Hej kära läsare. Med utvecklingen av Internet och nätverksteknikskickas färre dokument för utskrift. Det är mycket bekvämare att skicka en Word-fil via e-post till din chef, kund, kollega. Men inte alla vet vad som behövs innan de skickas var noga med att konfigurera och kontrollera filen... Varför då? Jag berättar nu, gör dig bekväm!
Ställa in den totala läsbarheten för en fil
När mottagaren tar emot ditt dokument kan han studera det från skärmen eller skriva ut det på papper. Vem det är bekvämare. Därför rekommenderar jag att du förbereder filen för båda procedurerna. I allmänhet bör alla dokument, vare sig det är en Word-fil, eller till exempel en Access-rapport alltid vara redo för utskrift. Detta borde vara din regel.
Låt oss börja med utskrift förberedelser, som involverar många allmänna tweaks. Du kommer att förbättra utseende projicera och eliminera många av de buggar som kan förstöra inlärningsupplevelsen.
Du behöver (om nödvändigt) 10 enkla steg:
- Ställ in arkstorlek
- Välj arkriktning
- Numrera raderna
- Ordna text i kolumner
- Konfigurera fält
- Sätt i sidhuvud och sidfot
- Kassastycken
- Ordna ordavstavning
- Kontrollera om inga hängande linjer finns
- Infoga rad- och sektionsbrytningar
Hur allt detta görs har jag redan berättat tidigare. Om du inte har läst den artikeln är det här.
Verifiering av personuppgifter
När du arbetar i Word sparar programmet olika hjälpdata. De flesta av dem kan betraktas som konfidentiella. Detta är användbart för att samarbeta om ett dokument i en strukturerad organisation. Användare kan se vem som är projektförfattaren, när det skapades och ändrades, vilken organisation det tillhör osv.
Spridning av denna information till tredje part är dock inte önskvärd. Därför måste du noggrant kontrollera vem och vilka personuppgifter du överför tillsammans med Word-dokumentet.
För att kontrollera vilken ytterligare information som anges i dokumentet, klicka på menyfliken Arkiv. Backstage-vyn öppnas med några egenskaper listade på höger sida. Klicka på för en fullständig lista Visa alla fastigheter.
Se hur mycket människor kan lära sig om författaren. Är det alltid nödvändigt? Det är jag inte säker på. Dessutom kan dokumentet lagra information om korrigeringar, kommentarer, dolt innehåll etc. I de flesta fall måste dessa uppgifter rensas. Hur man gör det? Programmet har ett bekvämt och snabbt verktyg för rengöring av personuppgifter.
Gå till menyfliksområdet: Fil - Felsökning - Dokumentinspektör... I fönstret som öppnas ställer du in alla kryssrutor och klickar på Kontrollera.
Efter verifiering öppnas ett fönster med en lista med data. Listan kommer att delas upp efter typ. Där personliga finns - kommer att visas utropstecken och knappen " ta bort allt". Titta på listan över exakt vad programmet erbjuder att radera och klicka på knappen. Jag tar vanligtvis bort allt utom sidhuvud och sidfot.
När du har rengjort alla dina personuppgifter på det här sättet, i alla fall upprepa kontrollen.
Kontrollera kompatibiliteten för programversioner
Du vet att det finns flera versioner av Microsoft Office-sviten som kom ut efter varandra. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, ... Med varje version introducerades nya verktyg och funktioner. Du har till exempel klistrat in ett ark som först visades i Office 2007. En XP-användare kan självklart inte se (eller ändra) det korrekt.
Kompatibilitetskontrollen finns bara för att identifiera sådana incidenter. Klick Fil - Felsökning - Kontroll av kompatibilitet... En meny visas som beskriver alla kompatibilitetsproblem. Vissa av dem kan korrigeras, men vissa måste förenas.
Kontroll av materialtillgänglighet
Världen försöker på alla möjliga sätt socialisera människor med funktionshinder. Microsoft bidrar också till detta. För att göra detta bygger de innehållstillgänglighetsanalysatorer i sina program. Om det till och med finns den minsta chansen att ett Word-dokument kommer att ses av personer med syn- eller hörselnedsättning, var noga med att använda analysatorn och följ dess rekommendationer.
Vad kontrollerar han? Företaget har utvecklat en skärmläsare med röstmeddelande för sina program. Analysatorn kommer att kontrollera hur förberett dokumentet är för denna process. Dessutom kommer innehållsanpassning för personer med nedsatt hörsel och tal testas.
Klicka för att kontrollera Fil - Felsökning - Tillgänglighetskontroll... En meny med analysresultat visas på skärmen. Om fel eller rekommendationer hittas kommer de att visas i menyn. Klicka på objekten i listan för att se rekommendationer för eliminering.
Korrigera vad du än får för att låta specialläsare uppleva ett minimum av besvär.
Markera ett Word-dokument som slutgiltigt
När allt arbete med dokumentet är klart skickas den slutliga versionen, du kan informera dina läsare om det. Klicka på för att göra detta Arkiv - Dokumentskydd - Markera som slutgiltigt.
När en sådan fil öppnas kommer användaren inte att kunna göra omedelbart ändringar. Ett gult informationsfält visas med orden ” Markerad som slutlig". Läsaren kommer inte att kunna ändra texten, flödet döljs. Det här verktyget informerar emellertid bara att versionen av texten är slutgiltig, inget mer.
Om användaren klickar Redigera ändå i informationsfältet kommer "slutlig" status att tas bort. Innehållet kan åter ändras, raderas, läggas till. Så verktyget används endast för information, men skyddar inte information från redigering på något sätt. Även om detta ofta räcker.
Skicka Word-dokument
Du har förberett filen för sändning, det återstår bara att skicka den via e-post. Låt oss börja:
Om din dator är konfigureradMicrosoft Outlook (och jag rekommenderar att du ställer in den), lägg till knappen E-post till panelen snabb åtkomst ... Jag beskrev hur man lägger till ett kommando i snabbåtkomstverktygsfältet. Spara filen och klicka på knappen Skicka. Ett fönster för att skapa ett brev öppnas med en bifogad Word-fil. Lägg till mottagare, ange ämnet för brevet och skicka.
Ett annat sätt att skicka ett dokument med använder Outlook... Klick Arkiv - Allmän åtkomst - Skicka via e-post.
Välj ett av sändningsalternativen i fönstret som öppnas:
- Skicka som bilaga - skapar ett nytt e-postmeddelande i Outlook och lägger till den aktuella filen som en bilaga
- Skicka länk - skickar en länk till mottagarna till ett dokument som är offentligt
- Skicka som PDF - konverterar filen till pDF-format och skapar en ny med den här bilagan outlook-e-post... Användbar när du behöver skydda en fil från ändringar
- Skicka som XPS - skicka i ett annat skyddat filformat (XPS). För att kunna se den, liksom för PDF, kan du behöva speciell programvara
- Skicka ett fax via Internet - skickar inte via e-post utan som ett fax. Denna tjänst kräver en anslutning specialtjänster... Jag planerar inte att beskriva dem, eftersom faxkommunikation blir föråldrad. Tror du att du behöver beskriva faxinställningen i Word? Skriv i kommentarerna.
Om Outlook inte finns, spara filen och skicka den med en annan e-postklient eller service. Word-filer skickas på samma sätt som andra filer. De flesta Word-användare gör detta, men jag föredrar och rekommenderar att använda Outlook. Varför? Läs artiklarna om detta program så förstår du allt själv. De kommer snart att visas på min blogg.
Vänner, det här handlar om att skicka word-dokument via e-post. Det viktigaste är att ta hand om dina läsare och städa deras personliga data innan de skickas.
Nästa inlägg handlar om att skriva ut ett dokument. Du kan gissa att det också finns finesser. Å ena sidan är allt enkelt, å andra sidan kräver vissa ögonblick noggrann uppmärksamhet. Så var inte lat, läs den och var säker på att du gör allt rätt. Vi ses!
De flesta internetanvändare står inför att skicka filer via e-post nästan varje dag. Denna verksamhet är snabb och enkel. En nybörjare kan dock fortfarande ha några problem. Alla frågor och missförstånd härrör från en banal okunnighet om e-postklientgränssnittet. Låt oss därför ta en titt på hur man skickar en fil via e-post med alla detaljer. Så, låt oss börja.
Först måste du gå till en av de tjänster där du har registrerat dig brevlåda... Låt oss säga att det blir mail.ru. Ange sedan registreringsdata i fälten som anges för detta längst upp till vänster. Om du gjorde allt korrekt kommer en omdirigering att ske och du kommer till din e-postkorg. Nu kan du börja skriva ditt brev. För att göra detta, klicka på motsvarande knapp "Skriv ett brev" ovanför mapparna med inkommande, utgående och andra bokstäver. Du bör öppna ett formulär för att fylla i ett nytt e-postmeddelande. Var noga med att fylla i fältet med adressaten. Du kan lämna ämnesfältet gratis. Lämna vid behov texten i meddelandet nedanför. Klicka sedan på knappen "Bifoga fil" eller på molnikonen bredvid den. Det sista objektet väljs om filen som krävs för sändning finns i ditt elektroniska lagringsutrymme. När du klickar på "Bifoga en fil" visas ett fönster med val av sökväg till den. Vi anger banan och klickar på knappen "Öppna". Om du gjorde allt korrekt bifogas filen som krävs till ditt brev. Detta framgår av inskriptionen strax under knappen "bifoga fil". Om filen är stor eller internethastigheten är låg måste du vänta. I det här fallet visas en skjutreglage med nedladdningen av filen. Ska vänta full belastning och tryck bara på "Skicka" -knappen. Den ligger strax ovanför målfältet. Om allt gick rätt ser du ett meddelande om att filen har skickats och din adressat kommer att få det efterlängtade brevet på några minuter. Om du väljer att skicka en fil från molnet öppnas dess struktur framför dig. Och redan i den måste du välja den fil du behöver och klicka på "Bifoga" -knappen. Som i det första sändningsalternativet vi övervägde bör du ha ett fält med en redan bifogad fil. Om dess storlek är stor eller internethastigheten är låg måste du vänta lite tills den laddas.
Dokumenthanteringssystemet "Corporate Document Management" innehåller sätt att integrera med e-post. Förutom automatisk övervakning av brevlådor och automatisk skapande av dokument baserat på mottagna brev (detta ämne diskuteras i detalj), är manuell sändning och mottagning av dokument via e-post också möjlig.
Skicka dokument via e-post
EDMS "Företagsdokumentflöde" låter dig skicka företagsdokument och deras innehåll som ett vanligt e-postmeddelande. För att skicka ett företagsdokument, välj ett dokument i "Navigator" -formuläret eller i en annan form av dokumentlistan (till exempel från användarens personliga mapp) och klicka på knappen. Denna knapp kan tryckas in från öppen form företagsdokument som visas i figuren nedan.
Klicka på bilden för att förstora
Det nya e-postformuläret som öppnas innehåller texten till innehållet i företagsdokumentet, kompletterat med signaturen för e-postsändningskontot, samt ett automatiskt genererat block som beskriver bifogade filer.
Listan över bifogade filer innehåller samma filer som arbetsflödessystemets företagsdokument. Listan över bilagor finns på fliken "Ytterligare" i formuläret för att skicka ett brev. Samma flik innehåller en länk till det skickade företagsdokumentet och en länk till kontoanvänds för att skicka. Observera att kryssrutan "Använd för att skicka" måste vara markerad i kontot. För användare utan full åtkomsträttigheter är endast de konton där de anges i variabeln "Ansvarig" tillgängliga. Ett exempel på fliken "Avancerat" visas i figuren nedan.
När du ändrar filer i listan på fliken "Ytterligare" ändras blocket som beskriver bilagor i bokstäverna automatiskt.
Innan du skickar ett brev från "Corporate Document Flow" EDMS kan du redigera listan över mottagare av brevet. Som standard inkluderar den adressater från katalogen "Entreprenörer" och "Kontaktpersoner" som anges i företagsdokumentet på fliken "Anslutning".
Brevens e-postlista innehåller huvudmottagaren (i fetstil) samt mottagarna av kopian av detta brev. Observera att listan kan kompletteras och ändras manuellt. Du kan också ändra huvudmottagaren av brevet. För att göra detta, flytta önskad adressat med uppåtpilen till första raden.
Skicka e-post sker efter att du har klickat på knappen "Skicka ett brev" i den övre panelen i formuläret.
Om kryssrutan "Kom ihåg lösenord" inte är aktiverad i kontot visas ett lösenordsformulär innan du skickar e-post.
Ta emot dokument via e-post
EDMS "Företagsdokumentflöde" innehåller sätt att ladda ner dokument från e-post. För att ladda ner dokument trycker du på tangentkombinationen Alt + M på tangentbordet eller väljer Hämta e-post i delsystemet Aktuella dokument. post ".
I formuläret för uppladdning av dokument måste du ange det e-postkonto som bokstäverna kommer att laddas ner från, samt en länk till företagsdokumentmallen. Förbi denna mall nya företagsdokument kommer att bildas. Det rekommenderas också att markera rutan "Komplettera malldata med data från bokstäver". Den här dagen kompletteras malldata med länkar till elementen i katalogen över motparter och kontaktpersoner till motparter som finns i databasen via returadressen.
Mottagning av post är uppdelad i två steg. Det första steget är att ladda ner e-postrubrikerna. Klicka på knappen "Kontrollera e-post på servern" för att ladda ner rubrikerna.
Efter mottagande av data från e-postservern genereras en tabell med automatisk bestämning av brevet som tillhör (på avsändarens adress) till motparten eller motpartens kontaktperson. Om det inte var möjligt att bestämma ägandet av brevet till motparten kan du manuellt fylla i värdet i kolumnen "Anslutning till databasen". Värdet som anges i kolumnen "Databasanslutning" placeras på raden "Konton" på fliken "Ägarskap" i det skapade företagsdokumentet.
Efter att rubriken har skapats kan du markera (genom att ställa in önskad kryssruta) de bokstäver som behöver laddas (importeras) i databasen och klicka på knappen "Generera företagsdokument".
De genererade företagsdokumenten kommer att placeras i dokumentflödessystemet i EDMS "Företagsdokumentflöde" i enlighet med inställningarna för företagsmappar, typer och typer av dokument som anges i dokumentmallen.
Förmågan att skicka text i ett e-postmeddelande är en fantastisk kommunikationsmöjlighet i sig. När allt kommer omkring är ett e-postmeddelande gratis, det når det nästan omedelbart och, till skillnad från ett vanligt pappersbrev, kanske det inte innehåller en eller två sidor text utan en hel avhandling.
Men ännu mer intressant tillfälle användningen av e-post är skicka ett foto via e-post, textdokument, kalkylblad, arkiv, etc. Kort sagt kan du enkelt bifoga nästan vilken fil som helst till ett brev och skicka det till mottagaren.
Den som har fått ett sådant brev kommer att kunna extrahera den bifogade filen och spara den på sin dator för användning.
Varför skrev jag "nästan vilken fil som helst"? Poängen är att vissa e-postservrar har begränsningar för storleken på de skickade bilagorna. Till exempel bör storleken på en bilaga i vissa fall inte överstiga 5Mb, för andra posttjänster - högst 10Mb etc. Till exempel den maximala storleken på ett e-postmeddelande med alla bilagor som skickas via systemet Yandex Mail bör inte överstiga 30 Mb.
Å andra sidan bör man komma ihåg att adressaten kan ha en brevlåda med mindre genomströmning... Med ett ord, skicka foton i e-post, textdokument och andra små filer är mycket möjliga. Men att skicka en film i full längd är redan ett problem. Åtminstone för idag.
I videohandledningen kan du se hur du skickar en bifogad fil eller flera filer i ett e-postmeddelande.
Videohandledning: Hur man skickar ett foto, dokument och andra filer via e-post
Distanskurser Kashkanov. Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar. Du måste ha Javascript aktiverat för att kunna se det.
Instruktioner
Det mest uppenbara sättet att skicka ett elektroniskt dokument över Internet är att använda e-post. För att göra detta, använd bifogad bilaga-funktion, som finns i nästan alla moderna e-posttjänster. Logga in i din brevlåda med ett vanligt webbgränssnitt (inte WAP eller PDA). Börja skriva ett nytt meddelande genom att klicka på motsvarande länk (det kan ha olika namn). Ange mottagarens adress, ämne och medföljande text som vanligt. Klicka sedan på specialknappen för att bifoga filen (den kan också namnges annorlunda). Välj mappen där filen finns och sedan själva filen. Klicka sedan på en annan knapp som är utformad för att bifoga den valda filen. Om det inte finns någon sådan knapp bifogas den valda filen automatiskt vid tidpunkten för sändning. Välj och bifoga fler filer efter behov. Skicka sedan ett meddelande.
Skicka större elektroniska dokument (till exempel instruktioner som innehåller flera hundra sidor) genom det så kallade. Ladda upp filen till någon av dessa servrar, varefter du får en speciell lång länk. Skicka den här länken till mottagaren i meddelandets huvudtext. Förklara vid behov mottagaren att han måste, genom att följa den här länken, trycka på knappen för en gratis nedladdning med en paus. Medan pausen varar kan han visa andra webbplatser i intilliggande webbläsarflikar. Då visas en annan knapp genom att klicka på vilken adressaten kan ladda ner filen. Om du vill, skicka länken inte via e-post, utan via chattjänsten, eller till och med diktera per telefon (men misstag inte något tecken).
Det tredje sättet att överföra ett elektroniskt dokument är att ladda upp det till Google Docs-tjänsten. För att göra detta skapar du ett nytt konto i Gmail eller använder ett befintligt konto. Logga in med lämplig kombination av användarnamn och lösenord till Google Docs-tjänsten med vilken kompatibel webbläsare som helst. Skapa nytt dokument eller ladda ner en färdig i ODT, DOC eller annat format som stöds av systemet. Skicka sedan en länk till den till adressaten på något sätt. Om du vill att det bara ska vara ett dokument, gör det offentligt och då behöver inte mottagaren registrera sig för Gmail. Om det är nödvändigt att ge möjlighet till gemensam redigering av dokumentet, be adressaten att registrera sig och berätta inloggningen. Låt sedan användaren med lämplig inloggning visa och redigera detta dokument.
