Основне призначення Microsoft Access
Основне призначення Microsoft Access - це забезпечення роботи реляційних бази даних. У цьому типі бази даних інформація, що характеризує певний клас реальних об'єктів заноситься в спеціальні таблиці. Кількість характеристик (атрибутів), які визначають сутність об'єктів даного класу, відповідає кількості стовпців таблиці. Кожному об'єкту даного класу відповідає один рядок в таблиці. Стовпець таблиці в Access називають полем, а рядок - записом.
Основні об'єкти Мiсrosоft Access
Під час запуску Мiсrosоft Access на екрані виводиться діалогове вікно, за допомогою якого користувач може створити нову базу даних або базу даних на основі набору типових баз даних. Основними об'єктами Мiсrosоft Access є таблиця, форма, звіт, запит, макрос і модуль. Таблиці призначені для збереження даних про характеристиках об'єктів предметної області. Основні операції з обробки інформації в Мiсrosоft Access здійснюються за допомогою двовимірних прямокутних таблиць. Форма - це спосіб відображення і управління даними на екрані. Вона створюється для перегляду, введення і редагування взаємопов'язаних даних в базі. Зовнішній вигляд форми відповідає звичайному документу. Запит - це питання, яке формулюється щодо бази даних. Вони необхідні для вибору з бази даних інформації за певною ознакою або сукупністю критеріїв. За допомогою запиту можна додати, видалити або оновити дані в таблиці, а також можна створити на підставі вже існуючих таблиць нові таблиці. Звіт - це перетворене уявлення даних, яке виводять на принтер, екран або файл. Звіти призначені для формування вихідного документа, який виводиться, як правило, на друк. Макрос необхідний для об'єднання певної послідовності дій під час виконання багатоетапної процедури обробки інформації в одне ціле. Модуль містить програми, написані одним з алгоритмічних мов, для реалізації нестандартних процедур обробки інформації.
Таблиці в Microsoft Access
Таблиці, які є основою бази даних Access, мають такі властивості: кожен елемент таблиці (осередки) є елементом даних; кожному табличному одну присвоєно унікальне ім'я; кожен стовпець в таблиці однорідний, тобто складається з однотипних елементів. Це можуть бути текст, дати, числа, графічні об'єкти, логічні значення, та ін .; в таблиці не можуть міститися однакові рядки; рядки повинні бути з однаковою кількістю елементів (полів), які є різнорідними і взаємопов'язаними; стовпці і рядки розміщені в довільній послідовності.
перші СУБД
У найперших СУБД для кожної таблиці, як правило, створювався окремий файл. Для взаємозалежної роботи між таблицями застосовували спеціальні утиліти. У Мiсrosоft Access є прості способи для зв'язки таблиць, що зберігаються в одному файлі. Спільне зберігання різних таблиць в одному файлі має такі переваги: \u200b\u200bможливість розміщення даних за таблицями згідно зі змістом даних, тобто інформація про особливості об'єктів одного класу знаходиться в одній таблиці; збереження інформації в окремих таблицях (модулях) дає можливість змінювати і поповнювати інформацію в кожному модулі окремо, відповідно до змін об'єктів предметної області; коригування даних в одній комірці призводить до автоматичної корекції в інших осередках.
База даних (БД) - це інтегрована сукупність взаємопов'язаних даних. Зазвичай база даних створюється для однієї конкретної предметної області, організації або прикладної задачі.
Microsoft Office Accessабо просто Microsoft Access - реляційна СУБД корпорації Microsoft. Має широкий спектр функцій, включаючи пов'язані запити, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, в самому Access можна писати програми, що працюють з базами даних.
Основні компоненти MS Access:
· Будівник таблиць;
· Будівник екранних форм;
· Будівник SQL-запитів (мова SQL в MS Access не відповідає стандарту ANSI);
· Будівник звітів, що виводяться на друк.
Вони можуть викликати скрипти на мові VBA, тому MS Access дозволяє розробляти програми і БД практично «з нуля» або написати оболонку для зовнішньої БД.
версії Access
· 1993 Access 2.0 для Windows (Office 4.3)
· Тисячі дев'ятсот дев'яносто п'ять Access 7 для Windows 95 (Office 95)
· 1997 Access 97 (Office 97)
· 1999 Access 2000 (Office 2000)
· 2001 Access 2002 (Office XP)
· 2003 Access 2003
· 2007 Microsoft Office Access 2007
· 2010 Microsoft Office Access 2010
Запуск програми
Для запуску MS Access можна використовувати меню Пусксистеми Windows і за допомогою миші вибрати команду програми, а потім Microsoft Access, В разі відсутності Microsoft Accessу меню програмиоберіть Microsoft Officeі в його підміню знайдіть Microsoft Access.
Після запуску MS Access на екрані з'являється вікно діалогу Access з найменуванням MICROSOFT ACCESS в рядку заголовка. У цьому вікні слід вибрати один з трьох запропонованих параметрів: відкриття існуючої бази даних, створення нової (порожній) бази даних і створення бази даних за допомогою Майстра.
Для створення пустої бази даних виберіть параметр Нова база данихі в вікні діалогу Фото НОВОЇ БАЗИ ДАНИХ:
1. Виберіть із списку Текапапку, в якій передбачається зберегти створювану базу даних, а в поле "Ім'я файлу" введіть ім'я бази даних.
2. Натисніть кнопку створити.
Головне вікно MS Access
Після запуску MS Access на екрані з'являється головне вікно Access з найменуванням MICROSOFT ACCESS в рядку заголовка. Якщо відкривається існуюча база даних, то її ім'я поміщається в рядок заголовка вікна БД. Це вікно може бути розгорнуто до розміру повного екрана, зменшено, мінімізовано до піктограми або закрито.
Головне вікно MS Access містить рядок меню, панель інструментів, рядок стану і вікно бази даних. Закриття вікна бази даних призводить до закриття самої БД. через меню файлможна відкрити наявну базу даних або створити нову базу даних.
Рядок меню.У рядку меню, що знаходиться у верхній частині екрану міститься меню поточного вікна. Задати команду можна як за допомогою миші (вибравши ім'я відповідного меню і в ньому рядок з потрібною командою), так і з клавіатури (натиснувши клавішу ALT і клавішу літери, підкресленою в потрібному пункті меню).
Панель інструментів.Під рядком меню розташовується панель інструментів, склад набору кнопок якої залежить від призначення конкретної панелі інструментів. Кожному режиму роботи відповідає власна панель інструментів. Після запуску Microsoft Access з'являється панель інструментів бази даних. Для того щоб вибрати іншу, необхідну для роботи панель інструментів, скористайтеся командою Панелі інструментів (меню вид), Або встановіть покажчик миші в область панелі інструментів і натиснувши праву кнопку миші виберіть команду Налаштування.
Microsoft Office - редактор, який дозволяє створювати і редагувати офісні документи. У ньому також вбудовано додаток, що дозволяє користувачам працювати з базами даних. Бази даних - це, в першу чергу, зручний інструмент для зберігання, систематизації та вилучення потрібної інформації. У цьому матеріалі буде детально розібраний редактор Microsoft Access і опублікована покрокова інструкція по роботі з додатком.
Що таке Microsoft Access
Microsoft Office Access - потужний редактор, який являє собою систему управління базами даних, заснованими на реляційної моделі. Також необхідно відзначити, що він використовує динамічну модель обміну між мережевими ресурсами і додатками. При цьому редактор використовує просунуті інструменти для обробки будь-якого типу інформації і подання їх у вигляді чіткої послідовної структури.
В Access також впроваджена підтримка динамічної бібліотеки ActiveX. Ця технологія, яка допомагає не тільки представляти інформацію у вигляді тексту, а також у вигляді об'єктів мультимедійних. Реляційна модель дозволяє встановлювати зв'язки між базами і контролювати будь-яка зміна, своєчасно вносячи корективи.
Деякі користувачі вважають, що один з редакторів Microsoft Office Excel схожий на програму Access, але це помилка. Excel є інструментом для роботи з електронними таблицями, а останній, в свою чергу, використовується для створення БД у вигляді таблиць.
Принцип роботи Excel грунтується на організації даних всередині окремої таблиці, Access дозволяє виконувати більш складні завдання, працюючи з великим масивом інформації. І на завершення необхідно відзначити важливу особливість, Excel розрахований для одного користувача, так як зміна інформації носить локальний характер, а Аксес має на увазі багато користувачів роботу з базами.
Навіщо використовується
Редактор застосовується для повної автоматизації роботи з БД в різних сферах діяльності, бізнесі, управлінні кадрами і т.д. Варто зауважити, що завдяки тому, що програмне забезпечення має універсальну структуру, воно допомагає позбутися від надлишку даних, коли потрібно змінити потрібний параметр, не шляхом введення нового, а коригуванням старого. Причому зміни позначаться не тільки в основній базі, але і в пов'язаних з нею.
структура програми
Зручність роботи з програмою досягається завдяки наявності елементів, що дозволяють автоматизувати процес створення бази. Далі буде наведено список основних компонентів програмного забезпечення.
компоненти:
- таблиця. Компонент додатка призначений для запису і зберігання даних;
- запит. Елемент призначений для отримання інформації з однієї або декількох таблиць. Є засобом для звернення до пов'язаним БД і сторонньому ПО;
- форма. Об'єкт використовується для подання введеної інформації в більш зручному для користувача вигляді;
- звіт. Дозволяє отримати кінцевий результат у вигляді готового документа;
- макрос. Він являє собою елемент, який містить в собі послідовне опис для виконання тієї чи іншої дії. За допомогою нього можна задати команду, яка буде виконувати певне завдання, наприклад, перевірка зміни даних в одній з таблиць;
- модуль. Компонент, який містить в собі програмне забезпечення, написане на мові програмування Visual Basic. З його допомогою редактор істотно розширює функціонал. Досягається це завдяки використанню функцій і процедур, покликаних реагувати на ті чи інші зміни;
- сторінка доступу. З її допомогою можна отримати доступ до віддалених баз, що зберігаються на інших персональних комп'ютерах.
Взаємозв'язок з іншими СУБД
Access дозволяє не тільки використовувати власну введену інформацію, але і встановлювати взаємозв'язок з іншими СУБД. Також присутня можливість імпорту з інших додатків, наприклад, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для зручності користувача реалізована можливість не тільки використовувати імпорт, але і пов'язувати дані з іншими програмами і мережевими ресурсами.
Огляд інтерфейсу користувача
Важливо! Огляд інтерфейсу буде проводитися на прикладі Microsoft Access 2013. Однак Microsoft Access 2007 і 2010 практично ідентичні
Інтерфейс в даній версії ПЗ розроблений з метою зробити його зручнішим для роботи з численними елементами, в його основу закладена стрічка, яка забезпечує швидкий доступ до основних функцій і командам.
Користувальницький інтерфейс:
- « Backstage»(Створити). Елемент інтерфейсу з'являється після старту програми і дозволяє користувачеві вибрати шаблон для створення БД. В процесі роботи, щоб перейти на цю вкладку необхідно перейти по шляху «Файл» і «Створити».
- « файл». Дозволяє зберегти, відкрити, роздрукувати готовий документ, а також виставити параметри Access і встановити відповідну тему оформлення.
- « Стрічка». Є основним елементом при роботі з редактором. Вона містить в собі модулі з інструментами для створення і редагування БД. У неї також входить панель швидкого доступу, на якій розміщені найбільш часто використовувані компоненти.
- « область навігації». Дозволяє побачити результат виконаних дій і відображає структуру БД.
- « Діалогове вікно». Елемент інтерфейсу, за допомогою якого користувач може уточнити параметри об'єкта.
- ». Щоб відобразити компонент, потрібно клацнути «ПКМ» на елементі об'єкта. У нього входять команди, які залежать від виконуваної завдання.
- ». Використовується для перемикання режиму представлення документа, і для відображення стану поточної операції.
Огляд інтерфейсу був виконаний на прикладі Microsoft Access 2013. У молодших редакціях він може відрізнятися.
Робота з базами даних в Access
створення бази
Створити БД можна кількома способами: з нуля або з використанням готового шаблону. У першому випадку користувачеві необхідно самостійно створювати елементи і об'єкти БД, у другому варіанті все набагато простіше. Запускаємо готовий шаблон і вписуємо свою інформацію. Далі розглянемо докладно обидва варіанти роботи з базами.
Чистий база
Почнемо створення нової бази з подальшим наповненням її інформацією:
Створення з шаблону
Робота з шаблоном виглядає наступним чином:
наповнення бази
Наповнення БД має на увазі під собою створення таблиці і внесення в неї потрібної інформації.
Для початку необхідно зазначити, що за допомогою MS Access можна імпортувати. Для цього вибираємо вкладку «Зовнішні», натискаємо на іконку «Імпорт». Далі відкриється нове вікно, де потрібно вказати шлях до файлу і натискаємо «Ок». Потім знову з'явиться вікно імпорту, клацаємо « далі»І задаємо відомості про кожен об'єкт. Задаємо ключ, який допоможе швидко обробити інформацію, і натискаємо « далі». Після цього об'єкт з'явиться в головному вікні і можна приступати до її створення.
Процес створення:
Необхідно відзначити, що поле «Ціна» має числовий параметр. Це обумовлено тим, що інформація в грошовому еквіваленті, має розмірність, виражену в рублях (якщо використовується офіційна локалізована версія офісного пакету). Якщо ми говоримо про ціну комп'ютерної периферії, то, як правило, для вираження її порівняльної вартості використовуються умовні одиниці. Для такого випадку і застосовується числовий параметр, це дозволить уникнути перенастроювання всієї БД.
Проект №1 «Продукція»: 
Проект №2 «Поставка»: 
схеми даних
Зв'язок між таблицями встановлюється за допомогою структури, використаної в проекті. При цьому структура відображається графічно, що дозволяє істотно полегшити обробку даних.
Встановлюємо взаємозв'язок між проектами:
Тепер нам потрібно встановити зв'язок між двома об'єктами, робимо це в такий спосіб:
створюємо запити
Класична вибірка
Запит вибірки дозволяє проводити відбір даних в БД по заздалегідь створеним умовам. У нашому проекті буде створена вибірка, що дозволяє знайти товар по його найменуванням. Роботу будемо виробляти в БД «Продукція».
створення суті
Запит на створення суті в Майкрософт Аксес виробляє вибірку з взаємопов'язаних таблиць і інших раніше створених запитів. На відміну від першого варіанта результат збережеться в новій постійної таблиці.
Процес виглядає наступним чином:
На додаток, видалення, редагування
Даний вид запитів на увазі під собою створення та виконання якої-небудь дії, в результаті якого зміняться параметри в таблиці.
Створюємо запит наступним чином:
запит на додавання:
На редагування:
Створення і оформлення форм
Форми є одним з елементів, які призначені для правильної організації зберігання даних.
Для чого потрібні форми:
- призначення форм полягає в виведення даних на екран в зручному для користувача вигляді;
- управління запуском. В цьому випадку головним призначенням форм є запуск макросів;
- показ діалогових вікон. За допомогою форм можна виводити на екран попередження про можливі помилки.
Використовуємо «» для створення об'єкта:
Після цього перед користувачем з'явиться нова вкладка, де таблиця буде представлена \u200b\u200bу вигляді форми. Як можна помітити, сприйняття інформації стало набагато зручніше. 
Розглянемо варіант створення форм через Конструктор:
Створюємо форму з нуля за допомогою «». За допомогою цього варіанта, можна налаштувати оформлення, змінити заливку поля, додавати файли мультимедійних, і т.д.
Для малюнка також можна налаштувати необхідні параметри: «Колір фону», «Тип фону», «Межі» і т.д.
формуємо звіти
Для роботи зі звітами будемо використовувати «»:
Звіт за допомогою Конструктора:
Розглянемо докладніше основні функції MS Access, щоб мати більш чітке уявлення про його можливості.
В Access база даних позначає файл, який містить набір інформації. База даних в Access 2007 може містити наступні типи об'єктів (див. Рис. 1): таблиця, запит, форма, звіт, сторінка, макрос, модуль.
Малюнок 1. Вікно об'єктів бази даних
Access може працювати одночасно тільки з однією базою даних. Але одна БД Access може включати безліч таблиць, форм, запитів, звітів, макросів і модулів, які зберігаються в одному файлі з розширенням mdb.
Таблиця- це об'єкт, що відповідає поняттю «таблиця» в теорії реляційних баз даних. Для кожної таблиці в Access можна визначити первинний ключ і один або кілька індексів з метою збільшення швидкості доступу до даних.
Access дозволяє створювати структуру таблиці в трьох режимах - в режимі конструктора, за допомогою майстра та шляхом введення даних. Різниця передбачає використання цих коштів користувачами з різним рівнем підготовки, різними цілями і перспективами використання даних. Природно є можливість переглядати, редагувати, видаляти і додавати записи, здійснювати пошук, заміну, сортування даних, змінювати вид таблиці. Зв'язки між таблицями визначаються спеціальним засобом, який називається «Схема даних».
Малюнок 2. Схема даних
Це зручний графічний інструмент, що дозволяє створювати зв'язку між певними полями таблиць, задавати різні типи відносин, встановлювати обмеження посилальної цілісності. При цьому зміни відразу застосовуються в базі даних (природно, якщо містяться дані задовольняють всім умовам) Отриману діаграму таблиць і зв'язків можна роздрукувати, що, безсумнівно, зручно для розробника.
запит- об'єкт, що містить текст SQL запиту, який має унікальне ім'я в певній базі даних. Створити запит можна за допомогою майстра та в режимі конструктора. У першому випадку користувачеві в інтерактивному режимі пропонується вибрати ім'я таблиці і поля для вибірки. У другому випадку можна вибрати кілька таблиць або запитів, зв'язати їх графічним способом і визначити поля вибірки. Також можна задати додаткові умови для кожного поля і параметри сортування.
Малюнок 3. Конструктор запиту
Є ще один спосіб створення запиту, який вбудований в конструктор, - це написання запиту вручну на мові SQL. Однак текстовий редактор, призначений для цього має явно мізерні можливості в плані зручності і наочності оформлення коду. Мабуть цей спосіб не позиціонувався розробниками як основний.
форма- це спеціальний об'єкт-контейнер для інших інтерфейсних компонентів, таких як поля введення і відображення даних, кнопки та ін. На формі розробник має компоненти для введення, коригування, перегляду і угруповання даних, в залежності від специфіки додатку. Форму також можна створити двома способами - в режимі конструктора і за допомогою майстра. У першому випадку розробник у своєму розпорядженні набір компонентів (при необхідності можна зареєструвати свої ActiveX), які вільно розміщує на формі і задає їх параметри. В режимі майстра користувач просто вибирає таблицю, поля і стиль оформлення, а форма генерується автоматично.
звіт- об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений в документ іншого додатка. Цей документ містить результати вибірки з бази даних у вигляді структурованої інформації (наприклад у вигляді таблиці або списку). MS Access володіє багатими можливостями по оформленню та форматування звітів. Ті ж два режими створення є і у звіту. В режимі майстра у користувача є можливість задати безліч параметрів, практично повністю визначають бажаний зовнішній вигляд звіту. Для створення нестандартних звітів краще користуватися конструктором.
сторінки- засіб публікації даних в локальній мережі або Internet. Створювана сторінка проектується подібно формі (з деякими відмінностями в використовуваних компонентах), при роботі з нею можна не тільки переглядати, але і змінювати дані в базі. Після збереження сторінки як об'єкта в БД її можна експортувати у вигляді файлу в форматі HTML і використовувати для доступу до даних через інтернет-браузер.
Макрос- це об'єкт, який представляє собою послідовність макрокоманд для автоматизації найбільш часто виконуваних дій при роботі з базою. Дії вибираються з має списку, а параметри задаються розробником. Виконати макрос можна після натискання на кнопку і програмним методом в коді.
Модуль - контейнер програмного коду на VBA. Для їх редагування і відтворення встановлюється оболонка Редактора Visual Basic. Весь програмний код додатку міститься в наборі модулів. Тут він має той же смислове значення, як і в будь-якій мові програмування.
Це повний список об'єктів, які можна зберігати в базі даних MS Access, який, втім, схожий і в інших настільних СУБД подібного класу, наприклад Paradox.
Access надає наступні функціональні можливості.
Ввід данних.Введення даних може здійснюватися наступними способами: вручну прямо в таблицю (сюди ж відноситься вставка вмісту буфера обміну); вручну в поля форми; прямий імпорт даних з інших джерел (бази Access, текстові файли, формат DBF, електронні таблиці, джерела даних ODBC); програмним методом, який може поєднувати в собі будь-які засоби, які можливо реалізувати на VBA. Останній спосіб володіє найбільшою гнучкістю і представляє практично необмежені можливості, проте він найскладніший в реалізації і вимагає певного рівня знань програмування.
2. Зміна даних. Редагування можливо наступними способами: вручну прямо в таблиці; в полях форм; у вікні браузера, в якому завантажена web-сторінка з БД; програмним методом.
3. Висновок даних. Тут Access надає такі можливості: висновок на екран монітора в табличному вигляді, полях форм або звітів; експорт в інші формати даних (ті ж, що при імпорті); висновок на друк, в основному у вигляді звітів; висновок даних в інтернет-браузер за допомогою об'єкта Сторінка в межах певної мережі; програмний експорт і висновок інформації.
4. Взаємодія з іншими джерелами і споживачами інформації.В цьому плані Access може виступати як сервер або клієнт автоматизації. Особливо прозоро настроюються зв'язку з іншими продуктами пакету Microsoft Office. Наприклад ви можете мати документ Microsoft Word, в якому будуть присутні поля з БД Access, зміна даних в базі автоматично відображається в документі. Це дозволяє створювати гнучкі рішення, що інтегрують дані в офісних засобах. 5. Використання бази даних MS Access іншими додатками. Такий варіант використовує файл MDB як сховище даних. Програма, яка звертається до даних, може бути написана на будь-якій мові високого рівня. В даному випадку використовуються таблиці і запити. Про підтримку посилальної цілісності та актуальності даних стежить ядро \u200b\u200bБД. Взаємодія відбувається через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.
6. Засоби створення додатків. Створення додатків на Access багато в чому подібно всім іншим засобам автоматизації Microsoft Office. Тут використовується інтерпретована мова Visual Basic for Applications, що призводить, як і при використанні будь-якого інтерпретується мови, до певного збільшення витрат процесорного часу і зменшення швидкості роботи програм і обробки даних. Для успішної розробки необхідно знати об'єктну модель самого Access і особливості її використання.
7. Управління даними в розрахованому на багато користувачів режимі. При роботі з Базами Даних в розрахованому на багато користувачів режимі виникають ситуації, коли необхідно обмежити число звертаються користувачів до даних. Це робиться для того, щоб запобігти одночасне оновлення однієї і тієї ж записи, при глобальному відновленні даних або при технічному обслуговування самої Бази Даних.
Ядро БД Access забезпечує три рівні блокувань:
Блокування бази даних. На цьому рівні блокування до БД може звертатися тільки один користувач. Такий рівень блокування застосовується для глобальної зміни або оновлення даних або при технічному обслуговуванні Бази Даних - стисканні.
Блокування таблиці. На цьому рівні блокування до таблиці може звертатися тільки один користувач. Такий рівень блокування застосовується в тих випадках, коли необхідно обробити відразу кілька записів таблиці.
Блокування сторінки. На цьому рівні до заблокованої сторінці може звертатися тільки один користувач. Це найнижчий рівень блокування. Процесор Microsoft Jet автоматично встановлює блокування сторінки і не може контролюватися вашою програмою. Сторінка даних може містити кілька записів, розмір його дорівнює 26 кб. Блокування сторінки означає блокування всіх записів, що знаходиться на цій сторінці. Якщо довжина запису - 512 байтів, то буде заблокованою 4 записи, а якщо 50 байтів то 40 записів. Точне число записів не можна заздалегідь ні визначити, ні поставити, тому що таблиця може містити видалені записи (які видаляються тільки під час ущільнення).
Блокування на рівні таблиці має два режими - песимістичний і оптимістичний. За замовчуванням встановлюється песимістична блокування.
8. Адміністрування. Перевага монопольного режиму роботи фактично призвело до виродження функцій адміністрування БД і в зв'язку з цим - до відсутності інструментальних засобів адміністрування в звичайному розумінні цього слова в MS Access. Наявні ж кошти дозволяють зробити наступне: є можливість поділу бази даних Microsoft Access на два файли, в одному з яких містяться таблиці, а в іншому запити, форми, звіти, макроси, модулі і ярлики сторінок доступу до даних. Це дозволяє користувачам мати доступ до загального джерела даних і при цьому створювати свої власні форми, звіти та інші об'єкти, а також скоротити мережевий трафік; існує можливість зв'язування таблиць з інших баз даних Microsoft Access або інших джерел. Наприклад, може знадобитися використання таблиці з іншої бази даних Microsoft Access, відкритої для спільної роботи по мережі. Це особливо корисно при необхідності зберігати всі таблиці в одній базі даних на мережевому сервері, зберігаючи форми, звіти та інші об'єкти в окремій базі даних, копії якої є у \u200b\u200bвсіх користувачів загальної бази даних; засоби реплікації Microsoft Access, доступні в базі даних (.mdb) і в проекті (.adp), дозволяють створювати репліки і синхронізувати їх на вимогу при роботі в Microsoft Access; засоби захисту та розмежування доступу. Найпростішим способом захисту є установка пароля для відкриття бази даних. База даних може бути зашифрована. При шифруванні бази даних її файл стискається і стає недоступним для читання за допомогою службових програм або текстових редакторів. Дешифрування бази даних скасовує результати операції шифрування. Найбільш гнучкий і поширений спосіб захисту бази даних називається захистом на рівні користувачів. Цей спосіб захисту подібний способам, використовуваним в більшості мережевих систем. Однак як уже зазначалося, підбір пароля адміністратора не представляє складності для фахівця з злому; є можливість перетворення БД в формат більш ранньої версії MS Access для забезпечення сумісності в деяких випадках; і нарешті, засіб для стиснення бази даних, яке стирає інформацію про віддалених рядках і зменшує розмір файлу MDB на диску. Це призводить до більшої продуктивності і в деяких випадках може відновити базу даних (наприклад, після несподіваного відключення живлення).
Також необхідно згадати, що в Access спочатку є шаблони типових баз даних для автоматизації найбільш поширених завдань.
Малюнок 4. Шаблони баз даних
Користувач в інтерактивному режимі Майстра вибирає дані, які бажає мати в своїй БД відповідно до потреб підприємства, а MS Access автоматично створює всі необхідні об'єкти. Надалі цю базу даних можна доопрацьовувати і розширювати.
Багатозначні поля для складних даних
Можна створити поле, що містить кілька значень, також званих складними даними. Припустимо, що вам потрібно призначити завдання одному із співробітників або підрядників, але ви хотіли б призначити цю задачу кільком людям. У більшості систем управління базами даних і в ранніх версіях Access в такому випадку потрібно було б створити зв'язок типу «багато-до-багатьох», щоб уникнути помилок.
В Office Access 2007 найскладніша частина роботи робиться автоматично, коли вибирається поле для введення декількох значень. Багатозначні поля особливо зручні при використанні Office Access 2007 для роботи зі списком SharePoint, який містить один з типів багатозначних полів, використовуваних в компоненті «Windows SharePoint Services». Додаток Office Access 2007 сумісно з цими типами даних.
Новий тип даних «Вкладення» дозволяє зберігати всі типи документів і виконавчі файли в базі даних, при цьому не відбувається непотрібного збільшення розміру бази даних. Office Access 2007 автоматично виконує стиснення вкладень, коли це можливо, щоб залишити якомога більше вільного простору. Потрібно вкласти документ Microsoft Office Word 2007 в запис або зберегти в базі даних кілька цифрових фотографій. Використання вкладень значно полегшує виконання таких завдань. Можна навіть додавати кілька вкладень до одного запису.
Поля МЕМО тепер зберігають форматований текст і підтримують журнал виправлень.
Тепер в Office Access 2007 підтримується форматований текст, який можна використовувати в записах поряд зі звичайним текстом. Текст можна форматувати за допомогою різних параметрів (таких як напівжирне і курсивне накреслення, а також застосовувати різні шрифти, кольори та інші звичайні параметри форматування) і зберігати в базі даних. Форматований текст зберігається в поле МЕМО в форматі на основі HTML, який сумісний з типом даних «форматований текст» в компоненті «Windows SharePoint Services». Задайте для властивості TextFormat значення або RichText, або PlainText, і дані в текстових полях і в режимі таблиці будуть відформатовані належним чином.
Поля МЕМО зручно використовувати для зберігання великих обсягів даних. За допомогою Office Access 2007 можна задати властивість Тільки додавання, щоб зберегти в поле МЕМО записи про всі зміни. Потім можна переглянути журнал цих змін. Ця функція також підтримує функцію відстеження в компоненті «Windows SharePoint Services». Таким чином, можна також використовувати Access для перегляду журналу вмісту списку SharePoint.
Access є однією з найпопулярніших настільних систем управління базами даних (СКБД), яка може працювати з текстовими файлами, з електронними таблицями і базами даних найбільш популярних форматів.
База даних зберігає сукупність даних і об'єктів, що відносяться до певної задачі. Вона допомагає нам упорядкувати інформацію за різними ознаками і дозволяє швидко робити вибірку з довільним поєднанням ознак. В якості даних може використовуватися будь-яка інформація, що зберігається на диску комп'ютера: поєднання символів, слова, файли, малюнки, об'єкти і т.д. Методи введення та зберігання даних визначають структуру бази даних.
Access дозволяє створювати реляційні бази даних, в яких дані зберігаються у вигляді таблиці. Його можна використовувати для аналізу даних, для створення динамічних веб-сторінок, в яких автоматично будуть відображатися зміни даних. З його допомогою можна створювати додатки баз даних, наприклад додатки клієнт / сервер.
- Access може працювати в якості:
- автономної СУБД для настільних систем;
- СУБД для файлового сервера;
- як інтерфейсний клієнт для зв'язку з серверними СУБД масштабу підприємства, наприклад, з Microsoft SQL Server.
Access 2003 є потужну платформу для створення настільних додатків і додатків клієнт / сервер рівня підрозділу або цілого підприємства.
Access 2003 дозволяє перетворювати бази даних Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, надає двосторонню підтримку XML. Для інтеграції інструментарію Access з базами даних MS SQL використовуються швидкодіючі засоби доступу до баз даних на основі інтерфейсу OLE-DB.
Розширення файлів, які використовуються в Access
Access зберігає всі дані в одному файлі, незважаючи на те, що вони можуть бути розподілені по різних таблицях. Таблиці з даними, їх індекси, форми, звіти зберігаються в файлах з расшіреніем.mdb (Microsoft Access database). Закритий формат файлів з расшіреніем.mde дозволяє не включати вихідний код VBA в поширювані додатки Access. Файли, adp (Microsoft Access. Project) забезпечують підключення до інтегрованих сховищ даних SQL Server 2000 за допомогою бездротової технології OLE DB, що дозволяє створювати повноцінні програми, що мають архітектуру клієнт / сервер.
За замовчуванням в Access використовуються файли з расшіреніем.mdb. Цей формат дозволяє розробникам зберігати файли як * .mde або * .ade. При цьому будь-який код Visual Basic компілюється, і вихідний код виключається як з файлу бази даних Access (.MDB), так і з файлу проекту Access (.ADP), що забезпечує більш надійний захист.
