Crearea unei relații unu-la-mai mulți. Creați, editați și ștergeți o relație

Metoda descrisă anterior de inserare a unui tabel ca obiect grafic are anumite limitări, cum ar fi: incapacitatea de a schimba datele, distorsiunea la scalare, imposibilitatea de citire a fontului mic etc.

A doua metodă sugerată este introducerea Foi Excel direct în document - duce la „umflare” inutilă a fișierului; în plus, obiectele încorporate se comportă uneori imprevizibil.

Cu toate acestea, folosind tehnologia de automatizare, obiectele pot fi nu numai încorporate, ci și legate.

Acum vom lega tabelele Excel și Word împreună, astfel încât modificările din tabelul sursă să conducă la modificări în tabelul de documente. Deci, avem un tabel inițial cu calcule:

Creăm exact același tabel, dar gol în Word:

Nu introducem titlurile, ci în mod deliberat lăsăm rânduri goale.

După ce operațiunile au fost finalizate, ambele ferestre ar trebui să fie deschise pe ecran: fereastra MS Word cu piesa de prelucrat și fereastra MS Excel cu tabelul de calcul. Putem începe să legăm. Esența sa este de a lega secvențial, una după alta, celulele tabelului cu pozițiile necesare într-un document text.

Pentru aceasta:

Accesați foaia Excel și creați celula curentă care trebuie să fie legată de document (să începem cu B1).
Copiem celula (meniul Editare-Copiare sau scurtătură de la tastatură Ctrl+C).
Accesați fereastra cu documentul Word și plasați cursorul în poziția de inserare. În acest caz, va fi titlul, situat la o linie deasupra tabelului.
Din meniul Word, selectați Editare-Inserare specială. Ca rezultat, se va deschide o casetă de dialog Inserție specială, unde în regiune Sursă(în colțul din stânga sus) sunt indicate coordonatele celulei selectate:
Setați comutatorul în poziție A lega.
Pe listă Cum alege Text neformatat.
Făcând clic pe butonul Bine inchide geamul.

Astfel, am stabilit o conexiune între o poziție a textului din document și o celulă din foaia de lucru. Trebuie remarcat imediat că legătura nu funcționează în întregime corect cu celulele îmbinate. În mod similar, trebuie să conectați celulele rămase. Documentul final ar trebui să arate astfel:

Acum avem ocazia să formatăm tabelul după cum ni se potrivește, iar datele se vor schimba automat. De asemenea, se poate observa că un tabel în Word poate fi folosit ca tabel rezumativ, introducând în el valori din diferite foi și chiar cărți Excel.

Modul de actualizare poate fi, de asemenea, personalizat. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

Selectați orice valoare inserată în Word și faceți clic dreapta:
Selectați din meniul contextual Obiect foaie-link legat.
În fereastra care se deschide, puteți selecta metoda de actualizare a comunicațiilor:

Metoda de actualizare poate fi modificată pentru fiecare relație individual, sau o puteți modifica pentru toate valorile sau pentru mai multe simultan.

Această metodă nu este potrivită pentru o singură utilizare, deoarece este destul de intensivă în muncă în stadiul inițial. Cu toate acestea, cu calcule frecvente (cursuri, dizertații, rapoarte financiare etc.) se plătește. De asemenea, la modificarea structurii unui tabel în Excel, conexiunile sunt întrerupte, ceea ce presupune distrugerea integrității tabelului din document. Prin urmare, este mai bine să efectuați legătura după formarea finală a tabelelor de calcul.

Mulți oameni în munca lor se confruntă cu nevoia de a genera rapoarte, rezumate, documente rezumative pe baza unor calcule, calcule, tabele cu date sursă și analiza acestora. Și de multe ori pentru a îndeplini aceste sarcini trebuie să recurgeți la o combinație a acestora produse software precum Word (unde se generează raportul final pentru tipărire ulterioară sau redirecționare către cineva) și Excel (în care datele sursă pentru raport sunt colectate și procesate).

Dacă sarcinile unice nu ridică întrebări speciale, atunci generarea de rapoarte periodice cauzează uneori multe probleme. Copierea de rutină a acelorași tabele sau grafice (cu date ușor modificate) în aceleași documente este extrem de obositoare. Dar acest proces poate fi automatizat. Cum se face acest lucru - citiți mai jos.

Creați o legătură între Word și Excel

Cel mai rapid și metoda eficienta creați legături între fișiere - copiați informatie necesara de la unul și lipiți în celălalt folosind instrumentul „Inserție specială” Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați un tabel, o celulă sau o diagramă în Excel, să mergeți la Word, să plasați cursorul în partea dorită a documentului și:

Drept urmare, obiectul lipit va fi legat de fișierul din care a fost copiat, iar atunci când datele sursă sunt actualizate, puteți actualiza rapid legăturile din documentul Word.

Selectarea unei metode de inserare a datelor

După cum puteți vedea în Figura 2, există mai multe moduri de a insera date într-un document. În munca de zi cu zi, va trebui să alegeți, de fapt, între două opțiuni - introduceți un tabel ca imagine (fără capacitatea de a-l formata) sau ca text (și, prin urmare, cu posibilitatea de a face modificări). Pentru diagrame există o singură opțiune - o imagine.

În plus, este important să distingem obiecte înrudite din cele implementate. Încorporarea este o operațiune care nu este tratată în acest articol. Esența sa este că un obiect Excel este încorporat într-un document Word, ceea ce vă permite să lucrați cu datele dintr-o foaie de calcul direct din document Word. în care dosarul originalȘi Document text nu sunt conectate în niciun fel. Încorporarea este rar utilizată, deoarece crește foarte mult dimensiunea fișierului.

În cele mai multe cazuri, atunci când alegeți modul de inserare a unui tabel, ar trebui să alegeți opțiunea de text, astfel încât să puteți personaliza formatarea în funcție de nevoile dvs. Imaginile pot fi inserate dacă sunteți complet mulțumit de formatarea în documentul Excel original.

Există situații în care trebuie să inserați nu întregul tabel, ci date din celule individuale. De exemplu, atunci când trebuie să inserați într-o propoziție un număr sau un text care se află în fisier Excelși se va schimba, sau atunci când un tabel în Word este compilat din mai multe disparate celule Excel(de la diferite mese, foi sau chiar cărți). În astfel de cazuri, copiați datele celulei în locația dorită și selectați metoda de inserare „Text neformatat”.

Configurarea modului în care sunt actualizate legăturile și lucrul cu Managerul de legături

Linkurile introduse pot fi actualizate în mai multe moduri. De exemplu, dacă faceți clic pe obiectul inserat Click dreapta mouse-ul, apoi meniul va avea un buton „Actualizează conexiunea”, făcând clic pe care se va actualiza conexiunea selectată.

Puteți seta parametrii de actualizare pentru toate obiectele simultan. Pentru a face acest lucru, trebuie să apelați Document Link Manager. Trecem pe drum „Fișier” - „Informații” - „Modificați asocierile fișierelor” (această comandă disponibil atunci când documentul are cel puțin o relație și documentul în sine este salvat).

Managerul arată toate conexiunile fișierului. În grupul „Metoda de actualizare a legăturilor”, puteți selecta opțiunea care este mai preferată sau puteți dezactiva complet actualizarea legăturilor. De asemenea, puteți seta setarea „Păstrați formatul la actualizare” pentru fiecare conexiune. Acesta este responsabil să se asigure că formatarea pe care o alegeți nu dispare atunci când actualizați conexiunea. În același manager puteți întrerupe conexiunile, deschide sau schimba sursa.

Lucrul cu relații folosind coduri de câmp Word

În esență, fiecare relație este un câmp special de Cuvânt. Dacă într-un document cu linkuri dați clic ALT+F9, veți vedea că în locul datelor introduse vor fi afișate codurile acestor câmpuri.

Lucrul cu ele deschide posibilități pe care un manager de conexiune standard nu le oferă. Și, deși codurile câmpurilor Word sunt un subiect larg care depășește cu mult domeniul de aplicare al acestui articol, câteva exemple dintre ele utilizare benefică vom oferi:

1) Schimbarea legăturilor către documente în toate legăturile simultan

Legăturile către documentele sursă se realizează prin link-uri directe. Dacă ați transferat fișierul sursă, va trebui să strângeți din nou toate conexiunile. În managerul de linkuri, va trebui să faceți acest lucru pentru fiecare link separat (chiar dacă selectați mai multe, managerul vă va oferi să înlocuiască fiecare link pe rând). Dacă comutați la modul de afișare a codului de câmp ( ALT+F9), atunci legăturile vechi pot fi schimbate cu altele noi prin simpla înlocuire ( CTRL+H sau „Înlocuire acasă”), indicând adresa veche și cea nouă.

2) Utilizarea intervalelor denumite pentru a insera tabele

Dacă inserați un tabel din Excel în Word, linkul către acesta va conține un anumit interval de celule. Adică, dacă adăugați rânduri sau coloane la tabel, datele vor fi actualizate doar într-un interval strict specificat. Link Manager vă permite să schimbați manual intervalul. Modificarea automată poate fi configurată prin setarea unui interval dinamic numit în Excel (lecția aici și aici, dacă nu înțelegeți, scrieți botului nostru la Telegramă, vom ajuta), și în Fișier Wordîn modul de editare a codului de câmp, după aceasta va trebui să înlocuiți referințele directe de celule cu numele intervalului denumit. Acum, când redimensionați tabelul original în document Excel Word se va actualiza corect.

Vă puteți adresa întrebări despre articol prin intermediul botului nostru părere V Telegramă:@KillOfBot

Cu respect, echipa tDots.ru

Legătura între tabele Excel este o formulă care returnează date dintr-o celulă dintr-un alt registru de lucru. Când deschideți un registru de lucru care conține relații, Excel citește ultimele informații din cartea sursă (link-uri de actualizare)

Relațiile între tabele în Excel sunt utilizate pentru a prelua date atât din alte foi dintr-un registru de lucru, cât și din alte registre de lucru Excel. De exemplu, aveți un tabel care calculează valoarea totală a vânzărilor. Calculul utilizează prețurile produselor și volumul vânzărilor. În acest caz, este logic să creați un tabel separat cu date despre prețuri, care va fi extras folosind conexiunile primului tabel.

Când creați o relație între tabele, Excel creează o formulă care include numele registrului de lucru sursă, cuprins între paranteze, numele foii de lucru și semn de exclamare la sfârșit și o referință de celulă.

Crearea de legături între registrele de lucru

Deschideți ambele registre de lucru în Excel
În registrul de lucru sursă, selectați celula care trebuie conectată și copiați-o (comandă rapidă de la tastatură Ctrl+C)
Accesați registrul de lucru țintă, faceți clic dreapta pe celula în care dorim să plasăm conexiunea. Selectați din meniul drop-down Inserție specială
Inserție specială alege Introduceți conexiunea.

Există o altă opțiune, mai simplă, pentru a crea o relație între tabele. În celula în care dorim să inserăm un link, puneți un semn egal (la fel ca pentru o formulă obișnuită), mergeți la registrul de lucru sursă, selectați celula pe care vrem să o legăm și faceți clic pe Enter.

Puteți utiliza instrumentele de copiere și completare automată pentru formulele de relații la fel ca și pentru formulele obișnuite.

Înainte de a crea relații între tabele

Înainte de a începe să răspândiți cunoștințele despre ideile dvs. mari, iată câteva sfaturi pentru a lucra cu relații în Excel:

Faceți conexiuni ușor de urmărit. Nu exista căutare automată toate celulele care conțin linkuri. Prin urmare, utilizați un format specific pentru a identifica rapid legăturile către alte tabele, altfel documentul care conține legăturile poate crește într-o asemenea măsură încât este dificil de întreținut.

Calcule automate. Registrul de lucru sursă trebuie să funcționeze în modul de calcul automat (setat implicit). Pentru a schimba parametrul de calcul, faceți clic pe fila Formule la grup Calcul. Selectați Opțiuni de calcul –> Automat.

Actualizarea conexiunilor

Pentru actualizare manuală conexiuni între tabele, accesați fila Date la grup Conexiuni. Faceți clic pe butonul Schimbați conexiunile.

În caseta de dialog care apare Schimbarea conexiunilor Actualizați.

Întrerupeți linkurile în registrele de lucru Excel

Deconectarea unei surse va face ca formulele de link existente să fie înlocuite cu valorile pe care le returnează. De exemplu, linkul =Prețuri!$B$4 va fi înlocuit cu 16. Ruperea linkului nu poate fi anulată, așa că înainte de a efectua operația, recomand să salvați cartea.

Accesați fila Date la grup Conexiuni. Faceți clic pe butonul Schimbați conexiunile.În caseta de dialog care apare Schimbarea conexiunilor selectați conexiunea care vă interesează și faceți clic pe butonul Rupe conexiunea.

Lucrul cu baze de date este un proces care necesită anumite abilități și înțelegerea anumitor nuanțe. Programul Access dezvoltat de Microsoft oferă utilizatorilor posibilitatea de a crea și edita rapid baze de date. Unul dintre cele mai importante momente, care trebuie tratat cu siguranță atunci când se creează o bază de date - legând elementele acesteia. În acest articol ne vom da seama cum să creăm sau să ștergem relații între tabele în Access. Să începem. Merge!

Înainte de a trece la conectare, trebuie să creăm ceea ce se numesc câmpuri cheie. Ce este? Un câmp cheie este un câmp care identifică fiecare înregistrare. Acum să trecem la crearea lui. După ce ați deschis tabelul dorit, faceți clic dreapta pe filă și selectați „Design”. Apoi adăugați un câmp nou. De exemplu, dacă aveți o listă de angajați, atunci cheia ar trebui să fie „codul de angajat”, indicând tipul de date „contor” sau „numeric”. Pentru a deveni o cheie, faceți clic pe butonul „Câmp cheie” situat în bara de instrumente Microsoft Access. Apoi, trebuie să faceți același lucru pentru toate celelalte tabele.

Acum ne putem lega tabelele. Pentru a face acest lucru, deschideți fila „Instrumente pentru baze de date” și în secțiunea „Relații” a panglicii instrumentului, selectați „Schema de date”. În fața ta se va deschide o fereastră în care va trebui să selectezi toate tabelele. Faceți clic pe fiecare dintre ele pe rând. Când ați terminat, părăsiți această fereastră. Acum trebuie să decideți cum să vă conectați exact. De exemplu, există două tabele: „Brand” și „Clothing”, care trebuie conectate. Câmpul „Cod de marcă” ar trebui să fie atât acolo, cât și acolo. Dacă lipsește, creează-l. În acest caz, pentru înregistrările din categoria „Brand” va fi o cheie (așa-numita cheie primară), iar pentru „Îmbrăcăminte” va fi una obișnuită (o cheie străină). Trageți cheia principală „Cod de marcă” pe cheia străină „Cod de marcă”. După aceasta, va apărea o casetă de dialog în care trebuie să bifați casetele: „Asigurarea integrității...”, „Actualizarea în cascadă a câmpurilor asociate” și „Ștergerea în cascadă a înregistrărilor asociate”. După ce bifați toate casetele, faceți clic pe butonul „Creați”. Va apărea o linie neagră care conectează liniile specificate. Relația creată se numește unu-la-mulți. Adică, în exemplul dat, aceasta va însemna că o singură marcă poate produce multe haine diferite.

Apoi, conectați toate celelalte în același mod, fără a uita să adăugați câmpuri. Cu cel puțin trei tabele (inclusiv două primare și unul intermediar), puteți crea o relație multi-la-mulți. Pentru a completa câmpurile care sunt chei străine, puteți utiliza Expertul de căutare. Pentru a face acest lucru, accesați modul Design și în secțiunea Data Type, selectați Lookup Wizard. În fereastra care se deschide, selectați de unde vor fi preluate informațiile de completat. Apoi specificați câmpuri obligatoriiși faceți clic pe butonul „Următorul”. Puteți sări peste următoarele două ferestre. La sfârșit, faceți clic pe butonul „Terminat”. Înainte de a începe să completați, programul vă va solicita să salvați, faceți clic pe „Da”. Vă rugăm să rețineți că completarea în acest mod este posibilă numai dacă conexiunea nu a fost încă stabilită. Dacă acest lucru nu funcționează pentru dvs., atunci îl puteți șterge și completați celulele. După aceea, va apărea automat, totuși, va trebui să faceți dublu clic pe el și să bifați casetele: „Asigurarea integrității...”, „Actualizarea în cascadă a câmpurilor aferente” și „Ștergerea în cascadă a înregistrărilor asociate”.

Pentru a șterge o relație, faceți clic pe butonul „Schema de date” din bara de instrumente, apoi faceți clic pe linia care o arată și apăsați tasta de ștergere de pe tastatură.

Acum știți cum sunt adăugate și șterse conexiunile atunci când lucrați cu o bază de date în programul Microsoft Acces. Cu aceste abilități, veți putea deja să creați baze de date cu drepturi depline și funcționale, cu toate acestea, continuați să vă dezvoltați cunoștințele Accesați programe. Scrie în comentarii dacă acest articol ți-a fost util și pune orice întrebări pe care le ai despre subiectul discutat.

Relațiile multi-la-mulți sunt cele mai frecvent utilizate relații între tabele. Le puteți folosi pentru a afla informații importante, cum ar fi ce clienți i-au contactat managerii dvs. de vânzări și ce produse au fost incluse în comenzi.

Relație de la mulți la mulți" implică capacitatea de a lega unul sau mai multe elemente dintr-un tabel cu unul sau mai multe elemente dintr-un alt tabel. Exemple:

Tabelul Comenzi listează comenzile plasate de diferiți clienți din tabelul Clienți. Fiecare client poate face mai multe comenzi.

Tabelul „Produse” enumeră produsele vândute, fiecare dintre acestea putând apărea în mai multe comenzi din tabelul „Comenzi”.

Fiecare produs poate fi inclus într-o singură comandă în unul sau mai multe exemplare.

De exemplu, comanda Arina Ivanova nr. 1012 poate include produsele nr. 12 și 15, precum și cinci produse nr. 30.

Crearea unei relații multi-la-mulți

Relațiile multi-la-mulți sunt create diferit de relațiile unu-la-unu și unu-la-mulți, în care pur și simplu conectați câmpurile dorite folosind o linie. Pentru a crea o relație multi-la-mulți, trebuie să adăugați un nou tabel care le va lega pe celelalte două. Noua masă va fi numită intermediar(sau liant).

În exemplul discutat mai devreme, a fost creat tabelul „Informații despre comandă” cu înregistrări în care, pentru fiecare produs, s-a indicat în comanda cerută numărul comenzii din tabelul „Comenzi” și codul produsului din tabelul „Produse”. Cheia primară pentru acest tabel a fost creată prin combinarea cheilor din alte două tabele.

Mai jos vom lua în considerare un exemplu când comanda Arina Ivanova nr. 1012 include produsele nr. 12, 15 și 30. Aceasta înseamnă că intrările din tabelul „Informații despre comandă” arată astfel:

Crearea unui tabel de montaj

Crearea câmpurilor într-un tabel de staging

Coloana Cod este adăugată automat ca prima coloană în Access. Schimbați numele acestui câmp cu ID-ul primului dvs. tabel din relația multi-la-mulți. De exemplu, dacă primul tabel se numește „Comenzi”, câmpul „Cod” din acesta este redenumit „Număr de comandă”, iar cheia sa principală este un număr, schimbați numele câmpului „Cod” în masa noua la „Număr comandă” și selectați ca tip de date Numeric.

ÎN modul de masă selectați antetul coloanei Codși introduceți un nou nume de câmp.

Selectați câmpul redenumit.

Pe fila Câmpuri pe listă Tip de date selectați tipul ca în câmpul corespunzător al tabelului sursă, de exemplu Numeric sau Text scurt.

Faceți clic pe legendă Faceți clic pentru a adăugași selectați tipul de date corespunzător cheii primare din al doilea tabel. În antetul coloanei, introduceți numele câmpului cheie primară din al doilea tabel, cum ar fi ID-ul produsului.

Dacă trebuie să urmăriți alte informații despre aceste înregistrări, cum ar fi cantitățile de produse, creați câmpuri suplimentare.

Unirea câmpurilor pentru a crea o cheie primară

Acum că aveți câmpurile de ID ale celor două tabele cu care doriți să creați o relație, ar trebui să creați o cheie primară în tabelul de transfer pe baza acelor ID-uri.

Unirea a trei mese pentru a crea o relație de la mulți la mulți

Pentru a finaliza relația multi-la-mulți, creați o relație unu-la-mulți între câmpul cheie primară din fiecare tabel și câmpul corespunzător din tabelul de transfer. Pentru instrucțiuni, consultați Începeți cu relațiile dintre tabel.

După aceasta, conexiunile ar trebui să arate astfel:

Aveți nevoie de funcții suplimentare?

Relațiile multi-la-mulți sunt utilizate atunci când un element din tabelul A poate fi asociat cu mai multe elemente din tabelul B și invers. De exemplu, un produs poate face parte din mai multe comenzi, iar o comandă poate conține mai multe produse.

În acest videoclip vom vedea cum să facem o bază de date sistem simplu urmarirea comenzilor cu tabele separate pentru produse si comenzi.

Vom afla ce sunt un tabel de unire și o cheie compusă și le vom folosi cu alte tabele pentru a crea o relație multi-la-mulți.

Pentru a crea o relație multi-la-mulți, mai întâi trebuie să creați un alt tabel.

Acest tabel se numește tabel intermediar. Va stoca date din alte tabele pe care trebuie să le legăm în relație.

O masă de punere în scenă se mai numește și masă bridge.

Acum trebuie să creați o pereche de relații unu-la-mai multe între tabelul de legătură și tabelele pe care le va lega.

Pentru a face acest lucru, trebuie să specificați ambele câmpuri ca cheie primară a tabelului de legătură. Ele devin o cheie compusă.

Deoarece tabelul de linkuri este creat în modul de proiectare, deschide fila Creareși apăsați butonul Constructor de mese. Iată masa noastră nouă, goală.

Acum să deschidem tabelele „Produse” și „Comenzi”.

Să aruncăm o privire la cheile primare ale ambelor tabele. Tabelul „Produse” folosește câmpul „ID produs” cu tipul de date Tejghea.

Cheia primară pentru tabelul Comenzi se numește ID comandă. Are și un tip de date Tejghea.

Acum revenim la tabelul de conectare, introducem numele câmpului „ID produs”, selectăm tipul de date Numeric, introduceți numele „ID comandă” și selectați din nou tipul de date Numeric.

Acum să selectăm ambele câmpuri. Pentru a face acest lucru, plasați cursorul peste dreptunghiul gri de lângă oricare dintre aceste câmpuri și trageți-l.

După ce ați selectat ambele câmpuri, selectați elementul de pe panglică Câmp cheie. O cheie compusă este creată pentru tabelul de legătură.

Ambele câmpuri trebuie incluse în cheia compusă, astfel încât fiecare comandă și tot ceea ce este inclus în ea să aibă identificatori unici.

Acum putem crea relații. În primul rând, închide totul mese deschise. Selectați Lucrul cu baze de date > Schema de date.

Pe fila Constructor selectați elementul Adăugarea unui tabel. Adăugați tabelele Detalii comandă, Comenzi și Articole. Închideți caseta de dialog.

Așezați tabelele astfel încât tabelul de linkuri Detalii comandă să fie în mijloc. Trageți câmpul ID comandă din tabelul Comenzi în tabelul cu linkuri.

În caseta de dialog Schimbarea conexiunilor bifați caseta și faceți clic pe butonul Crea pentru a crea o atitudine.

Urmați aceiași pași pentru câmpul „ID produs”. Bifeaza casuta Asigurarea integritatii datelor, apasa butonul Crea- și totul este gata.

Deci, ați creat în baza de date Accesați datele O relație multi-la-mulți între tabelele existente folosind un tabel de unire și o cheie compusă.

Uneori trebuie să creați o legătură imuabilă între o celulă și o valoare dintr-o altă celulă, fie introdusă în ea manual, fie obținută dintr-o formulă.

În fereastra deschisă a foii de lucru, selectați celula cu valoarea inițială.
Utilizați orice metodă de copiere cunoscută (butonul „Copiere” din fila „Acasă”, Ctrl+C etc.).
Selectați celula care va fi legată de cea originală.
Accesați fila „Acasă” și în grupul „Clipboard”, extindeți meniul butonului „Lipire”.
În lista de comenzi, selectați „Insert Link” (Fig. 4.4).
Salvați rezultatul făcând clic pe tasta Esc.

Notă

Modificările ulterioare ale valorilor din celula sursă vor fi reflectate automat în celula conectată.

Orez. 4.4. Fila Acasă. Inserați meniul butonului. Elementul „Inserați conexiunea”

Un link de tabel Excel este o formulă care returnează date dintr-o celulă dintr-un alt registru de lucru. Când deschideți un registru de lucru care conține linkuri, Excel citește cele mai recente informații din registrul de lucru sursă (linkuri de actualizare)

Când creați o relație între tabele, Excel creează o formulă care include numele registrului de lucru sursă cuprins între paranteze, numele foii de lucru urmat de un semn de exclamare și o referință de celulă.

Crearea de legături între registrele de lucru

Deschideți ambele registre de lucru în Excel
În registrul de lucru sursă, selectați celula care trebuie conectată și copiați-o (comandă rapidă de la tastatură Ctrl+C)
Accesați registrul de lucru țintă, faceți clic dreapta pe celula în care dorim să plasăm conexiunea. Selectați din meniul drop-down Inserție specială
Inserție specială alege Introduceți conexiunea.

Puteți utiliza instrumentele de copiere și completare automată pentru formulele de relații la fel ca și pentru formulele obișnuite.

Înainte de a crea relații între tabele

Înainte de a începe să răspândiți cunoștințele despre ideile dvs. mari, iată câteva sfaturi pentru a lucra cu relații în Excel:

Faceți conexiuni ușor de urmărit. Nu există o căutare automată pentru toate celulele care conțin linkuri. Prin urmare, utilizați un format specific pentru a identifica rapid legăturile către alte tabele, altfel documentul care conține legăturile poate crește într-o asemenea măsură încât este dificil de întreținut.

Actualizarea conexiunilor

Pentru a actualiza manual relația dintre tabele, accesați fila Date la grup Conexiuni. Faceți clic pe butonul Schimbați conexiunile.

În caseta de dialog care apare Schimbarea conexiunilor Actualizați.

Întrerupeți linkurile în registrele de lucru Excel

Când efectuați anumite sarcini în Excel, uneori trebuie să aveți de-a face cu mai multe tabele, care sunt, de asemenea, interconectate. Adică, datele dintr-un tabel sunt atrase în altele și, atunci când se schimbă, valorile din toate intervalele asociate de tabel sunt recalculate.

Tabelele legate sunt foarte convenabile de utilizat pentru procesarea unor cantități mari de informații. A avea toate informațiile într-un singur tabel, în plus, dacă nu este omogen, nu este foarte convenabil. Este dificil să lucrezi cu astfel de obiecte și să le cauți. Tabelele legate între ele, informațiile între care sunt distribuite dar în același timp interconectate, sunt concepute pentru a elimina această problemă. Intervalele de tabel înrudite pot fi localizate nu numai într-o singură foaie sau într-un registru de lucru, ci și în registre de lucru (fișiere) separate. Ultimele două opțiuni sunt folosite cel mai des în practică, deoarece scopul acestei tehnologii este tocmai acela de a scăpa de acumularea de date, iar strângerea lor pe o singură pagină nu rezolvă în mod fundamental problema. Să învățăm cum să creăm și să lucrăm cu acest tip de management al datelor.

Crearea tabelelor legate

În primul rând, să ne uităm la întrebarea cum este posibil să se creeze o relație între diferitele intervale de tabel.

Metoda 1: Conectarea directă a tabelelor cu o formulă

Cel mai simplu mod de a lega datele este de a folosi formule care fac referire la alte intervale de tabel. Se numește legare directă. Această metodă este intuitivă, deoarece realizează legătura aproape în același mod ca și crearea de legături către date dintr-o singură matrice de tabel.

Să vedem cum, folosind un exemplu, se poate forma o legătură prin legătură directă. Avem două mese pe două foi. Pe un tabel, salariile sunt calculate folosind o formulă prin înmulțirea ratei lucrătorilor cu un coeficient comun tuturor.

A doua fișă conține un interval de tabel care conține o listă a angajaților cu salariile lor. Lista angajaților în ambele cazuri este prezentată în aceeași ordine.

Este necesar să vă asigurați că datele privind tarifele din a doua foaie sunt trase în celulele corespunzătoare primei.

Pe prima foaie, selectați prima celulă a coloanei „Pariu”. Am pus semnul „=” în el. Apoi, faceți clic pe fila „Foaie 2”, care se află în partea stângă a interfeței Excel, deasupra barei de stare.
Se trece la a doua zonă a documentului. Faceți clic pe prima celulă din coloana „Pariu”. Apoi faceți clic pe butonul Enter de pe tastatură pentru a introduce date în celula în care ați setat anterior semnul egal.
Apoi există o tranziție automată la prima foaie. După cum puteți vedea, rata primului angajat din cel de-al doilea tabel este trasă în celula corespunzătoare. Prin plasarea cursorului pe celula care conține pariul, vedem că formula obișnuită este folosită pentru afișarea datelor pe ecran. Dar înainte de coordonatele celulei din care sunt scoase datele, există expresia „Sheet2!”, care indică numele zonei documentului în care se află acestea. Formula generală în cazul nostru arată astfel:
Acum trebuie să transferați date despre tarifele tuturor celorlalți angajați ai întreprinderii. Desigur, acest lucru se poate face în același mod în care am finalizat sarcina pentru primul angajat, dar având în vedere că ambele liste de angajați sunt amplasate în aceeași ordine, sarcina poate fi simplificată semnificativ și soluția acesteia poate fi accelerată. Acest lucru se poate face prin simpla copiere a formulei în intervalul de mai jos. Datorită faptului că linkurile din Excel sunt relative în mod implicit, atunci când sunt copiate, valorile se schimbă, ceea ce avem nevoie. Procedura de copiere în sine poate fi efectuată folosind marcatorul de umplere.
Deci, plasați cursorul în zona din dreapta jos a elementului cu formula. După aceasta, cursorul ar trebui să se transforme într-un marker de umplere sub forma unei cruci negre. Țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului și trageți cursorul în partea de jos a coloanei.
Toate datele dintr-o coloană similară de pe foaia 2 au fost introduse în tabelul de pe foaia 1. Când datele de pe foaia 2 se schimbă, se vor schimba automat pe prima.

Metoda 2: utilizarea unei combinații de operatori INDEX - CĂUTARE

Dar ce să faci dacă lista de angajați din tablourile nu este în aceeași ordine? În acest caz, așa cum sa discutat mai devreme, o opțiune este stabilirea manuală a unei legături între fiecare dintre acele celule care trebuie conectate. Dar acest lucru este potrivit doar pentru mese mici. Pentru gamele masive, o astfel de opțiune, în cel mai bun caz, va dura mult timp pentru a fi implementată și, în cel mai rău caz, în practică nu va fi deloc fezabilă. Dar decide această problemă se poate face folosind o combinație de operatori INDEX – CĂUTARE. Să vedem cum se poate face acest lucru prin legarea datelor în intervale tabelare, care au fost discutate în metoda anterioară.

Selectați primul element al coloanei „Pariu”. Accesați Expertul pentru funcții făcând clic pe pictograma „Inserare funcție”.
În Function Wizard, în grupul „Links and Arrays”, găsiți și selectați numele „INDEX”.
Acest operator are două forme: un formular pentru lucrul cu matrice și un formular de referință. În cazul nostru, prima opțiune este necesară, așa că în următoarea fereastră de selecție a formularului care se deschide, selectați-o și faceți clic pe butonul „OK”.
Fereastra argumentelor operatorului INDEX a fost lansată. Sarcină functie specificata- afisarea valorii in intervalul selectat in linia cu numărul specificat. Formula generală pentru operatorul INDEX este:
INDEX(matrice;număr_linie;)

„Matrice” este un argument care conține adresa intervalului din care vom extrage informații după numărul liniei specificate.

„Numărul liniei” este un argument care este numărul acestei linii. Este important de știut că numărul liniei nu trebuie specificat în raport cu întregul document, ci doar în raport cu matricea selectată.

„Numărul coloanei” este un argument opțional. Nu îl vom folosi pentru a rezolva problema noastră specifică și, prin urmare, nu este nevoie să-i descriem separat esența.

Plasați cursorul în câmpul „Matrice”. După aceasta, mergeți la Foaia 2 și, ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, selectați întregul conținut al coloanei „Pari”.
După ce coordonatele sunt afișate în fereastra operatorului, plasați cursorul în câmpul „Număr de linie”. Vom scoate acest argument folosind operatorul MATCH. Prin urmare, facem clic pe triunghi, care este situat în stânga liniei de funcție. Se deschide o listă de operatori utilizați recent. Dacă găsiți numele „CĂUTARE” printre ele, puteți da clic pe el. În caz contrar, faceți clic pe ultimul element din listă – „Alte funcții...”.
Se deschide fereastra standard Function Wizard. În el mergem la același grup „Legături și matrice”. De data aceasta, selectați elementul „CĂUTARE” din listă. Faceți clic pe butonul „OK”.
Fereastra de argumente ale operatorului MATCH este activată. Această funcție este concepută pentru a afișa numărul unei valori dintr-o anumită matrice după numele său. Datorită acestei caracteristici, vom calcula numărul de rând al unei anumite valori pentru funcția INDEX. Sintaxa MATCH este prezentată după cum urmează:
MATCH(valoare_căutare, matrice_căutare;)

„Valoarea de căutare” este un argument care conține numele sau adresa celulei din intervalul terță parte în care se află. Este poziția acestui articol în intervalul țintă care trebuie calculată. În cazul nostru, primul argument va fi link-uri către celulele din Foaia 1 în care se află numele angajaților.

„Matrice de căutat” - un argument care este o referință la matricea în care se efectuează căutarea valoare specificată pentru a-i determina pozitia. Pentru noi, acest rol va fi jucat de adresa coloanei „Nume” din Foaia 2.

„Tipul de potrivire” este un argument opțional, dar spre deosebire de declarația anterioară, vom avea nevoie de acest argument opțional. Specifică modul în care operatorul va potrivi valoarea de căutare cu matricea. Acest argument poate avea una dintre cele trei valori: -1; 0; 1. Pentru matrice neordonate, selectați opțiunea „0”. Această opțiune este potrivită pentru cazul nostru.

Deci, să începem să completăm câmpurile ferestrei de argumente. Plasați cursorul în câmpul „Search value”, faceți clic pe prima celulă a coloanei „Nume” din foaia 1.
După ce sunt afișate coordonatele, plasați cursorul în câmpul „Matrice vizualizată” și mergeți la eticheta „Foaie 2”, care se află în partea de jos ferestre Excel deasupra barei de stare. Țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului și selectați cu cursorul toate celulele din coloana „Nume”.
După ce coordonatele lor sunt afișate în câmpul „Matrice vizualizată”, accesați câmpul „Tip de potrivire” și utilizați tastatura pentru a seta numărul „0” acolo. După aceasta, revenim din nou la câmpul „Matrice vizualizată”. Cert este că vom copia formula, așa cum am făcut în metoda anterioară. Va exista o schimbare a adreselor, dar trebuie să reparăm coordonatele matricei care este vizualizată. Nu ar trebui să se miște. Selectați coordonatele cu cursorul și faceți clic pe cheie functionala F4. După cum puteți vedea, în fața coordonatelor a apărut un semn dolar, ceea ce înseamnă că referința a trecut de la relativ la absolut. Apoi faceți clic pe butonul „OK”.
Rezultatul este afișat pe ecran în prima celulă a coloanei „Pari”. Dar înainte de a copia, trebuie să securizăm încă o zonă, și anume primul argument al funcției INDEX. Pentru a face acest lucru, selectați elementul de coloană care conține formula și treceți la bara de formule. Selectați primul argument al operatorului INDEX (B2:B7) și faceți clic pe butonul F4. După cum puteți vedea, un semn dolar apare lângă coordonatele selectate. Faceți clic pe tasta Enter. În general, formula a luat următoarea formă:
INDEX(Foaia2!$B$2:$B$7,PORITARE(Foaia1!A4,Foaia2!$A$2:$A$7,0))
Acum puteți copia folosind mânerul de umplere. Îl numim în același mod despre care am vorbit mai devreme și îl întindem până la sfârșitul intervalului de masă.
După cum putem vedea, în ciuda faptului că ordinea rândurilor celor două tabele legate nu se potrivește, cu toate acestea, toate valorile sunt ajustate în funcție de numele de familie ale angajaților. Acest lucru a fost realizat prin utilizarea unei combinații de operatori INDEX-MATCH.

Citeste si:

Funcția INDEX în Excel Funcția MATCH în Excel

Metoda 3: Efectuați operații matematice pe date legate

Conectarea directă a datelor este, de asemenea, bună, deoarece vă permite nu numai să afișați valorile care sunt afișate în alte intervale de tabel într-unul dintre tabele, ci și să efectuați diverse operații matematice cu acestea (adunare, împărțire, scădere, înmulțire etc. ).

Să vedem cum se face acest lucru în practică. Să facem astfel încât Fișa 3 să afișeze date generale de salariu pentru întreprindere fără a le defalca pe angajat. Pentru a face acest lucru, tarifele angajaților vor fi extrase din Foaia 2, însumate (folosind funcția SUM) și înmulțite cu un coeficient folosind o formulă.

Selectați celula în care vor fi afișate rezultatele calculului de salarizare pe Foaia 3. Faceți clic pe butonul „Inserare funcție”.
Ar trebui să se lanseze fereastra Function Wizard. Accesați grupul „Matematice” și selectați acolo numele „SUMĂ”. Apoi, faceți clic pe butonul „OK”.
Funcția SUM, care este concepută pentru a calcula suma numerelor selectate, este mutată în fereastra de argumente. Are următoarea sintaxă:
SUM(număr1;număr2;…)

Câmpurile din fereastră corespund argumentelor funcției specificate. Deși numărul lor poate ajunge la 255 de bucăți, pentru scopul nostru doar una va fi suficientă. Plasați cursorul în câmpul „Număr1”. Faceți clic pe comanda rapidă „Foaie 2” de deasupra barei de stare.
După ce ne-am mutat în secțiunea necesară cărți, selectați coloana care trebuie însumată. Facem acest lucru cu cursorul în timp ce ținem apăsat butonul stâng al mouse-ului. După cum puteți vedea, coordonatele zonei selectate sunt afișate imediat în câmpul ferestrei de argumente. Apoi faceți clic pe butonul „OK”.
După aceasta, suntem mutați automat la Foaia 1. După cum puteți vedea, valoarea totală a tarifelor angajaților este deja afișată în elementul corespunzător.
Dar asta nu este tot. După cum ne amintim, salariul se calculează înmulțind pariul cu coeficientul. Prin urmare, selectăm din nou celula în care se află valoarea însumată. După aceea, accesați bara de formule. Adăugăm un semn de înmulțire (*) la formula din ea, apoi facem clic pe elementul în care se află indicatorul de coeficient. Pentru a efectua calculul, faceți clic pe tasta Enter de pe tastatură. După cum puteți vedea, programul a calculat salariul total pentru întreprindere.
Revenim la Foaia 2 și modificăm tariful oricărui angajat.
După aceasta, trecem din nou la pagina cu suma totală. După cum puteți vedea, din cauza modificărilor din tabelul legat, rezultatul salarial total a fost recalculat automat.

Metoda 4: insert special

De asemenea, puteți lega matrice de tabel în Excel folosind paste special.

Selectăm valorile care vor trebui „trase” într-un alt tabel. În cazul nostru, acesta este intervalul coloanei „Rate” din Foaia 2. Faceți clic dreapta pe fragmentul selectat. În lista care se deschide, selectați „Copiere”. O comandă rapidă alternativă este Ctrl+C. După aceea, trecem la Foaia 1.
După ce ne-am mutat în zona cărții de care avem nevoie, selectăm celulele în care va trebui să ridicăm valorile. În cazul nostru, aceasta este coloana „Rate”. Faceți clic dreapta pe fragmentul selectat. În meniul contextual din blocul instrument „Insert Options”, faceți clic pe pictograma „Insert Link”.
Există și o variantă alternativă. Apropo, este singurul pentru versiunile mai vechi de Excel. În meniul contextual, mutați cursorul la elementul „Lipire specială”. În meniul suplimentar care se deschide, selectați poziția cu același nume.
Aceasta va deschide o fereastră Paste Special. Faceți clic pe butonul „Insert Link” din colțul din stânga jos al celulei.
Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, valorile dintr-o matrice de tabel vor fi inserate în cealaltă. Când datele din sursă se modifică, se vor schimba automat și în intervalul inserat.

Lecție: Lipire specială în Excel

Metoda 5: Conectarea tabelelor din mai multe registre de lucru

În plus, puteți organiza relații între zonele tabelului în diferite registre de lucru. Aceasta folosește Instrumentul special Paste. Acțiunile vor fi absolut similare cu cele pe care le-am considerat în metoda anterioară, cu excepția faptului că la introducerea formulelor va trebui să navigați nu între zonele aceleiași cărți, ci între fișiere. Desigur, toate cărțile conectate trebuie să fie deschise.

Selectați intervalul de date care trebuie transferat într-un alt registru de lucru. Faceți clic dreapta pe el și selectați „Copiere” din meniul care se deschide.
Apoi trecem la cartea în care vor trebui introduse aceste date. Selectați intervalul dorit. Click dreapta. În meniul contextual, în grupul „Insert Options”, selectați „Insert Link”.
După aceasta, valorile vor fi introduse. Când datele din registrul de lucru sursă se modifică, matricea tabelară din registrul de lucru o va actualiza automat. Mai mult, nu este deloc necesar ca ambele cărți să fie deschise pentru asta. Este suficient să deschideți un singur registru de lucru și va extrage automat date din cel închis document legat, dacă s-au făcut anterior modificări.

Dar trebuie remarcat faptul că în acest caz inserarea se va efectua sub forma unui tablou imuabil. Când încercați să schimbați orice celulă cu date inserate, va apărea un mesaj care vă va informa că este imposibil să faceți acest lucru.

Modificările la o astfel de matrice legată de o altă carte pot fi făcute numai prin întreruperea legăturii.

Ruperea relației dintre tabele

Uneori trebuie să rupeți relația dintre intervalele de tabel. Motivul pentru aceasta poate fi fie cazul descris mai sus, când trebuie să modificați o matrice inserată dintr-un alt registru de lucru, fie pur și simplu reticența utilizatorului de a avea datele dintr-un tabel actualizate automat din altul.

Metoda 1: ruperea conexiunii dintre cărți

Puteți întrerupe legătura dintre cărțile din toate celulele efectuând, în esență, o singură operație. În acest caz, datele din celule vor rămâne, dar vor fi deja valori statice, neactualizate, care nu depind în niciun fel de alte documente.

Într-un registru de lucru în care sunt extrase valorile din alte fișiere, accesați fila „Date”. Faceți clic pe pictograma „Editați conexiunile”, care se află pe panglica din blocul de instrumente „Conexiuni”. Trebuie remarcat faptul că, dacă cartea curentă nu conține legături către alte fișiere, atunci acest buton este inactiv.
Se deschide fereastra pentru schimbarea conexiunilor. Selectăm din lista cărților legate (dacă sunt mai multe) fișierul cu care dorim să întrerupem legătura. Faceți clic pe butonul „Întrerupe conexiunea”.
Se deschide o fereastră de informații care conține un avertisment despre consecințele acțiunilor ulterioare. Dacă sunteți sigur de ceea ce veți face, atunci faceți clic pe butonul „Rupe legăturile”.
După aceasta, toate linkurile către fișierul specificatîn documentul curent vor fi înlocuite cu valori statice.

Metoda 2: Inserarea valorilor

Dar metoda de mai sus este potrivită numai dacă trebuie să rupeți complet toate conexiunile dintre două cărți. Ce ar trebui să faceți dacă trebuie să separați tabelele asociate aflate în același fișier? Puteți face acest lucru prin copierea datelor și apoi lipirea lor în același loc cu valorile. Apropo, în același mod, puteți întrerupe conexiunea dintre intervalele de date individuale ale diferitelor cărți fără a întrerupe comunicare generalăîntre fișiere. Să vedem cum funcționează această metodă în practică.

Selectăm intervalul în care dorim să ștergem relația cu un alt tabel. Facem clic dreapta pe el. În meniul care se deschide, selectați „Copiere”. În locul acestor acțiuni, puteți introduce o combinație alternativă de taste rapide Ctrl+C.
Apoi, fără a deselecta același fragment, dați din nou clic dreapta pe el. De data aceasta, în lista de acțiuni, faceți clic pe pictograma „Valori”, care se află în grupul de instrumente „Insert Options”.
După aceasta, toate referințele din intervalul selectat vor fi înlocuite cu valori statice.

După cum puteți vedea, Excel are modalități și instrumente de a lega mai multe tabele împreună. În același timp, datele tabelare pot fi localizate pe alte foi și chiar în diferite cărți. Dacă este necesar, această conexiune poate fi întreruptă cu ușurință.

Ne bucurăm că am putut să vă ajutăm să rezolvați problema.

Pune-ți întrebarea în comentarii, descriind esența problemei în detaliu. Specialistii nostri vor incerca sa raspunda cat mai repede posibil.

O relație în Access vă permite să combinați date din două tabele diferite. Fiecare relație constă din două câmpuri (câte unul în fiecare tabel) cu date asociate. De exemplu, tabelele „Produse” și „Detalii comandă” pot conține câmpul „Cod produs”. Fiecare înregistrare din tabelul „Informații de comandă” conține valoarea câmpului „Cod produs”, care corespunde unei înregistrări din tabelul „Produse” cu aceeași valoare în acest câmp.

Utilizând relațiile dintre tabelele înrudite, Access determină ce înregistrări din fiecare tabel să fie introduse în setul de rezultate ale interogării. Relația evită, de asemenea, pierderea datelor, împiedicând excluderea datelor șterse de la sincronizare. Aceasta se numește integritate a datelor.

Înainte de a începe să lucrați cu relații, învățați conceptele de bază. Pentru mai multe informații, consultați Ghidul relațiilor de tabel și articolele Introducere cu relațiile de tabel.

În acest articol

Revizuire

Pentru a crea o relație într-o bază de date Access, puteți utiliza una dintre următoarele metode.

În fereastra Schemă de date, adăugați tabelele pe care doriți să le conectați, apoi trageți câmpul dorit dintr-un tabel în altul.

Trageți un câmp în tabel din zonă Lista câmpurilor.

Când creați o relație între tabele, câmpurile comune pot fi denumite diferit, dar adesea doriți ca numele să fie aceleași. Evident, câmpurile comune trebuie să aibă același tip de date. Cu toate acestea, dacă câmpul cheii primare este de tip Counter, câmpul cheii externe poate fi și numeric dacă proprietatea Dimensiunea campului(FieldSize) din ambele câmpuri este același. De exemplu, puteți mapa câmpuri cu tipurile Counter și Numeric dacă proprietatea Dimensiunea campului ambele câmpuri au valoarea „Long Integer”. Dacă ambele câmpuri partajate sunt numerice, ele trebuie să aibă aceeași valoare a proprietății Dimensiunea campului.

Creați o relație între tabele folosind fereastra Relații

Creați o relație între tabele folosind panoul Listă câmpuri

Puteți adăuga un câmp la un tabel existent care este deschis în vizualizarea Foaie de date trăgând câmpul din zonă Lista câmpurilor. În zonă Lista câmpurilor Afișează câmpurile disponibile din tabelele înrudite, precum și din alte tabele din baza de date.

Lista câmpurilor iar tabelul în care este tras câmpul creează automat o nouă relație unu-la-mulți. Această relație creată de Access nu impune integritatea datelor în mod implicit. Pentru a asigura integritatea datelor, atitudinea trebuie să se schimbe. Pentru mai multe informații, consultați .

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Foaie de date

Faceți dublu clic pe tabel din panoul de navigare.

Deschiderea zonei Listă câmpuri

În zonă Lista câmpurilor Sunt afișate toate celelalte tabele ale bazei de date, grupate pe categorii. Când lucrați cu un tabel în vizualizarea tabelului din panou Lista câmpurilor câmpurile sunt afișate în una din două categorii: Câmpuri disponibile într-un tabel legatȘi . Prima categorie include toate tabelele care sunt legate printr-o relație cu tabelul curent. A doua categorie listează toate tabelele cu care tabelul nu are o relație.

Pentru a vedea o listă cu toate câmpurile tabelului, faceți clic pe semnul plus ( + ) lângă numele tabelului din domeniu Lista câmpurilor. Pentru a adăuga un câmp la tabel, trageți-l din zonă Lista câmpurilor la un tabel în vizualizarea tabelului.

Adăugați un câmp și creați un link din zona Listă câmpuri

Cu un tabel deschis în vizualizarea Foaie de date, apăsați ALT+F8. Zona va fi afișată Lista câmpurilor.

Pentru a afișa o listă de câmpuri dintr-un tabel, dintr-un grup Câmpuri disponibile într-un alt tabel faceți clic pe semnul plus ( + ) lângă numele tabelului.

Trageți câmpul dorit din zonă Lista câmpurilorîntr-un tabel deschis în vizualizarea Foaie de date.

Când apare linia de inserare, plasați caseta în locația selectată.

Va apărea o fereastră vrăjitorii de înlocuire.

Urmează instrucțiunile vrăjitorii de înlocuire.

Câmpul va fi afișat în tabel în vizualizarea Foaie de date.

Când glisați un câmp din „alt” tabel (fără legătură) și urmați instrucțiunile Expertului de căutare între tabelul din zonă Lista câmpurilor iar tabelul în care a fost tras câmpul creează automat o nouă relație unu-la-mulți. Această relație creată de Access nu impune integritatea datelor în mod implicit. Pentru a asigura integritatea datelor, atitudinea trebuie să se schimbe. Pentru mai multe informații, consultați .

Schimbarea Atitudinii

Pentru a schimba o relație, selectați-o în fereastra Schema de date și efectuați modificările dorite.

Plasați indicatorul peste un link și faceți clic pe linie pentru a o evidenția.

Când este evidențiată, linia de conectare devine mai groasă.

Faceți dublu clic pe linkul evidențiat

pe filă Constructor in grup Serviciu alege echipa Schimbați conexiunile.

Se va deschide o casetă de dialog Schimbarea conexiunilor.

Deschide caseta de dialog Editare linkuri

Specificarea tipului de conexiune

Când definiți o relație între tabele, informațiile despre aceasta influențează designul interogărilor dvs. De exemplu, când definiți o relație între două tabele și creați o interogare care operează pe acele două tabele, Access selectează automat câmpurile de mapare implicite pe baza câmpurilor specificate în relație. Aceste valori originale pot fi suprascrise într-o interogare, dar adesea valorile definite de relația dintre tabele sunt corecte. Deoarece potrivirea și unirea datelor din două tabele este o activitate repetabilă frecvent în toate bazele de date, cu excepția celor mai elementare, parametrii impliciti definiți de relațiile dintre tabele pot fi utili și economisesc timp.

Folosind o interogare împotriva mai multor tabele, puteți combina datele din acestea prin potrivirea valorilor în câmpurile comune. Operația de potrivire și combinare se numește unire. De exemplu, doriți să afișați comenzile clienților. Pentru a face acest lucru, creați o interogare care combină tabelele „Clienți” și „Comenzi” folosind câmpul „Cod client”. Rezultatele interogării conțin informații despre client și alte informații numai pentru rândurile cu o valoare care se potrivește.

Una dintre valorile pe care le puteți seta pentru fiecare relație este tipul de alăturare. Tipul de unire determină ce înregistrări vor fi incluse în rezultatele interogării. Să trecem la exemplul descris cu unirea tabelelor „Clienți” și „Comenzi” folosind câmpuri comune reprezentând codul clientului. Când utilizați tipul implicit de îmbinare (inner join), interogarea returnează numai rânduri din tabelele Clienți și Comenzi pentru care se potrivesc câmpurile comune (numite și câmpuri asociate).

Să presupunem că doriți să includeți toți clienții în rezultatele dvs. - chiar și pe cei care nu au plasat încă o comandă. Pentru a face acest lucru, trebuie să schimbați tipul de îmbinare de la interior la așa-numita îmbinare exterioară stângă. Când utilizați o îmbinare exterioară stângă, toate rândurile de tabel din partea stângă a relației sunt returnate și numai rândurile potrivite din partea dreaptă. Când utilizați o îmbinare exterioară dreaptă, toate rândurile din partea dreaptă a relației sunt returnate și numai cele potrivite din stânga.

Notă:În acest caz, termenii „stânga” și „dreapta” se referă la poziția tabelelor în caseta de dialog Schimbarea conexiunilor mai degrabă decât în fereastra Schema de date.

Ar trebui să determinați ce rezultate sunt solicitate cel mai adesea dintr-o interogare care unește tabele într-o anumită relație și să selectați tipul de îmbinare în consecință.

Specificarea tipului de conexiune

În caseta de dialog Schimbarea conexiunilor faceți clic pe butonul Tipul conexiunii.

Se va deschide o casetă de dialog Parametrii de conectare.

Selectați opțiunile dorite și faceți clic pe butonul Bine.

Tabelul de mai jos, bazat pe tabelele Clienți și Comenzi, arată cele trei opțiuni afișate în fereastră Opțiuni de îmbinare, specificând tipul de îmbinare pe care îl folosesc, precum și ce rânduri (toate sau doar cele potrivite) sunt returnate pentru fiecare dintre tabele.

	Asociație aferentă	Masa din stânga	Masa dreapta
1. Îmbinând numai acele înregistrări în care se potrivesc câmpurile aferente ambelor tabele.	Îmbinare interioară	Corzi potrivite	Corzi potrivite
2. Unirea TOATE înregistrările din tabelul „Clienți” și numai acele înregistrări din tabelul „Comenzi” în care se potrivesc câmpurile aferente.	Îmbinare exterioară stângă	Toate liniile	Corzi potrivite
3. Îmbinarea TOATE înregistrările din tabelul Comenzi și numai acele înregistrări din tabelul Clienți în care se potrivesc câmpurile aferente.	Îmbinare exterioară dreaptă	Corzi potrivite	Toate liniile

Dacă selectați opțiunea 2 sau 3, linkul va afișa o săgeată care indică partea laterală a linkului în care sunt afișate numai rândurile potrivite.

Efectuarea modificărilor în fereastra Opțiuni de îmbinare

Asigurarea integritatii datelor

Scopul integrității datelor este de a preveni înregistrările nepotrivite care fac referire la înregistrări inexistente. Integritatea datelor este activată pentru o anumită relație de tabel. Drept urmare, Access anulează toate acțiunile asupra acestei relații care ar putea compromite integritatea datelor. Aceasta înseamnă că atât o actualizare care modifică ținta link-ului, cât și o ștergere a acelei ținte link-uri vor fi anulate. Pentru a afla cum să setați Access pentru a propaga operațiunile de actualizare și ștergere, astfel încât toate rândurile asociate să fie, de asemenea, actualizate, consultați .

Activați sau dezactivați aplicarea integrității datelor

Pe fila Lucrul cu baze de date in grup Relaţie faceți clic pe butonul Schema de date.

Pe fila Constructor in grup Conexiuni faceți clic pe butonul Toate conexiunile.

ascunsîn caseta de dialog Proprietăți Opțiuni de tranziție

Faceți dublu clic pe linia de comunicare. Se va deschide o casetă de dialog Schimbarea conexiunilor.

Selectați sau ștergeți opțiunea.

Bine.

În modul de integritate a datelor, se aplică următoarele reguli:

Nu este permisă introducerea unor valori într-un câmp de cheie străină al unui tabel înrudit care nu se află în câmpul cheie primară al tabelului principal, deoarece acest lucru duce la înregistrări orfane.

Nu puteți șterge o înregistrare din tabelul principal dacă există înregistrări asociate cu aceasta în tabelul aferent. De exemplu, nu puteți șterge o înregistrare din tabelul Angajați dacă există comenzi în tabelul Comenzi care se aplică acelui angajat. Cu toate acestea, puteți șterge intrarea principală Și toate intrările asociate într-o singură acțiune, bifând caseta de selectare.

Nu este permisă modificarea valorii cheii primare din tabelul principal dacă acest lucru va duce la înregistrări orfane. De exemplu, nu puteți modifica numărul comenzii în tabelul Comenzi dacă există rânduri în tabelul Detalii comandă care se referă la acea comandă. Cu toate acestea, puteți actualiza înregistrarea principală Și toate înregistrările asociate într-o singură acțiune, bifând caseta de selectare „Actualizare în cascadă a câmpurilor conexe”.

Note: Dacă întâmpinați dificultăți la activarea integrității datelor, vă rugăm să rețineți că trebuie îndeplinite condițiile enumerate mai jos.

Câmpul general al tabelului principal ar trebui să fie cheia principala sau au un index unic.

Câmpurile comune trebuie să aibă același tip de date. Singura excepție este că un câmp de tip „Counter” poate fi asociat unui câmp de tip „Numeric” dacă proprietatea acestuia Dimensiunea campului are sensul Număr întreg lung.

Ambele tabele există în aceeași bază de date Access. Integritatea datelor nu poate fi activată pentru tabelele unite. Cu toate acestea, dacă tabelele sursă sunt în format Access, puteți deschide baza de date în care sunt stocate și puteți activa integritatea datelor în acea bază de date.

Setarea parametrilor în cascadă

Uneori apare o situație în care trebuie doar să schimbi valoarea pe „una” latură a relației. În acest caz, doriți ca Access să actualizeze automat toate rândurile afectate într-o singură operațiune. Apoi actualizarea va fi complet finalizată și baza de date nu va fi într-o stare inconsistentă în care unele rânduri sunt actualizate, iar altele nu. Puteți evita această problemă utilizând opțiunea Access Cascading Updates for Related Fields. Dacă ați activat opțiunea Actualizare în cascadă a câmpurilor asociate când ați activat Integritatea datelor, data viitoare când actualizați cheia primară, toate câmpurile asociate acesteia vor fi actualizate automat.

De asemenea, este posibil să doriți să ștergeți un rând și toate înregistrările asociate acestuia, de exemplu, o înregistrare din tabelul Furnizori și toate comenzile asociate cu acel furnizor. Access are opțiunea „Ștergere în cascadă a înregistrărilor asociate” în acest scop. Dacă activați integritatea datelor și verificați Ștergerea în cascadă a înregistrărilor asociate, când ștergeți o înregistrare care conține o cheie primară, toate înregistrările asociate cu acea cheie primară vor fi șterse automat.

Activați sau dezactivați actualizarea în cascadă și ștergerea în cascadă

Pe fila Lucrul cu baze de date in grup Relaţie faceți clic pe butonul Schema de date.

Pe fila Constructor in grup Conexiuni faceți clic pe butonul Toate conexiunile.

Vor fi afișate toate tabelele cu relații, precum și liniile de relații corespunzătoare. Vă rugăm să rețineți că tabele ascunse (mesele care au ascunsîn caseta de dialog Proprietăți) și relațiile lor nu sunt afișate dacă caseta de dialog Opțiuni de tranziție Opțiunea „Afișează obiectele ascunse” nu este selectată.

Faceți clic pe linia relației pe care doriți să o modificați. Când este evidențiată, linia de conectare devine mai groasă.

Faceți dublu clic pe linia de comunicare.

Se va deschide o casetă de dialog Schimbarea conexiunilor.

Bifeaza casuta Asigurarea integritatii datelor.

Bifeaza casuta Ștergerea în cascadă a înregistrărilor asociate sau ambele casete de selectare.

Faceți modificările necesare în relație și faceți clic pe butonul Bine.

Notă: Dacă cheia primară este câmpul Contor, verificați Actualizare în cascadă a câmpurilor conexe nu va avea niciun efect, deoarece valoarea câmpului Counter nu poate fi modificată.

Eliminarea unei relații între tabele

Important:Ștergerea unei relații dezactivează și integritatea datelor pentru relația respectivă, dacă aceasta a fost activată. Drept urmare, Access nu va mai împiedica automat înregistrările orfane să apară pe partea „multe” a unei relații.

Pentru a șterge o relație între tabele, trebuie să ștergeți linia de relație din fereastra Schema de date. Plasați cursorul mouse-ului peste link și faceți clic pe el. Când este evidențiată, linia de conectare devine mai groasă. Cu linia de comunicație evidențiată, apăsați tasta DEL.

Pe fila Lucrul cu baze de date in grup Relaţie faceți clic pe butonul Schema de date.

Pe fila Constructor in grup Conexiuni faceți clic pe butonul Toate conexiunile.

Faceți clic pe linkul pe care doriți să îl ștergeți. Când este evidențiată, linia de conectare devine mai groasă.

Apăsați tasta DEL

Este posibil să apară un mesaj Confirmați ștergerea relației selectate din baza de date. În acest caz, faceți clic pe butonul da.

Notă: Dacă una dintre mesele care participă la relație este acest moment este utilizat (poate de către o terță parte, un proces sau într-un obiect de bază de date deschis, cum ar fi un formular), nu va fi posibilă ștergerea relației dintre tabele. Înainte de a încerca să ștergeți o relație între tabele, închideți-le pe toate obiecte deschise care folosesc aceste tabele.

Creați, editați sau ștergeți o relație într-o aplicație web Access

Există diferențe importante atunci când lucrați cu relații într-o aplicație web Access.

Crearea unei atitudini

Fereastra Schema de date lipsește din aplicația web Access. În loc de o relație, trebuie să creați un câmp de căutare care primește valori din câmpul aferent dintr-un alt tabel. De exemplu, să presupunem că aveți un tabel de angajați și doriți să adăugați o căutare la tabelul Regiuni pentru a afișa regiunile în care lucrează angajații.

Notă: Câmpul folosit ca sursă de căutare trebuie să existe înainte ca câmpul de căutare să poată fi creat.

Iată cum puteți crea un câmp de căutare într-o aplicație web Access:

Schimbarea Atitudinii

Fereastra Schema de date lipsește din aplicația web Access. Un câmp dintr-un tabel servește ca sursă (câmp de căutare) de valori pentru un câmp înrudit dintr-un alt tabel.

Șterge o relație

Fereastra Schema de date lipsește din aplicația web Access. Un câmp dintr-un tabel servește ca sursă (câmp de căutare) de valori pentru un câmp înrudit dintr-un alt tabel. Pentru a elimina o relație între două tabele dintr-o aplicație web Access, trebuie să eliminați câmpul de căutare și datele asociate acestuia.

Creați sau editați o relație într-o bază de date web Access 2010

Pentru a crea o relație într-o bază de date web Access 2010, trebuie să utilizați Expertul de căutare. Fereastra Schema de date lipsește din baza de date web. Un câmp dintr-un tabel este folosit ca sursă pentru o valoare dintr-un câmp înrudit dintr-un alt tabel.

Notă: Puteți utiliza Expertul de căutare numai dacă aveți un câmp care este folosit ca sursă de valori.

Creați o relație într-o bază de date web Access 2010 utilizând Expertul de căutare

Deschideți tabelul în care vor fi transferate valorile dintr-un alt tabel.

În dreapta ultimului câmp, faceți clic pe butonul Faceți clic pentru a adăuga, apoi selectați Înlocuirea și relația.

Notă: Pentru a afișa un buton Faceți clic pentru a adăuga, poate fi necesar să derulați pagina pe orizontală.

Pe primul ecran al Expertului de căutare, selectați elementul Obțineți valori dintr-un alt tabel pentru un câmp de căutareși apăsați butonul Mai departe.

Selectați tabelul sursă și faceți clic pe butonul Mai departe.

La fereastră Câmpuri disponibile dublu click selectați câmpul care conține valorile dorite și faceți clic pe butonul Mai departe.

Dacă este necesar, definiți o ordine de sortare pentru câmpul de căutare. Faceți clic pe butonul Mai departe.

Dacă este necesar, ajustați lățimea ferestrei de înlocuire - acest lucru este convenabil dacă valorile sunt lungi. Faceți clic pe butonul Mai departe.

Introduceți un nume pentru noul câmp. Pentru a fi absolut sigur că datele din cele două tabele se potrivesc întotdeauna, verificați Activați verificarea integrității datelor, apoi selectați una dintre următoarele opțiuni.

Ștergere în cascadă vă permite să ștergeți o înregistrare corespunzătoare dintr-un altul atunci când ștergeți o înregistrare dintr-un tabel.

Ștergere limitată nu permite ștergerea unei înregistrări dintr-un tabel dacă are legătură cu o înregistrare dintr-un alt tabel.

Notă: Nu selectați elementul Permite mai multe valoriîn Expertul de căutare dacă este folosit pentru a crea o relație.

Modificați o relație într-o bază de date web Access 2010

Deschideți un tabel în care sunt înlocuite valorile dintr-un alt tabel.

Selectați câmpul în care sunt înlocuite valorile dintr-un alt tabel.

Pe fila Câmpuri in grup Proprietăți faceți clic pe butonul Schimbați înlocuirile.

Faceți modificările necesare conform instrucțiunilor vrăjitorului. Puteți modifica următoarele elemente.