Під час роботи з документами, що містять різну інформацію на багатьох сторінках (наукові праці, маркетингові дослідження, медичні статті тощо), програма Microsoft Word пропонує додаткову функцію реєстрації змін у текстових блоках. Це зручно для аналізу виправлень з можливістю повернення до попередніх варіантів як для одного користувача, так і для кількох, що працюють з одним і тим самим файлом.
Перехід у режим редагування
Щоб увімкнути цей режим, перейдіть на вкладку «Рецензування» панелі інструментів і натисніть кнопку «Виправлення».
Видалені слова та окремі символи позначаються червоним кольором та закреслюються. Зміни в інтервалах, шрифтах та інше форматування відображаються у виносках на полях.
У параметрах пункту «Виправлення» можна вказати колірну гаму, товщину та тип ліній, а також інші характеристики для вставки та видалення тексту та зміни у таблицях.
Також можна створювати свої примітки для позначок відповідним пунктом меню на панелі інструментів.
Збереження виправлення
Якщо є необхідність передати документ іншим користувачем, але при цьому він не повинен відображати редагування, а вихідному власнику ця інформація важлива, то рекомендується створити копії файлу з віддаленими примітками та виправленнями.
Перевірка на наявність виправлень
Програма Word 2010 має функцію перевірки документа на наявність прихованого тексту, приміток, виносок та іншої інформації.
Щоб викликати цю можливість, перейдіть в меню «Файл» до розділу «Дані».
При натисканні на кнопку "Пошук проблем" потрібно вибрати "Інспектор документів".
Функція пропонує вказати параметри для перевірки, а після закінчення аналізу видалити виправлення.
Видалення виправлень
Без підтвердження дії після ввімкнення режиму редагування документ продовжуватиме відображати результати редагування.
Microsoft постійно працює над покращенням свого офісного пакета і за багато речей софтверному гіганту дійсно можна сказати спасибі. Однак деякі "фішечки", що впроваджуються в нових версіях додатків, можуть виявитися не просто незвичними, а й відверто викликати дискомфорт. На щастя, одним з плюсів MS Office є гнучкість по налаштуванню під себе, а тому автоматичні функції, що набридають, можна відключити. І про те, як це зробити, ми поговоримо з прикладу текстового редактора Word 2016.
Онлайн-курс "Word від простого до складного"
Освойте роботу в головному текстовому редакторі на найвищому рівні. Не має значення новачок ви або вже працюєте з Word, з нашим курсом ви станете справжнім гуру документів!
Вимкнення Початкового екрану
Якщо при запуску програми ви волієте бачити порожню білу сторінку, щоб відразу приступити до набору тексту, то буде не зайвим відключити Початковий екран програми, на якому відображаються останні відкриті вами файли і пропонуються всілякі шаблони (вони хоч і корисні, але не так часто використовуються у повсякденній роботі). Щоб вимкнути Початковий екран Word 2016, виконайте такі кроки:
- Клацніть меню "Файл".
- Виберіть опцію "Параметри"(відкриється діалогове вікно з налаштування програми).
- У лівому списку вибираємо "Загальні".
- В розділі "Параметри запуску"знімаємо галочку з чекбоксу “Показувати початковий екран під час запуску цієї програми”.
- Тиснемо Ок.
Тепер при відкритті текстового редактора перед вами одразу буде порожній документ, з яким можна розпочинати роботу.
Повернути традиційні вікна при Відкритті та Збереженні файлів
У новій версії програми при спробі зберегти новий документ або відкрити вже існуючий, у тому числі використовуючи "гарячі клавіші" Ctrl+S, Ctrl+O, з'являється так називаючи Backstage панель, Яка навіть якщо і працює коректно, що буває аж ніяк не завжди або не відразу, то як мінімум виглядає громіздко та незручно. Щоб повернути звичний формат із збереження та відкриття документів, робимо такі кроки:
- Меню "Файл" - "Параметри".
- У лівому списку вибираємо "Збереження".
- Ставимо галочку в чекбоксі Не показувати подання Backstage під час відкриття та збереження файлів”.
- Тиснемо Ок.
Перевагою Backstage є відображення недавніх файлів, що зручно. Також там можна закріпити найважливіші для вас документи. Так що якщо раптом занудьгуєте про цю опцію, то повернути її можна, повернувши знявши галочку в налаштуваннях.
Для безпеки своїх документів не зайвим встановити на них персональний пароль.
Вимкнення міні-панель інструментів
Якщо виділено текст, миші Word автоматично відображає невелику панель інструментів. Іноді вона справді може виявитися корисною, але якщо вас ця функція швидше відволікає, її також можна відключити.
- Меню "Файл" - "Параметри".
- У лівому списку вибираємо "Загальні".
- Знімаємо галочку з чекбоксу "Показувати міні-панель інструментів при виділенні".
- Тиснемо Ок.
Зверніть увагу, що включена міні-панель має властивість зникати самостійно, після того, як ви відведете вказівник миші в бік від тексту.
Літерне виділення тексту
Коли ви виділяєте мишею більше одного слова, Word схильний виділяти наступні слова відразу повністю. Якщо ви хочете мати можливість буквального виділення, то необхідно зробити наступні кроки:
- Меню "Файл" - "Параметри".
- У лівому списку вкладка "Додатково".
- В розділі "Параметри редагування"знімаємо галочку з чекбоксу "Автоматично виділяти слова".
- Тиснемо Ок.
Ви, як і раніше, можете виділити слово цілком подвійним натисканням лівої клавіші миші. Але при затиснутій миші виділяти фрагменти тексту стане зручніше.
Word 2016 має найбагатший набір функцій, серед яких є можливість швидкої вставки в документ тих символів, яких немає на звичайній клавіатурі.
Відключаємо вільне введення
За промовчанням у Word 2016 ми можемо натиснути на будь-яку область документа і відразу почати там набір тексту. Це справді може виявитися зручним, проте скоріше як виняток. Навпаки, випадково клікнувши кудись не туди, можна втратити час повернення курсору в потрібне місце.
- Меню "Файл" - "Параметри".
- У лівому списку вкладка "Додатково".
- В розділі "Параметри редагування"знімаємо галочку з чекбоксу "Дозволити вільне введення".
- Тиснемо Ок.
Вставка звичайного тексту
Коли ви копіюєте та вставляєте текст із однієї частини документа до іншої, формат зберігається. Аналогічно відбувається при копіюванні тексту з іншого документа або Інтернету. Але можна спочатку настроїти так, щоб вставка відбувалася відповідно до того формату, який у вас використовується.
- Меню "Файл" - "Параметри".
- У лівому списку вкладка "Додатково".
- Область “Вирізання, копіювання та вставка”. У списках вибираємо потрібні нам значення, наприклад, "Зберегти тільки текст".
- Тиснемо ОК.
Але й нічого не змінюючи можна використовувати вставку через стрічкове меню. Пункт "Головне", під кнопкою "Вставити" тиснемо стрілочку з випадаючим списком і вибираємо параметр вставки, що цікавить нас. Крім того, якщо ми вже зробили вставку з форматуванням, що не влаштовує нас, ми можемо відразу після вставки натиснути Ctrl і в міні-панелі, що відкрилася, вибирати бажаний формат вставки.
Інструкція по роботі з інструментом пошуку та заміни в MS Word 2016 дозволить заощадити багато часу.
Відключаємо Автоформат (х4)
Заключні функції, гідні деактивації, стосуються надмірних вольностей текстового редактора в частині Автоформату та Автокорекції. Найчастіше такі автоматичні зміни відверто заважають набирати текст, тому в їхньому відключенні сенс є однозначним.
- Меню "Файл" - "Параметри".
- У лівому списку вкладка "Правопис".
- Тиснемо кнопку "Параметри Автозаміни".
- У самому низу знімаємо галочку з пункту "Автоматично виправляти орфографічні помилки".
Тут же можна відключити ще чотири дратівливі опції:
- Автоматичний маркований список:Щоразу, коли ви починаєте рядок із символу зірочки (*), то після натискання пробілу зірочка перетворюється на чорне коло і з'їжджає убік – тобто створюється маркований список. Відключається у вкладці “Автоформат під час введення”, пункт “Застосовувати під час введення”, зняти галочку з чекбокса “Стилі маркованих списків”.
- Автоматичний нумерований список:аналогічна історія з введенням цифр і створенням нумерованих списків. Відключається там, зняттям галочки з чекбокса "Стилі нумерованих списків".
- Лінії кордонів:Однією з цікавих опцій є автоматичне створення розділової смуги завширшки всього документа, яку потім ще піди видали. Малюється вона після введення трьох тире поспіль і натискання клавіші Enter, а відключається все там же: "Правопис" - "Параметри автозаміни", вкладка "Автоформат під час введення", розділ "Застосовувати під час введення", знімаємо галочку з пункту "Лінії кордонів".
- "Повторювати формування початку елемента списку":деактивуємо цю опцію на вкладці "Автоформат під час введення", пункт "Автоматично під час введення". Суть полягає в тому, що якщо ви створюєте список і перше слово або фраза в цьому списку у вас виділено жирним або курсивом, після чого йде звичайний текст, то при створенні наступних елементів списку всі вони автоматично використовуватимуть форматування того самого початкового елемента списку, то є повністю будуть виділені жирним або курсивом. Тому і вимикаємо.
У програмі MS Word є спеціальний режим роботи, який дозволяє вносити правки та редагувати документи, не змінюючи їх змісту. Грубо кажучи, це гарна нагода вказати на помилки, не виправляючи їх при цьому.
У режимі редагування можна зробити виправлення, додати коментарі, пояснення, примітки тощо. Саме про те, як активувати цей режим роботи, і йтиметься нижче.
1. Відкрийте документ, у якому потрібно включити режим редагування, і перейдіть у вкладку "Рецензування".
Примітка:У Microsoft Word 2003 для ввімкнення режиму редагування необхідно відкрити вкладку "Сервіс"і там вибрати пункт "Виправлення".
2. Натисніть кнопку "Виправлення", розташовану у групі "Запис виправлень".
3. Тепер можна розпочати редагування (виправлення) тексту в документі. Усі внесені зміни будуть фіксуватися, а тип редагування з так званими поясненнями буде відображатися праворуч від робочої області.
Крім кнопок на панелі керування, активувати режим редагування в Ворді можна і за допомогою комбінації клавіш. Для цього просто натисніть "CTRL+SHIFT+E".
Якщо це необхідно, ви завжди можете додати примітку, щоб користувачеві, який надалі працюватиме з цим документом, було простіше зрозуміти, де він припустився помилки, що потрібно змінити, виправити, прибрати зовсім.
Внесені в режимі редагування зміни неможливо видалити, їх можна прийняти або відхилити. Докладніше про це ви можете прочитати у нашій статті.
Ось, власне, і все, тепер ви знаєте, як у Word включити режим редагування. У багатьох випадках, особливо при спільній роботі з документами, ця функція програми може виявитися вкрай корисною.
Зараз багато досвідчених користувачів Word користуються вкладкою «Рецензування». До того ж, це дуже зручно, якщо над файлом необхідно попрацювати кільком людям. За допомогою цієї функції можна створювати виправлення, виноски та примітки. Автор файлу може, як прийняти, і відхилити їх, або ж приховати. Крім цього, можна створити коментарі для більш продуктивної роботи над текстом.
Проводимо поправку
Щоб увімкнути область виправлень у Ворд, необхідно перейти у вкладку «Рецензування». Якщо така у вас не відображається, натискаємо Alt, потім Shift+F10 і в налаштуваннях повертаємо потрібну нам вкладку на панель. Після того як ми налаштували панель та зайшли до «Рецензування», вибираємо «Область перевірки». З'явиться меню, в якому можна вибрати зручне для себе відображення. Після цього можна вносити зміни та коментарі. Будь-яка людина, яка працює з цим текстом, бачитиме ваші позначки. А автор зможе погодитися з ними, або ж ні. Це значно спрощує роботу над документом.
Багато правки можуть бути приховані. Якщо ви хочете відобразити всі або деякі елементи, натисніть «Показати виправлення» і виберіть пункти, що вас цікавлять. Є можливість роздрукувати документ разом із внесеними зауваженнями.
Видаляємо зайві значення
А тепер розберемося, як прибрати область рецензування в Word 2007, 2010. Щоб видалити відразу всі виправлення або примітки, можна елементарно прийняти або відхилити кожне з них. Для цього, переглядаючи їх, необхідно клацнути на однойменні клавіші у вкладці «Рецензування». При натисканні кнопки «Далі» ви з легкістю перейдете до наступної зміни та зможете прийняти рішення щодо неї.
Для дуже об'ємних текстів, у яких велика кількість правок і приміток, прибрати область виправлень у Word можна іншим способом. Або у вас ситуація, коли всі поправки та коментарі перестали мати значення. Якщо вам необхідно прийняти правки, що знаходяться в документі, клацніть на меню «Прийняти». Залишиться вибрати "Застосувати всі зміни в документі". Аналогічні дії та у разі відхилення правок у файлу. Вибрати меню, що випадає, і натиснути відповідну кнопку «Відхилити всі зміни в документі».
Перейдіть до розділу рецензування > Реєстрація змін.
Видалення записаних змін
Word зберігає або видаляє зміну, а потім переходить до наступного.
Видалення приміток
Виберіть Примітку та натисніть кнопку перевірити > вилучити.
Щоб видалити всі примітки відразу, натисніть на примітку, а потім у розділі перейти до рецензуваннянатисніть стрілку під кнопкою вилучитита виберіть команду видалити всі примітки у документі.
Порада:Щоб виконати фінальну перевірку, запустіть інспектор документів. Цей засіб перевіряє наявність виправлень та приміток, прихований текст, особисті імена у властивостях та іншу інформацію. Щоб запустити інспектор документів, виберіть файл > відомості > перевірити наявність проблем > перевірити документ.
Вимкнення реєстрації виправлень
Перейдіть до розділу рецензування > Реєстрація змін.
Видалення записаних змін
Щоб видалити всі виправлення, прийняти або відхилити зміни та видалити примітки.
Word зберігає або видаляє зміну, а потім переходить до наступного. Щоб зберегти всі зміни одночасно, клацніть стрілку поруч із параметром зберегтита виберіть команду Застосувати всі зміни.
Видалення приміток
Щоб видалити примітки зі свого документа, видаліть їх.
Перейдіть до розділу та перейдіть до розділу перевірка > вилучити.
