Има ситуации, когато трябва да изпращате съобщения до група хора. За да не добавяте едни и същи хора всеки път към списъка с получатели в Outlook, е възможно този процес да се автоматизира.

Сега преминаваме директно към създаване на контактна група. Отваряйки Outlook 2010, изберете „ Данни за контакт„И кликнете върху“ основен". Изберете елемент “ Създайте група за контакти"(Фиг. 1)

На полето " Име„Въведете името на групата, към която ще приложим автоматично изпращане и изберете“ Добавяне на членове».

Избираме метода, чрез който ще добавяме участници Групи за контакти: От контакти на Outlook, от съществуваща адресна книга, чрез създаване на нов контакт. В нашия пример това е добавяне на контакти от Outlook.

В прозореца, който се отваря, изберете контакта, към който искаме да добавим Контактна група и кликнете върху „ участниците". Тогава не забравяйте да кликнете върху „ Запазете и затворете"(Фиг. 2).

Проверяваме правилността на нашите действия. Създайте ново съобщение. На полето " За ...»Напишете името, което създадохме Групи за контакти, Ако трябва да премахнете някои контакти от списъка с пощенски адреси, след това в „ За ...»От съобщението щракнете върху знака плюс (+) до името на списъка за разпространение, за да видите съдържанието му, след което изтрийте имената на хора, които не се нуждаят от изпращане на съобщение (фиг. 3).

Използване на Bcc в Outlook

Когато кореспонденцията по електронна поща е удобно да се поставят копия на всички хора, които имат интерес да се запознаят с кореспонденцията, но които не участват в нея. В такива случаи получателят на писмото ще види, че писмото е пристигнало до него, а също така ще вижда и всички, които са в копието на писмото.

Но какво да направите, когато не искате да изясните на контрагента, че някой друг освен него получава това писмо? В този случай използвайте полето Bcc. Създайте нов имейл, отидете на „ параметри„И изберете менюто“ Покажете получателите на Bcc”(Фиг. 1).

Въведете адреса и изпратете писмо до получателя.

Често се налага да изпращате съобщение до няколко получатели наведнъж - например до всички получатели, чиито писма имате в папката Humor или в папката Family. Създаване на група, можете да спестите време и нерви, тъй като не е необходимо да въвеждате ръчно всичките им адреси. За да създадете група, направете следното:

Изберете елементите от менюто Адресната книга на услугата, за да отворите прозореца на адресната книга.
Изберете File-Create Group. Ще се появи диалогов прозорец, в който можете да създадете група.
Въведете име на групата. Опитайте да измислите добро име, което отразява състава на групата и съдържанието на въпросите, обсъждани с кореспондентите.
Добавете контакти към групата. Използвайте бутона Избор, за да маркирате всички получатели в тази група. В същото време на екрана ще се появи нов диалогов прозорец с имейл адресите на кореспонденти, които можете да включите в групата. В лявата част на прозореца изберете желаното име и адрес и използвайте бутона Select, за да ги добавите към групата в дясната част на прозореца.
Когато сте напълно формирали групата, щракнете върху бутона OK.
За да затворите прозореца Свойства за тази група, щракнете върху бутона OK.
Затворете прозореца на адресната книга.

Сега можете да работите с групата.

За да изпратите съобщение до цялата група, въведете името му в полето To, Cc или Hidden. След това съобщението ще бъде автоматично изпратено до всички членове на групата.

Като алтернатива можете да щракнете върху бутона To и да изберете група от списъка с адреси.

Какво е сляпо копие?

Скритото поле се използва за създаване на „слепи“ копия на съобщението, т.е. копия, в които няма имена на други получатели на това писмо. По този начин, ако изпратите сляпо копие на писмото до група хора, никой от тях няма да познава останалите получатели.

За достъп до полето Скрито, в отворения прозорец на ново съобщение изберете командата Изглед \u003d\u003e Всички заглавки. Получателите, посочени в полето Скрито, ще получат копие от писмото заедно с всички останали. Но тези, чиито имена се появяват в полето или Копиране, няма да виждат адреси от полето Скрито.

Помнете това поле За да сте сигурни, че попълнете, Ако не искате да въведете нищо там, въведете свой собствен имейл адрес.

Много е удобно да въведете името на групата в полето Скрити. Прочетете за това поле в страничната лента „Какво е BCC?“ В този раздел.

Възможността за създаване на сляпо копие е много удобна, когато изпращате съобщение до няколко души. Например, изпращайки нова шега, въведете всички адреси в Скритото поле, а в полето „До“ въведете името си. Тогава всички ще могат да прочетат новата шега (а може би и не всичко - никога не знаете какво може да се случи), а получателите няма да се наложи да гледат огромния списък с имена в началото на писмото.

Инструкция за употреба

Обадете се на основното меню на системата, като натиснете бутона "Старт" и отидете на елемента "Всички програми". Отворете връзката Microsoft Office и стартирайте приложението Outlook. За да използвате имената на получатели, намерени в адресната книга на приложението, отворете менюто Файл на горния панел за услуги на Oulook и изберете командата Създаване.

Изберете подкомандата „Mailing List“ и напишете желаното име на списъка, който ще бъде създаден в реда „Име“. Кликнете върху раздела „Списък с имейли“ в диалоговия прозорец, който се отваря и използвайте връзката „Избор на членове“. Посочете адресната книга, съдържаща необходимите имейл адреси в директорията на адресната книга. Въведете името на избрания получател в реда „Търсене“ и маркирайте името, което е определено в директорията под реда за търсене. Кликнете върху връзката „Членове“ и повторете всички по-горе стъпки за всеки получател на желания пощенски списък. Потвърдете избраното действие, като щракнете върху OK.

Ако трябва да създадете списък с имейли от имената в имейл съобщенията, изберете необходимото име в реда „До“ и извикайте контекстното му меню, като щракнете с десния бутон на мишката. Посочете командата Copy и разгънете сайта на Microsoft Office. Изберете елемента „Списъци за изпращане“ в секцията „Създаване на нов елемент на Outlook“ и изберете раздела „Списъци за изпращане“ в диалоговия прозорец, който се отваря.

Изберете връзката „Избор на членове“ в секцията „Членове“ и извикайте контекстното меню на същия ред, като щракнете с десния бутон на мишката в следващия диалогов прозорец „Избор на членове“. Изберете „Поставяне“ и потвърдете запазването на направените промени, като щракнете върху OK.

Въведете желаното име на създадения пощенски списък в реда "Име" и отново се върнете в раздела "Списъци за изпращане". Използвайте командата Запазване и затваряне в секцията Действия.

Инструкция за употреба

Изпълнете Outlook. Щракнете двукратно върху иконата на приложението на работния плот или щракнете върху бутона "Старт" и изберете желания елемент от менюто "Всички програми". След като изтеглите приложението, изберете менюто „Файл“ и намерете реда „Създаване“. Когато задържите курсора на мишката върху тази надпис, ще се появят подпозициите за действие. Намерете елемента „Списък пощенски списъци»И кликнете върху него с левия бутон на мишката. Отваря се прозорецът за създаване и редактиране на нов списък на получатели на поща.

Въведете име за списъка в полето „Име“. Така можете да създадете няколко различни групи получатели за различни задачи и след това бързо да превключвате между тях. Например „Клиенти“, „Служители“, „Приятели“ и т.н.

Кликнете върху бутона с надпис „Избор на членове“, за да добавите получатели от вашата адресна книга. Намерете подходящия човек в списъка и щракнете върху OK. Прозорецът за избор на получател се затваря и в списъка пощенски списъци се появява получателят, повтаряйте, докато не въведете всички необходими адреси. Този метод е подходящ, ако вече сте въвели имената и електронната поща на тези, на които искате да изпратите поща в адресната книга на Outlook. Ако това е ново име, трябва да използвате различен метод за въвеждане на получатели.

Щракнете с левия бутон върху надписа „Добавяне“. Ще се отвори малък прозорец, в който ще видите полетата „Кратко име“ и „Имейл адрес“. Копирайте и поставете името и адреса, ако имате писмо от този човек, или въведете ново име и адрес ръчно. Натиснете бутона OK (той ще стане активен само след въвеждане на имейл адреса). Диалоговият прозорец се затваря и в списъка с получатели се появява нов ред. Повторете тази стъпка толкова пъти, колкото е необходимо, за да добавите всички абонати. пощенски списъци.

Щракнете върху бутона „File“ в горния ред на прозореца и изберете „Save“. Щракнете с левия бутон върху него и след няколко секунди списъка пощенски списъци перспективите ще бъдат създадени.

източници:

как да създадете списък

Инструкция за употреба

Нека ви напомня за терминологията. Списъкът с пощенски адреси е набор от контакти. Тези списъци улесняват изпращането на съобщения до групи хора. Например, ако съобщенията често се изпращат до отдела по продажбите, е удобно да се създаде списък с пощенски адреси с името „Отдел продажби“, който включва имената на всички служители в този отдел. Съобщение, изпратено до адресите на този списък, се изпраща до всички получатели, посочени в пощенския списък. В същото време получателите виждат в реда на съобщението „До“ не името на пощенския списък, а имената на всички лица, включени в списъка. Списъците за изпращане могат да се използват за съобщения, задания, покани за срещи и други списъци с пощенски адреси.

Възможно е да добавите имена в списъка за пощенски адреси и да ги изтриете, да изпратите списъка на други потребители и да го отпечатате. Списъците за изпращане са маркирани с и се съхраняват по подразбиране в папката Контакти, което ви позволява да ги сортирате и да им присвоите категории. Ако използвате Microsoft Exchange Server, глобалният списък с адреси може да съдържа глобални списъци за разпространение, които са достъпни за всички потребители в тази мрежа. Личните пощенски списъци, създадени в папката „Контакти“, са достъпни само за един потребител, но могат да бъдат копирани и изпращани на други потребители.

съобщение или Поканата на срещата могат да се изпращат само части от пощенския списък. За да направите това, изберете членовете на списъка, като кликнете върху знака плюс (+) след името на списъка и след това изтрийте ненужните имена. Свържете се със списъци с пощенски адреси в полето Имейл Пощата "не може да бъде разширена.

Добавете име в списъка за пощенски съобщения или изтрийте име

За да добавите адрес от адресната книга или папката „Контакти“, щракнете върху бутона Избор на членове.
За да добавите адрес не от папката с контакти или от адресната книга, щракнете върху бутона Добавяне.
За да изтриете име, щракнете върху него и щракнете върху бутона Изтриване.

Изпращане на съобщение до част от списъка с пощенски адреси

Изпълнете командата досие → създавам → съобщение.
Кликнете върху бутона „До“ и в полето „Въведете или изберете име“ изберете списъка с пощенски адреси, съдържащ потребителите, на които искате да изпратите съобщение.
Списъците за изпращане са посочени от.
Щракнете върху бутона OK.
Щракнете върху знака плюс (+) след името на списъка за разпространение, за да видите съдържанието му, след което изтрийте имената на хора, които не се нуждаят от изпращане на съобщение.

Списък с пощенски адреси

Отворете ново съобщение.
Кликнете в областта на тялото на съобщението.
Направете едно от следните неща:
- ако използвате Microsoft Word като редактор на имейл съобщения, плъзнете и пуснете списъка с пощенски съобщения от Данни за контакт в съобщението;
- ако използвате Microsoft Outlook като редактор на имейли, изберете вложка екипът Документът.
В списъка папки Щракнете върху папката, съдържаща списъка за разпространение, който искате да изпратите. Списъците за изпращане се запаметяват по подразбиране в папката „Контакти“.
В списъка елементи Щракнете върху списъка с пощенски съобщения, който искате да изпратите, и след това щракнете върху OK.
Изпратете съобщение.

Ако искате да изпратите пощенски списък, съдържащ членове от списъка с глобални адреси (Глобалният списък с адреси е адресна книга, съдържаща имейл адресите на всички потребители, групи и списъци за пощенски адреси в организацията. Тази адресна книга е създадена и поддържана от администратора. Тя може да включва и имейл адреси. обществена папка.), уверете се, че получателят на този списък за разпространение използва същия глобален списък с адреси.

Показване на имена в списъка с пощенски адреси

Ако създавате ново съобщение, щракнете върху бутона За.
В списъка Източник на адреси изберете адресната книга, която съдържа списъка с пощенски адреси, за който искате информация.
В полето "Въведете или изберете име" въведете името на списъка за разпространение. В този списък кликнете върху желаното име.
Щракнете върху бутоните Advanced и Properties.

За да актуализирате адреси в списъка с пощенски адреси, трябва да отворите списъка с пощенски адреси в папката „Контакти“ (пощенските списъци са маркирани с икона) и да кликнете върху бутона „Актуализиране“. Ако трябва да преместите пощенския списък от съобщението в папката „Контакти“, изпълнете следните стъпки:

Отворете съобщението, съдържащо пощенския списък.
Щракнете върху вложен списък за изпращане и го плъзнете в папката „Контакти“.

28.03.2015