არის სიტუაციები, როდესაც ადამიანების ჯგუფს უნდა გაუგზავნო შეტყობინებები. იმისათვის, რომ Outlook- ში მიმღებ სიას ყოველ ჯერზე არ დაემატოს ერთი და იგივე ხალხი, შესაძლებელია ამ პროცესის ავტომატიზაცია.
ახლა ჩვენ პირდაპირ მივდივართ საკონტაქტო ჯგუფის შესაქმნელად. გახსნა Outlook 2010, აირჩიეთ " საკონტაქტო ინფორმაცია"და დააჭირეთ" მთავარი”. აირჩიეთ პუნქტი " შექმენით საკონტაქტო ჯგუფი”(სურათი 1)
მინდორში " სახელი"შეიყვანეთ იმ ჯგუფის სახელი, რომელზეც ჩვენ მივმართავთ ავტომატურ ფოსტაზე და აირჩიეთ" წევრების დამატება».
ჩვენ არჩევით მეთოდს, რომლითაც მონაწილეებს დავამატებთ საკონტაქტო ჯგუფები: Outlook კონტაქტებიდან, არსებული მისამართების წიგნიდან, ახალი კონტაქტის შექმნით. ჩვენს მაგალითში, ეს დასძენს კონტაქტებს Outlook- დან.
ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, შეარჩიეთ კონტაქტი, რომლის დამატებაც გვინდა საკონტაქტო ჯგუფი და დააჭირეთ " წევრები”. შემდეგ არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ დააჭირეთ " შეინახეთ და დახურეთ”(სურათი 2).
ჩვენ ვამოწმებთ ჩვენი მოქმედებების სისწორეს. შექმენით ახალი მესიჯი. მინდორში " რომ ...»დაწერეთ სახელი, რომელიც შევქმენით საკონტაქტო ჯგუფები. თუ საფოსტო კონტაქტის ჩამონათვალის ამოღება გჭირდებათ, შემდეგ "" რომ ...»გზავნილისაგან დააწკაპუნეთ პლუს ნიშანზე (+) სადისტრიბუციო ჩამონათვალის სახელის გვერდით, რომ ნახოთ მისი შინაარსი, შემდეგ კი წაშალეთ იმ პირთა სახელები, რომელთაც არ სჭირდებათ წერილის გაგზავნა (ნახ. 3).
გამოიყენეთ Bcc Outlook- ში
ელ.წერილით მიმოწერისას, მოსახერხებელია ყველა იმ პირზე ასლის ჩასმა, რომლებიც დაინტერესებულნი არიან გაეცნონ მიმოწერას, მაგრამ ვინ არ მონაწილეობს მასში. ასეთ შემთხვევებში, წერილის მიმღები ნახავს, \u200b\u200bრომ წერილი მისთვის მისულა და ასევე იხილავს ყველა, ვინც ასლის ასლია.
მაგრამ რა უნდა გააკეთოთ, როდესაც არ გსურთ კონტრაქტისთვის გარკვევა, რომ მის გარდა ვინმე იღებს ამ წერილს? ამ შემთხვევაში გამოიყენეთ Bcc ველი. შექმენით ახალი ელ.წერილი, გადადით " პარამეტრები"და აირჩიეთ მენიუ" აჩვენეთ BC მიმღებები”(სურათი 1).
შეიყვანეთ მისამართი და წერილი გაუგზავნეთ ადრესატს.
ხშირად თქვენ უნდა გაუგზავნოთ შეტყობინება ერთდროულად რამდენიმე მიმღებს - მაგალითად, ყველა მიმღებს, რომელთა წერილები გაქვთ იუმორის საქაღალდეში ან საოჯახო საქაღალდეში. ჯგუფის შექმნაშეგიძლიათ დაზოგოთ დრო და ნერვები, რადგან არ გჭირდებათ მათი ყველა მისამართის ხელით შეყვანა. ჯგუფის შესაქმნელად, გააკეთეთ შემდეგი:
- აირჩიეთ მენიუს საგნების სამსახურის მისამართების წიგნი, რომ გახსნათ მისამართების წიგნის ფანჯარა.
- აირჩიეთ ფაილის შექმნა ჯგუფი. გამოჩნდება დიალოგური ფანჯარა, რომელშიც შეგიძლიათ შექმნათ ჯგუფი.
- შეიყვანეთ ჯგუფის სახელი. შეეცადეთ შეიმუშაოთ კარგი სახელი, რომელიც ასახავს ჯგუფის შემადგენლობას და კორესპონდენტებთან განხილული საკითხების შინაარსს.
- ჯგუფში კონტაქტების დამატება. გამოიყენეთ აირჩიეთ ღილაკი, ამ ჯგუფში ყველა მიმღების დასადგენად. ეკრანზე გამოჩნდება ახალი დიალოგური ფანჯარა კორესპონდენტების ელ.ფოსტის მისამართებით, რომელსაც შეგიძლიათ ჯგუფში შეიტანოთ. ფანჯრის მარცხენა ნაწილში შეარჩიეთ სასურველი სახელი და მისამართი და გამოიყენეთ ღილაკი Select, რომ ფანჯრის მარჯვენა ნაწილში დაამატოთ ისინი ჯგუფში.
- როდესაც თქვენ მთლიანად ჩამოაყალიბეთ ჯგუფი, დააჭირეთ ღილაკს OK.
- ამ ჯგუფის თვისებების ფანჯრის დახურვისთვის დააჭირეთ ღილაკს OK.
- მისამართების წიგნის ფანჯრის დახურვა.
ახლა შეგიძლია იმუშაო ჯგუფთან.
მთელი ჯგუფისთვის შეტყობინების გაგზავნის მიზნით, შეიყვანეთ მისი სახელი To, Cc ან დამალულ ველში. ამის შემდეგ, შეტყობინება ავტომატურად იგზავნება ჯგუფის ყველა წევრზე.
ალტერნატიულად, შეგიძლიათ დააჭიროთ ღილაკს To და აირჩიოთ ჯგუფი მისამართების წიგნების სიიდან.
რა არის ბრმა ნახშირბადის ასლი?
ფარული ველი გამოიყენება გაგზავნის „ბრმა“ ასლების შესაქმნელად, ე.ი. ასლები, რომლებშიც არ წერია ამ წერილის სხვა მიმღების სახელები. ამრიგად, თუ წერილის ბრმა ასლს გაუგზავნით ჯგუფის ჯგუფს, არცერთ მათგანს არ ეცნობა სხვა მიმღები.
ფარული ველი შესასვლელად, ახალი წერილის ღია ფანჯარაში შეარჩიეთ ბრძანება View \u003d\u003e All headers. დამალული ველში მითითებული მიმღები მიიღებს წერილის ასლს ყველა დანარჩენთან ერთად. მაგრამ მათ, ვისი სახელები ჩანს ველში ან ასლში, ვერ ნახავთ მისამართებს დამალული ველიდან.
დაიმახსოვრე ის ველი დარწმუნებული უნდა იყოს რომ შეავსოთ. თუ არ გსურთ აქ ჩასვლა, შეიყვანეთ თქვენი ელ.ფოსტის მისამართი.
ძალიან მოსახერხებელია ჯგუფის სახელის დამალვა ველში ჩასმა. წაიკითხეთ ამ სფეროს შესახებ გვერდითა ზოლში, "რა არის BCC?" ამ სექციაში.
ბრმა ასლის შექმნის შესაძლებლობა რამდენიმე ადამიანისთვის შეტყობინების გაგზავნისას ძალიან მოსახერხებელია. მაგალითად, ახალი ხუმრობის გაგზავნით, შეიყვანეთ ყველა მისამართი ფარული ველში, ხოლო To ველში შეიყვანეთ თქვენი სახელი. შემდეგ ყველას შეეძლება ახალი ხუმრობის წაკითხვა (და, ალბათ, არა ყველა - თქვენ არასოდეს იცით, რა შეიძლება მოხდეს), და მიმღებს აღარ მოუწევს წერილის დასაწყისში სახელების უზარმაზარი ჩამონათვალის ნახვა.
ინსტრუქციის სახელმძღვანელო
ინსტრუქციის სახელმძღვანელო
გაუშვით Outlook. დააჭირეთ ორჯერ დააჭირეთ პროგრამის ხატულას სამუშაო მაგიდაზე ან დააჭირეთ ღილაკს "დაწყება" და აირჩიეთ "ყველა პროგრამა" მენიუში სასურველი ნივთი. პროგრამის ჩამოტვირთვა შემდეგ აირჩიეთ მენიუ "ფაილი" და იპოვნეთ "შექმნა" ხაზი. როდესაც ამ სათაურს გადალახავთ, გამოჩნდება სამოქმედო ქვე-საგნები. იპოვნეთ პუნქტი „სია საფოსტო სიები»და დააჭირეთ მასზე მაუსის მარცხენა ღილაკს. იხსნება ფოსტის მიმღების ახალი სიის შექმნისა და რედაქტირების ფანჯარა.
შეიყვანეთ სახელის სია "სახელი" ველში. ასე რომ, თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ მიმღების რამდენიმე სხვადასხვა ჯგუფი სხვადასხვა დავალებისთვის, შემდეგ კი სწრაფად გადახვიდეთ მათ შორის. მაგალითად, "მომხმარებლები", "თანამშრომლები", "მეგობრები" და ა.შ.
დააწკაპუნეთ ღილაკზე "შეარჩიეთ წევრები", რომ დაამატოთ თქვენი მისამართების წიგნი. იპოვნეთ სიაში შესაფერისი ადამიანი და დააჭირეთ ღილაკს OK. მიმღების შერჩევის ფანჯარა იხურება და სიაში საფოსტო სიები ადრესატი გამოჩნდება, გაიმეორეთ მანამ, სანამ არ შეიყვანთ ყველა საჭირო მისამართს. ეს მეთოდი კარგად არის შესაფერისი იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ უკვე შეიყვანეთ იმ ადამიანების სახელები და ელექტრონული ფოსტა, რომელთაც გსურთ გაგზავნოთ ფოსტა Outlook მისამართების წიგნში. თუ ეს ახალი სახელია, თქვენ უნდა გამოიყენოთ მიმღების ჩასვლის სხვა მეთოდი.
მარცხენა ღილაკზე დაწკაპეთ წარწერა "დამატება". გაიხსნება პატარა ფანჯარა, რომელშიც ნახავთ ველებს "მოკლე სახელი" და "ელ.ფოსტა". დააკოპირეთ სახელი და მისამართი, თუ ამ პირის წერილი გაქვთ, ან ხელით ჩაწერეთ ახალი სახელი და მისამართი. დააჭირეთ ღილაკს OK (ის აქტიური გახდება მხოლოდ ელ.ფოსტის მისამართის შეტანის შემდეგ). დიალოგური ფანჯარა იხურება და მიმღები სიაში ახალი ხაზი ჩნდება. გაიმეორეთ ეს ნაბიჯი რამდენჯერმე, რამდენჯერაც საჭიროა ყველა აბონენტის დამატება. საფოსტო სიები.
დააჭირეთ ღილაკს "ფაილი" ფანჯრის ზედა ხაზში და აირჩიეთ "შენახვა". მარცხენა ღილაკით დააჭირეთ მას და რამდენიმე წამის შემდეგ სია საფოსტო სიები შეიქმნება პერსპექტივა.
წყაროები:
- როგორ შევქმნათ სია
ინსტრუქციის სახელმძღვანელო
დარეკეთ მთავარ სისტემის მენიუში, დააჭირეთ ღილაკს "დაწყება" და გადადით "ყველა პროგრამა" პუნქტში. გახსენით Microsoft Office ბმული და დაიწყეთ Outlook პროგრამა. პროგრამის მისამართების წიგნში ნაპოვნი მიმღების სახელების გამოსაყენებლად, გახსენით Oulook ზედა სერვისის პანელის ფაილის მენიუ და შეარჩიეთ ბრძანება შექმნა.
შეარჩიეთ "საფოსტო ჩამონათვალის" ქვე-კომენტი და ჩაწერეთ "სახელი" ხაზის შესაქმნელად ჩამონათვალის სასურველი სახელი. დააჭირეთ ღილაკს "დაგზავნის სია" ფანჯრის ფანჯარაში, რომელიც იხსნება და გამოიყენეთ ბმული "აირჩიეთ წევრები". მიუთითეთ მისამართების წიგნი, რომელიც შეიცავს საჭირო ელ.ფოსტის მისამართებს მისამართების წიგნის დირექტორიაში. ჩაწერეთ შერჩეული მიმღების სახელი "ძებნა" ხაზში და მიუთითეთ სახელი, რომელიც მითითებულია საძიებო ხაზის ქვემოთ მოცემულ დირექტორიაში. დააჭირეთ ბმულს "წევრები" და გაიმეორეთ ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი ნაბიჯი საფოსტო სასურველი სიის თითოეული სასურველი მიმღებისთვის. დაადასტურეთ არჩეული მოქმედება დააჭირეთ ღილაკს OK.
ნება მიბოძეთ გაგახსენოთ ტერმინოლოგია. საფოსტო სია არის კონტაქტების მთელი რიგი. ამ სიებს გაუადვილებს ადამიანთა ჯგუფებისთვის შეტყობინებების გაგზავნას. მაგალითად, თუ შეტყობინებები ხშირად ეგზავნება გაყიდვების განყოფილებას, უფრო მოსახერხებელია შექმნათ საფოსტო სია სახელწოდებით "გაყიდვების დეპარტამენტი", რომელშიც შედის ამ დეპარტამენტის ყველა თანამშრომლის სახელები. ამ ჩამონათვალის მისამართებზე გაგზავნილი შეტყობინება იგზავნება საფოსტო გზავნილის ჩამონათვალში მითითებულ ყველა ადრესატზე. ამავდროულად, მიმღებები ხედავთ შეტყობინებების სტრიქონს "To" არა საფოსტო ჩამონათვალის სახელწოდება, არამედ ყველა იმ პირის სახელები, რომლებიც შედის სიაში. საფოსტო სიის გამოყენება შეგიძლიათ შეტყობინებების, დავალებების, შეხვედრების მოსაწვევებისა და საფოსტო სხვა ჩამონათვალისთვის.
შესაძლებელია საფოსტო გზავნილის სიაში სახელების დამატება და მათი წაშლა, სია სხვა მომხმარებლებისთვის გაგზავნა და დაბეჭდვა. საფოსტო ჩამონათვალებით აღინიშნება და ნაგულისხმევი ინახება კონტაქტების საქაღალდეში, რაც საშუალებას გაძლევთ დაალაგოთ ისინი და მიანიჭოთ კატეგორიები მათთვის. თუ იყენებთ Microsoft Exchange Server- ს, გლობალური მისამართების სიაში შეიძლება შეიცავდეს გლობალური განაწილების სიები, რომლებიც ხელმისაწვდომია ამ ქსელის ყველა მომხმარებლისთვის. კონტაქტების საქაღალდეში შექმნილი პირადი საფოსტო გზავნილები ხელმისაწვდომია მხოლოდ ერთი მომხმარებლისთვის, მაგრამ მათი კოპირება და გაგზავნა სხვა მომხმარებლებს შეუძლიათ.
მესიჯი ან მოწვევა საფოსტო გზავნილის მხოლოდ ნაწილები შეიძლება გაიგზავნოს შეკრებაზე. ამისათვის შეარჩიეთ სიის წევრები, დააჭირეთ ჩამონათვალის სახელის შემდეგ დამატებულ ნიშანს (+), შემდეგ კი წაშალეთ ზედმეტი სახელები. დაუკავშირდით საფოსტო სიებს ელ.ფოსტის ველში ფოსტა ”არ შეიძლება გაფართოვდეს.
საფოსტო ფოსტის სიაში დაამატეთ სახელი ან წაშალეთ სახელი
- მისამართის წიგნიდან ან კონტაქტების საქაღალდედან მისამართის დასამატებლად დააჭირეთ ღილაკს აირჩიეთ წევრები.
- იმისათვის, რომ დაამატოთ მისამართი არა კონტაქტების საქაღალდედან ან მისამართების წიგნიდან, დააჭირეთ ღილაკს დამატება.
- სახელის წასაშლელად, დააჭირეთ მას და დააჭირეთ ღილაკს Delete.
გაგზავნის გაგზავნა საფოსტო ჩამონათვალის ნაწილში
- ბრძანების შესრულება ფაილი → შექმნა → მესიჯი.
- დააჭირეთ ღილაკს "To" და "Enter ან აირჩიეთ სახელი" ველში შეარჩიეთ საფოსტო სია, რომელიც შეიცავს იმ მომხმარებლებს, ვისთანაც გსურთ წერილის გაგზავნა.
- საფოსტო ჩამონათვალის მითითებულია.
- დააჭირეთ ღილაკს OK.
- დააწკაპუნეთ პლუს ნიშანზე (+) სადისტრიბუციო სიის სახელის შემდეგ, რომ ნახოთ მისი შინაარსი, შემდეგ კი წაშალეთ იმ ადამიანების სახელები, რომელთაც არ სჭირდებათ წერილის გაგზავნა.
საფოსტო ჩამონათვალის სია
- გახსენით ახალი მესიჯი.
- დააჭირეთ გაგზავნის სხეულის არეალს.
- გააკეთეთ შემდეგი შემდეგი:
- თუ იყენებთ Microsoft Word- ს, როგორც თქვენი ელექტრონული ფოსტის გაგზავნის რედაქტორი, გადაიტანეთ და ჩამოაგდეთ საფოსტო ჩამონათვალის სია საკონტაქტო ინფორმაცია შეტყობინებაში;
- თუ იყენებთ Microsoft Outlook- ს, როგორც ელ.ფოსტის რედაქტორი, აირჩიეთ ჩადეთ გუნდი დოკუმენტი.
- სიაში საქაღალდეები დააჭირეთ საქაღალდე, რომელიც შეიცავს განაწილების სიას, რომლის გაგზავნა გსურთ. საფოსტო სიის შენახვა ხდება სტანდარტულად კონტაქტების საქაღალდეში.
- სიაში საგნები დააჭირეთ საფოსტო გაგზავნის სიას, რომლის გაგზავნა გსურთ და შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს OK.
- გაგზავნეთ შეტყობინება.
თუ გსურთ გააგზავნოთ განაწილების სია, რომელიც შეიცავს გლობალური მისამართების ჩამონათვალის წევრებს (გლობალური მისამართების სია არის მისამართთა წიგნი, რომელშიც შედის ორგანიზაციაში ყველა მომხმარებლის, ჯგუფისა და დისტრიბუციის სიის ელექტრონული ფოსტის მისამართები. ამ მისამართების წიგნი შექმნა და შენარჩუნებულია ადმინისტრატორის მიერ. მას ასევე შეუძლია მოიცავდეს ელ.ფოსტის მისამართებს. საჯარო საქაღალდე.) დარწმუნდით, რომ ამ განაწილების სიის მიმღები იყენებს იმავე გლობალურ მისამართთა სიას.
სახელების ჩვენება საფოსტო ჩამონათვალში
- თუ თქვენ შექმნით ახალ შეტყობინებას, დააჭირეთ ღილაკს To.
- მისამართების წყაროს სიაში შეარჩიეთ მისამართების წიგნი, რომელიც შეიცავს საფოსტო ჩამონათვალს, რომლის შესახებაც გსურთ ინფორმაცია.
- "Enter ან აირჩიეთ სახელი" ველში შეიყვანეთ განაწილების სიის სახელი. ამ სიაში დააჭირეთ სასურველ სახელს.
- დააჭირეთ ღილაკს Advanced and Properties.
საფოსტო გზავნილების სიაში მისამართების განახლებისთვის, თქვენ უნდა გახსნათ საფოსტო სია "კონტაქტები" საქაღალდეში (საფოსტო სიები აღინიშნება ხატით), და დააჭირეთ ღილაკს "განახლება". თუ თქვენ გსურთ საფოსტო გზავნილის სიის გადატანა შეტყობინებიდან კონტაქტების საქაღალდეში, მიყევით ამ ნაბიჯებს:
- გახსენით საფოსტო გზავნილის სია.
- დააჭირეთ ფოსტის განთავსებულ ჩამონათვალს და გადაიტანეთ კონტაქტების საქაღალდეში.
