprise et leur contenu sous forme d'e-mail ordinaire. Pour envoyer un document d'entreprise, sélectionnez un document dans le formulaire « Navigateur », ou sous une autre forme de la liste des documents (par exemple, depuis le dossier personnel de l'utilisateur) et cliquez sur le bouton . Ce bouton peut également être enfoncé depuis formulaire ouvert document d'entreprise comme le montre la figure ci-dessous.
Cliquez sur l'image pour agrandir
Le nouveau formulaire email qui s'ouvre comprend le texte du contenu du document d'entreprise, complété par la signature du compte d'envoi de l'e-mail, ainsi qu'un bloc généré automatiquement avec une description des fichiers joints.
La liste des fichiers joints contient les mêmes fichiers que le document d'entreprise du système de gestion documentaire. La liste des pièces jointes est fournie dans l’onglet « Supplémentaire » du formulaire d’envoi du courrier. Le même onglet contient un lien vers le document d'entreprise en cours d'envoi et un lien vers compte, utilisé pour l'envoi. Attention, la case "Utiliser pour l'envoi" doit être cochée sur le compte. Les utilisateurs sans droits d'accès complets n'auront accès qu'aux comptes dans lesquels ils sont spécifiés dans l'attribut « Responsable ». Un exemple de l'onglet « Avancé » est présenté dans la figure ci-dessous.
Lorsque vous modifiez des fichiers dans la liste de l'onglet « Avancé », le bloc de description de la pièce jointe dans le corps de la lettre change automatiquement.
Avant d'envoyer une lettre à partir de l'EDMS Corporate Document Flow, vous pouvez modifier la liste des destinataires de la lettre. Par défaut, il inclut les destinataires de l'annuaire « Contreparties » et les « Personnes de contact » précisées dans le document social sous l'onglet « Affiliation ».
La liste des destinataires de l'e-mail comprend le destinataire principal (indiqué en gras) ainsi que les destinataires d'une copie de l'e-mail. Veuillez noter que la liste peut être complétée et modifiée manuellement. Vous pouvez également modifier le destinataire principal de l'e-mail. Pour ce faire, déplacez le destinataire souhaité avec la flèche vers le haut vers la première ligne.
L'envoi du courrier s'effectue après avoir cliqué sur le bouton « Envoyer la lettre » dans le panneau supérieur du formulaire.
Si la case « Mémoriser le mot de passe » n'est pas cochée sur votre compte, un formulaire de saisie d'un mot de passe s'affichera avant l'envoi du mail.
Réception de documents par email
EDMS "Corporate Document Flow" contient des outils pour télécharger des documents à partir du courrier électronique. Pour télécharger des documents, appuyez sur la combinaison de touches « Alt+M » de votre clavier ou sélectionnez l'élément « Recevoir un e-mail » dans le sous-système « Documents actuels ». mail."
Dans le formulaire de téléchargement de documents, vous devez spécifier le compte de messagerie à partir duquel les lettres seront téléchargées, ainsi qu'un lien vers le modèle de document d'entreprise. Par ce modèle de nouveaux documents d'entreprise seront formés. Il est également recommandé de cocher la case « Ajouter des données de modèle avec les données des e-mails ». Actuellement, les données du modèle sont complétées par des liens vers des éléments de l'annuaire des contreparties et des personnes de contact des contreparties retrouvés dans la base de données via l'adresse email de retour.
La réception du courrier est divisée en deux étapes. La première étape consiste à charger les en-têtes des e-mails. Pour télécharger les en-têtes, cliquez sur le bouton « Vérifier le courrier sur le serveur ».
Après réception des données du serveur de messagerie, un tableau sera généré avec détermination automatique si la lettre appartient (par l'adresse de l'expéditeur) à la contrepartie ou à la personne de contact de la contrepartie. S'il n'a pas été possible de déterminer si la lettre appartient à la contrepartie, vous pouvez renseigner manuellement la valeur dans la colonne « Connexion à la base de données ». La valeur précisée dans la colonne « Connexion à la base de données » sera placée dans la ligne « Contreparties » de l'onglet « Affiliation » du document corporate créé.
Après avoir généré le tableau d'en-tête, vous pouvez sélectionner (en cochant la case souhaitée) les lettres qui doivent être chargées (importées) dans la base de données et cliquer sur le bouton « Générer les documents d'entreprise ».
Les documents d'entreprise générés seront placés dans le système de gestion de documents EDMS « Corporate Document Flow » en fonction des paramètres des dossiers d'entreprise, des types et types de documents spécifiés dans le modèle de document.
La possibilité d’envoyer du texte dans un e-mail constitue en soi une excellente opportunité de communication. Après tout, un e-mail est gratuit, il arrive presque instantanément et, contrairement à une lettre papier ordinaire, il peut contenir non pas une ou deux pages de texte, mais tout un traité.
Cependant, encore plus opportunité intéressante utiliser le courrier électronique est envoi d'une photo par email, document texte, tableur, archives, etc. En bref, vous pouvez facilement joindre presque n'importe quel fichier à une lettre et l'envoyer au destinataire.
Ayant reçu une telle lettre, il pourra extraire le fichier joint et le sauvegarder sur son ordinateur pour l'utiliser.
Pourquoi ai-je écrit « presque n’importe quel fichier » ? Le fait est que certains serveurs de messagerie avoir des restrictions sur la taille des pièces jointes envoyées. Par exemple, dans certains cas, la taille de la pièce jointe ne doit pas dépasser 5 Mo, pour d'autres services de messagerie - pas plus de 10 Mo, etc. Par exemple, la taille maximale d'un e-mail avec toutes les pièces jointes envoyées via le système Courrier Yandex ne doit pas dépasser 30 Mo.
En revanche, il faut tenir compte du fait que le destinataire peut disposer d'une boîte aux lettres avec un plus petit débit. En un mot, envoyez des photos par email, documents texte et d'autres petits fichiers sont tout à fait possibles. Mais envoyer un long métrage pose déjà problème. Au moins pour aujourd'hui.
Dans le didacticiel vidéo, vous pouvez voir comment envoyer un fichier joint ou plusieurs fichiers dans un e-mail.
Leçon vidéo : Comment envoyer une photo, un document et d'autres fichiers par e-mail
Cours à distance par Kashkanov. Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez avoir activé JavaScript pour le visualiser.
Instructions
Le moyen le plus évident d’envoyer un document électronique sur Internet est d’utiliser le courrier électronique. Pour ce faire, utilisez la fonction de fixation des pièces jointes, disponible dans presque tous les modèles modernes. services postaux. Connectez-vous à votre boîte aux lettres à l'aide d'une interface Web classique (pas de WAP ou de PDA). Commencez à rédiger un nouveau message en cliquant sur le lien approprié (il peut avoir des noms différents). Saisissez l'adresse, l'objet et le texte d'accompagnement du destinataire comme d'habitude. Cliquez ensuite sur bouton spécial pour joindre un fichier (il peut aussi être appelé différemment). Sélectionnez le dossier où se trouve le fichier, puis le fichier lui-même. Après cela, cliquez sur un autre bouton conçu pour joindre le fichier sélectionné. Si un tel bouton est absent, le fichier sélectionné sera automatiquement joint au moment de l'envoi. Si nécessaire, sélectionnez et joignez d'autres fichiers. Ensuite, envoyez un message.
Envoyez des documents électroniques plus volumineux (par exemple, des instructions contenant plusieurs centaines de pages) via ce que l'on appelle . Téléchargez le fichier sur l'un de ces serveurs, après quoi vous recevrez un long lien spécial. Envoyez ce lien au destinataire dans le corps du message par . Si nécessaire, expliquez au destinataire qu'il doit cliquer sur ce lien et cliquer sur le bouton de téléchargement gratuit avec une pause. Pendant la durée de la pause, il peut consulter d'autres sites dans les onglets du navigateur voisin. Puis un autre bouton apparaîtra, en cliquant sur lequel le destinataire pourra télécharger le fichier. Si vous le souhaitez, envoyez le lien non pas par email, mais via un service de messagerie instantanée, voire dictez-le par téléphone (mais ne vous trompez pas sur un seul caractère).
La troisième façon de transférer un document électronique consiste à le télécharger sur le service Google Docs. Pour ce faire, créez un nouveau compte Gmail ou utilisez-en un existant. Connectez-vous avec la combinaison appropriée de nom d'utilisateur et de mot de passe au service Google Docs à l'aide de n'importe quel navigateur compatible avec celui-ci. Créer nouveau document ou téléchargez le fichier fini au format ODT, DOC ou autre format pris en charge par le système. Envoyez ensuite un lien vers celui-ci au destinataire de quelque manière que ce soit. Si vous souhaitez simplement qu'il s'agisse d'un document, rendez-le public afin que le destinataire n'ait même pas besoin de s'inscrire à Gmail. Si vous devez offrir la possibilité de modifier conjointement un document, demandez au destinataire de s'inscrire et de vous indiquer son identifiant. Après cela, autorisez l'utilisateur disposant de la connexion appropriée à afficher et à modifier ce document.
