Bună ziua, dragi cititori. Odată cu dezvoltarea internetului și tehnologii de rețea, din ce în ce mai puține documente sunt trimise la tipărire. Este mult mai convenabil să trimiteți un fișier Word prin e-mail managerului, clientului sau colegului dvs. Dar nu toată lumea știe de ce este nevoie înainte de a trimite asigurați-vă că configurați și verificați fișierul. Pentru ce? Îți spun acum, stai pe spate și te confortabil!
Setarea lizibilității generale a unui fișier
Când destinatarul primește documentul dvs., îl poate studia pe ecran sau îl poate imprima pe hârtie. Oricare este mai convenabil pentru tine. Prin urmare, recomand pregătirea dosarului pentru ambele proceduri. În general, orice document, fie el un fișier Word sau, de exemplu, un raport Access, ar trebui să fie întotdeauna gata pentru tipărire. Aceasta ar trebui să devină regula ta.
Să începem cu pregătirea pentru imprimare, ca parte a căreia se fac o mulțime de setări generale. te vei îmbunătăți aspect proiectați și eliminați multe neajunsuri care pot strica impresia studierii materialelor.
Veți avea nevoie (dacă este necesar) de 10 pași simpli:
- Setați dimensiunea foii
- Selectați orientarea foii
- Numerotați liniile
- Aranjați textul în coloane
- Personalizați câmpurile
- Inserați anteturi și subsoluri
- Formatarea paragrafelor
- Organizați cratimele cuvintelor
- Verificați dacă există linii atârnate
- Introduceți întreruperi de linie și de secțiune
V-am spus deja cum se fac toate acestea înainte. Dacă nu ați citit acel articol, iată-l.
Verificarea datelor personale
Când lucrați în Word, programul salvează diverse date auxiliare. Cele mai multe dintre ele pot fi considerate confidențiale. Acest lucru este util pentru colaborarea la un document într-o organizație structurată. Utilizatorii văd cine este autorul proiectului, când a fost creat și modificat, cărei organizații îi aparține etc.
Cu toate acestea, nu este recomandabil să distribuiți aceste informații către terți. Prin urmare, trebuie să controlați cu atenție cine și ce date personale transferați împreună cu documentul Word.
Pentru a verifica care Informații suplimentare specificat în document, faceți clic pe Fișier pe panglică. Vizualizarea Culise se deschide cu unele proprietăți enumerate în partea dreaptă. Pentru a deschide lista lor completă, faceți clic Afișați toate proprietățile.
Vedeți cât de mult pot afla oamenii despre autor. Este întotdeauna necesar? Sunt sigur că nu. În plus, documentul poate stoca informații despre corecții, comentarii, conținut ascuns etc. În cele mai multe cazuri, aceste date trebuie ștergate. Cum să o facă? Programul are un mijloc convenabil și rapid de ștergere a datelor personale.
Du-te la panglică: Fișier – Depanare – Document Inspector. În fereastra care se deschide, bifați toate casetele și faceți clic pe Verificare.
După verificare, se va deschide o fereastră cu o listă de date. Lista va fi împărțită după tip. Acolo unde se găsesc cele personale, va apărea Semn de exclamare si butonul " șterge totul" Priviți lista cu ceea ce oferă programul pentru a șterge și faceți clic pe butonul. De obicei, elimin totul, cu excepția antetelor și a subsolurilor.
După ce v-ați șters toate datele personale în acest fel, repetați verificarea pentru orice eventualitate.
Verificarea compatibilității versiunilor de program
Știi că există mai multe versiuni Pachetul Microsoft Office, care au fost eliberate unul câte unul. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, ... Cu fiecare versiune, au fost introduse noi instrumente și funcționalități. De exemplu, ați introdus într-o foaie de lucru, care a apărut pentru prima dată în Office 2007. Evident, un utilizator cu XP nu o va putea vizualiza (sau modifica) corect.
Verificarea compatibilității există tocmai pentru a identifica astfel de incidente. Clic Fișier - Depanare - Verificare compatibilitate. Va apărea un meniu care detaliază orice probleme de compatibilitate. Unele dintre ele pot fi corectate, dar altele vor trebui acceptate.
Verificarea disponibilitatii materialelor
Lumea încearcă în toate modurile posibile să socializeze persoanele cu dizabilități. Microsoft își aduce și ea contribuția la acest lucru. Pentru a face acest lucru, ei construiesc analizatori de accesibilitate a conținutului în programele lor. Dacă există chiar și cea mai mică șansă ca un document Word să fie vizualizat de persoane cu deficiențe de vedere sau de auz, asigurați-vă că utilizați un analizor și urmați recomandările acestuia.
Ce verifică? Compania a dezvoltat un cititor de ecran pentru programele sale folosind un narator vocal. Analizatorul va verifica cât de pregătit este documentul pentru acest proces. În plus, va fi testată adaptarea conținutului pentru persoanele cu deficiențe de auz și de vorbire.
Faceți clic pentru a verifica Fișier – Depanare – Verificare accesibilitate. Pe ecran va apărea un meniu cu rezultatele analizei. Dacă se găsesc erori sau recomandări, acestea vor apărea în meniu. Faceți clic pe obiectele din această listă pentru a vedea recomandări pentru eliminare.
Corectați tot ce se întâmplă, acest lucru va permite cititorilor speciali să experimenteze un minim de inconveniente.
Marcați un document Word ca final
Când toate lucrările la document sunt finalizate, ediția finală este trimisă, vă puteți informa cititorii despre acest lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic Fișier - Protejați documentul - Marcați ca final.
La deschiderea unui astfel de fișier, utilizatorul nu va putea face imediat modificări. Va apărea o casetă galbenă de informații care spune „ Marcat ca final" Cititorul nu va putea modifica textul, fluxul va fi ascuns. Cu toate acestea, acest instrument raportează doar că textul este final, nimic mai mult.
Dacă utilizatorul face clic Editează oricumîn câmpul de informații, starea „final” va fi șters. Conținutul poate fi din nou modificat, șters, adăugat. Deci, instrumentul este folosit doar pentru informații, dar nu protejează în niciun fel informațiile de editare. Deși, de multe ori acest lucru este suficient.
Trimiteți un document Word
Ati pregatit fisierul pentru trimitere, ramane doar sa il trimiteti prin e-mail. Să începem:
Dacă computerul dvs. este configuratMicrosoft Outlook(și recomand să-l configurați), adăugați un buton Trimiteți prin e-mail către panou acces rapid . Am descris cum să adăugați o comandă la Bara de instrumente Acces rapid. Salvați fișierul și faceți clic pe butonul de trimitere. Se va deschide o fereastră de creare a scrisorii cu un fișier Word atașat. Adăugați destinatari, specificați subiectul scrisorii și trimiteți.
O altă modalitate de a trimite un document cu folosind Outlook. Clic Fișier - Acces general- Trimis prin posta electronica.
În fereastra care se deschide, selectați una dintre opțiunile de trimitere:
- Trimiteți ca atașament— creează o scrisoare nouă în Outlook și adaugă fișierul curent ca atașament
- Trimite linkul— trimite destinatarilor un link către un document accesibil publicului
- Trimiteți ca PDF- convertește fișierul în format PDFși creează unul nou cu acest atașament Scrisoare Outlook. Util atunci când trebuie să protejați un fișier de modificări
- Trimiteți ca XPS— trimiterea într-un alt format de fișier protejat (XPS). Pentru a-l vizualiza, precum PDF, este posibil să aveți nevoie de software special
- Trimiteți un fax prin Internet— trimiterea nu prin e-mail, ci ca fax. Este necesară o conexiune pentru ca acest serviciu să funcționeze. servicii speciale. Nu intenționez să le descriu, deoarece comunicarea prin fax devine învechită. Credeți că este necesar să descrieți configurarea faxului în Word? Scrieți în comentarii.
Dacă nu aveți Outlook, salvați fișierul și trimite-l folosind altul client de mail sau serviciu. Fișiere Word trimis în același mod ca și alte fișiere. Majoritatea utilizatorilor Word fac acest lucru, dar prefer și recomand să folosești Outlook. De ce? Citiți articole despre acest program și veți înțelege totul singur. Vor apărea în curând pe blogul meu.
Prieteni, totul este despre trimitere document Word prin e-mail. Principalul lucru este să aveți grijă de cititorii dvs. și să vă ștergeți datele personale înainte de a trimite.
Următoarea postare va fi despre tipărirea unui document. Ai ghicit că are și propriile sale subtilități. Pe de o parte, totul este simplu, pe de altă parte, unele puncte necesită o atenție deosebită. Deci, nu fi leneș, citește-l și asigură-te că faci totul bine. Te văd!
Majoritatea utilizatorilor de internet se confruntă cu trimiterea de fișiere prin e-mail aproape în fiecare zi. Aceasta este o chestiune rapidă și simplă. Cu toate acestea, un începător poate avea încă unele probleme. Toate întrebările și neînțelegerile apar din cauza unei simple lipse de cunoaștere a interfeței clientului de e-mail. De aceea, haideți să vedem cum să trimiteți un fișier prin e-mail cu toate detaliile. Deci, să începem.
Mai întâi trebuie să mergeți la unul dintre serviciile la care sunteți înregistrat Cutie poștală. Să zicem că va fi mail.ru. Apoi, introduceți datele de înregistrare în câmpurile din stânga sus. Dacă ați făcut totul corect, va apărea o redirecționare și veți fi dus în căsuța dvs. de e-mail. Acum puteți începe să vă scrieți scrisoarea. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul corespunzător „Scrieți o scrisoare” deasupra dosarelor cu litere de intrare, de ieșire și alte litere. Ar trebui să vedeți un formular pentru a completa un nou e-mail. În ea, asigurați-vă că completați câmpul cu destinatarul. Câmpul subiect poate fi lăsat necompletat. Dacă este necesar, lăsați mai jos textul mesajului. Apoi, faceți clic pe butonul „Atașați fișierul” sau pe pictograma nor situată în apropiere. Ultimul element este selectat dacă fișierul necesar pentru trimitere se află în stocarea dumneavoastră electronică, cloud. Când faceți clic pe „Atașați fișierul”, veți vedea o fereastră care vă cere să selectați calea către acesta. Specificați calea și faceți clic pe butonul „Deschidere”. Dacă ați făcut totul corect, dosarul necesar va fi atașat scrisorii dumneavoastră. Acest lucru va fi indicat de inscripția chiar sub butonul „atașați fișierul”. Dacă fișierul este mare sau viteza internetului este scăzută, va trebui să așteptați. În acest caz, va apărea un glisor cu încărcarea cablului. Trebuie sa astepti sarcina completași abia apoi faceți clic pe butonul „Trimite”. Este situat chiar deasupra câmpului cu destinatarul. Dacă totul a mers corect, vei vedea un mesaj despre trimiterea cu succes a fișierului, iar destinatarul tău va primi scrisoarea mult așteptată în câteva minute. Dacă ai ales să trimiți un fișier din Cloud, atunci structura acestuia se va deschide în fața ta. Și deja în el trebuie să selectați fișierul de care aveți nevoie și să faceți clic pe butonul „Atașați”. Ca și în prima opțiune de trimitere pe care am luat-o în considerare, ar trebui să vedeți un câmp cu un fișier deja atașat. Dacă dimensiunea sa este mare sau viteza Internetului este mică, va trebui să așteptați puțin până se încarcă.
Sistemul de management al documentelor „Corporate Document Management” conține mijloace de integrare cu e-mailul. Pe lângă monitorizarea automată a cutiilor poștale și crearea automată documente pe baza scrisorilor primite (acest subiect este discutat în detaliu), este posibilă și trimiterea manuală, precum și primirea documentelor prin e-mail.
Trimiterea documentelor prin e-mail
EDMS „Corporate Document Flow” vă permite să trimiteți documente corporative și conținutul acestora ca un e-mail obișnuit. Pentru a trimite un document corporativ, selectați un document în formularul „Navigator” sau într-o altă formă a listei de documente (de exemplu, din folderul personal al utilizatorului) și faceți clic pe butonul. Acest buton poate fi apăsat și de la formă deschisă document corporativ, așa cum se arată în figura de mai jos.
Click pe poza pentru marire
Noul formular de e-mail care se deschide include textul conținutului documentului corporativ, completat de semnătura contului de trimitere e-mail, precum și un bloc generat automat cu o descriere a fișierelor atașate.
Lista fișierelor atașate conține aceleași fișiere ca și documentul corporativ al sistemului de management al documentelor. Lista atașamentelor este furnizată în fila „Suplimentar” a formularului de trimitere a scrisorii. Aceeași filă conține un link către documentul corporativ care este trimis și un link către cont, folosit pentru trimitere. Vă rugăm să rețineți că caseta de selectare „Utilizare pentru trimitere” trebuie bifată în cont. Utilizatorii fără drepturi de acces complete vor avea acces doar la acele conturi în care sunt specificate în atributul „Responsabil”. Un exemplu de filă „Avansat” este prezentat în figura de mai jos.
Când modificați fișierele din lista din fila „Avansat”, blocul de descriere a atașamentului din corpul scrisorii se schimbă automat.
Înainte de a trimite o scrisoare de la Corporate Document Flow EDMS, puteți edita lista destinatarilor scrisorii. În mod implicit, include destinatarii din directorul „Contrapărți” și „Persoane de contact” specificate în documentul corporativ din fila „Afiliere”.
Lista de destinatari ai e-mailului include destinatarul principal (indicat cu caractere aldine), precum și destinatarii unei copii a e-mailului. Vă rugăm să rețineți că lista poate fi completată și modificată manual. De asemenea, puteți schimba destinatarul principal al e-mailului. Pentru a face acest lucru, mutați destinatarul dorit cu săgeata în sus la prima linie.
Trimiterea e-mailului are loc după ce faceți clic pe butonul „Trimiteți scrisoarea” din panoul de sus al formularului.
Dacă caseta de selectare „Reține parola” nu este activată în contul tău, înainte de a trimite e-mailul va fi afișat un formular pentru introducerea unei parole.
Primirea documentelor prin e-mail
EDMS „Corporate Document Flow” conține instrumente pentru descărcarea documentelor de pe e-mail. Pentru a descărca documente, apăsați combinația de taste „Alt+M” de pe tastatură sau selectați elementul „Obțineți e-mail” din subsistemul „Documente curente”. Poștă."
În formularul de încărcare a documentului, trebuie să specificați contul de e-mail din care vor fi încărcate scrisorile, precum și un link către șablonul documentului corporativ. De acest șablon se vor forma noi documente corporative. De asemenea, se recomandă să bifați caseta de selectare „Adăugați date șablon cu date din e-mailuri”. În prezent, datele șablonului sunt completate cu link-uri către elemente din directorul contrapărților și persoane de contact ale contrapărților găsite în baza de date prin adresa de e-mail de retur.
Primirea corespondenței este împărțită în două etape. Prima etapă implică încărcarea antetelor de e-mail. Pentru a descărca antetele, faceți clic pe butonul „Verifică e-mail pe server”.
După primirea datelor de la serverul de e-mail, se va genera un tabel cu determinarea automată dacă scrisoarea aparține (după adresa expeditorului) contrapărții sau persoanei de contact a contrapartidei. Dacă nu a fost posibil să se stabilească dacă scrisoarea aparține contrapărții, puteți completa manual valoarea în coloana „Conexiune la baza de date”. Valoarea specificată în coloana „Conexiune la baza de date” va fi plasată în linia „Contrapărți” din fila „Afiliere” a documentului corporativ creat.
După generarea tabelului antet, puteți selecta (bifând caseta dorită) acele litere care trebuie încărcate (importate) în baza de date și faceți clic pe butonul „Generează documente corporative”.
Documentele corporative generate vor fi plasate în sistemul de management al documentelor EDMS „Corporate Document Flow” conform setărilor folderelor corporative, tipurilor și tipurilor de documente specificate în șablonul de document.
Abilitatea de a trimite text într-un e-mail este o mare oportunitate de comunicare în sine. La urma urmei, un e-mail este gratuit, ajunge aproape instantaneu și, spre deosebire de o scrisoare de hârtie obișnuită, poate conține nu una sau două pagini de text, ci un tratat întreg.
Cu toate acestea, chiar mai mult oportunitate interesantă folosirea e-mailului este trimiterea unei fotografii prin e-mail, document text, foaie de calcul, arhiva etc. Într-un cuvânt, puteți atașa cu ușurință aproape orice fișier la o scrisoare și îl puteți trimite destinatarului.
După ce a primit o astfel de scrisoare, el va putea extrage fișierul atașat și îl va salva pe computerul său pentru utilizare.
De ce am scris „aproape orice fișier”? Cert este că unii servere de mail au restricții privind dimensiunea atașamentelor trimise. De exemplu, în unele cazuri, dimensiunea atașării nu trebuie să depășească 5Mb, pentru alte servicii de e-mail - nu mai mult de 10Mb etc. De exemplu, dimensiunea maximă a unui e-mail cu toate atașamentele trimise prin sistem Yandex Mail nu trebuie să depășească 30 Mb.
Pe de altă parte, trebuie avut în vedere faptul că destinatarul poate avea o cutie poștală cu o cutie mai mică debitului. Într-un cuvânt, trimiteți fotografii prin e-mailuri, documente textși alte fișiere mici sunt destul de posibile. Dar trimiterea unui lungmetraj este deja o problemă. Cel puțin pentru azi.
În tutorialul video puteți vedea cum să trimiteți un fișier atașat sau mai multe fișiere într-un e-mail.
Lecție video: Cum să trimiteți o fotografie, un document și alte fișiere prin e-mail
Cursuri la distanță de Kashkanov. Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Trebuie să aveți JavaScript activat pentru a-l vizualiza.
Instrucțiuni
Cea mai evidentă modalitate de a trimite un document electronic prin Internet este utilizarea e-mailului. Pentru a face acest lucru, utilizați funcția de atașare a atașamentului, care este disponibilă în aproape toate cele moderne servicii poștale. Conectați-vă la căsuța poștală folosind o interfață web obișnuită (nu WAP sau PDA). Începeți să compuneți un mesaj nou făcând clic pe linkul corespunzător (poate avea nume diferite). Introduceți adresa destinatarului, subiectul și textul însoțitor ca de obicei. Apoi faceți clic pe buton special pentru a atașa un fișier (se poate numi și altfel). Selectați folderul în care se află fișierul și apoi fișierul în sine. După aceea, faceți clic pe alt buton conceput pentru a atașa fișierul selectat. Dacă un astfel de buton este absent, fișierul selectat va fi atașat automat în momentul trimiterii. Dacă este necesar, selectați și atașați mai multe fișiere. Apoi trimiteți un mesaj.
Trimiteți documente electronice mai mari (de exemplu, instrucțiuni care conțin câteva sute de pagini) prin așa-numitul . Încărcați fișierul pe oricare dintre aceste servere, după care veți primi un link lung special. Trimiteți acest link destinatarului în corpul mesajului până la . Dacă este necesar, explicați destinatarului că trebuie să facă clic pe acest link pentru a face clic pe butonul de descărcare gratuită cu o pauză. Cât durează pauza, el poate vizualiza alte site-uri în filele de browser vecine. Apoi va apărea un alt buton, făcând clic pe care destinatarul va putea descărca fișierul. Dacă doriți, trimiteți linkul nu prin e-mail, ci printr-un serviciu de mesagerie instantanee sau chiar dictați-l prin telefon (dar nu greșiți într-un singur caracter).
A treia modalitate de a transfera un document electronic este să-l încărcați în serviciul Google Docs. Pentru a face acest lucru, creați un nou cont Gmail sau utilizați unul existent. Conectați-vă cu combinația corespunzătoare de nume de utilizator și parolă la serviciul Google Docs utilizând orice browser compatibil cu acesta. Crea document nou sau descărcați cel terminat în ODT, DOC sau alt format acceptat de sistem. Apoi trimiteți un link către acesta către destinatar în orice mod. Dacă doriți doar să fie un document, faceți-l public, astfel încât destinatarul să nu fie nevoit nici măcar să se înscrie la Gmail. Dacă trebuie să oferiți posibilitatea de a edita împreună un document, cereți destinatarului să se înregistreze și să vă spună datele de conectare. După aceasta, permiteți utilizatorului cu datele de conectare adecvate să vadă și să editeze acest document.
