Комплексний підхід до впровадження інформаційних технологій в усі сфери документаційного забезпечення
Як було зазначено раніше сьогодні виділяють два підходи використання сучасних інформаційних технологій:
o вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій і використанням додатків, що реалізують фіксовану функціональність (кусково автоматизація)
o Комплексне впровадження інформаційних технологій в усі сфери документаційного забезпечення управління Рішення такого складного завдання має базуватися на єдиному методологічному підході до автоматизації вирішення різних діловодних функцій, єдиному комплексі взаємопов'язаних технологій, що реалізують цей підхід, а також на єдиному технічному та програмному комплексі, забезпечує функціонування вищезгаданого комплексу технологій (спеціалізовані комплексні інформаційні системи автоматизації ДОУ
Комплексні системи автоматизації ДОУ дозволяють створити автоматизовану систему роботи з документами в рамках всієї установи або підприємства і дозволяють забезпечити управління документацією на всіх стадіях життєвого циклу документів, в тому числі і електронних
Завдання комплексних систем автоматизації ДОУ
Системи документообігу зазвичай впроваджуються, щоб вирішувати певні завдання, які стоять перед організацією. Перед кожною організацією в залежності від її форми власності, розміру, рівня автоматизації і ін. Коштують своє специфічні завдання.
Нижче наведено список найбільш часто зустрічаються завдань.
Забезпечення більш ефективного управління організацією за рахунок автоматичного контролю виконання доручень, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях Підвищення керованості досягається за рахунок механізму формування доручень та контролю за їх виконанням. Важливу роль в підвищенні керованості організації належить механізмам узгодження документів, контролю за реєстрацією та проходженням зовнішніх і внутрішніх документів, засобів формування планової та оперативної звітності з діловодства та документообігу. Відчутним результатом впровадження системи є прозорість ходу проходження документів, їх підготовки і обговорення, підвищення виконавської дисципліни в організації
Підтримка системи контролю якості, що відповідає міжнародним нормам. Основоположним стандартом серії стандартів якості є документ ISO 9000 "Стандарти на управління якістю та забезпечення якості. Керівні положення щодо вибору та застосування". Він визначає основні принципи політики керівництва організацій в області забезпечення якості Формально, або, як кажуть самі фахівці з ISO 9000, у вузькому сенсі, це зобов'язує підприємство задокументувати всю свою діяльність по 20 напрямам (Відповідальність керівництва. Система якості. Аналіз контракту. Управління проектуванням. управління документацією та даними. Закупівлі. управління продукцією, яка постачається споживачем. Ідентифікація та простежуваність продукції. управління процесами. Контроль і випробування. управління контрольним, вимірювальним та випробувальним обладнанням. Статус контролю. управління невідповідною продукцією. Коригувальні та запобіжні дії. Вантажно-розвантажувальні роботи, зберігання, упаковка, консервація і поставка. Управління протоколами якості. Внутрішні перевірки якості. Підготовка кадрів. Обслуговування. Статистичні методи), а також забезпечити реальне функціонування бізнес-процесів в організації в повному відпо тствііс ними.
Консалтингові компанії і експерти рекомендують для спрощення прохожденіея підприємством сертифікації за ISO 9000 використовувати системи управління документами (EDM / TDM), автоматизації документообігу (Workflow), управління ресурсами підприємства (MRP / ERP) і системи управління інформацією про виріб і проектними даними (PDM).
Ці системи дозволяють вирішувати такі завдання:
Вести аудит роботи співробітників з інформацією
Автоматизувати типові процедури діяльності підприємства
Автоматизувати процедури провдення змін
Обробляти інформацію про виріб протягом усього його життєвого циклу.
При впровадженні системи управління якістю ви не зобов'язані вдаватися до послуг конерктного постачальника або використовувати тільки якусь одну систему автоматизації.
ISO 9000 позначає, ЯКІ дії повинні бути виконані на підприємстві для забезпечення якості, але не ЯКИМ ЧИНОМ повинні ви їх виконувати. Таким чином, відсутні жорсткі вимоги до використовуваних засобів автоматизации.
Протоколювання діяльності підприємства в цілому (Внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення "гарячих точок" в діяльності; збереження історії взаємин з клієнтами). Отримання можливості аналізу завантаження співробітників за рахунок наявності повної інформації про видані кожному виконавцю завданнях з урахуванням термінів виконання і про результати виконання робіт
Введення всіх підрозділах і в організації в цілому уніфікованої, формалізованої і строго регламентованої технології діловодства. (Фахівці різних підрозділів працюють з однією і тією ж програмою, що означає роботу з одним призначеним для користувача інтерфейсом, з одними довідниками (типи документів, номенклатури справ, підтримки складних систем нумерації документів), з одними шаблонами документів)
Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю. Упорядкування роботи з документами за рахунок використання типових шаблонів, типових маршрутів і введення в дію інструкцій по роботі з документами (використовувати інформацію з проекту впровадження "Directum" Використання шаблонів документів, маршрутів, введення регламентів по роботі з документами скорочують випадки зворотних рухів документів. За рахунок використання шаблонів документи виявляються відразу правильно підготовленими, за рахунок використання шаблонів маршрутів вони відразу приходять до потрібних співробітникам і т. д
Виняток паперових документів з внутрішнього обороту предприятия. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на управління потоками документів в організації. На 25-75% зменшується загальна кількість паперових документів (з досвіду компанії "Ланіт")
Переклад внутрішніх керуючих документів в електронний вигляд і використання електронного цифрового підпису
Єдине загальнодоступне сховище документів, що виключає необхідність їх копіювання для використання декількома співробітниками
Виняток необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.
Приклад проекту корпорації "Електронний архів" - Електронний архів президента РФ. З одного боку паперові документи: площадь 500 кв.м; час отримання документа 1-3 діб (при наявності); одночасно з одним документом може працювати тільки один користувач.
З іншого боку електронні копії документів: площа 10 кв.м; час доступу до документа 6-10 сек .; збереження оригіналів - в більшості випадках вони не потрібні.
Скорочення термінів підготовки рішень та документівУ державних структурах - це одна з проблем ефективності функціонування держапарату. У комерційних структурах це дозволяє підвищити конкурентоспроможність організації, отримати матеріальний виграш за рахунок більш швидкої реакції на зміну кон'юнктури
На 75% скорочується час обробки документа за рахунок а) швидкої передачі вихідних документів і інформації Скорочення часу пересилання документа між співробітниками в 5-7 разів з досвіду Ланітаб) скорочення часу на обробку кореспонденції, внутрішніх документів, ознайомлення з документами, в) швидкого доведення доручень до конкретних виконавців, г) підвищення швидкості пошуку інформації Скорочення пошуку інформації по документу (на запити по телефону або від керівництва) з декількох годин до 1 хвилини з досвіду Ланит д) скорочення термінів узгодження розв'язків Скорочення терміну узгодження договорів з 1 місяця (в середньому) до 1 тижня (максимум) з досвіду Ланіта;
Скорочується час на створення документів за рахунок використання типових шаблонів і раніше створених документів, а також єдиного структурованого зберігання документів
Управлінська документація є основою діяльності сучасної організації - в документах зосереджується до 85% інформаційних ресурсів практично будь-структури управління. У зв`язку з цим процеси документування та документообігу придбали самодостатній характер і вимагають власних автоматизованих систем управління.
За останні 10-15 років офісна автоматизація пережила революцію в області роботи з документами. Якщо раніше система автоматизації діловодства розглядалася як система автоматизації діяльності переважно технічного персоналу канцелярій, секретаріатів, архівів, пов'язаної з підготовкою, реєстрацією, переміщенням, контролем виконання і пошуком документів, то тепер складанням і пересиланням документів за допомогою ПК, об'єднаних в мережі, займаються самі автори і виконавці документів. Вони тепер є безпосередніми учасницями технологій документаційного забезпечення - з моменту створення документів до контролю виконання та роботи з документальним архівом. Система автоматизації документування і документообігу стала вирішальним інструментом підвищення ефективності праці співробітників, що беруть участь у прийнятті рішень, і, відповідно, діяльності організації в цілому.
В даний час організація, яка хоче отримати сучасні рішення по створенню автоматизованої технології ДОУ, має досить широкий вибір - від придбання індивідуально розроблених інформаційних систем в разі великих організацій до готових комплексних систем - для невеликих і середніх за масштабами організацій.
Організаціям, які поставили перед собою мету автоматизувати діловодство, доводиться вирішувати ряд проблем. Наведемо деякі з них:
В організаціях нерідко немає чіткого розуміння того, що власне слід автоматизувати в технології діловодних процесів. Позначається відсутність фахівців, одночасно розбираються в діловодстві і добре знають ринок і можливості програмних систем в області автоматизації документаційного забезпечення управління. Рекламна інформація бідна за змістом і далеко не завжди відповідає істині, відсутність єдиної термінології заважає взаєморозумінню замовника системи та її виробника і т. Д .;
Організації належить виробити і здійснити серйозним комплекс заходів щодо впорядкування управлінських процесів і відображають їх процедур діловодства. Потрібно впорядкувати розподіл обов'язків, делегування повноважень, встановити чітко, хто які завдання вирішує і на якому рівні, визначити порядок узгодження документів їх затвердження й підписання і т. Д., Т. Е. В кінцевому рахунку - оптимізувати систему управління;
Організаціям при впровадженні автоматизації ДОУ необхідно визначитися у виборі одного з двох підходів, які умовно документознавці називають «російським» і «західним».
Традиційно російська технологія роботи з документами пред-вважає три рівня ієрархії: керівник організації - служба діловодства - виконавець. Західні традиції пов'язані з персональною відповідальністю виконавця за документ і з-ответствующие рішення по ньому, тому містять два рівня ієрархії: керівник вищої ланки управління - виконавець (менеджер).
Російська традиція передбачає обов'язкову реєстрацію кожного документа вже з моменту його появи в організації, а також детально регламентованої і централізовано контрольований «доархівний» документообіг. Технологія ДНЗ багато в чому закріплена в державних стандартах, інструкціях і настановах. Проводиться відстеження всього комплексу робіт з документами в реєстраційних журналах або машинописних картотеках.
Традиції західного діловодства пов'язані з персональною відповідальністю менеджера за документ і його виконання (характерно, що в англійській мові відсутнє саме слово «документообіг»). Реєстрація документів проводиться безпосередньо виконавцем, відсутній централізований контроль виконання. Предметом регламентації в традиційних західних системах управління документами є систематизоване зберігання вже виконаних документів (подібно вітчизняному архівного зберігання). Саме виходячи з такої традиції і сформувалася концепція західних систем управління електронними документами. Звідси складність використання технологій електронного документообігу в російському діловодстві на базі західних програмних систем. Потрібно відповідна адаптація західних продуктів до російських умов, що склалися протягом століть.
При виборі варіанта автоматизації ДОУ організація-замовник повинна зробити вибір між двома класами систем управління документами - Workflowі Groupware.
Обидва класу систем орієнтовані на автоматизацію колективної роботи в офісі. Разом з тим при виборі методології побудови автоматизованої системи в конкретній організації слід врахувати, наскільки вона відповідає прийнятому в ній стилю управління і системі менеджменту.
Справа в тому, що до систем типу Workflow відносяться системи, орієнтовані на автоматизацію роботи цілої корпорації (т. Е. На спільну роботу декількох робочих груп), що підтримують чіткий поділ по бізнес-процесам і маршрутизації робіт в мережі виконавців. Стосовно до документообігу це означає, що відповідна документація жорстко прив'язана до управлінських процедур на основі розподілу функцій між співробітниками управлінського апарату. Документообіг в даному випадку як би накладається на технологічні процедури управління. Системи типу Workflow більш прийнятні дня великих організацій і державних структур.
До типу Groupware відносяться системи, в яких відсутня жорстко задана схемабізнес - процесів і які призначені для функціонування в невеликому колективі - робочій групі (5-100 чол.). Елементами Groupware є електронна пошта, база документів, колективний органайзер.
Вибір організацією автоматизованої системи управління документами в кінцевому рахунку повинен виходити зі складу необхідних вимог до пропонованих на ринку програмних продуктів, які можна звести до наступних характеристиках:
Використовувані технології діловодства;
Відповідність основним завданням діловодства;
Функціональні характеристики систем (функціональна повнота, відкритість і ін.);
Програмна реалізація (підтримка розподіленого режиму і ін.);
Вартісні показники.
Вище були коротко охарактеризовано технології діловодства, базуються на російській і західній традиціях. Торкнемося далі коротко характеристик програмних систем відповідного напряму.
Програмні системи, що реалізують російську технологію, орієнтовані на використання в державних установах і організаціях, вони зберігають всі традиції і норми діловодства, прийняті в конкретній структурі управління. Завдання таких систем зводиться до забезпечення супроводу паперового документообігу, зниження трудомісткості рутинних операцій по обробці документів. Однак дані системи здатні істотно розширити рамки традиційних процесів документування та документообігу за рахунок обробки документів на персональному комп'ютері. Системи цього напрямку є своєрідними містками для поступового переходу від паперових до безпаперових технологій. До систем автоматизації ДОУ за даною технологією належать:
Система ДЕЛО (продукт компанії «Електронні офісні системи»);
Система «Попелюшка - \\\\" 1! \\ В. Службова кореспонденція (НТЦ ІРМ, Москва).
У підпункті 7.8.4 будуть докладніше представлені функціональні можливості систем ДЕЛО.
Програмні системи західного напрямку орієнтовані на максимально повне використання електронних документів і засобів колективної роботи користувачів, відсутність проміжних ланок, що в свою чергу зумовлює зміну існуючих діловодних процесів в організації, їх оптимізацію, розробку нових технологій роботи з документами.
Основною особливістю «західної» технології є моделювання конкретних реальних процесів документообігу та налаштування на ці моделі програмних систем. Як правило, систему поставляється замовнику не у вигляді автономного, відчуженого від розробника «коробкового» продукту, а як набір програмних засобів, з яких збирається готовим рішенням.
При адаптації системи до конкретних процесів організації персональні комп'ютери співробітників (рольове робоче місце) встановлюються необхідні функціональні компоненти, що дозволяють вирішувати певне коло завдань, відповідно до ролі кожного працівника в тій чи іншій процедурі документообігу організації. Адміністратором системи формуються бізнес-функції, що визначають маршрути руху документів по структурі організації, т. Е. По її підрозділам і окремим працівникам.
До систем цього напряму в Російській Федерації широко представлені наступні три класи автоматизованих інформаційних систем:
Системи, розроблені російськими фірмами на базі СУБД: «Lan- Docs» - АТ «Ланіт»; OPTIMA-WorkFlow- компанія «Оптима»; «Кодекс» - ДП «Центр комп'ютерних розробок»; «AquaDoc» - компанія «Акваріус Консалтинг» і т. Д .;
Системи, розроблені російськими фірмами з використанням технології LotusNotes: "СompanyMedia» - компанія «Інтер Траст»; «Бос-референт» - компанія Ай Ті; «Ескада» - ЗАТ Інтерпроком ЛАН та ін .:
Русифіковані версії популярних західних систем: «Documentum 4i» - компанія Documentum; «DOCSOpen» - компаніяHummingbird »; «LotusDomino \\ Notes» - корпорація IBN; «DocuLive» - концерн Siemens; «WorkEхpeditor» - корпорація Compaq і т.д.
Для порівняння далі в п. 7.8.4 та п. 7.8.5 наводяться характеристики двох програмних систем - «ДЕЛО» і «Бос-референт», орієнтованих відповідно на російські і західні технології документування та документообігу.
Автоматизовані системи ДОУ є програмні комплекси, спрямовані на автоматизацію процесів управління.
Центральним ланкою інформаційних технологій в сучасних умовах є комп'ютер і пов'язаний з ним комплекс технічних засобів. Реалізація інформаційної технології досягається за допомогою системи управління і організаційно-методичного забезпечення. З використанням в управлінні документацією окремих технологій і технічних пристроїв слід звертати увагу на специфічні наслідки їх застосування.
пропонуються наступні етапи проведення робіт з вибору автоматизованої системи ДОУ 1:
Складання переліку пропонованих основних і системно-технічних вимог до корпоративної системи автоматизації документообігу.
Вибір системи вагових коефіцієнтів (балів) або ранжирування для експертної оцінки.
Оцінка програмних продуктів з точки зору пропонованих основних функціональних вимог і системно-технічних характеристик.
Оцінка адаптаційних можливостей відібраних продуктів.
Відбір програмних продуктів, які відповідають цим критеріями.
Порівняльна оцінка витрат, пов'язаних з придбанням і впровадженням програмних продуктів.
Оцінка досвіду застосування відібраних програмних продуктів (в тому числі в організації даного типу), репутації фірми-розробника.
Вибір програмного забезпечення для системи автоматизації документообігу.
14 Цілі автоматизації доу. Завдання доу в організації. Охоплення процесу автомтізаціі доу.
Цілі автоматизації ДОУ всіх організацій, незалежно від їх організаційно-правових форм, досить схожі і полягають, на наш погляд, в наступному:
Підвищення якості та оперативності управління, і як наслідок цього забезпечення конкурентоспроможності підприємства на ринку;
Об'єднання в єдиний діловодний цикл всіх структурних підрозділів організацій, включаючи територіально-віддалені;
Забезпечення оперативного і в той же час розмежування доступу до інформаційних (документаційне) ресурсів організації;
Зниження трудових і тимчасових витрат і накладних витрат, і як наслідок, отримання економічного ефекту;
Закладення основи поступового переходу до електронного документообігу на підприємстві, робота на перспективу.
Досягнення цілей можливо за допомогою вирішення задач автоматизації ДОУ організації, Які умовно можна систематизувати за такими областям:
Підготовка та оформлення документів
підвищення якості та оперативності підготовки документів, що створюються в організації
уніфікація процесу роботи з документами на всіх етапах його існування
Організація документообігу та виконання документів
виключення дублювання роботи по введенню інформації про документ на різних етапах роботи з ним (процес реєстрації)
виключення можливості втрати документа (створення документальної бази організації)
впорядкування документообігу організації (спрощення схем проходження документів - маршрутизація)
підвищення оперативності та якості роботи виконавців з документами
скорочення термінів виконання та проходження документів
своєчасне інформування співробітників і керівництва про які поступили і створюваних документах (виключення дублювання роботи над одним і тим же документом)
Організація контролю за виконанням документів
об'єднання документаційних потоків всіх підрозділів організації (в тому числі територіально-віддалених)
оперативне отримання інформації про стан виконання і місце знаходження будь-якого документа
забезпечення відстеження етапів проходженням документів в підрозділах організації з моменту їх отримання (створення) до завершення роботи з ними (виконання),
Організація зберігання документів, пошукова система.
забезпечення централізованого зберігання текстів документів, підготовлених в електронному вигляді, їх графічних образів і матеріалів до них.
забезпечення можливості оперативного пошуку і організації логічного зв'язування документів, що відносяться до одного питання.
забезпечення оперативного пошуку та добірки документів (матеріалів) по тематичним набору реквізитів.
Вступ
В останні роки роль інформаційного забезпечення управління зросла в кілька разів. В умовах сучасного світу, його соціального, а економічного розвитку слід відзначити зростання значущості інформаційного забезпечення процесу управління, в яке входить збір інформації, її зберігання, переробка, передачі і архівації в цілях прийняття обгрунтованих і ефективних управлінських рішень.
Для прийняття ефективних управлінських рішень в сучасних умовах розвитку і зростання ринкової економіки організації потрібно цілісна і зв'язкова автоматизована система документації.
Інформаційні процеси (збір, обробка і передача інформації) завжди відігравали важливу роль в науці, техніці і життя суспільства. В ході еволюції людства проглядається стійка тенденція до автоматизації цих процесів, хоча їх внутрішній зміст по суті залишилося незмінним.
Інформація не існує сама по собі, вона проявляється в інформаційних процесах. Людина живе в світі інформації та на протязі всього життя бере участь у всіляких інформаційних процесах.
Основними інформаційними процесами є: пошук, збір, зберігання, передача, обробка, використання і захист інформації.
Дії, що виконуються з інформацією, називаються інформаційними процесами.
Процеси, пов'язані з отриманням, зберіганням, обробкою і передачею інформації, називаються інформаційними.
Інформаційний процес - сукупність послідовних дій (операцій), що виробляються над інформацією (у вигляді даних, відомостей, фактів, ідей, гіпотез, теорій і інших), для досягнення будь-яких результатів.
Інформація проявляється саме в інформаційних процесах, які завжди протікають в будь-яких системах (соціальних, социотехнических, біологічних та інших).
Інформаційні процеси, що здійснюються за певними інформаційних технологій, становить основу інформаційної діяльності людини. Комп'ютер є універсальним пристроєм для автоматизованого виконання інформаційних процесів.
Метою даної роботи є проаналізувати та розглянути автоматизовані інформаційні системи в сфері діловодства, розібрати поняття «інформаційні системи» та проаналізувати їх при впровадженні в автоматизовані системи.
Для досягнення мети необхідно розібрати наступні завдань: визначити перспективи й визначити основні завдання служби ДОП, розібрати системи автоматизації діловодства та електронного документообігу, розглянути принципи створення інформаційного забезпечення при впровадженні автоматизованих систем.
При цьому об'єктом даної роботи є автоматизовані системи діловодства.
1. Основні поняття в діловодстві та теоретичні аспекти АС
1.1 Основні поняття ДОУ
Для розкриття тему «автоматизоване діловодство», необхідно ввести основну термінологію даного аспекту. Почати слід з визначення документа. Поняття «документ» прийшло до нас з латинської мови від слова «documentum», що в свою чергу означає «доказ», «свідоцтво». Спочатку цей термін був введений в часи Петра Першого і мав значення «письмове свідчення». Незабаром після цього в побут увійшли такі терміни як «ділова папір», «службовий документ» і «акт». Дані терміни підкреслювали важливість функцій документа в системі управління. Федеральний Закон №77-ФЗ «Про обов'язковий примірник документів» дає наступне визначення документу - «Документ - це матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання ».
З даного визначення випливає, що поняття «документ» нерозривно пов'язане з поняттям «інформація». Федеральний Закон «Про інформацію та захисту інформації» від 20 лютого 1995 року подає таке визначення поняттю «документний інформація» - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати. Пізніше, цей закон був відредагований і перевиданий. Відповідно до визначення в Законі №149 - ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації», «інформація» - це відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання ».
У свою чергу документована інформація - це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформації з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або у випадках, встановлених законодавством, її матеріальний носій.
В організації будь-якої сфери діяльності документ виступає як засіб управління діяльністю у всіх структурних підрозділах. У цій сфері діяльності, слід сказати «офіційний документ», а не «документ» Офіційний документ - це документ, який має право на використання в організації, створений юридичною або фізичною особою, оформлений і засвідчений в установленому порядку.
Сфера діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами називається Документаційне Забезпечення Управління.
ДОУ займається всім комплексом робіт по створенню, оформлення документів, а також їх виконання і контролю термінів виконання. Також в даний комплекс входять роботи з обліку документів, формування справ з уже виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовці їх до передачі в архів.
Дані функції виконує спеціальна служба, яка діє як самостійний структурний підрозділ. При цьому називатися вона може по-різному: відділ Діловодства, Загальний відділ, Відділ канцелярії, Секретаріат або Відділ управління справами.
На підприємствах вузької спрямованості діяльності досить невеликий обсяг документації, тому створення окремого відділу недоцільно. У таких випадках всю роботу по веденню документообігу на підприємстві виконує секретар керівника організації або співробітник, спеціально найнятий для цієї роботи
Ефективність роботи підприємства, а так само якість і швидкість прийняття управлінських рішень залежать від вміло продуманій, організованою і налагодженої роботи діловодство на підприємстві. Таким чином, можна сказати, що забезпечення управлінської діяльності документами підприємства є найважливішою функцією управління на будь-якому підприємстві.
Проте, слід зазначити, що кожне підприємство унікальне, має свою особисту форму організації і, тому, необхідно підібрати форму служби ДОУ відповідно формою правління підприємства. Згодом регламентація обраної форми роботи з документами фіксується в інструкції з діловодства підприємства.
Організацію роботи з офіційними документами в даний час регулює ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Крім терміна «діловодство» існує синонімічний йому термін «документаційне забезпечення управління», який найбільш широко розкриває інформаційно-технічну складову в сучасній організації діловодства.
За державним стандартом документування - це фіксації інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документуванням є сукупність операцій по створенню документів, їх підготовки, складання, узгодження, оформлення та виготовлення.
Процес служби ДОУ складається з декількох етапів:
)створення і оформлення документів;
)прийом і передача документів;
)організація руху документів всередині організації;
)реєстрація та контроль виконання;
)інформаційно-довідкова робота;
)зберігання документів.
Дані заходи здійснюються для виконання наступних завдань:
)вдосконалення форм і методів роботи з документацією;
)забезпечення єдиного порядку документування;
)організація роботи з документами;
)побудови інформаційно-пошукових систем;
)контроль виконання та підготовки документів до передачі в архів відповідно до діючими нормативами;
)скорочення документообігу;
)уніфікація форм документів;
)розробка і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління в структурі;
)впровадження новітніх інформаційних технологій в роботу з документами.
Для більш глибокого розгляду функцій і завдань Документационного забезпечення управління і розібратися чим саме займається вищезгадана служба, необхідно акцентувати увагу на тому, що в сучасному світі будь-яка робота з управлінськими документами базується на комп'ютерних, інформаційних технологіях. Функціями служби ДОУ є не тільки організація ефективного документообігу, обліку документацією, а також контролем за виконанням усіх документів в рамках одного підприємства і постановка задач при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документацією. При цьому необхідно забезпечення режиму доступу до інформації, а також її захист від несанкціонованого доступу для вдосконалення роботи з документації всередині і поза підприємством.
Проте, всі ці завдання нездійсненні, якщо інформація, яка використовується в створенні документів, не є повною, об'єктивною, точною, цінною, достовірної та своєчасно наданій.
1.2 Основні завдання служби документаційного забезпечення управління
В сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією в багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОУ не обмежуються тільки організацією документообігу установи, урахуванням документів і контролем за їх виконанням. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, в забезпеченні режиму доступу до інформації, у вдосконаленні роботи з документами.
Таким чином, служба ДОУ вирішує три основні комплекси задач:
) Забезпечення документування управлінської діяльності;
) Організація роботи з документами в установі;
) Вдосконалення форм і методів роботи з документами.
Завдання, які стоять перед службою ДОУ, визначають її функції.
1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання наступних функцій:
Розробка і проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;
забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;
контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури узгодження і посвідчення документів.
2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням таких функцій:
Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);
експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;
реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;
контроль за виконанням документів;
систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи із зверненнями громадян.
забезпечення захисту інформації.
3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання таких функцій:
Розробку та переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;
методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах організації;
підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;
впорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, що застосовуються в діяльності організації;
розробку і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
постановку завдань розробки та вдосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних для роботи з документами.
Виходячи з перерахованих вище пунктів, ми бачимо, що без здійснення електронного документообігу працівник не може виконати всі операції самостійно.
1.3 Сучасні технології реалізації систем електронного документообігу
Система управління вимагає організації і підтримки в працездатному стані ефективного документообігу, який повинен бути представлений як формалізований ділової процес. У цьому випадку будь-який документ (електронний чи паперовий) є основним інструментом формалізації ділової взаємодії підрозділів підприємств і організації зовнішніх зв'язків.
Стійка тенденція істотного зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, призводить до того, що доводиться отримувати, обробляти і зберігати документи в значно більшій кількості, ніж раніше. Традиційні методи роботи з документами стають при цьому малоефективними.
Аналіз ділових процесів показав, що близько 15% документів при роботі губляться, і на їх пошуки йде до 30% робочого часу співробітників, що відповідають за обробку документів. При цьому безповоротна втрата навіть частини інформації може обернутися значними збитками.
Для організації колективної роботи з типовими паперовим документом необхідно його багаторазове копіювання, доставка в різні структурні підрозділи, проведення спеціальних нарад, узгоджень, що забирає неймовірно велика кількість часу.
Інша проблема пов'язана з тривалим часом пошуку необхідної інформації за запитом. При роботі з електронними документами час пошуку документа, а, отже, час відповіді на запит значно менше.
За експертними оцінками заміна паперового документообігу електронним сприяє зростанню продуктивності праці співробітників на 25-50%, а час обробки одного документа скорочується більш ніж на 75%. Класично бізнес, як діловий процес, підтримується системою автоматизації всього на 10-20%. Це, як правило, тільки ті завдання, які вдається чітко формалізувати і структурувати інформацію. Сам же процес формулювання і формалізації традиційної автоматизацією не підтримується.
1.4 Системи автоматизації діловодства та електронного документообігу
Визначивши необхідний рівень автоматизації, організація підбирає систему, яка задовольняла б потребам організації в автоматизації.
Під системою автоматизації розуміють будь-яку автоматизовану систему, призначену для вирішення завдань діловодства, незалежно від об'єкта автоматизації, будь то орган державної влади, комерційний банк, торгова компанія або будь-яка інша організація. Важливо, щоб вданной організації велося діловодство, і щоб велося воно відповідно до вимог, що висуваються російським законодавством, якесь дозволяє досить виразно окреслити коло розв'язуваних задач8.
Вибираючи систему автоматизації роботи з документами, як правило, розглядають один з двох варіантів:
автоматизація діловодства;
автоматизація документообігу.
Системи автоматизації діловодства вирішують в основному задачі обліку (реєстрації) вхідних, вихідних, внутрішніх і організаційно-розпорядчих документів, обліку виданих резолюцій і отриманих відомостей про їх виконання. У базах даних систем можуть зберігатися не тільки реквізити документів у вигляді т.зв. «Реєстраційно-контрольної картки», а й їх змістовна частина у вигляді текстів, файлів або образів. Системи автоматизації діловодства дозволяють вести контроль виконання документів і кожної резолюції або доручення, зберігати дані про справи, до яких віднесено документи. Швидкий пошук необхідних документів по заданому критерію або їх набору є невід'ємним атрибутом систем такого роду.
Сьогодні можна виділити три основні способи реалізації системи автоматизації роботи з документами:
розробка оригінальної системи автоматизації;
інсталяція типової системи автоматизації;
настройка інструментальних засобів автоматизації.
В ідеалі, система повинна підтримувати як паперовий, так і електронний документообіг, а також бізнес-процеси організації. Практично це важкодоступна.
Важливий фактор, який обов'язково треба враховувати, - це можливості масштабування програми, тобто можливість з часом збільшення кількості робочих місць (комп'ютерів), на яких відбувається робота з програмою та збільшення кількості документів, що зберігаються в системі.
Ще один момент, на який треба звернути увагу, - можливість роботи з документами за кілька років. У деяких програмах щорічно документи за минулий рік переміщаються в архів і створюється нова база документів поточного року. З одного боку, це спрощує роботу і знижує завантаження системи. Але з іншого - може істотно ускладнити контроль виконання і пошук за документами минулого року. Особливо це помітно на початку року, коли відбуваються часті звернення до документів 2-3-місячної давності, які вже переміщені в архів.
Тому важливо, щоб програма дозволяла легко шукати документи за минулі роки.
Програма повинна бути доступною, щоб користувач міг сам здійснювати деякі настройки системи (наприклад, словники, довідники, типові маршрути і т.п.), не вдаючись зайвий раз до послуг адміністратора. Адміністратор повинен здійснювати тільки функції по забезпеченню безпеки інформації, контролюючи права і дії користувачів.
Незважаючи на збереження в автоматизованих системах всіх основних традиційних функцій діловодства, автоматизація, безумовно, дозволяє більш ефективно, ніж традиційні ( «ручні») технології, організовувати роботу з документами і за допомогою комп'ютерних мереж по-новому вирішувати багато типові завдання діловодства, значно спрощуючи і прискорюючи процес руху документів в організації.
В цілому автоматизована система інформаційного забезпечення може включати наступні блоки:
.автоматизована система науково-технічної інформації (НТІ), завданнями якої є своєчасне виявлення, облік, вибірка і уявлення користувачам всіх документів, рефератів чи адрес, які відповідають напрямку діяльності організації і запитам керівників і фахівців.
Серед першочергових завдань системи необхідно виділити:
)облік і джерел НТІ (книг, брошур, наукових журналів, статей, науково-технічних звітів і т.д.);
)автоматизований облік абонементного обслуговування користувачів, що включає реєстрацію видачі і повернення джерел НТІ;
)склад ня і ведення різних покажчиків, бюлетенів;
)інформування працівників управління про поточні наукових, технічних, економічних і т.п. досягнення відповідно до їх інформаційних потреб по постійним або разовими запитами (в ре жимі виборчого поширення інформації та ретроспективного пошуку);
) Пошук і видача науково-технічної інформації, відповідної розв'язуваної проблеми на різних етапах процесу прийняття рішення;
.автоматизована система нормативної. і правової інформації. Зазначені види інформації виступають як базисні регулятори прийняття рішень, в тому числі на їх основі перевіряється юридична обґрунтованість рішення. Обмежені можливості управлінських працівників в ручній обробці великих обсягів даної інформації призводять до недостатньої інформованості керівників про діючі нормативи. Одним із шляхів вдосконалення забезпечення правовою інформацією є автоматизація;
.автоматизована документальна система організаційно-рас порядітельной інформації;
.автоматизована фактографічна інформаційно-довідкова система.
Кожна з перерахованих підсистем грає цілком певну роль в процесі прийняття рішення. Фактографічна система використовується для отримання і обробки конкретних відомостей про стан і динаміку керованого об'єкта. Автоматизована система науково-технічної інформації забезпечує керівників і фахівців необхідної науковою і технічною інформацією, без якої неможливо обгрунтування рішення. Автоматизована система нормативної та правової інформації необхідна для юридичної підтримки прийнятих рішень. Центральне місце щодо інших підсистем займає автоматизована система організаційно-розпорядчої інформації (ГРІ), яка виступає як канал оперативного зв'язку між керуючою і керованою системами і відображає весь цикл прийняття управлінського рішення від діагностики проблеми до вибору і реалізації альтернативи. Таким чином, система ГРІ - не просто інформаційно-пошукова система, вона бере активну участь і впливає на управлінський процес. Її основні завдання - створення оптимальних умов для організації системи і процесів управління, здійснення своєчасного прийняття рішень і доведення їх до конкретних виконавців, забезпечення своєчасного контролю за термінами, якістю та обсягом виконання рішень на всіх рівнях управління.
2. Інформаційні системи при впровадженні автоматизованих систем документаційного забезпечення управління
1 Основні принципи розробки системи інформаційного забезпечення при впровадженні автоматизованих систем
електронний документообіг автоматизація
Досвід проектування вітчизняних і зарубіжних управлінських інформаційних систем (УІС) показує, що важливим фактором, що визначає їх ефективність, є реалізація системного підходу до вирішення задач інформаційного забезпечення. Системний підхід передбачає комплексний розгляд і вирішення економічних, технологічних, психологічних, інженерних і соціальних завдань. Він дозволяє впритул підійти до проблеми створення інтегральної системи управління, яка поєднує горизонтальну інтеграцію (координацію всієї інформації, необхідної для прийняття рішення, що циркулює на певному ієрархічному рівні) з вертикальною. Найбільш повно принцип інтеграції реалізується в автоматизованих системах, які ми і будемо розглядати як об'єкт проектування в цьому розділі.
Досить великий досвід експлуатації автоматизованих систем в управлінні дозволяє сформулювати основні принципи їх створення. Ці принципи можна умовно поділити на 3 групи:
) Управлінські;
) Технічні;
)організаційні.
До першої групи належать принципи системності, комплексності, ефективності створюваних систем і принцип нових завдань.
принцип системності вимагає, щоб проектування інформаційної системи базувалося на попередньому системному аналізі об'єкта управління і системи управління в цілому. Системний аналіз передбачає визначення цілей системи, побудова формалізованої моделі функціонування об'єкта.
принцип комплексності передбачає взаємоув'язки всіх робіт, що проводяться в виробництві, управлінні, в тому числі і робіт по автоматизації. Ефективність автоматизації досягається тільки при єдиному плануванні всього комплексу заходів, спрямованих на інтенсифікацію виробництва з використанням єдиної методичної основи. Крім того, як показала практика, системи, що автоматизують не тільки функцію або завдання, а їх взаємопов'язаний комплекс, є більш ефективними. Принцип комплексності отримав реальне втілення в переході від створення локальних систем до створення інтегрованих автоматизованих систем.
Одним з найважливіших положень розробки будь-якої автоматизованої системи є принцип ефективності автоматизації. Ефективність систем пов'язана в першу чергу з правильним виділенням кола автоматизуються функцій, технологій і завдань. Нерідко зустрічаються системи, ефективність яких або недостатня, або негативна.
В якості критерію оцінки ефективності для більшості систем використовуються показники економічної ефективності. Критеріями ефективності також можуть виступати: зменшення часу обслуговування, підвищення рівня інформованості користувачів і ряд інших показників.
Принцип нових задач передбачає, що розробляється система не тільки дасть справедливу розв'язку традиційних завдань, а й дозволить застосовувати нові технології, а значить, з'являться нові можливості в інформаційній підтримці управлінських рішень. Проведення в рамках автоматизованої системи тільки локальних обліково-звітних завдань виявляється неефективним.
До другої групи принципів проектування відносяться технічні принципи, дотримання яких абсолютно необхідно:
)комплексне використання обчислювальної техніки і програмних засобів;
)створення єдиної інформаційної бази системи;
)організація безпосереднього спілкування користувача з системою.
Комплексність у використанні технічних і програмних засобів набуває все більшого значення в міру розширення сфери застосування обчислювальної техніки.
Оскільки створення інтегральної інформаційної системи є досить складним і трудомістким процесом, проведення відповідних робіт вимагає координації діяльності всіх фахівців-розробників, яка досягається шляхом призначення провідного спеціаліста з інформаційного забезпечення. Такі посади вже введені на ряді підприємств. Основними функціями фахівця з інформаційного забезпечення є:
.організація робіт з проектування, супроводу і розвитку інтегральної бази даних; вивчення інформаційних потреб в рамках організації; узагальнення досвіду створення ефективних систем інформаційного забезпечення;
.вдосконалення та впровадження класифікаторів і кодифікатор;
.організація робіт, спрямованих на створення систем інтеграції неоднорідних баз даних і вдосконалення систем управління розподіленими базами даних;
.забезпечення надійного функціонування систем інформаційного забезпечення.
Головний спеціаліст з інформаційного забезпечення (ІС) керує роботою служби інформаційного забезпечення, яка здійснює відповідно до плану розробку, впровадження та експлуатацію управлінської інформаційної системи. У складі служби доцільно виділити групи по роботі з внутрішньої і зовнішньої інформацією. Координація роботи цих груп, так само як і забезпечення взаємодії служби інформаційного забезпечення з іншими службами організації, є однією з найважливіших функцій головного спеціаліста.
Склалося два підходи до проектування автоматизованих систем управління (АСУ):
)дедуктивний (від загального завдання до приватних задач управління);
)індуктивний (від конкретних функцій до загальної задачі управління).
Досвід свідчить, що найбільш перспективним представляється об'єднання цих двох підходів і підпорядкування їх єдиної мети. Загальна схема проектування інформаційного забезпечення може бути представлена \u200b\u200bв наступній послідовності:
Аналіз системи прийняття рішень. Процес починається з визначення всіх типів рішень, для прийняття яких потрібно інформація. Повинні бути враховані потреби кожного рівня і функціональної сфери.
Аналіз інформаційних запитів, Тобто необхідно визначити, який тип інформації є необхідним для прийняття кожного рішення.
агрегування рішень. Якби для прийняття кожного рішення була потрібна спеціальна інформаційна система, УІС була б безнадійно складною. Рішення, за якими потрібно одна і та ж інформація, необхідно згрупувати в одну задачу управління. Іншими словами, УІС повинна бути скоординована і інтегрована з організаційною структурою.
Проектування процесу обробки інформації. На даному етапі розробляється реальна система для збору, передачі, зберігання і модифікації інформації.
Останній етап - це створення і втілення системи, Мета якої оцінювати видається УІС інформацію і розпізнавати помилки. Крім того, необхідно допустити, що проектована система буде мати багато недоліків, а отже, необхідно створити процедури для їх виявлення і коректування системи. Таким чином, систему необхідно проектувати так, щоб вона була гнучкою.
Поширеним і результативним методом дослідження в здійсненні робіт з проектування УІС є аналіз рішень, прийнятих в кожній ланці, на кожному рівні, кожним керівником. Аналіз прийнятих рішень дозволяє представити весь комплекс завдань, що виникають перед суб'єктом управління, визначити завдання, рішення яких є обов'язковим для даного рівня або керівника і забезпечити їх інформаційну підтримку, обгрунтувати ефективні методи їх вирішення. Розробка методів повинна бути орієнтована на максимальне використання наукових досягнень, в тому числі математичних моделей.
УІС не виникають миттєво. Для впровадження такої інтегральної автоматизованої системи компанії потрібно 3 - 5 років. Отже, в розробці УІС завжди присутній елемент довгострокового планування. Цю тезу можна застосувати і для організації інформаційного забезпечення в традиційній формі.
Досвід проектування і розробки АСУ в 1970-1980-і рр. відбилася в ГОСТах, де представлені основні рекомендації і вимоги, які пройшли перевірку часом.
Відповідно до ГОСТу 20914-75 можна виділити наступні стадії проектування АСУ:
.передпроектна стадія;
.стадія проектування;
Впровадження.
Передпроектна стадія включає в себе передпроектну обстеження і розробку технічного завдання на АСУ. Найважливішими результатами цього етапу виступає опис цілей і завдань інформаційної системи; вироблення загальних вимог до її створення; розробка програми проведення обстеження, в рамках якого вивчаються і уточнюються: інформаційна модель управління; структура та функції організації, перелік завдань, які підлягають автоматизації; орієнтовний склад технічних засобів; техніко-економічні характеристики системи інформаційного забезпечення.
Етап проектування пов'язаний з розробкою технічного і робочого проектів. Розробка технічного завдання включає проведення обстеження діючого об'єкта (організації або підрозділу) і його систем управління або найближчого об'єкта (аналога нового об'єкта). Для вирішення завдань інформаційного забезпечення аналізуються потоки інформації, системи класифікації та кодування, форми документації, а також досліджуються СУБД, структури наявних баз даних та методи їх інтеграції. Результати цих робіт включаються до складу вихідних технологічних вимог і оформляються відповідно до державних стандартів 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, з урахуванням Держстандартів 24.202-80 і 24.205-80.
При розробці технічного проекту необхідно детально зупинитися на аналізі всієї інформації, що використовується з точки зору її повноти, несуперечності, відсутність надмірності і дублювання, а також на розробці форм вихідних документів. Результати такого дослідження оформляється документом «Опис інформаційного забезпечення», в якому конкретизуються вимоги до організації ВО. Документація технологічного характеру повинна відповідати вимогам ГОСТу 24.101-80 з урахуванням ГОСТу 24.205-80. Відповідно до методичними матеріалами допускається оформлення робіт цього етапу у вигляді окремого розділу технологічного проекту, розробку якого дозволяється завершити в терміни, відмінні від встановлених термінів подання проектно-кошторисної документації, але не пізніше початку стадії «Введення в дію».
На стадії робочого проектування в якості одного з основних етапів виділяється розробка робочої документації на інформаційне забезпечення ІС, метою якого є створення необхідного програмного забезпечення, підготовка на машинних носіях нормативно-довідкової і виробничої інформації для первинного завантаження інформаційної бази, а також випуск необхідної робочої документації, включаючи інструкції користувачам і інструкції по експлуатації. На цьому ж етапі доцільно розробити і затвердити положення про адміністратора баз даних. Склад документації повинен включати: технічний проект інформаційної системи; опис організації інформаційної бази; опис систем класифікації та кодування; перелік вихідних даних; перелік вихідних документів; опис локальних баз даних; форми вихідних документів.
Етап впровадження УІС включає реалізацію основних заходів щодо впровадження; підбір та навчання персоналу; підготовку приміщень і технічних засобів. На даному етапі також здійснюється дослідна експлуатація системи шляхом вирішення конкретних завдань і аналізу результатів випробувань.
Проведення робіт по створенню автоматизованих систем всіх типів регламентується ГОСТом 24.601-86 «Автоматизовані системи. Стадії створення ». Загальні вимоги та сукупність робіт на всіх стадіях, і етапах визначаються ГОСТом 24.602-86 «Склад і зміст робіт за стадіями створення».
.2 Інформаційні системи, їх властивості та характеристики
Інформаційна система - це система, в якій протікають інформаційні процеси, що становлять повний життєвий цикл інформації: генерація, перетворення, передача, прийом, зберігання, обробка (використання), знищення.
Завдання інформаційних систем - інформаційне забезпечення предметної діяльності організації.
Що стосується характеристик і властивостей інформаційних систем, то в першу чергу варто сказати про величину і складності.
Сучасні системи будь-якої природи, як правило, є великими і складними системами.
складною системою великого масштабу називають систему, що складається з великого числа взаємопов'язаних і взаємодіючих між собою елементів і здатну виконувати складну функцію.
Вплив випадкових факторів. Характерною і дуже істотною особливістю є схильність інформаційних систем впливу випадкових чинників, причому не тільки таких, як, наприклад, відмови, збої або помилки технічних пристроїв персоналу або користувачів, а й таких, як злочинні дії людей, які є не тільки випадковими, а й взагалі непередбачуваними або в кращому випадку важко передбачуваними.
Участь в інформаційних процесах людини. Особливість полягає в тому, що кінцевим користувачем інформаційних систем завжди є співробітники організації. Персонал організації має свої інтереси і цілі, які необхідно враховувати при інформаційному забезпеченні (наявність свободи волі).
Унікальність. Кожне стан інформаційної системи унікально і вимагає при інформаційному забезпеченні обліку всіх її особливостей і, отже, індивідуального застосування різних впливів.
Динамічність. Інформаційні системи з плином часу змінюють свою структуру і стан елементів.
розподіленість означає просторове розташування окремих компонент системи.
Стан інформаційної системи - це сукупність системно взаємопов'язаних організаційно-технічних, процедурних, інформаційних і правових структурних рішень.
Дамо визначення введених понять. Фіксовану організацію складу, кількості, архітектури (взаємозв'язку) комплексу технічних засобів і систем, а також технічного персоналу і особового складу, безпосередньо бере участь у виконанні інформаційних процедур, можна визначити як стан техніко-організаційної структури інформаційної системи або як організаційно-технічне структурний рішення.
Фіксовану організацію складу, послідовності інформаційних процедур можна визначити як стан процедурної структури інформаційної системи або як процедурне структурний рішення.
Під правовою базою інформаційної технології будемо розуміти склад нормативних документів, що регулюють інформаційне забезпечення в частині функціонування інформаційної системи. Це можуть бути: загальні положення, функціональні обов'язки особового складу, інструкції та настанови по прийомам, способам і методам виконання процедур і роботі на технічних засобах та ін.
2.3 Інформаційно-управляюча система, її цілі і завдання
Інформаційно-управляюча система визначається як формальна система для видачі адміністрації інформації, необхідної для прийняття рішень.
ІКС повинна видавати інформацію про минуле, сьогодення і передбачуваному майбутньому. Вона повинна відстежувати всі відповідні події всередині організації та поза нею. Загальною метою ІУС є полегшення ефективного виконання функцій планування, контролю, виробничої діяльності та процесу управління в цілому. Найважливішою її завданням є видача потрібної інформації потрібним людям в потрібний час.
Необхідно відзначити, що ІКС не є єдиною всеосяжною інтегрованою системою для задоволення всіх потреб адміністрації в інформації. Оскільки може виникнути бажання отримати систему такого характеру, потрібно обумовити цей аспект, що через великі складнощі ймовірність створення її мала. Не можна упустити той факт, що ІКС незмінно передбачає застосування комп'ютерів. Дійсно, останні досягнення в області технології обробки даних внесли величезний внесок у створення інформаційно-керуючих систем. Деякі типи ІКС були б неможливі без тієї швидкості і точності обробки даних, які дають комп'ютери.
Комп'ютерна революція привела до істотних змін в обробці інформації в організаціях. Одне з досліджень в області практики управління показало, що електронна обробка даних і інформаційно-керуючі системи - це два найбільш широко застосовуються в управлінні інструменту. Широке поширення комп'ютерів в організаціях дозволяє керуючим всіх рівнів використовувати у своїй діяльності великі обсяги інформації.
Завдяки комп'ютерній техніці, окремі керівники можуть тепер приймати рішення, грунтуючись на інформації, яку готували всередині їх компаній. Внутрішньо бази даних дозволяють керівнику отримувати відомості про його бізнесі, про ринки, конкуренції, ціни і прогнозах усього за кілька годин.
Комп'ютери можуть давати керуючим інформацію, необхідну для контролю будь-якого типу, яка допомагає їм порівнювати планові і фактичні результати, рано виявляти розбіжності в них і вносити корективи для вирішення виниклих проблем. Однак, як і всі інструменти управління, комп'ютеризовані інформаційні системи працюють так, як вони спроектовані, і не можуть виявитися краще. Отже, на мій погляд, необхідно розглянути питання проектування ІСС та способи підвищення їх ефективності.
Не буде перебільшенням сказати, що мета ІКС полягає не тільки в тому, щоб просто видати і обробити деяку інформацію. ІКС повинна бути орієнтована на користувача, тобто інформація, яку вона обробляє, повинна служити потребам тих керівників, які її отримують.
При проектуванні інформаційної системи потрібно мати на увазі, що інформаційні потреби керуючих різні й залежать від їх рівня в ієрархії і функціональних обов'язків.
Інформаційно-керуючі системи і управлінська діяльність
Вивчаючи відмінності в інформаційних потребах керуючих, можна умовно розділити види управлінської діяльності на три категорії.
1.Стратегічне планування - процес прийняття рішень щодо цілей організації, зміни цих цілей, використання ресурсів для досягнення цих цілей і щодо стратегій, необхідних для отримання, використання і розміщення цих ресурсів.
2.Управлінський контроль - процес, за допомогою якого керуючі забезпечують отримання ресурсів і їх ефективне використання для досягнення загальних цілей організації.
.Оперативний контроль - процес забезпечення ефективного і кваліфікованого виконання конкретних завдань.
Ці категорії діяльності приблизно відповідають обов'язкам керівників вищої, середньої та низової ланки. ІКС повинна давати інформацію, що відповідає різним вимогам, що пред'являються до кожної з категорій.
Наприклад, діяльність керівників вищої ланки зі стратегічного планування включає, в першу чергу, питання майбутньої взаємодії між організацією і довкіллям. Таким чином, керуючим вищої ланки, потрібна інформація із зовнішніх джерел. Ця інформація не повинна бути дуже детальної і повинна мати досить широкі межі, щоб були зрозумілі тенденції. Не потрібно також і дуже великої точності.
Інформація для управлінського контролю необхідна керуючим і вищого, і середньої ланки. Природно, вона повинна надходити як з внутрішніх, так і з зовнішніх джерел. Наприклад, керівники вищої ланки мають потребу в інформації про роботу основних підрозділів своєї компанії і про діяльність конкуруючих організацій. Керівнику середньої ланки потрібно інформація про продуктивність, витрати, обороті і, можливо, про зміни у вимогах споживача або в області технології. Ця інформація повинна бути більш детальної, мати більш вузькі межі і бути більш точною, ніж та, що потрібно для стратегічного планування. Вона також повинна надходити через більш короткі проміжки часу, так як тимчасові рамки прийнятих рішень тут менше.
Інформація для цілей оперативного контролю, яка стосується повсякденної діяльності, повинна бути дуже точною, вузькою і самої останньої. Вона повинна надходити майже виключно з внутрішніх джерел. Наприклад, керуючий безпосередньо на виробництві повинен точно знати скільки годин на день працює кожен працівник, який денний або тижневий обсяг випуску, а також скільки матеріалу використано і пішло в відходи.
Крім того, керівникам потрібна специфічна інформація, що відноситься до області їх конкретної професійної діяльності. Так, керуючому зі збуту потрібна інформація про торговельні угоди, про смаки споживача, про конкурентоспроможність нових товарів і т.д. Детальна інформація про технічні умови на новий виріб, яка принципово важлива для начальника Технічного відділу, не є суттєвою для прийняття рішень, що стосуються збуту. Дійсно, якщо ІКС буде регулярно видавати таку інформацію керуючому зі збуту, то це буде лише заважати йому в роботі і віднімати час.
.4 Джерела управлінської інформації
Внутрішні джерела - це документи, що створюються безпосередньо в організації. У них відносяться організаційно-розпорядча, спеціальні системи документації (кадрова, фінансова, планова і т.д.), а також інші матеріали фірми. Серед найбільш цікавих документів виділимо звіти: щоденні (аналіз збитків, статистика ефективності праці, аналіз втрат часу, отримані замовлення); щотижневі (аналіз понаднормових, виконання роботи, контроль проектів); щомісячні (звіт про діяльність відділів, аналіз кадрових змін, аналіз накладних витрат, аналіз збуту, звіт про витрачання запасів, аналіз змін збуту, рахунок прибутків і збитків, балансовий звіт, аналіз бухгалтерської звітності, касова готівка, прострочені рахунки); щоквартальні, піврічні та річні (рахунок прибутків, балансовий звіт, джерела і використання фондів, звіти про роботу відділів). Залежно від конкретних умов функціонування організації звітна документація може мати свою періодичність, форму подання інформації. Крім того, можуть бути сформовані види звітності, які відповідають завданням автоматизації. На додаток до регулярних звітів складаються звіти про тривалому спостереженні за окремими факторами і ситуаціями.
Внутрішні джерела можна в свою чергу розділити на первинні і вторинні. До первинних належать ті, в яких фіксуються конкретні оперативні дані про результати діяльності організації - це облікові документи, ОРД і ін. Первинні джерела є найбільш достовірними.
Вторинні документи - тексти узагальнюючого, зведеного та звітного характеру, тобто зведення, звіти, доповідні, аналітичні записки, прогнози і т.д. Дані джерела містять, як правило, агреговані дані, певні висновки і рекомендації. Вторинні джерела - менш достовірні, так як в них присутня в більшій мірі спотворення. На спотворення відомостей можуть впливати не тільки помилки в розрахунках і висновках, але і висока ймовірність навмисного спотворення з метою приховування певних посадових упущень, тому відомості, що містяться в джерелах цього виду, вимагають повторної перевірки.
.5 Організація потоків інформації
Для постановки і вирішення багатьох завдань в управлінні використовується інформація, представлена \u200b\u200bв декількох масивах. Центральною ланкою в організації потоків інформації є визначення маршрутів її руху і періодичність циркуляції між джерелами і споживачами.
Отже, процес споживання інформаційних ресурсів реалізується у вигляді інформаційних потоків. При створенні ІС необхідно раціонально організувати інформаційні потоки, а також домогтися посилення їх інтенсивності. Для вирішення цих завдань при проектуванні ІС рекомендується провести аналіз інформаційних потоків, який дозволяє вивчити існуючу систему організації інформаційного забезпечення, створює основу для подальшого вдосконалення та оптимізації інформаційних потоків. Аналіз інформаційних потоків здійснюється в два етапи:
) Обстеження;
) Побудова і аналіз інформаційної моделі розглянутої організації.
Основу проектування УІС складають результати обстежень інформаційних потоків і документообігу, характерних для тієї предметної області, в якій створюється дана інформаційна система. В даний час відсутні ГОСТи, нормативні матеріали, які регламентують проведення обстеження і аналізу інформаційних потоків при проектуванні ІС. Однак ці питання знайшли відображення в нормативних матеріалах по АСУ (ГОСТ 24.208-80, ГОСТ 23.501.15-81, РТМ 25575-83 і ін.), Які можуть бути використані для організації робіт в розглянутих випадках.
При аналізі інформаційних потоків необхідно враховувати рух інформації в наступних напрямках:
По вертикалі, тобто по ієрархічних рівнях. Аналіз вертикальних потоків по висхідній і низхідній лініях дозволяє виявити спадкоємність, ущільнення, усереднення, вихід інформації. Аналіз наступності інформації висвічує наскрізні показники, що проходять через всі рівні управління, і виділити ті з них, які характерні для одного і того ж явища на різних рівнях, тобто з'являється можливість уніфікації інформації. Висновки цього аналізу стають базою для визначення інформаційного забезпечення на різних ієрархічних щаблях.
Аналіз ступеня ущільнення інформації характеризує правильність відсіву несуттєвих показників і агрегування приватних в узагальнюючі. Це пов'язано з загальними закономірностями передачі інформації на більш високий рівень;
Горизонтальне рух інформації. Основна спрямованість такого аналізу полягає в зіставленні схеми розробки та прийняття рішень і схем руху інформації, так як її маршрутизацію визначають процеси розробки рішень. Найбільш прийнятним методом аналізу маршрутів інформації є мережевий аналіз, де подіями є прийняття конкретних рішень, а шляхами - потік інформації.
В ході аналізу відшукуються найбільш короткі шляхи для забезпечення всіх необхідних рішень (для наочності рекомендується побудувати схему). Графічний аналіз дає досить повне уявлення про раціональність інформаційних потоків. При цьому необхідно враховувати прямоточность руху, ритмічність, спеціалізацію потоків інформації, щільність (інтенсивність), паралельність руху потоків.
Структура інформаційних потоків виявляється шляхом аналізу будови організації, структури документообігу і руху недокументованою інформації.
.6 Основні питання при розробці інформаційних систем
Основними питаннями, які постають перед розробником системи, коли він починає розмірковувати про основне інформаційному масиві, є наступні: скільки необхідно мати рівнів даних; чи здатна ІС обслужити всі наявні в фірмі рівні управління з їх різними потребами в інформації при використанні єдиного основного масиву даних.
Наприклад, в УІС комерційного банку касирові необхідно мати доступ до докладної інформації, що стосується кожного рахунку, тобто до поточного балансу, сумі чеків і т.д. Однак така інформація не становить інтересу для рівня оперативного управління. Керуючі цього рівня зацікавлені в кумулятивної інформації по групах рахунків. А на рівні формування політики для керівників вищої ланки потрібна інформація ще більш широкого характеру, що стосується позик, надходжень і прогнозів зростання суми вкладів. Таким чином, головне завдання проектувальника ІС - спробувати інтегрувати основний масив даних таким чином, щоб він міг бути використаний усіма рівнями управління фірми і її підрозділами.
З метою організації інформаційного масиву необхідно продумати відповідний класифікатор. Інформація, що міститься в масиві інформація класифікується за такими ознаками:
) напрямок руху;
) спосіб отримання;
) Періодичність надходження;
) Характер застосування в процесі управління.
У напрямку руху інформація поділяється на:
) Входить;
)проміжну (внутрішню);
) Вихідну.
За періодичністю надходження вона розбивається на:
)безперервно надходить;
) Щоденну;
) Щотижневу;
)щомісячну і т.д.
Зазначені періоди встановлюються для кожного різновиду інформації.
За характером участі в процесі управління інформація ділиться на:
) Нормативну;
) Довідкову;
) Планову;
)аналітичну (оперативну);
) Звітну.
3. Автоматизовані інформаційні системи
.1 Загальна характеристика АІС
АІС - сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і фахівців, призначена для обробки інформації та прийняття управлінських рішень.
АІС - взаємопов'язана сукупність даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартів, процедур, призначених для збору, обробки, розподілу, зберігання, видачі інформації відповідно до вимог, що випливають з цілей організації.
Функціональні і забезпечують підсистеми
Автоматизована інформаційна система має функціональну і що забезпечує підсистеми.
Функціональна підсистема забезпечує виконання завдань і призначення інформаційної системи. Зазвичай в інформаційній системі функціональна частина розбивається на підсистеми за функціональними ознаками:
.рівень предметної діяльності, наприклад управління (вищий, середній, нижчий);
.вид керованого ресурсу (матеріальні, трудові, фінансові і т.п.);
.сфера застосування (банківські, фондового ринку і т.п.);
.функції управління і період управління.
Забезпечує підсистема включає «інформаційне, технічне, математичне, програмне, методичне, організаційне і лінгвістичне забезпечення.
3.2 Цілі, завдання та рівні автоматизації ДОУ
Цілі автоматизації ДОУ всіх організацій, незалежно від їх організаційно-правових форм, досить схожі і полягають в наступному:
.підвищення якості та оперативності управління організаціейпутем вдосконалення діловодства;
.об'єднання в єдиний діловодний цикл всіх структурних підрозділів організації, включаючи територіально віддалені;
.забезпечення оперативного і в той же час розмежування доступу до інформаційних (документаційне) ресурсів організації;
.зниження трудових і тимчасових витрат і накладних витрат і, як наслідок, отримання економічного ефекту;
.закладення основи поступового переходу до електронного документообігу на підприємстві, робота на перспективу.
Досягнення поставлених цілей можливо за допомогою вирішення завдань автоматизації ДОУ організації, які умовно можна систематизувати за такими областям:
) Підготовка і оформлення документів.
Автоматизація цієї області дозволяє підвищити якість і оперативність підготовки документів, що створюються в організації, уніфікувати форму документів.
2) Організація документообігу та виконання документів. Автоматизація цієї області дозволяє виключити дублювання роботи по введенню інформації про документ на різних етапах роботи з ним (спростити процес реєстрації), шляхом створення документальної бази організації зменшити ймовірність втрати документа, упорядкувати документообіг організації (спростити маршрути проходження документів), підвищити оперативність і якість роботи виконавців з документами, скоротити терміни виконання та проходження документів, своєчасно інформувати співробітників про які поступили і створюваних документах.
3) Організація контролю виконання документів.
Автоматизація контролю виконання документів дозволяє оперативно отримувати інформацію про стан виконання та місцезнаходження будь-якого документа, відстежувати етапи проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання (створення) до завершення роботи з ними.
) Організація зберігання документів, пошукова система по документах. Автоматизація дозволяє забезпечити централізоване зберігання текстів документів, підготовлених в електронному вигляді, їх графічних образів і матеріалів до них, організувати оперативний пошук, логічно пов'язувати документи, які стосуються одного питання, робити добірки матеріалів за тематичним або іншою ознакою.
Говорячи про необхідність визначення рівня автоматизації ДОУ стосовно кожної конкретної організації, слід визначитися з тим, що має охопити процес автоматизації ДОУ:
всю організацію, включаючи її територіально віддалені підрозділи;
головний офіс організації цілком;
ряд структур, активно задіяних в документообігу організації (наприклад, служба кадрів + служба ДОУ + бухгалтерія та ін.);
структури, що відповідають за організацію ДОУ (управління справами, служба ДОУ, секретаріат, канцелярія і т.п.);
спеціальні структури (бухгалтерія, служба кадрів і т.п.)
висновок
У цій роботі ми розглянули широкий спектр функцій автоматизованих інформаційних систем. З усього вищесказаного можна зробити висновок, що автоматизація суттєво змінює технології обробки інформації. В умовах комп'ютеризації весь процес руху інформації складається з безлічі взаємозалежних ручних і автоматизованих операцій, кожна з яких проводиться на одному робочому місці. Основні операції технологічного процесу обробки інформації: збір і реєстрація первинних даних, введення їх в систему, контроль достовірності даних, формування і ведення бази даних, пошук та обробка за заданим алгоритмом, формування і висновок кінцевих результатів, передача результатів обробки кінцевому користувачеві.
На жаль, людських ресурсів недостатньо для того, щоб виконати всі вищевикладені операції точно, швидко, ефективно і своєчасно, що може привести до застою в області діловодства як в рамках однієї організації, так і в міжнародному масштабі.
Більш того, стало б перешкодою для світового прогресу, крах світових ринків, міжнародних організацій.
Автоматизовані системи виконують роботу людину, але, варто сказати, що жодна автоматизована інформаційна система не буде працювати без направляючої руки Людини.
Бібліографія
1.Теорія систем і системний аналіз - В.Н. Волкова, А.А. Денисов, Видавництво «Юрайт», 2013.
2.ГОСТ 24.601-86
.SCRIBD (Електронний ресурс) - # "justify"\u003e. InfoManagement (Електронний ресурс) - # "justify"\u003e. Directum (Електронний ресурс) - # "justify"\u003e. Інформаційне забезпечення управління - Навчальний посібник. Мазур Л.М.
.Lawmix (Електронний ресурс) - # "justify"\u003e. Lenservice (Електронний ресурс). - http //www.lenservice.ru/.
.Інформатика. Базовий курс - Симонович С.В. і другіе.-СПб: Петер, 2005
.«Автоматизація підприємства. З чого почати? », Ілля Коломін, журнал« Фабрика меблів », №1-4", 2006.
.Гагаріна Л.Г., Кисельов Д.В., Федотова Е.Л. Розробка і експлуатація автоматизованих інформаційних систем: навчальний посібник.-М .: ВД «Форум»: ИНФРА-му, 2007.
.Голіцина О.Л., Максимов Н.В., Попов І.І. Бази даних: навч. Посібник. - М .: «Форум»: ИНФРА-му, 2007.
