شرایطی وجود دارد که شما مجبور هستید برای گروهی از افراد پیام ارسال کنید. به منظور اضافه نکردن هر بار افراد مشابه در لیست گیرنده در Outlook ، امکان خودکار سازی این فرآیند وجود دارد.
اکنون ما مستقیماً به سمت ایجاد یک گروه تماس می رویم. با باز کردن Outlook 2010 ، "" جزئیات تماس"و کلیک کنید" خانه" انتخاب مورد " ایجاد گروه تماس"(شکل 1)
در زمینه " اسم"نام گروهی را که ما برای آن نامه پستی اتوماتیک اعمال خواهیم کرد وارد کنید و" اعضا را اضافه کنید».
ما روشی را انتخاب می کنیم که به وسیله آن شرکت کنندگان اضافه خواهیم کرد گروههای تماس: از مخاطبین Outlook ، از یک دفترچه آدرس موجود ، با ایجاد یک مخاطب جدید. در مثال ما ، این افزودن مخاطبین از Outlook است.
در پنجره ای که باز می شود ، مخاطبی را که می خواهیم به آن اضافه کنیم ، انتخاب کنید گروه تماس و کلیک کنید " اعضا" سپس فراموش نکنید که روی "کلیک کنید" ذخیره کنید و ببندید»(شکل 2).
ما صحت اعمال خود را بررسی می کنیم. پیام جدید ایجاد کنید. در زمینه " به ...»نامی را که ایجاد کردیم بنویسید گروههای تماس. اگر لازم است برخی از مخاطبین را از لیست پستی حذف کنید ، سپس در " به ...»از پیام ، روی نماد به علاوه (+) در کنار نام لیست توزیع کلیک کنید تا محتوای آن را مشاهده کنید ، و سپس اسامی افرادی که نیازی به ارسال پیام ندارند را حذف کنید (شکل 3).
استفاده از Bcc در Outlook
در هنگام مکاتبات از طریق پست الکترونیکی ، راحت است که کپی از تمام افرادی که علاقه مند هستند خود را با مکاتبات آشنا کنند ، قرار دهند ، اما در آن شرکت نمی کنند. در چنین مواردی ، گیرنده نامه خواهد دید که نامه به او رسیده است ، و همچنین تمام کسانی را که در نسخه نامه هستند ، می بیند.
اما هنگامی که نمی خواهید برای طرف مقابل روشن شود چه کسی باید این کار را انجام دهد چه کاری انجام دهید؟ در این حالت از قسمت Bcc استفاده کنید. یک ایمیل جدید ایجاد کنید ، به " پارامترها"و منو را انتخاب کنید" گیرنده های Bcc را نشان دهید"(شکل 1)
آدرس را وارد کنید و نامه ای را برای گیرنده ارسال کنید.
غالباً باید چندین پیام گیرنده را به طور هم زمان ارسال کنید - به عنوان مثال برای همه گیرندگانی که نامه های شما را در پوشه Humor یا در پوشه Family دارند. ایجاد یک گروه، می توانید در زمان و اعصاب صرفه جویی کنید ، زیرا لازم نیست همه آدرس های آنها را به صورت دستی وارد کنید. برای ایجاد گروه ، موارد زیر را انجام دهید:
- برای باز کردن پنجره آدرس کتاب ، فهرست خدمات سرویس آیتم های منو را انتخاب کنید.
- File-ایجاد گروه را انتخاب کنید. کادر محاوره ای ظاهر می شود که می توانید یک گروه ایجاد کنید.
- نام گروه را وارد کنید. سعی کنید نام خوبی داشته باشید که ترکیب گروه و محتوای موضوعات مورد بحث با خبرنگاران را نشان می دهد.
- مخاطبین را به گروه اضافه کنید. برای برجسته کردن همه گیرندگان این گروه از دکمه Select استفاده کنید. در همین زمان ، یک کادر محاوره ای جدید با آدرس های ایمیل خبرنگاران روی صفحه نمایش داده می شود که می توانید در این گروه قرار دهید. در قسمت سمت چپ پنجره ، نام و آدرس مورد نظر خود را انتخاب کرده و از دکمه Select استفاده کنید تا آنها را در قسمت سمت راست پنجره به گروه اضافه کنید.
- وقتی گروه را به طور کامل تشکیل دادید ، روی دکمه OK کلیک کنید.
- برای بستن پنجره Properties برای این گروه ، روی دکمه OK کلیک کنید.
- پنجره آدرس کتاب را ببندید.
اکنون می توانید با گروه کار کنید.
برای ارسال پیام به کل گروه ، نام آن را در قسمت To ، Cc یا Hidden وارد کنید. پس از آن ، پیام به طور خودکار برای همه اعضای گروه ارسال می شود.
روش دیگر ، می توانید بر روی دکمه To کلیک کرده و گروهی را از لیست کتاب آدرس انتخاب کنید.
نسخه کربن کور چیست؟
از قسمت پنهان برای ایجاد نسخه های "کور" از پیام استفاده می شود ، یعنی. کپی هایی که در آن هیچ نام دیگری از گیرندگان این نامه وجود ندارد. بنابراین ، اگر یک نسخه کور از نامه را برای گروهی از افراد ارسال کنید ، هیچ یک از آنها گیرنده های دیگر را نمی شناسند.
برای دسترسی به قسمت Hidden ، در پنجره باز یک پیام جدید ، فرمان View \u003d\u003e All headers را انتخاب کنید. گیرندگان نشان داده شده در قسمت Hidden یک نسخه از نامه را به همراه سایر افراد دریافت می کنند. اما کسانی که نام آنها در این قسمت یا کپی ظاهر می شود ، آدرس هایی از قسمت Hidden نمی بینند.
به یاد داشته باشید که درست برای حتما پر کنید. اگر نمی خواهید چیزی در آنجا وارد کنید ، آدرس ایمیل خود را وارد کنید.
وارد کردن نام گروه در قسمت Hidden بسیار راحت است. در مورد این قسمت در ستون کناری ، "BCC چیست؟" بخوانید.
امکان ایجاد یک نسخه کور هنگام ارسال پیام به چندین نفر بسیار مناسب است. به عنوان مثال با ارسال یک شوخی تازه ، تمام آدرس ها را در قسمت Hidden وارد کنید و در قسمت To نام خود را وارد کنید. سپس هر کس قادر خواهد بود شوخی جدید را بخواند (و شاید هم همه - شما هرگز نمی دانید چه اتفاقی می افتد) ، و گیرندگان لازم نیست که در ابتدای نامه به لیست عظیمی از اسامی نگاه کنند.
دفترچه راهنما
دفترچه راهنما
اجرای Outlook. بر روی نماد برنامه روی دسک تاپ دو بار کلیک کنید یا بر روی دکمه "شروع" کلیک کنید و در فهرست "همه برنامه ها" مورد مورد نظر را انتخاب کنید. پس از بارگیری برنامه ، از فهرست "File" استفاده کرده و خط "ایجاد" را پیدا کنید. هنگامی که روی این زیرنویس شناور هستید ، زیرمجموعه های اکشن ظاهر می شوند. مورد "لیست" را پیدا کنید لیست های پستی»و با کلیک بر روی دکمه سمت چپ ماوس روی آن کلیک کنید. پنجره ایجاد و ویرایش لیست جدید دریافت کنندگان نامه باز می شود.
یک نام برای لیست در قسمت "نام" وارد کنید. بنابراین می توانید چندین کار گیرنده مختلف را برای کارهای مختلف ایجاد کنید و سپس به سرعت بین آنها جابجا شوید. به عنوان مثال ، "مشتریان" ، "کارمندان" ، "دوستان" و غیره.
برای افزودن گیرندگان از دفترچه آدرس خود ، بر روی دکمه دارای مارک "انتخاب اعضا" کلیک کنید. فرد مناسب را در لیست پیدا کنید و OK را بزنید. پنجره انتخاب گیرنده بسته می شود و در لیست قرار می گیرد لیست های پستی گیرنده ظاهر می شود ، تا زمانی که تمام آدرس های لازم را وارد کنید ، تکرار کنید. اگر قبلاً نام و ایمیل کسانی را که می خواهید برای ارسال نامه در کتاب آدرس Outlook ارسال کنید ، این روش به خوبی مناسب است. اگر این یک نام جدید است ، باید از روش دیگری برای ورود گیرندگان استفاده کنید.
بر روی کتیبه "اضافه کردن" کلیک راست کنید. یک پنجره کوچک باز خواهد شد که در آن قسمتهای "نام کوتاه" و "آدرس ایمیل" را مشاهده خواهید کرد. اگر نامه ای از این شخص دارید ، نام و آدرس را کپی و جایگذاری کنید یا یک نام و آدرس جدید را به صورت دستی تایپ کنید. دکمه OK را فشار دهید (فقط پس از وارد کردن آدرس ایمیل فعال خواهد شد). کادر گفتگو بسته می شود و یک خط جدید در لیست گیرنده ظاهر می شود. برای اضافه کردن همه مشترکین ، این مرحله را چندین برابر تکرار کنید. لیست های پستی.
بر روی دکمه "پرونده" در بالای صفحه کلیک کنید و "ذخیره" را انتخاب کنید. بر روی آن کلیک راست کرده و بعد از چند ثانیه لیست لیست های پستی چشم انداز ایجاد خواهد شد.
منابع:
- نحوه ایجاد لیست
دفترچه راهنما
با فشردن دکمه "شروع" از منوی اصلی سیستم تماس بگیرید و به مورد "همه برنامه ها" بروید. پیوند Microsoft Office را گسترش داده و برنامه Outlook را شروع کنید. برای استفاده از نامهای گیرنده موجود در کتاب آدرس برنامه ، منوی File از پنل سرویس Oulook بالا را باز کرده و فرمان ایجاد را انتخاب کنید.
نام فرعی "لیست پستی" را انتخاب کنید و نام مورد نظر لیستی را که در خط "نام" ایجاد می شود تایپ کنید. در کادر گفتگوی باز شده ، روی برگه "لیست پستی" کلیک کنید و از پیوند "انتخاب اعضا" استفاده کنید. کتاب آدرس حاوی آدرس های ایمیل مورد نیاز را در فهرست کتاب آدرس مشخص کنید. نام گیرنده انتخاب شده را در خط "جستجو" تایپ کنید و نامی را که در فهرست زیر خط جستجو مشخص شده است ، برجسته کنید. روی پیوند "اعضا" کلیک کنید و تمام مراحل فوق را برای هر دریافت کننده لیست پستی مورد نظر تکرار کنید. عملکرد انتخاب شده را با کلیک بر روی تأیید تأیید کنید.
بگذارید اصطلاحات را به شما یادآوری کنم. لیست پستی مجموعه ای از مخاطبین است. این لیست ها ارسال پیام به گروه های افراد را آسان می کند. به عنوان مثال ، اگر پیام ها اغلب به بخش فروش ارسال می شوند ، می توانید یک لیست پستی با نام "گروه فروش" تهیه کنید که نام همه کارمندان این بخش را شامل می شود. پیامی که به آدرسهای این لیست ارسال شده است به کلیه گیرندگان فهرست شده در لیست پستی ارسال می شود. در همین زمان ، گیرندگان در خط پیام "به" نام لیست نامه پستی را نمی بینند ، بلکه اسامی همه افراد موجود در لیست را نشان می دهند. لیست های پستی می توانند برای پیام ها ، تکالیف ، دعوت نامه های جلسه و سایر لیست های پستی استفاده شوند.
امکان افزودن نام به لیست پستی و حذف آنها وجود دارد ، لیست را برای سایر کاربران ارسال کرده و آن را چاپ می کند. لیست های پستی با مشخص شده اند و به طور پیش فرض در پوشه مخاطبین ذخیره می شوند ، به شما امکان می دهد آنها را مرتب کنید و دسته بندی ها را به آنها اختصاص دهید. اگر از Microsoft Exchange Server استفاده می کنید ، لیست آدرس های جهانی ممکن است حاوی لیست های توزیع جهانی باشد که برای همه کاربران این شبکه قابل دسترسی است. لیست های پستی شخصی ایجاد شده در پوشه مخاطبین فقط در اختیار یک کاربر است اما می توان آنها را کپی کرد و برای سایر کاربران ارسال کرد.
پیام یا دعوت فقط بخش هایی از لیست پستی می توانند به جلسه ارسال شوند. برای این کار اعضای لیست را با کلیک روی علامت plus (+) بعد از نام لیست انتخاب کرده و سپس نامهای غیر ضروری را حذف کنید. تماس با لیست های پستی در قسمت ایمیل نامه "قابل گسترش نیست.
یک نام به لیست پستی اضافه کنید یا یک نام را حذف کنید
- برای افزودن آدرس از دفترچه آدرس یا پوشه مخاطبین ، بر روی دکمه Select اعضا کلیک کنید.
- برای افزودن آدرس نه در پوشه مخاطبین یا از دفترچه آدرس ، روی دکمه افزودن کلیک کنید.
- برای حذف نام ، روی آن کلیک کرده و بر روی دکمه Delete کلیک کنید.
ارسال پیام به بخشی از لیست پستی
- دستور را اجرا کنید پرونده → ایجاد کنید → پیام.
- بر روی دکمه "To" کلیک کنید و در قسمت "Enter یا نام را انتخاب کنید" ، لیست پستی حاوی کاربرانی را که می خواهید برای ارسال پیام انتخاب کنید ، انتخاب کنید.
- لیست های پستی توسط نشان داده شده اند.
- روی دکمه OK کلیک کنید
- بعد از نام لیست توزیع ، روی علامت plus (+) کلیک کنید تا محتویات آن را ببینید ، و سپس اسامی افرادی که نیازی به ارسال پیام ندارند را حذف کنید.
لیست پستی
- یک پیام جدید باز کنید
- در قسمت بدن پیام کلیک کنید.
- یکی از موارد زیر را انجام دهید:
- اگر از Microsoft Word به عنوان ویرایشگر پیام ایمیل خود استفاده می کنید ، لیست پستی را از آن بکشید و رها کنید جزئیات تماس در پیام؛
- اگر از Microsoft Outlook به عنوان ویرایشگر ایمیل استفاده می کنید ، را انتخاب کنید درج تیم سند.
- در لیست پوشه ها روی پوشه حاوی لیست توزیع که می خواهید ارسال کنید ، کلیک کنید. لیست های پستی بطور پیش فرض در پوشه مخاطبین ذخیره می شوند.
- در لیست موارد روی لیست پستی که می خواهید ارسال کنید ، کلیک کنید و سپس OK را بزنید.
- ارسال پیام.
اگر می خواهید یک لیست پستی حاوی اعضای لیست جهانی آدرس (لیست جهانی آدرس) یک کتاب آدرس باشد که شامل آدرس های الکترونیکی کلیه کاربران ، گروه ها و لیست های پستی در سازمان می باشد ارسال کنید .این کتاب آدرس توسط سرپرست ایجاد و نگهداری می شود همچنین می تواند آدرس های ایمیل پوشه عمومی.) ، اطمینان حاصل کنید که گیرنده این لیست توزیع از همان لیست آدرس جهانی استفاده می کند.
نام ها را در لیست پستی نمایش دهید
- اگر در حال ایجاد پیام جدید هستید ، روی دکمه To کلیک کنید.
- در فهرست منبع آدرس ، دفترچه آدرس را که شامل لیست پستی است که می خواهید اطلاعات را انتخاب کنید ، انتخاب کنید.
- در قسمت "Enter یا یک نام را انتخاب کنید" ، نام لیست توزیع را وارد کنید. در این لیست بر روی نام دلخواه کلیک کنید.
- روی دکمه های Advanced و Properties کلیک کنید.
برای به روزرسانی آدرس های موجود در لیست پستی ، باید لیست پستی را در پوشه "مخاطبین" باز کنید (لیست های پستی با یک نماد مشخص شده اند) ، و بر روی دکمه "بروزرسانی" کلیک کنید. اگر نیاز دارید لیست پستی را از پیام به پوشه مخاطبین منتقل کنید ، این مراحل را دنبال کنید:
- پیام حاوی لیست پستی را باز کنید.
- روی لیست پستی تو در تو کلیک کنید و آن را به پوشه مخاطبین بکشید.
