Det finns situationer när du måste skicka meddelanden till en grupp människor. För att inte lägga till samma personer varje gång till mottagarlistan i Outlook är det möjligt att automatisera denna process.

Nu går vi direkt till att skapa en kontaktgrupp. Öppna Outlook 2010 och välj " Kontaktuppgifter"Och klicka på" huvud". Välj objekt “ Skapa kontaktgrupp"(Fig. 1)

I fältet " Förnamn"Ange namnet på den grupp som vi ska tillämpa automatisk mailing och välj" Lägg till medlemmar».

Vi väljer metoden för att lägga till deltagare Kontaktgrupper: Från Outlook-kontakter, från en befintlig adressbok genom att skapa en ny kontakt. I vårt exempel lägger det till kontakter från Outlook.

I fönstret som öppnas väljer du kontakten som vi vill lägga till Kontaktgrupp och klicka på " deltagarna". Glöm inte att klicka på " Spara och stäng"(Fig. 2).

Vi kontrollerar riktigheten i våra handlingar. Skapa ett nytt meddelande. I fältet " Till ...»Skriv namnet vi skapade Kontaktgrupper. Om du behöver ta bort några kontakter från e-postlistan, sedan i " Till ...»Klicka på plustecknet (+) bredvid namnet på distributionslistan för meddelandet för att se innehållet och radera sedan namnen på personer som inte behöver skicka ett meddelande (Bild 3).

Använda Bcc i Outlook

Vid korrespondens via e-post är det bekvämt att lägga in kopior av alla människor som är intresserade av att bekanta sig med korrespondensen, men som inte deltar i den. I sådana fall kommer mottagaren av brevet att se att brevet har kommit till honom och kommer också att se alla dem som finns i kopian av brevet.

Men vad ska man göra när man inte vill göra det klart för motparten att någon annan än honom får detta brev? Använd i så fall Bcc-fältet. Skapa ett nytt e-postmeddelande, gå till " parametrar"Och välj menyn" Visa Bcc-mottagare”(Fig. 1).

Ange adressen och skicka ett brev till mottagaren.

Ofta måste du skicka ett meddelande till flera mottagare samtidigt - till exempel till alla mottagare vars brev du har i mappen Humor eller i mappen Familj. Skapa en grupp, kan du spara tid och nerver, eftersom du inte behöver ange alla deras adresser manuellt. Så här skapar du en grupp:

Välj menyalternativ Service Adressbok för att öppna fönstret Adressbok.
Välj File-Create Group. En dialogruta visas där du kan skapa en grupp.
Ange ett gruppnamn. Försök att få fram ett bra namn som återspeglar gruppens sammansättning och innehållet i de frågor som diskuteras med korrespondenter.
Lägg till kontakter i gruppen. Använd Välj-knappen för att markera alla mottagare i denna grupp. Samtidigt visas en ny dialogruta på skärmen med e-postadresserna till korrespondenter, som du kan inkludera i gruppen. I den vänstra delen av fönstret väljer du önskat namn och adress och använder Välj-knappen för att lägga till dem i gruppen till höger i fönstret.
När du har bildat gruppen helt, klicka på OK-knappen.
För att stänga Egenskapsfönstret för denna grupp, klicka på OK-knappen.
Stäng adressboksfönstret.

Nu kan du arbeta med gruppen.

Om du vill skicka ett meddelande till hela gruppen anger du dess namn i fältet Till, Kopia eller Dold. Därefter skickas meddelandet automatiskt till alla medlemmar i gruppen.

Alternativt kan du klicka på knappen To och välja en grupp i adressbokslistan.

Vad är blind kolkopia?

Det dolda fältet används för att skapa "blinda" kopior av meddelandet, dvs. kopior där det inte finns några namn på andra mottagare av detta brev. Således, om du skickar en blind kopia av brevet till en grupp människor, kommer ingen av dem att känna till de andra mottagarna.

Välj kommandot Visa \u003d\u003e Alla rubriker i det öppna fönstret i ett nytt meddelande för att komma åt det dolda fältet. Mottagarna som anges i fältet Dolda kommer att få en kopia av brevet tillsammans med alla andra. Men de vars namn visas i fältet eller Kopiera, kommer inte att se adresser från det dolda fältet.

Kom ihåg det fält För att vara säker på att fylla. Om du inte vill ange något där anger du din egen e-postadress.

Det är mycket bekvämt att ange gruppnamnet i fältet Dold. Läs om detta fält i sidofältet, "Vad är BCC?". I det här avsnittet.

Möjligheten att skapa en blind kopia är mycket bekväm när du skickar ett meddelande till flera personer. Skicka till exempel ett nytt skämt, ange alla adresser i fältet Dolda och i fältet Till anger du ditt namn. Då kan alla läsa det nya skämtet (och kanske inte alla - man vet aldrig vad som kan hända), och mottagarna kommer inte att behöva titta på den enorma listan med namn i början av brevet.

Bruksanvisning

Ring huvudmenyn genom att trycka på "Start" -knappen och gå till "Alla program". Öppna Microsoft Office-länken och starta Outlook-applikationen. Om du vill använda mottagarnamnen i programmets adressbok öppnar du Arkiv-menyn på Oulook topps servicepanel och väljer kommandot Skapa.

Välj underkommandon "Mailing List" och skriv önskat namn på listan som ska skapas i raden "Name". Klicka på fliken "E-postlista" i dialogrutan som öppnas och använd länken "Välj medlemmar". Ange adressboken som innehåller de e-postadresser som krävs i adressbokskatalogen. Skriv namnet på den valda mottagaren i raden "Sök" och markera namnet som är definierat i katalogen under sökraden. Klicka på länken "Medlemmar" och upprepa alla ovanstående steg för varje önskad mottagare av e-postlista. Bekräfta den valda åtgärden genom att klicka på OK.

Om du behöver skapa en e-postlista från namnen i e-postmeddelanden väljer du önskat namn i raden "Till" och ringer sammanhangsmenyn genom att högerklicka. Ange kommandot Kopiera och utöka webbplatsen för Microsoft Office. Välj posten "E-postlistor" i avsnittet "Skapa en ny Outlook-artikel" och välj fliken "E-postlistor" i dialogrutan som öppnas.

Välj länken "Välj medlemmar" i avsnittet "Medlemmar" och öppna snabbmenyn på samma rad genom att högerklicka i nästa dialogruta "Välj medlemmar". Välj "Klistra in" och bekräfta att du sparar ändringarna genom att klicka på OK.

Skriv önskat namn på den skapade e-postlistan i raden "Namn" och återgå till fliken "E-postlistor". Använd kommandot Spara och stäng i avsnittet Åtgärder.

Bruksanvisning

Kör Outlook. Dubbelklicka på applikationsikonen på skrivbordet, eller klicka på "Start" -knappen och välj önskat objekt i menyn "Alla program". När du har laddat ner applikationen väljer du menyn "File" och hittar raden "Create". När du håller muspekaren över den här bildtexten visas åtgärdsdelobjekt. Hitta objektet “Lista adresslistor»Och klicka på den med vänster musknapp. Fönstret för att skapa och redigera en ny lista med e-postmottagare öppnas.

Ange ett namn på listan i fältet "Namn". Så du kan skapa flera olika grupper av mottagare för olika uppgifter och sedan snabbt växla mellan dem. Till exempel "Kunder", "Anställda", "Vänner" och så vidare.

Klicka på knappen "Välj medlemmar" för att lägga till mottagare från din adressbok. Hitta rätt person i listan och klicka på OK. Mottagarens valfönster stängs och i listan adresslistor mottagaren visas, upprepa tills du har angett alla nödvändiga adresser. Den här metoden är väl lämpad om du redan har angett namn och e-post till dem du vill skicka e-post till i Outlook-adressboken. Om detta är ett nytt namn måste du använda en annan metod för att ange mottagare.

Vänsterklicka på inskriptionen "Lägg till". Ett litet fönster öppnas där du ser fälten "Kort namn" och "E-postadress". Kopiera och klistra in namn och adress om du har en bokstav från den här personen, eller skriv ett nytt namn och adress manuellt. Tryck på OK-knappen (den kommer att bli aktiv först när du har angett e-postadressen). Dialogrutan stängs och en ny rad visas i mottagarlistan. Upprepa detta steg så många gånger som behövs för att lägga till alla prenumeranter. adresslistor.

Klicka på "File" -knappen i den övre raden i fönstret och välj "Save". Vänsterklicka på den och efter några sekunder listan adresslistor utsikterna skapas.

källor:

hur man skapar en lista

Bruksanvisning

Låt mig påminna dig om terminologin. En adresslista är en uppsättning kontakter. Dessa listor gör det enkelt att skicka meddelanden till grupper av människor. Till exempel, om meddelanden ofta skickas till försäljningsavdelningen, är det bekvämt att skapa en e-postlista med namnet "Försäljningsavdelning" som innehåller namnen på alla anställda i den här avdelningen. Ett meddelande som skickas till adresserna i den här listan skickas till alla mottagare som listas på adresslistan. Samtidigt ser mottagarna i meddelandefältet “Till” inte namnet på e-postlistan utan namnen på alla personer som ingår i listan. E-postlistor kan användas för meddelanden, uppdrag, mötesinbjudningar och andra e-postlistor.

Det är möjligt att lägga till namn i adresslistan och radera dem, skicka listan till andra användare och skriva ut den. E-postlistor är markerade med och lagras som standard i mappen Kontakter, som låter dig sortera dem och tilldela kategorier till dem. Om du använder Microsoft Exchange Server kan den globala adresslistan innehålla globala distributionslistor som är tillgängliga för alla användare i detta nätverk. Personliga e-postlistor som skapats i mappen Kontakter är endast tillgängliga för en användare, men kan kopieras och skickas till andra användare.

meddelande eller Inbjudan endast delar av adresslistan kan skickas till mötet. För att göra detta, välj listmedlemmarna genom att klicka på plustecknet (+) efter listnamnet och sedan ta bort onödiga namn. Kontakta adresslistor i e-postfältet Mail "kan inte utökas.

Lägg till ett namn i e-postlistan eller ta bort ett namn

Om du vill lägga till en adress från adressboken eller mappen Kontakter klickar du på knappen Välj medlemmar.
Om du vill lägga till en adress som inte kommer från kontaktmappen eller från adressboken klickar du på knappen Lägg till.
För att radera ett namn, klicka på det och klicka på knappen Radera.

Skicka ett meddelande till en del av adresslistan

Kör kommandot fil → skapa → meddelande.
Klicka på "Till" -knappen och i fältet "Ange eller välj ett namn", välj adresslistan som innehåller de användare som du vill skicka ett meddelande till.
E-postlistor indikeras av.
Klicka på OK-knappen.
Klicka på plustecknet (+) efter namnet på distributionslistan för att se innehållet och ta bort namnen på personer som inte behöver skicka ett meddelande.

E-postlista

Öppna ett nytt meddelande.
Klicka i meddelandets kroppsdel.
Gör något av följande:
- om du använder Microsoft Word som din redigerare för e-postmeddelanden, dra och släpp adresslistan från Kontaktuppgifter i meddelandet;
- om du använder Microsoft Outlook som e-postredigerare väljer du insatsen laget Dokumentet.
I listan mappar Klicka på mappen som innehåller distributionslistan som du vill skicka. Postlistor sparas som standard i mappen Kontakter.
I listan element Klicka på den e-postlista du vill skicka och klicka sedan på OK.
Skicka ett meddelande.

Om du vill skicka en e-postlista som innehåller medlemmar i den globala adresslistan (den globala adresslistan är en adressbok som innehåller e-postadresserna för alla användare, grupper och e-postlistor i organisationen. Denna adressbok skapas och underhålls av administratören. Den kan också inkludera e-postadresser public folder.), se till att mottagaren av denna distributionslista använder samma globala adresslista.

Visa namn på e-postlistan

Om du skapar ett nytt meddelande klickar du på knappen Till.
Välj adressbok som innehåller den adresslista som du vill ha information i listan Adresskälla.
Ange namnet på distributionslistan i fältet "Ange eller välj ett namn". I den här listan klickar du på önskat namn.
Klicka på knapparna Avancerat och Egenskaper.

För att uppdatera adresser i adresslistan måste du öppna adresslistan i mappen "Kontakter" (adresslistorna är markerade med en ikon) och klicka på knappen "Uppdatera". Om du behöver flytta e-postlistan från meddelandet till mappen Kontakter följer du dessa steg:

Öppna meddelandet som innehåller adresslistan.
Klicka på den kapslade e-postlistan och dra den till mappen Kontakter.

28.03.2015