Здравейте скъпи читатели. С развитието на Интернет и мрежови технологии, по -малко документи се изпращат за печат. Много по -удобно е да изпратите Word файл по имейл до вашия мениджър, клиент, колега. Но не всеки знае какво е необходимо преди изпращането не забравяйте да конфигурирате и проверите файла... За какво? Сега ще ви кажа, да се чувствате удобно!
Задаване на цялостна четливост на файл
Когато получателят получи вашия документ, той може да го проучи от екрана или да го отпечата на хартия. На кого е по -удобно. Затова препоръчвам да подготвите файла за двете процедури. По принцип всеки документ, било то файл на Word, или например отчет за достъп, винаги трябва да е готов за печат. Това трябва да е вашето правило.
Нека започнем с подготовката за печат, която включва много общи корекции. Ще се подобрите външен видпроектиране и премахване на много от пропуските, които могат да развалят учебния опит.
Ще ви трябват (ако е необходимо) 10 прости стъпки:
- Задаване на размера на листа
- Изберете ориентация на листа
- Номерирайте редовете
- Подредете текста в колони
- Конфигурирайте полета
- Вмъкване на заглавни и долни колонтитули
- Параграфи за плащане
- Подредете думата пренос
- Проверете за висящи линии
- Вмъкване на редове и раздели
Как се прави всичко това, вече ви казах преди. Ако не сте чели тази статия, ето я.
Проверка на лични данни
При работа в Word програмата записва различни помощни данни. Повечето от тях могат да се считат за поверителни. Това е полезно за сътрудничество по документ в структурирана организация. Потребителите могат да видят кой е авторът на проекта, кога е създаден и променен, към коя организация принадлежи и т.н.
Разпространението на тази информация на трети страни обаче не е желателно. Следователно трябва внимателно да контролирате кои и какви лични данни прехвърляте заедно с документа на Word.
За да проверите кой Допълнителна информацияпосочени в документа, щракнете върху лентата Файл. Изгледът зад кулисите се отваря с някои имоти, изброени от дясната страна. За да отворите пълния им списък, щракнете върху Показване на всички имоти.
Вижте колко много хора могат да научат за автора. Винаги ли е необходимо? Сигурен съм, че не. В допълнение, документът може да съхранява информация за корекции, коментари, скрито съдържание и т.н. В повечето случаи тези данни трябва да бъдат изчистени. Как да го направим? Програмата разполага с удобен и бърз инструмент за почистване на лични данни.
Отидете на лентата: Файл - Отстраняване на неизправности - Инспектор на документи... В прозореца, който се отваря, поставете всички квадратчета и щракнете върху Провери.
След проверка ще се отвори прозорец със списък с данни. Списъкът ще бъде разбит по тип. Където се намерят лични - ще се появи Удивителен знаки бутона " изтрий всичко". Погледнете списъка с какво точно програмата предлага да изтриете и кликнете върху бутона. Обикновено изтривам всичко, освен горните и долните колонтитули.
Когато сте изчистили всички лични данни по този начин, за всеки случай повторете проверката.
Проверка на съвместимостта на версиите на програмата
Знаете, че има няколко версии на пакета Microsoft Officeкоето излезе на свой ред. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, ... С всяка версия бяха въведени нови инструменти и функционалност. Например, поставихте в работен лист, който за първи път се появи в Office 2007. Очевидно потребителят на XP няма да може да го види (или промени) правилно.
Проверката за съвместимост съществува само за идентифициране на подобни инциденти. Кликнете върху Файл - Отстраняване на неизправности - Проверка на съвместимостта... Ще се появи меню с подробности за всички проблеми със съвместимостта. Някои от тях могат да бъдат коригирани, а някои ще трябва да бъдат съгласувани.
Проверка на наличността на материали
Светът се опитва по всякакъв възможен начин да социализира хората с увреждания. Microsoft също допринася за това. За да направят това, те вграждат в своите програми анализатори за достъпност на съдържанието. Ако има дори най -малък шанс документ на Word да бъде видян от хора със зрителни или слухови увреждания, не забравяйте да използвате анализатора и да следвате препоръките му.
Какво проверява? Компанията е разработила екранен четец с гласов диктор за своите програми. Анализаторът ще провери доколко документът е подготвен за този процес. Освен това ще бъде тествана адаптация на съдържанието за хора с увреден слух и говор.
Щракнете, за да проверите Файл - Отстраняване на неизправности - Проверка на достъпността... На екрана ще се появи меню с резултати от анализа. Ако бъдат открити грешки или препоръки, те ще се покажат в менюто. Щракнете върху обектите в този списък, за да видите препоръки за премахване.
Коригирайте каквото получите, това ще позволи на специалните читатели да изпитат минимум неудобства.
Маркирайте документ на Word като окончателен
Когато цялата работа по документа приключи, окончателната версия е изпратена, можете да информирате читателите си за това. За да направите това, щракнете върху Файл - Защита на документи - Маркирайте като окончателен.
При отваряне на такъв файл потребителят няма да може веднага да прави промени. Ще се появи жълто информационно поле с думите „ Означен като окончателен". Читателят няма да може да промени текста, емисията ще бъде скрита. Този инструмент обаче само информира, че редакцията на текста е окончателна, нищо повече.
Ако потребителят кликне Редактирайте така или иначев информационното поле "окончателният" статус ще бъде премахнат. Съдържанието може отново да се променя, изтрива, добавя. Така че инструментът се използва само за информация, но не защитава информацията от редактиране по никакъв начин. Въпреки че това често е достатъчно.
Изпратете Word документ
Подготвили сте файла за изпращане, остава само да го изпратите по имейл. Да започваме:
Ако компютърът ви е конфигуриранMicrosoft Outlook(и препоръчвам да го настроите), добавете бутона Изпратете имейл до панела бърз достъп ... Описах как да добавя команда към лентата с инструменти за бърз достъп. Запазете файла и кликнете върху бутона за изпращане. Ще се отвори прозорец за създаване на писмо с прикачен Word файл. Добавете получатели, посочете темата на писмото и изпратете.
Друг начин за изпращане на документ с с помощта на Outlook... Кликнете върху Файл - Общ достъп- Изпратен по имейл.
В прозореца, който се отваря, изберете една от опциите за изпращане:
- Изпратете като прикачен файл- създава нов имейл в Outlook и добавя текущия файл към него като прикачен файл
- Изпрати линк- изпраща на получателите връзка към документ, който е обществено достояние
- Изпратете като PDF- конвертира файла в PDF формати създава нов с този прикачен файл Имейл на Outlook... Полезно, когато трябва да защитите файл от промени
- Изпратете като XPS- изпращане в друг защитен файлов формат (XPS). За да го видите, както и за PDF, може да се нуждаете от специален софтуер.
- Изпратете факс по интернет- изпращане не по имейл, а по факс. За да работи тази услуга, трябва да се свържете специални услуги... Не смятам да ги описвам, тъй като факс комуникацията е остаряла. Смятате ли, че е необходимо да се опише настройката на факса в Word? Пишете в коментарите.
Ако Outlook не е там, запишете файла и изпратете го с друг пощенски клиентили услуга. Word файловесе изпращат по същия начин като другите файлове. Повечето потребители на Word правят това, но аз предпочитам и препоръчвам да използвате Outlook. Защо? Прочетете статиите за тази програма и сами ще разберете всичко. Те скоро ще се появят в моя блог.
Приятели, това е всичко за изпращане Документ на Wordчрез имейл. Основното нещо е да се погрижите за своите читатели и да изчистите личните им данни, преди да ги изпратите.
Следващият пост ще бъде за отпечатване на документ. Можете да предположите, че и там има някои тънкости. От една страна, всичко е просто, от друга, някои моменти изискват внимателно внимание. Така че, не бъдете мързеливи, прочетете го и бъдете сигурни, че правите всичко както трябва. Ще се видим!
Повечето интернет потребители са изправени пред изпращане на файлове по електронна поща почти всеки ден. Това е бърз и прост въпрос. Въпреки това, начинаещият все още може да има някои проблеми. Всички въпроси и недоразумения възникват от банално непознаване на интерфейса на имейл клиента. Ето защо нека да разгледаме как да изпратим файл по имейл с всички подробности. И така, нека започнем.
Първо трябва да отидете в една от услугите, където сте се регистрирали пощенска кутия... Да кажем, че това ще е mail.ru. След това ще въведем данните за регистрация в предвидените за това полета горе вляво. Ако сте направили всичко правилно, ще възникне пренасочване и ще бъдете отведени до входящата си поща. Сега можете да започнете да пишете писмото си. За да направите това, кликнете върху съответния бутон „Напишете буква“ над папките с входящи, изходящи и други букви. Трябва да ви бъде представен формуляр за попълване на нов имейл. В него не забравяйте да попълните полето с адресата. Полето за тема може да бъде оставено празно. Ако е необходимо, оставете текста на съобщението точно по -долу. След това кликнете върху бутона „Прикачване на файл“ или върху иконата на облака, която е до него. Последният елемент се избира, ако файлът, необходим за изпращане, се намира във вашето електронно хранилище, облак. Когато кликнете върху „Прикачване на файл“, ще видите прозорец с избор на пътя към него. Посочете пътя и щракнете върху бутона "Отваряне". Ако сте направили всичко правилно, тогава необходимия файл ще бъде прикачен към вашето писмо. Това ще бъде доказано от надписа точно под бутона „прикачи файл“. Ако файлът е голям или скоростта на интернет е бавна, ще трябва да изчакате. В този случай ще се появи плъзгач с изтеглянето на файла. Трябва да се изчака пълно натоварванеи едва след това натиснете бутона "Изпрати". Намира се точно над полето с адресата. Ако всичко е наред, ще видите съобщение за успешното изпращане на файла, а вашият адресат ще получи дългоочакваното писмо след няколко минути. Ако сте избрали да изпратите файл от облака, тогава неговата структура ще се отвори пред вас. И вече в него трябва да изберете файла, от който се нуждаете, и да кликнете върху бутона "Прикачване". Както при първата опция за изпращане, която разгледахме, трябва да имате поле с вече прикачен файл. Ако размерът му е голям или скоростта на интернет не е висока, тогава ще трябва да изчакате малко, за да се зареди.
Системата за управление на документи "Корпоративно управление на документи" съдържа средства за интеграция с електронна поща. В допълнение към автоматичното наблюдение на пощенските кутии и автоматичното създаване на документи въз основа на получени писма (тази тема е обсъдена подробно), е възможно ръчно изпращане, както и получаване на документи по електронна поща.
Изпращане на документи по имейл
EDMS "Поток на корпоративни документи" ви позволява да изпращате корпоративни документи и тяхното съдържание като обикновен имейл. За да изпратите корпоративен документ, изберете документ във формата „Навигатор“ или в друга форма на списъка с документи (например от личната папка на потребителя) и щракнете върху бутона. Този бутон може да се натисне и от отворена формакорпоративен документ, както е показано на фигурата по -долу.
Щракнете върху снимката, за да я увеличите
Отворената форма на нов имейл включва текста на съдържанието на корпоративния документ, допълнен с подписа на акаунта за изпращане на електронна поща, както и автоматично генериран блок с описание на приложените файлове.
Списъкът с прикачени файлове съдържа същите файлове като корпоративния документ на системата за работни потоци. Списъкът с прикачени файлове е даден в раздела „Допълнителни“ на формуляра за изпращане на писмо. Същият раздел съдържа връзка към изпратения корпоративен документ и връзка към сметкаизползвани за изпращане. Моля, обърнете внимание, че в профила трябва да се постави отметка в квадратчето „Използване за изпращане“. За потребители без права за пълен достъп ще бъдат достъпни само тези акаунти, в които те са посочени в променливата „Отговорна“. Пример за раздела "Разширени" е показан на фигурата по -долу.
При промяна на файлове в списъка в раздела „Допълнителни“, блокът, описващ прикачени файлове в тялото на писмото, се променя автоматично.
Преди да изпратите писмо от EDMS "Корпоративен документооборот", можете да редактирате състава на получателите на писмото. По подразбиране той включва адресати от директорията „Изпълнители“ и „Лица за контакт“, посочени в корпоративния документ в раздела „Присъединяване“.
Списъкът с получателите на писмото включва основния получател (с удебелен шрифт), както и получателите на копието на това писмо. Моля, обърнете внимание, че списъкът може да се допълва и променя ръчно. Можете също да промените основния получател на писмото. За да направите това, преместете желания адресат със стрелката нагоре към първия ред.
Изпращането на поща става след натискане на бутона „Изпращане на писмо“ в горния панел на формуляра.
Ако квадратчето „Запомни паролата“ не е активирано в профила, ще се покаже формуляр за въвеждане на паролата преди изпращане на поща.
Получаване на документи по имейл
EDMS "Корпоративен документооборот" съдържа средства за изтегляне на документи от електронна поща. За да изтеглите документи, натиснете комбинацията от клавиши Alt + M на клавиатурата или изберете елемента Получаване на имейл в подсистемата Действителни документи. поща ".
Във формуляра за качване на документи трябва да посочите имейл акаунта, от който ще се изтеглят писмата, както и връзка към шаблона на корпоративни документи. От този шаблонще бъдат оформени нови корпоративни документи. Препоръчва се също да поставите отметка в квадратчето „Допълнете данните от шаблона с данни от букви“. На този ден данните от шаблона се допълват с връзки към елементите от указателя на контрагентите и лицата за контакт на контрагенти, намерени в базата данни по обратния имейл адрес.
Приемането на поща е разделено на два етапа. Първата стъпка е да изтеглите заглавките на имейлите. За да изтеглите заглавките, щракнете върху бутона „Провери пощата на сървъра“.
След получаване на данни от пощенския сървър ще бъде оформена таблица с автоматично определяне на писмото, принадлежащо (на адреса на изпращача) на контрагента или лицето за контакт на контрагента. Ако не беше възможно да се определи собствеността на писмото до контрагента, тогава можете ръчно да попълните стойността в колоната „Връзка с базата данни“. Стойността, посочена в колоната „Свързване към база данни“, ще бъде поставена в реда „Акаунти“ на раздела „Собственост“ на създадения корпоративен документ.
След като се формира заглавната таблица, можете да изберете (като поставите необходимото квадратче за отметка) онези букви, които трябва да бъдат заредени (импортирани) в базата данни и да щракнете върху бутона „Генериране на корпоративни документи“.
Генерираните корпоративни документи ще бъдат поставени в системата за документооборот на EDMS "Корпоративен документооборот" в съответствие с настройките на корпоративните папки, типовете и типовете документи, посочени в шаблона за документи.
Възможността за изпращане на текст по имейл е чудесна възможност за комуникация сама по себе си. В крайна сметка електронната поща е безплатна, тя достига до нея почти мигновено и за разлика от обикновеното хартиено писмо може да съдържа не една или две страници текст, а цял трактат.
Обаче дори повече интересна възможностизползването на електронна поща е изпращане на снимка по имейл, текстов документ, електронна таблица, архив и др. Накратко, можете лесно да прикачите почти всеки файл към писмо и да го изпратите на адресата.
Този, след като получи такова писмо, ще може да извлече прикачения файл и да го запише на компютъра си за използване.
Защо написах „почти всеки файл“? Въпросът е, че някои пощенски сървъриимат ограничения за размера на изпратените прикачени файлове. Например, в някои случаи размерът на прикачен файл не трябва да надвишава 5Mb, за други пощенски услуги - не повече от 10Mb и т.н. Например максималният размер на имейл с всички прикачени файлове, изпратени през системата Yandex Mailне трябва да надвишава 30Mb.
От друга страна, трябва да се има предвид, че адресатът може да има пощенска кутия с по -малко пропускателна способност... С една дума, изпращайте снимки по имейли, текстови документии други малки файлове са напълно възможни. Но изпращането на пълнометражен филм вече е проблем. Поне за днес.
Във видео урока можете да видите как да изпратите прикачен файл или няколко файла в имейл.
Видео урок: Как да изпратите снимка, документ и други файлове по имейл
Дистанционни курсове Кашканов. Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите.
Инструкции
Най -очевидният начин за изпращане на електронен документ през Интернет е чрез използване на имейл. За да направите това, използвайте функцията за прикачен файл, която е налична в почти всички съвременни пощенски услуги. Влезте в пощенската си кутия, като използвате обикновен уеб интерфейс (не WAP или PDA). Започнете да съставяте ново съобщение, като щракнете върху съответната връзка (може да има различни имена). Въведете адреса на получателя, темата и придружаващия го текст както обикновено. След това кликнете върху специалния бутон, за да прикачите файла (той също може да бъде наречен по различен начин). Изберете папката, където се намира файлът и след това самия файл. След това щракнете върху друг бутон, предназначен да прикачите избрания файл. Ако няма такъв бутон, избраният файл ще бъде автоматично прикачен в момента на изпращане. Изберете и прикачете още файлове, ако е необходимо. След това изпратете съобщение.
Изпращайте по-големи електронни документи (например инструкции, съдържащи няколкостотин страници) чрез т.нар. Качете файла на някой от тези сървъри, след което ще получите специална дълга връзка. Изпратете тази връзка на адресата в тялото на съобщението от. Ако е необходимо, обяснете на получателя, че трябва, като следвате тази връзка, да натиснете бутона за безплатно изтегляне с пауза. Докато продължава паузата, той може да разглежда други сайтове в съседните раздели на браузъра. След това ще се появи друг бутон, като щракнете върху който, адресатът може да изтегли файла. Ако желаете, изпратете връзката не по имейл, а чрез услугата за незабавни съобщения или дори диктувайте по телефона (но не сбъркайте никакъв знак).
Третият начин за прехвърляне на електронен документ е да го качите в услугата Google Документи. За да направите това, създайте нов акаунт в Gmail или използвайте съществуващ. Влезте с подходящата комбинация от потребителско име и парола в услугата Google Документи, като използвате всеки съвместим браузър. Създайте нов документили изтеглете готов в ODT, DOC или друг формат, поддържан от системата. След това изпратете връзка към него на адресата по какъвто и да е начин. Ако искате това да е само документ, направете го обществено достояние и тогава получателят дори няма да се налага да се регистрира за Gmail. Ако е необходимо да се предостави възможност за съвместно редактиране на документа, помолете адресата да се регистрира и да ви каже данните за вход. След това позволете на потребителя със съответното влизане да преглежда и редактира този документ.
