Microsoft excelär ett allestädes närvarande och praktiskt verktyg för att arbeta med kalkylblad.
bred mer funktionalitet gör detta program till det näst mest populära efter MS Word bland alla kontorsprogram.
Den används av ekonomer, revisorer, vetenskapsmän, studenter och representanter för andra professioner som behöver bearbeta matematiska data.
En av de mest bekväma funktionerna i detta program är datafiltrering. Fundera på hur du ställer in och använder MS Excel-filter.
Var finns filter i Excel - deras typer
Att hitta filter i det här programmet är enkelt - du måste öppna huvudmenyn eller bara hålla nere Ctrl + Shift + L-tangenterna.
Grundläggande filtreringsfunktioner i Excel:
- filtrera efter färg: låter dig sortera data efter teckensnitt eller fyllningsfärg,
- textfilter i excel: låter dig ställa in vissa villkor för rader, till exempel: mindre än, större än, lika med, inte lika med, och andra, samt ställa in logiska villkor - och, eller,
- numeriska filter: sortera efter numeriska förhållanden, såsom under genomsnittet, topp 10 och andra,
- manuell: urval kan göras enligt självvalda kriterier.
De är lätta att använda. Det är nödvändigt att välja tabellen och välja avsnittet med filter i menyn och sedan förtydliga med vilket kriterium uppgifterna kommer att screenas.
Hur man använder det avancerade filtret i Excel - hur man anpassar det
Standardfiltret har en betydande nackdel - för att komma ihåg vilka urvalskriterier som användes måste du öppna menyn. Och i ännu högre grad orsakar det besvär när mer än ett kriterium ställs. Ur denna synvinkel är ett avancerat filter bekvämare, som visas som en separat tabell ovanför data.
VIDEO INSTRUKTION
Inställningsordning:
- Skapa en tabell med data för ytterligare arbete med henne. Den ska inte innehålla tomma rader.
- Skapa en tabell med urvalsvillkor.
- Kör avancerat filter.
Låt oss titta på ett exempel på en uppställning.
Vi har en tabell med kolumnerna Produkt, Kvantitet och Pris.
Till exempel behöver du sortera rader vars produktnamn börjar med ordet "Nails" Flera rader faller under detta villkor.
Tabellen med villkoren kommer att placeras i cellerna A1:A2. Det är viktigt att ange namnet på den kolumn där urvalet kommer att ske (cell A1) och själva ordet för urval - Nails (cell A2).
Det är mest bekvämt att placera den ovanför data eller på sidan. Det är inte heller förbjudet under det, men det är inte alltid bekvämt, eftersom det då och då kan vara nödvändigt att lägga till ytterligare rader. Dra in minst en tom rad mellan de två tabellerna.
Då behöver du:
- välj någon av cellerna
- öppna "Avancerat filter" längs vägen: Data - Sortera och filtrera - Avancerat,
- kontrollera vad som anges i fältet "Initialt intervall" - hela tabellen med information ska gå dit,
- i "Omfång av villkor" är det nödvändigt att ställa in värdena för cellerna med urvalsvillkoret, i detta exempel detta är området A1:A2.
Efter att ha klickat på "OK"-knappen kommer valet att ske nödvändig information, och endast rader med önskat ord visas i tabellen, i vårt fall är det "Nails". De återstående radnumren blir blå. För att avbryta det angivna filtret, tryck bara på tangenterna CTRL+SHIFT+L.
Det är också lätt att filtrera på strängar som innehåller exakt ordet "Nails" på ett skiftlägesokänsligt sätt. I intervallet B1:B2 kommer vi att placera en kolumn med ett nytt urvalskriterium, utan att glömma att ange rubriken för den kolumn där screeningen kommer att utföras. I cell B2 måste du ange följande formel = "= Nails".
- välj någon av tabellcellerna,
- öppna "Avancerat filter",
- kontrollera att hela tabellen med data ingår i "Initial range",
- i "Omfång av villkor" anger B1:B2.
Efter att ha klickat på "OK" kommer data att filtreras bort.
Dessa är de flesta enkla exempel arbetar med filter i excel. I den utökade versionen är det bekvämt att ställa in andra villkor för val, till exempel bortfall med parametern "ELLER", bortfall med parametern "Spikar" och värdet i kolumnen "Mängd"> 40.
Informationen i tabellen kan filtreras efter kolumner - en eller flera. Tänk på exemplet med en tabell med kolumnerna "Stad", "Månad" och "Försäljning".
Exempel 1
Om du behöver filtrera data efter en kolumn med stadsnamn i alfabetisk ordning, måste du markera någon av cellerna i den här kolumnen, öppna "Sortera" och "Filter" och välj alternativet "Y". Som ett resultat kommer informationen att visas med hänsyn till den första bokstaven i stadsnamnet.
För att få information om den omvända principen måste du använda parametern "YA".
Exempel 2
Det är nödvändigt att sålla bort information efter månader, och även staden med stor försäljningsvolym bör ligga högre i tabellen än staden med mindre försäljningsvolym. För att lösa problemet måste du välja alternativet "Sortera" i "Sortera och filtrera". I fönstret som visas med inställningarna, ange "Sortera efter" - "Månad".
Därefter måste du lägga till en andra sorteringsnivå. För att göra detta, välj i "Sortera" - "Lägg till nivå" och ange kolumnen "Försäljning". I kolumnen "Order"-inställningar väljer du "Fallande". Efter att ha klickat på "OK" kommer data att väljas enligt de angivna parametrarna.
VIDEO INSTRUKTION
Varför filter kanske inte fungerar i Excel
När man arbetar med ett verktyg som filter upplever användarna ofta svårigheter. Vanligtvis är de förknippade med ett brott mot reglerna för användning av vissa inställningar.
Problemet med filtret efter datum är ett av de mest populära. Uppstår efter avlastning av data från redovisningssystemet i form av en array. När du försöker filtrera rader efter en kolumn som innehåller datum sker bortfallet inte efter datum, utan efter text.
Lösning:
- välj en kolumn med datum,
- öppna Excel-fliken i huvudmenyn,
- välj knappen "Celler", välj alternativet "Konvertera text till datum" i rullgardinsmenyn.
Vanliga användarfel när man arbetar med det här programmet bör också inkludera:
- frånvaron av rubriker för kolumner (filtrering, sortering och ett antal andra viktiga parametrar fungerar inte utan dem),
- förekomsten av tomma rader och kolumner i tabellen med data (detta förvirrar sorteringssystemet, Excel uppfattar information som två olika oberoende tabeller),
- placera flera bord på en sida (det är bekvämare att placera varje bord på ett separat ark),
- placering i flera kolumner med data av samma typ,
- placering av data på flera ark, till exempel med månader eller år (mängden arbete kan omedelbart multipliceras med antalet ark med information).
Och en till kritiskt fel, som inte tillåter dig att fullt ut använda funktionerna i Excel - detta är användningen av en olicensierad produkt.
Garantera det rätt arbete det är omöjligt, förutom att fel kommer att dyka upp hela tiden. Om du tänker använda detta verktyg för matematisk informationsbearbetning löpande, köp den fullständiga versionen av programmet.
Ibland kan tabeller innehålla en ganska stor mängd data, och dessa data kommer ofta att presenteras i form av en lista. I det här fallet är verktyg som att sortera listor och filtrera dem till stor hjälp. Men samtidigt måste listan formateras på ett visst sätt, annars fungerar inte sorterings- och filtreringsverktygen.
Vanligtvis består en lista av poster (rader) och fält (kolumner). Kolumner måste innehålla samma typ av data. Listan får inte innehålla tomma rader eller kolumner. Om det finns rubriker i listan måste de formateras annorlunda än resten av listobjekten.
Listsortering
Sortering eller ordning av listor gör det mycket lättare att hitta information. Efter sortering visas posterna i den ordning som bestäms av kolumnernas värden (alfabetisk, stigande/fallande pris, etc.).
Gör en liten träningslista.
Välj det.
Klicka på knappen "Sortera och filtrera" på panelen "Redigering" band "Hem".
Välj "Sorterat från A till Ö". Vår lista kommer att sorteras efter den första kolumnen, dvs. efter namnfält.
Om du behöver sortera listan efter flera fält, är objektet avsett för detta. .
Komplex sortering innebär att beställa data över flera fält. Du kan lägga till fält med knappen .
Som ett resultat kommer listan att sorteras efter ställa in parametrar komplex sortering.
Om du behöver sortera fältet på ett icke-standardiserat sätt, välj menyalternativet "Anpassad lista.." rullgardinsmenyn "Beställa".
Du kan flytta sorteringsnivåerna med knapparna. "Upp" och "Ner".
Vi bör inte glömma innehållsmeny. Från den kan du också konfigurera sorteringen av listan. Dessutom finns det sådana intressanta sorteringsalternativ förknippade med valet av ett eller annat element i tabellen.
Huvudskillnaden mellan ett filter och beställning är att under filtrering döljs poster som inte uppfyller urvalsvillkoren tillfälligt (men raderas inte), medan vid sortering visas alla listposter, endast deras ordningsföljd ändras.
Filter är av två typer: vanligt filter(det kallas också ett autofilter) och avancerat filter.
För att tillämpa ett autofilter, klicka på samma knapp som när du sorterar - "Sortera och filtrera" och välj objektet "Filtrera"(naturligtvis måste ett cellintervall väljas innan detta).
Knappar med pilar visas i listkolumnerna, genom att klicka på vilka du kan konfigurera filterinställningarna.
Filtrerade fält visas med en trattikon. Om du flyttar muspekaren över en sådan tratt kommer filtreringsvillkoret att visas.
För att skapa mer komplexa urvalsvillkor, objektet "Textfilter" eller "Numeriska filter". I fönstret "Användarens autofilter" du måste konfigurera de slutliga filtreringsvillkoren.
När du använder ett avancerat filter ställs urvalskriterierna på arbetsbladet.
För att göra detta, gör följande.
Kopiera och klistra in friplats listhuvud.
Ange filtreringskriterierna i lämpliga fält.
Ibland innehåller tabeller i Excel en ganska stor mängd data, till exempel en lista över varor som köpts under året Tillbehör. Och bland dem behöver du bara hitta data relaterade till din enhet. Hur man gör det?
För att bara välja den del som uppfyller ditt villkor från den totala massan av poster, kan du använda ett verktyg som kallas ett filter. För att ställa in ett filter, välj rubrikerna i tabellhuvudet eller hela tabellen med musen och sedan på fliken Hem klicka på knappen Sortera och filtrera och välj i menyn som visas Filtrera. Knappar med en nedåtriktad pil visas i det nedre högra hörnet av cellerna med tabellkolumnrubriker, som visas i figur 1. 5.4.
Om du klickar på en sådan knapp visas en meny där du kan ange sorteringsriktningen för denna kolumn, samt villkoren för val av poster (Fig. 5.5).
Om du till exempel bara behöver välja namn som börjar med bokstaven C från listan, klicka på knappen i kolumnen med namn, expandera undermenyn Textfilter i menyn som visas och välj objektet börja med. Fönstret som visas i fig. 5.6. I fältet till höger om ord som börjar med anger du bokstaven C. Du kan skriva in mer än en bokstav, men flera. Som ett resultat kommer endast de namn som börjar med den angivna kombinationen av bokstäver att väljas, och resten av tabellposterna kommer att döljas från skärmen (Fig. 5.7).
Knappen i cellen med rubriken för den kolumn som filtret är inställt på ändras och får lämplig form. Om du klickar på knappen i kolumnen med numeriska data, istället för objektet Textfilter menyalternativet visas Numeriska filter. När du väljer ett sådant objekt kan du ange intervallet för numeriska värden för de valda posterna (Fig. 5.8). Du kan välja alla poster som är större än eller mindre än det värde du anger.
För vårt exempel (se figur 5.4), låt oss välja en lista över personer födda efter 1973. För att göra detta, klicka på knappen i cell E1 (födelseår), i menyn som visas, öppna undermenyn Numeriska filter såsom visas i fig. 5.8 och välj objektet mer. Fönstret som visas i fig. 5.9. I fältet till höger om ordet mer anger du värdet 1973 och klickar på OK-knappen. Som ett resultat kommer endast personer födda efter 1973 att finnas kvar på listan (bild 5.10).
Filtret kan ändras eller tas bort när som helst. För att göra detta, klicka på knappen och välj objektet från menyn som visas. Ta bort filtret från kolumnen.
Aktivera autofilter:
- Välj en cell från dataområdet.
- På fliken Data hitta en grupp Sortera och filtrera .
- Klicka på knappen Filtrera .
Postfiltrering:
- Pilknappar dök upp på den översta raden i intervallet nära varje kolumn. Klicka på pilknappen i kolumnen som innehåller cellen att filtrera efter. Listan öppnas alternativ filtrering.
- Välj ett filtervillkor.
- När du väljer ett alternativ Numeriska filter Följande filteralternativ visas: lika, Mer, mindre, De första 10... och så vidare.
- När du väljer ett alternativ Textfilter i snabbmenyn kan du välja filteralternativet innehåller..., börja med… och så vidare.
- När du väljer ett alternativ Datumfilter filtreringsalternativ - i morgon, nästa vecka, förra månaden och så vidare.
- I alla fall som anges ovan innehåller snabbmenyn objektet Anpassat filter..., med vilken du samtidigt kan ställa in två urvalsvillkor relaterade till relationen Och- samtidigt uppfyllande av 2 villkor, ELLER- uppfyllelse av minst ett villkor.
Om data har ändrats efter filtrering fungerar inte filtreringen automatiskt, så du måste starta proceduren igen genom att klicka på knappen Upprepa i en grupp Sortera och filtrera flik Data.
Avbryt filtrering
För att avbryta filtreringen av dataintervallet klickar du bara på knappen igen. Filtrera.
För att ta bort filtret från endast en kolumn, klicka bara på knappen med en pil i den första raden och välj raden i snabbmenyn: Ta bort filtret från kolumnen.
För att snabbt ta bort filtrering från alla kolumner måste du köra kommandot Klar flik Data
skivor
Skivor är samma filter, men placerade i ett separat område och har en bekväm grafisk representation. Slicers är inte en del av ett ark med celler, utan ett separat objekt, en uppsättning knappar som finns på ett Excel-ark. Användningen av skivor ersätter inte autofiltret, men tack vare bekväm visualisering underlättar det filtrering: alla tillämpade kriterier är synliga samtidigt. Slicers har lagts till i Excel sedan version 2010.
Skiva
I Excel 2010 kan du använda slicers för pivottabeller, men i version 2013 kan du skapa en slicer för vilken tabell som helst.
För att göra detta, följ dessa steg:
- Välj en cell i tabellen och välj fliken Konstruktör .
- I en grupp Service(eller tab Föra in i en grupp Filter) välj knappen Klistra in skiva .
- Välj skiva.
- På bandflikarna alternativ välj grupp Skivningsstilar, som innehåller 14 standardstilar och möjligheten att skapa din egen anpassade stil.
- Välj en knapp med lämplig formateringsstil.
För att radera en skiva, välj den och tryck på knappen Radera.
Avancerat filter
Avancerat filter ger ytterligare egenskaper. Det låter dig kombinera flera förhållanden, placera resultatet i en annan del av arket eller på ett annat ark, etc.
Ställa in filtreringsvillkor
- I dialogrutan Avancerat filter välj alternativet för att spela in resultaten: filtrera listan på plats eller kopiera resultatet till en annan plats .
- Specificera originalsortiment, och markerar den ursprungliga tabellen tillsammans med kolumnrubrikerna.
- Specificera Utbud av förhållanden, markerar intervallet av villkor med markören, inklusive celler med kolumnrubriker.
- Ange vid behov platsen med resultaten i fältet Sätt resultatet i intervallet, markera cellen i området för att placera filtreringsresultaten med markören.
- Om du vill utesluta dubbla poster, markera rutan Endast unika rekord .
Det avancerade filtret kallas så för att det har avancerade och verkligen obegränsade och unika möjligheter jämfört med autofiltret. Vi fortsätter vår bekantskap med MS Excel-verktyg för att arbeta med databastabeller, i den här artikeln...
Vi ska titta närmare på hur det avancerade filtret fungerar. Precis som autofiltret är det avancerade filtret i Excel utformat för att dölja en del av informationen från användarens vy för att göra resten lättare att läsa eller för att endast skriva ut valda databasposter.
Med ett avancerat filter kan du filtrera vad som helst i tabellen! Det här verktygets gräns är bara användarens fantasi!
Du läser det fjärde inlägget i en serie artiklar om att skapa databaser i FRÖKEN excel och organisationer informationsbearbetning.
Du kan läsa om hur i tidigare artiklar i serien.
Filter #2 - avancerat filter!
För att komma igång måste du skapa en annan tabell ovanför databasen, där vi kommer att ange den data som är urvalskriteriet för det avancerade filtret. (Ibland är det bekvämare att placera ett sådant bord på ett nytt ark.)
Kommer du ihåg att när vi skapade exempeldatabasen lämnade vi några tomma rader ovanför tabellen och sa att de kommer att behövas senare när vi analyserar data? Den tiden har kommit.
1. Öppnar i MS Excel fil.
2. När du skapar en tabell med kriterier för att välja ett avancerat filter rekommenderar jag att du först agerar i ett mönster, utan att tänka på vilka uppgifter som ska lösas. Kopiera Allt fältkolumnrubriker från cellerna A7…F7 till cellerna A1…F1 – inkvartering för kriterietabellen är klar! Du kan börja huvudarbetet.
För stabil och felfri drift av filtret måste det finnas minst en tom rad mellan urvalskriterietabellen och databastabellen!
Låt oss fortsätta att studera det avancerade filtret i Excel, lösa praktiska problem med hjälp av exemplet att arbeta med DB2-databasen "Produktion av metallstrukturer enligt avsnitt nr 2".
Uppgift nummer 5:
Visa information om produktion av balkar för alla beställningar för hela perioden.
1. Vi skriver ner filtreringsparametern - ordet "stråle" i kolumnen "Produkt" i den övre tabellen med urvalskriterier.
2. Aktivera ("res dig upp med musen") vilken cell som helst i databastabellen - detta kommer automatiskt att fylla rutan "Initial Range" i rullgardinsmenyn "Advanced Filter".
3. Vi slår på det avancerade filtret i Excel 2003 via programmets huvudmeny. Välj: "Data" - "Filter" - "Avancerat filter".
4. I rullgardinsmenyn "Avancerat filter" fyller du i fönstren som visas på skärmdumpen under denna text.
Det avancerade filtret låter dig filtrera listan på plats, men det kan också kopiera filtreringsresultatet till en annan plats som anges av användaren.
5. Resultatet av det avancerade filtret visas i följande skärmdump. Det avancerade filtret visade alla databasposter som innehåller ordet "beam" i kolumnen "Produkt" - uppgiften slutförd.
Bokstäver påverkar inte filtreringsresultaten!
Regler för det gemensamma "arbetet" av flera urvalsvillkor
Det avancerade filtret i Excel låter dig filtrera efter olika mycket komplexa kombinationer av filtervillkor. Du kan ställa in flera olika villkor för flera kolumner, du kan ställa in flera villkor för en kolumn, eller så kan du ställa in urvalsparametrarna med en formel - det finns många alternativ!
Men det finns bara två huvudregler! Alla andra fall är olika kombinationer av dessa två regler.
1. Urvalsvillkor publicerade på en rad i en eller flera olika kolumner i kriterietabellen, instruera det avancerade filtret att visa rader för vilka de utförs samtidigt allt utan undantag dessa förhållanden. (Utvalsparametrar är sammankopplade med logiska operatorer "OCH".)
2. Urvalsvillkor publicerade på olika linjer i en eller flera kolumner i kriterietabellen, instruera det avancerade filtret att visa alla rader för vilka åtminstone ett från dessa förhållanden. (Valparametrar är anslutna med logiska operatorer "ELLER".)
Låt oss med exempel illustrera verkan av reglerna ovan och visa hur det avancerade filtret i Excel fungerar när du löser komplexa problem.
Eftersom vi i detalj övervägde sekvensen av användaråtgärder när vi aktiverade ett avancerat filter i föregående exempel, kommer endast urvalsvillkoren och de slutliga resultaten av filtreringen att visas nedan.
Uppgift nummer 6:
Filtrera information om plattor som väger mindre än 0,1 ton över hela databasen.
Som ett resultat av den avancerade filterdriften visas alla databasplattor med en massa på mindre än 0,1 ton (illustration av regel nr 1).
Uppgift nummer 7:
Visa information om alla plåtar som finns tillgängliga i databasen, samt om alla andra produkter som väger mer än 1 ton.
Problemet är löst - poster visas för alla databasskyltar och för alla produkter tyngre än 1 ton (illustration av regel nr 2).
För att avbryta åtgärden för det avancerade filtret måste du utföra kommandot i programmets huvudmenyexcel"Data" - "Filter" - "Visa alla".
Jag uppmärksammar dig på behovet av att noggrant kontrollera korrektheten av att specificera det initiala intervallet för databasen och intervallet för villkorstabellen i rullgardinsmenyn "Avancerat filter"!
Speciellt i det sista exemplet måste du ange: "Omfång av villkor: $A$1: $ F$3 »!
Om det finns helt tomma rader i intervallet av villkor eller i din databas, kommer det utökade filtret inte att fungera!
Resultat.
När du anger söktermer kan du använda vanliga jokertecken och matematiska tecken:
- * - valfritt antal tecken
- ? - vilken karaktär som helst
- = - är lika med
- < — меньше
- > - mer
- <= — меньше или равно
- >= - större än eller lika
- <>- inte lika med
Det avancerade filtret i Excel är flexibelt och informativt att använda. Urvalskriterierna ligger alltid framför användarens ögon i form av en tabell med urvalskriterier, vilket utan tvekan är väldigt bekvämt.
Om det finns många poster, och det finns tusentals unika poster i riktiga databaser, blir det problematiskt att filtrera bort de nödvändiga med ett autofilter, eftersom du måste rulla i rullgardinsmenyn. Det avancerade filtret har inte denna brist.
"Gräv in" dig själv i det här verktygets möjligheter - det är värt det att ta reda på det! Den ökade effektiviteten i ditt arbete kommer att multiplicera tiden som läggs på studier!
Fortsättning på ämnet lagring och hantering av stora mängder information- i följande artiklar i cykeln.
fråga respekterar författarens verk prenumerera för artikelmeddelanden i fönstret som finns i slutet av varje artikel eller i fönstret högst upp på sidan!
Kära läsare, skriv frågor och kommentarer i kommentarerna längst ner på sidan.
