Système de gestion de base de données (SGBD) MS Access est un système de gestion de base de données relationnelle qui fonctionne dans Environnement Windows XP. Il comprend tout fonds nécessaires pour définir et traiter les données, ainsi que pour les gérer lorsque vous travaillez avec de grandes quantités d'informations. Le SGBD vous permet de créer des applications qui fonctionnent dans l'environnement Windows et répondent pleinement aux besoins du client.
Le SGBD comprend des outils de gestion des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules en tant qu'objets indépendants stockés dans un fichier de base de données (extension.mdb). Cela facilite grandement la création d'objets associés et la vérification de l'intégrité des données.
Considérons brièvement la composition du fichier de base de données et l'architecture du SGBD.
Le SGBD appelle tout ce qui peut avoir un nom un objet. Dans une base de données Access, les principaux objets sont des tables, des requêtes, des formulaires, des états, des macros et des modules.
Table est un objet défini pour stocker des données. Chaque tableau comprend des informations sur une entité du monde réel, comme les clients d'une entreprise. Le tableau se compose d'un en-tête et d'un corps. L'en-tête inclut les noms des attributs de l'objet (colonnes) et leurs propriétés, telles que le nom, le numéro de téléphone et l'adresse du client. Le corps contient des tuples (lignes), chaque ligne représente un ensemble de valeurs de colonne qui stockent des données sur une instance d'objet particulière. Par exemple, les informations client :
Semenov ; 75-48-09 ; Riazan, st. Champ, 20.
Pour chaque table, vous pouvez définir clé primaire Un qui assure l'unicité de chaque ligne, un ou plusieurs index qui assurent l'ordre des enregistrements et d'autres propriétés.
Lorsque vous travaillez avec Access, les tableaux sont l'un des objets principaux ; tous les autres éléments, tels que les formulaires, les requêtes et les rapports, sont créés sur leur base. Le tableau recueille des données sur un sujet précis, par exemple, toutes les informations sur la clientèle de l'entreprise. Chaque ligne de données de la table des clients contient des informations sur un client spécifique. Ces informations peuvent être hétérogènes, et donc la ligne est composée de plusieurs types de champs différents contenant le nom du client, son numéro de téléphone, son adresse, son numéro de compte, etc.
Une base de données Access peut être constituée de plusieurs tables, chacune stockant des informations sur un sujet. Une table peut stocker des informations sur les clients, une autre - sur tous les accords commerciaux conclus avec certains clients, la troisième - des informations sur les dépenses, les taxes et les dépenses pour le développement de l'entreprise, la quatrième - une liste d'inventaire du fonds d'entrepôt, le cinquième - calendrier des expositions et des présentations, etc.
Demande est un objet qui permet à l'utilisateur d'obtenir les données souhaitées à partir d'une ou plusieurs tables de base et d'autres requêtes. Dans une requête, vous pouvez spécifier les conditions auxquelles les données doivent satisfaire. Pour cette raison, la requête vous permet d'extraire uniquement les données nécessaires d'un large éventail d'informations stockées dans la base de données. Pour créer une requête, utilisez un exemple de requête (QBE) ou instructions SQL. Vous pouvez créer des requêtes pour sélectionner, mettre à jour, supprimer ou ajouter des données. Avec les requêtes, vous pouvez créer de nouvelles tables en utilisant les données d'une ou plusieurs tables qui existent déjà.
La forme est un objet principalement destiné à saisir des données, à les afficher à l'écran ou à contrôler le fonctionnement d'une application. Les formulaires sont utilisés pour mettre en œuvre les exigences du client pour la présentation des données des tables et des requêtes. Les formulaires peuvent être imprimés. À l'aide d'un formulaire, en réponse à un événement, vous pouvez exécuter macro ou procédure, effectuer certains traitements de données.
Signaler est un objet conçu pour créer un document qui peut ensuite être imprimé ou inclus dans un document d'une autre application. Vous pouvez prévisualiser le rapport à l'écran avant de l'imprimer sur l'imprimante.
Macro est un objet qui est une description structurée d'une ou plusieurs actions qui seront exécutées en réponse à un événement spécifique. Par exemple, vous pouvez définir une macro qui, en réponse à la sélection d'un élément dans le formulaire principal, ouvre un autre formulaire. A l'aide d'une autre macro, vous pouvez vérifier la valeur du champ lorsque son contenu change. Il est possible d'exécuter une autre macro ou fonction de module à partir d'une macro.
Module est un objet contenant des programmes dans Microsoft Access Visual Basic, qui peut être développé par l'utilisateur pour mettre en œuvre des procédures non standard lors de la création d'une application.
La fenêtre Access d'origine est simple et concise. Les six onglets de cette fenêtre représentent les six objets avec lesquels le programme travaille.
les tables- les principaux objets de la base de données. Ils stockent des données. Une base de données relationnelle peut avoir de nombreuses tables liées.
Demandes sont des structures spéciales conçues pour traiter les données de la base de données. À l'aide de requêtes, les données sont ordonnées, filtrées, sélectionnées, modifiées, combinées (c'est-à-dire traitées).
Formes- ce sont des objets à l'aide desquels de nouvelles données sont entrées dans la base de données, celles existantes sont visualisées.
Rapports sont les formes opposées. Avec leur aide, les données sont transmises à l'imprimante sous une forme pratique et visuelle.
Macros sont des macros. Si certaines opérations de base de données sont effectuées fréquemment, il est judicieux de les regrouper dans une macro et de l'affecter à une combinaison de touches dédiée.
Modules sont des procédures de programme écrites en Visual Basic. Si les outils d'accès standard ne suffisent pas à répondre aux exigences les plus sophistiquées des clients, le programmeur peut étendre les capacités du système en écrivant les modules nécessaires à cet effet.
Modes de travail avec Access.
D'un point de vue organisationnel, il existe deux modes de travail différents avec n'importe quelle base de données : motif et opérationnel(Douane). Le créateur de la base de données a le droit d'y créer de nouveaux objets (par exemple, des tables), de définir leur structure, de modifier les propriétés des champs et d'établir les connexions nécessaires. Il fonctionne avec la structure de la base de données et a un accès complet à la base de données. Une base de données peut avoir un, deux ou plusieurs développeurs.
Un utilisateur de base de données est une personne qui la remplit d'informations à l'aide de formulaires, traite les données à l'aide de requêtes et reçoit les résultats sous la forme de tableaux ou de rapports résultants. Une base de données peut avoir des millions d'utilisateurs et, bien sûr, l'accès à la structure de la base de données leur est fermé.
La fenêtre de démarrage de la structure de base comporte six onglets pour les objets principaux et trois boutons de commande : Ouvrir, Constructeur, Créer. Avec leur aide, le mode de fonctionnement avec la base est sélectionné.
Le bouton Ouvrir ouvre l'objet sélectionné. S'il s'agit d'un tableau, vous pouvez y apporter des modifications, l'afficher, etc.
Le bouton Constructeur ouvre l'objet présenté, mais d'une manière différente. Il ouvre sa structure et vous permet d'éditer non pas le contenu, mais l'appareil. S'il s'agit d'un tableau, vous pouvez y saisir de nouveaux champs ou modifier les propriétés des champs existants. S'il s'agit d'un formulaire, vous pouvez modifier ou créer des contrôles. Évidemment, ce mode n'est pas destiné aux utilisateurs de la base, mais à ses développeurs.
Le bouton Créer est utilisé pour créer de nouveaux objets. Ce contrôle est également destiné aux concepteurs de base. Les tableaux, requêtes, formulaires, états peuvent être créés de plusieurs manières différentes : automatiquement, manuellement ou à l'aide de l'assistant.
Les tables. Création de tableaux.
Les tables sont les principaux objets d'une base de données. Vous pouvez vous passer de requêtes, de formulaires, de rapports, etc., mais s'il n'y a pas de tables, alors il n'y a pas de base de données.
Créer une table consiste à paramétrer ses champs et à leur affecter leurs propriétés. Cela commence par un clic sur le bouton Créer dans la fenêtre Base de données. Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle table, qui diffèrent par le niveau d'automatisation.
Importer des tables à partir d'une autre base de données. Selon les cas, la structure des champs, leurs noms et propriétés, ainsi que le contenu de la base de données peuvent provenir de la table importée. Si un nous parlons concernant la table de quelqu'un d'autre située sur un serveur distant et qui ne peut pas être importée dans son intégralité, utilisez le mode Lien vers les tables. C'est comme se connecter à une table pour partager ses données.
Les développeurs expérimentés utilisent l'assistant de table. Il s'agit d'un programme qui accélère la création de la structure du tableau. L'assistant pose une série de questions et, guidé par les réponses reçues, crée automatiquement la structure du tableau. Malgré le fait que ce mode sert à simplifier le travail, il n'est pas recommandé aux débutants de l'utiliser, car, sans connaître toute la terminologie, il est facile de s'embrouiller dans les questions et réponses. Les premières tables doivent essayer de créer manuellement.
L'élément Mode de fonctionnement ouvre une pièce dans laquelle tous les champs ont des noms formels : Champ 1, Champ 2… etc. et un type de texte standard. Un tel tableau peut être immédiatement rempli d'informations.
La méthode manuelle la plus polyvalente est fournie par l'élément Constructeur. Dans ce mode, vous pouvez définir indépendamment les noms des champs, sélectionner leur type et configurer les propriétés.
Les données avec lesquelles le SGBD travaille sont organisées dans une séquence hiérarchique. Au niveau supérieur se trouvent les principaux objets MS Access ; tables, formulaires, requêtes, rapports, macros et modules.
Table est le type d'objet principal. Tous les autres sont dérivés du tableau. Les éléments de données qui composent le tableau sont enregistrements et champs. Les tables stockent les données et affichent tous les enregistrements et champs, ainsi que les relations établies sont stockées dans les tables. Avant de créer une base de données dans Access, vous devez développer structure des tables de la base de données et établir des relations entre elles.
Structure du tableau- il s'agit d'une description de l'ordre des champs, de leurs types, tailles, noms et autres caractéristiques.
Enregistrement - la séquence de valeurs décrites dans la structure.
Champ -élément d'enregistrement contenant des informations sur une propriété d'un objet et caractérisé par les paramètres suivants :
Nom du champ (écrit sans espaces - comme nom de variable) ;
Type de valeur de champ (texte, numérique, booléen, date-heure, MEMO) ;
Taille du champ (dépend du type de valeurs possibles) ;
Valeur du champ (correspond à un enregistrement spécifique).
Un champ dont les valeurs ne se répètent pas est appelé clé .
Lors de l'élaboration de la structure des tableaux, la répétition multiple des mêmes enregistrements (redondance) doit être exclue. Pour cela, il est nécessaire de modifier la structure de la table, en réduisant son volume en la divisant en plusieurs tables interconnectées. Ce processus est appelé normalisation(optimisation) du modèle de données.
Structure du tableau dans une base de données multi-tables, il doit être créé de telle manière qu'il soit possible d'établir une relation entre eux, c'est-à-dire les tableaux doivent contenir champs communs identique dans le type et le format des données stockées.
Schéma de données- description de la structure des liens dans une base de données multi-tables.
Formes- c'est personnalisable Boîtes de dialogue, stockés dans la base de données en tant qu'objets d'un type spécial. Utilisé pour afficher, saisir et modifier une seule entrée de table. Les formulaires peuvent contenir les contrôles,à l'aide desquelles les données des tableaux sont accessibles : champs de texte pour la saisie et l'édition de données, boutons, cases à cocher, commutateurs, listes, étiquettes, ainsi que cadres d'objets pour l'affichage de graphiques et d'objets OLE.
les tables et Formes - ce sont les modes utilisés pour créer et visualiser la base de données.
Les actions effectuées sur les informations stockées dans une base de données sont appelées manipulation de données (traitement de données). Celles-ci incluent la sélection de données en fonction de certaines conditions, le tri des données, la mise à jour, la suppression et l'ajout de données. Ces actions sont effectuées à l'aide de requêtes.
Demande est une commande pour effectuer une sorte de manipulation de données. Conçu pour filtrer et sélectionner les enregistrements stockés dans la table et répondant à certaines conditions. Conditions de sélection - ce sont les restrictions que l'utilisateur place sur la demande.
Signaler est un objet destiné à l'analyse de données avec sa sortie dans un fichier, Document texte ou à l'écran selon le modèle créé - un exemple de rapport.
Macros sont des moyens contrôle du programme Les données. Il s'agit d'un ensemble de commandes pour exécution automatique certaines opérations.
Fin du travail -
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Références : 1. Novozhilov O.P. Informatics. Didacticiel pour les universités et les collèges [Texte]. –M. : YURAYT, 2011. - 564 p. 2. Simonovich, S. V. Informatique. Cours de base. 2e édition
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Comme on peut le voir sur la fig. Base 3.4 et 3.5 Données d'accès peut avoir les objets suivants : tables, formulaires, requêtes, rapports, pages. De plus, les utilisateurs avancés peuvent également travailler avec des macros et des modules. Macro est un ensemble de macro-commandes spéciales (par exemple, Ouvrir le formulaire, Imprimer le rapport etc...), mais module est un programme écrit en Access Basic ou Visual Basic pour Applications.
Fig.3.5. Accéder aux objets
Table– objet MS Access de base contenant des données. Tous les autres objets sont dérivés et créés uniquement sur la base de tables préparées.
Un formulaire n'est pas un objet Access autonome : il vous aide simplement à entrer, afficher et modifier des informations dans une table ou une requête. La forme est un objet conçu pour faciliter la saisie et l'affichage des données. Contrairement aux tables, les formulaires ne contiennent pas d'informations sur la base de données. Un formulaire est juste un format (formulaire) pour afficher des données sur un écran d'ordinateur. Les formulaires peuvent être construits sur la base de tables et de requêtes. La création de formulaires basés sur des requêtes vous permet d'y présenter des informations provenant de plusieurs tables.
Les requêtes et les rapports remplissent des fonctions indépendantes : sélectionner, grouper, présenter, imprimer des informations. Demande est un outil d'analyse, de sélection et de modification des données. Une requête est une instruction permettant de sélectionner les enregistrements nécessaires dans une base de données donnée conformément à certaines conditions. Essentiellement, une requête est une question que l'utilisateur pose à Access sur les informations stockées dans la base de données.
Signaler- Il s'agit d'un objet conçu pour créer un document qui représente des informations sous la forme requise par l'utilisateur, et qui peut ensuite être imprimé.
pages L'accès aux données est un type spécial de pages Web conçues pour être affichées et fonctionner sur Internet ou sur un intranet avec des données stockées dans la base de données. Données Microsoft Access ou Microsoft serveur SQL. À l'aide de la page, les utilisateurs peuvent saisir, modifier et supprimer des données de la base de données.
Chaque objet MS Access a un nom. Le nom doit être de 64 caractères ou moins et peut inclure n'importe quelle combinaison de lettres, de chiffres, d'espaces et caractères spéciaux sauf le point point d'exclamation et crochets. Le nom ne doit pas commencer par un espace, ne doit pas inclure de caractères de contrôle (avec des codes ASCII de 0 à 31), ne doit pas inclure de guillemets droits dans les noms de table.
Le travail avec chaque objet de base de données est effectué dans une fenêtre séparée et il existe deux modes de fonctionnement :
ü mode opérationnel– le mode dans lequel les informations sont visualisées, modifiées ou sélectionnées ;
ü mode conception- le mode de création ou de modification de la mise en page, la structure de l'objet (par exemple, la structure du tableau).
De plus, le fichier de base de données comprend un autre document qui a sa propre fenêtre : schéma de données . Schéma de données– c'est la fenêtre dans laquelle les liens entre les tables sont créés, visualisés, modifiés et rompus. Ces relations vous aident à contrôler les données, à créer des requêtes et à créer des rapports. Si vous choisissez une commande Schéma de service-données...(ou appuyez sur le bouton correspondant de la barre d'outils ), la fenêtre du document apparaîtra à l'écran Schéma de données.
La fenêtre de la base de données comporte trois boutons de commande ( Ouvert, Constructeur et Créer) et sept onglets (selon le nombre d'objets Access) : Tableau, Demande, Formulaire, Rapport,Pages, macros et modules(voir figure 3.4) . Si un onglet est sélectionné, alors sa fenêtre affiche une liste des objets existants de ce type de cette base de données.
Par exemple, si vous sélectionnez l'onglet Table, puis la fenêtre affiche une liste des tables de la base de données ouverte (Fig. 3.6). Pour ouvrir une table, sélectionnez son nom dans la liste et appuyez sur le bouton Ouvert. A inclure dans la base de données nouveau tableau, vous devez appuyer sur le bouton Créer. Pour corriger la mise en page d'un tableau existant, sélectionnez son nom dans la liste et cliquez sur le bouton Constructeur.
Riz. 3.6. languette les tables
Les mêmes opérations sont effectuées sur tous les autres objets de la base de données Access.
L'ensemble des éléments de menu horizontaux et la composition des barres d'outils dépendent du type et du mode de la fenêtre de document, qui dans ce moment activement. Par exemple, une fenêtre de tableau en mode en ligne comporte des boutons Coupé, Trier par ordre croissant et autres (Fig. 3.7), et en mode conception - boutons Propriétés, Définir la clé L'utilisation des barres d'outils est soumise à la norme Windows.
Riz. 3.7. La fenêtre table est active dans la fenêtre base de données mode opérationnel
Les accès sont des éléments qui stockent des informations et sont utilisés pour automatiser des actions avec celles-ci.
Objets de base de données d'accès de base
Listons les principaux objets.
- Les tables sont les principaux éléments de la base de données, sans lesquels elle ne peut exister. Ils contiennent les données.
- Les formulaires sont une interface d'affichage de tables ; ce sont des fenêtres dans lesquelles les utilisateurs de la base de données travaillent.
- Les requêtes sont utilisées pour récupérer des données, écrire et modifier des informations et supprimer des éléments de table existants.
- Les rapports fournissent des données sous la forme et la structure requises par les utilisateurs, résumant et collectant des statistiques.
- Les macros sont des unités de programme d'une base de données. Leur tâche est d'effectuer les actions nécessaires lorsque certains événements se produisent.
- Les modules sont des objets de base Access. Ils réagissent aux changements qui se produisent dans la base de données ou exécutent des tâches indépendantes.
les tables
Les tables de base de données sont les éléments de base dans lesquels les informations sont stockées. Dans les bases de données relationnelles, les tables sont appelées relations. Ils sont constitués de lignes et de colonnes. Les lignes sont appelées enregistrements, chacune d'elles contient des informations relatives à un élément. Les colonnes contiennent les paramètres de la table. Les colonnes sont appelées champs de base de données.
Le développement de la base de données commence par la création de tables. Des attributs lui sont spécifiés - des propriétés qui déterminent le comportement. Pour l'objet de base dans Access - "Tables" - en mode conception, les propriétés de la table sont définies sur le côté droit de l'écran. C'est ici que vous définissez les champs principal et secondaire, l'orientation et le mode par défaut, définissez la description, etc.
Au bas de l'écran, les propriétés sont définies pour chacun des champs. L'ensemble de paramètres varie en fonction de Ici, vous définissez les propriétés générales de la colonne et spécifiez la substitution pour les champs de type numérique ou texte : une liste ou une zone de liste déroulante. Les paramètres de substitution sont également spécifiés ici : source de données, titre, format, disponibilité des modifications, etc.
Il existe des relations entre les tables définies par des clés - des champs d'une relation, qui sont référencés par les valeurs d'une autre. Les clés sont des colonnes contenant des valeurs uniques pour identifier de manière unique un enregistrement.
Formes
Les formulaires sont des objets dans Access qui sont utilisés pour la commodité des utilisateurs. L'affichage tabulaire des informations n'est pas toujours pratique et visuel, par conséquent, des formulaires sont créés qui vous permettent de saisir et de modifier des données.
Les éléments de contrôle sont placés sur le formulaire : boutons, listes déroulantes, champs de texte, cases à cocher, pièces jointes, images et autres. Les outils du panneau de commande vous permettent de saisir le logo de l'entreprise, la date et l'heure, le titre. Vous pouvez développer un formulaire en mode "Concepteur", en mode "Mise en page" et, en fait, en mode "Formulaires".
Dans la structure de la table client de la figure ci-dessus, on voit 7 champs : "Code", "Prénom", "Patronyme", "Nom", "Date de naissance", "Sexe" et "Age". Mais le champ "Code" est technique, ne peut pas être modifié et n'est pas nécessaire pour la démonstration à l'utilisateur de la base de données. Par conséquent, il est supprimé du formulaire, ne laissant que les champs dans lesquels des valeurs doivent être ajoutées ou modifiées.
Les propriétés du formulaire et chacun des champs affichés - Objets du formulaire d'accès - sont placés à droite. Ici, vous pouvez définir l'apparence de la fenêtre d'édition des données (onglet Disposition), où obtenir les données à afficher (onglet Données), les actions à effectuer lorsque des événements individuels se produisent (onglet Événements) et d'autres propriétés.
Demandes
Les requêtes sont utilisées pour diverses manipulations avec des données dans Access. Les requêtes de récupération de données les plus populaires. Ils permettent d'obtenir des valeurs de champ à partir de tables qui répondent à des conditions spécifiées et de les afficher sous la forme requise avec le tri et le regroupement de lignes nécessaires.
Ces objets dans Access sont créés à l'aide du "Designer". Le développeur sélectionne les champs nécessaires à la visualisation, au tri et précise les conditions de sélection des enregistrements. Les propriétés de la requête sont affichées dans la fenêtre de droite. Ici est défini apparence les résultats de sélection et les paramètres tels que le blocage des enregistrements lors de l'exécution d'une requête, le filtre au chargement, la source de données, le délai de réponse, etc.
Des requêtes pour ajouter et modifier des enregistrements existants sont également utilisées, ainsi que pour supprimer des lignes qui correspondent aux conditions spécifiées.
Rapports
Les rapports sont des objets dans Access qui sont nécessaires pour afficher les informations des tables dans des formulaires imprimables. Les formulaires de déclaration sont créés par l'assistant ou en mode "Conception". Pour cela, sélectionnez la source de données de la formation formulaire imprimé. Les champs du rapport peuvent être regroupés et triés, afficher les totaux.
Il est également possible de créer des formulaires de contrats et d'accords à l'aide d'un modèle de document pré-créé. Les champs de tableau sont insérés dans le formulaire fini, les éléments de page nécessaires sont ajoutés : numéro, en-têtes et pieds de page, en-tête, emblème, etc.
Les propriétés du rapport sont spécifiées dans la fenêtre de droite. Les propriétés des objets individuels du formulaire imprimé y sont également définies : en-têtes, contrôles, zone de données, etc.
Voici à quoi ressemble le rapport final :
Macros
Un autre des principaux objets d'Access sont les macros. Il s'agit d'une séquence d'actions à exécuter lorsqu'un certain événement se produit. Les macros sont créées à l'aide du "Constructeur" et des commandes de macro fournies par le système à diverses fins.
Les macro-commandes sont destinées à importer et exporter des données, à travailler avec d'autres objets de base de données, à définir des filtres et à traiter des enregistrements de table, etc. macro simple, qui se lance lors du clic sur le bouton "Annuler" du formulaire "Clients". Sa tâche consiste simplement à fermer le formulaire sans enregistrer les informations saisies.
Modules
Les modules sont des objets dans Access qui sont des procédures et des fonctions utilisées pour répondre à des événements dans une base de données ou pour des calculs. Ils sont développés à l'aide de VBA - Visual Basic pour le code d'application. C'est un langage spécial pour écrire du code dans Programmes Microsoft Office - Access, Word et Excel.
Pour le formulaire client, faisons calculer le champ "Age". Pour cela, dans le mode "Conception" du formulaire, sélectionnez le champ requis et sélectionnez la procédure de traitement de l'événement "Obtenir le focus" dans la fenêtre des propriétés de l'onglet "Evénements".
Écrivons un module de traitement :
Sous-âge privé_GotFocus()
Age.Value = DateDiff("aaaa", [Date de naissance], Date)
Désormais, lorsque vous naviguez entre les enregistrements et que vous vous concentrez sur le champ "Âge", la valeur de ce champ est calculée automatiquement.
Il faut comprendre qu'il ne s'agit pas d'un objet Access, par exemple une clé de table, malgré le fait qu'il soit utilisé pour stocker des informations. La clé fait partie de la table, pas un élément indépendant de la base de données.
Les informations fournies dans l'article vous aideront à comprendre ce que sont les objets de base de données, leurs propriétés et les fonctions qu'ils remplissent.
