Vad används ms access-programmet till? Syfte och huvudfunktioner för Access

Huvudsyftet med Microsoft Access

Huvudsyftet med Microsoft Access är att stödja driften av relationsdatabaser. I denna typ av databas matas information som kännetecknar en viss klass av verkliga objekt in i speciella tabeller. Antalet egenskaper (attribut) som definierar essensen av objekt i en given klass motsvarar antalet tabellkolumner. Varje objekt i denna klass motsvarar en rad i tabellen. En tabellkolumn i Access kallas ett fält och en rad kallas en post.

Microsoft Access Basic Objects

När Microsoft Access startar visas en dialogruta på skärmen som låter användaren skapa en ny databas eller en databas baserad på en uppsättning standarddatabaser. Huvudobjekten för Microsoft Access är tabell, formulär, rapport, fråga, makro och modul. Tabeller är utformade för att lagra data om egenskaperna hos objekt i ämnesområdet. Grundläggande infi Microsoft Access utförs med tvådimensionella rektangulära tabeller. Ett formulär är ett sätt att visa och manipulera data på skärmen. Den är skapad för att visa, mata in och redigera sammanhängande data i databasen. Blankettens utseende motsvarar ett vanligt dokument. En fråga är en fråga som är formulerad angående databasen. De är nödvändiga för att välja information från en databas baserat på ett specifikt kriterium eller en uppsättning kriterier. Med hjälp av en fråga kan du lägga till, ta bort eller uppdatera data i en tabell, och du kan också skapa nya tabeller baserat på befintliga tabeller. En rapport är en transformerad representation av data som matas ut till en skrivare, skärm eller fil. Rapporter är utformade för att generera ett källdokument, som vanligtvis skrivs ut. Ett makro är nödvändigt för att kombinera en viss sekvens av åtgärder under exekveringen av en flerstegs informationsbehandlingsprocedur till en enda helhet. Modulen innehåller program skrivna på ett av de algoritmiska språken för att implementera icke-standardiserader.

Tabeller i Microsoft Access

Tabeller som ligger till grund för databasen Få åtkomst till data, har följande egenskaper: varje tabellelement (cell) är ett dataelement;

varje tabellkolumn tilldelas ett unikt namn;

Varje kolumn i tabellen är homogen, det vill säga den består av element av samma typ. Detta kan vara text, datum, siffror, grafiska objekt, logiska värden, etc.; tabellen kan inte innehålla identiska rader; rader måste ha samma antal element (fält), som är heterogena och inbördes relaterade; kolumner och rader placeras i valfri ordning. Den första DBMS

I de allra första DBMS skapades som regel en separat fil för varje tabell. För sammankopplat arbete mellan bord använde vi särskilda verktyg

. Microsoft Access har enkla sätt för ett gäng tabeller lagrade i en fil. Gemensam lagring av olika tabeller i en fil har följande fördelar: möjligheten att placera data i tabeller enligt datainnehållet, det vill säga information om egenskaperna hos objekt i samma klass finns i en tabell; att spara information i separata tabeller (moduler) gör det möjligt att ändra och uppdatera information i varje modul separat, i enlighet med ändringar i ämnesområdesobjekt; Att korrigera data i en cell leder till automatisk korrigering i andra celler.

Databas (DB)

är en integrerad uppsättning sammanhängande data. Vanligtvis skapas en databas för ett specifikt ämnesområde, organisation eller applikation.

Microsoft Office

Tillträde eller bara Microsoft Access

-- relations-DBMS från Microsoft Corporation. Har ett brett utbud av funktioner inklusive länkade frågor, kommunikation med externa tabeller och databaser. Tack vare det inbyggda VBA-språket kan du skriva applikationer som fungerar med databaser i Access själv.

Huvudkomponenter i MS Access: · bordsbyggare;· skärmformbyggare;

· SQL-frågebyggare (

SQL-språk

i MS Access inte överensstämmer med ANSI-standarden);

· byggare av tryckta rapporter.

De kan ringa manus på

VBA-språk

, därför låter MS Access dig utveckla applikationer och databaser praktiskt taget från början eller skriva ett skal för en extern databas.

Få tillgång till versioner · 1993 Access 2.0 för Windows (Office 4.3) 2007

· 1995 Access 7 för Windows 95 (Office 95)

· 1997 Access 97 (Office 97)

· 1999 Access 2000 (Office 2000) · 2001 Access 2002 (Office XP) Windows-systemet och använd musen för att välja kommandot Program och sedan att spara information i separata tabeller (moduler) gör det möjligt att ändra och uppdatera information i varje modul separat, i enlighet med ändringar i ämnesområdesobjekt;, vid frånvaro att spara information i separata tabeller (moduler) gör det möjligt att ändra och uppdatera information i varje modul separat, i enlighet med ändringar i ämnesområdesobjekt; i menyn Program välja Microsoft Office och i dess undermeny hitta att spara information i separata tabeller (moduler) gör det möjligt att ändra och uppdatera information i varje modul separat, i enlighet med ändringar i ämnesområdesobjekt;.

Efter att du har startat MS Access visas dialogrutan Access på skärmen med namnet MICROSOFT ACCESS i namnlisten. I det här fönstret måste du välja ett av tre alternativ: öppna en befintlig databas, skapa en ny (tom) databas och skapa en databas med hjälp av guiden.

För att skapa en tom databas, välj alternativet Ny databas och i dialogrutan som öppnas, NY DATABASFIL:

1. Välj från rullgardinsmenyn Mapp mappen där du vill spara den skapade databasen, och i fältet "Filnamn" anger du namnet på databasen.

2. Tryck på knappen Skapa.

MS Access huvudfönster

Efter att du har startat MS Access visas huvudfönstret för Access på skärmen med namnet MICROSOFT ACCESS i namnlisten. Om en befintlig databas öppnas placeras dess namn i namnlisten i databasfönstret. Detta fönster kan utökas till storlek helskärm, reducerad, minimerad till en ikon eller stängd.

Huvudfönstret för MS Access innehåller en menyrad, ett verktygsfält, ett statusfält och ett databasfönster. Om du stänger databasfönstret stänger du själva databasen. Via menyn Fil du kan öppna en befintlig databas eller skapa en ny databas.

Menyraden. Menyraden högst upp på skärmen innehåller menyn för det aktuella fönstret. Du kan ställa in ett kommando antingen med musen (genom att välja namnet på motsvarande meny och raden med önskat kommando i den) eller från tangentbordet (genom att trycka på ALT-tangenten och tangenten för bokstaven som är understruken i önskat menyalternativ ).

Verktygsfält. Under menyraden finns ett verktygsfält, vars sammansättning beror på syftet med ett visst verktygsfält. Varje driftläge har sitt eget verktygsfält. När du har startat Microsoft Access visas verktygsfältet för databas. För att välja ett annat verktygsfält som krävs för arbetet, använd kommandot Verktygsfält ( meny Se), eller placera muspekaren i verktygsfältsområdet och klicka höger knapp musvalskommando Inställningar.

Microsoft Office är en redigerare som låter dig skapa och redigera kontorsdokument. Den har också en inbyggd applikation som låter användare arbeta med databaser. Databaser är först och främst ett bekvämt verktyg för att lagra, organisera och hämta nödvändig information. I detta material kommer Microsoft Access-redigeraren att diskuteras i detalj och publiceras steg för steg instruktioner för att arbeta med applikationen.

Vad är Microsoft Access

Microsoft Office Access – kraftfull redaktör, som är ett databashanteringssystem baserat på en relationsmodell. Det bör också noteras att den använder en dynamisk utbytesmodell mellan nätverksresurser och applikationer. Samtidigt redaktör använder avancerade verktyg för att bearbeta alla typer av information och presentera dem i en tydlig, konsekvent struktur.

Access inkluderar även stöd för dynamisk ActiveX-bibliotek. Denna teknik, som hjälper inte bara att presentera information i form av text, utan också i form av multimediaobjekt. Relationsmodellen låter dig upprätta kopplingar mellan databaser och kontrollera eventuella förändringar genom att göra snabba justeringar.

Vissa användare tror att en av Microsoft Office Excel-redigerarna liknar Access-programmet, men detta är en missuppfattning. Excel är ett verktyg att arbeta med kalkylblad, och den senare används i sin tur för att skapa en databas i form av tabeller.

Princip Excel arbete baseras på att organisera data i en separat tabell, Access låter dig utföra mer komplexa uppgifter och arbeta med en stor mängd information. Och sammanfattningsvis är det nödvändigt att notera en viktig funktion: Excel är utformad för en användare, eftersom att ändra information är lokal till sin natur, och Access innebär att flera användare arbetar med databaser.

Varför används den?

Redaktören används för att helt automatisera arbetet med databaser inom olika verksamhetsområden, affärer, personalhantering m.m. Det är värt att notera att på grund av det faktum att programvara har en universell struktur, det hjälper till att bli av med ett överflöd av data när du behöver ändra önskad parameter, inte genom att ange en ny, utan genom att justera den gamla. Dessutom kommer ändringarna att återspeglas inte bara i huvuddatabasen utan också i de som är associerade med den.

Applikationsstruktur

Bekvämligheten att arbeta med programmet uppnås tack vare närvaron av element som tillåter automatisera processen skapa en bas. Följande är en lista över huvudkomponenterna i programvaran.

Komponenter:

tabell. Applikationskomponenten är utformad för att registrera och lagra data;
begäran. Elementet är utformat för att hämta information från en eller flera tabeller. Det är ett sätt att komma åt relaterade databaser och programvara från tredje part;
form. Objektet används för att representera inmatad information på ett mer användarvänligt sätt;
rapportera. Låter dig få det slutliga resultatet i form av ett färdigt dokument;
makro. Det är ett element som innehåller en sekventiell beskrivning för att utföra en viss åtgärd. Med hjälp av det kan du ange ett kommando som ska utföra en specifik uppgift, till exempel att leta efter ändringar i data i en av tabellerna;
modul. En komponent som innehåller programvara skriven på ett språk Visuell programmering Grundläggande. Med dess hjälp utökar redigeraren sin funktionalitet avsevärt. Detta uppnås genom användning av funktioner och procedurer utformade för att reagera på vissa förändringar;
åtkomstsida. Med dess hjälp kan du komma åt fjärrdatabaser lagrade på andra persondatorer.

Relation med andra DBMS

Access tillåter dig inte bara att använda din egen inmatade information, utan också att etablera en relation med ett annat DBMS. Det finns även möjlighet att importera från andra applikationer, till exempel dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. För användarens bekvämlighet är det möjligt att inte bara använda import, utan också länkdata med andra program och nätverksresurser.

Översikt över användargränssnitt

Viktig! Gränssnittet kommer att granskas med Microsoft Access 2013 som exempel. Microsoft Access 2007 och 2010 är dock nästan identiska

Gränssnittet i denna version av programvaran är utformat för att förbättra bekvämligheten med att arbeta med många element. Det är baserat på ett band som ger snabb åtkomst till huvudfunktioner och kommandon.

Gräns-snittet:

« Bakom kulisserna" (skapa). Ett gränssnittselement visas efter att programmet startar och låter användaren välja en mall för att skapa en databas. Under arbetet, för att gå till den här fliken, måste du följa sökvägen "Arkiv" och "Skapa".
« Fil" Låter dig spara, öppna, skriva ut det färdiga dokumentet, samt ställa in Access-parametrar och ställa in ett lämpligt tema.
« Band" Det är huvudelementet när man arbetar med editorn. Den innehåller moduler med verktyg för att skapa och redigera en databas. Den innehåller även en panel snabb åtkomst, som innehåller de mest använda komponenterna.
« Navigationsområde" Låter dig se resultatet av de åtgärder som utförs och återspeglar strukturen i databasen.
« Dialogrutan" Ett gränssnittselement med vilket användaren kan klargöra parametrarna för ett objekt.
" För att visa komponenten måste du högerklicka på objektelementet. Den innehåller kommandon som beror på den uppgift som utförs.
" Används för att byta dokumentpresentationsläge och för att visa status för den aktuella operationen.

Gränssnittet granskades med hjälp av Microsoft Access 2013 som exempel. Det kan skilja sig åt i lägre utgåvor.

Arbeta med databaser i Access

Skapa en databas

Du kan skapa en databas på flera sätt: från grunden eller med en färdig mall. I det första fallet måste användaren självständigt skapa element och databasobjekt i det andra alternativet, allt är mycket enklare. Vi lanserar den färdiga mallen och anger vår information. Därefter kommer vi att överväga i detalj båda alternativen för att arbeta med databaser.

Ren bas

Låt oss börja skapa en ny databas och sedan fylla den med information:

Skapa från en mall

Att arbeta med mallen ser ut så här:

Fyller databasen

Att fylla i databasen innebär att man skapar en tabell och matar in nödvändig information i den.

Till att börja med bör det noteras att du kan använda MS Access importera. För att göra detta, välj fliken "Extern" och klicka på ikonen "Importera". Därefter öppnas ett nytt fönster där du måste ange sökvägen till filen och klicka på "Ok". Då kommer importfönstret upp igen, klicka på " Nästa» och ställ in information om varje objekt. Vi ställer in en nyckel som hjälper till att snabbt bearbeta information och klickar på " Nästa" Efter detta kommer objektet att visas i huvudfönstret och du kan börja skapa det.

Skapandeprocess:

Det bör noteras att fältet "Pris" har en numerisk parameter. Detta beror på det faktum att information i monetära termer har en dimension uttryckt i rubel (om den officiella lokaliserade versionen används kontorssvit). Om vi pratar om pris kringutrustning för datorer, då används som regel konventionella enheter för att uttrycka dess jämförelsevärde. För ett sådant fall används en numerisk parameter. Detta kommer att undvika omkonfigurering av hela databasen.

Projekt nr 1 "Produkter":

Projekt nr 2 "Supply":

Datascheman

Relationen mellan tabellerna upprättas med hjälp av den struktur som används i projektet. I det här fallet visas strukturen grafiskt, vilket gör databehandlingen mycket enklare.

Vi etablerar relationer mellan projekt:

Nu behöver vi upprätta en anslutning mellan två objekt gör vi så här:

Skapa förfrågningar

Klassisk provtagning

En exempelfråga låter dig välja data från databasen enligt förskapade villkor. I vårt projekt kommer ett urval att skapas som gör att du kan hitta produkter efter deras namn. Vi kommer att utföra arbetet i databasen "Produkter".

Skapa en enhet

En fråga för att skapa en entitet i Microsoft Access väljer från relaterade tabeller och andra tidigare skapade frågor. Till skillnad från det första alternativet kommer resultatet att sparas i en ny permanent tabell.

Processen ser ut så här:

För att lägga till, ta bort, redigera

Denna typ av fråga innebär skapandet och exekveringen av någon åtgärd, som ett resultat av vilken parametrarna i tabellen kommer att ändras.

Vi skapar en förfrågan enligt följande:

Begäran att lägga till:

För redigering:

Skapande och design av blanketter

Formulär är ett av de element som är utformade för att korrekt organisera datalagring.

Vilka blanketter behövs för:

syftet med blanketterna är att datautgång på skärmen i en användarvänlig form;
startkontroll. I det här fallet är det huvudsakliga syftet med formulären att köra makron;
visa dialogrutor . Med hjälp av formulär kan du visa en varning om möjliga fel.

Använd "" för att skapa ett objekt:

Efter detta kommer användaren att se ny flik, där tabellen kommer att presenteras som en form. Som du kan se har uppfattningen av information blivit mycket bekvämare.

Låt oss överväga alternativet att skapa formulär med hjälp av designern:

Vi skapar ett formulär från grunden med "". Med det här alternativet kan du anpassa designen, ändra fyllningen i fältet, lägga till multimediafiler, etc.

Du kan också konfigurera de nödvändiga parametrarna för bilden: "Bakgrundsfärg", "Bakgrundstyp", "Borders" etc.

Vi skapar rapporter

För att arbeta med rapporter kommer vi att använda "":

Rapportera med konstruktören:

Låt oss ta en närmare titt på huvudfunktionerna i MS Access för att få en tydligare uppfattning om dess kapacitet.

I Access hänvisar en databas till en fil som innehåller en samling information. En databas i Access 2007 kan innehålla följande typer av objekt (se fig. 1): tabell, fråga, formulär, rapport, sida, makro, modul.

Figur 1. Fönstret Databasobjekt

Access kan bara fungera med en databas åt gången. Men en Access-databas kan innehålla många tabeller, formulär, frågor, rapporter, makron och moduler, som lagras i en fil med tillägget mdb.

Tabellär ett objekt som motsvarar begreppet "tabell" i teorin om relationsdatabaser. För varje tabell i Access kan du definiera primärnyckel och ett eller flera index för att öka hastigheten för dataåtkomst.

Access låter dig skapa en tabellstruktur i tre lägen – designläge, med hjälp av en guide och genom att ange data. Skillnaden förutsätter användningen av dessa verktyg av användare med olika nivåer förberedelser, olika syften och möjligheter att använda data. Naturligtvis är det möjligt att visa, redigera, ta bort och lägga till poster, söka, ersätta, sortera data och ändra tabellvyn. Relationer mellan tabeller bestäms av ett speciellt verktyg som kallas "Data Schema".

Figur 2. Datadiagram

Detta är ett praktiskt grafiskt verktyg som låter dig skapa relationer mellan vissa tabellfält, definiera olika typer av relationer och ställa in referensintegritetsbegränsningar. I det här fallet tillämpas ändringarna omedelbart i databasen (naturligtvis om de ingående uppgifterna uppfyller alla villkoren kan det resulterande diagrammet av tabeller och relationer skrivas ut, vilket utan tvekan är bekvämt för utvecklaren).

Begäran– ett objekt som innehåller texten i en SQL-fråga som har ett unikt namn i en specifik databas. Du kan skapa en fråga med hjälp av guiden och i designläge. I det första fallet uppmanas användaren interaktivt att välja tabellnamn och fält att välja. I det andra fallet kan du välja flera tabeller eller frågor, länka dem grafiskt och definiera urvalsfält. Du kan också ställa in ytterligare villkor för varje fält och sorteringsalternativ.

Figur 3. Frågebyggare

Ett annat sätt att skapa en fråga som är inbyggd i konstruktorn är att skriva frågan manuellt i SQL. Dock textredigerare, designad för detta ändamål, har klart dåliga möjligheter när det gäller bekvämlighet och tydlig koddesign. Tydligen placerades inte denna metod av utvecklarna som den huvudsakliga.

Formär ett speciellt containerobjekt för andra gränssnittskomponenter, såsom datainmatning och visningsfält, knappar, etc. På formuläret placerar utvecklaren komponenter för inmatning, redigering, visning och gruppering av data, beroende på applikationens särdrag. Du kan också skapa ett formulär på två sätt: i designläge och med hjälp av guiden. I det första fallet har utvecklaren en uppsättning komponenter (vid behov kan du registrera din egen ActiveX), som du fritt kan placera på formuläret och ställa in deras parametrar. I guideläge väljer användaren helt enkelt en tabell, fält och designstil, och formuläret genereras automatiskt.

Rapportera– ett objekt avsett för att skapa ett dokument som i efterhand kan skrivas ut eller ingå i ett dokument i en annan applikation. Detta dokument innehåller resultatet av ett urval från en databas i form av strukturerad information (till exempel en tabell eller lista). MS Access har rika möjligheter för att designa och formatera rapporter. Rapporten har också samma två skapande lägen. I guideläget har användaren möjlighet att ställa in många parametrar som nästan helt bestämmer det önskade utseende rapportera. För att skapa icke-standardiserade rapporter är det bättre att använda designern.

Sidor– ett sätt att publicera data i lokalt nätverk eller Internet. Den skapade sidan är utformad på samma sätt som en form (med vissa skillnader i de komponenter som används när du arbetar med den, kan du inte bara se, utan också ändra data i databasen). När sidan väl har sparats som ett objekt i databasen kan den exporteras som en HTML-fil och användas för att komma åt data via en webbläsare.

Makro– detta är ett objekt som är en sekvens av makrokommandon för att automatisera de vanligaste åtgärderna när man arbetar med databasen. Makrokommandon väljs från en given lista och parametrarna ställs in av utvecklaren. Du kan köra ett makro genom att klicka på en knapp och programmera i kod.

En modul är en behållare med programkod i VBA. För att redigera och visa dem används Visual Basic Editor-skalet. Alla programkod applikationer finns i en uppsättning moduler. Här har det samma semantiska betydelse som i vilket programmeringsspråk som helst.

Detta fullständig lista objekt som kan lagras i en MS Access-databas, som dock liknar andra skrivbords-DBMS av liknande klass, till exempel Paradox.

Access tillhandahåller följande funktionalitet.

Datainmatning. Data kan matas in på följande sätt: manuellt direkt i tabellen (detta inkluderar även att klistra in innehållet i klippbordet); manuellt i formulärfält; direkt import av data från andra källor (Åtkomst till databaser, textfiler, DBF-format, kalkylblad, ODBC-datakällor); en mjukvarumetod som kan kombinera alla verktyg som kan implementeras i VBA. Sista metoden Den har störst flexibilitet och erbjuder nästan obegränsade möjligheter, men den är svårast att implementera och kräver en viss nivå av programmeringskunskaper.

2. Ändra data. Redigering är möjlig på följande sätt: manuellt direkt i tabellen; i formulärfält; i ett webbläsarfönster där en webbsida från databasen laddas; genom mjukvarumetod.

3. Datautgång. Här tillhandahåller Access följande funktioner: visning på bildskärmen i tabellform, formulärfält eller rapporter; exportera till andra dataformat (samma som vid import); tryckning, huvudsakligen i form av rapporter; mata ut data till en webbläsare med hjälp av ett Page-objekt inom ett specifikt nätverk; programvara export och utmatning av information.

4. Interaktion med andra källor och konsumenter av information. I detta avseende kan Access fungera som en automationsserver eller -klient. Förbindelser med andra produkter är särskilt transparenta Microsoft-paket Kontor. Du kan till exempel ha ett dokument Microsoft Word, som kommer att innehålla fält från Access-databasen, visas ändringar i data i databasen automatiskt i dokumentet. Detta gör att du kan skapa flexibla lösningar som integrerar data mellan kontorsverktyg. 5. Användning av MS Access-databasen av andra applikationer. Det här alternativet använder MDB-filen som datalager. Programmet som kommer åt data kan skrivas på vilket högnivåspråk som helst. I det här fallet används tabeller och frågor. Databaskärnan övervakar upprätthållandet av referensintegritet och datarelevans. Interaktion sker via Microsoft Jet Engine ODBC-drivrutinen.

6. Verktyg för att skapa applikationer. Att skapa applikationer i Access är ungefär som alla andra Microsoft Office-automatiseringsverktyg. Här används tolkat språk Visual Basic for Applications, vilket leder, som när man använder vilket tolkat språk som helst, till en viss ökning av CPU-tid och en minskning av hastigheten på program och databehandling. För framgångsrik utveckling måste du känna till själva objektmodellen för Access och funktionerna för dess användning.

7. Datahantering i fleranvändarläge. När man arbetar med databaser i fleranvändarläge uppstår situationer då det är nödvändigt att begränsa antalet användare som kommer åt data. Detta görs för att förhindra samtidig uppdatering av samma post, under en global uppdatering av data eller under underhåll av själva databasen.

Access-databasmotorn tillhandahåller tre låsningsnivåer:

Databaslås. På denna låsnivå kan endast en användare komma åt databasen. Denna låsnivå används för globala ändringar eller uppdateringar av data, eller när underhåll Databaser - komprimering.

Låser bordet. På denna låsnivå kan endast en användare komma åt tabellen. Denna låsningsnivå används i de fall där det är nödvändigt att behandla flera tabellposter samtidigt.

Sidlås. På den här nivån kan bara en användare komma åt en blockerad sida. Detta är den lägsta nivån av blockering. Microsoft Jet-processorn ställer automatiskt in ett sidlås och kan inte kontrolleras av ditt program. En datasida kan innehålla flera poster, dess storlek är 26 kb. Att blockera en sida innebär att blockera alla poster på den sidan. Om postlängden är 512 byte, kommer 4 poster att blockeras, och om det är 50 byte, då kommer 40 poster att blockeras. Det exakta antalet poster kan inte fastställas eller ställas in i förväg, eftersom tabellen kan innehålla raderade poster (som bara raderas under komprimering).

Låsning på bordsnivå har två lägen: pessimistisk och optimistisk. Standard är pessimistisk låsning.

8. Administration. Fördelen med det exklusiva driftläget har faktiskt lett till att dahar försämrats och i samband med detta till frånvaron av administrationsverktyg i ordets vanliga bemärkelse i MS Access. De tillgängliga verktygen låter dig göra följande: det är möjligt att dela upp Microsoft Access-databasen i två filer, varav en innehåller tabeller och den andra innehåller frågor, formulär, rapporter, makron, moduler och genvägar till dataåtkomstsidor. Detta tillåter användare att komma åt en gemensam datakälla samtidigt som de skapar sina egna formulär, rapporter och andra objekt, och minskar nätverkstrafiken; det är möjligt att länka tabeller från andra databaser Microsoft dataÅtkomst eller andra källor. Du kanske till exempel vill använda en tabell från en annan Microsoft Access-databas som du delar online. Detta är särskilt användbart när du behöver lagra alla tabeller i en databas på nätverksserver genom att lagra formulär, rapporter och andra objekt i en separat databas, vars kopior är tillgängliga för alla användare av den gemensamma databasen; Microsoft Access replikeringsverktyg, tillgängliga i databasen (.mdb) och i projektet (.adp), låter dig skapa repliker och synkronisera dem på begäran när du arbetar i Microsoft Access; skyddsmedel och tillträdeskontroll. Den enklaste metoden för skydd är att ställa in ett lösenord för att öppna databasen. Databasen kan vara krypterad. När du krypterar en databas komprimeras databasfilen och kan inte läsas av verktyg eller textredigerare. Dekryptering av en databas vänder resultatet av krypteringsoperationen. Den mest flexibla och vanliga metoden för att skydda en databas kallas skydd på användarnivå. Denna säkerhetsmetod liknar de som används i de flesta nätverkssystem. Men som redan nämnts är det inte svårt för en hackingspecialist att gissa administratörslösenordet; det är möjligt att konvertera databasen till formatet för en tidigare version av MS Access för att säkerställa kompatibilitet i vissa fall; och slutligen ett databaskomprimeringsverktyg som raderar information om raderade rader och minskar storleken på MDB-filen på disken. Detta resulterar i bättre prestanda och kan i vissa fall återställa databasen (till exempel efter ett oväntat strömavbrott).

Det är också värt att nämna att Access kommer med standarddatabasmallar för att automatisera de vanligaste uppgifterna.

Figur 4. Databasmallar

Användaren, i det interaktiva guideläget, väljer de data som han vill ha i sin databas i enlighet med företagets behov, och MS Access skapar automatiskt alla nödvändiga objekt. I framtiden kan denna databas förfinas och utökas.

Flervärdiga fält för komplexa data

Du kan skapa ett fält som innehåller flera värden, även känd som komplexa data. Låt oss säga att du behöver tilldela en uppgift till en av dina anställda eller entreprenörer, men du skulle vilja tilldela den uppgiften till flera personer. I de flesta databashanteringssystem och tidigare versioner av Access skulle detta kräva en många-till-många-relation för att undvika fel.

I Office Access 2007 görs den svåraste delen av arbetet automatiskt när du väljer ett fält för att ange flera värden. Fält med flera värden är särskilt användbara när du använder Office Access 2007 för att arbeta med en SharePoint-lista som innehåller en av de typer av fält med flera värden som används i Windows SharePoint Services. Office Access 2007 är kompatibel med dessa datatyper.

Ny typ Bifogade data låter dig lagra alla typer av dokument och binära filer i en databas utan att onödigtvis öka storleken på databasen. Office Access 2007 komprimerar automatiskt bilagor när det är möjligt för att spara så mycket ledigt utrymme som möjligt. Du måste bifoga ett Microsoft Office Word 2007-dokument till en post eller lagra flera digitala bilder i en databas. Att använda bilagor gör dessa uppgifter mycket enklare. Du kan till och med lägga till flera bilagor till ett enda inlägg.

MEMO-fält lagrar nu rik text och stöder en revisionshistorik.

Office Access 2007 stöder nu rich text, som du kan använda i dina inlägg tillsammans med vanlig text. Text kan formateras med en mängd olika alternativ (som fetstil och kursiv stil, teckensnitt, färger och andra vanliga formateringsalternativ) och lagras i en databas. Rich text lagras i MEMO-fältet i ett HTML-baserat format som är kompatibelt med Rich Text-datatypen i Windows SharePoint Services. Ställ in egenskapen TextFormat till antingen RichText eller PlainText, och data i textfält och i tabellläge kommer att formateras korrekt.

MEMO-fält är bekväma att använda för att lagra stora mängder data. Med Office Access 2007 kan du ställa in egenskapen Lägg endast till för att hålla ett register över alla ändringar i fältet MEMO. Du kan sedan se en logg över dessa ändringar. Den här funktionen stöder även spårningsfunktionen i Windows SharePoint Services. Därför kan du också använda Access för att visa en historik över innehållet i en SharePoint-lista.

Access är ett av de mest populära datorbashanteringssystem (DBMS) som kan arbeta med textfiler, med kalkylblad och databaser med de mest populära formaten.
En databas lagrar en samling data och objekt relaterade till en specifik uppgift. Det hjälper oss att organisera information efter olika egenskaper och gör att vi snabbt kan göra ett urval med en godtycklig kombination av egenskaper. All information som lagras på en datordisk kan användas som data: kombinationer av tecken, ord, filer, bilder, objekt, etc. Datainmatning och lagringsmetoder bestämmer databasens struktur.
Access låter dig skapa relationsdatabaser som lagrar data i tabellform. Den kan användas för att analysera data, för att skapa dynamiska webbsidor som automatiskt återspeglar förändringar i data. Den kan användas för att skapa databasapplikationer, såsom klient/serverapplikationer.

Access kan fungera som:
fristående DBMS för stationära system;
DBMS för filserver;
som en gränssnittsklient för kommunikation med server-DBMS i företagsskala, till exempel med Microsoft SQL Server.

Access 2003 är en kraftfull plattform för att skapa skrivbords- och klient/serverapplikationer på avdelnings- eller företagsnivå.
Access 2003 låter dig konvertera Microsoft Access-databaser till Microsoft SQL Server-format och ger tvåvägs XML-stöd. För att integrera Access-verktyg med MS SQL-databaser, används höghastighetsverktyg för databasåtkomst baserade på OLE-DB-gränssnittet.

Filtillägg som används i Access

Access lagrar all data i en fil, även om den kan vara distribuerad över olika tabeller. Tabeller med data, deras index, formulär, rapporter lagras i filer med filtillägget .mdb (Microsoft Access-databas). Det stängda filformatet med tillägget .mde låter dig inte inkludera källkod VBA för åtkomst till omdistribuerbara applikationer. adp-filer (Microsoft Access. project) tillhandahåller anslutningar till integrerade arkiv SQL-data Server 2000 genom en OLE DB-anslutning, vilket gör att du kan skapa fullfjädrade applikationer som har en klient/server-arkitektur.
Som standard använder Access filer med filtillägget .mdb. Detta format tillåter utvecklare att spara filer som *.mde eller *.ade. Detta kompilerar valfri Visual Basic-kod och exkluderar källkoden från både Access-databasfilen (.MDB) och Access-projektfilen (.ADP), vilket ger större säkerhet.