Към пакета за приложение Microsoft Officeв допълнение към Outlook, има и такива често срещани приложения като текстов редактор Word редактор електронни таблици Excel, приложение за електронно представяне на PowerPoint и приложение за база данни на Access.
Всички тези приложения са независими и самостоятелни, но съвместното им използване отваря наистина неограничени възможности при организиране на офис работа. Използването на Outlook заедно с други приложения, включени в Microsoft Office, ви позволява да:
- създавайте съобщения, използвайки пълната мощност на текстовия редактор на Word. В сравнение с относително лошите (макар и достатъчни) възможности, предоставени от лентата за форматиране на Outlook, Word е в състояние да създава богати документи с различни стилове и шаблони, съдържащи вградени обекти и т.н. Взаимодействието между Outlook и Word ще бъде обсъдено в първия раздел на тази глава.... Освен това този раздел ще обхване инструмент, общ за всички приложения на Office - изпращане по пощата по маршрута;
- създавайте съобщения, използвайки пълната мощност на редактора на електронни таблици на Excel. Създадената таблица може лесно да бъде изпратена не само като прикачен файл, но и да бъде запазена като съобщение. Тази функция ще бъде обсъдена във втория раздел на тази глава. Също така, в този раздел ще говорим за инструмент, общ за всички приложения на Microsoft - поставяне на документи в споделена папка;
- Създавайте срещи, за да участвате в електронна конференция на PowerPoint. Създаването на електронна конференция е пряко свързано с използването на горното приложение Microsoft NetMeeting (вижте раздел 11.5 "Net Meeting").Как PowerPoint работи с Outlook ще бъде разгледано в третия раздел;
- създавайте съобщения с помощта на Microsoft Accessспособен да се свърже с отдалечена база данни за показване на информация. Става с помощта на Outlookи Access ви позволява бързо да експортирате и импортирате данни от папки на Outlook в таблици на Access. Тази възможност ще бъде обсъдена в четвъртия и последен раздел на тази глава.
Outlook и Word
Взаимодействието между Outlook и Word е може би най-типичният пример за сътрудничество. Вече споменах по-горе, че потребителят може да посочи Microsoft Word като редактор на съобщения.
Пример 18.1. Word като редактор на съобщения
(В приложението Outlook)
> Инструменти > Опции Съобщение
Използвайте Microsoft Word като редактор на съобщения
Използвайте Microsoft Word за четене на RTF съобщения
Като пример за използване на Word, помислете за създаване на съобщение, което съдържа къдрав текст и диаграма, която показва структурата на тази книга.
Създайте съобщение с помощта на Word
Има два начина да създадете съобщение с помощта на Word:
- Стартирайте Word, създайте документ и изберете> Файл> Изпращане> Съобщение.
- Директно в приложението Outlook, като изберете командата > Действия> Ново съобщение с> Microsoft Word (фиг. 18.1).
Както можете да видите от фигурата, същността на съобщението не се е променила, има полета за въвеждане на получатели и автоматично са добавени темата на съобщението, подпис и панел Живопис(Рисуване), обаче, лентата с инструменти е значително обогатена Форматиране(Форматиране).
Ориз. 18.1. Outlook Message (Microsoft Word Editor)
Вмъкване на къдрав текст
И така, нека първо създадем хубаво заглавие за нашето съобщение, използвайки обект на WordArt.
Пример 18.2. Вмъкнете WordArt
> Вмъкване > Картина > WordArt
Изберете желания стил на буквите OK
Текст: = Структура на книгатаУдебелен ОК
(Панел за форматиране) Център
В резултат на нашите действия ще се появи красиво оформен текст с жълто градиентно запълване в центъра (фиг. 18.2).
За да промените свойствата на този обект, можете да използвате бутоните на лентата с инструменти със същото име. В нашия случай нека променим цвета на запълването от жълт на син.
Ориз. 18.2. Текст на WordArt в съобщение
Ориз. 18.3. Диалогов прозорец Методи за пълнене
Пример 18.3. Променете свойствата на WordArt
(В лентата с инструменти на WordArt)
Цвят и линии във формат WordArt
Методи за цветно запълване...
Градиент
Един цвят Цвят 1 Син
Тип люк Център
Варианти (фиг.18.3)
Вмъкнете диаграма
Следващата стъпка, която обмисляме, е вмъкването на диаграма, между другото, което е една от иновациите в Word.
Пример 18.4. Вмъкнете диаграма
> Вмъкване> Организационна диаграма...
Изберете типа диаграма (фиг. 18.4)
Ориз. 18.4. Диалогов прозорец Библиотека с диаграми
В тялото на съобщението се появява заместител, за да покаже избраната диаграма. Но тя се състои от един „корен“ и само три „клона“, докато тази книга има четири части. Нека добавим още един клон и променим стила на диаграмата.
Пример 18.5. Добавяне на клон към диаграма
(Откройте корена на диаграмата)
(В панела на организационната диаграма) Добавяне на форма
AutoFormat
Изберете стила на диаграмата Bump Gradient
Сега остава да въведете текста на диаграмата. За да направите това, щракнете веднъж с левия бутон на мишката върху един от щепселите на диаграмата и въведете съответния текст. Окончателната версия на съобщението, редактирана и форматирана с помощта на Word, е показана на фиг. 18.5.
Ориз. 18.5. Окончателната версия на съобщението
След като съобщението е създадено, остава да попълните полетата На кого(Това) и Тема(Тема), след което натиснете бутона изпрати(Изпращане).
Коментирайте
Тъй като нашето съобщение е запазено и изпратено до HTML формат, някои елементи за форматиране може да бъдат загубени или променени. Имайте това предвид, когато създавате вашите съобщения в Word! Понякога е по-добре просто да прикачите създадените съобщения като прикачен файл.
Нека припомним още веднъж, че разглеждаме само тук общ принципсътрудничество между Outlook и други приложения на Office. Освен вмъкване на обекти (които са много повече от два), има и форми, рамки, стилове, таблици, полета... Списъкът продължава и продължава. Светът на приложенията на Microsoft Office е широк и наистина многофункционален. Разгледайте го успоредно с Outlook и други съществуващи приложения. В крайна сметка пътят ще бъде овладян от ходещите ...
Изпращане на документ по маршрута
С изпращане на документ по маршрута(Маршрутизиране) се отнася до изпращане на документ по имейл до колеги в определена последователност. Извиква се последователността на изпращане маршрут на документа.
След като получи документа, адресатът може да направи своите промени и коментари и да изпрати документа по-нататък по маршрута. В края на маршрута, след като документът бъде прегледан от всички получатели, посочени в списъка за маршрутизиране, можете да поискате връщането на документа или да посочите потребителя, за когото е предназначен, например мениджъра на проекта.
Пример 18.6. Изпращане на документ по маршрут
> Файл> Отвори ... (отворете необходимия документ)
> Файл> Изпращане> По маршрут. ... ...
Нашатирев Антон Кому
Моховиков Олег До
Текст на съобщението: = Уважаеми колеги! Прочетете приложения документ и дайте своите мисли и коментари относно написаното. Благодаря ви предварително, Егор Усаров.
на свой ред
Върнете се в края
Състояние на проследяване
изпрати
Коментирайте
Докато изпълнявате тази програма, диалоговите прозорци за сигурност на Outlook може да се появят с предупреждение за подправяне на трети страни и достъп до данни на Outlook. В този случай винаги се съгласявайте да разрешите достъп (в края на краищата тази заявка идва от вашите действия и вие го очаквате).
Зададеният маршрут може да бъде прикачен към документа, за да го изпратите не веднага, а да го направите по-късно. За да направите това, в последната стъпка от програмата, трябва да натиснете бутона Добавете(Добавяне на фиш).
> Файл> Изпращане> Следваща дестинация ...
Изпрати документ Антон Нашатирев
За да откажете изпращането на документа по маршрута и напълно да изключите маршрута, трябва да натиснете бутона Ясно(Ясно).
Да се върнем към примера. След натискане на бутона изпрати(Маршрут), автоматично ще бъде генерирано съобщение с текста, посочен в полето Текст на съобщението(Текст на съобщение) и с прикачен документ за изпращане (фиг. 18.6). Да предположим, че първият адресат (в нашия пример това е Антон Нашатирев) е конфигуриран отговорно, т.е. и самия прикачен документ, и не само го прочете, но и въведе своите желания и коментари в него и след това го изпрати на следващия кореспондент . Нека се опитаме да проследим как се случва това.
За да отвори самия препратен документ, получателят трябва само да щракне двукратно върху иконата на прикачения документ в съобщението. След това получателят прави своите промени в документа по обичайния начин. В края на работата той трябва да изпрати документа по-нататък по маршрута.
> Файл> Изпращане> Следваща дестинация ...
Изпратете документа "Олег Моховиков"
Ориз. 18.6. Съобщение за изпращане на документи
Какво се случва след това? Първо, съобщението ще бъде изпратено до следващия адресат в пощенския списък - Олег Моховиков. Той ще може да прочете документа с вече направените промени и да направи свои собствени. Второ, първоначалният подател ще бъде уведомен за движението на документа през пощенския списък, тъй като диалоговият прозорец Маршрут(Маршрутизация) е поставена отметка в квадратчето за отметка Състояние на проследяване(Състояние на песента).
Ако всичко върви добре, документът ще се придвижи нагоре по пощенския списък, докато не бъде изчерпан целият пощенски списък за този документ. Последният адресат в маршрута ще бъде помолен да върне променения документ на инициатора на разпространението и по този начин кръгът ще се затвори.
За да ускорите процеса, можете да изпратите документа не един по един, а всички наведнъж. В този случай сливането на промените пада върху плещите на подателя.
Outlook и Excel
От самото начало на книгата, когато създаваме съобщение, ние си поставихме за цел да прехвърлим не просто текст, а таблица като тяло на съобщението. Използването на инструменти на Excel ви позволява лесно да решите не само проблема с вмъкването на таблици, но и свързаните компоненти (например диаграми на Excel).
Като пример за това как Outlook и Excel могат да работят заедно, помислете за изпращане на съобщение, което съдържа таблица, показваща броя на страниците за всяка част от работна книга, и диаграма на Excel, която показва графично процента на всяка част в работната книга.
Създайте съобщение с помощта на Excel
Както при Word, има два начина за създаване на съобщение. Но ако в Word избрахме втората опция (съставяне на съобщение от Outlook), сега нека разгледаме изпращането на електронната таблица директно от Excel.
Ориз. 18.7. Outlook Message (Microsoft Excel Editor)
Пример 18.9. Създайте съобщение с помощта на Excel
> Файл > Изпращане > Съобщение
Включете текущия лист в тялото на съобщението
Тема: = Статистика
Въведение: = Това съобщение съдържа...
Коментирайте
В полето Въведение потребителят може да влезе текстово съобщение(коментар) пред таблицата.
Както бе споменато по-горе, ще разгледаме изпращането на таблицата, показана на фиг. 18.10. На този етап таблицата съдържа само текст и няма допълнително форматиране.
Работа с маса
Преди да изпратите съобщение, съдържащо таблица, е препоръчително да го форматирате: маркирайте заглавката, подчертайте границите и т.н. Но възможностите на Outlook ви позволяват не само да форматирате таблицата, но и да работите върху нейната логика. В Пример 18-10 добавихме още един ред, „Общо“, съдържащ сбора от всички страници в книгата, и след това оформихме таблицата по съответния начин.
Ако текстът на съобщението не се побира в клетката, можете да разширите границите й. За да направите това, преместете показалеца на мишката до кръстовището с името или номерирането на клетките (показалецът ще бъде под формата на двупосочна стрелка) и, като държите натиснат левия бутон на мишката, преместете границите на колоната или реда до желаното разстояние.
Пример 18.10. Работа с електронна таблица на Excel
(редактиране)
A6: = Обща сума
Wb Autosum
A1: Wb (Изберете, докато задържате левия бутон на мишката)
> Форматиране > Автоматично форматиране...
Ориз. 18.8. Форматирано съобщение с електронна таблица на Excel
Коментирайте
В допълнение към използването на автоматичния стил, можете да приложите допълнително форматиране с помощта на бутоните на лентата с инструменти със същото име.
Вмъкнете диаграма в Excel
Следващата стъпка, демонстрираща възможностите на Excel и използване на това приложение с Outlook, е да създадете диаграма, която се показва във визуална графичноданните в работния лист.
Пример 18.11. Вмъкнете диаграма на Excel
> Вмъкване> Диаграма ... Стандартна
Тип Circular
Заглавие на диаграмата: = Outlook в оригинал
Споделяне на подписи на данни
Ориз. 18.9. Начертаната диаграма
Коментирайте
Ако не бяхме избрали диапазона A2: B6 преди да започнем създаването на диаграмата, бихме могли да го зададем по-късно, на втората стъпка от съветника за диаграми. Изобщо не е необходимо ръчно да въвеждате сложна формула в полето Data Range. Достатъчно е да изберете желания диапазон на работния лист с мишката и диалоговият прозорец на съветника ще се свие, за да не пречи на избора, и формулата ще се появи автоматично.
След вмъкване на диаграма тя може да припокрива използваната таблица. За да преместите диаграмата, достатъчно е да я изберете и, като държите левия бутон на мишката, да я плъзнете на желаното място.
Сега нека се обърнем директно към самата диаграма. Всички елементи са показани ясно и красиво, с изключение на самия кръг с данни, който се оказа много малък. За да увеличите площта на начертаване на диаграмата, трябва да кликнете върху невидим квадрат, в който са вписани кръг и текстови обяснения (фиг. 18.9). Появява се квадратна кутия с дръжки за избор в ъглите. Закачете тези дръжки и плъзнете, като разтегнете полето за избор, докато кръгът стане с желания размер.
И така, съобщението е напълно готово за изпращане, остава да въведете адреса на получателя на съобщението и да натиснете бутона Изпратете лист(Изпратете този лист).
От особен интерес е как нашето съобщение ще бъде показано на потребителя, защото, първо, то се преобразува в HTML формат, и второ, не всеки получател може да има инсталиран Excel. След като изпратите и получите съобщения, отидете на vпапка Входяща кутия(Входяща кутия) и отворете създаденото съобщение (фиг. 18.10).
Ориз. 18.10. Получено съобщение с таблица и диаграма
Първо, както можете да видите, текстът, въведен в полето Въведение(Въведение) предхожда таблицата и е отделена от нея с черта. Второ, форматът на таблицата се запазва. И накрая, нашата гордост е, че диаграмата е абсолютно същата като създадената (формат, данни и т.н.). Единственото нещо, което липсва, е, че няма подпис, тъй като създадохме нашето съобщение от Excel, а не от Outlook. Този недостатък може да бъде коригиран чрез изпълнение на командата> Вмъкване> Подпис> Поздрави преди изпращане.
Пример 18.12. Вмъкване на подпис
> Вмъкване> Подпис> Поздрави
Коментирайте
Най-общо казано, понякога е необходимо допълнително редактиране и форматиране на съобщения, ако не е необходимо. След създаване на таблица (с помощта на Excel), потребителят винаги може да отвори съобщението и да редактира: да вмъкне подпис или редица допълнителни бележки, както и да добави фон, да добави снимка и т.н.
Обменна папка
Работата с Exchange папки е същата общи средстваза всички приложения на Office, както и на път. Същността на тази функция е в поставянето на активния документ споделени папки Microsoft Exchange сървър. По този начин потребителят като че ли отваря достъп до този документна всички участници работна група.
Пример 18.13. Изпратете в папка Exchange
> Файл > Изпращане > Обменна папка ...
Изберете папка < Общая папка>
След като документът бъде поставен в споделената папка, всеки от потребителите може да го отвори, като щракне върху съответната връзка в прозореца за преглед на информация (фиг. 18.11).
Outlook и PowerPoint
Microsoft PowerPoint е универсално средствоподготовка на презентации. След като създаде презентация, потребителят може да я демонстрира и на двете локален компютъри направете онлайн презентация за цялата работна група. Презентацията на PowerPoint е в HTML формат и следователно изисква само браузър, за да я видят участниците Internet Explorer 4.0. По този начин презентацията може да се проведе както в цялата компания, така и между членове на малка група на различни места. Броят на участниците не е ограничен, но ако на презентацията присъстват повече от 16 слушатели, трябва да използвате специален сървър за провеждането й. Приложение на Microsoft NetShow сървър.
Проблемът с всяка среща е планирането. Разбира се, за да се проведе конференция, освен желанието на лектора е необходимо и съгласието на участниците. В случай на редовна конференция, участието на всички участници се потвърждава от факта, че всички те се събират заедно и приблизително по едно и също време в помещението, определено за конференцията. Докладващият може да насрочи електронна среща на PowerPoint като всяка друга среща, използвайки Outlook.
Ориз. 18.12. Презентация и диалог Планиране на излъчване на презентация
Пример 18.14. Планиране на излъчване на PowerPoint презентация
> Слайдшоу> Поточно предаване на живо> Настройка и график...
Описание: = "Microsoft Outlook 2002 в оригинал"(фиг. 18.12)
Параметри ... Настройки за излъчване (фиг. 18.13)
Режим на дисплея Променяем размер
Назначете...
Въведете или изберете име:< участници в презентацията
Задължителен
изпрати
(Ще се появи диалогов прозорец, който уведомява, че излъчването е насрочено)
Ориз. 18.13. Диалогов прозорец Параметри на излъчване
Коментирайте
Превключватели Само звук(само аудио) и Видео и звукИма смисъл да се инсталира (Видео и Аудио), ако компютърът на водещия е оборудван с микрофон и видеокамера, а компютрите на участниците са оборудвани с оборудване за възпроизвеждане на аудио и видео. В нашия пример ние не приемаме това, така че квадратчето за отметка е поставено отметка Не(Нито един).
Автоматично попълненият формуляр за среща (фиг. 18.14) е идентичен с обсъжданите по-рано, За повече информация вижте Глава 2, Календар и Глава 10, Работа в екип в Outlook.
Коментирайте
Единствената предпоставка за директно излъчване на презентацията към широка аудитория е наличието на компютърна връзка с мрежата (глобална или локална). Допълнителни функцииможе да бъде пропуснат, ако техническите условия не го позволяват.
След като се договорите за времето и състава на участниците, можете да продължите директно към самата демонстрация.
Ориз. 18.14. Формуляр за сглобяване
Пример 18.15. Излъчване на живо на презентацията
> Слайдшоу> Излъчване на живо> Стартиране на излъчването...
Когато провежда планирана конференция, презентаторът планира да я излъчи с помощта на интерфейса за планиране на срещи в Outlook 2002. В определеното време на компютрите на участниците ще се появи прозорец за напомняне за среща, в който участникът ще види бутон, след като щракне върху която ще бъде заредена въвеждащата страница на презентацията (фиг. 18.15 ). Водещият контролира смяната на слайдовете. Компютърните екрани на участниците показват слайдовете по същия начин, както при нормално слайдшоу.
Ориз. 18.15. Главната страница на прякото предаване на презентацията
По време на презентацията присъстващите могат да провеждат частни дискусии, да задават въпроси на презентатора и да получават отговори по имейл чрез Outlook.
Outlook и Access
Microsoft Access е универсална система за управление на база данни, а Outlook е универсална система за управление на информация. Въз основа на тези дефиниции е естествено да се предположи, че тези приложения имат определени средства за обмен на информация помежду си. Но освен обмена на информация, Outlook, като Word или Excel, е в състояние да създава съобщения с помощта на инструменти на Microsoft Access. Само в този случай тези инструменти не са в областта на форматирането или редактирането, а в областта на предоставянето на данни за изпращането и публикуването им.
V този разделще разгледаме пример за импортиране на информация от адресна книга на Outlook в база данни на Access и създаване на съобщение, съдържащо информацията, която току-що импортирахте.
Обмен на информация
Първо отворете Access и създайте база данни. След това нашата цел ще бъде да създадем таблица, съдържаща данни от адресната книга на Outlook.
Пример 18.16. Импортирайте данни от Outlook в Access
> Файл> Външни данни> Импортиране...
Тип файл на Outlook (Съветникът за импортиране от Exchange / Outlook ще стартира автоматично)
> Адресни книги> Адресна книга за контакти на Outlook
В новата таблица
(На тази стъпка се предлага да се определят параметрите на импортираните данни и да се разбере дали изобщо е необходимо да се импортират)
Той внася
Импортиране в таблица: = Контакти
Ориз. 18.16. Таблица на Microsoft Access с импортирани данни
След импортиране, както се очаква, Access ще се покаже нова маса Контакти,съдържаща информация от адресната книга на Outlook. Резултатът от импортирането е показан на фиг. 18.16.
Работа със страница с данни за достъп
Помислете за следния пример. Да кажем, че един от участниците в проекта е създал база данни, информацията за която е интересна и може би е необходима на други членове на екипа. Има няколко решения за този проблем, но ние ще се съсредоточим върху опцията за изпращане на съобщение, съдържащо страница с данни за достъп. Всъщност съобщението съдържа само HTML страница с ActiveX обект, който се свързва с базата данни и показва данните.
Пример 18.17. Създаване на съобщение с Access Data Page
> Действия> Ново съобщение с…> Microsoft Office> Страница с данни на Microsoft Access
(Достъпът ще се отвори със съветник Нова страницадостъп до данни)
Конструктор
Избор на източник на данни: =< База данни>
След извършените процедури ще се отвори страница с решетка с данни. Така че, на първо място, трябва да поставите информационните полета, които ще бъдат на страницата. За да направите това, плъзнете необходимите полета в мрежата на таблицата и заменете името й, например Контакти.След това въведете името на получателите на съобщението и щракнете върху бутона Изпратете копие.
Преди да изпрати съобщение, потребителят може да види как то ще бъде показано на получателя. За да направите това, изберете командата> Файл> Преглед на уеб страница. Отваря се уеб браузър със заредена страница, която ще бъде показана по същия начин на получателя на съобщението.
Ориз. 18.23. Уеб страница с данни от Access
Използване на бутоните Назад и Напред,можете да навигирате през данните в таблицата Контакти.Освен това, ако посочите подходящите параметри за достъп, можете да редактирате таблицата (да добавяте или изтривате записи), да организирате филтриране на данни и т.н. Но това е извън обхвата на тази книга.
Резюме
И така, в тази глава разгледахме как Office и Outlook могат да работят заедно. Наистина, когато Outlook работи с инструментите, предоставени от Word, Excel, PowerPoint и Access, можете да създавате богати съобщения и да организирате по-удобно споделяне и достъп до информация.
- Word.Форматиране на съобщението. Използване на Wordкато редактор по подразбиране. Изпращане на документ по маршрута.
- Excel.Създайте съобщение с таблица и диаграма. Поставяне на документи в публични папки на Exchange сървъра.
- PowerPoint.Организирайте онлайн среща, за да покажете вашата презентация.
- Достъп.Импортирайте данни от Outlook в Access. Създайте съобщение, което съдържа страница с данни за достъп.
Excel за Office 365 Word за Office 365 Outlook за Office 365 PowerPoint за Office 365 Publisher за Office 365 Access за Office 365 Visio план 2 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016 Visio Professional 2013 Visio 2013 Visio Premium 2010 Visio 2010 Visio Standard 2010 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 OneNote 2016 Publisher 2019 Access 2019 OneNote 2013 OneNote 2010 Project Professional 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Publisher 2016 Access 2016 Езикови опции 2013 Project Professional 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Publisher 2013 Access 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Access 2010 Publisher 2010 Project 2010 Езикови опции 2010 Excel Starter 2010 Опции за език Езикови опции 2016 Office 2010 Project Online настолен клиент Project Professional 2013 Стандарт на проекта 2010г Стандарт на проекта 2013г Стандарт на проекта 2016г Стандарт на проекта 2019По-малък
Можете да използвате езиковите опции на Office, за да добавите език, да изберете език за показване потребителски интерфейси задайте езика за изграждане и валидиране.
Опциите за език се намират в диалоговия прозорец Опции на Office под секция, която можете да отворите, като щракнете Файл> Настроики> език... Езиците за показване и създаване могат да се задават независимо. Например, можете да имате всичко, което съответства на езика на вашата операционна система, или можете да използвате комбинация от езици за вашата операционна система, да проектирате и покажете потребителския интерфейс на Office.
Добавяне на език
Можете да добавите език за показване или език на автора. Езикът на дисплея определя езика, който Office използва в своя потребителски интерфейс — ленти, бутони, диалогови прозорци и т. н. Езикът на дизайна влияе върху посоката и оформлението на текста за вертикален, отдясно наляво и смесен текст. Езиците на автора включват и инструменти за проверка на правописа, като речници за проверка на правописа и граматиката. (Предпочитаният език за разработка се показва с удебелен шрифт в горната част на списъка. Можете да промените това, като изберете езика, който искате, и изберете.)
За да добавите език на дисплея:
Моля изберете Файл > Настроики > език.
В гл Офис език на дисплеяв секцията изберете Инсталирайте допълнителни езици за показване от Office.com.
Задайте език на дисплеяи след това изберете Инсталирай.
Добавеният език се появява в списъка с езици на дисплея на Office.
Отворете приложение на Office, като например Word.
Моля изберете Файл >Настроики >език.
В раздел в раздел Офис езици за разработка и валидиранеизбирам Добавете език ....
Изберете желания език в диалоговия прозорец Добавете език на дисплеяи след това изберете Добавете.
Добавеният език се появява в списъка с езици за разработка на Office.
Ако се появява до името на езика Наличен чек , можеш да получиш езиков пакетс инструменти за валидиране за вашия език. Ако Потвърждаването не е наличнодо името на езика, валидаторите не са налични за този език. Ако се появява до името на езика проверка инсталирана, всичко е готово.
Достъпно тестване.
Задайте предпочитания от вас език на дисплея или автора
Предпочитаният език е показан с удебелен шрифт в горната част на всеки езиков списък. Редът на езиците в списъка е редът, в който езиците се използват от Office. Например, ако използвате реда на показване на испански<предпочитаемый>, немски и японски, а ресурсите за испански език са премахнати от вашия компютър, предпочитаният език на дисплея е немски.
За да зададете предпочитания от вас език:
В гл Офис език на дисплеяизберете предпочитания от вас език от списъка и след това изберете Задайте като предпочитано.
Отворете приложение на Office, като например Word.
Моля изберете Файл > Настроики > език.
В гл Конфигуриране на езиковите настройки на Officeнаправете една или и двете стъпки по-долу.
Като конфигурирате вашите езикови настройки на Office, можете да добавите нов езикили изберете език за показване на помощ и подсказки.
Опциите за език са в диалоговия прозорец Конфигуриране на езиковите настройки на Officeкойто може да се отвори чрез избиране Файл> Настроики> език... Езиците на интерфейса и помощта могат да бъдат инсталирани независимо един от друг. Например, можете да настроите един и същ език навсякъде като в операционната система или да използвате различни езициза операционна система, редактиране, интерфейс и помощ.
Наличните езици зависят от езиковата версия на Office и опционалния езиков пакет, езиците LIP и ToolTip, инсталирани на вашия компютър.
Добавяне на език
За да добавите език към програмите на Office, трябва да добавите език за редактиране. Езикът за редактиране се състои от посока на типа и средства за проверка на правописа за този език. Проверките включват специфични за езика функции, като речници за проверка на правописа и граматиката. (Езикът за редактиране по подразбиране се показва с удебелен шрифт в горната част на списъка. Можете да промените това, като изберете желания език и изберете Е активирана по подразбиране.)
Отворете приложение на Office, като например Word.
Моля изберете Файл > Настроики > език.
В диалоговия прозорец Конфигуриране на езикови предпочитания на OfficeВ гл Избиране на езици за редактиранеизберете езика за редактиране, който искате да добавите от списъка Добавете допълнителни езици за редактиранеи натиснете Добавете.
Добавеният език се появява в списъка с езици за редактиране.
Ако колоната Клавиатурна подредбапосочено Които не са включени, направите това:
Настройките на Windows ще се отворят на страницата за език. В диалоговия прозорец Добавяне на езицидиалогов прозорец Настройки на WindowsИзбери предмет Добавяне на език, изберете желания език от списъка и щракнете Добавете.
Затворете диалоговия прозорец Добавете езицив настройките на Windows. В диалоговия прозорец на Office вашият език трябва да се появи като ВключенВ гл Клавиатурна подредбаВ гл Избиране на езици за редактиране.
Ако колоната Правописпосочено Не е инсталирано, може да се наложи да получите езиков пакет или пакет с потребителски интерфейс, за да инсталирате инструментите за проверка на правописа за вашия език.
За да влезете онлайн и да получите необходимия езиков пакет, изберете връзката Не е инсталирано.
Задаване на езика на интерфейса по подразбиране и помощ
Езиците за интерфейс и помощ се използват в Office за показване на елементи на интерфейса, като елементи от менюта, команди и раздели, в допълнение към езика, на който се показва помощният файл.
Езикът по подразбиране се показва в горната част на списъка и се показва с удебелен шрифт. Office използва интерфейсни и помощни езици в реда, в който се появяват в списъците на интерфейса и езиците за помощ. Например, ако списъкът с езици на интерфейса съдържа испански<по умолчанию>, немски и японски, а инструментите за испански език са премахнати от компютъра, езикът на интерфейса по подразбиране ще бъде немски.
Задаване на езика по подразбиране
Отворете приложение на Office, като например Word.
Моля изберете Файл, Настроики, и тогава - език.
В диалоговия прозорец Конфигуриране на езикови предпочитания на OfficeВ гл Избиране на езици за дисплей и помощизберете езика, който искате да използвате и след това изберете Е активирана по подразбиране.
Определете езика на интерфейса, който се използва във всяко приложение на Office
Ако използвате няколко езика и Office е персонализиран да отговаря на вашите нужди, можете да запитате всички приложения на Office, за да видите кой език се използва като език на интерфейса по подразбиране за всеки.
В диалоговия прозорец Задаване на езиковите предпочитания на OfficeВ гл Избиране на езици за интерфейс и помощизбирам Вижте езиците на интерфейса за всеки програми на Microsoftофис.
Задаване на езика за подсказки
Забележка:Тази функция е достъпна само за следните приложения на Office: Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio и Word. Не се поддържа за програми на Office 2016.
Подсказките са малки изскачащи прозорци, които предоставят бърза, зависима от контекста помощ, когато задържите курсора на мишката върху елемент на екрана, като бутон, раздел, контрола на диалогов прозорец или меню. Когато зададете езика на ToolTip в една програма на Office, избраният език се запазва във всички инсталирани програми на Office.
Тази функция не е налична в Office 2016.
Ако желаният от вас език не е в списъка, може да се наложи да добавите допълнителни езикови услуги. Моля изберете Как да получите допълнителни OSD езици от Office.comи следвайте инструкциите за изтегляне и инсталиране.
След като се инсталира новият език на подсказките, той става езикът на подсказките по подразбиране.
Отворете приложение на Office, като например Word.
Моля изберете Файл > Настроики > език.
В диалоговия прозорец Задаване на езикови предпочитания на OfficeВ гл Избор на език за подсказкиизберете език за подсказките.
бележки:
За повече информация относно подсказките вижте статията
В зависимост от версията на Word или Outlook, която използвате, можете да поставите Word документи добавете различни обекти (като PDF файлове, диаграми или Excel листове) или имейл съобщение към него чрез свързване или вграждане. За да вмъкнете обект, в раздела ВмъкванеНатисни бутона Предмет.
Вмъкване на нов обект
Да създам нов файлза да поставите в документ на Word или имейл съобщение:
съвет:
Информация в раздела Резултатсе определят от избрания тип обект и състоянието на квадратчето за отметка Под формата на икона(инсталиран или не). Тази информация ще ви помогне да решите какво точно трябва да се вмъкне и в каква форма.
За да промените данните във вмъкнатия обект, щракнете двукратно върху него.
Свързване или вграждане на съществуващ файл
За да свържете или вградите вече създаден обект:
Вградени обекти и свързани обекти
Вградени обектистанете част от Word файл или имейл съобщение и след вмъкване губите връзката към оригиналния файл.
Свързани обектиможе да се актуализира, когато оригиналният файл се промени. Свързаните данни се съхраняват в оригиналния файл. В Word файл или пощенско съобщение(целевият файл) съхранява само информация за местоположението на изходния файл и показва изглед на свързаните данни. Ако размерът на файла има значение, използвайте свързани обекти.
Възможността за електронна обработка на различни документи може да се нарече една от основните причини за масовото разпространение персонални компютри, както сред домашни потребители, така и в корпоративния сектор. Изчезнаха пишещите машини, ръкописите и дори обикновените букви все по-рядко се изписват на ръка. В днешно време почти всякакви печатни издания и документи: независимо дали са дипломи или резюмета, списания или книги, изявления или бележки, доклади или презентации, се създават на компютър. В крайна сметка електронен документ може да бъде коригиран, променен, допълнен по всяко време, изпратен по електронна поща, отпечатан на хартия или публикуван в мрежата за съвместна работа по него. Вероятно няма да сбъркам, ако кажа, че почти всеки човек, който някога е сядал пред компютър, трябваше да се занимава с обработката на текстови документи и за мнозина това беше причината за първото запознанство с компютър.
Въпреки факта, че всички съвременни операционни системи имат вградени инструменти за работа с текстови данни, техните възможности не могат да се сравняват със специален софтуер, така наречените офис приложения. Те са предназначени да обработват всякакъв вид електронна документация на компютъра на потребителя и следователно, като правило, се състоят от няколко компонента с подобен интерфейс и добро взаимодействиемежду тях. Най-известните офис пакети включват Microsoft Office, OpenOffice.org, Corel WordPerfect Office, StarOffice, Lotus SmartSuite, Ashampoo Office и iWork (за Mac OS). Всеки от продуктите в тази област има собствен набор от компоненти, дизайнерски решения и разбира се функционалност... В днешната ни статия ще се запознаем с едно от най-популярните офис решения за потребители, разработено от Microsoft - MS Office.
ИСТОРИЯТА НА РАЗВИТИЕТО
Това най-популярно офис пакетза първи път видя бял свят през 1992 г. и в началото на своето пътуване имаше 4 приложения, които все още остават основни за него: Word, Excel, PowerPoint и Mail. Достъпът беше добавен към тази група през 1994 г., а Shedule + през 1995 г. В 97-а приложението Mail и календарът Shedule + заместват организатора на Outlook и добавят редактор снимки СнимкаРедактор. През 1999 г. се въвежда Publisher, приложение за публикуване, и FrontPage, а PhotoEditor е заменен от PhotoDraw. След пускането на Office XP през 2001 г., редакторът на изображения PhotoDraw напълно изчезва от офис пакета, а през 2003 г. FrontPage. В същото време Office 2003 въвежда ново приложение за събиране и управление на данни, InfoPath.
Като цяло офис пакетът от 2003 г. се превръща в много успешен продукт за Microsoft. Това беше в него нов дизайникони в стил WindowsXP, което несъмнено повлия на привлекателността на това решение.
А самите офис приложения са узрели през годините на разработка, а форматите на някои (.doc, .xls) се превърнаха в стандарт в работния процес на повечето предприятия. Дори днес, след 8 години, много потребители продължават да използват MS Office 2003, без да искат да овладеят революционния интерфейс, въведен за първи път от разработчиците в началото на 2007 г.
В Office 2007 софтуерният гигант реши да изостави обичайното системно меню, заменяйки го с интерфейс на лента, базиран на ленти с инструменти с раздели. Бутоните на лентите, за разлика от лентата с инструменти, могат да бъдат с различни размери, например тези, които са необходими по-често, могат да бъдат по-големи, а вътре в тях може да има мостри от приложени стилове.
Самите бутони са групирани по теми. Рядко използвани бутони обикновено са скрити, но могат да бъдат достъпни чрез падащо меню.
Microsoft казва, че този иновативен подход събира цялата функционалност на едно място, подобрявайки потребителското изживяване и ви помага да използвате Office по-ефективно. Вярно е, че самите потребители, такива радикални промени бяха посрещнати хладно и бяха изразени много критики към разработчиците.
Въпреки това интерфейсът на лентата позволява на потребителите да използват много повече функции на офис пакета, тъй като повечето от тях вече са на очи, няма да бъда скрит дълбоко в менюто. В самата Microsoft виждат бъдещето в новата система за управление и това се потвърждава от най-новата разработка на компанията в тази област – Office 2010.
С пускането на Microsoft Office 2010, Ribbon е радикално преработен и подобрен, което се признава дори от противниците на интерфейса на Ribbon. Освен това бяха направени промени в стила на дизайна на лентата, който също беше положително приет от потребителите. Ето защо сега много малко хора се съмняват, че офис пакетът от Microsoft ще продължи да се развива в тази посока.
В момента офис пакетът от приложения на Microsoft се създава за операционни системи от семейството на Windows и Apple Mac OS X и има 32-битови и 64-битови издания.
КОМПОНЕНТИТЕ НА ПРИЛОЖЕНИЕТО
Сега нека разгледаме по-отблизо приложенията, които са част от MS Office, като използваме примера на последна версиятози пакет е Office 2010. Трябва да се отбележи, че за удобство на позиционирането на продукта на пазара, офис пакетът има няколко издания, които пряко влияят върху наличието на определени приложения в него. Например последният офис има шест от тях: „Основни“, „Дом и обучение“, „Дом и бизнес“, „Стандарт“, „Професионален“ и „Професионален плюс“.
Както можете да видите от таблицата, един модерен офис пакет може да съдържа от 2 до 10 различни приложения, в зависимост от неговото издание.
Microsoft Word (Word)- приложение за работа с текстови документи... Това текстообработваща програмав продължение на много години той е най-популярният от всички използвани в този момент... Ето защо документният формат "doc" се превърна в де факто стандарт за съвременния документооборот и много конкурентни програми имат поддръжка за съвместимост с този формат.
С Word можете лесно да създавате красиво проектирани документи с професионално качество и да ги организирате. В допълнение към множеството възможности за стилизиране на текст, на ваше разположение са различни помощни инструменти: дизайнер на таблици, инструменти за редактиране на изображения, вмъкване на готови фигури, дизайнер на диаграми и лентови диаграми, вмъкване на SmarArt графични обекти за визуално представяне на информация и много други. В същото време потребителите могат да работят заедно по проекти и документи, както и да ги редактират едновременно.
Microsoft Office Excel (Excel)- приложение за работа с електронни таблици. Както и в случая с Word, той заема водеща позиция на пазара и затова форматът "xls" за този тип документи също е де факто стандарт.
Приложението Excel отваря широки възможности за анализ на данни, както и за управление и обмен на данни. Мощни инструменти за визуализация на данни, обобщаващи данни с помощта на малки диаграми, които се вписват в клетка заедно с текст (искрящи линии), както и бързото филтриране на големи количества данни ви помагат ефективно да сравнявате резултатите, проследявайки и подчертавайки важни тенденции. Можете лесно да качвате файлове с електронни таблици в Интернет, за да ги споделяте с други.
Microsoft OneNote (VanNote)- Приложение за съхранение и съвместна работа с бележки на едно, лесно достъпно място. Позволява ви да работите както с текст, така и с изображения, както и с видео и аудио бележки.
Споделяне на тетрадкиви позволява да създавате и променяте бележки едновременно с отдалечени потребители или просто да синхронизирате данни, като ги поддържате актуални. Можете също да си водите бележки, докато работите в други приложения на Office или Internet Explorer, а OneNote ще предостави връзка към мястото в изходния документ, което сте прегледали, когато сте добавили бележката, което ви позволява автоматично да свързвате идеи със съдържанието, което създавате.
Microsoft PowerPoint (PowerPoint)- приложение за изготвяне на презентации. Позволява ви да създавате и управлявате висококачествени динамични презентации. Със звукови и визуални ефекти (добавяне на видео и анимация) получавате възможност да представите на зрителите ясна и ефективна картина, която е толкова лесна за създаване, колкото и забавна за гледане.
С PowerPoint можете не само да добавяте, но и да редактирате мултимедийно съдържание с различни художествени и видео ефекти. Приложението също така ви позволява да използвате динамични обемни ефекти за преход на слайд и реалистични анимационни ефекти.
Microsoft Outlook (Outlook)- личен органайзер, който включва: календар, планер на задачи, бележки, имейл мениджър и Адресната книга... Това приложение ви позволява да управлявате няколко имейл акаунта наведнъж на едно място, което е много по-удобно от проверка на съобщения в няколко пощенски кутии поотделно. Имате и един инструмент за управление на всички календари, защото в Outlook можете да създадете произволен брой от тях за всяка категория събития, за да не се объркате в един голям и претъпкан график.
Outlook 2010 ви позволява да се свързвате с любимите си социални мрежи и централно да проследявате различни събития, които се случват там. Освен това можете да прехвърлите всичките си контакти от услугите Hotmail или Gmail и всички актуализации на информацията за контакт на вашите приятели, с които сте в една и съща социална мрежа, като Facebook, също се отразяват автоматично в контактите на Outlook.
Издател на Microsoft- приложение за създаване, персонализиране и разпространение на всички видове публикации с професионално качество и маркетингови материали. Дори и без опит в областта графичен дизайн, с различни шаблони, можете да създавате брошури, бюлетини, визитки, пощенски картички, материали за електронна поща и други публикации.
Потребителите имат на разположение професионални инструменти за редактиране на изображения, съвременни технологииподравняване на обекти, възможност за създаване на динамични публикации, разширени възможности за типографски дизайн на текст и удобен инструмент предварителен прегледсъздаденият материал и неговото разпространение. Също така не е забравена възможността за споделяне и разпространение на публикации.
MicrosoftДостъп- приложения за създаване и управление на бази данни. Този мощен инструмент за управление на лични данни е по-насочен към корпоративния сектор, малкия бизнес и организациите с нестопанска цел, въпреки че може да се използва и от обикновени потребители, например за каталогизиране на домашни аудио-видео библиотеки.
Access 2010 добавя нови начини за достъп и споделяне на бази данни. Базите данни могат да се разглеждат и редактират директно през Интернет, а потребителите, които нямат това приложение, могат да отварят уеб формуляри и отчети през браузър.
MicrosoftInfoPath (Infopas)- приложение за събиране и управление на данни. Обикновено се използва от организациите за оптимизиране на собствените си бизнес процеси, той е насочен към опитни бизнес потребители или разработчици и е малко вероятно да представлява интерес за потребителите на домашни компютри.
InfoPath ви позволява да създавате сложни електронни формуляри за бързо и рентабилно събиране на информация въз основа на типа решение, от което се нуждае вашата организация, и да ги свържете с бизнес системи.
Работно пространство на SharePoint -приложение, което подобрява сътрудничеството върху документи и техните библиотеки в единна специална среда на SharePoint Workspace.
Този инструмент е насочен повече към бизнес групи в средни организации и големи предприятия, които се нуждаят от едно работно пространство с обширни възможности за споделяне на данни и съвместно редактиране и е малко вероятно да бъде полезен за домашни потребители.
MicrosoftLync (връзка) -приложение, което обединява познати средства за комуникация. Позиционира се като решение за среден бизнес и големи предприятия. Комбинира възможности за незабавни съобщения, срещи и гласова комуникация. Клиентът има лента с инструменти, която улеснява намирането и достъпа до често използвани функции като набиране, визуална гласова поща и списъци с контакти и активни разговори.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
След като прегледахме всички компоненти, които съставляват съвременния пакет Microsoft Office 2010, е време да обобщим.
Няма съмнение, че такъв набор от универсални решения може да задоволи почти всеки потребител. Нивото на качество на създаденото електронни документис инструментите, включени в този офис пакет, е наистина много висок и достъпен дори за начинаещи. Ето защо някои формати от Microsoft Office се приемат като де факто стандарти за по-голямата част от световния документооборот.
Вероятно много хора знаят (или предполагат), че този офис пакет е платен и неговата цена и разпространение пряко зависят от неговото издание. От 6 налични възможни вариантисамо 4 са налични за домашни потребители: „Начинаещ“, „Дом и студент“, „Дом и офис“ и „Професионалист“. Трябва да се има предвид, че изданието "Initial", съдържащо двете най-популярни приложения - Word и Excel, се разпространява безплатно и само с нови компютри, които са предварително инсталирани операционна система Windows. Изданията "Стандарт" и "Професионален плюс" се разпространяват само сред корпоративни клиенти.
Най-достъпната опция за домашни потребители е Office Home and Student. Към днешна дата цената му е 2990 рубли. Той включва четири приложения: текстов редактор на Word, редактор на електронни таблици на Excel, приложението за водене на бележки на OneNote и приложението за презентации на PowerPoint. Можем да кажем, че такъв джентълменски комплект ще подхожда на повечето потребители, работещи с документи у дома. Също така, имайте предвид, че офис пакетът от приложения за дома и обучението не е предназначен за търговска употреба (с цел печалба) и организации с нестопанска цел, както и в държавни агенции.
И все пак, липсата в това издание на такъв компонент като Outlook - личен органайзер и добро пощенски клиент, за някои ще бъде причина да насочат вниманието си към изданието Office Home and Business. Вярно е, че за този набор от компоненти вече няма ограничения за целта на използването му (както е посочено от бизнеса с префикс), което веднага се отразява на цената на продукта, която се удвоява повече от два пъти и в момента възлиза на 6 990 рубли. Мисля, че за мнозина надплащането от 4000 рубли за Outlook ще изглежда неразумно и закупуването на това издание за дом остава прерогатив на ентусиастите.
Office Professional също съдържа два допълнителни компонента, Publisher и Access, приложения за публикуване и база данни, съответно. Но цената от 17 990 рубли ясно показва, че този продукт е фокусиран върху бизнес употреба.
Така че ако ви харесва продукт на Microsoft Office, а след това Office Home и Student биха били най-добрият набор от приложения за използване на домашен компютър. Е, за всички, които тепърва започват да овладяват офис приложенията, скоро ще подготвим по-подробни материали за всяко от приложенията, включени в това издание.
