Поиск данных с помощью фильтров.
Быстрый поиск данных
Обработка данных в БД.
Программа позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной. Чтобы осуществить быстрый поиск данных необходимо:
1.Открыть БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Правка – Найти… Появится диалоговая панель Поиск . В поле Образец : необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение : выбрать пункт с любой часть поля .
Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД представляют фильтры . Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, <, > и т. д.)
Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.
1. Открыть таблицу БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Записи – Фильтр – Изменить фильтр. В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан
3. Ввести команду Записи – Применить фильтр. В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.
Запрос является производны объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.
Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей. В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе. Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД «Провайдеры Интернета».
- В окне выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора .
- На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу «Провайдеры Интернета», для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить .
- В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия. В строке Условие отбора : ввести условия для выбранных полей. В строке Вывод на экран : задать поля, которые будут представлены в запросе.
- Сохранить запрос под именем Запрос 1 с помощью команды Файл – Сохранить как…
- В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить Запрос 1 и щелкнуть по кнопке Открыть . В появившемся окне запроса будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Когда в базе данных очень много данных, и трудно, просматривая их, найти какие-то определенные, применяется фильтр.
Фильтр - это набор условий, предназначенных для отбора записей или их сортировки.
При использовании фильтра задается логическое выражение, которое позволит выводить на экран только те записи, для которых это выражение принимает значение “Истина”
.
Фильтр набирается в специальном окне фильтра.
Чтобы установить или изменить его, необходимо выбрать в меню “Записи
” команду “Изменить фильтр
”,
затем, после установки всех условий выбрать в меню “Записи
” команду “Применить фильтр
”.
Чтобы восстановить показ всех записей надо выбрать в меню “Записи” команду “Удалить фильтр”.
Также можно воспользоваться соответствующими кнопками панели инструментов –
Есть два вида фильтра – простой и расширенный.
В верхней части окна простого фильтра выводится список всех полей таблицы.
Из раскрывающего списка можно выбрать необходимое условие поиска и применить фильтр.
Какие государства находятся в Азии?
У какого государства столица – Джакарта?
Для более сложных условий отбора используются расширенные фильтры.
В нижней части этого окна необходимо указать, по каким полям производится поиск, и условия отбора.
В строке “Поле”
необходимо указать название поля, по которому производится поиск нужной информации. Это можно сделать следующими способами:
· набрать его название на клавиатуре;
· перетащить мышью из списка полей;
· выполнить двойной щелчок по названию нужного поля в списке полей;
· щелкнуть мышью в строке “Поле” и выбрать нужное название поля в раскрывающемся списке.
В строке “Условие отбора” необходимо указать набор условий.
В выражениях для условий отбора допускается использование шаблонов:
· * (звездочка) – заменяет любую группу любых символов;
· ? (знак вопроса) – заменяет один любой символ;
Например:
“ А* ” – все слова, начинающиеся на “А”
“ ????? ” – все слова, состоящие из пяти букв
“ ?и* ” – все слова, у которых вторая буква “и”
Также в условных выражениях можно использовать
· логические операции, >=, =,
· логические функции Or
(дизъюнкцию), And
(конъюнкцию), Not
(отрицание).
Условные выражения, набранные в разных столбцах одной строки “Условия отбора”
соединяются функцией AND
.
Условные выражения, набранные в разных строках “Условия отбора”
соединяются функцией OR.
Например:
Найти все государства, названия которых и названия их столиц состоят из пяти букв
Найти все государства, названия которых или названия их столиц состоят из пяти букв
Найти все государства, в названии которых есть буква «е» или «и»
Найти все государства, площадь которых меньше 100
Найти все государства, площадь которых не меньше 100
Ответьте с помощью фильтров на следующие вопросы:
1)
Какие государства находятся в Европе.
2)
Какие государства находятся на американском континенте.
3)
У каких государств название столицы состоит из пяти или четырех букв.
4) Какие государства, название которых начинается с буквы “М”, находятся в Азии
Используйте автофильтр или встроенные операторы сравнения, такие как "больше чем" и "первые 10", в Excel, чтобы отобразить нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице можно либо повторно применить фильтр, чтобы получить актуальные результаты, либо очистить фильтр, чтобы заново отобразить все данные.
Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.
Фильтрация диапазона данных
Фильтрация данных в таблице
В отфильтрованных данных отображаются только те строки, которые соответствуют указанному условия и скрывают строки, которые не нужно отображать. После фильтрации данных вы можете скопировать, найти, изменить, отформатировать, вывести на диаграмму и напечатать подмножество отфильтрованных данных, не перемещая и не изменяя его.
Кроме того, можно выполнить фильтрацию по нескольким столбцам. Фильтры являются аддитивными, что означает, что каждый дополнительный фильтр основывается на текущем фильтре и дополнительно сокращает подмножество данных.
Примечание: При использовании диалогового окна Поиск для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только данных, которые отображаются в списке. Поиск данных, которые не отображаются, не выполняется. Чтобы найти все данные, снимите все фильтры.
Дополнительные сведения о фильтрации
Два типа фильтров
С помощью автофильтра вы можете создать два типа фильтров: по значению списка или по критерию. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающим для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно выполнить фильтрацию по списку чисел или условию, но не по обоим; Вы можете отфильтровать по значку или настраиваемому фильтру, но не к обоим.
Повторное применение фильтра
Чтобы определить, применен ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца.
При повторном применении фильтра выводятся различные результаты по следующим причинам.
Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.
значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.
Не используйте смешанные типы данных
Для достижения наилучших результатов не следует смешивать типы данных, такие как текст и число, а также числа и даты в одном столбце, так как для каждого столбца доступно только один тип команды фильтра. Если используется смесь типов данных, отображаемая команда является типом данных, который чаще всего вызывается. Например, если столбец содержит три значения, хранящиеся как число, а четыре - как текст, отображается команда текстовые фильтры .
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Фильтрация диапазона данных
Если вы не хотите форматировать данные в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для достижения наилучших результатов столбцы должны содержать заголовки.
На вкладке " данные " нажмите кнопку " Фильтр ".
Параметры фильтрации для таблиц и диапазонов
Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр , или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры , для дат отображается пункт Фильтры по дате , а для текста - Текстовые фильтры . Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:
Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.
На этом уроке к изучению предлагается тема «Поиск данных с помощью фильтров». В ходе занятия вы сможете получить представление о фильтрах, их типах. Вы узнаете о том, как осуществлять поиск нужной информации с помощью трех типов фильтров.
Тема: Технологии поиска и хранения информации
Урок: Поиск данных с помощью фильтров. Виды фильтров
Фильтры - средство поиска данных, которое применяют для сужения списка с целью исключения из него (на время) ненужных данных.
Типы фильтров :
Фильтр по выделенному;
обычный фильтр;
расширенный фильтр;
Рассмотрим на примере, как создать и применить фильтр по выделенному: самый простой способ фильтрации - это применение фильтра по выделенному. Допустим нам необходимо отобрать только те музеи-квартиры, которые находятся на набережной реки Фонтанки. Выделим слово Фонтанки . На вкладке Главная , в группе Сортировка и фильтр , щелкнем на фильтре Выделение и выберем Содержит Фонтанки (рис. 1). Как мы видим, в нашей таблице остались только нужные записи. Чтобы восстановить все записи таблицы, достаточно отменить фильтр. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Удалить фильтр (рис. 2).
Рис. 1
Рис. 2
Обычный фильтр отличает то, что поиск выполняется по одному признаку в одном поле. Давайте посмотрим, как создать и применить такой фильтр:
Пусть нам необходимы только те музеи-квартиры, которые находятся на набережной Мойки или на набережной Фонтанки. Выделим поле для фильтрации, а дальше мы можем либо щелкнуть на кнопке Фильтр (рис. 3), либо щелкнуть на названии поля, в правой части, и открыть список. В этом списке снимем флажок Выделить все , затем установим флажки против тех адресов, которые нас интересуют, и щелкнем на кнопке ОК (рис. 4). Мы видим, что в таблице остались только нужные нам записи. Для отмены фильтрации можно щелкнуть на кнопке Удалить фильтр (рис. 5), или в нижней части окна (рис. 6). После этого восстановится исходный вид таблицы со всеми записями.
Рис. 3
Рис. 4
Рис. 5
Рис. 6
Расширенный фильтр отличается от предыдущих тем, что поиск осуществляется в нескольких таблицах, по нескольким признакам, в нескольких полях. Расширенный фильтр можно создать вот таким способом:
Создадим и применим расширенный фильтр. На вкладке Главная , в группе Сортировка и фильтр , щелкнем на кнопке Параметры расширенного фильтра и выберем из контекстного меню команду Расширенный фильтр (рис. 7). Откроется окно, в котором мы можем выбрать поля отбора и условия отбора, причем условие может быть одно или несколько. Пусть нам нужны те музеи, стоимость билетов в которых 150 или 100 рублей, и которые начинают работать с 10:30. Остается теперь Применить фильтр (рис. 8).
Мы видим, что условиям отбора удовлетворяет только одна запись, только один музей.
Рис. 7
Поиск с помощью автофильтра
Поиск с помощью формы данных
Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и . Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается символом *.
Поиск с помощью формы данных производится следующим образом:
1. Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.
2. Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии (рис. 8.4).
Рис. 8.4. Поиск с помощью формы данных
3. В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.
Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удовлетворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:
Установку необходимых значений полей для поиска точного соответствия рис. 8.5);
Рис. 8.5. Поиск с помощью автофильтра по точному соответствию
Применение пользовательского автофильтра Условие - позволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе критериев и/или (рис. 8.6);
Использование команды Первые 10 (рис. 8.7) для отбора некоторого количества наибольших или наименьших элементов списка (в основном необходимо хотя бы одно поле с числами).
Рис. 8.6. Поиск с помощью пользовательского автофильтра
Рис. 8.7. Окно Наложение условия по списку
Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:
1. Установите указатель ячейки в список данных.
2. Выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.
3. Перейдите к необходимому полю.
4. Выберите необходимый критерий поиска или воспользуйтесь пользовательским автофильтром Условие.
5. Для включения в критерий другого поля возвратитесь к пункту 1.
Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельности применять операции и, или и составлять вычисляемые критерии.
Поиск с помощью расширенного фильтра предполагает использование следующей методики:
1. Подготовить диапазон критериев для расширенного фильтра:
Верхняя строка должна содержать заголовки полей, по которым будет производиться отбор (точное соответствие заголовкам полей списка);
Условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:
Выполнение условия и требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;
Выполнение условия или требует располагать критерии в разных строках;
Поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый критерий располагается под некоторым заголовком, например, Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Ссылки на список используются относительные. Они указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА ИЛИ ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи, соответствующие критерию ИСТИНА);
В случае сложного условия поиск данных осуществляется по составному критерию с применением отбора по и и или. Критерий следует составлять с помощью логических функций и (), или (), НЕ ().
2. Поместить указатель ячейки в список (или выделить весь необходимый список).
3. Выполнить команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.
В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 8.8):
Указать в области Обработка место, куда будут помещаться результаты выборки данных;
В поле Исходный диапазон пометить весь список, подлежащий фильтрации (как правило, после помещения указателя ячейки в список данный диапазон выделяется по умолчанию);
В поле Диапазон условий указать подготовленный диапазон условий отбора записей (удобно выделить мышью на рабочем листе);
Если отобранные записи необходимо поместить в другое место, в поле Поместить результат в диапазон указать соответствующее место для отобранных данных;
Для отбора уникальных записей (без повторений) необходимо установить флажок Только уникальные записи.
Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном рабочем листе или копируются в другое место.
Рис. 8.8. Окно Расширенный фильтр
Анализ данных
MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения
анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа от-
Обработка списка с помощью различных формул и функций;
Построение диаграмм и использование карт MS Excel;
Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие
Структуризация рабочих листов
П автоматическое подведение итогов (включая мастер частич-
ных сумм);
П консолидация данных;
Сводные таблицы;
О специальные средства анализа выборочных записей и дан-
ных - подбор параметра, поиск решения, сценарии, пакет
анализа и др.
Структуризация ра эчих листов
Цель структуризации заключается в разбиении данных, содер-
жащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализа-
ции. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение
Если между данными имеется строгая зависимость, то MS Excel
позволяет автоматически создать структуру - в этом случае про-
грамма ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие
информацию в строках, и расположенные слева от данных. Дан-
ные должны быть согласованы в одном направлении. Для выпол-
нения автоматической структуризации все детальные столбцы
должны стоять по одну сторону от итоговых столбцов, все де-
тальные строки должны находиться по отношению к итоговым
либо только снизу, либо - только сверху. Если это условие не
соблюдается, то структуру следует создать вручную.
Рабочий лист может содержать только одну структуру, хотя ее
можно разделить на несколько частей (рис. 8.17).
Отображение и скрытие данных структуры может отразиться на
частях рабочего листа, которые не участвуют в иерархии,
т. к. строки сворачиваются и разворачиваются по всей ширине
рабочего листа, а столбцы - по всей высоте рабочего листа
При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего лис-
та отображаются специальные символы, которые служат для вы-
вода и скрытия уровней детализации (табл. 8.1).__
Рис. 8.17. Пример структуризации данных на рабочем листе
Рис. 8.18. Скрытие низших уровней в структуре данных
Для автоматического создания структуры следует:
Удостовериться, что в итоговых формулах содержатся ссылки
на детальные данные, расположенные в одном направлении
относительно итоговых;
Выделить нужный диапазон ячеек - для структуризации час-
ти рабочего листа или выбрать одну ячейку - для структури-
зации всего рабочего листа;
П выполнить команду Данные | Группа и структура | Создание
структуры.
При структуризации рабочего листа "вручную" необходимо:
О выделить нужные ячейки строк и столбцов, которые подлежат
объединению в структуру (за исключением ячейки с итоговой
формулой);
Выполнить команду Данные | Группа и структура | Группи-
В случае ошибочных действий или для разгруппировки дан-
ных выбрать команду Данные | Группа и структура | Раз-
группировать;
О указать вид организации документа и создать структуру, вы-
полнив команду Данные | Группа и структура | Настройка.
Для возврата рабочего листа в исходное состояние следует вос-
пользоваться командой Данные | Группа и структура | Удалить
структуру.
Для структурированных данных имеется возможность создавать
диаграммы с заданных уровней структуры.
Автоматическое подведение итогов
Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для
обобщения большого количества однотипной информации. Итоги
подразделяются на:
О простые промежуточные;
Сложные промежуточные;
Связанные с вычислением частичных сумм (используется мас-
тер частичных сумм).
Промежуточные итоги формируются с помощью команды Дан-
ные | Итоги. MS Excel автоматически создает необходимые ма-
тематические выражения, вставляет строки промежуточных и
общих итогов, а также структурирует данные. Такую информа-
цию легко обрабатывать- форматировать ячейки, создавать
диаграммы и т. д.
С помощью операции Итоги можно:
D указать способ группировки данных;
Вывести промежуточные и общие итоги для одной группы
в списке;
О вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп
в списке;
Выполнить расчеты над данными.
Подведение промежуточных итогов предполагает использование
следующей методики:
1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячей-
ки. Определиться с тем, какие нужны итоги.
2. Провести сортировку по необходимому полю или полям
(команда Данные | Сортировка).
3. Подвести итоги (команда Данные | Итоги).
При создании вложенных промежуточных итогов следует четко
представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения
уровня детализации: сначала - по первому ключу, далее, снимая
флажок Заменить текущие итоги, - по вторичному ключу и т. д.
Чтобы убрать итоги, необходимо установить указатель в список
с итогами и выполнить команду Данные | Итоги | кнопка Убрать
При создании итогов при необходимости можно:
П использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;
Использовать несколько операций для одного набора данных
(например, вычислить среднее и суммарное значение для
столбца с числовыми данными);
Подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала - от-
фильтровать, затем- отсортировать по необходимому полю
(полям) и, наконец, - подвести итоги;
Использовать мастер суммирования (команда Сервис | Мас-
тер | Частичная сумма) позволяет просуммировать только те
данные в списке (рис. 8.19), которые удовлетворяют заданно-
му критерию (например, вычислить сумму продаж для това-
ров, цена которых больше некоторого значения).__
Консолидация данных
Консолидация предназначается для обобщения однородных дан-
ных. Ее осуществление предполагает использование следующей
методики:
1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.
2. Выбрать команду Данные | Консолидация.
3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие
консолидации.
4. Указать способ консолидации:
Согласно расположению в диапазоне - сняты все флажки
области Использовать в качестве имен;
Согласно заголовкам строк и столбцов- установлены
флажки подписи верхней строки и значения левого
5. Выбрать тип консолидации, т. е. указать, какая операция будет
проводиться с консолидируемыми данными.
6. При необходимости указать добавление структуры - устано-
вить флажок Создавать связи с исходными данными.
Сводные таблицы
Сводные таблицы представляют собой средство для группировки,
обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel
или в таблицах, созданных в других приложениях. Внешне сводные
Рис. 8.27. Представление консолидированных данных
таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в
трехмерном виде. Сводные таблицы могут использоваться:
Для обобщения большого количества однотипных данных;
Для реорганизации данных (с помощью перетаскивания);
Для отбора и группировки данных;
Для построения диаграмм.
Сводные таблицы создаются с помощью мастера сводных таблиц
(команда Данные | Сводная таблица) по следующей методике:
1. Выбрать место для сводной таблицы, т. е. установить указа-
тель ячейки в необходимое место на рабочем листе.
2. Выполнить команду Данные | Сводная таблица.
3. Задать исходный диапазон данных, выполнив шаги 1 и 2 мас-
тера (рис. 8.28 и 8.29). После нажатия кнопки Далее в окне
мастера, приведенном на рис. 8.29, откроется окно 3-го шага
мастера (рис. 8.30).
Рис. 8.28. Определение местоположения данных для сводной таблицы
Рис. 8.29. Диапазон данных для сводной таблицы
Рис. 8.30. Указание местоположения будущей сводной таблицы
4. Прежде чем указать местоположение будущей таблицы
(рис. 8.30), необходимо нажать кнопку Макет и в открывшем-
ся окне (рис. 8.31) сформировать макет сводной таблицы (т. е.
задать страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые
поля сводной таблицы).
Рис. 8.31. Формирование макета сводной таблицы
5. Для определения необходимой операции для полей, помещен-
ных в область Данные, либо задания вычисляемого поля два-
жды щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, помещенном в
область Данные (рис. 8.31), и выбрать необходимые действия
в окне Вычисление поля сводной таблицы (рис. 8.32).
6. Нажать кнопку Параметры (рис. 8.30) и в открывшемся окне
(рис. 8.33) установить необходимые параметры сводной таб-
7. После проведения всех подготовительных операций нажать
кнопку Готово (рис. 8.30).
При создании, редактировании и работе со сводными таблицами
необходимо учитывать следующее:
Местоположение сводной таблицы - желательно располагать
ее на отдельном листе, т. к. при обновлении, группировках
Рис. 8.32. Окно Вычисление поля сводной таблицы
Рис. 8.33. Установка параметров сводной таблицы
сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих лис-
тах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой;
Местонахождение исходных данных - список MS Excel,
внешний источник данных, диапазоны консолидации, нахо-
дящиеся в другой сводной таблице;
Необходимость при задании структуры сводной таблицы опре-
Поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;
Поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходи-
мой операции);
Поля для страниц, что позволяет представить информацию
в трехмерном виде;
Сводная таблица- это средство только для отображения
данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нель-
зя. Для изменения данных в сводной таблице необходимо вне-
сти изменения в источник данных, а затем обновить сводную
таблицу (кнопкой | \ \ Обновить данные панели инструмен-
тов Сводные таблицы (рис. 8.34);
Рис. 8.34. Панель инструментов Сводные таблицы
В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не
влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирова-
ние элементами сводной таблицы можно также осуществлять
мышью - для удаления какого-либо поля из сводной таблицы
следует перетащить удаляемый элемент за ее границы. Изме-
нения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк
также осуществляется перетаскиванием;
Сводные таблицы допускают возможность группировки эле-
ментов полей по различным уровням иерархии путем объеди-
нения в группы (выделение данных сводной таблицы осуще-
ствляется, например, с помощью мыши). Для этой цели в ме-
ню Данные | Группа и структура существуют две кнопки:
[ + | Группировать и [ _] Разгруппировать. Группы эти мож-
но переименовывать по желанию.
Детали в группе можно скрывать и показывать. Элементы са-
мого высокого уровня группировки (обобщающие элементы)
располагаются по верхней или по крайней левой границе
сводной таблицы (отображение исходных данных в этом слу-
чае производится путем выделения группированной ячейки
сводной таблицы и выполнения команды отображения данных
кнопкой | °1 I Отобразить детали). Применяются _ﾜ_____следующие
варианты группировки сводной таблицы:
Группировка элементов по их именам;
Группировка чисел по диапазонам (для числовых данных,
кнопка Группировать меню Данные | Группа и струк-
Группировка по временным диапазонам (данные в формате
Дата/Время);
Возможность построения диаграмм на основе сводных таб-
Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц
(многие из них производятся путем выбора соответствующей
команды контекстного меню необходимого поля или выде-
ленной области):
Сортировка элементов в сводной таблице;
Размещение страниц сводной таблицы на различных рабо-
чих листах (кнопкой Отобразить страницы);
Управление общими и промежуточными итогами;
Использование различных итоговых функций для анализа
данных и дополнительных вычислений;
Вставка в сводную таблицу вычисляемого поля;
Использование автоформата для форматирования сводной
