Це питання виникає, якщо ви натикаєтеся в Інтернеті на якісь дані, представлені у вигляді таблиці, і хочете зберегти їх у форматі Microsoft Word (можливо, попередньо відредагувавши). Якщо просто відкрити збережену HTML-сторінку в Word і потім спробувати її зберегти як документ Word, то у вас збережеться початковий формат сторінки, який навряд чи прийнятний як самостійний документ, а вичищати його від усього зайвого - замучитеся.
Найпростіше – перенести таблицю через буфер обміну. Це можна зробити безпосередньо з будь-якого браузера або попередньо зберігши сторінку в дисковому файлі, а потім відкривши її в Word. В останньому варіанті простіше виділити саме таблицю, не захопивши жодних зайвих елементів, – при наведенні курсору на таблицю всі версії Word після XP показують поруч із таблицею у лівому верхньому куті значок, при натисканні на якому виділиться вся таблиця (можна також натиснути на клавіші)
Змінити вигляд рамки такої таблиці можна, обравши новий стиль. Word 2003 це робиться через меню з неочевидною назвою Таблиця | Автоформат таблиці та наступним вибором зі списку одного зі стилів рамки (найпростіший називається Сітка таблиці 1). У нових версіях це ще простіше, тому що кілька стилів таблиці світяться прямо на вкладці Конструктор, а інші кілька десятків доступні через нижню кнопку праворуч від них (на неї вказує курсор на рис. З.3). У тому числі є і найпростіша таблиця з тонкими чорними лініями.
Мал. З.3. Стилі таблиць Office 2007
Зазвичай цього недостатньо - доводиться ще змінити шрифт, задати йому чорний колір, видаляти гіперпосилання (кольорові шрифти при друкуванні на звичайному чорно-білому лазерному принтері відображатимуться негарними відтінками сірого в дрібну сіточку), відформатувати абзаци. Але це все одно незрівнянно простіше, ніж створювати таку таблицю з нуля, переносячи її комірку за коміркою.
Формати XLSX та XLS- головної панелі інструментів Зберегти в інших форматах. Файл>Зберегти документ як>Робоча книга Microsoft Excel 97-2003.
Порада. Зберегти>XLSXдіалогу Налаштування(меню Сервіс>Налаштування…).
Оформлення документа
Вибір режиму збереження оформлення залежить від того, як ви будете використовувати створений документ надалі:
- Форматований текст
В отриманому документі зберігаються зображення та розмір шрифту, розбиття на абзаци, але не збережеться розташування об'єктів на сторінці та міжрядкові інтервали. Таким чином, буде отримано суцільний текст із вирівнюванням по лівому краю. Для тексту, в якому порядок читання справа наліво, вирівнювання буде праворуч.
Зауваження.Будь-який текст з вертикальною орієнтацією в цьому режимі відображатиметься горизонтально.
- Простий текст
У цьому режимі форматування не збережеться.
Текст
- Зберігати цифрові дані у форматі "Цифри"
Вказує, що при збереженні розпізнаного тексту у XLS числа будуть збережені у форматі «Цифри». Цей формат Excel використовується для виконання арифметичних операцій над осередками, що містять числа.
- Зберігати колонтитули
Позначте цю опцію, якщо ви бажаєте, щоб текст колонтитулів був збережений. Якщо цю опцію вимкнено, текст колонтитулів не зберігатиметься.
- Створювати окрему таблицю кожної сторінки (тільки XLSX)
Якість картинок
При збереженні у форматі XLSX також можна зберегти ілюстрації. Якщо розпізнаний текст містить велику кількість ілюстрацій, розмір кінцевого файлу може бути дуже великим. Якість картинок і розмір отриманого файлу залежать від вибраного значення у списку Якість картинок.
Порада:
- Щоб встановити параметри збереження картинок, виберіть пункт Користувальницьке…. У діалоговому вікні, що відкрилося Налаштування користувачавиберіть потрібні значення та натисніть кнопку ОК.
- Якщо ви не бажаєте зберігати ілюстрації в розпізнаному тексті, переконайтеся, що опція Зберегти картинки (тільки XLSX)не відзначено.
Формат CSV
- Натисніть на стрілку біля кнопки збереження результатів на головній панелі інструментів та виберіть зі списку формат збереження. Якщо потрібного формату у списку немає, виберіть пункт Зберегти в інших форматах., і у діалозі збереження виберіть потрібний формат. Ви також можете зберегти документи, використовуючи команду меню Файл>Зберегти документ як>Документ CSV.
Порада.У разі потреби ви можете настроїти додаткові опції збереження на закладці Зберегти>CSVдіалогу Налаштування(меню Сервіс>Налаштування…).
Ця закладка містить такі групи налаштувань:
Параметри збереження тексту
- Ігнорувати текст поза таблицею
Вказує, що файл буде збережено лише таблиці.
- Розділяти сторінки символом кінця сторінки (#12)
Вказує, що при збереженні розпізнаного тексту у форматі CSV поділ на сторінки буде таким самим, як і у вихідному документі.
- Розділювач
Вказує символ, який розділятиме стовпці даних у файлі формату CSV.
Кодування
Програма ABBYY FineReader автоматично підбирає кодову сторінку. Якщо ви хочете змінити кодову сторінку, виберіть потрібне значення у списку, що випадає в секції Кодування.
PDF -розроблявся як формат представлення книг та журналів на комп'ютерах. У побуті та бізнесі найчастіше застосовується для створення, так би мовити, незмінних документів. Наприклад, ви створили таблицю з тарифами або договір і вам потрібно переслати його клієнту, щоб клієнт нічого там не змінював найкраще зберегти PDF. Адже Excel можна легко, навіть якщо його захистити паролем.
XML— розроблявся як мова зручна для обробки документів програмами і зручна і зрозуміла для роботи з документом людиною. Можна сказати формат, спеціально створений для Інтернету. Дуже часто через таку універсальну мову відбуваються обміни між двома програмами. Наприклад, автоматичне вивантаження з Access і завантаження 1С.
Повний список доступних форматів показаний на малюнку:
Як і показано раніше, для збереження Excel у PDF потрібно зайти в меню, вибрати Зберегти як - далі пункт PDF або XPS (на першому малюнку).
XPS — це також спеціальний формат захисту змісту документа, можна сказати електронний аркуш паперу.
Excel у JPEG або PNG
Для формату картинки немає спеціальної функції збереження, зате це досить легко зробити засобами Windows.
У першу чергу, майже на кожній клавіатурі є спеціальна кнопка Print Screen (скриншот екрану), розташована вона правіше за F12. Написано на ній найчастіше щось типу PrtScn або Prt Sc.
Після натискання цієї кнопки картинка із зображенням екрана зберігається і ви можете вставити її куди завгодно: у лист, Word або програму Paint. З Paint вже можна зберегти і в JPEG та PNG.
Якщо потрібно копіювати лише активне вікно, натисніть Alt+PrtScn — описано докладніше .
Ще простіше знайти програму ножиці (починаючи з Windows 7 вбудована). Пуск — всі програми — Стандартні там є самі ножиці — тепер ви можете виділяти будь-який фрагмент і тут же зберігати в потрібному форматі малюнка. Зручно – рекомендую тим, хто не користується.
Якщо у вас MAC – для скріншота натисніть Shift+Command+3
Зберегти Excel у XML
Знову ж таки як показано на великій картинці тиснемо лівою кнопкою миші на Зберегти як - далі відкриється вікно збереження у вікні Тип файлу шукаємо XML-дані (*.xml).
Поділіться нашою статтею у ваших соцмережах:Якщо при збереженні з'являється помилка, збережіть у форматі таблиця XML 2003, також є у списку. Найчастіше це відбувається т.к. XML документ може не сприйняти більше 65 тис. рядків, а 2003 формат їх обрізає!
У більшості випадків ви напевно зберігатимете свої книги в поточному форматі файл (XLSX). Але іноді може знадобитися зберегти книгу в іншому форматі, наприклад для попередньої версії Excel, у текстовий файл або у PDF або XPS. Просто пам'ятайте, що кожного разу, коли ви зберігаєте книгу в іншому форматі файлу, частина його форматування, даних та функцій не може бути збережено.
Список форматів (також звані типи файлів) ви можете (і не може відкривати або зберігати в Excel 2013 файл, який відображається в кінці цієї статті.
Перетворення книги Excel 97-2003 на поточний формат файлу
Якщо ви відкрили книгу Excel 97-2003, але вам не потрібно зберігати її в цьому форматі файлу, просто перетворіть книгу на поточний формат файлу (XLSX).
У меню Файлвиберіть команду Відомості.
Натисніть кнопку Перетворити.
Форми файлів, що підтримуються Excel
У Excel 2013 ви можете відкривати та зберігати файли проектів у наведених нижче форматах.
Формати файлів Excel
Формат | Розширення | Опис |
|---|---|---|
|
Книга Excel |
Стандартний формат файлів Excel 2007-2013, що базується на мові XML. У цьому форматі не можна зберегти код макросу Microsoft Visual Basic для програм (VBA) та листи макросу Microsoft Office Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Книга Strict Open XML |
Версія ISO Strict формату файлу книги Excel (XLSX). |
|
|
Аркуш Excel (код) |
Формат Excel 2007–2013 на основі XML із підтримкою макросів. У цьому форматі можна зберігати код макросів VBA та листи макросів Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Двійкова книга Excel |
Формат бінарних файлів (BIFF12) для Excel 2007-2013. |
|
|
Стандартний формат файлів Excel 2007–2013 для шаблонів Excel. Не дозволяє зберігати код макросів VBA, а також листи макросів Microsoft Excel 4.0 (XLM). |
||
|
Шаблон (код) |
Формат файлів із підтримкою макросів для шаблонів Excel у програмах Excel 2007-2013. У цьому форматі можна зберігати код макросів VBA та листи макросів Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Книга Excel 97-2003 |
Формат двійкових файлів Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8). |
|
|
Шаблон Excel 97 - Excel 2003 |
Формат двійкових файлів Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8) для зберігання шаблонів Excel. |
|
|
Книга Microsoft Excel 5.0/95 |
Формат бінарних файлів Excel 5.0/95 (BIFF5). |
|
|
Таблиця XML 2003 |
Формат файлів XML-таблиць 2003 (XMLSS). |
|
|
Дані XML Data |
Формат даних XML. |
|
|
Надбудова Microsoft Excel |
Формат файлів надбудов Excel 2007-2013 на основі XML з підтримкою макросів. Надбудова – це програма, яка забезпечує можливість виконання додаткового коду. Дозволяє використовувати проекти VBA та листи макросів Excel 4.0 (XLM). |
|
|
Надбудова Excel 97-2003 |
Надбудова Excel 97-2003, додаткова програма, що призначена для виконання додаткового коду. Підтримує використання проектів VBA. |
|
|
Книжка Excel 4.0 |
Формат файлу Excel 4.0, в якому зберігаються лише звичайні аркуші, аркуші діаграм та макросів. У програмі Excel 2013 можна відкрити книгу в цьому форматі, але зберегти файл Excel не можна. |
Формати текстових файлів
Формат | Розширення | Опис |
|---|---|---|
|
Формат для Lotus, з роздільниками – пробілами. Зберігає лише активний лист |
||
|
Зберігає книгу у вигляді текстового файлу, розділеного знаками табуляції, - для використання в іншій операційній системі Microsoft Windows - і гарантує, що символи табуляції, розриви рядків та інші символи інтерпретуватимуться правильно. Зберігає лише активний аркуш. |
||
|
Текст (Макінтош) |
Зберігає книгу у вигляді текстового файлу, розділеного знаками табуляції, - для використання в операційній системі Макінтош - і гарантує, що символи табуляції, розриви рядків та інші символи інтерпретуватимуться правильно. Зберігає лише активний аркуш. |
|
|
Текст (MS-DOS) |
Зберігає книгу у вигляді текстового файлу, розділеного знаками табуляції, - для використання в операційній системі MS-DOS - та гарантує, що символи табуляції, розриви рядків та інші символи інтерпретуватимуться правильно. Зберігає лише активний аркуш. |
|
|
Текст у кодуванні Unicode |
Зберігає книгу як текст у кодуванні Unicode, стандартному кодуванні символів, розробленому Unicode Consortium. |
|
|
CSV (розділювачі - коми) |
Зберігає книгу у вигляді текстового файлу, розділеного знаками коми, - для використання в іншій операційній системі Windows - і гарантує, що символи табуляції, розриви рядків та інші символи інтерпретуватимуться правильно. Зберігає лише активний аркуш. |
|
|
CSV (Макінтош) |
Зберігає книгу у вигляді текстового файлу, розділеного знаками коми, – для використання в операційній системі Макінтош – і гарантує, що символи табуляції, розриви рядків та інші символи будуть інтерпретуватися правильно. Зберігає лише активний аркуш. |
|
|
Зберігає книгу у вигляді текстового файлу, розділеного знаками коми - для використання в операційній системі MS-DOS - і гарантує, що символи табуляції, розриви рядків та інші символи будуть інтерпретуватися правильно. Зберігає лише активний аркуш. |
||
|
Формат обміну даними. Зберігає лише активний аркуш. |
||
|
Формат "Symbolic Link". Зберігається лише активний лист. |
Примітка:Якщо ви збережете книгу в будь-якому текстовому форматі, буде втрачено всі елементи форматування.
Інші формати файлів
Формат | Розширення | Опис |
|---|---|---|
|
dBase III та IV. Файли цього формату можна відкривати в Microsoft Excel, але не можна зберігати файли Microsoft Excel у форматі dBase. |
||
|
Таблиця OpenDocument |
Таблиця OpenDocument. Файли Excel 2010 можна зберігати у форматі, який дозволяє відкривати їх у редакторах електронних таблиць, що підтримують формат таблиць OpenDocument, таких як Google Docs або OpenOffice.org Calc. Таблиці у форматі ODS також можна відкривати у програмі Excel 2010. При збереженні та відкритті ODS-файлів може бути втрачено форматування. |
|
|
PDF. Цей формат файлу зберігає форматування документа та дозволяє спільно використовувати файли. Формат PDF гарантує, що під час перегляду файлу на комп'ютері та його друку буде збережено вихідний формат і дані файлу не можна буде легко змінити. Формат PDF також зручно застосовувати для друку документів у типографії. |
||
|
Документ XPS |
Цей формат файлу зберігає форматування документа та дозволяє спільно використовувати файли. Формат XPS гарантує, що під час перегляду файлу на комп'ютері та його друку буде збережено вихідне форматування і дані файлу не можна буде легко змінити. |
Формати файлів, які використовують буфер обміну
Якщо ви скопіювали дані в буфер обміну в одному з таких форматів файлів, ви можете вставити їх в Excel, використовуючи команду Вставкаабо Спеціальна вставка (Головна > Буфер обміну > Вставка).
Формат | Розширення | Ідентифікатори типу буфера обміну |
|---|---|---|
|
Малюнки у форматі Windows Metafile (WMF) або Windows Enhanced Metafile (EMF). Примітка:Якщо ви скопіюєте метафайл Windows (WMF) з іншої програми, Microsoft Excel вставить малюнок у вигляді розширеного метафайлу (EMF). |
||
|
Точковий малюнок |
Малюнки, збережені у форматі растрів (BMP). |
|
|
Формати файлів Microsoft Excel |
Двійкові формати файлів для Excel версій 5.0/95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) та програми Excel 2013 (BIFF12). |
|
|
Формат "Symbolic Link". |
||
|
Формат обміну даними. |
||
|
Текст (розділювачі – знаки табуляції) |
Текстовий формат зі знаками табуляції як роздільники. |
|
|
CSV (розділювачі - коми) |
Формат із роздільниками-комами |
|
|
Форматований текст (розділювачі – пробіли) |
RTF. Тільки з Excel. |
|
|
Впроваджений об'єкт |
GIF, JPG, DOC, XLS або BMP |
Об'єкти Microsoft Excel, об'єкти правильно зареєстрованих програм, що підтримують OLE 2.0 (OwnerLink), а також Picture або інший формат презентації. |
|
Пов'язаний об'єкт |
GIF, JPG, DOC, XLS або BMP |
OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture або інший формат. |
|
Об'єкт-малюнок Office |
Формат мальованого об'єкта Office або Picture (EMF) |
|
|
Текст, текст OEM |
||
|
Веб-сторінка в одному файлі |
Веб-сторінка в одному файлі (MHT або MHTML). Цей формат файлу поєднує вбудовані малюнки, додатки, пов'язані документи та інші допоміжні елементи, на які є посилання у документі. |
|
|
Веб сторінка |
Формат HTML. Примітка:Якщо ви скопіюєте текст з іншої програми, Microsoft Excel вставить цей текст у формат HTML незалежно від формату вихідного тексту. |
Формати файлів, які не підтримуються в Excel 2013
Наведені нижче формати файлів не підтримуються, тому ви не зможете відкрити файли цих форматів або зберігати файли в цих форматах.
Для роботи з даними книги у програмі, яка більше не підтримується, спробуйте виконати наведені нижче дії.
Знайти в Інтернеті компанію, яка випускає конвертери файлів для форматів, які не підтримуються Excel.
Збережіть книгу в іншому форматі файлу, який можна відкрити в іншій програмі. Наприклад, збережіть книгу в електронній таблиці XML або текстовий формат файлу, який може підтримуватися в іншій програмі.
Книгу Excel 2007 та пізніших версій можна зберегти у форматі попередніх версій Excel, у файлі текстового формату, а також в інших форматах, таких як PDF та XPS. Зазвичай збереження відбувається у форматі XLSX, але формат файлів, що використовується за замовчуванням, можна змінити. Якщо ви часто користуєтесь командою Зберегти як, можна додати її до панелі швидкого доступу.
Збереження книги Excel у файлі іншого формату
Важливо:При збереженні книги у форматі файлу Excel іншої версії форматування та можливості, унікальні для Excel 2007 та пізніших версій, будуть втрачені. Додаткові відомості див. у статті Використання Excel з попередніми версіями Excel.
Відкрийте в Excel книгу, яку ви хочете зберегти у форматі, який підходить для використання в іншій програмі.
На вкладці Файлвиберіть команду Зберегти як.
Прийміть ім'я, запропоноване у полі ім'я файлу, або введіть нове ім'я книги.
У списку, що розкривається Тип файлувиберіть формат, який підходить для використання в іншій програмі.
Для прокручування списку та відображення більшої кількості форматів використовуйте стрілки.
Примітка:Залежно від типу активного аркуша (аркуш книги, аркуш діаграми або інші типи аркушів) будуть доступні різні формати файлів для збереження.
Збереження файлу іншого формату у форматі Excel 2007 та пізніших версій
Будь-який файл, який відкривається в Excel 2007 та пізніших версій, можна зберегти у поточному форматі книги Excel (XSLX). Таким чином, ви зможете скористатися новими можливостями, які не підтримуються у файлах інших форматів.
Примітка:При збереженні книги, створеної в ранній версії Excel, у форматі книги Excel 2007 і пізніших версій деякі можливості та частина форматування можуть бути втрачені. Відомості про непідтримувані функції Excel 97–2003 див.
У цьому уроці ви дізнаєтесь, як використовувати команди Зберегти та Зберегти як, також дізнаєтеся як зберегти книгу в режимі сумісності з Excel 97-2003, та як зберегти книгу у форматі PDF.
Щоразу, коли ви створюєте новий документ в Excel, вам потрібно знати, як його зберегти для подальшого доступу та редагування. Excel дозволяє зберігати документи декількома способами.
Щоб використати команду Зберегти як:
Щоб використати команду Зберегти:
Якщо ви зберігаєте книгу вперше і вибираєте Зберегти, з'явиться діалогове вікно Зберегти як.
Щоб скористатися Автозбереженням:
Excel автоматично зберігає ваші книги під час роботи на тимчасову папку. Якщо ви забудете зберегти зміни або у програмі Excel трапиться якийсь збій, то ви зможете відновити автозбережений файл.
- Відкрийте книгу, яка раніше була закрита без збереження.
- Клацніть вкладку Файл і виберіть пункт Відомості у спливаючому меню.
- Якщо автозбережені версії вашої книги існують, вони будуть показані в розділі Версії. Клацніть на файлі, щоб його відкрити.
- Під стрічкою книги з'явиться жовте попередження. Щоб відновити цю версію книги, натисніть кнопку Відновити, а потім OK.
За промовчанням Excel автоматично зберігає книгу кожні 10 хвилин. Якщо ви працювали з таблицею менше 10 хвилин і закрили без збереження або стався збій, Excel не встигне зробити автозбереження.
Якщо ви не бачите файл, який шукаєте, або шукаєте файл, який не має попередніх версій, то ви можете переглянути всі автозбережені файли, натиснувши кнопку Керування версіями і вибравши Відновити незбережені книги в меню, що випадає.
Щоб зберегти книгу у форматі Книга Excel 97-2003:
Щоб зберегти файл у форматі PDF:
Збереження вашої книги у форматі Adobe Acrobat Document, який називається PDF, може бути особливо корисним, якщо одержувачі не мають і не працюють у Excel. Збереження у форматі PDF дають можливість одержувачам побачити вміст книги, хоча вони не зможуть її редагувати.
За промовчанням Excel зберігає лише активний аркуш. Якщо у вас у книзі кілька аркушів, а ви хочете зберегти їх все в одному PDF-файлі, то натисніть кнопку Параметри. З'явиться діалогове вікно Параметри. Виберіть Усю книгу та натисніть OK.
