Привіт, шановні читачі. З розвитком інтернет і мережевих технологій, Все менше документів відправляються на друк. Куди зручніше відправити файл Word по Email своєму керівнику, замовнику, колезі. Тільки не всі знають, що перед відправкою потрібно обов'язково налаштувати і перевірити файл. Навіщо? Зараз розповім, сідайте зручніше!
Налаштування загальної читання файлу
Коли адресат отримає Ваш документ, він може вивчати його з екрану, або роздрукувати на папері. Кому як зручніше. Тому, рекомендую підготувати файл до обох процедур. Взагалі, будь-який документ, будь то файл Word, або, наприклад, звіт Access завжди повинен бути готовий до друку. Це повинно стати Вашим правилом.
Почнемо з підготовки до друку, в рамках якої робиться багато налаштувань загального характеру. ви поліпшите зовнішній виглядпроекту і усуньте багато недоліків, які здатні зіпсувати враження від вивчення матеріалів.
Від Вас буде потрібно (при необхідності) 10 простих кроків:
- Встановити розмір листа
- Вибрати орієнтацію листа
- пронумерувати рядки
- Розташувати текст в колонках
- налаштувати поля
- вставити колонтитули
- оформити абзаци
- Організувати переноси слів
- Перевірити відсутність «висячих» рядків
- Вставити розриви рядків і розділів
Як все це робиться, я вже розповідав раніше. Якщо Ви не читали ту статтю, ось.
Перевірка особистих даних
При роботі в Word, програма зберігає різні допоміжні дані. Більшість з них можна вважати конфіденційними. Це зручно для спільної роботи над документом в структурованої організації. Користувачі бачать хто автор проекту, коли він створений і змінений, якій організації належить і ін.
Однак, поширення цієї інформації стороннім особам небажано. Тому, потрібно уважно контролювати, кому і які особисті дані Ви передаєте разом з документом Ворд.
Щоб перевірити, яка додаткова інформаціявказана в документі, натисніть на стрічці Файл. Відкриється уявлення Backstage, в правій частині якого будуть вказані деякі властивості. Щоб відкрити їх повний перелік, натисніть Показати всі властивості.
Подивіться, як багато про автора можуть дізнатися люди. Чи завжди це потрібно? Упевнений, що немає. Крім того, документ може зберігати інформацію про виправлення, коментарі, прихований контент та ін. В більшості випадків, ці дані потрібно очистити. Як це зробити? У програмі є зручне і швидке засіб очищення особистих даних.
Перейдіть на стрічці: Файл - Пошук проблем - Інспектор документів. У вікні, встановіть всі галки і натисніть Перевірити.
Після перевірки відкриється вікно зі списком даних. Перелік буде розбитий за типами. Там, де знайдені особисті - з'явиться знак окликуі кнопка « Видалити всі». Дивіться за списком що саме програма пропонує видалити і натискайте на кнопку. Я зазвичай видаляю все, крім колонтитулів.
Коли почистіть таким чином всі особисті дані, про всяк випадок повторіть перевірку.
Перевірка сумісності версій програми
Ви знаєте, що існує кілька версій пакета Microsoft Office, Які виходили по черзі. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, ... З кожною версією вводилися нові інструменти, функціонал. Наприклад, Ви вставили на лист, яка вперше з'явилася в Office 2007. Очевидно, що користувач з XP не зможе коректно її переглянути (або змінити).
Перевірка сумісності існує якраз для виявлення подібних казусів. натисніть Файл - Пошук проблем - Перевірка сумісності. З'явиться меню, в якому будуть детально описані всі проблеми з сумісністю. Якісь із них можна виправити, а з якимось доведеться змиритися.
Перевірка доступності матеріалів
У світі намагаються всіляко соціалізувати людей з обмеженими фізичними можливостями. Свою лепту в це вносить і компанія Майкрософт. Для цього вони вбудовують аналізатори доступності вмісту в свої програми. Якщо є хоч найменша ймовірність того, що документ Word будуть переглядати люди з порушеннями зору або слуху, обов'язково скористайтеся аналізатором і дотримуйтесь його рекомендацій.
Що він перевіряє? Компанія розробила для своїх програм засіб читання з екрану за допомогою голосового диктора. Аналізатор перевірить, наскільки документ підготовлений до цього процесу. Крім того, буде виконана перевірка адаптації контенту для людей з порушеннями слуху та мовлення.
Для перевірки натисніть Файл - Пошук проблем - Перевірка читаності. На екрані з'явиться меню з результатами аналізу. Якщо будуть виявлені помилки або рекомендації, вони відобразяться в меню. Клікайте мишею на об'єктах в цьому списку, щоб подивитися рекомендації щодо усунення.
Виправте все, що вийде, це дозволить особливим читачам відчувати мінімум незручностей.
Помітити документ Word, як остаточний
Коли всі роботи над документом закінчено, розсилається остаточна редакція, можна повідомити про це своїм читачам. Для цього натисніть Файл - Захист документа - Позначити як остаточний.
При відкритті такого файлу, користувач не зможе відразу вносити зміни. З'явиться жовте інформаційне поле з написом « Позначений як остаточний». Читач не зможе змінювати текст, стрічка буде прихована. Однак, цей інструмент лише повідомляє, що редакція тексту остаточна, не більше того.
Якщо користувач натисне Все одно редагуватив інформаційному полі, статус «остаточний» буде видалений. Вміст знову можна буде змінювати, видаляти, додавати. Так що, інструмент використовується тільки для інформування, але ніяк не захищає інформацію від редагування. Хоча, часто і цього досить.
Відправлення документа Word
Ви підготували файл до відправки, залишилося тільки розіслати його по e-mail. приступаємо:
Якщо на Вашому комп'ютері налаштованийMicrosoft Outlook(А я рекомендую його налаштувати), додайте кнопку Електронна пошта на панель швидкого доступу . Як додати команду на панель швидкого доступу, я описував. Збережіть файл і натисніть кнопку відправки. Відкриється вікно створення листа, з вкладеним файлом Ворд. Додавайте адресатів, вказуйте тему листа і відправляйте.
Ще один спосіб відправити документ з допомогою Outlook. натисніть файл - Загальний доступ- Відправити електронною поштою.
У вікні, виберіть один з варіантів відправки:
- Надіслати як вкладення- створює в Outlook новий лист і додає в нього вкладенням поточний файл
- Надіслати посилання- розсилає адресатам посилання на документ, що знаходиться в загальному доступі
- Надіслати як PDF- перетворює файл в формат PDFі створює з цим вкладенням нове лист Outlook. Корисно, коли потрібно захистити файл від змін
- Надіслати як XPS- відправка в ще одному захищеному форматі файлу (XPS). Щоб побачити її потрібно, як і для PDF, може знадобитися спеціальне програмне забезпечення
- Надіслати факс через інтернет- відправка не по Email, а як факс. Для роботи цієї послуги потрібно підключення спеціальних сервісів. Описувати їх не планую, так як факсимільний зв'язок застаріває. А ви як вважаєте, чи потрібно описати налаштування факсу в Word? Напишіть в коментарях.
Якщо Outlook немає, збережіть файл і відправте його за допомогою іншого поштового клієнтаабо сервісу. файли Wordвідправляють так само саме, як і інші файли. Так роблять більшість користувачів Ворда, але я віддаю перевагу і рекомендую використовувати саме Outlook. Чому? Читайте статті про цю програму і все зрозумієте самі. Вони з'являться на моєму блозі вже скоро.
Друзі, це все про відправку документа Wordелектронною поштою. Головне - перед відправкою подбайте про своїх читачів і почистіть особисті дані.
Наступний пост буде про виведення документа на друк. Ви здогадуєтеся, що там теж є свої тонкощі. З одного боку, все просто, з іншого - деякі моменти вимагають уважного ставлення. Так що, не полінуйтеся, прочитайте його і будьте впевнені в тому, що все робите правильно. До зустрічі!
Більшість користувачів інтернету мало не кожен день стикається з відправкою файлів за допомогою електронної пошти. Справа ця швидке і нехитра. Однак у новачка все ж можуть виникнути деякі проблеми. Всі питання і непорозуміння виникають через банальне незнання інтерфейсу поштового клієнта. Саме тому давайте розглянемо, як відправити файл по електронній пошті з усіма подробицями. Тож почнемо.
Для початку необхідно зайти на один із сервісів, де у вас зареєстрований Поштова скринька. Припустимо, це буде mail.ru. Далі введемо реєстраційні дані в відведені для цього поля зверху зліва. Якщо ви все зробили правильно, то станеться перенаправлення, і ви потрапите в свою електронну поштову скриньку. Тепер можна приступати до написання листа. Для цього натисніть на відповідну кнопку «Написати листа» над папками з вхідними, вихідними і іншими листами. У вас повинна відкритися форма заповнення нового електронного листа. У ній обов'язково заповнюємо поле з адресатом. Поле з темою можна залишити вільним. Якщо є необхідність, трохи нижче залишаємо текст повідомлення. Далі натискаємо на кнопку «Прикріпити файл» або на значок хмари, який знаходиться поруч. Останній пункт вибирається, якщо необхідний для відправки файл розташований в вашому електронному сховищі, хмарі. При натисканні на «Прикріпити файл» у вас з'явиться вікно з вибором шляху до нього. Вказуємо шлях і натискаємо кнопку «Відкрити». Якщо ви все зробили правильно, то необхідний файл прикріпиться до вашого листа. Про це свідчитиме напис трохи нижче кнопки «прикріпити файл». Якщо файл великий або швидкість інтернету невелика, то доведеться почекати. В цьому випадку з'явиться бігунок з завантаженням фала. слід дочекатися повного завантаженняі тільки потім натиснути кнопку «Відправити». Вона знаходиться трохи вище поля з адресатом. Якщо все пройшло правильно, то ви побачите повідомлення про успішну відправку файлу, а ваш адресат вже через кілька хвилин отримає довгоочікуваний лист. Якщо ж ви вибрали відправку файлу з Хмари, то перед вами відкриється його структура. І вже в ній ви повинні вибрати потрібний вам файл і натиснути кнопку «Прикріпити». Як і в розглянутому нами першому варіанті відправки, у вас повинно з'явитися поле з уже прикріпленим файлом. Якщо його розмір великий або швидкість інтернету невелика, то доведеться трохи почекати його завантаження.
Система документообігу «Корпоративний документообіг» містить засоби інтеграції з електронною поштою. Крім автоматичного моніторингу поштових скриньок і автоматичного створення документів на основі отриманих листів (дана тема детально розглянута) можлива і ручна відправка, а також отримання документів по електронній пошті.
Відправка документів по електронній пошті
СЕД «Корпоративний документообіг» дозволяє відправляти корпоративні документи та їх вміст як звичайне електронного листа. Для відправки корпоративного документа виберіть документ у формі «Навігатор», або в іншій формі списку документів (наприклад, з особистої папці користувача) і натисніть кнопку. Дану кнопку можна натиснути і з відкритої формикорпоративного документа, як показано на малюнку нижче.
Натисніть на картинку для збільшення
Правда, яка форма нового електронного листа включає в себе текст вмісту корпоративного документа доповненого підписом облікового запису відправки електронної пошти, а також автоматично згенерований блок з описом вкладених файлів.
Список вкладених файлів містить ті ж файли, що і корпоративний документ системи документообігу. Список вкладень наведено на закладці «Додатково» сторінки написання листа. На цій же закладці вказано посилання на відправляється корпоративний документ і посилання на обліковий запис, Використовувану для відправки. Зверніть увагу на те, що в обліковому записі повинен бути відзначений прапорець «Використовувати для відправки». Для користувачів без повних прав доступу будуть доступні тільки ті облікові записи, в яких вони вказані в реквізиті «Відповідальний». Приклад закладки «Додатково» наведено на малюнку нижче.
При зміні файлів в списку на закладці «Додатково», блок опису вкладень в тексті листа автоматично змінюється.
Перед відправкою листа з СЕД «Корпоративний документообіг» можна відредагувати склад одержувачів листа. За замовчуванням в нього включені адресати з довідника «Контрагенти» і «Контактні особи» зазначені в корпоративному документі на закладці «Належність».
Список адресатів листа включає в себе основного одержувача (виділено жирним шрифтом), а також одержувачів копії цього листа. Зверніть увагу на те, список можна доповнити і змінити вручну. Ви також можете змінити основного одержувача листа. Для цього перемістіть потрібного адресата стрілкою «вгору» до першого рядка.
Відправка пошти відбувається після натискання на кнопку «Відправити лист» у верхній панелі форми.
У разі, якщо в обліковому записі не включений прапорець «Запам'ятати пароль» перед відправкою пошти буде виведена форма для введення пароля.
Отримання документів по електронній пошті
СЕД «Корпоративний документообіг» містить засоби завантаження документів з електронної пошти. Для завантаження документів натисніть на клавіатурі комбінацію клавіш «Alt + M» або виберіть в підсистемі «Актуальні документи» пункт «Отримати ел. пошту ».
У формі завантаження документів необхідно вказати обліковий запис електронної пошти, з якої буде проводитися завантаження листів, а також посилання на шаблон корпоративних документів. за даному шаблономбудуть сформовані нові корпоративні документи. Рекомендується також відзначити прапорець «Доповнювати дані шаблону даними з листів». На даний день здійснюється доповнень до даних шаблону посиланнями на елементи довідника контрагентів і контактних осіб контрагентів знайдених в базі даних за зворотною адресою електронної пошти.
Прийом пошти розділений на два етапи. На першому етапі відбувається завантаження заголовків електронних листів. Для завантаження заголовків натисніть кнопку «Перевірити пошту на сервері».
Після отримання даних з поштового сервера відбудеться формування таблиці з автоматичним визначенням належності листи (за адресою відправника) контрагенту або заповнивши контактну форму контрагента. У разі, якщо визначити приналежність листи контрагенту не вдалося, то можна вручну заповнити значення в колонці «Зв'язок з базою даних». Зазначене в колонці «Зв'язок з базою даних» значення буде розміщено в рядку «Контрагенти» закладки «Належність» створеного корпоративного документа.
Після формування таблиці заголовків ви можете вибрати (встановивши потрібну позначку) ті листи, які необхідно завантажити (імпортувати) в базу даних і натиснути кнопку «Сформувати корпоративні документи».
Сформовані корпоративні документи будуть розміщені в системі документообігу СЕД «Корпоративний документообіг» згідно із зазначеними в шаблоні документів налаштувань корпоративних папок, видів і типів документів.
Можливість відправки тексту в електронному листі - це вже само по собі чудова можливість для спілкування. Адже електронного листа безкоштовно, доходить воно майже миттєво і, на відміну від звичайного паперового листа, може містити не одну-дві сторінки тексту, а цілий трактат.
Однак ще більш цікавою можливістювикористання електронної пошти є відправка в електронному листі фотографії, Текстового документа, електронної таблиці, Архіву і т.д. Одним словом, в лист можна запросто вкласти практично будь-який файл і відправити його адресату.
Той, отримавши такий лист, зможе витягти прикріплений файл і зберегти його на своєму комп'ютері для використання.
Чому я написав "практично будь-який файл"? Справа в тому, що деякі поштові серверимають обмеження на обсяг пересилаються вкладених файлів. Наприклад, в деяких випадках, обсяг вкладення не повинен перевищувати 5Mb, у інших поштових служб - не більше 10Mb і т.д. Наприклад, максимальний обсяг електронного листа з усіма вкладеними файлами, що відправляється через систему Яндекс-поштане повинен перевищувати 30Mb.
C іншого боку, треба враховувати, що у адресата може бути поштова скринька з меншою пропускною спроможністю. Одним словом, пересилати в електронних листах фотографії, текстові документита інші невеликі за обсягом файли цілком можливо. А ось переслати повнометражний фільм - це вже проблема. Принаймні на сьогоднішній день.
У відео уроці ви зможете побачити, як відправити в електронному листі вкладений файл або декілька файлів.
Відео урок: Як надіслати електронною поштою фото, документ та інші файли
Дистанційні Курси Кашканова. Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. У вас повинен бути включений JavaScript для перегляду.
Інструкція
Найбільш очевидним способом відправки електронного документа через інтернет є використання електронної пошти. Для цього використовуйте функцію прикріплення вкладення, яка є практично у всіх сучасних поштових службах. Зайдіть в свою поштову скриньку, використовуючи звичайний веб-інтерфейс (НЕ WAP або PDA). Розпочніть складання нового повідомлення, перейшовши за відповідним посиланням (вона може називатися по-різному). Введіть, як зазвичай, адреса одержувача, тему і супровідний текст. Потім натисніть на спеціальну кнопку для прикріплення файлу (вона також може називатися по-різному). Виберіть папку, в якій знаходиться файл, а потім і сам файл. Після цього натисніть іншу кнопку, призначену для приєднання вибраного файлу. Якщо така кнопка відсутня, обраний файл приєднається автоматично в момент відправки. При необхідності виберіть і приєднаєте ще кілька файлів. Потім відправте повідомлення.
Більші електронні документи (наприклад, інструкції, що містять кілька сотень сторінок) відправляйте через так звані. Завантажте файл на будь-який з таких серверів, після чого отримаєте спеціальну довгу посилання. Цю посилання відправте адресату в тексті листа по. При необхідності, поясніть одержувачу, що він повинен, перейшовши за цим посиланням, натиснути кнопку для безкоштовного скачування з паузою. Поки триває пауза, він може переглядати в сусідніх вкладках браузера інші сайти. Потім з'явиться інша кнопка, натиснувши на яку, адресат зможе завантажити файл. При бажанні, відправте посилання не по електронній, а через службу обміну миттєвими повідомленнями, або навіть продиктуйте по телефону (але при цьому не помиліться ні в одному знакові).
Третім способом передачі електронного документа є закачування його на службу Google Docs. Щоб це зробити, створіть новий обліковий запис в Gmail, або використовуйте вже наявну. Увійдіть під відповідним поєднанням логіна і пароля в службу Google Docs за допомогою будь-якого сумісного з нею браузера. створіть новий документабо завантажте готовий в форматі ODT, DOC або іншому з числа підтримуваних системою. Потім відправте ссликой на нього адресату будь-яким способом. Якщо ви хочете, щоб він просто документ, зробіть останній публічним, і тоді одержувачу не доведеться навіть реєструватися в Gmail. Якщо ж необхідно забезпечити можливість спільного редагування документа, попросіть адресата зареєструватися і сказати вам логін. Після цього дозвольте перегляд і редагування цього документа користувачеві з відповідним логіном.
