Има ситуации, когато трябва да изпратите съобщения до група хора. За да не добавя всеки път едни и същи хора към списъка с получатели, Outlook има възможност да автоматизира този процес.

Сега нека да преминем към създаването на група за контакти. Отворете Outlook 2010 и изберете изгледа " Контакти" и щракнете върху " Начало" Изберете елемента „ Създайте група с контакти"(фиг. 1)

в полето " Име» въведете името на групата, към която ще кандидатстваме автоматично изпращане по пощатаи изберете елемента „ Добавете участници».

Изберете метода, по който ще добавяме участници Контактни групи: от Контакти в Outlook, от вашата съществуваща адресна книга, като създадете нов контакт. В нашия пример това е добавяне на контакти от Outlook.

В прозореца, който се отваря, изберете контакта, към който искаме да добавим Контактна групаи щракнете върху „ Участници" След това не забравяйте да кликнете върху „ Запазете и затворете“ (фиг. 2).

Проверяваме правилността на нашите действия. Създайте ново съобщение. в полето " На кого…» напишете името на създаденото от нас Контактни групи. Ако трябва да премахнете някои контакти от пощенския списък, тогава в „ На кого…» съобщения, щракнете върху знака плюс (+) до името на пощенски списък, за да видите съдържанието му, и след това изтрийте имената на хората, на които не искате да изпратите съобщението (Фигура 3).

Използване скрито копиев Outlook

При кореспонденция по електронна поща е удобно да копирате всички хора, които имат интерес да се запознаят с кореспонденцията, но не участват в нея. В такива случаи получателят на писмото ще види, че писмото е пристигнало при него, както и ще види всички, които са в копието на писмото.

Но какво да направите, когато не искате да уведомите контрагента си, че някой друг освен него получава това писмо? В този случай използвайте полето Bcc. Създайте нещо ново имейл, отидете на " Опции"и изберете менюто" Показване на BCC получатели“ (фиг. 1).

Въведете адреса и изпратете писмото до получателя.

Често трябва да изпратите съобщение до няколко получатели наведнъж - например до всички получатели, чиито писма имате в папката Humor или в папката Family. Чрез създаване на група, можете да спестите време и нерви, тъй като не е необходимо да въвеждате ръчно всичките им адреси. За да създадете група трябва да направите следното:

1. Изберете елементите от менюто Services Address Book, за да отворите прозореца Address Book.
2. Изберете Файл-Създаване на група. Това ще отвори диалогов прозорец, в който можете да създадете група.
3. Въведете име на група. Опитайте се да измислите добро име, което отразява състава на групата и съдържанието на проблемите, обсъждани с кореспондентите.
4. Добавете контакти към групата. С помощта на бутона Избор изберете всички получатели, принадлежащи към тази група. На екрана ще се появи нов диалогов прозорец с адреси. имейлкореспонденти, които можете да включите в групата. В лявата част на прозореца изберете желаното име и адрес и използвайте бутона Избор, за да ги добавите към групата в дясната част на прозореца.
5. Когато сте сформирали напълно групата, щракнете върху бутона OK.
6. За да затворите прозореца със свойства за тази група, щракнете върху OK.
7. Затворете прозореца на адресната книга.

Сега можете да работите с групата.

За да изпратите съобщение до цялата група, въведете нейното име в полето До, Копие или Сляпо. След това съобщението ще бъде изпратено автоматично до всички членове на групата.

Можете също да щракнете върху бутона До и да изберете група от списъка с адресна книга.

Какво е BCC?

Скритото поле се използва за създаване на „слепи“ копия на съобщение, т.е. копия, които не включват имената на други получатели на това писмо. По този начин, ако изпратите BCC имейл до група хора, никой от тях няма да познава другите получатели.

За достъп до скритото поле, в отворен прозорецново съобщение, изберете Преглед=>Всички заглавки. Получателите, посочени в полето Скрито, ще получат копие от писмото заедно с всички останали. Но тези, чиито имена са били изброени в полето или Копие, няма да видят адресите от полето Скрито.

Запомнете това Полето Кой се попълва е задължително. Ако не искате да въвеждате нищо там, въведете собствения си имейл адрес.

Много е удобно да въведете името на групата в полето Hidden. Прочетете за това поле в страничната лента „Какво е BCC?“ в този раздел.

Възможността за създаване на скрито копие е много удобна, когато изпращате съобщение до няколко души. Например, когато изпращате нов виц, въведете всички адреси в полето Hidden и въведете вашето име в полето To. Тогава всеки ще може да прочете новия виц (и може би не всеки - никога не се знае какво може да се случи), а получателите няма да трябва да гледат огромния списък с имена в началото на писмото.

Инструкции

Извикайте главното системно меню, като щракнете върху бутона "Старт" и отидете на "Всички програми". Разширете връзката Microsoft Officeи стартирайте приложението Outlook. За да използвате имената на получателите, намиращи се в адресната книга на приложението, разгънете менюто „Файл“ в горния сервизен панел на Oulook и изберете командата „Създаване“.

Изберете подкомандата Пощенски списък и въведете желаното име на списъка, който искате да създадете, в реда Име. Отидете в раздела „Списък за разпространение“ в диалоговия прозорец, който се отваря, и използвайте връзката „Избор на членове“. Посочете адресна книга, съдържащ необходимите имейл адреси, в директорията „Адресна книга“. Въведете името на избрания получател в реда „Търсене“ и маркирайте идентифицираното име в директорията, намираща се под реда за търсене. Щракнете върху връзката „Участници“ и повторете всички горепосочени стъпки за всеки желан адресат. Потвърдете избраното действие, като щракнете върху OK.

Ако трябва да създадете пощенски списък от имена в имейл съобщения, маркирайте желаното име в реда До и го наречете контекстно менющракнете десен бутонмишки. Посочете командата "Копиране" и разгънете възела на Microsoft Office. Изберете „Пощенски списъци“ в секцията „Създаване на нов елемент на Outlook“ и отидете в раздела „Пощенски списъци“ в диалоговия прозорец, който се отваря.

Изберете връзката „Избор на членове“ в секцията „Участници“ и извикайте контекстното меню на реда със същото име, като щракнете с десния бутон на мишката в следващия диалогов прозорец „Избор на членове“. Изберете „Поставяне“ и потвърдете запазването на направените промени, като щракнете върху OK.

Въведете желаното име на пощенския списък, който искате да създадете, в реда „Име“ и се върнете отново в раздела „Пощенски списъци“. Използвайте командата "Запазване и затваряне" в секцията "Действия".

Инструкции

Стартирайте Outlook. Щракнете двукратно върху иконата на приложението на работния плот или щракнете върху бутона "Старт" и изберете желания елемент от менюто "Всички програми". След като изтеглите приложението, изберете менюто "Файл" и намерете реда "Ново". Когато задържите курсора на мишката върху този текст, ще се появят поделементи за действие. Намерете елемента „Списък пощенски пратки» и кликнете върху него с левия бутон на мишката. Ще се отвори прозорец за създаване и редактиране на нов списък с получатели на имейл.

Въведете име за списъка в полето Име. По този начин можете да създадете няколко различни групи получатели за различни задачи и след това бързо да превключвате между тях. Например „Клиенти“, „Служители“, „Приятели“ и т.н.

Щракнете върху бутона с надпис „Избор на членове“, за да добавите получатели от вашата адресна книга. Намерете лицето, от което се нуждаете, в списъка и щракнете върху OK. Прозорецът за избор на получател ще се затвори и в списъка пощенски праткище се появи получателят, повторете, докато не въведете всички необходими адреси. Този метод е много подходящ, ако вече сте въвели имената и имейлите на тези, на които искате да изпратите имейл в адресната си книга на Outlook. Ако това е ново име, трябва да използвате различен метод за въвеждане на получатели.

Щракнете с левия бутон върху „Добавяне“. Ще се отвори малък прозорец, в който ще видите полетата „Кратко име“ и „Имейл адрес“. Копирайте и поставете името и адреса, ако имате имейл от това лице, или въведете новото име и адрес ръчно. Щракнете върху OK (ще стане активен само след въвеждане имейл адрес). Диалоговият прозорец ще се затвори и ще се появи нов ред в списъка с получатели. Повторете това действие толкова пъти, колкото е необходимо, за да добавите всички абонати пощенски пратки.

Щракнете върху бутона „Файл“ в горния ред на прозореца и изберете „Запазване“. Щракнете върху него с левия бутон на мишката и след няколко секунди списък пощенски праткище бъде създадена перспектива.

източници:

• как да създадете списък

Инструкции

Извикайте главното системно меню, като щракнете върху бутона "Старт" и отидете на "Всички програми". Разгънете връзката Microsoft Office и стартирайте приложението Outlook. За да използвате имената на получателите, намиращи се в адресната книга на приложението, разгънете менюто „Файл“ в горния сервизен панел на Oulook и изберете командата „Създаване“.

Изберете подкомандата Пощенски списък и въведете желаното име на списъка, който искате да създадете, в реда Име. Отидете в раздела „Списък за разпространение“ в диалоговия прозорец, който се отваря, и използвайте връзката „Избор на членове“. Посочете адресната книга, съдържаща желаните имейл адреси в директорията на адресната книга. Въведете името на избрания получател в реда „Търсене“ и маркирайте идентифицираното име в директорията, намираща се под реда за търсене. Щракнете върху връзката „Участници“ и повторете всички горепосочени стъпки за всеки желан адресат. Потвърдете избраното действие, като щракнете върху OK.

Нека ви напомня за терминологията. Списъкът за разпространение е набор от контакти. Тези списъци улесняват изпращането на съобщения до групи от хора. Например, ако съобщенията се изпращат често до отдела по продажбите, може да е полезно да създадете пощенски списък с име „Отдел по продажбите“, който включва имената на всички в този отдел. Съобщение, изпратено до адресите в този списък, се изпраща до всички получатели, посочени в списъка за разпространение. В този случай получателите виждат в реда „До“ на съобщението не името на пощенския списък, а имената на всички лица, включени в списъка. Списъците за разпространение могат да се използват за съобщения, задачи, покани за срещи и други списъци за разпространение.

Можете да добавяте или премахвате имена от пощенски списък, да изпращате списъка на други потребители и да го отпечатвате. Пощенските списъци са маркирани с икона и се съхраняват по подразбиране в папката Контакти, което ви позволява да ги сортирате и да им присвоявате категории. Ако се използва Microsoft ExchangeСървър, глобалният адресен списък може да съдържа глобални пощенски списъци, които са достъпни за всички потребители в тази мрежа. Лични списъцисъобщенията, създадени в папката Контакти, са достъпни само за един потребител, но могат да се копират и изпращат на други потребители.

Съобщениеили ПоканаСамо части от списъка за разпространение могат да бъдат изпратени на среща. За да направите това, трябва да изберете членовете на списъка, като щракнете върху знака плюс (+) след името на списъка и след това да изтриете ненужните имена. Свържете се с пощенските списъци в полето „Имейл“. Поща" не може да се разширява.

Добавяне на име към пощенски списък или премахване на име

• За да добавите адрес от вашата адресна книга или папка с контакти, щракнете върху бутона Избор на членове.
• За да добавите адрес извън папката с контакти или адресната книга, щракнете върху бутона „Добавяне“.
• За да премахнете име, щракнете върху него и щракнете върху бутона Премахване.

Изпращане на съобщение до част от пощенски списък

1. Изпълнете командата Файл → Създавайте → Съобщение.
2. Щракнете върху бутона „До“ и в полето „Въведете или изберете име“ изберете списъка за разпространение, съдържащ потребителите, на които искате да изпратите съобщението.
3. Пощенските списъци са маркирани с икона.
4. Натиснете OK.
5. Щракнете върху знака плюс (+) след име на пощенски списък, за да видите съдържанието му, след което премахнете имената на хората, на които не искате да изпратите съобщението.

Изпращане на пощенски списък

1. Отворете ново съобщение.
2. Щракнете върху текстовата област на съобщението.
3. Направете едно от следните неща:
   • ако се използва като редактор на имейл съобщения Microsoft Word, плъзнете пощенския списък от секцията Контактив съобщение;
   • ако се използва като редактор на имейл съобщения Microsoft Outlook, изберете от менюто Поставетеекип Документ.
4. В списъка ПапкиЩракнете върху папката, съдържаща списъка за разпространение, който искате да изпратите. Пощенските списъци се записват в папката Контакти по подразбиране.
5. В списъка ЕлементиЩракнете върху списъка за разпространение, който искате да изпратите, и щракнете върху OK.
6. Изпратете съобщение.

Ако искате да изпратите списък за разпространение, който съдържа членове на глобален адресен списък (глобалният адресен списък е адресна книга, която съдържа имейл адресите на всички потребители, групи и списъци за разпространение в дадена организация. Тази адресна книга се създава и поддържа от администратор може да включва и имейл адреси поща споделени папки.), уверете се, че получателят на този пощенски списък използва същия глобален списък с адреси.

Показване на имена в пощенски списък

1. Ако създавате ново съобщение, щракнете върху бутона До.
2. В списъка Източник на адрес изберете адресната книга, която съдържа списъка за разпространение, за който искате да получите информация.
3. В полето „Въведете или изберете име“ въведете име за пощенския списък. В този списък щракнете върху желаното име.
4. Щракнете последователно върху бутоните „Разширени“ и „Свойства“.

За да актуализирате адреси в пощенски списък, трябва да отворите пощенския списък в папка „Контакти“ (пощенските списъци са маркирани с икона) и да кликнете върху бутона „Актуализиране“. Ако трябва да преместите списък за разпространение от съобщение във вашата папка с контакти, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете съобщение, съдържащо пощенски списък.
2. Щракнете върху вложения пощенски списък и го плъзнете в папката си с контакти.

28.03.2015