Huruvida bilagan till brevet undertecknas. Hur man ordnar en ansökan på flera ark

App tillgänglighet märke - rekvisita som innehåller information om det bifogade dokumentet (dokument). ett

Märke för tillgänglighet för applikation (krav 21), som nämns i texten till brevet, upprättas enligt följande: 2

Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange dess namn, antal ark och antal kopior; om det finns flera ansökningar är de numrerade. 3

Figur: ett.
Ett exempel på registrering av erforderligt "Märke för närvaron av en bilaga" i ett brev

Om bilagorna är bundna anges inte antalet ark. 4

Om ett annat dokument bifogas dokumentet, som också har en bilaga, görs märket på närvaron av en bilaga enligt följande: 5

rosarkhiv brev daterat 05.06.2003 nr 02-6 / 172 och bilaga till det, endast 3 sidor.

Om ansökan inte skickas till alla adresser som anges i dokumentet upprättas ett märke på dess närvaro enligt följande: 6

Bilaga: på 3 liter. i 5 exemplar. endast till den första adressen.

I bilagan till det administrativa dokumentet (dekret, ordning, dekret, regler, instruktioner, reglering, beslut) på det första arket i det övre högra hörnet skriver de "Bilaga nr." Som anger namnet på det administrativa dokumentet, dess datum och registreringsnummer. 7

Om det bara finns en applikation anges serienumret inte. 8

Det är tillåtet att skriva ut uttrycket "BILAGA nr." Med stora bokstäver, samt att centrera detta uttryck, dokumentets namn, dess datum och registreringsnummer i förhållande till den längsta raden. nio

Erforderligt "Märke för närvaron av applikationen" dras upp från fältet utan styckeindragning. Om applikationsnamnet sträcker sig över flera rader skrivs det ut ett radavstånd. Om det finns flera applikationer skiljer sig programmens namn från varandra med 1,5-2 radavstånd. tio

Platsdiagrammet för variabeln "Application närvaromärke" visas i figur 2.

__________
1 GOST R 7.0.8-2013. System med standarder för information, bibliotek och publicering. Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner. - Introduktion. 2014-03-01. - M.: FSUE "Standartinform", 2014. - Klausul 68.
2 GOST R 6.30-2003. Enhetliga dokumentationssystem. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete. - Introduktion. 2003-07-01. - M.: Gosstandart of Russia: Publishing house of standards, 2003. - Klausul 3.21.
3-7 Ibid. - Klausul 3.21.
8 Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete: Metodiska rekommendationer för implementering av GOST R 6.30-2003. / Rosarchiv; VNIIDAD; Sammanställt av: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov och andra; Allmänning red. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003. - 90 s.
9 GOST R 6.30-2003. - Klausul 3.21.
10 Kuznetsov S.L. Modern teknik dokumentationsstöd förvaltning: 2: a upplagan, reviderad och förstorad. - M.: Förlag "TERMIKA", 2014 - 288 s.

Ytterligare information:

Hur man ordnar en bilaga till ett dokument

När vi skapar ett dokument står vi ofta inför behovet av att bifoga ett annat till det. Självklart bifogar vi allt vi listar i det till följebrevet. Men det finns också beställningar för huvudaktiviteten, kontrakt och många andra dokument. Hur skickar jag en bilaga till ett personligt brev, inklusive elektroniska medier? Hur gör man en ansökan till en order och hur sätter man märke på själva ansökan? Leta efter svar på dessa frågor i artikeln.

Gör en bilaga till personligt brev

Som du redan vet är det vanligt att skicka dokument till mottagaren tillsammans med ett följebrev, vilket är ett slags garanti för att den skickade informationen har mottagits i sin helhet. Låt oss prata om hur man korrekt och i full överensstämmelse med reglerna för kontorsarbete för att utfärda bilagor till följebrev.

”En anteckning om närvaron av en bilaga som nämns i texten till brevet görs enligt följande:

Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange dess namn, antal ark och antal kopior; om det finns flera applikationer är de numrerade, till exempel:

Om bilagorna är bundna anges inte antalet ark.

Bilaga: Rosarkhivs brev daterat 05.06.2003 N 02-6 / 172 och bilagan till det, endast 3 sidor.

Bilaga: på 3 liter. i 5 exemplar. bara till den första adressen ”.

Om det kommer om tillämpningen av handlingar är informationen helt enkelt uttömmande. Och om du bifogar information på elektroniska medier? Du behöver inte uppfinna någonting, vi agerar i full överensstämmelse med GOST:

Bilaga: Föreskrift om kontoret för regional utlåning på ett Flash-kort i en kopia.

Som du kan se anger vi inte antalet ansökningsblad, eftersom det inte finns någon risk att flera av dem kommer att gå förlorade. Det räcker att ange antalet informationsbärare.

Slutligen, om du skickar information i både papper och elektronisk form, är det vanligt att skriva så här:

2. Samma sak på ett flashkort i 1 kopia.

Följaktligen är följebrevet och dess bilagor oberoende dokument, som alla har sina egna registreringsuppgifter. I texten till följebrevet skriver vi: "Vi skickar ett arbetsavtal daterat 03/05/2013 nr 45", varefter brevet får sitt eget index - det utgående numret. Brevet och bilagorna till det kan existera utan varandra.

Registrering av bilagor till andra handlingar

Vi pratar om bilagor till kontrakt, order för kärnverksamhet, instruktioner etc. De är utformade något annorlunda än de som diskuterats ovan.

Om dokumentet antar närvaron av en bilaga, bör referenser till det redan finnas i texten i beställningen, avtalet eller instruktionen.

Till exempel nämner du ansökan i kontorsanvisningarna:

Dokument registreras i registret över inkommande dokument (bilaga 10).

eller i ordningen för huvudaktiviteten:

2. Arbetsgruppen ska samla in information i enlighet med blankett nr 1 (bilaga nr 1 till denna order).

eller i ett arbetsavtal:

3.2. Listan över material och utrustning som tillhandahålls av kunden för utförande av arbete specificeras i bilaga nr 1, som är en integrerad del av detta avtal.

Därför, om du planerar att bifoga något till dokumentet, men denna bilaga måste hänvisas till i dokumentet. Bilagorna och dokumentet (i motsats till fallet med följebrevet) är här en. Utan applikationer kan ingen arbeta med en order och ingen behöver själva applikationerna utan en order.

Ansökan i sig får inga poäng om den skickas till mottagaren med ett personligt brev.

I det andra fallet, när dokumentet och bilagan är oskiljaktiga från varandra, markeras bilagorna.

GOST R 6.30-2003 berättar igen hur vi gör detta:

”I bilagan till det administrativa dokumentet (förordningar, order, order, regler, instruktioner, förordningar, beslut) på det första arket i det övre högra hörnet skriver de” Bilaga N ”som anger namnet på det administrativa dokumentet, dess datum och registreringsnummer, till exempel:

till ordningen av Rosarkhiv

daterad 05.06.2003 N 319

Det är tillåtet att skriva ut uttrycket "BILAGA N" med stora bokstäver och också att centrera detta uttryck, namnet på dokumentet, dess datum och registreringsnummer relativt den längsta raden, till exempel:

thebestsecretary.ru

Några finesser i applikationsdesign

Var exakt i dokumenten ska bilagan placeras?
Är det alltid nödvändigt att göra inskriptionen "Bilaga" på det första bladet i ansökan i det övre högra hörnet, med dokument, datum och registreringsnummer?

Svaren på dessa frågor finns, men i andra dokument. Låt oss försöka göra det tillsammans.

Var hittar du attributet "Tillgänglighet för applikationsmarkering"?

Som du vet innehåller bilaga A till GOST R 6.30–2003 layouter av detaljerna i organisations- och administrativa dokument. Om du tittar på dem kan du dra slutsatsen att 21 erforderligt "applikationsmärke" måste ligga inom området 60–40 mm från gränsen till den nedre marginalen (se figur 1). Detta är faktiskt inte fallet. Kanterna, som är markerade med en streckad linje i dessa diagram, kan flyttas upp och ner. Dessutom finns det tillfällen då registrering av rekvisita « App tillgänglighet märke»I intervallet 60–40 mm från gränsen till det nedre fältet kan det leda till katastrofala konsekvenser (se exempel 1).

Föreställ dig en situation när ett meddelande om att hålla en utställningskonferens upprättas, bestående av två sidor, och texten på andra sidan upptar högst en fjärdedel av arkets totala yta. Följaktligen, om rekvisita « App tillgänglighet märke»Placerat i intervallet 60–40 mm från gränsen till bottenmarginalen, så återstår mycket ledigt utrymme mellan detta attribut och texten (se bilden ovan). Bara i det här friplats "Snygga hantverkare", både från organisationens sida - dokumentets författare och från mottagarorganisationens sida, kan efter viss övning lägga till text som gör att de kan dra nytta av dem. Samtidigt kanske ledningen för båda organisationerna inte ens vet om att göra några tillägg till texten i brevet. Jämför de två versionerna av samma bokstav som visas i denna uppslag.

Så, så att ingen kan lägga till någon ny text i ett redan undertecknat dokument, ska placeras inte närmare gränsen för bottenmarginalen utan efter dokumentets text. Dessutom bör indragningen vara 2-4 linjeavstånd, storleken på indragningen är fast i riktlinjerna för implementering av GOST R 6.30-2003 1, som publicerades av utvecklaren av GOST - All-Russian Scientific Research Institute of Documentation and Archival Affairs (VNIIDAD). 2

Om du tittar igen på layouten för kraven på organisatoriska och administrativa dokument (se figur 1) kan det noteras att erforderlig 21 - "Märke för närvaron av applikationen" och variabel 22 - "Signatur" ligger på samma nivå. Signaturen bör dock placeras under med erforderligt "applikations tillgänglighetsmärke" efter 2-4 intervaller. Detta måste göras så att ingen kan lägga till en annan bilaga till dokumentet efter att ha undertecknat dokumentet.

Pratar om plats attribut "Tillgänglighetsmärke för applikation", det är värt att notera ett antal andra punkter. Om du tittar på fragmentet av GOST R 6.30-2003, som publicerades i början av artikeln, kommer du att se att GOST ger exempel på design, där det tydligt framgår att fastigheten vi överväger ligger från gränsen till vänster marginal med en fördjupning . Samtidigt finns det inga tydliga instruktioner om detta i GOST-texten. Men i metodologiska rekommendationer för implementering av GOST R 6.30-2003 är de, och det är vad det säger:

Således kan vi dra slutsatsen att den plats som visas i exempel 2 kommer att vara korrekt.

I vilka organisatoriska och administrativa dokument kan attributet "Application mark" användas?

I texten i GOST R 6.30-2003 anges att attribut "Tillgänglighetsmärke för applikation" kan utfärdas i brev (se punkt 3.21, som ges i början av artikeln). Det vill säga om brevet innehåller något bilagasedan givna rekvisita måste utfärdas utan att misslyckas. Samtidigt när det gäller brev, vars huvudsyfte är att skicka dokument som inte har en adressdel, attribut "Tillgänglighetsmärke för applikation" måste alltid upprättas (se exempel 2).

Också rekvisita « Applikations närvaromärke»Om det behövs kan det finnas i följande typer av information och referensdokument: certifikat, memoranda, förklarande anmärkningar, servicememor.

Men det finns typer av organisatoriska och administrativa dokument där rekvisita « App tillgänglighet märke»Utfärdas inte, för information om ansökningar anges direkt i texten. Detta anges i metodologiska rekommendationer för implementering av GOST R 6.30-2003 och i modellinstruktionen för kontorsarbete i federala verkställande organ. Sådana dokument inkluderar till exempel ett protokoll.

Rekvisita « App tillgänglighet märke»Är inte formaliserad i administrativa dokument: order, instruktioner, instruktioner, förordningar och beslut.

Om det finns referens- eller analytiska bilagor till det administrativa dokumentet (grafer, diagram, tabeller, listor) ges länkar i texten i motsvarande stycken i den administrativa delen: “(Bilaga 1)”, “(Bilaga 2)” eller “enligt tillägget 1 ", enligt bilaga 2". Om ett godkänt dokument (reglering, regler, instruktioner, etc.) bifogas det administrativa dokumentet görs ett märke i motsvarande stycke i den administrativa delen: ”(bifogat)” (se exempel 3).

Är det alltid nödvändigt att skriva ”Application” på applikationens första sida?

Är det alltid nödvändigt att göra det på applikationens första ark i det övre högra hörnet inskrift « Ansökan»3 med dokument, datum och registreringsnummer? Vid första anblicken verkar det som ja. Men så är inte fallet. Därför gör många misstag när de lägger ner denna inskription på alla applikationer urskillningslöst.

Tänk på fallen när inskriptionen "Ansökan" ange dokumentet, dess datum och registreringsnummer ska inte anbringas.

För det första är det olämpligt i fallet när du skickar något ett oberoende dokument som inte har en adressdel, tillsammans med ett följebrev .

Du måste skicka ett utkast till kontrakt för att underteckna. Avtalet innehåller inte någon adressdel, och för att korrespondentorganisationen snabbt ska nå den erforderliga tjänstemannen upprättas ett personligt brev där den specifika adressaten anställd anges (se exempel 2). Det överförda avtalet är dock ett oberoende dokument, till och med, kan man säga, viktigare än följebrevet. Det vill säga kontraktet kan inte vara en bilaga till brevet. I det här fallet är det därför felaktigt och dumt att göra en inskrift i det övre högra hörnet på den första sidan i avtalet:

Om emellertid inte ett personligt brev skickas utan till exempel ett meddelande eller ett inbjudningsbrev och bilagan innehåller ytterligare material som är speciellt förberedda för detta brev, ska ovanstående inskription fästas på bilagan.

En inbjudan till "Auditors 'Club" möte håller på att utarbetas (daterad 18 september 2006, nr 857-03 / 06), och en bilaga till brevet innehåller en karta över rutten eller mötesprogrammet. I detta fall bör en informationsinskription göras på ansökan om vilket brev som tillhör. den här applikationen.

För det andra borde du inte göra det inskrift « Ansökan»På dokumentet, som är godkänt av det administrativa dokumentet. Det är under utformningen av sådana applikationer som misstag oftast görs. Och se vad som händer: det finns alternativ när nödvändig information saknas (exempel 6) eller när den dupliceras (exempel 7 och 8).

Möjliga alternativ för felaktig design är inte begränsade till detta. Reglerna för upprättande av bilagor till administrativa handlingar regleras emellertid av exemplet på förordningar och beslut från Ryska federationens president i standardinstruktionen för kontorsarbete i federala verkställande organ.

Av ovanstående drar vi slutsatsen att de godkända dokumenten måste innehålla erforderlig "Dokumentgodkännandestämpel", som är upprättad i enlighet med GOST R 6.30-2003, och inte inskriptionen "Bilaga nr." Med uppgifterna i det administrativa dokumentet. Men om ansökan är av referens- eller analytisk karaktär (det vill säga att den inte är godkänd), ska inskriften "Bilaga nr" i dess övre högra hörn göras med motsvarande dokument, dess datum och registreringsnummer.

Hur ska applikationer utformas?

När applikationsdesign följande enkla regler bör följas 4:

Applikationer alltid utfärdad på vanliga pappersark, inte på brevpapper.
Eftersom bilagorna inte är registrerade separat bör de inte fyllas i informationen "Dokumentdatum" och "Dokumentregistreringsnummer". När allt kommer omkring kan datum och registreringsnummer för det dokument som ansökan tillhör visas i det övre högra hörnet på ansökans första sida i inskriptionen ”Ansökan ...” (se exempel 5) eller i attributet ”Dokumentgodkännandestämpel” (se exempel 9).

Rubriken till texten i bilagan skrivs ut på ett centrerat sätt, i slutet av rubriken finns det ingen punkt. Namnet på applikationstypen (det första ordet i ansökans titel) är markerat med stora bokstäver och kan skrivas ut i ett mellanrum (P O L O Z E N I E, P E R E CH E N L, S P I S O K, etc.) ... Linjeavståndet mellan den första raden i rubriken och efterföljande rader kan ökas med 6 punkter.

Applikationens titel finns under inskriptionen "Application ..." eller den erforderliga "Certification stamp of the document" och är åtskild från dem med två till fyra radavstånd.

Marginalerna, teckensnitten och linjeavståndet vid utskrift av applikationer är identiska med dem som används vid utskrift av textdokument.

Bilagans ark är numrerade oberoende, från det andra arket. Sidnummer placeras i mitten av arkets övre marginal. I det här fallet är siffran skriven i arabiska siffror utan skiljetecken (perioder), utan att ange ordet "sida", dess förkortade versioner av "sida" eller med. " och streck.

Organisatoriska och juridiska dokument - instruktioner, regler, förordningar, förordningar som godkänts av administrativa handlingar och som bilagor till dem - måste undertecknas av chefen för den strukturella enheten som utvecklat denna applikation. Andra bilagor kan vid behov också undertecknas av en auktoriserad tjänsteman. Om ansökan inte är undertecknad är det tillrådligt att avsluta den med en horisontell linje i mitten av texten på ett avstånd på cirka 3 rader. Linjen ska vara flera centimeter lång. Detta enkla trick försäkrar dig mot att lägga till någon text i slutet av applikationen efter att ha undertecknat huvuddokumentet (se exempel 5).

Här är ett exempel på den korrekta utformningen av den första sidan i föreskrifterna om strukturenheten, som är en bilaga till det administrativa dokumentet (se exempel 9).

När jag avslutar artikeln vill jag notera att när det uppstår frågor relaterade till utförande av dokument eller organisationen av arbetet med dem, är det bättre att leta efter svar i flera regleringsdokument eller källor på en gång och inte dröja vid ett. Det här är det enda sättet att få det mest kompletta svaret på din fråga.

1 Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete: Metodiska rekommendationer för implementering av GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. - 2003.

2 Platsen för vissa detaljer, som endast ska ritas i specifika områden på dokumentsidan, anges direkt i texten i GOST R 6.30-2003 och ovanstående metodologiska rekommendationer. Dessa detaljer inkluderar: "Visum för dokumentgodkännande", "Markera vid utförande av dokumentet och skicka det till ärendet", "Markera vid mottagandet av dokumentet i organisationen", "Identifier elektronisk kopia dokument ".

3 Om det finns flera applikationer är de numrerade, dvs. Inskriptionen "Ansökan" måste innehålla tecknet "Nej" och applikationens serienummer (se exempel 5).

4 Undantag är oberoende dokument som inte har en adressdel, skickas med ett försäkringsbrev till en tredje parts organisation (se exempel 4) och anges i brevet som bilagor. Dessa dokument är upprättade på ett vanligt sätt, dvs. enligt de regler som gäller för vissa typer av dokument.

www.delo-press.ru

Bilagor till dokument

Registrering av erforderligt "Tillgänglighetsmärke för ansökan"

När du registrerar bilagor till dokument används attributet "Attachment mark". Krav för utformningen av denna rekvisition fastställs av GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete ".

En anteckning om närvaron av en bilaga som nämns i texten till brevet görs enligt följande:

Användning: 5 liter. i två exemplar.

Bilaga: 1. Regler för den regionala utlåningsavdelningen, 5 sidor. i ett exemplar.

2. Regler för upprättande och genomförande av dokument från den regionala utlåningsavdelningen på 7 sidor. i två exemplar.

Om bilagorna är bundna anges inte antalet ark.

Om ett annat dokument bifogas dokumentet, som också har en bilaga, görs märket på närvaron av en bilaga enligt följande:

Bilaga: brev från Rosarkhiv daterat 05.06.2003 nr 02-6 / 172 och bilaga till det, endast 3 sidor.

Om ansökan inte skickas till alla adresser som anges i dokumentet, upprättas ett märke om dess närvaro enligt följande:

I bilagan till det administrativa dokumentet (förordningar, order, order, regler, instruktioner, förordningar, beslut) på det första arket i det övre högra hörnet skriver de "Appendix No." som anger det administrativa dokumentets namn, dess datum och registreringsnummer, till exempel:

daterad 05.06.2003 nr 319

Det är tillåtet att skriva ut uttrycket "BILAGA №" med stora bokstäver, samt centrera detta uttryck, namnet på dokumentet, dess datum och registreringsnummer relativt den längsta raden, till exempel:

enligt order från Rysslands hälsovårdsministerium

daterad 05.06.2003 nr 251

Separata frågor om applikationsdesign

Den statliga standarden ställer krav på utformning av ansökningar i täckningsbrev och i administrativa dokument, men ansökningar upprättas också i andra dokument, dessutom uppstår ofta frågor som inte återspeglas i standarden på något sätt vid upprättande av dokument. Låt oss överväga några av dem.

När du upprättar administrativa dokument i motsvarande stycke i den administrativa delen av dokumentet är det nödvändigt att hänvisa till bilagan. Den är utformad enligt följande:

- om det bara finns en ansökan:

I enlighet med Moskva-regeringens dekret av den 21 januari 2003 nr 18-PP "om strukturen för de verkställande myndigheterna i staden Moskva" beslutar Moskva-regeringen:

1. Att godkänna förordningen om kommittén för förbindelser med religiösa organisationer i staden Moskva (bilaga).

- om det finns flera applikationer:

I samband med bildandet av Moskvas regerings kontor i enlighet med Moskvas lag daterad 21 november 2001 nr 63 "Om ändringar och tillägg till lagen om Moskva stad nr 5" Om Moskvas regering "daterad 26 februari 1997 beslutar Moskvas regering:

1. För att godkänna förordningarna:

- om Moskvas regerings organisatoriska och analytiska avdelning (bilaga 1);

- om den juridiska avdelningen för Moskvas regering (bilaga 2);

- om byrån för organisering av arbete med dokument från Moskvas regering (bilaga 3);

- om protokollavdelningen för Moskvas regering (bilaga 4);

På varje ansökan upprättas ett märke om ansökan i föreskriven form:

till regeringsbeslutet

Bilagor till kontrakt, handlingar, planer, rapporter och andra dokument (som inte omfattar brev) upprättas på ett liknande sätt. I dokumentets text, i motsvarande del av texten, görs en länk till applikationen och på applikationen - ett märke om ansökan:

till försäljningsavtalet

När du registrerar närvaron av en bifogad fil i bokstäver, skrivs ordet "Bilaga" direkt under texten, utan en röd linje, ytterligare radavstånd skiljs inte från texten:

Vi överlämnar utbildningsprogrammet för specialister inom anti-krishantering samt överenskommelsen om samarbete i utbildningen av dessa specialister.

Bilaga: 1. Utbildningsprogram för specialister inom krishantering, 8 år. i ett exemplar.

2. Avtal om samarbete på tre sidor. i två exemplar.

Vid upprättande av referensbilagor till administrativa, planerings-, rapporterings- och andra handlingar måste ansökningar upprättas som fullfjädrade dokument, det vill säga de ska innehålla namnet på dokumenttypen (referens, schema, sammanfattning, lista, lista, plan etc.), på väg till dokumentets text , t.ex:

Intyg om beloppet för skatteavdrag

Certifikat för företagets skuld

Lista över kommissionsmedlemmar för bedömning av företagets egendom

Arbetsschema enligt kontraktet

Handlingsplanen för genomförandet av dekretet från Ryska federationens regering daterat ... Nej ... "O ..." och så vidare.

Ansökningar godkänns av de tjänstemän som är ansvariga för deras förberedelser.

Skriva bilagor till bokstaven: alla finesser och nyanser

relaterade artiklar

Registrering av bilagor till brevet krävs om det är nödvändigt att skicka ytterligare dokument med det. Detta är nödvändigt för att adressaten ska få all information som skickas till honom i sin helhet och vid behov ge ett snabbt svar.

Bilagorna har många förvaltningsdokument och naturligtvis försäkringsbrev. Dessutom kan en ansökan vara antingen ett separat dokument eller en del av det. I vår artikel kommer vi att behandla reglerna för utformningen av bilagor till bokstaven, eftersom det inte är så enkelt som det kan tyckas.

I den här artikeln lär du dig:

Är det obligatoriskt att upprätta en lista med bifogade dokument på ett separat ark;

Regler för utformning av bilagor till bokstaven, enligt GOST;

Regler för att göra en markering av ansökan när du skickar dokumentation inte bara på papper eller när du skickar konfidentiella dokument;

Allmänna krav för utformning av försäkringsbrev.

Grundläggande regler för utformningen av bilagor till bokstaven

- detta är direktansvaret för chefens sekreterare, personalinspektör eller kontorist. Deras erfarenhet, färdigheter och professionalism säkerställer ett snabbt och högkvalitativt informationsutbyte både inom företaget och med partners eller tillsynsmyndigheter.

Hittills har GOST R.6.30-2003 som gäller i vårt land och standardinstruktionen för kontorsarbete två alternativ för sådana mönster, nämligen:

Ansökan nämns i själva dokumentet, till exempel: en order att godkänna bemanningstabellen med den;

De bifogade dokumenten finns i personligt brev.

I vår artikel kommer vi att överväga situationer med ett personligt brev, eftersom det finns många nyanser i reglerna för deras design som alla praktiserande kontorister behöver veta om.

Registrering av bilagor till brev som behöver postas

Särskild vikt läggs vid rätt design om det är nödvändigt att skicka ett personligt brev per post. Korrektheten av kontoristens handlingar garanterar inte bara att brevet når adressaten utan också att det kommer att beaktas och ett svar kommer att mottas. Faktum är att postförsändelse antingen fullständigt utförda dokument eller deras projekt är som regel föremål för, det är därför omöjligt att sätta märken på dem. Därför finns det ett behov av ett följebrev som innehåller detta obligatoriska krav för denna typ av transporter. Reglerna för deras registrering regleras av GOST R.6.30-2003. Vårt nästa avsnitt kommer att ägnas åt dem.

Registrering av bilagor till bokstaven enligt GOST R.6.30-2003

GOST R.6.30-2003 "ger flera alternativ för utformning av dokument som bifogas brevet:

När namnet på ansökan nämns i texten upprättas märket enligt följande: "Ansökan på 3 ark i 2 exemplar".

I avsaknad av ett sådant omnämnande i texten anges namnet på det bifogade dokumentet, antalet skickade kopior och arken som det finns i. Om det finns flera sådana dokument är de nödvändigtvis numrerade. Det ser ut så här:

1. En kopia av bolagsordningen på 6 sidor. i 1 exemplar;

2. Certifikat för företagsregistrering av ett företag för 1 liter i en kopia. "

Om de bifogade dokumenten är numrerade och snörade behöver du inte ange antalet ark. När bilagan nämns i texten kommer den att se ut: "Bilaga i två exemplar, och om det inte fanns något sådant:" Företagets stadga i en kopia. "

Om det bifogade dokumentet levereras med en bilaga, anbringas märket om det på följande sätt: "Bilaga: Rospotrebnadzor brev daterat 21.11.2010 nr 03 / 7-415 med en bilaga till det, endast 2 sidor."

Om dokumentet som bifogas brevet skickas till endast en av flera mottagare, kommer märket om det att se ut så här: “Bilaga: 2 sidor. i ett exemplar. endast till den första mottagaren. "

Vi har listat olika varianter förfarandet för att behandla de bifogade dokumenten till brevet och agera i standardsituationer. Vårt nästa avsnitt kommer att berätta hur en kontorist ska agera i icke-standardiserade situationer.

App tillgänglighet märke - rekvisita som innehåller information om det bifogade dokumentet (dokument). ett

Märke för tillgänglighet för applikation (krav 21), som nämns i texten till brevet, upprättas enligt följande: 2

Användning: 5 liter. i två exemplar.

Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange dess namn, antal ark och antal kopior; om det finns flera ansökningar är de numrerade. 3

Figur: ett.
Ett exempel på registrering av erforderligt "Märke för närvaron av en bilaga" i ett brev

Om bilagorna är bundna anges inte antalet ark. 4

rosarkhiv brev daterat 05.06.2003 nr 02-6 / 172 och bilaga till det, endast 3 sidor.

Om det bara finns en applikation anges serienumret inte. 8

Platsdiagrammet för variabeln "Application närvaromärke" visas i figur 2.

__________
1 GOST R 7.0.8-2013. System med standarder för information, bibliotek och publicering. Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner. - Introduktion. 2014-03-01. - M.: FSUE "Standartinform", 2014. - Klausul 68.
2 GOST R 6.30-2003. Enhetliga dokumentationssystem. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete. - Introduktion. 2003-07-01. - M.: Gosstandart of Russia: Publishing house of standards, 2003. - Klausul 3.21.
3-7 Ibid. - Klausul 3.21.
8 Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete: Metodiska rekommendationer för implementering av GOST R 6.30-2003. / Rosarchiv; VNIIDAD; Sammanställt av: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov och andra; Allmänning red. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003. - 90 s.
9 GOST R 6.30-2003. - Klausul 3.21.
10 Kuznetsov S.L. Modern teknik för dokumentationsstöd för hantering: 2: a upplagan, reviderad och förstorad. - M.: Förlag "TERMIKA", 2014 - 288 s.

Ytterligare information:

Regler för utformning av ansökningar i termin

För att räkna med ett utmärkt betyg för ett uppsatsuppsats måste forskningsuppsatsen vara perfekt genomförd och inramad från titelsida före ansökningar. För ett sådant resultat är det absolut nödvändigt att, även innan du börjar skriva en uppsats, noggrant studera alla krav på dokumentformatering som lagts fram av lärarna på den avdelning som studien genomförs för. Ibland sammanfaller kanske universitetens metodinstruktioner inte med föreskrifterna från GOST. Vi kommer att överväga det allmänt accepterade designalternativet, särskilt applikationer.

Bilagor är den sista delen av kursarbetet, så spara tid och ansträngning för att slutföra detta nödvändiga element korrekt. Kanske är ansökningarna långt ifrån den viktigaste delen av kurserna, men deras tillräckliga antal indikerar att studenten har plockat upp så många material om detta ämne att en del av dem måste tas ut ur studiet. Dessutom finns det material som helt enkelt inte kan rymmas i arbetets huvudtext, till exempel fotografier, tidningsutklipp, tekniska planer, balansräkningar etc. Vilka material ska placeras i avsnittet "Applikationer"?

Ansökningar kan vara obligatoriska och informativa, vilket förklarar eller bevisar forskning med ytterligare data, eller kan vara av referenskaraktär. Det vill säga i applikationsavsnittet kan du ta ut tabeller, diagram, bilder, diagram som tar mer än 2/3 av ett ark; du kan skicka kopior av dokument, intyg för att göra studien mer tydlig; kan göras ytterligare information, vilket är mycket relevant för detta ämne, men inte passade in i huvudverkets text etc. Det finns inga strikta regler för vilka specifika material som ska ingå i avsnittet "Bilagor", detta beror på forskningsämnet. I vilket fall som helst måste minst två ansökningar placeras i terminpapper så att arbetet ser fullständigt ut.

Det finns flera regler för att placera och designa applikationer.

Bilagor finns i slutet av kursarbetet, efter avsnitten "Slutsats" och "Referenser". Det ska inte finnas mer forskningsmaterial efter bilagorna.
Om du planerar att lägga till mer än två bilagor, för att separera detta avsnitt från huvudtexten för kursarbetet, accepteras det genom att placera ett separat blad med titeln "Bilaga" eller "Bilaga". Den här rubriken är placerad nästan mitt på sidan, teckensnittet är detsamma som för hela dokumentet (Times New Roman), storleken på bokstäverna är mycket större (från 45 punkter och högre), du kan markera titeln med fet kursiv typ.
Alla ansökningar ska hänvisas till i kursarbetets text. I huvudtexten måste fotnoter göras till exempel efter uttalandet, avhandlingen eller slutsatsen (se bilaga 1). Det är i ordningsföljden i studien att bilagorna finns i slutet av kursarbetet.
Varje ansökan måste finnas på ny sida, även om du bara lägger ett par stycken i den föregående appen (till exempel några termer eller ett diagram). Det är viktigt att separera sidor från varandra inte genom att upprepade gånger trycka på "Enter" -tangenten utan med kommandot "Infoga" - "Sidbrytning" så att det formaterade materialet vid en första anblick inte ändras efter en liten justering.
Om applikationstexten inte passar på ett ark, när du överför den till nästa sida, anger du "Fortsättning av applikationen" och duplicerar serienumret högst upp på sidan.
Sidorna i bilagorna är inte numrerade; själva bilagorna är numrerade i arabiska siffror i enlighet med ordningens förekomst i forskningstexten. Det är nödvändigt att läraren snabbt kan hitta det material som det hänvisas till i texten, eftersom fotnot till bilagan inte heller anger sidnumret där det finns, utan bilagaens serienummer.
Ibland används ryska bokstäver, till exempel "Bilaga A", "Bilaga B", etc. Med denna metod för att indikera ordningen är det viktigt att komma ihåg att vissa bokstäver inte används, till exempel E, Y, H, Z, L, B, S.
Varje ansökan måste ha en titel. Vilket är registrerat under applikationsens serienummer, men det finns ingen anledning att duplicera det när det hänvisas till terminpapper.
Formler, tabeller och diagram som ingår i bilagan, liksom i huvudtexten för forskningsarbetet, är numrerade med arabiska siffror, men beteckningen för bilagan anges före serienumret. Till exempel "Tabell B.3" eller "Figur A.2".
Om ett sådant behov uppstår kan den omfattande texten i bilagan också delas in i avsnitt och stycken, som är numrerade i arabiska siffror, men numreringen börjar på nytt inom bilagan och den ordinarie beteckningen för ansökan anges före sektionsnumret.

Dessa är de grundläggande reglerna som måste beaktas när du sammanställer avsnittet "Bilagor". Låt oss titta närmare på ett av alternativen för formatering av applikationer och deras titlar.

BILAGA 1

DETALJERAD PROV AV ANSÖKAN

I det här fallet stavas både den ordinarie beteckningen av applikationen och dess namn med stora bokstäver, teckensnittet och storleken på teckensnittet sparas som i hela huvudtexten för kursarbetet. Ordet ”applikation” och dess ordningsnummer måste markeras med fetstil eller kursiv typ. För att göra ansökans namn harmoniskt i kursarbetet kan du justera dem "till höger", som i urvalet, eller "i mitten", detta alternativ finns också i metodologiska rekommendationer. Det är viktigt att öka linjeavståndet, i exemplet är kommandot "avstånd - efter - 10 pt" inställt. Observera att inga skiljetecken används i slutet av rubrikerna.

Ofta föredrar studenter att inte inkludera avsnittet "Bilagor" i kursarbetet, eftersom de fruktar att de inte kommer att kunna komponera och ordna det korrekt. Det är faktiskt stort misstag... Närvaron av ansökningar berättar för läraren att så mycket information hittades för kursarbetet att en del av det inte passade in i studiens huvudtext. Om du lägger in dokument, certifikat, jämförelsetabeller etc. i bilagorna, kommer detta att indikera att din forskning har utförts på ett övertygande sätt. Med hjälp av ovanstående tips kan du enkelt designa applikationer korrekt och lägga till ytterligare ett plus i den övergripande betyget för kurserna.

Hur man ordnar en bilaga till ett dokument

Gör en bilaga till personligt brev

”En anteckning om närvaron av en bilaga som nämns i texten till brevet görs enligt följande:

Användning: 5 liter. i två exemplar.

Om bilagorna är bundna anges inte antalet ark.

Om ett annat dokument bifogas dokumentet, som också har en bilaga, görs märket på närvaron av en bilaga enligt följande:

Bilaga: Rosarkhivs brev daterat 05.06.2003 N 02-6 / 172 och bilagan till det, endast 3 sidor.

Om ansökan inte skickas till alla adresser som anges i dokumentet, upprättas ett märke om dess närvaro enligt följande:

Bilaga: på 3 liter. i 5 exemplar. bara till den första adressen ”.

När det gäller tillämpningen av handlingar är informationen helt enkelt uttömmande. Och om du bifogar information på elektroniska medier? Du behöver inte uppfinna någonting, vi agerar i full överensstämmelse med GOST:

Bilaga: Föreskrift om kontoret för regional utlåning på ett Flash-kort i en kopia.

Som du kan se anger vi inte antalet ansökningsblad, eftersom det inte finns någon risk att flera av dem kommer att gå förlorade. Det räcker att ange antalet informationsbärare.

Slutligen, om du skickar information i både papper och elektronisk form, är det vanligt att skriva så här:

Bilaga: 1. Regler för den regionala utlåningsavdelningen, 5 sidor. i ett exemplar.

2. Samma sak på ett flashkort i 1 kopia.

Registrering av bilagor till andra handlingar

Vi pratar om bilagor till kontrakt, order för kärnverksamhet, instruktioner etc. De är utformade något annorlunda än de som diskuterats ovan.

Om dokumentet antar närvaron av en bilaga, bör referenser till det redan finnas i texten i beställningen, avtalet eller instruktionen.

Till exempel nämner du ansökan i kontorsanvisningarna:

Dokument registreras i registret över inkommande dokument (bilaga 10).

eller i ordningen för huvudaktiviteten:

2. Arbetsgruppen ska samla in information i enlighet med blankett nr 1 (bilaga nr 1 till denna order).

eller i ett arbetsavtal:

3.2. Listan över material och utrustning som tillhandahålls av kunden för utförande av arbete specificeras i bilaga nr 1, som är en integrerad del av detta avtal.

Ansökan i sig får inga poäng om den skickas till mottagaren med ett personligt brev.

I det andra fallet, när dokumentet och bilagan är oskiljaktiga från varandra, markeras bilagorna.

GOST R 6.30-2003 berättar igen hur vi gör detta:

till ordningen av Rosarkhiv

daterad 05.06.2003 N 319

thebestsecretary.ru

Bilagor till dokument

Registrering av erforderligt "Tillgänglighetsmärke för ansökan"

En anteckning om närvaron av en bilaga som nämns i texten till brevet görs enligt följande:

Användning: 5 liter. i två exemplar.

Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange dess namn, antal ark och antal kopior; om det finns flera applikationer är de numrerade, till exempel:

Bilaga: 1. Regler för den regionala utlåningsavdelningen, 5 sidor. i ett exemplar.

2. Regler för upprättande och genomförande av dokument från den regionala utlåningsavdelningen på 7 sidor. i två exemplar.

Om bilagorna är bundna anges inte antalet ark.

Om ett annat dokument bifogas dokumentet, som också har en bilaga, görs märket på närvaron av en bilaga enligt följande:

Bilaga: brev från Rosarkhiv daterat 05.06.2003 nr 02-6 / 172 och bilaga till det, endast 3 sidor.

Om ansökan inte skickas till alla adresser som anges i dokumentet, upprättas ett märke om dess närvaro enligt följande:

Bilaga: på 3 liter. i 5 exemplar. endast till den första adressen.

till ordningen av Rosarkhiv

daterad 05.06.2003 nr 319

enligt order från Rysslands hälsovårdsministerium

daterad 05.06.2003 nr 251

Separata frågor om applikationsdesign

När du upprättar administrativa dokument i motsvarande stycke i den administrativa delen av dokumentet är det nödvändigt att hänvisa till bilagan. Den är utformad enligt följande:

- om det bara finns en ansökan:

I enlighet med Moskva-regeringens dekret av den 21 januari 2003 nr 18-PP "om strukturen för de verkställande myndigheterna i staden Moskva" beslutar Moskva-regeringen:

1. Att godkänna förordningen om kommittén för förbindelser med religiösa organisationer i staden Moskva (bilaga).

- om det finns flera applikationer:

1. För att godkänna förordningarna:

- om Moskvas regerings organisatoriska och analytiska avdelning (bilaga 1);

- om den juridiska avdelningen för Moskvas regering (bilaga 2);

- om byrån för organisering av arbete med dokument från Moskvas regering (bilaga 3);

- om protokollavdelningen för Moskvas regering (bilaga 4);

På varje ansökan upprättas ett märke om ansökan i föreskriven form:

till regeringsbeslutet

till försäljningsavtalet

När du registrerar närvaron av en bifogad fil i bokstäver, skrivs ordet "Bilaga" direkt under texten, utan en röd linje, ytterligare radavstånd skiljs inte från texten:

Vi överlämnar utbildningsprogrammet för specialister inom anti-krishantering samt överenskommelsen om samarbete i utbildningen av dessa specialister.

Bilaga: 1. Utbildningsprogram för specialister inom krishantering, 8 år. i ett exemplar.

2. Avtal om samarbete på tre sidor. i två exemplar.

Intyg om beloppet för skatteavdrag

Certifikat för företagets skuld

Lista över kommissionsmedlemmar för bedömning av företagets egendom

Arbetsschema enligt kontraktet

Handlingsplanen för genomförandet av dekretet från Ryska federationens regering daterat ... Nej ... "O ..." och så vidare.

Ansökningar godkänns av de tjänstemän som är ansvariga för deras förberedelser.

Applikationsdesign

relaterade artiklar

Många ledningsdokument har bilagor. En bilaga till ett dokument kan vara antingen ett oberoende, slutgiltigt och giltigt dokument, eller ett utkast eller en del av ett dokument som förklarar eller avslöjar innehållet i enskilda bestämmelser i huvuddokumentet. Vi kommer att diskutera i artikeln hur man ordnar en bilaga till ett dokument.

En bilaga till dokumentet kan vara både ett oberoende, slutgiltigt och giltigt dokument (till exempel en kopia av organisationens stadga, en kopia av organisationens bemanningstabell, undertecknade och registrerade kopior av kontraktet som skickas till motparten etc.) och ett utkast till dokument (till exempel ett utkast till resolution, ett utkast order) eller en del av dokumentet som förklarar eller avslöjar innehållet i enskilda bestämmelser i huvuddokumentet (till exempel en lista över kommissionsmedlemmar som skapats av kommissionens chef, som är en bilaga till denna order, eller en handlingsplan som också godkänts av ordern).

Registrering av bilagor till dokument enligt alla regler

Det finns två typer av kommunikation mellan huvuddokumentet och dess bilagor: huvuddokumentet och bilagan är kopplade genom behovet av att skicka dokument, det vill säga arbetsflöde, till exempel:

följebrev och bilagor till det;
huvuddokumentet och bilagan är länkade efter innehåll:
- avtal och bifogas det i form av en kostnadsberäkning, schema eller annat dokument;
- en order och en åtgärdsplan eller en lista över kommissionsmedlemmar som avslöjar innehållet i relevanta klausuler i den administrativa delen av ordern;
- ordern och de regler som godkänts av denna order, vilket är en bilaga till ordern.

I det första fallet utgör följebrevet och bilagorna en enda uppsättning dokument, i det andra fallet är huvuddokumentet och bilagan delar av ett dokument.

Beroende på hur huvuddokumentet och bilagorna är länkade utfärdas bilagemärket på olika sätt.

Hur man formaterar en bilaga när huvuddokumentet och bilagorna är länkade efter behovet av vidarebefordran

Låt oss överväga det första alternativet, när huvuddokumentet och bilagorna kombineras, främst för att säkerställa att dokument skickas till adressaten som har en oberoende karaktär och inte på något sätt är relaterade till varandra genom sitt innehåll. Eftersom dokument skickas med ett följebrev som har en oberoende karaktär, som kan vara slutgiltiga dokument eller utarbetade utkast, kan du inte göra några ytterligare märken eller lägga till ytterligare information om dessa dokument. I detta avseende sätts ett speciellt krav - ett märke på närvaron av ansökningar, som innehåller information om ansökningar, på personbrevet.

Reglerna för att markera förekomsten av bilagor fastställs av GOST R 6.30-2003 ”Unified documentation systems. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete ”(hädanefter - standarden). Och även om standarden innehåller flera alternativ för märkets design, finns det i praktiken situationer som inte föreskrivs i standarden. I detta avseende är det vettigt att överväga alla situationer, både föreskrivna och inte föreskrivna i standarden.

Situationer för applikationsdesign som föreskrivs i standarden

Om dokumentbilagan är namngiven i texten görs märket om bilagans närvaro enligt följande:

Användning: 5 liter. i två exemplar.

Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange dess namn, antalet ark och antalet kopior i märket om bilagans närvaro, och om det finns flera bilagor är de numrerade, till exempel:

Frågan om körkort 2018 Varför kan körkortet återkallas? Brist på rättigheter föreskrivs flera artiklar i Ryska federationens kod för administrativa brott. Nedan följer en ofullständig lista över de vanligaste överträdelserna, klassificerade enligt [...]

Ett provbeställning för att slutföra en speciell bedömning av arbetsförhållandena i organisationen. Författare: Irena. 05 juli 2015 kl 16:17 PROV Namn på organisationen BESTÄLLNING NR _____ daterad "____" __________ 20 ____. Efter avslutad specialbedömning [...]

Ryska federationens straffprocesslag kapitel 4. Skäl för vägran att inleda ett brottmål, avslutande av ett brottmål och straffrättslig lagföring. Artikel 24. Skäl för att vägra att inleda ett brottmål eller avsluta en brott [...]

Rekvisita 15 - adressat Adressatrekvisita upprättas på dokument som skickas till andra organisationer eller individer, överlämnas till ledningen (uttalanden, memorandum och förklarande anteckningar) och överförs till strukturella [...]

Slarvig utformning av rekvisita "Application närvaro mark" kan berätta mycket om den professionella nivån hos en kontorist. Förfarandet för registrering är tillgängligt och med illustrativa exempel förklaras det av kontorsarbetskonsulten I.V. Murnina.

Det finns två huvudsakliga sätt att utforma en applikation.

"Vad spelar detta för roll? Det viktigaste är att det är tydligt vad som finns i applikationen och hur många ark, så att du kan kontrollera om allt är på plats ", - en person som är långt ifrån kontorsarbete kommer att säga eller tänka. Men nej.

Användningen av en eller annan metod för att utforma en applikation beror inte alls på sekreterarens eller dokumentets verkställande önskan. Denna order återspeglar ett visst kontors- eller ledningsförfarande, och felaktigt genomförande av ansökan kan inte bara leda till förlust av bifogade dokument utan också till dålig kvalitet i genomförandet av chefens beställning eller att inte verkställas alls. Slarvig eller felaktig design av rekvisita "Tillgänglighetsmärke för applikation" kan också berätta mycket om kontoristens professionella nivå och kunskapen om den lagstadgade och metodiska basen. Ordningen för registrering av dessa rekvisita är tydlig, tillgänglig och med illustrativa exempel som anges i GOST R 6.30-2003 "Krav på pappersarbete".

Regisserar ...

Det första av de övervägda sätten att utforma en ansökan gäller korrespondens. Ansökan finns oftast i försäkringsbrev. Vi kan säga att detta är ett obligatoriskt krav på ett personligt brev, även om motsvarande dokument kan bifogas andra typer av brev. Till exempel inbjudningskort till ett inbjudningsbrev till alla händelser, prov på tryckta produkter till en garantibrev om betalning för tillverkning av dessa produkter etc.

Rekvisita "Tillgänglighetsmärke » ligger under texten omedelbart före den auktoriserade tjänstemannens underskrift. Det dras från gränsen till vänster marginal, med stora bokstäver och i singular, oavsett antalet ansökningar, skriver de ordet "Ansökan" , sätt sedan ett kolon och börja beskriva ansökan i enlighet med reglerna för det ryska språket. Som du vet kräver ett kolon en liten bokstav och en period i numreringsprocessen - en stor bokstav. Sedan börjar nyanserna. Om applikationen heter i texten, till exempel "Vi skickar en kopia av dtill CJSC" Corporate Consulting ", sedan i bilagan anger de helt enkelt antalet ark (ark) och kopior (kopior) av just denna instruktion:

Användning: 6 liter. i ett exemplar.

För dokument med stämpel "För officiellt bruk" (DSP) stämpel och antal kopior anges också, eftersom när sådana handlingar upprättas är deras kopior numrerade. Om dokumentet inte alls är namngivet i texten i brevet eller om gruppen av handlingar är betecknad med allmänna begrepp: "Dokumentpaket", "material", sedan listar bilagan titeln, antalet ark och kopior för varje dokument separat. Samtidigt är applikationerna bra: de mäts och skrivs ut i en "hängande linje", "utan att klättra", under definitionen av rekvisita "Ansökan" .

Ibland är antalet bilagor så stort att texten i brevet är två rader, och listan över bilagor tar två eller flera ark. I det här fallet är arken numrerade som vanligt. Om tilläggsarken sys, anges inte deras nummer, i bilagan skriver de så här: 1 broschyr - 1 bok:

Bilaga: riktlinjer för kursen "Kontorsarbete", 1 br.

En bilaga till ett dokument kan i sin tur också ha en bilaga, och när det skickas är det ingen mening att ange antalet ark i det huvudsända dokumentet och dess bifogade fil separat. Risken för att bli förvirrad och sakna något är för stor, så de gör en länk till det bifogade dokumentet och anger det totala antalet ark som är markerat "totalt". När du specificerar dokumentets namn, följ godkännandet, tillägget ”till projektet” betyder ”till det”, och om instruktionen är godkänd och inte anges som ett projekt utan som ett dokument, ”instruktion”, då - “till det”:

I ett brev är det tillåtet att ange fyra adresser i rad, men samtidigt skickas inte alltid ansökan till alla angivna adresser, ibland - bara till en eller två. En länk till detta måste ges i bilagan och när du får ett sådant brev bör du vara särskilt försiktig och kontrollera om bilagan ursprungligen skickades till en viss mottagare eller om brevet skickades till dig endast för information. Och ansökan tillhandahålls inte initialt.

Bilaga: 7 liter. i tre exemplar, endast till första och tredje adress.

Detta är inte ett vanligt fall, men en felaktig bedömning av situationen kommer att ta mycket tid och ansträngning. Att kräva att avsändaren skickar om ansökan är inte heller värt det, detta talar inte till din fördel, utan snarare tvärtom: det diskrediterar din professionella nivå.

I enlighet med bilaga nr 00

Bilagor är inte begränsade till bokstäver. Administrativa dokument: order, order, regler, instruktioner, föreskrifter etc. kan innehålla tabeller, diagram, grafer, exempel på att fylla i olika former av dokument. För att inte överbelasta huvuddokumentets text med ytterligare information placeras sådant "support" i en separat bilaga. Texten till huvuddokumentet innehåller som regel länkar till det befintliga programmet. Till exempel, "För att upprätta beställningar från chefen för huvudaktiviteten används beställningsformuläret (bilaga nr 5)" eller "Organisationens form är upprättad i enlighet med bilaga nr 1"... Ansökningar kan också ha en bokstavsbeteckning, till exempel "Bilaga B".

Det är värt att vara uppmärksam på att det godkända dokumentet är en bilaga till godkännaren när man godkänner organisationsdokument genom att utfärda ett administrativt dokument. I det här fallet är det godkända dokumentet (regler, instruktioner, rapporter etc.) markerat med ett dokumentgodkännandestämpel med en länk till detaljerna i det godkännande dokumentet, och ovanför denna etikett anges att dokumentet är en bilaga (se exemplet nedan) Typiskt har godkännandedokumentet ytterligare information om implementeringen av det godkända dokumentet. Till exempel att bekanta alla anställda med den nya förordningen om strukturenheten. Samtidigt har organisationsdokument som godkänts av administrativa dokument sitt eget separata och mycket rika kontorsliv.

Till exempel är organisationens personalbord godkänd av direktörens order och är i själva verket en bilaga till denna order. Men i praktiken är ordningen som regel uppdelad från en sådan applikation och fungerar med bemanningstabellen, som med ett separat dokument. Detsamma görs med reglerna och instruktionerna, som också ofta godkänns inte av huvudets signatur utan genom publicering av en order, eftersom deras genomförande kräver förklaringar och tillägg. Och här skulle jag vilja uppmärksamma specialister att det inte är värt att arbeta med originalen till sådana dokument. Gör en kopia och arbeta för din hälsa. I annat fall förvandlas ett sådant mycket viktigt dokument på kort tid till omslagspapper (på en pappersbärare), eller, värre, helt enkelt att gå vilse (som i i elektroniskt formatoch på papper).

Ansökans utformning, när det hänvisas till den i texten till huvuddokumentet eller godkännandet, ser ut så här. På det första arket i bilagan, i det övre högra hörnet, skriver de "Bilaga nr." Och anger genom linjeavstånd namn, datum och nummer på det dokument som bilagan tillhör. Möjlig stavning av ett ord "Ansökan" med stora bokstäver. Centrering av enskilda delar av denna variabel i förhållande till den längsta strängen är tillåten. Applikationsdelar är begränsade till höger marginal, de bör inte vara för långa, och en del logik bör följas när du delar rad för rad. I exemplet nedan är det värt att offra designens "skönhet" och inte dela positionen "VD" rad för rad.

eller

Ordningen för registrering av textansökan motsvarar utformningen av huvuddokumentet. Teckensnittets marginaler, typ och storlek måste vara desamma. När du utarbetar ansökningar bör du noggrant kontrollera referenserna till dem i texten i "huvud" eller godkännande dokument och när du skickar fullständigheten: strikt överensstämmelse med de ark och kopior som anges i brevet.

I.V. Murnina

konsult på
kontorsarbete, seminarieledare

Registrering av bilagor till dokument enligt alla regler

följebrev och bilagor till det;
huvuddokumentet och bilagan är länkade efter innehåll:
- avtal och bifogas det i form av en kostnadsberäkning, schema eller annat dokument;
- en order och en åtgärdsplan eller en lista över kommissionsmedlemmar som avslöjar innehållet i relevanta klausuler i den administrativa delen av ordern;
- ordern och de regler som godkänts av denna order, vilket är en bilaga till ordern.

I det första fallet utgör följebrevet och bilagorna en enda uppsättning dokument, i det andra fallet är huvuddokumentet och bilagan delar av ett dokument.

Beroende på hur huvuddokumentet och bilagorna är länkade utfärdas bilagemärket på olika sätt.

Hur man formaterar en bilaga när huvuddokumentet och bilagorna är länkade efter behovet av vidarebefordran

Situationer för applikationsdesign som föreskrivs i standarden

Om dokumentbilagan är namngiven i texten görs märket om bilagans närvaro enligt följande:

Användning: 5 liter. i två exemplar.

Om brevet har en bilaga som inte nämns i texten, ange dess namn, antalet ark och antalet kopior i märket om bilagans närvaro, och om det finns flera bilagor är de numrerade, till exempel:

Om bilagorna är bundna anges inte antalet ark. Till exempel, om ansökningsdokumentet heter i texten:

Bilaga: i ett exemplar.

eller om bilagan inte är namngiven i texten:

Bilaga: Reservdelskatalog för tvättmaskiner Samsung i ett exemplar

Om ett annat dokument bifogas dokumentet, som också har bilagor, görs märket på närvaron av bilagan enligt följande:

Bilaga: brev från Rosarkhiv daterat 05.06.2010 nr 02-6 / 172 och bifogat till det, endast 3 sidor.

Om ansökan inte skickas till alla adresser som anges i dokumentet, utan bara till den första (huvud) adressaten, upprättas märket för ansökan enligt följande:

Bilaga: på 3 liter. i 5 exemplar. endast till den första adressen.

Icke-standardiserade situationer i utformningen av bilagor till försäkringsbrev

Som redan nämnts uppstår i praktiken situationer vars utformning inte föreskrivs i standarden. Låt oss överväga dem.

1. Dokument på papper och elektroniska medier (disketter, CD-skivor, DVD-skivor, flashkort) kan skickas som bilagor till följebrevet. I detta fall kan märket på tillgängligheten av applikationer utföras enligt följande:

Eftersom antalet ark i bilagedokumentet i märket vid närvaron av bilagan anges för att kontrollera fullständigheten av dokument när de skickas och tas emot, när det skickas dokument på elektroniska medier, räcker det att ange själva antalet media.

Om endast ett elektroniskt dokument skickas med ett följebrev kan bifogningsmärket göras enligt följande:

Bilaga: Utkast till kontrakt för leverans av elektriska produkter på CD i 1 exemplar.

2. Ett märke om bilagan upprättas på ett speciellt sätt när du skickar konfidentiella dokument (dokument som innehåller en officiell hemlighet märkt "För officiellt bruk", en kommersiell hemlighet märkt "Kommersiell hemlighet" eller annan konfidentiell information märkt "Konfidentiell" eller "Strikt konfidentiell" eller annan ).

Även om de rättsliga rättsakterna inte innehåller något särskilt förfarande för utfärdande av personliga brev och markering av närvaron av en bilaga när de skickar konfidentiella dokument, har sådana regler i praktiken utvecklats. Dessa regler är nedskrivna i lokala föreskrifter (regler, föreskrifter, instruktioner), som reglerar frågor om konfidentiellt kontorsarbete i organisationer.

I enlighet med dessa regler, när du skickar konfidentiella handlingar i ett försäkringsbrev i märket närvaron av en bilaga, anges dessutom bilagans dokumentnummer (vilket betyder dokumentets registreringsnummer) och stämpeln för begränsning av åtkomst till dokumentet, till exempel:

Applikationsflagga när dokument och applikation är länkade efter innehåll

Tänk på utformningen av applikationer i fall där huvuddokumentet och applikationen är relaterade efter innehåll. Tillämpningar av detta slag kan ha en mängd olika dokument: administrativa handlingar (förordningar, beslut, order, order), alla typer av kontrakt, särskilt civilrätt, olika handlingar (kontroller, revisioner, granskningar, etc.), planer, program, rapporter etc. ...

Eftersom bifogadokumentet i detta fall, som nämnts ovan, är en integrerad del av huvuddokumentet, finns anteckningarna om närvaron av bilagan både i huvuddokumentet och i bilagedokumentet, men de är upprättade på olika sätt, inte på samma sätt som i följebrevet.

När en huvuddokument upprättas hänvisas som regel till ansökan i motsvarande stycke i dokumentet. Låt oss ge ett exempel texten i det administrativa dokumentet.

Enskild applikationsdesign

Multi-app-styling

Följaktligen, i varje bilaga till huvuddokumentet, upprättas ett märke om ansökan i den form som fastställts av GOST R 6.30-2003:

Bilaga 2
till ordningen av Rosarkhiv
daterad 2015-03-15 1 nr 35

Ordet "bifogad fil" kan skrivas ut med versaler med # -tecknet, det är också tillåtet att centrera attributraderna relativt den längsta raden:

På liknande sätt upprättas bilagor till kontrakt, handlingar, planer, rapporter och andra dokument, till exempel i bilagan till kontraktet:

Om bilagan till dokumentet är ett dokument som godkänts av ett administrativt dokument (till exempel en order), måste det tillsammans med märket om bilagan på den godkända dokumentbilagan också finnas ett godkännandestämpel. Eftersom godkännandestämpeln också innehåller en länk till huvuddokumentet (till exempel en order), Metodiska rekommendationer om utvecklingen av instruktioner för kontorsarbete i federala verkställande organ (godkänd genom beslut av Rosarkhiv daterad 23.12.2009 nr 76) anges följande.

Om bilagan till dokumentet (till exempel till beställningen) är det godkända dokumentet (föreskrifter, regler, instruktioner, föreskrifter, etc.) sätts ett märke om bilagan i det övre högra hörnet nedan - dokumentets godkännandestämpel, till exempel:

Bilaga nr 1
GODKÄND AV
på order av Rosarkhiv daterad 12.11.2009 nr 125

Det vill säga i det här fallet, för att inte upprepa hänvisningen till det administrativa dokumentet (order) i märket om ansökan och i godkännandestämpeln, anges datumet och numret på det administrativa dokumentet en gång - i godkännandekolumnen.

V.F. Yankova, Cand. ist. Vetenskaper, assoc., Biträdande. Direktör för VNIIDAD

Bilagor i avhandlingen är det avsnitt där du inkluderar visuella material. Synlighet kan presenteras i olika former - ett diagram, en tabell, en figur, en jämförelsetabell etc. Dessa material är så omfattande att de inte kan inkluderas i själva verket. Därför kom vi med ansökningar. Olika universitet har olika krav, men det finns allmänna regler för utformning av applikationer i vetenskapliga artiklar. Så hur utformar du din ansökan?

Hur man utformar applikationen korrekt

Ansökan görs i slutet vetenskapligt arbete, efter listan över begagnad litteratur. Du kan arkivera dem för arbete eller snarare bifoga dem till ditt examensbevis i en separat mapp. Om du arkiverar bilagor till avhandlingens text, separera dem från huvuddelen med ett rent ark.

Applikationer är numrerade i sidans övre högra hörn. Om ansökan tar två ark, måste du skriva "Slut på ansökan ..." på det sista arket. Om bilagan innehåller tre eller flera ark markerar du "Fortsättning på bilagan ..." och på den sista - "Slut på bilagan ..." på de två och efterföljande bladen. Om en applikation innehåller flera figurer eller tabeller samtidigt, glöm inte att numrera dem. Vi nummererar varje illustration separat.

Ge dina applikationer namn som kommer att relatera till texten i ditt manuskript. I texten lägger vi länkar till dessa applikationer. "Centimeter. bilaga ..., fig. ... ". För att göra allt klart för läsaren finns det ingen förvirring och onödiga frågor, gör applikationer tydligt med en avkodning av alla konventioner som finns i tabeller, figurer och diagram.

Ange själva applikationen i innehållsförteckningen för ditt arbete. Fråga med din skola om du ska använda sekventiell paginering eller skapa din egen för applikationer. Samtidigt sparar vi applikationsnumren.

Hur man upprättar en bilaga till kontraktet

Bilagan till avtalet måste upprättas korrekt, annars är det fylld med det faktum att dokumentet inte har rättslig kraft. Till att börja med, bekanta dig med GOST-standarderna för design av applikationer och försök att noggrant följa alla standarder. När du har gjort jobbet rekommenderar jag att du skickar dokumentet för verifiering till specialister eller omedelbart söker hjälp från specialföretag som arbetar med att utarbeta och genomföra dokumentation.

Om du bestämmer dig för att göra allt själv, vägled dig av detta tips:

Vi förbereder dokument som kommer att bli en bilaga till kontraktet (grafer, tabeller, handlingar, listor etc.).
Bilagor skrivs ut på separata ark och binds flera sidor till ett dokument eller en broschyr.
Lägg ner numreringen i enlighet med föreskrifterna.
Alla dokument måste vara markerade med ansökan. På den första sidan av dokumentet, skriv i det övre hörnet "Bilaga nr." Och lägg serienumret till höger. Omedelbart under det skriver vi namnet på det administrativa dokumentet "till serviceavtalet" och dess detaljer (nummer och datum för undertecknande).
I huvuddokumentet sätter vi ett märke för ansökan.
Efter att ha angett rubriken på avsnittet lägger vi en lista över bifogade dokument. Vi ordnar det i form av en numrerad lista. I den anger vi namnet, antalet ark och kopior, glöm inte att numreringen följs.