Universitatea de Stat de Tipografie din Moscova. Sisteme dhow automatizate Sistemele Dow și automatizarea acestora

Sistemele educaționale automate preșcolare sunt sisteme software care vizează automatizarea proceselor de management.

Veragă centrală a tehnologiei informației în conditii moderne este un computer și un complex de mijloace tehnice asociate acestuia. Implementarea tehnologiei informatiei se realizeaza cu ajutorul unui sistem de management si suport organizatoric si metodologic. Când se utilizează tehnologii individuale și dispozitive tehnice Trebuie acordată atenție consecințelor specifice ale utilizării lor.

Sunt propuse următoarele etape de lucru privind selectarea unui sistem automatizat pentru instituția de învățământ preșcolar 1:

Întocmirea unei liste de cerințe de bază și tehnice de sistem pentru un sistem de automatizare a documentelor corporative.

Selectarea unui sistem de coeficienți de ponderare (scoruri) sau clasare pentru evaluarea experților.

Evaluarea produselor software din punct de vedere al cerințelor funcționale de bază și al caracteristicilor tehnice-sistem.

Evaluarea capacităţilor de adaptare ale produselor selectate.

Selectarea produselor software care îndeplinesc aceste criterii.

Evaluarea comparativă a costurilor asociate cu achiziția și implementarea produselor software.

Evaluarea experienței în utilizarea produselor software selectate (inclusiv în organizații de acest tip), reputația companiei dezvoltatoare.

Selectarea software-ului pentru un sistem de automatizare a documentelor.

14 obiective ale automatizării dhow. Sarcinile dow-ului în organizație. Acoperirea procesului de automatizare a dhow.

Obiectivele automatizării preșcolare dintre toate organizațiile, indiferent de formele lor organizatorice și juridice, sunt destul de asemănătoare și, în opinia noastră, sunt după cum urmează:

Îmbunătățirea calității și eficienței managementului și, drept consecință, asigurarea competitivității întreprinderii pe piață;

Integrarea într-un singur ciclu de lucru de birou a tuturor diviziilor structurale ale organizației, inclusiv a celor îndepărtate geografic;

Asigurarea accesului operațional și în același timp diferențiat la resursele de informații (documentație) ale organizației;

Reducerea costurilor cu forța de muncă și timp și costurile generale și, ca urmare, obținerea unui efect economic;

Punerea bazei pentru o tranziție treptată la gestionarea documentelor electronice în întreprindere, lucrați pentru viitor.

Atingerea obiectivelor tale este posibilă prin rezolvare sarcinile de automatizare ale instituțiilor de învățământ preșcolar ale organizației, care poate fi sistematizat aproximativ în următoarele domenii:

Intocmirea si executarea documentelor

îmbunătățirea calității și eficienței pregătirii documentelor create în organizație

unificarea procesului de lucru cu documentele în toate etapele existenței sale

Organizarea fluxului de documente și execuția documentelor

eliminarea dublării lucrărilor la introducerea informațiilor despre un document în diferite etape de lucru cu acesta (proces de înregistrare)

eliminarea posibilității de pierdere a documentelor (crearea bazei documentare a organizației)

eficientizarea fluxului de documente al organizației (simplificarea diagramelor de flux a documentelor - rutare)

creşterea eficienţei şi calităţii muncii executanţilor cu documente

reducerea termenelor de executare și trecere a documentelor

informarea în timp util a angajaților și a conducerii despre primite și documentele create(excluzând duplicarea lucrărilor pe același document)

Organizarea controlului asupra executării documentelor

unificarea fluxurilor de documente ale tuturor diviziilor organizației (inclusiv cele îndepărtate geografic)

primirea promptă a informațiilor despre starea de execuție și locația oricărui document

asigurarea urmăririi etapelor de trecere a documentelor în diviziile organizației de la momentul primirii (creării) acestora până la finalizarea lucrului cu acestea (execuție),

Organizarea stocării documentelor, sistem de căutare.

asigurarea stocării centralizate a textelor documentelor întocmite în formă electronică, a imaginilor grafice ale acestora și a materialelor pentru acestea.

oferind capacitatea de a căuta și organiza rapid legăturile logice ale documentelor legate de o problemă.

asigurarea cautarii si selectiei prompte a documentelor (materialelor) dupa un set tematic de detalii.

Activitățile de management din orice organizație se bazează, de asemenea, pe procesarea informațiilor și producerea de noi informații, ceea ce sugerează prezența tehnologiei pentru transformarea datelor sursă în informații eficiente. Echiparea stațiilor de lucru individuale cu computere nu a adus rezultatele dorite, deși a accelerat procesele de creare și editare a proiectelor de documente, a redus numărul de erori și a îmbunătățit generalul. aspect tipărirea computerului versus scrierea la mașină.

În această etapă de informatizare a instituţiilor de învăţământ preşcolar cea mai mare valoare avea software pentru stații de lucru automate.

Software-ul oricărui computer este împărțit în sistem și aplicație.

Programul sistemului sunt destinate să asigure funcționarea sistemelor informatice ca atare. Ei includ:

• programe de testare, diagnosticare și antivirus;
• OS;
• shell-uri de fișiere de comandă.

Acestea sunt instrumente software scop general, trebuie remarcat faptul că există tendința de a extinde capacitățile următoarelor generații de sisteme de operare, inclusiv prin integrarea tuturor celor de mai sus. software.

Printre software de aplicație, necesare informatizării documentației suport pentru activitățile de management, se pot distinge:

tipic utilizat pe scară largă:

• sisteme de antrenament documente text;
• sisteme de informații personale;
• sisteme de gestionare a bazelor de date;
• programe de recunoaștere a textului;
• programe de intrare în mediul extern;
• sisteme de prelucrare a informaţiilor financiare şi economice;

cele mai puțin obișnuite, specializate, care necesită instruire specială a utilizatorilor:

• sisteme de pregătire a prezentărilor;
• sisteme de management de proiect;
• sisteme expert și sisteme de sprijinire a deciziilor;
• sisteme pentru proiectarea inteligentă și îmbunătățirea sistemelor de control.

Sisteme de pregătire a documentelor text sunt destinate organizării tehnologiei pentru producerea documentelor de gestiune și a diverselor materiale informaționale cu caracter text. În funcție de capacitățile lor, acestea sunt împărțite în editori de text; procesoare de cuvinte; sisteme de desktop publishing.

Editorul de text vă permite să introduceți, să modificați și să salvați orice text simbolic, dar este destinat în principal pregătirii textelor de program care nu necesită formatare, adică. conversie automată plasarea elementelor de text, modificările fontului etc.

Folosirea unui editor de text pentru a pregăti și tipări un document la nivel calitativ corespunde folosirii unei mașini de scris electric, doar mai productivă datorită ușurinței repetarii, a tipăririi dintr-o piesă de prelucrat stocată în memoria electronică și a posibilității de a corecta atât greșelile de scriere. și reelaborarea parțială a textului prin inserarea sau excluderea unor fragmente noi.

Printre numeroasele programe de editor disponibile, putem evidenția Norton Editor, Side Kick, Brief, editor multifuncțional cu ferestre multiple Multi-Edit, editori de sistem Turbo.

Una dintre cele mai importante proprietăți ale procesoarelor de text este corespondența completă a documentului de hârtie cu imaginea copiei de pe ecran. Nu cel mai puțin important rol în alegerea unui procesor de text este jucat de cantitatea de memorie ocupată și de integrarea cu alte produse software. Fiecare utilizator are propriul stil de lucru la un document (ceea ce este convenabil pentru un grup de utilizatori este o piedică pentru altul). Prin urmare, cele mai atractive pentru dezvoltatorii de documente sunt acele programe în care este posibil să personalizați interfața pentru a se potrivi gusturilor și nevoilor dumneavoastră.

Procesoarele de text au funcții speciale, care sunt concepute pentru a facilita introducerea textului și prezentarea acestuia în formă tipărită. Pre-setare un procesor de text și o imprimantă pe care textul ar trebui să fie tipărit vor permite:

• afișarea textului care oferă o vedere dată a paginii pe ecran, dând o idee despre locația reală a textului pe hârtie după imprimare;
• parametri prestabiliți, cum ar fi indentări de paragraf, titluri, tipul și dimensiunea fontului pentru diferite elemente de text, spațierea între rânduri, numărul de coloane de text, locația și metoda de numerotare a notelor de subsol etc.;
• verificați automat ortografia și primiți indicii atunci când alegeți sinonime;
• afișați și editați tabele și formule;
• combinați documentele în procesul de pregătire a textului pentru tipărire;
• creați automat un cuprins și o referință alfabetică.

Dar aproape toate procesoarele de text (și versiunile lor) au o structură de date unică pentru reprezentarea textului, ceea ce se explică prin necesitatea de a include Informații suplimentare, descriind structura documentului. Prin urmare, textul pregătit folosind un singur procesor de text nu poate fi deseori citit și, prin urmare, editat și tipărit de către alții. Imprimarea se poate face pe orice tip de imprimantă, inclusiv pe o imprimantă matrice.

Pentru a asigura compatibilitatea documentelor text la transferul lor de la un procesor de text la altul, este necesar să instalați un software special - convertoare care oferă un fișier de ieșire în formatul procesorului de text al documentului destinatar.

Procesoarele de text care vă permit să pregătiți și să tipăriți documente complexe și mari, inclusiv cărți, includ: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon etc. Cu toate acestea, pentru majoritatea birourilor sistemele Word și WordPerfect nu sunt necesare: sunt complexe și conțin multe caracteristici inutile.

Al doilea grup de procesoare de text are capacități semnificativ mai puține, dar este mai ușor de utilizat, funcționează mai rapid, necesită mai puțină memorie și este mai ușor de utilizat. Acestea includ Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Dar standardul de facto pentru birourile rusești a devenit Microsoft Word, versiunile 6.0, 97, 2000, 2002.

Edițiile desktop pregătesc texte după reguli de tipărire și cu calitate tipografică. Desktop publishing, de fapt, este instrumentul unui designer de layout și este destinat nu atât pentru crearea de documente, cât pentru implementarea diferitelor tipuri de efecte de imprimare. Acestea vă permit să manipulați cu ușurință textul, să schimbați formatele paginilor, dimensiunile indentărilor și să faceți posibilă combinarea diferitelor fonturi. Textele pregătite de casele de edituri desktop sunt tipărite numai pe imprimante laser.

Sistemele la nivel profesional includ QuarkXPress pentru Windows, FrameMaker pentru Windows, PageMaker pentru Windows. Stăpânirea „tipografiilor de birou” greu de utilizat este deloc recomandabilă pentru cei care au nevoie doar ocazional să pregătească frumos o carte poștală, o scrisoare sau un anunț.

Microsoft Publisher și Pageplus pentru sistemele Windows nu sunt destinate producției de produse imprimate industriale. Sunt folosite sporadic, pentru reproducerea documentelor colorate într-o companie mică. Acestea sunt destinate utilizatorului care își dedică doar o parte din timpul său de lucru publicării.

Clasificarea propusă a sistemelor de pregătire a textului este în mare măsură arbitrară, deoarece apar noi versiuni îmbunătățite, care estompează granițele dintre clase.

Sisteme de informații personale sunt destinate serviciilor de informare la locul de muncă al unui angajat de conducere și, în esență, îndeplinesc funcțiile de secretar sau organizator electronic:

• planificarea timpului personal la diferite niveluri de timp, cu posibilitatea de a aminti în timp util despre apariția evenimentelor planificate;
• menținerea fișierelor personale sau a altor carduri cu posibilitatea de eșantionare automată informatie necesara;
• conectare prin linii telefonice cu înregistrarea convorbirilor telefonice și efectuarea funcțiilor caracteristice telefoanelor multifuncționale;
• mentinerea caietelor cu informatii personale pentru stocarea diverselor informatii personale.

Sisteme de management al bazelor de date conceput pentru crearea, stocarea și manipularea unor volume mari de date. Diferite sisteme din această clasă diferă prin modul în care organizează stocarea datelor și procesează cererile de căutare, precum și natura informațiilor stocate în baza de date. Aceste sisteme funcționează atât pe un computer personal, cât și atunci când lucrează într-o rețea de calculatoare.

Sisteme de prelucrare a informatiilor financiare si economice sunt destinate prelucrarii datelor numerice care caracterizeaza diverse productii, economice si fenomene financiareși obiecte, precum și întocmirea documentelor de management relevante și a materialelor informative și analitice. Acestea includ:

• procesoare de masă universale;
• programe de contabilitate specializate;
• programe specializate de analiză și planificare financiară și economică.

Un procesor de foi de calcul este o componentă obligatorie a oricărei suite sau sistem de birou integrat:

• Corel Office Professional de la Corel;
• Word Perfect Suite pentru Windows de la Corel;
• Funcționează pentru Windows de la Microsoft;
• MS Office pentru MAC de la Microsoft;
• Office Professional pentru Windows de la Microsoft;
• SmartSuite pentru Win de la Lotus.

Odată cu apariția sălii de operație sisteme Windows au fost dezvoltate versiuni de procesoare de foi de calcul orientate să lucreze în acest mediu: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Sisteme de pregătire a prezentărilor sunt destinate pregătirii materialelor grafice și text utilizate în scopuri demonstrative la prezentări, negocieri de afaceri și conferințe. Tehnologiile moderne de pregătire a prezentărilor se caracterizează prin conectarea informațiilor video și audio la grafica și textul tradițional, ceea ce ne permite să vorbim despre implementarea tehnologiilor hipermedia.

Astăzi, programele de mai sus sunt rareori considerate izolat unele de altele. Toate fac parte din suitele de birou integrate. Pe lângă sistemul de pregătire a documentelor text, pachetul include o foaie de calcul, un program de grafică de prezentare și un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), un planificator personal etc.

De exemplu, procesorul de text WordPerfect nu este vândut în prezent ca produs independent, dar numai ca parte a pachetului Corel Office Professional. Piața de aplicații software este dominată de trei companii: Microsoft, Corel și Lotus. Toate se dezvoltă conform legilor generale. În primul rând, aceasta este o unificare completă: o interfață de utilizator comună și abordări uniforme pentru rezolvarea unor sarcini tipice precum gestionarea fișierelor, editarea, formatarea, imprimarea, lucrul cu e-mailul și căutarea de sfaturi pentru sistemul de ajutor, integrarea cu Internetul global.

Programele complexe de aplicații sunt echipate cu instrumente pentru lucrul colectiv: au instrumente pentru editarea și salvarea documentelor de tipuri de bază în format HTML pentru Internet.

Sistemele de procesare a textului de birou oferă instrumente pentru marcarea, urmărirea și editarea corecțiilor, ceea ce simplifică foarte mult procesul de luare în considerare a opiniilor unei echipe de autori. Pentru a comenta documentul fără a-l schimba, există note. Pentru a face modificări direct textului, utilizați modul de înregistrare a corecției, care vă permite să urmăriți locul în care textul sau graficele au fost adăugate, șterse sau mutate în document. Instrumentele de colaborare includ urmărirea versiunilor și ferestre pop-up cu numele autorului și data modificării.

Când un computer este conectat la o rețea comună, e-mailul și o listă de corespondență fac posibilă transmiterea informațiilor către toți corespondenții. Facilitatea de primire a retur, care este încorporată în majoritatea sistemelor de poștă moderne, vă permite să monitorizați când au fost primite efectiv informațiile și să urmăriți măsurile adecvate care au fost luate.

Este posibil să se limiteze cercul de persoane care au acces la document și drepturile fiecăruia dintre ei de a face modificări: documentul poate fi doar în citire, puteți interzice salvarea documentului sub orice alt nume sau modificarea stilurilor acestuia sau , invers, utilizatorului i se pot asigura drepturi de acces complete.

Astfel, ediția extinsă a Microsoft Office XP, pe lângă procesorul de text Microsoft World, conține:

• procesor de foi de calcul - Excel;
• sistem de gestionare a bazelor de date - Access;
• planificator personal - Outlook;
• instrument de creare a prezentărilor - Power Point;
• sistem de e-mail - Outlook Express;
• instrument de creare a paginilor web - Prima pagină;
• instrument de procesare a fotografiilor - Photo Editor.

Sisteme de management de proiect sunt destinate planificării și gestionării resurselor de diferite tipuri (materiale, tehnice, financiare, de personal, informaționale) la implementarea lucrărilor complexe de cercetare și proiectare și construcție.

Sisteme experte și sisteme de sprijinire a deciziilor sunt destinate implementării tehnologiilor de suport informațional al proceselor de luare a deciziilor manageriale bazate pe utilizarea modelării economice și matematice și a principiilor inteligenței artificiale.

Sisteme inteligente de proiectare și management sunt destinate utilizării așa-numitelor tehnologii CASE (Computer Aid System Engineering), axate pe dezvoltarea automată a soluțiilor de proiectare pentru crearea și îmbunătățirea sistemelor de management organizațional.

Toate moderne pachete de birou iar sistemele de operare sunt adaptate pentru a funcționa într-o configurație de rețea; stațiile de lucru automate au fost înlocuite cu tehnologia informației.

Tehnologia de informație este un sistem de metode și metode de colectare, transmitere, acumulare, prelucrare, stocare, prezentare și utilizare a informațiilor bazate pe utilizarea mijloacelor tehnice.

Fiecare proces informațional specific poate fi implementat printr-o tehnologie separată folosind propria bază tehnică, sistemul de management hardware - pt tehnologia calculatoarelor Acestea sunt instrumente software - și suport organizatoric și metodologic - reguli, instrucțiuni.

Dar activitățile de management se bazează pe implementarea aproape tuturor tipurilor de tehnologii informaționale enumerate, în conformitate cu succesiunea și conținutul etapelor individuale ale procesului de luare a deciziilor. Prin urmare, tehnologiile informaționale moderne pentru susținerea activităților de management se bazează pe utilizarea integrată a diferitelor tipuri de procese informaționale pe baza unui singur complex tehnic, a cărui bază este tehnologia informatică. În acest sens, nu este în întregime corect să înțelegem doar tehnologiile informatice ca tehnologii informaționale moderne sau noi.

În prezent despre care vorbim despre o unitate de control structurală om-mașină, care este optimizată în procesul de lucru: capacitățile computerelor sunt extinse datorită structurării de către utilizator a sarcinilor care trebuie rezolvate și reînnoirii bazei de cunoștințe ale acestuia, precum și capacitățile utilizatorului - prin automatizare a acelor sarcini care anterior nu erau adecvate pentru a fi transferate pe un computer din motive economice sau tehnice.

Tehnologiile moderne de informare de birou se bazează atât pe computere personale, cât și pe computere corporative.

Calculatoarele personale sunt sisteme de calcul, ale căror resurse sunt complet orientate spre susținerea activităților unui loc de muncă al unui angajat managerial. Aceasta este cea mai numeroasă clasă de echipamente informatice, care include computerele personale IBM PC și cele compatibile, precum și computerele Macintosh de la Apple.

Calculatoarele corporative sunt sisteme de calcul multi-utilizator care au o unitate centrală de putere de calcul mare cu resurse informaționale semnificative, la care sunt conectate un număr mare de stații de lucru cu echipamente minime: un terminal video, o tastatură, un dispozitiv de poziționare, un dispozitiv de imprimare.

Domeniul modern de utilizare a computerelor corporative este implementarea tehnologiilor informaționale pentru sprijinirea activităților de management în marile organizații financiare și industriale, organizarea diverselor sisteme de informare deservirea unui număr mare de utilizatori în cadrul unei singure funcții: schimb și sisteme bancare, rezervarea și vânzarea biletelor pentru prestarea serviciilor de transport către populație etc.

În prezent, tendința predominantă este de a combina computere și stații de lucru în retele de calculatoare de diverse scări, ceea ce vă permite să integrați resurse pentru implementarea cât mai eficientă a tehnologiilor informaționale, deoarece computerele personale pot fi folosite și ca stații de lucru conectate la unitatea centrală a unui computer corporativ.

Diferența fundamentală dintre tehnologiile informaționale computerizate și cele existente anterior nu constă doar în automatizarea proceselor de modificare a formei sau locației informațiilor, ci și în modificarea conținutului acesteia.

Putem distinge două strategii de dezvoltare a implementării tehnologiilor informaţionale moderne în activităţile de management.

Primul este că tehnologia informației se adaptează structurii organizaționale în forma sa existentă, iar metodele de lucru existente sunt modernizate:

locurile de muncă sunt raționalizate, funcțiile sunt redistribuite între lucrătorii tehnici și specialiști în favoarea acestora din urmă;

sunt optimizate functiile de colectare si prelucrare a informatiilor - fluxul fizic al documentelor, cu functia de decizie - fluxul de informatii;

Problemele de comunicare joacă încă un rol secundar.

În al doilea rând, structura organizațională este modernizată în așa fel încât tehnologia informației să dea cel mai mare efect:

strategia principală este dezvoltarea maximă a comunicațiilor și dezvoltarea de noi relații organizaționale care anterior nu erau fezabile din punct de vedere economic;

sunt introduse noi locuri de muncă, vechile posturi sunt eliminate și se realizează o redistribuire planificată a responsabilităților între aproape toți angajații companiei;

Se dezvoltă un nou suport normativ și metodologic pentru organizarea suportului de documentare, iar angajații sunt în curs de recalificare continuă în lucrul cu noile tehnologii;

productivitatea structurii organizatorice crește, deoarece arhivele de date electronice sunt redistribuite, volumul de informații documentare care circulă prin canale este redus pentru a realiza un echilibru între fiecare nivel de management și volumul sarcinilor de rezolvat.

Deci, prima strategie se concentrează pe structura existentă și relațiile existente în organizație, în timp ce gradul de risc din implementare este minimizat, costurile sunt minime și structura organizațională nu este raționalizată; al doilea - la structura viitoare, în care sistemul este extins strict în conformitate cu nevoile de informare, în limitele parametrilor dați, dar fără a ține cont de factorul uman. În orice caz, abordarea utilizării tehnologiei informatice se schimbă: aceasta devine baza pentru echiparea locurilor de muncă. Datorită versatilității software-ului utilizat, are loc integrarea tehnologică, metodologică și organizațională a sistemelor și proceselor informaționale.

Crearea și implementarea sistemelor complexe de automatizare pentru managementul suportului documentelor urmărește atingerea următoarelor obiective:

în domeniul prelucrării documentelor:

• asigurarea eficienței și calității sporite a lucrului cu documentele, eficientizarea fluxului documentelor, asigurarea controlului execuției;
• crearea condițiilor pentru tranziția de la gestionarea tradițională a documentelor pe hârtie la tehnologia electronică fără hârtie;
• Creare conditiile necesare pentru a crește ponderea muncii intelectuale productive pe munca semnificativă și semnificativă cu documente și pentru a reduce costurile cu forța de muncă pentru operațiunile de rutină;
• asigurarea calității îmbunătățite a documentelor create în organizație;
• eliminarea dublării lucrărilor la introducerea de informații despre un document în diferite domenii de lucru cu acesta;

in domeniul controlului executiei:

• asigurarea controlului automat al trecerii documentelor în diviziile organizației din momentul în care acestea sunt primite sau create și până la finalizarea trimiterii sau înregistrării în caz, informarea în timp util a angajaților și conducerii despre documentele primite și create, eliminând pierderea documentelor;
• asigurarea controlului automat proactiv asupra executării la timp a documentelor, instrucțiunilor de la cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat, instrucțiunilor și instrucțiunilor conducerii organizației, primirii prompte a informațiilor despre stadiul execuției și locația oricărui document;
• reducerea timpului necesar pentru trecerea și executarea documentelor;

în domeniul organizării accesului la informație:

• asigurarea stocării centralizate a textelor documentelor întocmite în formă electronică și a imaginilor grafice ale acestora, precum și a tuturor materialelor aferente (fișe de înregistrare a documentelor, rezoluții, documente însoțitoare) cu capacitatea de a organiza legături logice a documentelor legate de o problemă și de căutare promptă (selectare) a documentelor în funcție de un set tematic de detalii.

Implementarea unui sistem software de automatizare preșcolară ar trebui să creeze o bază hardware și software pentru un sistem unificat care să acopere toate diviziile organizației. Următoarele obiective sunt de așteptat a fi atinse:

• o procedură unificată pentru lucrul individual și în comun cu documente din diviziile organizației;
• îmbinarea firelor documente electroniceîntre departamentele organizației;
• utilizarea unui sistem comun de indexare (numerotare) a documentelor pentru toate organizațiile, cărți de referință ale clasificatorului general (cum ar fi o listă de organizații, o listă de cazuri), o formă unificată de înregistrare și card de control (RCC) a documentelor etc.;
• asigurarea unificării documentaţiei de gestiune şi reducerea numărului de formulare şi tipuri de documente uniforme.

In prezent piata sisteme softwareîn domeniul automatizării de birou și al fluxului de documente se caracterizează prin următoarele caracteristici:

1. Vânzătorii nu au o terminologie uniformă și mulți nu au o poziționare clară a produselor lor.
2. Organizațiile nu înțeleg adesea ceea ce poate și nu poate face un anumit sistem, deoarece este dificil de înțeles informațiile conținute în broșurile publicitare: există puține informații tehnice în astfel de descrieri, iar ceea ce este furnizat nu evidențiază întotdeauna avantajele celor promovate. produs software.
3. Întreprinderile nu au o înțelegere clară a ceea ce trebuie făcut în ceea ce privește automatizarea suportului de documentare pentru management.

Sistemele software care implementează prima versiune a strategiei nu încalcă tehnologia rusă, sunt destinate utilizării în agențiile guvernamentale și păstrează toate tradițiile și normele de lucru de birou adoptate într-o anumită organizație. Scopul acestor sisteme este de a oferi suport pentru fluxul de documente pe hârtie și de a reduce intensitatea forței de muncă a operațiunilor de rutină de procesare a documentelor. Astfel de sisteme pot extinde în mod semnificativ domeniul de aplicare al muncii tradiționale de birou și al proceselor de gestionare a documentelor prin procesarea documentelor pe un computer personal. Sistemele din acest domeniu sunt un fel de „punte” pentru trecerea treptată de la documentele pe hârtie la documentele fără hârtie. Sistemele de automatizare ale acestei tehnologii includ: „Afaceri”; „1C: Enterprise” și altele.

Principala caracteristică a produselor software de tehnologie occidentală este modelarea proceselor de flux de documente și personalizarea sistemelor informaționale la aceste modele. Evoluțiile în conformitate cu această strategie vizează maximizarea utilizare deplină documente electronice și mijloace de lucru colectiv al utilizatorilor, eliminarea legăturilor intermediare în fluxul documentelor, dezvoltarea de noi tehnologii de lucru cu documente. Rutele de deplasare a documentelor în întreaga organizație, între diviziile și angajații acesteia, sunt formate de administratorul de sistem.

La adaptarea sistemului la procesele specifice ale organizației, pe computerele personale ale angajaților sunt instalate doar componentele funcționale necesare, permițându-le acestora să rezolve o anumită gamă de sarcini în conformitate cu rolul fiecărui angajat în fluxul de documente al organizației.

Sistemele din acest domeniu includ:

Versiuni rusificate ale sistemelor occidentale populare:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

soluții software create de companii rusești bazate pe sisteme occidentale:

Sistem Office Media (Lotus Notes);

un set de programe „Office Management” (Lotus Notes);

Sistem „Cenuşăreasa-Cabinet” (Lotus Notes);

soluții ale companiei SA „Vest” (DocsOpen);

Sistem Optima (MS Exchange, MS SQL);

propriile dezvoltări companiile rusești: sistem LanDocs; Biroul efect; KADO; „Documentul2000”; "Cron" sistem de căutare„Eufratul”.

Sistemul „Delo” al SA „Electronic Office Systems” este conceput pentru a automatiza activitățile de birou bazate pe tehnologiile casnice tradiționale și suportul documentelor pentru activitățile de management ale organizațiilor guvernamentale.

Sistemul Delo oferă următoarele capabilități:

• urmărirea tuturor etapelor operațiunilor de birou și a rezultatelor lucrărilor pe principalele procese funcționale ale organizațiilor și instituțiilor;
• înregistrarea unificată a întregii corespondențe primite, inclusiv scrisorile și apelurile de la cetățeni, prin crearea unui card de înregistrare în care sunt introduse informații despre document, urmată de trimiterea corespondenței spre considerare către unitățile de conducere și structurale. Sunt înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și documentele create în cadrul departamentelor. Acestea includ documentele primite și trimise, apelurile cetățenilor;
• introducerea textelor de hotărâri, inclusiv a celor repetate, și numirea executorilor pentru acestea;
• trimiterea rezoluțiilor și documentelor către stațiile de lucru ale utilizatorilor performanți;
• transmiterea rapoartelor executorilor pe document către executorii responsabili și (sau) autorilor de hotărâri;
• înregistrarea mișcării documentelor (fluxul documentelor) în cadrul organizației, inclusiv mișcarea originalelor pe hârtie și a copiilor pe hârtie ale documentelor și rezoluțiilor relevante, rapoarte de execuție, aprobarea (vizualizarea) documentelor;
• monitorizarea executării la timp a instrucțiunilor, solicitărilor din partea instituțiilor, organizațiilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii; verificarea corectitudinii și promptitudinea executării documentelor;
• combinarea si gruparea documentelor inregistrate in sistemul de management al biroului dupa diverse criterii;
• efectuarea unei căutări folosind un set de detalii de fișe de înregistrare și rezoluții pentru a îndeplini funcțiile de monitorizare a execuției documentelor, efectuarea lucrărilor de referință și analitică;
• introducerea de informații despre trimiterea documentelor de ieșire către destinatari cu crearea registrelor de distribuție a documentelor;
• obtinerea de materiale informative, rezumate, rapoarte pentru prezentare catre conducere;
• primirea și tipărirea certificatelor și rapoartelor statistice, precum și a cardurilor de înregistrare pentru a asigura compatibilitatea cu tehnologia tradițională de birou;
• stocarea imaginilor electronice ale documentelor;
• stergerea documentelor la dosar conform nomenclatorului dosarelor acceptate in organizatie si, daca este cazul, extragerea acestora din dosar;
• înregistrarea lucrărilor utilizatorului cu sistemul, inclusiv lucrul cu cardurile de înregistrare și rezoluțiile.

Sistem „BOSS-Referent” Compania IT este dezvoltată pe baza produsului Lotus Notes de la Lotus Development Corporation, care este un instrument de proiectare a sistemelor care să susțină munca în grup și poate fi considerat ca un standard în acest domeniu. Mediul Lotus Notes și aplicațiile create pe baza acestuia îndeplinesc cerințele de bază pentru un sistem unificat de gestionare a documentelor pentru organizații mari și, în special, următoarele:

prelucrarea contabilă a tuturor tipurilor de documente. Bazele de date pot stoca informații de aproape orice tip și pot organiza mijloace interne contabilitatea si controlul documentelor. Sistemul asigură construirea diferitelor formulare pentru înregistrarea documentelor, incluzând atât detalii formale, cât și conținutul documentelor în sine. Dacă este necesar, conținutul real al documentului poate fi stocat într-o bază de date separată, inclusiv ca imagine a unui document de hârtie scanat;

unicitatea numărului. Sistemul are capacitatea de a atribui numere unice documentelor, inclusiv într-o rețea de calculatoare distribuită;

suport pentru lucrul cu textul documentului. Este posibil să se includă în documente fișiere pregătite în alte procesoare de text (Microsoft Word, Word Pro etc.) care suportă mecanismul de încorporare și legare a obiectelor, precum și în foi de calculși pachete grafice. Notes include capabilități de căutare full-text și un puternic generator de interogări;

coerența documentelor. Un document Notes poate include un număr nelimitat de link-uri către alte documente Notes, inclusiv cele stocate în alte baze de date;

coerența cu alte subsisteme. Sistemul Notes, împreună cu instrumentele sale de extensie, oferă posibilitatea de a se integra cu alte subsisteme informaționale, în special mail, precum și cu sisteme care funcționează cu baze de date relaționale;

fluxul de documente distribuit. Notes este un sistem care se extinde pe scară largă de la un singur calculator personal la sisteme cu zeci de servere, fiecare dintre acestea putând fi conectat la câteva sute de utilizatori. Fiecare server poate găzdui mai multe baze de date. Informațiile necesare sunt distribuite între aceste baze de date, iar informațiile necesare tuturor utilizatorilor sunt sincronizate periodic;

Limitarea accesului. Protecția datelor este implementată la toate nivelurile: server, bază de date, formular, document, secțiune document și câmp individual. La stabilirea unei sesiuni de comunicare, este necesară autentificarea utilizatorului. Semnătura electronică și criptarea datelor sunt acceptate.

Alegerea unui pachet specific de produse (sisteme) software pentru automatizarea mai mult sau mai puțin completă a documentației de management și instalarea acestora nu sunt în prezent reglementate. Pe baza capacităților sale materiale, financiare și de altă natură, fiecare organizație le achiziționează ea însăși pe piața produselor și serviciilor software de birou. Fără un studiu serios și familiarizare cu modelul actual, bazat pe descrierile publicitare, avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre sistemele enumerate în domeniul organizării suportului documentației pentru management sunt greu de aflat.

Pentru o anumită organizație, adesea nu întregul set de proprietăți ale consumatorilor ale sistemelor este important, ci doar unele dintre ele. Prezența sau absența proprietății necesare poate fi principalul criteriu la alegerea unui sistem. Pe de altă parte, dezvoltatorii tuturor sistemelor lucrează constant pentru a le îmbunătăți, iar în fiecare dintre ele pot apărea anumite caracteristici care lipseau în versiunile anterioare.

Rezultatele comparării diferitelor produse software pentru automatizarea suportului pentru documentația de management sunt relative și nu pot indica avantajele și dezavantajele absolute ale unui anumit sistem. Prin urmare, atunci când alegeți un sistem de automatizare, ar trebui să:

• evaluarea sistemelor promovate din punctul de vedere al adecvării lor pentru automatizarea documentelor într-o anumită organizație, precum și profunzimea dorită de reorganizare a proceselor preșcolare existente;
• evaluarea tehnologiilor informaţionale de bază utilizate în produse software luând în considerare perspectivele utilizării lor, precum și previziunile pentru dezvoltarea generală a tehnologiilor de automatizare preșcolară în viitorul apropiat;
• studiu amănunțit și testare a capacităților sistemului de automatizare a managementului documentelor pentru a asigura funcționarea în cadrul actualului cadru de reglementare: conferirea forței legale a documentelor, menținerea bazelor de date de înregistrare în timpul perioadelor de stocare a documentelor în sine, livrarea la timp pe un mediu de încredere de documente cu perioade lungi și permanente de păstrare etc.

Introducere

În ultimii ani, rolul suportului informațional managerial a crescut de mai multe ori. În condițiile lumii moderne, a dezvoltării sale sociale și economice, trebuie remarcată importanța tot mai mare a suportului informațional pentru procesul de management, care include colectarea informațiilor, stocarea, prelucrarea, transmiterea și arhivarea acesteia în vederea realizării informației și decizii de management eficiente.

Pentru a lua decizii eficiente de management în condițiile moderne de dezvoltare și creștere a economiei de piață, o organizație necesită un sistem de documentare automatizat holistic și coerent.

Procesele informaționale (colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor) au jucat întotdeauna un rol important în știință, tehnologie și viața socială. În cursul evoluției umane, a existat o tendință constantă spre automatizarea acestor procese, deși conținutul lor intern a rămas în esență neschimbat.

Informația nu există de la sine, ea se manifestă prin procese informaționale. O persoană trăiește într-o lume a informațiilor și de-a lungul vieții participă la tot felul de procese informaționale.

Principalele procese informaționale sunt: ​​căutarea, colectarea, stocarea, transmiterea, prelucrarea, utilizarea și protecția informațiilor.

Acțiunile efectuate cu informații se numesc procese informaționale.

Procesele asociate cu primirea, stocarea, procesarea și transmiterea informațiilor se numesc informații.

Procesul informațional este un ansamblu de acțiuni (operații) secvențiale efectuate asupra informațiilor (sub formă de date, informații, fapte, idei, ipoteze, teorii și altele) pentru a obține orice rezultat.

Informația se manifestă tocmai în procese informaționale care au loc întotdeauna în orice sisteme (sociale, sociotehnice, biologice și altele).

Procesele informaționale desfășurate folosind anumite tehnologii informaționale stau la baza activității informaționale umane. Computerul este dispozitiv universal pentru executarea automată a proceselor informaţionale.

Scopul acestei lucrări este de a analiza și lua în considerare sistemele informatice automatizate în domeniul muncii de birou, de a analiza conceptul de „sisteme informaționale” și de a le analiza atunci când sunt implementate în sisteme automate.

Pentru atingerea scopului, este necesar să se analizeze următoarele sarcini: identificarea și definirea sarcinilor principale ale serviciului instituției de învățământ preșcolar, analiza sistemelor de birotică și managementul documentelor electronice, luarea în considerare a principiilor creării suportului informațional la implementarea sistemelor automatizate.

Totodată, obiectul acestei lucrări îl constituie sistemele automate de lucru de birou.

1. Concepte de bază în munca de birou și aspecte teoretice ale AS

1.1 Concepte de bază ale educației preșcolare

Pentru a acoperi subiectul „muncă automatizată de birou”, este necesar să se introducă terminologia de bază a acestui aspect. Începem cu definiția documentului. Conceptul de „document” ne-a venit din limba latină de la cuvântul „documentum”, care înseamnă, la rândul său, „dovadă”, „dovadă”. Inițial acest termen a fost introdus pe vremea lui Petru cel Mare și avea sensul de „mărturie scrisă”. La scurt timp după aceasta, au fost utilizați termeni precum „document de afaceri”, „document oficial” și „act”. Acești termeni au subliniat importanța funcțiilor documentelor în sistemul de management. Legea federală nr. 77-FZ „Cu privire la depozitul legal de documente” dă următoarea definiție unui document: „Un document este un suport tangibil cu informații înregistrate pe el sub orice formă sub formă de text, înregistrare audio, imagine și (sau ) o combinație a acestora, care are detalii care permit identificarea acesteia și este destinată a fi transmisă în timp și spațiu în scopul utilizării publice și al conservării.”

Din această definiție Rezultă că conceptul de „document” este indisolubil legat de conceptul de „informație”. Legea federală „Cu privire la informațiile și protecția informațiilor” din 20 februarie 1995 oferă următoarea definiție conceptului de „informații documentare” - aceasta este informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia. Ulterior, această lege a fost editată și reeditată. În conformitate cu definiția din Legea federală nr. 149 - Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, „informația” este informație (mesaje, date), indiferent de forma de prezentare a acesteia.”

La rândul său, informația documentată este informația care se înregistrează pe un suport tangibil prin documentarea informațiilor cu detalii care să permită identificarea unor astfel de informații sau, în cazurile stabilite de lege, a suportului lor tangibil.

Într-o organizare a oricărui domeniu de activitate, documentul acționează ca mijloc de gestionare a activităților din toate diviziile structurale. În această linie de lucru, ar trebui spus „document oficial” mai degrabă decât „document” Un document oficial este un document care are dreptul de a fi utilizat în cadrul unei organizații, creat de o persoană juridică sau un individ, executat si certificat conform procedurii stabilite.

Domeniul de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale se numește Managementul documentației.

Instituția de învățământ preșcolar se ocupă de întreaga gamă de lucrări privind crearea, executarea documentelor, precum și executarea acestora și controlul termenelor. Acest complex include, de asemenea, lucrări de înregistrare a documentelor, crearea cazurilor din documente deja executate, stocarea și utilizarea cazurilor curente și pregătirea acestora pentru transferul în arhivă.

Aceste funcții sunt îndeplinite de un serviciu special, care acționează ca o unitate structurală independentă. În același timp, poate fi numit diferit: Departamentul Management Office, Departamentul General, Departamentul Biroului, Secretariat sau Departamentul Management Office.

La întreprinderile cu un accent restrâns de activitate, volumul documentației este destul de mic, astfel încât crearea unui departament separat este imposibilă. În astfel de cazuri, toate lucrările de gestionare a documentelor la întreprindere sunt efectuate de secretarul șefului organizației sau de un angajat special angajat pentru această activitate.

Eficiența unei întreprinderi, precum și calitatea și viteza de luare a deciziilor de management depind de munca de birou bine gândită, organizată și simplificată la întreprindere. Astfel, putem spune că asigurarea activităților de management cu documente ale întreprinderii este cea mai importantă funcție de management din orice întreprindere.

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că fiecare întreprindere este unică, are propria sa formă personală de organizare și, prin urmare, este necesar să se selecteze forma de serviciu instituției de învățământ preșcolar în conformitate cu forma de guvernare a întreprinderii. Ulterior, reglementarea formei alese de lucru cu documente este consemnată în instrucțiunile pentru managementul biroului întreprinderii.

Organizarea muncii cu documente oficiale este reglementată în prezent de GOST R 51141-98 „Munca de birou și arhivare. Termeni și definiții". Pe lângă termenul de „muncă de birou”, există un termen sinonim de „gestionare a documentației”, care dezvăluie cel mai larg componenta informațională și tehnică în organizarea modernă a muncii de birou.

Conform standardului de stat, documentarea constă în înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite. Documentația este un ansamblu de operațiuni pentru crearea documentelor, pregătirea, redactarea, coordonarea, executarea și producerea acestora.

Procesul de serviciu preșcolar constă în mai multe etape:

)crearea si executarea documentelor;

)receptia si transmiterea documentelor;

)organizarea circulatiei documentelor in cadrul organizatiei;

)înregistrarea și controlul execuției;

)informații și lucrări de referință;

)depozitarea documentelor.

Aceste activități sunt efectuate pentru a îndeplini următoarele sarcini:

)îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentația;

)asigurarea unei proceduri uniforme de documentare;

)organizarea muncii cu documente;

)construirea de sisteme de regăsire a informațiilor;

)controlul executării și pregătirii documentelor pentru trecerea în arhivă în conformitate cu reglementările în vigoare;

)reducerea fluxului de documente;

)unificarea formularelor de documente;

)elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentației pentru management în structură;

)implementarea celor mai noi tehnologii informaționale în lucrul cu documente.

Pentru o analiză mai profundă a funcțiilor și sarcinilor de suport pentru managementul documentației și pentru a înțelege ce anume face serviciul mai sus menționat, este necesar să ne concentrăm asupra faptului că lumea modernă Orice lucru cu documente de gestiune se bazează pe tehnologii informatice și informaționale. Funcțiile serviciului DOU nu sunt doar organizarea fluxului eficient de documente, înregistrarea documentației, ci și controlul asupra execuției tuturor documentelor într-o singură întreprindere și stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documentația. În același timp, este necesar să se asigure accesul la informații, precum și protecția acesteia împotriva accesului neautorizat pentru a îmbunătăți munca cu documentația din interiorul și din afara întreprinderii.

Cu toate acestea, toate aceste sarcini nu pot fi îndeplinite dacă informațiile utilizate în crearea documentelor nu sunt complete, obiective, exacte, valoroase, de încredere și furnizate în timp util.

1.2 Sarcinile principale ale serviciului de suport documentatie de management

În condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologia informatică, funcțiile serviciului instituției de învățământ preșcolar nu se limitează doar la organizarea fluxului de documente al instituției, înregistrarea documentelor și monitorizarea executării acestora. Serviciul instituției de învățământ preșcolar este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea sistemelor informatice automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Astfel, serviciul instituției de învățământ preșcolar rezolvă trei seturi principale de sarcini:

) asigurarea documentarii activitatilor de management;

) organizarea muncii cu documente în instituție;

) îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele.

Sarcinile cu care se confruntă serviciul instituției de învățământ preșcolar determină funcțiile acestuia.

1. Sarcinile de asigurare a documentării activităților de management pot fi rezolvate prin îndeplinirea următoarelor funcții:

Elaborarea si proiectarea formularelor, asigurarea producerii acestora;

asigurarea producerii documentelor, copiere si replicare;

controlul calității întocmirii și executării documentelor, respectarea procedurii de aprobare stabilite și certificarea documentelor.

2. Sarcinile de organizare a muncii cu documente într-o instituție se rezolvă prin îndeplinirea următoarelor funcții:

Stabilirea unei proceduri uniforme de trecere a documentelor (fluxul documentelor instituționale);

transmiterea procesării documentelor de intrare și de ieșire;

înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, ieșire și interne;

controlul asupra executării documentelor;

sistematizarea documentelor, asigurarea depozitării și utilizării acestora; organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor.

asigurarea securității informațiilor.

3. Sarcinile de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documente includ îndeplinirea următoarelor funcții:

Elaborarea și revizuirea documentelor normative, instrucționale, metodologice și aducerea lor în atenția angajaților organizației;

îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;

îmbunătățirea calificărilor angajaților organizației și consultarea acestora în probleme de lucru cu documente;

eficientizarea documentației organizației, desfășurarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea unei foi de pontaj și a unui album de formulare de documente utilizate în activitățile organizației;

dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de documente al organizației, creșterea disciplinei executive;

stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea și îmbunătățirea sistemelor informatice automatizate și a bazelor de date pentru lucrul cu documente.

Pe baza punctelor de mai sus, vedem că fără gestionarea electronică a documentelor, un angajat nu poate efectua toate operațiunile în mod independent.

1.3 Tehnologii moderne implementarea sistemelor electronice de management al documentelor

Sistemul de management necesită organizarea și menținerea unui flux eficient de documente, care trebuie prezentat ca un proces de afaceri formalizat. În acest caz, orice document (electronic sau hârtie) este principalul instrument de oficializare a interacțiunii de afaceri dintre diviziile întreprinderilor și organizațiilor. relații Externe.

Tendința constantă de creștere semnificativă a volumului de informații necesare pentru luarea deciziilor de management duce la necesitatea de a primi, procesa și stoca documente în cantități semnificativ mai mari decât înainte. Metodele tradiționale de lucru cu documente devin ineficiente.

O analiză a proceselor de afaceri a arătat că aproximativ 15% din documente se pierd în timpul muncii, iar căutarea acestora ocupă până la 30% din timpul de lucru al angajaților responsabili cu procesarea documentelor. În același timp, pierderea irecuperabilă chiar și a unei părți a informațiilor poate duce la pierderi semnificative.

Pentru a organiza munca colectivă cu un document de hârtie standard, este necesar să îl copiați de mai multe ori, să îl livrați la diferite unități structurale, să organizați întâlniri speciale, aprobări, ceea ce necesită o perioadă incredibil de mare de timp.

O alta problema este legata de timpul indelungat necesar pentru a gasi informatiile necesare la cerere. Când lucrați cu documente electronice, timpul de căutare a unui document și, în consecință, timpul de răspuns la o solicitare este semnificativ mai mic.

Potrivit estimărilor experților, înlocuirea fluxului de documente pe hârtie cu unul electronic ajută la creșterea productivității angajaților cu 25-50%, iar timpul de procesare a unui document este redus cu peste 75%. În mod clasic, afacerea, ca proces de afaceri, este susținută de un sistem de automatizare doar cu 10-20%. Acestea sunt, de regulă, doar acele sarcini care pot fi clar formalizate și structurate informații. Procesul de formulare și formalizare în sine nu este susținut de automatizarea tradițională.

1.4 Biromatice și sisteme electronice de gestionare a documentelor

După ce a determinat nivelul necesar de automatizare, organizația selectează un sistem care ar satisface nevoile de automatizare ale organizației.

Un sistem de automatizare este înțeles ca orice sistem automatizat conceput pentru a rezolva problemele muncii de birou, indiferent de obiectul automatizării, fie că este vorba despre o agenție guvernamentală, o bancă comercială, o societate comercială sau orice altă organizație. Este important ca organizația să desfășoare activități de birou și să fie efectuate în conformitate cu cerințele stabilite de legislația rusă, ceea ce permite să se contureze destul de clar gama de sarcini care trebuie rezolvate8.

Atunci când alegeți un sistem de automatizare a documentelor, de regulă, se ia în considerare una dintre cele două opțiuni:

automatizari pentru birou;

automatizarea fluxului de documente.

Sistemele de automatizare de birou rezolvă în principal problemele de contabilitate (înregistrare) a documentelor de intrare, ieșire, interne și organizatorice și administrative, contabilizarea rezoluțiilor emise și a informațiilor primite despre implementarea acestora. Bazele de date de sistem pot stoca nu numai detaliile documentului sub formă de așa-numitele. „fișe de înregistrare și control”, dar și conținutul acestora sub formă de texte, fișiere sau imagini. Sistemele de automatizare de birou vă permit să monitorizați execuția documentelor și fiecare rezoluție sau instrucțiune și să stocați date despre cazurile cărora le sunt alocate documentele. Cautare rapida Identificarea documentelor necesare după un criteriu dat sau un set al acestora este un atribut integral al sistemelor de acest fel.

Astăzi, există trei moduri principale de a implementa un sistem de automatizare a documentelor:

dezvoltarea unui sistem de automatizare original;

instalarea unui sistem de automatizare standard;

configurarea instrumentelor de automatizare.

În mod ideal, sistemul ar trebui să suporte atât fluxul de documente pe hârtie, cât și cel electronic, precum și procesele de afaceri ale organizației. În practică, acest lucru este dificil de realizat.

Un factor important de care trebuie luat în considerare este scalabilitatea programului, adică posibilitatea în timp a creșterii numărului de stații de lucru (calculatoare) pe care este utilizat programul și a creșterii numărului de documente stocate în sistem.

Un alt punct la care trebuie să acordați atenție este capacitatea de a lucra cu documente pe parcursul mai multor ani. În unele programe, documentele din anul trecut sunt mutate anual în arhivă și se creează o nouă bază de date cu documente din anul curent. Pe de o parte, acest lucru simplifică munca și reduce sarcina sistemului. Dar, pe de altă parte, poate complica semnificativ controlul execuției și căutării prin documente de anul trecut. Acest lucru se observă mai ales la începutul anului, când apar frecvent apeluri către documente vechi de 2-3 luni și care au fost deja mutate în arhivă.

Prin urmare, este important ca programul să vă permită să căutați cu ușurință documente din anii trecuți.

Programul trebuie să fie accesibil, astfel încât utilizatorul să poată face el însuși unele setări de sistem (de exemplu, dicționare, directoare, rute standard etc.), fără a mai apela încă o dată la serviciile unui administrator. Administratorul trebuie să îndeplinească doar funcții pentru a asigura securitatea informațiilor, controlând drepturile și acțiunile utilizatorilor.

În ciuda păstrării tuturor funcțiilor tradiționale de bază ale muncii de birou în sisteme automate, automatizarea, desigur, vă permite să organizați munca cu documente și cu ajutorul retele de calculatoare rezolva multe sarcini tipice de birou într-un mod nou, simplificând și accelerând semnificativ procesul de mișcare a documentelor în organizație.

În general, un sistem automat de suport pentru informații poate include următoarele blocuri:

.un sistem automatizat de informații științifice și tehnice (NTI), ale cărui sarcini sunt identificarea, înregistrarea, selecția și prezentarea în timp util către utilizatori a tuturor documentelor, rezumatelor sau adreselor care corespund direcției activităților organizației și solicitărilor managerilor și specialişti.

Printre sarcinile prioritare ale sistemului este necesar să se evidențieze:

)contabilizarea surselor STI primite (cărți, broșuri, reviste științifice, articole, rapoarte științifice și tehnice etc.);

)contabilizarea automată a serviciilor de abonament pentru utilizatori, inclusiv înregistrarea emiterii și returnării surselor NTI;

)alcătuirea și menținerea diferitelor indici și buletine;

)informarea angajaților de conducere cu privire la actualitatea științifică, tehnică, economică etc. realizări în concordanță cu nevoile lor de informații pentru solicitări permanente sau unice (în modul de difuzare selectivă a informațiilor și căutare retrospectivă);

) căutarea și emiterea de informații științifice și tehnice relevante pentru problema care se rezolvă în diferite etape ale procesului decizional;

.sistem de reglementare automatizat. și informații juridice. Aceste tipuri de informații acționează ca reglementatori de bază ai procesului decizional, inclusiv pe baza lor se verifică validitatea juridică a deciziei. Capacitățile limitate ale lucrătorilor din conducere de a procesa manual volume mari de aceste informații duc la o conștientizare insuficientă a managerilor cu privire la standardele actuale. Una dintre modalitățile de îmbunătățire a furnizării de informații juridice este automatizarea;

.sistem documentar automatizat de informații organizatorice și administrative;

.sistem automatizat de informații și referințe faptice.

Fiecare dintre subsistemele enumerate joacă un rol foarte specific în procesul de luare a deciziilor. Sistemul factual este utilizat pentru a obține și prelucra informații specifice despre starea și dinamica obiect gestionat. Un sistem automatizat de informații științifice și tehnice furnizează managerilor și specialiștilor necesarul de informații științifice și tehnice informații tehnice, fără de care este imposibil să se justifice o decizie. Un sistem automatizat de informații de reglementare și juridice este necesar pentru susținerea juridică a deciziilor luate. Locul central față de alte subsisteme este ocupat de sistemul automat de informații organizaționale și administrative (ORI), care acționează ca un canal. comunicatii operationaleîntre sistemele de control și gestionate și reflectând întregul ciclu de luare a deciziilor de management de la diagnosticarea problemei până la selectarea și implementarea unei alternative. Astfel, sistemul ORI nu este doar un sistem de regăsire a informațiilor, el participă activ și influențează procesul de management. Sarcinile sale principale sunt crearea condițiilor optime pentru organizarea sistemelor și proceselor de management, implementarea deciziilor în timp util și aducerea acestora către executori specifici, asigurarea controlului în timp util asupra timpului, calității și volumului de implementare a deciziilor la toate nivelurile de management.

2. Sisteme informatice la implementarea sistemelor automate de management al documentatiei

1 Principii de bază pentru dezvoltarea unui sistem de suport informațional la implementarea sistemelor automatizate

automatizarea gestiunii electronice a documentelor

Experiența în proiectarea sistemelor informaționale de management (MIS) interne și străine arată că factor important Ceea ce determină eficacitatea acestora este implementarea unei abordări sistematice pentru rezolvarea problemelor de suport informațional. O abordare sistematică implică o analiză și o soluție cuprinzătoare a problemelor economice, tehnologice, psihologice, de inginerie și sociale. Ne permite să ne apropiem de problema creării unui sistem integrat de management care să combine integrarea orizontală (coordonarea tuturor informațiilor necesare procesului decizional care circulă la un anumit nivel ierarhic) cu verticală. Principiul integrării este implementat cel mai pe deplin în sistemele automatizate, pe care le vom considera ca obiect de proiectare în acest capitol.

Experiența destul de vastă în operarea sistemelor automatizate în management ne permite să formulăm principiile de bază ale creării acestora. Aceste principii pot fi împărțite în 3 grupe:

) managerial;

)tehnic;

)organizatoric.

Prima grupă include principiile consistenței, complexității, eficienței sistemelor create și principiul sarcinilor noi.

Principiul sistematicimpune ca proiectarea unui sistem informatic să se bazeze pe o analiză preliminară a sistemului a obiectului de control și a sistemului de control în ansamblu. Analiza sistemului implică determinarea scopurilor sistemului și construirea unui model oficial de funcționare a obiectului.

Principiul complexitățiipresupune interconectarea tuturor lucrărilor efectuate în producție și management, inclusiv lucrările de automatizare. Eficacitatea automatizării se realizează numai cu planificarea unificată a întregii game de activități care vizează intensificarea producției folosind o singură bază metodologică. În plus, după cum a demonstrat practica, sistemele care automatizează nu numai o funcție sau sarcină, ci și complexul lor interconectat, sunt mai eficiente. Principiul complexității a fost întruchipat cu adevărat în tranziția de la crearea de sisteme locale la crearea de sisteme automatizate integrate.

Una dintre cele mai importante prevederi pentru dezvoltarea oricărui sistem automatizat este principiul eficienței automatizării. Eficacitatea sistemelor este asociată în primul rând cu selecția corectă a gamei de funcții, tehnologii și sarcini automatizate. Adesea există sisteme a căror eficacitate este fie insuficientă, fie negativă.

Indicatorii de eficiență economică sunt utilizați ca criteriu de evaluare a eficienței pentru majoritatea sistemelor. Criteriile de eficiență pot include și: reducerea timpului de serviciu, creșterea gradului de conștientizare a utilizatorilor și o serie de alți indicatori.

Principiul sarcinilor noipresupune că sistemul în curs de dezvoltare nu va oferi doar o soluție la problemele tradiționale, ci va permite și utilizarea noilor tehnologii, ceea ce înseamnă că vor apărea noi oportunități în suportul informațional pentru deciziile de management. Efectuarea numai a sarcinilor locale de contabilitate și raportare în cadrul unui sistem automat se dovedește a fi ineficientă.

Al doilea grup de principii de proiectare include principii tehnice, a căror respectare este absolut necesară:

)utilizarea integrată a tehnologiei informatice și a software-ului;

)crearea unui singur baza de informatii sisteme;

)organizarea comunicarii directe intre utilizator si sistem.

Integritatea în utilizarea hardware-ului și software-ului devine din ce în ce mai importantă pe măsură ce sfera de aplicare a tehnologiei informatice se extinde.

Întrucât crearea unui sistem informatic integrat este un proces foarte complex și cu forță de muncă intensivă, desfășurarea activității relevante necesită coordonarea activităților tuturor specialiștilor în dezvoltare, ceea ce se realizează prin numirea unui specialist de conducere în suport informațional. Astfel de posturi au fost deja introduse la o serie de întreprinderi. Principalele funcții ale unui specialist în suport informațional sunt:

.organizarea lucrărilor privind proiectarea, întreținerea și dezvoltarea unei baze de date integrate; studierea nevoilor de informații din cadrul organizației; generalizarea experienței în crearea unor sisteme eficiente de suport informațional;

.îmbunătățirea și implementarea clasificatoarelor și codificatorilor;

.organizarea muncii care vizează crearea de sisteme pentru integrarea bazelor de date eterogene și îmbunătățirea sistemelor de gestionare a bazelor de date distribuite;

.asigurarea funcționării fiabile a sistemelor de suport informațional.

Specialistul șef suport informațional (IS) gestionează activitatea serviciului de suport informațional, care realizează dezvoltarea, implementarea și funcționarea unui sistem informațional de management în conformitate cu planul. Este recomandabil să separați grupuri în cadrul serviciului pentru a lucra cu informații interne și externe. Coordonarea activității acestor grupuri, precum și asigurarea interacțiunii serviciului de suport informațional cu alte servicii ale organizației, este una dintre cele mai importante funcții ale specialistului șef.

Există două abordări ale proiectării sistemelor de control automate (ACS):

)deductiv (de la problema generală la problemele specifice de management);

)inductiv (de la funcții specifice la sarcina generală de control).

Experiența arată că cea mai promițătoare pare să fie combinarea acestor două abordări și subordonarea lor unui singur scop. Schema generala proiectarea suportului informațional poate fi prezentată în următoarea secvență:

Analiza sistemului de luare a deciziilor. Procesul începe prin identificarea tuturor tipurilor de decizii care necesită informații pentru a fi luate. Trebuie luate în considerare nevoile fiecărui nivel și arie funcțională.

Analiza cererilor de informatii, adică este necesar să se determine ce tip de informaţie este necesar pentru a lua fiecare decizie.

Agregarea deciziilor. Dacă fiecare decizie ar necesita un sistem de informare special, sistemul de management ar fi iremediabil de complex. Deciziile care necesită aceleași informații trebuie grupate într-o singură problemă de management. Cu alte cuvinte, MIS trebuie să fie coordonat și integrat cu structura organizațională.

Proiectarea procesării informațiilor. În această etapă se dezvoltă sistem real pentru colectarea, transmiterea, stocarea și modificarea informațiilor.

Ultima etapă este crearea si implementarea sistemului, al cărui scop este evaluarea informațiilor emise de sistemul penal și recunoașterea erorilor. În plus, este necesar să presupunem că sistemul proiectat va avea multe deficiențe și, prin urmare, este necesar să se creeze proceduri pentru identificarea acestora și ajustarea sistemului. Astfel, sistemul trebuie proiectat astfel încât să fie flexibil.

O tehnică de cercetare comună și eficientă în realizarea lucrărilor de proiectare a unui sistem penal este analiza deciziilor luate la fiecare verigă, la fiecare nivel, de către fiecare manager. Analiză deciziile luate vă permite să prezentați întregul complex de sarcini care apar înaintea subiectului managementului, să identificați sarcini a căror soluție este obligatorie pentru acest nivel sau manager și să le ofere suport informațional, să justifice metode eficiente de rezolvare a acestora. Dezvoltarea metodelor ar trebui să se concentreze pe utilizarea la maximum a realizărilor științifice, inclusiv a modelelor matematice.

UIS-urile nu apar instantaneu. Pentru a implementa un astfel de sistem automat integrat, o companie are nevoie de 3 până la 5 ani. În consecință, există întotdeauna un element de planificare pe termen lung în dezvoltarea unui sistem de management. Această teză este aplicabilă și organizării suportului informațional într-o formă tradițională.

Experiență în proiectarea și dezvoltarea sistemelor de control automatizate în anii 1970-1980. se reflectă în GOST, care prezintă principalele recomandări și cerințe care au rezistat testului timpului.

În conformitate cu GOST 20914-75, pot fi distinse următoarele etape de proiectare a unui sistem de control automat:

.etapa pre-proiect;

.etapa de proiectare;

Implementarea.

Etapa pre-proiect include o examinare pre-proiect și dezvoltarea specificațiilor tehnice pentru sistemul de control automat. Cele mai importante rezultate ale acestei etape sunt descrierea scopurilor si obiectivelor sistemului informatic; dezvoltarea cerințelor generale pentru crearea acestuia; elaborarea unui program de sondaje, în cadrul căruia sunt studiate și clarificate: modelul informațional de management; structura și funcțiile organizației, lista sarcinilor de automatizat; alcătuirea aproximativă a mijloacelor tehnice; caracteristicile tehnice şi economice ale sistemului de suport informaţional.

Etapa de proiectare este asociată cu dezvoltarea proiectelor tehnice și detaliate. Elaborarea specificațiilor tehnice include efectuarea unui studiu asupra unei instalații existente (organizație sau divizie) și a sistemelor sale de control sau a unei instalații din apropiere (analogul unei noi instalații). Pentru rezolvarea problemelor de suport al informației, fluxurile de informații, sistemele de clasificare și codificare, se analizează formularele de documentație și se studiază și SGBD-urile, structurile bazelor de date existente și metodele de integrare a acestora. Rezultatele acestei lucrări sunt incluse în cerințele tehnologice inițiale și sunt întocmite în conformitate cu GOST-urile 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, ținând cont de GOST-urile 24.202-80 și 24.205-80.

La elaborarea unui proiect tehnic, este necesar să ne oprim în detaliu asupra analizei tuturor informațiilor utilizate în ceea ce privește completitudinea, consistența, lipsa redundanței și duplicarea acesteia, precum și asupra dezvoltării formelor de documente de ieșire. Rezultatele unui astfel de studiu sunt documentate în documentul „Descrierea suportului informațional”, care specifică cerințele pentru organizarea organizației informaționale. Documentația de natură tehnologică trebuie să respecte cerințele GOST 24.101-80, ținând cont de GOST 24.205-80. În conformitate cu materialele metodologice, este permisă oficializarea lucrărilor acestei etape sub forma unei secțiuni separate a proiectului tehnologic, a cărei desfășurare poate fi finalizată într-un interval de timp diferit de termenul stabilit pentru depunerea proiectului și devizului. documentație, dar nu mai târziu de începutul etapei de „punere în funcțiune”.

La etapa de proiectare detaliată, una dintre etapele principale este elaborarea documentației de lucru pentru suportul informațional al SI, al cărei scop este crearea software-ului necesar, pregătirea pe suport de calculator de referință și informații de producție pentru încărcarea inițială a baza de informații, precum și să emită documentația de lucru necesară, inclusiv instrucțiunile de utilizare și instrucțiunile de utilizare. În aceeași etapă, este recomandabil să se elaboreze și să se aprobe reglementări privind administratorul bazei de date. Documentația trebuie să includă: proiectarea tehnică a sistemului informațional; descrierea organizării bazei de informații; descrierea sistemelor de clasificare și codificare; lista de date sursă; lista documentelor de ieșire; descrierea bazelor de date locale; forme ale documentelor de ieşire.

Etapa de implementare a UIS include implementarea activităților de implementare de bază; selectarea si instruirea personalului; pregătirea spațiilor și a echipamentelor tehnice. În această etapă, operarea de probă a sistemului se realizează și prin rezolvarea unor probleme specifice și analizarea rezultatelor testelor.

Efectuarea lucrărilor de creare a sistemelor automate de toate tipurile este reglementată de GOST 24.601-86 „ Sisteme automatizate. Etapele creației.” Cerințele generale și totalitatea lucrărilor în toate etapele și fazele sunt determinate de GOST 24.602-86 „Compoziția și conținutul lucrării pe etape de creație”.

.2 Sistemele informaționale, proprietățile și caracteristicile acestora

Un sistem informațional este un sistem în care au loc procese informaționale care alcătuiesc întregul ciclu de viață al informației: generare, transformare, transmitere, recepție, stocare, prelucrare (utilizare), distrugere.

Provocarea sistemelor informatice- suport informațional pentru activitățile de fond ale organizației.

În ceea ce privește caracteristicile și proprietățile sistemelor informaționale, în primul rând merită menționat dimensiunea și complexitatea.

Sistemele moderne de orice natură tind să fie sisteme mari și complexe.

Sistem complexscară largă este un sistem format dintr-un număr mare de elemente interconectate și care interacționează și capabil să îndeplinească o funcție complexă.

Impactul factorilor aleatori. O trăsătură caracteristică și foarte semnificativă este susceptibilitatea sistemelor informaționale la influența unor factori aleatori, nu numai cum ar fi, de exemplu, defecțiuni, defecțiuni sau erori ale dispozitivelor tehnice ale personalului sau utilizatorilor, ci și cum ar fi acțiunile rău intenționate ale oamenilor, care sunt nu numai aleatorii, ci și, în general, imprevizibile sau, în cel mai bun caz, greu de prezis.

Participarea la procesele informaționale umane. Particularitatea este că utilizatorul final al sistemelor informatice este întotdeauna angajații organizației. Personalul organizației are propriile interese și obiective care trebuie luate în considerare atunci când furnizează informații (prezența liberului arbitru).

Unicitatea.Fiecare stare a unui sistem informatic este unică și necesită suport informațional pentru a lua în considerare toate caracteristicile sale și, prin urmare, aplicarea individuală a diferitelor influențe.

Dinamism.Sistemele informaționale își schimbă structura și starea elementelor în timp.

Distributieînseamnă aranjarea spațială a componentelor individuale ale sistemului.

Starea sistemului informațional este un ansamblu de decizii structurale organizaționale, tehnice, procedurale, informaționale și juridice interconectate sistemic.

Să dăm definiții ale conceptelor introduse. Organizarea fixă ​​a compoziției, cantității, arhitecturii (interconexiunii) a unui complex de mijloace și sisteme tehnice, precum și personalul tehnic și personalul direct implicat în implementarea procedurilor informaționale, poate fi definită ca starea structurii tehnice și organizatorice. a sistemului informaţional sau ca soluţie structurală organizatorică şi tehnică.

Organizarea fixă ​​a compoziției și succesiunii procedurilor informaționale poate fi definită ca starea structurii procedurale a sistemului informațional sau ca soluție structurală procedurală.

În cadrul legal tehnologia de informație Vom înțelege componența documentelor de reglementare care reglementează suportul informațional în ceea ce privește funcționarea sistemului informațional. Poate fi: Dispoziții generale, responsabilitățile funcționale ale personalului, instrucțiunile și manualele privind tehnicile, metodele și metodele de realizare a procedurilor și de lucru la echipamente tehnice etc.

2.3 Sistemul de management al informației, scopurile și obiectivele acestuia

Un sistem informațional de management este definit ca un sistem formal de furnizare a managementului cu informațiile necesare pentru luarea deciziilor.

IMS trebuie să ofere informații despre trecut, prezent și viitorul așteptat. Acesta trebuie să țină evidența tuturor evenimentelor relevante din interiorul și din afara organizației. Scopul general al MIS este de a facilita performanța eficientă a activităților de planificare, control, producție și a procesului de management în ansamblu. Sarcina sa cea mai importantă este de a oferi informațiile potrivite persoanelor potrivite la momentul potrivit.

De remarcat că MIS nu este singurul sistem integrat cuprinzător care să satisfacă toate nevoile de informare ale administrației. Întrucât poate exista dorința de a obține un sistem de această natură, este necesar să se stipuleze acest aspect că, datorită complexității mari, probabilitatea creării acestuia este mică. Nu se poate trece cu vederea faptul că IMS implică invariabil utilizarea computerelor. Într-adevăr, progresele recente în tehnologia de prelucrare a datelor au adus o contribuție uriașă la crearea sistemelor de management al informațiilor. Unele tipuri de sisteme informatice ar fi imposibile fără viteza și acuratețea procesării datelor pe care o oferă computerele.

Revoluția computerelor a adus schimbări semnificative în procesarea informațiilor în organizații. Un studiu din domeniul practicii manageriale a arătat că sistemele electronice de prelucrare a datelor și de management sunt cele mai utilizate instrumente în management. Utilizarea pe scară largă a computerelor în organizații permite managerilor de la toate nivelurile să utilizeze cantități mari de informații în activitățile lor.

Datorită tehnologiei informatice, managerii individuali pot lua acum decizii pe baza informațiilor generate în cadrul companiilor lor. Bazele de date intracompanie permit unui manager să obțină informații despre afacerea sa, piețe, concurență, prețuri și previziuni în doar câteva ore.

Calculatoarele pot oferi managerilor informațiile de care au nevoie pentru orice tip de control, ajutându-i să compare rezultatele planificate și cele reale, să detecteze discrepanțele din timp și să facă ajustări pentru a rezolva problemele. Cu toate acestea, ca toate instrumentele de management, sistemele informatice computerizate funcționează așa cum au fost concepute și nu pot fi mai bune. Prin urmare, în opinia mea, este necesar să se ia în considerare proiectarea sistemelor informaționale și modalitățile de îmbunătățire a eficienței acestora.

Nu va fi o exagerare să spunem că scopul IMS nu este doar să emită și să proceseze anumite informații. Sistemul de management al informației trebuie să fie orientat către utilizator, adică informațiile pe care le prelucrează trebuie să servească nevoilor acelor manageri care le primesc.

La proiectarea unui sistem informatic trebuie avut în vedere faptul că nevoile de informare ale managerilor sunt diferite și depind de nivelul acestora în ierarhie și de responsabilitățile funcționale.

Sisteme informatice de management si activitati de management

Studiind diferențele dintre nevoile de informare ale managerilor, putem împărți aproximativ tipurile de activități de management în trei categorii.

1.Planificarea strategică este procesul de luare a deciziilor cu privire la obiectivele unei organizații, modificările acestor obiective, utilizarea resurselor pentru atingerea acestor obiective și strategiile pentru obținerea, utilizarea și alocarea acestor resurse.

2.Controlul de management este procesul prin care managerii se asigură că resursele sunt obţinute şi utilizare eficientă pentru atingerea obiectivelor generale ale organizaţiei.

.Controlul operațional este procesul de asigurare a executării eficiente și competente a sarcinilor specifice.

Aceste categorii de activități corespund în general responsabilităților managementului de vârf, mediu și inferior. MIS ar trebui să furnizeze informații care îndeplinesc diferitele cerințe pentru fiecare categorie.

De exemplu, activitățile de planificare strategică ale managerilor superiori implică în primul rând probleme de interacțiune viitoare între organizație și mediu. Astfel, managerii superiori solicită informații din surse externe. Aceste informații nu trebuie să fie foarte detaliate și ar trebui să fie suficient de ample pentru ca tendințele să fie clare. De asemenea, nu necesită o precizie foarte mare.

Informațiile pentru controlul managementului sunt necesare atât pentru managerii de top, cât și pentru cei de mijloc. Desigur, trebuie să provină atât din surse interne, cât și din surse externe. De exemplu, managerii superiori au nevoie de informații despre performanța principalelor divizii ale companiei lor și despre activitățile organizațiilor concurente. Managerul de linie solicită informații despre productivitate, costuri, cifra de afaceri și eventual modificări ale cerințelor clienților sau tehnologiei. Aceste informații trebuie să fie mai detaliate, mai restrânse și mai precise decât cele necesare pentru planificarea strategică. De asemenea, ar trebui să fie livrat la intervale mai scurte, deoarece intervalul de timp pentru decizii este mai scurt.

Informațiile în scopul controlului operațional care se referă la activitățile de zi cu zi trebuie să fie foarte precise, concentrate și actualizate. Trebuie să provină aproape exclusiv din surse interne. De exemplu, un manager direct la un loc de producție trebuie să știe exact câte ore pe zi lucrează fiecare angajat, care este producția zilnică sau săptămânală, precum și cât de mult material este folosit și irosit.

În plus, managerii au nevoie de informații specifice legate de domeniul lor profesional specific. Astfel, un manager de vânzări are nevoie de informații despre tranzacțiile comerciale, gusturile consumatorilor, competitivitatea noilor produse etc. Informatii detaliate privind condițiile tehnice pentru un produs nou, care este fundamental pentru șeful Departamentului Tehnic, nu este esențială pentru luarea deciziilor privind vânzările. Într-adevăr, dacă IMS furnizează în mod regulat astfel de informații managerului de vânzări, atunci acest lucru va interfera doar cu munca lui și îi va ocupa timpul.

.4 Surse de informații de management

Sursele interne sunt documente create direct în cadrul organizației. Include sisteme organizatorice și administrative, sisteme speciale de documentare (personal, financiar, planificare etc.), precum și alte materiale ale companiei. Dintre cele mai interesante documente, evidențiem rapoarte: zilnice (analiza pierderilor, statisticile eficienței muncii, analiza pierderilor de timp, comenzile primite); săptămânal (analiza orelor suplimentare, execuția lucrărilor, controlul proiectelor); lunar (raport privind activitățile departamentale, analiza modificărilor de personal, analiza costurilor generale, analiza vânzărilor, raportul privind consumul de stocuri, analiza modificărilor vânzărilor, contul de profit și pierdere, bilanț, analiza situații financiare, numerar, conturi restante) ; trimestrial, semestrial și anual (cont de profit, bilanţ, surse și utilizare a fondurilor, rapoarte privind activitatea departamentelor). În funcție de condițiile specifice de funcționare ale organizației, documentația de raportare poate avea propria frecvență și formă de prezentare a informațiilor. În plus, pot fi generate tipuri de raportare care corespund sarcinilor de automatizare. Pe lângă rapoartele regulate, sunt întocmite rapoarte de urmărire pe termen lung privind factorii și situațiile individuale.

Sursele interne pot fi, la rândul lor, împărțite în primare și secundare. Sursele primare le includ pe cele care înregistrează date operaționale specifice privind rezultatele activităților organizației - acestea sunt documente contabile, documente operaționale etc. Sursele primare sunt cele mai de încredere.

Documentele secundare sunt texte cu caracter generalizator, rezumativ și de raportare, de exemplu. rezumate, rapoarte, rapoarte, note analitice, prognoze etc. Aceste surse conțin de obicei date agregate, anumite concluzii și recomandări. Sursele secundare sunt mai puțin fiabile, deoarece conțin mai multă distorsiune. Denaturarea informațiilor poate fi influențată nu numai de erorile de calcul și concluzii, ci și de o probabilitate mare de denaturare deliberată pentru a ascunde anumite omisiuni oficiale, prin urmare informațiile conținute în surse de acest tip necesită o dublă verificare.

.5 Organizarea fluxurilor de informații

Pentru a stabili și rezolva multe probleme în management, se folosesc informații prezentate în mai multe matrice. Veriga centrală în organizarea fluxurilor informaționale este determinarea rutelor de mișcare a acestuia și a frecvenței de circulație între surse și consumatori.

Deci, procesul de consumare a resurselor informaționale este implementat sub formă de fluxuri de informații. La crearea unui sistem informatic este necesară organizarea rațională a fluxurilor de informații, precum și creșterea intensității acestora. Pentru a rezolva aceste probleme la proiectarea unui IS, se recomandă analizarea fluxurilor de informații, ceea ce vă permite să studiați sistem existent organizarea suportului informațional, creează baza pentru îmbunătățirea și optimizarea ulterioară a fluxurilor de informații. Analiza fluxurilor de informații se realizează în două etape:

) examinare;

) construirea și analiza modelului informațional al organizației în cauză.

Proiectarea unui sistem de management se bazează pe rezultatele studiilor privind fluxurile de informații și fluxul de documente caracteristic domeniului în care este creat acest sistem informațional. În prezent, nu există GOST sau materiale de reglementare care să reglementeze sondajul și analiza fluxurilor de informații la proiectarea unui IS. Cu toate acestea, aceste aspecte sunt reflectate în materialele de reglementare privind sistemele de control automate (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 etc.), care pot fi utilizate pentru organizarea muncii în cazurile luate în considerare.

Atunci când se analizează fluxurile de informații, este necesar să se țină cont de mișcarea informațiilor în următoarele direcții:

Pe verticală, adică pe niveluri ierarhice. Analiza fluxurilor verticale de-a lungul liniilor ascendente și descendente ne permite să identificăm continuitatea, compactarea, medierea și producția de informații. Analiza continuității informațiilor evidențiază indicatorii transversali care trec prin toate nivelurile de management și îi evidențiază pe cei care sunt caracteristici aceluiași fenomen la nivelul diferite niveluri, adică devine posibilă unificarea informaţiei. Concluziile acestei analize devin baza pentru determinarea suportului informativ la diferite niveluri ierarhice.

Analiza gradului de compactare a informaţiei caracterizează corectitudinea eliminării indicatorilor neimportanti şi agregarea celor particulari în generali. Acest lucru se datorează tiparelor generale de transfer de informații la un nivel superior;

Mișcarea orizontală a informațiilor. Obiectivul principal al unei astfel de analize este compararea schemei de dezvoltare și luare a deciziilor și a fluxului de informații, deoarece rutarea acesteia este determinată de procesele de dezvoltare a deciziei. Cea mai acceptabilă metodă de analiză a rutelor informaționale este analiza rețelei, unde evenimentele sunt luarea unor decizii specifice, iar căile sunt fluxul de informații.

În timpul analizei, se găsesc cele mai scurte căi pentru a oferi toate soluțiile necesare (pentru claritate, se recomandă construirea unei diagrame). Analiza grafică oferă o imagine destul de completă a raționalității fluxurilor de informații. În acest caz, este necesar să se ia în considerare directitatea mișcării, ritmul, specializarea fluxurilor de informații, densitatea (intensitatea) și paralelismul mișcării fluxului.

Structura fluxurilor de informații este dezvăluită prin analiza structurii organizației, a structurii fluxului de documente și a mișcării informațiilor nedocumentate.

.6 Probleme cheie în dezvoltarea sistemelor informatice

Principalele întrebări cu care se confruntă un dezvoltator de sistem atunci când începe să se gândească la matricea principală de informații sunt următoarele: câte niveluri de date ar trebui să existe; Este sistemul informatic capabil să deservească toate nivelurile de management din companie cu diferitele lor nevoi de informații folosind un singur set de date master?

De exemplu, în UIS-ul unei bănci comerciale, casieria trebuie să aibă acces la informatii detaliate, referitoare la fiecare cont, i.e. la soldul curent, sumele de cec etc. Cu toate acestea, astfel de informații nu prezintă interes pentru nivelul managementului operațional. Managerii de la acest nivel sunt interesați de informațiile cumulate între grupuri de conturi. Iar la nivel de elaborare a politicilor, managerii superiori au nevoie de informații și mai ample cu privire la previziunile privind împrumuturile, veniturile și creșterea depozitelor. Astfel, sarcina principală a designerului IS este să încerce să integreze corpul principal de date în așa fel încât să poată fi folosit de toate nivelurile de conducere ale companiei și diviziilor acesteia.

Pentru a organiza matricea de informații, este necesar să se gândească la un clasificator adecvat. Informațiile conținute în matrice sunt clasificate după următoarele criterii:

) direcția de mișcare;

) metoda de obtinere;

) frecvența de primire;

) natura aplicării în procesul de management.

În funcție de direcția de mișcare, informațiile sunt împărțite în:

)incoming;

)intermediar (intern);

)de ieșire.

În funcție de frecvența de primire, acesta este împărțit în:

)sosire continuu;

)zilnic;

)săptămânal;

)lunar, etc.

Perioadele specificate sunt stabilite pentru fiecare tip de informație.

Pe baza naturii participării la procesul de management, informațiile sunt împărțite în:

)normativ;

)informație;

)planificat;

)analitic (operațional);

) raportare.

3. Sisteme informatice automatizate

.1 caracteristici generale AIS

AIS este un set de informații, metode și modele economice și matematice, instrumente tehnice, software, tehnologice și specialiști, concepute pentru prelucrarea informațiilor și luarea deciziilor de management.

AIS este un set interconectat de date, echipamente, software, personal, standarde, proceduri concepute pentru colectarea, procesarea, distribuirea, stocarea și emiterea de informații în conformitate cu cerințele care decurg din obiectivele organizației.

Subsisteme funcționale și suport

Un sistem informatic automatizat are subsisteme funcționale și suport.

Subsistemul funcțional asigură executarea sarcinilor și scopul sistemului informațional. De obicei, într-un sistem informațional, partea funcțională este împărțită în subsisteme în funcție de caracteristicile funcționale:

.nivelul de activitate al subiectului, de exemplu management (superior, mediu, inferior);

.tipul de resursă gestionată (materială, forță de muncă, financiară etc.);

.domeniul de aplicare (bancare, bursa etc.);

.funcţiile de management şi perioada de management.

Subsistemul suport include „suport informațional, tehnic, matematic, software, metodologic, organizatoric și lingvistic.

3.2 Scopuri, obiective și niveluri de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar

Obiectivele automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar ale tuturor organizațiilor, indiferent de formele lor organizatorice și juridice, sunt destul de asemănătoare și sunt următoarele:

.îmbunătățirea calității și eficienței managementului organizației prin îmbunătățirea muncii de birou;

.unificarea într-un singur ciclu de lucru de birou a tuturor diviziilor structurale ale organizației, inclusiv a celor îndepărtate geografic;

.asigurarea accesului operațional și în același timp diferențiat la resursele de informații (documentație) ale organizației;

.reducerea costurilor cu forța de muncă și timp și a costurilor generale și, ca urmare, obținerea unui efect economic;

.punând bazele unei tranziții treptate la managementul documentelor electronice în întreprindere, lucrând pentru viitor.

Atingerea obiectivelor stabilite este posibilă prin rezolvarea problemelor de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar ale organizației, care pot fi sistematizate condiționat în următoarele domenii:

) Întocmirea și executarea documentelor.

Automatizarea acestei zone face posibilă îmbunătățirea calității și eficienței pregătirii documentelor create în organizație și unificarea formei documentelor.

2) Organizarea fluxului de documente și execuția documentelor. Automatizarea acestei zone vă permite să eliminați dublarea lucrărilor la introducerea informațiilor despre un document în diferite etape de lucru cu acesta (simplificați procesul de înregistrare), prin crearea bazei documentare a organizației, reduceți probabilitatea pierderii documentelor, simplificați fluxul de documente al organizației (simplificarea traseelor ​​de transmitere a documentelor), creșterea eficienței și calității muncii executanților cu documente, reducerea timpului necesar executării și procesării documentelor, informarea promptă a angajaților despre documentele primite și create.

3) Organizarea controlului asupra executării documentelor.

Automatizarea controlului asupra executării documentelor vă permite să obțineți rapid informații despre starea de execuție și locația oricărui document, urmăriți etapele trecerii documentelor în diviziile organizației din momentul în care sunt primite (create) până la finalizarea lucrărilor. cu ei.

) Organizarea stocării documentelor, sistem de căutare documente. Automatizarea permite stocarea centralizată a textelor documentelor pregătite în în format electronic, imaginile lor grafice și materialele pentru ei, organizează o căutare rapidă, leagă în mod logic documentele legate de o problemă, efectuează selecții de materiale după teme sau alte baze.

Vorbind despre necesitatea de a determina nivelul de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar în raport cu fiecare organizație specifică, ar trebui să decideți ce ar trebui să acopere procesul de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar:

întreaga organizație, inclusiv diviziile ei îndepărtate geografic;

întregul sediu al organizației;

o serie de structuri implicate activ în fluxul de documente al organizației (de exemplu, serviciul de personal + serviciul instituției de învățământ preșcolar + contabilitate etc.);

structuri responsabile cu organizarea instituției de învățământ preșcolar (administrație, serviciu instituție de învățământ preșcolar, secretariat, birou etc.);

structuri speciale (contabilitate, resurse umane etc.)

Concluzie

In acest munca de curs am trecut în revistă o gamă largă de funcții ale sistemelor informatice automatizate. Din toate cele de mai sus, putem concluziona că automatizarea schimbă semnificativ tehnologiile de procesare a informațiilor. În condiții de informatizare, întregul proces al fluxului de informații constă în multe operațiuni manuale și automate interconectate, fiecare dintre acestea fiind efectuată la un singur loc de muncă. Principalele operațiuni ale procesului tehnologic de prelucrare a informațiilor: colectarea și înregistrarea datelor primare, introducerea lor în sistem, monitorizarea fiabilității datelor, crearea și menținerea unei baze de date, căutarea și prelucrarea conform unui algoritm dat, generarea și ieșirea rezultate finale, transferând rezultatele procesării către utilizatorul final.

Din păcate, nu există suficiente resurse umane pentru a desfășura toate operațiunile de mai sus cu acuratețe, rapiditate, eficiență și în timp util, ceea ce poate duce la stagnarea în domeniul muncii de birou atât în ​​cadrul unei organizații, cât și la nivel internațional.

Mai mult, prăbușirea piețelor mondiale și a organizațiilor internaționale ar deveni un obstacol în calea progresului mondial.

Sistemele automate fac muncă umană, dar merită să spunem că niciun sistem informatic automatizat nu va funcționa fără mâna călăuzitoare a unui om.

Bibliografie

1.Teoria sistemelor și analiza sistemelor - V.N. Volkova, A.A. Denisov, Editura Urayt, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD (Resursa electronica) - #"justify">. InfoManagement (Resursa electronica) - #"justify">. Directum (Resursa electronica) - #"justify">. Suport informațional pentru management - Manual. Mazur L.M.

.Lawmix (Resursa electronica) - #"justify">. Lenservice (resurse electronice). - http //www.lenservice.ru/.

.Informatică. Curs de bază- Simonovici S.V. și altele. - Sankt Petersburg: Peter, 2005

.„Automatizarea întreprinderii. De unde să încep?”, Ilya Kolomin, revista Fabrica de mobilă, nr. 1-4”, 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Dezvoltarea și operarea sistemelor informatice automatizate: manual.-M.: Editura „Forum”: INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Baze de date: manual. Beneficiu. - M.: „Forum”: INFRA-M, 2007.

Strâns legată de problema unui document electronic este problema gestionării documentelor electronice și automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar.

În prezent, diverse companii au dezvoltat și implementat un număr mare de sisteme automate de management al documentelor (ADMS), caracterizate prin abordări specifice și mijloace informatice și de comunicare de implementare. Din păcate, acestor evoluții lipsește o terminologie unificată. Produsele companiilor de dezvoltare poartă denumiri precum: sistem de automatizare a documentelor, sistem informatic automatizarea muncii de birou și a fluxului de documente, sistem de management al biroului, sistem de gestionare a documentelor distribuite, arhivă electronică etc. Diversitatea denumirilor sistemelor dezvoltate și dezvoltate indică doar faptul că astăzi această zonă a pieței informaționale nu s-a conturat încă ca un segment independent, iar în unele cazuri, produsele ASUD apar ca dezvoltări aferente sau un produs secundar atunci când se rezolvă. alte probleme mai complexe.

Cu toate acestea, numărul de ASUD-uri crește destul de repede. Aproximativ 30-40 de companii participă în mod regulat la conferințele DOCFLOW și oferă dezvoltările lor consumatorilor. Aceștia sunt, desigur, cei mai mari dezvoltatori care stabilesc nivelul soluțiilor tehnice și tehnologice. De asemenea, se știe că multe sisteme de control automatizate sunt dezvoltate individual pentru uz intern și nu sunt puse pe piață.

Din păcate, în acest sector al industriei informaționale, în ciuda necesității evidente, nu există un sistem bine stabilit de monitorizare a evoluțiilor apărute pe piață și nici un sistem clar funcțional de licențiere și certificare a acestora. Recenziile specialiștilor cu privire la sistemele de acest tip în publicațiile informatice și informatice de top, ca să nu mai vorbim de publicațiile pentru munca de birou și arhive, sunt rare. Ultimele recenzii publicate merită aprobare, deși criteriile, indicatorii de evaluare și terminologia utilizată din punctul de vedere al teoriei și practicii managementului documentelor nu sunt optime. Niciunul dintre sistemele care participă la analiza comparativă nu este testat pentru conformitatea cu standardele și regulile actuale de lucru cu documente; costurile implementării unui anumit sistem nu sunt comparate cu beneficiile directe și indirecte obținute (ca să nu mai vorbim de efectul economic).

Evident, această muncă ar trebui efectuată de experți independenți, de exemplu VNIIDAD, pentru o evaluare mai calificată a avantajelor sau dezavantajelor unui anumit ASUD.

Principii de dezvoltare și criterii de selecție pentru sistemele automate de control

Să încercăm să luăm în considerare principalele tendințe în dezvoltarea sistemelor de control automatizate.

În primul rând, observăm că pentru a crea un produs cu drepturi depline, este importantă abordarea sistematică, care ne permite să vorbim despre soluție cuprinzătoare sarcini de suport documentar pentru management în organizaţie.

A doua caracteristică a sistemului este dacă este un sistem specializat sau un sistem de uz general? Adică, sistemul este conceput special pentru instituțiile de învățământ preșcolar sau, împreună cu alte scopuri, poate fi adaptat pentru a îndeplini (sau îndeplini simultan) sarcinile instituțiilor de învățământ preșcolar?

În al treilea rând, costul sistemului și amploarea organizației în care acesta poate fi aplicat, precum și volumul fluxului de documente sunt importante pentru consumator.

Atunci când consumatorii selectează sistemul necesar, ar trebui să ia în considerare în primul rând ce tip de structură de management este selectat ASUD. În opinia noastră, putem distinge următoarele categorii de consumatori:

1) structuri ierarhice complexe (minister, departament, corporație, bancă etc.);

2) autorităţi teritoriale (administraţii ale oraşelor, subiecte federale, municipalităţi etc.);

3) organizații comerciale și non-profit de nivel mediu și inferior.

Desigur, sistematizarea de mai sus este condiționată, dar absoarbe în principal principalele tipuri de consumatori ASUD. Există o serie de oferte pentru fiecare dintre aceste grupuri de consumatori.

De exemplu, dezvoltările companiilor „Electronic Office Systems”, „Vest”, „Ankey”, „Lanit” și altele sunt destinate ministerelor și departamentelor; pentru a doua categorie de consumatori, cele mai cunoscute sunt evoluțiile „ Campania Granit-Center”, Centrul Științific și Tehnic al Institutului de Dezvoltare din Moscova. Majoritatea dezvoltărilor sunt destinate consumatorilor din a treia categorie de organizații. Aici puteți acorda atenție produselor Intertrust, IT, Optima, Centrinvestsoft și altele.

Unul dintre produsele care îndeplinește aproape toate cerințele practicii muncii de birou este sistemul Delo-96 și modificările ulterioare, dezvoltat de compania Electronic Office Systems. Acest sistem îndeplinește tradițiile muncii de birou casnice și ține cont de cerințele de reglementare și metodologice existente pentru astfel de sisteme.

Specialiștii Inter Trust, care folosesc tehnologiile Lotus în dezvoltarea lor, au ales o abordare ușor diferită a proiectării sistemelor de control automatizate. În gama largă de evoluții ale companiei, sistemele de documentație de management ocupă un loc demn. Primul produs al companiei în această direcție a fost sistemul de suport pentru documentație „Office Media”.

Setul de baze de date „Office Media” funcționează în mediul Lotes Notes și asigură automatizarea muncii de birou și a activităților organizaționale și manageriale ale întreprinderilor și organizațiilor. Utilizatorii sistemului pot fi astfel de departamente ale structurilor guvernamentale și comerciale precum servicii: suport pentru documentare, control asupra execuției documentelor, suport informațional pentru contactele externe ale organizației, managementul personalului, managementul vânzărilor și marketingului și altele.

Noul cuvânt al companiei Inter Trust este așa-numitul „sistem corporativ de gestionare electronică a documentelor și automatizare de birou”, dezvoltat recent.

Un alt exemplu de ASUD poate fi numit dezvoltarea Întreprinderii de Stat de Cercetare și Producție „Granit-Center” a fluxului de documente automat și a sistemului de management al biroului al organizației „Gran-Doc”, care este destul de bine cunoscut în structurile guvernamentale municipale din Moscova.

Scopul sistemului este de a automatiza principalele procese de procesare a documentelor: contabilitate, înregistrarea traseului de la înregistrare la anulare, monitorizarea fiecărei etape a revizuirii documentelor, obținerea de informații de bază despre documente, analiza fluxului de documente al organizației.

Utilizarea tehnologiei originale de procesare a documentelor ajută la gestionarea mai eficientă a fluxului de documente în organizație și asigură monitorizarea disciplinei performanței.

Cerințe ale sistemului de management al documentelor

Este posibil să se formuleze anumite cerințe pentru sistem modern managementul documentației în organizație.

În primul rând, sistemul automatizat de control trebuie să îndeplinească în totalitate toate sarcinile de suport al documentației pentru management: pregătirea documentelor, înregistrarea acestora, controlul execuției, căutarea documentelor, stocarea acestora și lucrări de referință pe o serie de documente.

Sistemul trebuie construit pe principii metodologice uniforme, soluții software, hardware și tehnologice și în cadrul condițiilor organizatorice și legale existente sub forma legislației interne, standardelor de stat, instrucțiunilor și cerințelor.

Sistemul de control automatizat trebuie să asigure utilizarea deplină (integrarea) a resursei informaționale acumulate și să implementeze principiul introducerii unice a informațiilor și al utilizării repetate a acesteia, atât documentate, cât și faptice. De asemenea, sistemul ar trebui să ajute administratorii să aleagă rutele pentru deplasarea documentelor în cadrul organizației, oferind gradul necesar de protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat.

În condiții moderne, un sistem de control automatizat trebuie să fie capabil de extindere prin anumite componente (număr de dispozitive tehnice și tehnologii, număr de documente (volum de informații), număr de utilizatori) și să se poată adapta în limite rezonabile la cerințele în schimbare ale utilizatorilor.

Concepte de bază ale automatizării preșcolare Documentarea este crearea de documente, adică pregătirea, executarea, coordonarea și producerea acestora. Munca de birou: un set de măsuri pentru a asigura educația preșcolară a unei întreprinderi sau organizații. Se spune uneori că instituția de învățământ preșcolar este principala funcție a muncii de birou. Organizarea muncii cu documente - asigurarea deplasarii, cautarii, depozitarii si folosirii documentelor.

Concepte de bază de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar Sistematizarea stocării în arhivă a documentelor - determinarea regulilor de stocare a informațiilor create în organizație, căutarea și utilizarea acesteia în sprijinul deciziilor de management și a procedurilor de afaceri. Fluxul documentelor este deplasarea documentelor în cadrul instituției de învățământ preșcolar. Procedura de afaceri este o secvență de anumite operațiuni (lucrări, sarcini, proceduri) efectuate de angajații organizațiilor pentru a rezolva orice sarcină sau scop în cadrul activităților unei întreprinderi sau organizații. Arhiva electronică rezolvă problema sistematizării stocării arhivistice a documentelor electronice în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar.

Sarcini rezolvate în instituția de învățământ preșcolar Documentare (desen, execuție, coordonare și producere documente). Organizarea muncii cu documente în procesul de gestiune (asigurarea deplasării, controlul execuției, păstrarea și utilizarea documentelor). Sistematizarea arhivei documentelor.

O procedură simplă de afaceri pentru vânzarea unui produs către un client: 1) clientul sună compania pentru a plasa o comandă; 2) comanda este înregistrată în baza de date a clienților; 3) se emite o factură pentru mărfuri; 4) se transferă contul către departamentul de contabilitate; 5) departamentul de contabilitate primește bani pentru marfă, care se înregistrează în sistemul contabil; 6) mărfurile sunt expediate din depozit, care este notat în baza de date a depozitului; 7) se eliberează factură și bon de livrare pentru mărfuri; 8) mărfurile sunt expediate către client; 9) factura si bonul de livrare se transfera catre departamentul de contabilitate.

Categorii de sisteme de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, sisteme de flux de lucru (automatizarea procedurilor de afaceri); sisteme de grupare (lucru în echipă); sisteme de management al documentelor (oferă în principal înregistrarea, stocarea și preluarea documentelor); sisteme de e-mail (utilizate pentru schimbul de documente).

Probleme de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar din Rusia: lipsa produselor finite pentru automatizarea muncii de birou rusești; lipsa cererii active de automatizare a procedurilor de afaceri; confuzie în poziționarea produselor de la producătorii occidentali în scopuri de automatizare de birou etc.

Probleme care apar pe măsură ce dimensiunea întreprinderii crește. Managementul pierde o imagine holistică a ceea ce se întâmplă. Diviziunile structurale, lipsite de informații despre activitățile celuilalt, încetează să-și desfășoare activitățile într-o manieră coerentă. Calitatea serviciului pentru clienți și capacitatea organizației de a menține contacte externe scad inevitabil. Consecința acestui fapt este o scădere a productivității muncii; există un sentiment de lipsă de resurse: umane, tehnice, de comunicare etc.

Probleme care apar pe măsură ce dimensiunea întreprinderii crește.Este necesar să se extindă personalul, să investească bani în echipamente pentru noi locuri de muncă, spații, comunicații și formarea angajaților. Pentru întreprinderile de producție, o creștere a personalului poate presupune o schimbare a tehnologiei de producție, care va necesita investiții suplimentare. Într-o situație de creștere nejustificată a personalului, scădere a productivității și nevoia de a investi în producție, este nevoie de creșterea capitalului de lucru, care, la rândul său, poate duce la noi împrumuturi și la reducerea profiturilor planificate.

Sarcini pentru îmbunătățirea organizării instituțiilor de învățământ preșcolar Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de suport documentar al întreprinderii (instituție de învățământ preșcolar). Alegerea strategiei de automatizare potrivite, inclusiv alegerea produselor potrivite.

Grupe de operațiuni de ținere a evidenței personalului cu flux de documente pe hârtie: contabilizarea și păstrarea documentelor primare incluse în dosarul personal; formarea, implementarea si stocarea comenzilor pentru personal; pregătirea și furnizarea de rapoarte statistice și alte rapoarte; stocarea copiilor comenzilor pentru activitățile de bază.

Efectele pozitive ale integrării înregistrărilor HR și Protecția EDMS a datelor transmise. Mecanisme de intrare de înaltă calitate în SADD cantitati mari documente pe hârtie. Pentru munca curentă, ofițerul de personal trebuie să primească prompt copii ale comenzilor individuale pentru activitatea principală. SADD va furniza ofițerului de personal copii ale tuturor ordinelor necesare în timp util și la orice moment convenabil.

Perspective pentru industria rusă de automatizare a biroului Absolut toate organizațiile și un număr mare de persoane lucrează cu documente. Aproape fiecare organizație se confruntă cu probleme în munca de birou, chiar dacă nu vorbim despre automatizarea acesteia: documentele se pierd, nu sunt controlate, nu sunt executate etc. Prin îmbunătățirea muncii de birou, întreprinderile și organizațiile au o șansă reală de a îmbunătăți calitatea managementul lor, care este una dintre cele mai presante probleme ale economiei moderne ruse.

Perspective pentru industria rusă de automatizare de birou Calificările secretarilor și persoanelor responsabile cu munca de birou în organizații sunt insuficiente și necesită creșterea nivelului acestora. Solicitările utilizatorilor pentru îmbunătățirea programelor de automatizare de birou și integrarea acestora cu numeroase stații de lucru automatizate, sisteme informatice și aplicative sunt extrem de mari.