Ibland måste användaren ändra, komplettera, överföra listan över kontakter till rätt person, överföra den till en extra enhet. För att göra detta bekvämt har Outlook alla nödvändiga verktyg.
Hur du överför adresser från Outlook
Hur man exporterar kontakter
Dataöverföringsmetoder varierar beroende på versionen av Outlook-e-postklienten.
Exportera kontakter från Outlook 2013
- För att exportera data från Outlook 2013, öppna programmet och välj "Importera och exportera" under fliken "Fil" - "Öppna och exportera".
- Mailklienten kommer att erbjuda möjliga alternativ. Klicka på artikeln ”Exportera till fil”.
Välj en mapp för inspelningsinformation.
Namnge det sparade objektet och klicka på knappen "Slutför".
Du kan kontrollera den nya CSV-filen på din dator genom att öppna den i Excel.
Exportera kontakter från Outlook 2010
- Öppna Outlook 2010 och gå till fliken Arkiv.
Klicka på "File" i kontrollpanelen längst upp i Outlook-fönstret.
- Välj den mapp där kontaktinformationen ska lagras.
- Vänta tills processen med att flytta informationen är klar.
Fönstret för Outlook-inställningar öppnas. Klicka på "Avancerad" i den vänstra horisontella menyn.
"Exportguiden" öppnas, här väljer du "Kommaseparerade värden (Windows)", detta är ett annat namn på CSV-filen. Klicka på "Nästa".
Om du använder innehållet i de överförda kontakterna i andra produkter från e-postklienten, behöver du artikeln "Outlook Data File (PST)".
Exportera kontakter från Outlook 2007
- För att överföra kontakter från Outlook 2007, öppna programmet och utvidga fliken Arkiv. Klicka på Importera och exportera i listan över funktioner.
- Importguiden öppnas, vilket kommer att behövas för att skapa dokumentet. Markera "Exportera till fil."
- I fönstret som öppnas väljer du "Kommaseparerade värden (Windows)." Fortsätt genom att klicka på “Nästa” -knappen.
- Ange mappen så att den är sparplatsen. Klicka på "Nästa".
- Vänta tills flyttprocessen är klar.
Hur du överför kontakter från Outlook till Excel
Oavsett vilken version av Outlook, efter att ha överfört CSV-filen till datorn, kan den öppnas i Excel.
Var inte larmad om du ser tomma celler i ett dokument. Det här är de positioner som inte fylldes när kontakten fortfarande var i Outlook. Inte varje person föreskriver all information: om hemtelefonen, organisationens namn eller kontaktens position.
Spara inte ändringarna när du har visat den migrerade filen i Excel. Detta kan förstöra dokumentets struktur och det kommer att vara omöjligt att läsa det.
Hur du importerar kontakter i alla versioner av Outlook
- Processen att lägga till en CSV-fil i e-post kommer att vara densamma för alla versioner av Outlook. Detta görs på samma sätt som export: "File" - "Open and Export" - "Import and Export". I "Guiden" väljer du "Importera från ett annat program eller fil."
- När du har valt en åtgärd klickar du på Nästa. Vänta tills överföringsprocessen är klar.
Importera internetadresser och e-post i Outlook för alla versioner
- Gå tillbaka till guiden Importera och exportera för att importera kontakter från Outlook. Välj "Importera från ett annat program eller fil."
- Klicka på "Importera internetadresser och e-post" i fönstret som öppnas.
- Välj mellan de två föreslagna importalternativen "Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x eller Windows Mail."
- Klicka på "Nästa" och vänta medan kontakterna importeras.
Importera från ett annat program eller fil i vilken version av Outlook som helst
- När du har valt “Importera från ett annat program eller fil” kan du lägga till kontakter från Lotus Organizer-verktyget, såväl som information från Access, Excel eller en enkel textfil. Välj programmet där du planerar att lägga till kontakter.
- Ett fönster visas med val av parametrar. Om du vill skapa dubbletter klickar du på alternativet "Tillåt duplikat".
- Välj den mapp där du vill få information.
- Ange en plats där data lagras.
Video: Instruktioner för överföring av kontakt
Var i Outlook adressboken finns
All information om adressboken, meddelanden, kalendrar och anteckningar lagras på datorn i en arkiverad form. Om du behöver hitta, kopiera eller överföra den, är det bra att veta i vilka mappar den önskade PST-filen finns:
- enhet: / Användare /<имя пользователя>
- enhet: / Användare /<имя пользователя>/ Roaming / Lokalt / Microsoft / Outlook;
- enhet: / Användare /<имя пользователя>/ Dokument / Outlook-filer;
- enhet: / Användare /<имя пользователя>/ Mina dokument / Outlook-filer;
- enhet: / Dokument och inställningar /<имя пользователя>
Om du använder IMAP, Microsoft Exchange eller outlook.com är platsen för att spara din e-postinformation serverutrymme. Data registreras i PAB-format. I det här fallet kan du hitta dem här:
- enhet: / Användare /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
- enhet: / Dokument och inställningar.
Om du använde ett Microsoft Exchange Server-konto finns "Offline Address Book" på följande adresser:
- enhet: / Användare /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
- enhet: / Dokument och inställningar /<имя пользователя>/ Lokala inställningar / applikationsdata / Microsoft / Outlook.
Skapa en adressbok i Outlook
När adressboken har skapats kan du lägga till kontakter i den.
Hur du lägger till kontakter i Outlook
Kontakter lagrar information om människor. Du kan bara ange en e-postadress eller fylla i mer information, till exempel telefonnummer, personens foto, postadress, arbetsadress.
Efter att ha skapat en systematisk kontaktmapp hittar programmet den önskade med de första bokstäverna och fyller automatiskt in e-postadressen.
Lägg till kontakt från e-post
Först måste du öppna det mottagna meddelandet, högerklicka på personens namn och välj "Lägg till i Outlook-kontakter". Fyll i önskad information enligt fältnamnen och spara sedan.
Lägga till en kontakt från grunden
Video: instruktioner för att lägga till kontakter
Hur man skapar en e-postlista i olika versioner av Outlook
För samtidig skickning till flera abonnenter samtidigt rekommenderar vi att du använder kontaktgruppsverktyget.
Skapa en e-postlista i Outlook 2013
Skapa en e-postlista i Outlook 2010
I huvudmenyn för arbetsprogrammet väljer du "Skapa en kontaktgrupp." Fyll i viktig information och spara.
Video: Hur man skapar en kontaktgrupp i Outlook 2010
I Outlook 2007, följ sökvägen "File" - "Create" - "Mailing List" eller tryck Ctrl + Shift + L. Fyll i informationen om deltagarna, spara.
Välj adressboken genom "File" - "Create" eller använd kommandot Ctrl + Shift + L
Hur många som kan skicka ett meddelande i taget beror på storleken på namnfilerna. Med tanke på det genomsnittliga antalet är 100 kontakter.
Ta bort kontakter i Outlook
För att säkerställa att kontakter inte fördubblas, glöm inte att ändra standardinställningarna för att överföra "Tillåt dubbletter" till en annan punkt, där du föreslår alternativet att ersätta befintliga förslag, när du importerar dem i ”Importguiden”.
Om kontakterna redan har fördubblats kan du ta bort dem i "Kontaktlista" genom att klicka på "Telefoner". I fältet som öppnas framför dig väljer du de duplicerade kontakterna och trycker sedan på DELETE.
Om du avmarkerar avsnittet "Kontrollera automatiskt duplicerade kontakter" i "Kontaktinställningar" kommer Outlook inte att spåra duplicerade visitkort när du väljer en person.
Huvudfunktionen i Microsoft Outlook är att arbeta med e-post. Dessutom kan den fungera som en anteckningsbok och kontaktchef. Efter att ha känt till metoderna för att lägga till, ta bort kontakter och skapa grupper i Outlook-e-postklienten, kan användaren konfigurera programmet som han ser passande, och med det kommer han att hålla kontakten med vänner och kollegor.
Varning! Alla steg i proceduren som beskrivs nedan utförs korrekt bara om din dator är belägen i fakultetsnätverket (där åtkomst till servern via RPC är tillåten).
Kör det.
Om du inte redan har gjort det på din dator visas ett fönster för den första installationen av Outlook 2007, på den första sidan du bara behöver klicka på knappen ytterligare. Nedan finns bilder gjorda på grundval av den ryska versionen av programmet, för det engelska språket kommer de att vara annorlunda.
Markera rutan på nästa sida. Konfigurera serverinställningar eller ytterligare servertyper manuellt och klicka igen ytterligare.
På sidan Att välja en e-posttjänst ställ omkopplaren till Microsoft Exchange Serveroch klicka ytterligare.
På sidan Microsoft Exchange-inställningar fältet Microsoft Exchange Serverange exch.chem.msu.ruoch i fältet användarnamn - användarnamn tilldelat dig (på bilden eKV) och klicka på knappen Kontrollera namn.
Ett ytterligare fönster ska visas på skärmen där du frågar efter användarnamn och lösenord. I det här fönstret måste du ange ordet före användarnamnet maildomain och lägg ett motsats. I fältet lösenordange lösenordet som du har fått för att komma åt servern. Om du inte behöver ange det varje gång markerar du rutan Spara lösenordoch klicka OK.
Varning! Om användarnamnet och lösenordet som du använde när du kom in i systemet på din dator inte sammanfaller med de som anges på e-postservern visas ett fönster som ber om lösenordet varje gång du ansluter till servern.
För tillfället kommer programmet att försöka upprätta en anslutning till e-postservern med den information du angav. Om den här informationen är korrekt och det finns en anslutning till servern ser du igen sidan Microsoft Exchange-inställningar, men redan i modifierad form (servernamn EXCH.maildomain.chem.msu.ruoch betonade användarnamn). En understruk innebär att ditt konto har identifierats unikt. Låt kontrolleras Använd Exchange Cache-läge (detta gör att du kan arbeta med e-post i avsaknad av kommunikation med servern och minska belastningen på den något) och klicka sedan på ytterligare.
Utseendet på sidan med inskriptionen Grattis! betyder att du har konfigurerat framgångsrikt Microsoft Office Outlook 2007att arbeta med Microsoft Exchange Server. Klicka Klaroch Outlook startar på din dator.
Om du i framtiden måste ändra inställningarna för anslutning till servern, använd Kontoinställningari menyn tjänstenprogrammet Outlook. Eller kör programmet postfrån Kontrollpaneler(Kontrollpanelen) Windows-system och klicka i fönstret som visas konton.
MS Outlook självstudie → Grunder i Outlook → Vad är Outlook?
Vad är Outlook?
Outlook 2002 är en kraftfull och omfattanden. Men varje ämne (detta gäller inte bara programvaruprodukter) kräver att man introducerar detaljerna i detta område och visar allmänna principer för arbete, teknik osv. I den här delen kommer vi att täcka grunderna i Outlook: från att installera applikationen till att arbeta direkt med e-post.
För att starta en bok med en historia om att arbeta med e-post anser vi att den är felaktig, om inte felaktig, eftersom Outlook inte är ett program för att arbeta med e-post. Outlook är enhet i alla medel som är relaterade till hantering av personlig information där e-post tar upp en betydande, men ändå del. Annars kan Outlook Express, en applikation som ingår i standardpaketet som levereras med Windows-operativsystemet och endast är en e-postklient, helt undvikas.
Den första delen av boken innehåller kapitel som:
- Vi presenterar Outlook. Detta kapitel kommer att täcka: installation av Outlook, allmänna principer för att arbeta i Outlook, samt gränssnittet och arbeta med det inbyggda hjälpsystemet.
- Kalender. Du kommer att lära dig att planera enstaka och återkommande möten samt arbeta med Outlook-vyer.
- Uppgifter. Detta kapitel innehåller information om syftet med uppgifterna och hur de utförs samt om omvandlingen av element.
- Kontakter. När du har läst detta kapitel kommer du att lära dig att skapa kontakter och arbeta med användarens adressböcker.
- Anteckningar. I det här kapitlet diskuteras arbeta med anteckningar och klippbordet Microsoft Office.
- Dagboken. Du kommer att bli introducerad till automatisk och manuell hantering av dina aktiviteter i Outlook-dagboken.
- Outlook idag och personliga mappar. Det sista kapitlet diskuterar hur du lagrar Outlook-objekt, skapar och använder dina egna mappar och hur du arbetar med datorfilsystemet med hjälp av Outlook-verktyg.
Bcc i Outlook 2010
Microsoft Outlook är mycket bättre än produkten än den som fanns i Windows XP - Outlook Express.
I Windows 7 är detta redan en fullfjädrad klient och förresten med ett ganska trevligt externt gränssnitt, vilket är goda nyheter.
Hur man skapar en regel i Outlook 2007 och Outlook 2010 så att alla meddelanden från en specifik adress flyttas till en specifik mapp.
Det händer att du ständigt får brev från en viss adressat till din MS Outlook-post, och för att ha snabb åtkomst till dem, skulle det vara tillrådligt att flytta dem till en separat mapp och samtidigt, så att alla efterföljande brev från denna adressat flyttas dit automatiskt. Här hjälper funktionen "Regler och varningar".
Skapa först en mapp där bokstäver från en specifik mottagare flyttas. För att göra detta högerklickar du på mappen "Inkorgen" och väljer "Skapa mapp" i menyn som öppnas.
Ställ in namnet på den skapade mappen och klicka på "OK".
Här har vi mappen vi skapade
Men själva bokstäverna flyttas inte dit, för detta måste du konfigurera regeln. För att skapa en regel, högerklicka på valfri bokstav från adressaten för bokstäver som vi vill skapa en regel från och välj "Skapa regel" i menyn som öppnas.
Markera rutan i fönstret som visas i bilden nedan
I nästa fönster som öppnas, välj mappen vi skapade. Det vill säga vi väljer mappen där bokstäver från en specifik mottagare flyttas. Klicka på OK.
Nästa meddelande frågar om vi vill uppfylla vår nya regel för alla bokstäver i den aktuella mappen, det vill säga om man redan vill flytta redan mottagna brev från en specifik mottagare till den mapp vi skapade.
Sätt en bock som i figuren nedan och klicka på "OK"
Det är det. Regeln skapas. Redan mottagna brev från en specifik mottagare sorteras i den mapp vi skapade och alla efterföljande brev från denna mottagare flyttas också automatiskt till den här mappen.
Jag delar med dig en liten anteckning om hur du döljer Outlook 2010-fönstret i facket. Det vill säga, om du behöver ha din post alltid öppen när du arbetar med en dator, men det stör dig inte med en annan ikon på arbetspanelen nedan (vanligtvis panelen nedan). Som ni ser, hänger Outlook-ikonen också i facket, så varför tar den bort ditt dyrbara arbetsområde och dupliceras i allmänhet, särskilt detta irriterar människor som använder ett stort antal program samtidigt.
Faktiskt tas programmet bort i facket med bara tre klick.
Tryck först du måste utföra på pilen som fälls ut facket, det här är längst ner till höger, nära klockan. Andra pressen på Outlook-ikonen som finns i det utvidgade facket. Tryckning måste göras med höger knapp på björnen. Tredje pressen gör vänster musknapp på orden " Dölj minimeras"(Åtgärden visas till vänster på bilden i min anteckning).
Det är allt. När du minimerar Outlook 2010 kommer det att minimeras till facket och du får mer ledigt utrymme. Nya meddelanden visas som tidigare med en varning nära klockan i det nedre högra hörnet. Förresten, du kan öppna Outlook genom att klicka på fackikonen med två klick på vänster musknapp.
Förutom enskilda kontakter i mappen kan du placera distributionslistor, som är kontaktgrupper. Anta att du har fyra alternativ och de flesta direktiv måste delas ut till alla fyra. För att göra ditt arbete enklare, förbered en adresslista och inkludera alternativa kontakter. Efter det, när du skickar nästa direktiv, kommer det inte att behöva konsekvent ange adresserna för alla fyra personer, bara välj rätt adresslista. Följ dessa steg för att lägga till en lista.
1. Knapplistrutan skapa välj team Skapa e-postlista.
anmärkning I Outlook XP är det möjligt att kombinera flera kontakter i en e-postlista, som i sin tur kan användas i operationer som samtidig kontakt med flera personer.
Fig. 20,7. Lägg till adresser i Outlook-sändlistan
2. I fältet Förnamn ange namnet Fyra e-postadresser.
3. Klicka på knappen Välj medlemmar.
4. I listan Adresskälla i fönstret Lägg till adresser som visas i fig. 20.7, välj Kontakter.
anmärkning Adresser för adresslistan kan väljas inte bara från kontaktmappen, utan också från Windows-adressboken och från andra adresskataloger registrerade i Outlook.
5. I fönstrets vänstra lista väljer du raden Alexander Petrov (E-post).
6. Klicka på knappen Medlemmarna.
7. Upprepa steg 5 och 6 och lägg till e-postadresserna till två andra personer i e-postlistan.
8. Klicka på knappen OK.
10. I dialogrutan som öppnas Lägger till en ny post i fältet Kort namn ange Sergey Nikolaev. I fältet E-postadress skriv e-postadressen. Markera rutan Lägg till kontaktså att den nya adressen automatiskt läggs till i Outlook-kontaktmappen. Klicka sedan på knappen OK. Nu kommer adresslistfönstret att se ut som det som visas i fig. 20,8.
anmärkning För att ta bort en adress från adresslistan väljer du raden med den här adressen och klickar på knappen Radera.
Bruksanvisning
Kör Outlook. Dubbelklicka på applikationsikonen på skrivbordet, eller klicka på "Start" -knappen och välj önskat objekt i menyn "Alla program". När du har laddat ner applikationen väljer du menyn "File" och hittar raden "Create". När du håller muspekaren över den här bildtexten visas åtgärdsdelobjekt. Hitta objektet “Lista adresslistor»Och klicka på den med vänster musknapp. Fönstret för att skapa och redigera en ny lista med e-postmottagare öppnas.
Ange ett namn på listan i fältet "Namn". Så du kan skapa flera olika grupper av mottagare för olika uppgifter och sedan snabbt växla mellan dem. Till exempel "Kunder", "Anställda", "Vänner" och så vidare.
Klicka på knappen "Välj medlemmar" för att lägga till mottagare från din adressbok. Hitta rätt person i listan och klicka på OK. Mottagarens valfönster stängs och i listan adresslistor mottagaren visas, upprepa tills du har angett alla nödvändiga adresser. Den här metoden är väl lämpad om du redan har angett namn och e-post till dem du vill skicka e-post till i Outlook-adressboken. Om detta är ett nytt namn måste du använda en annan metod för att ange mottagare.
Vänsterklicka på inskriptionen "Lägg till". Ett litet fönster öppnas där du ser fälten "Kort namn" och "E-postadress". Kopiera och klistra in namn och adress om du har en bokstav från den här personen, eller skriv ett nytt namn och adress manuellt. Tryck på OK-knappen (den kommer att bli aktiv först när du har angett e-postadressen). Dialogrutan stängs och en ny rad visas i mottagarlistan. Upprepa detta steg så många gånger som behövs för att lägga till alla prenumeranter. adresslistor.
Klicka på "File" -knappen i den övre raden i fönstret och välj "Save". Vänsterklicka på den och efter några sekunder listan adresslistor utsikterna skapas.
källor:
- hur man skapar en lista
Bruksanvisning
Ring huvudmenyn genom att trycka på "Start" -knappen och gå till "Alla program". Öppna Microsoft Office-länken och starta Outlook-applikationen. Om du vill använda mottagarnamnen i programmets adressbok öppnar du Arkiv-menyn på Oulook topps servicepanel och väljer kommandot Skapa.
Välj underkommandon "Mailing List" och skriv önskat namn på listan som ska skapas i raden "Name". Klicka på fliken "E-postlista" i dialogrutan som öppnas och använd länken "Välj medlemmar". Ange adressboken som innehåller de e-postadresser som krävs i adressbokskatalogen. Skriv namnet på den valda mottagaren i raden "Sök" och markera namnet som är definierat i katalogen under sökraden. Klicka på länken "Medlemmar" och upprepa alla ovanstående steg för varje önskad mottagare av e-postlista. Bekräfta den valda åtgärden genom att klicka på OK.
Låt mig påminna dig om terminologin. En adresslista är en uppsättning kontakter. Dessa listor gör det enkelt att skicka meddelanden till grupper av människor. Till exempel, om meddelanden ofta skickas till försäljningsavdelningen, är det bekvämt att skapa en e-postlista med namnet "Försäljningsavdelning" som innehåller namnen på alla anställda i den här avdelningen. Ett meddelande som skickas till adresserna i den här listan skickas till alla mottagare som listas på adresslistan. Samtidigt ser mottagarna i meddelandefältet “Till” inte namnet på e-postlistan utan namnen på alla personer som ingår i listan. E-postlistor kan användas för meddelanden, uppdrag, mötesinbjudningar och andra e-postlistor.
Det är möjligt att lägga till namn i adresslistan och radera dem, skicka listan till andra användare och skriva ut den. E-postlistor är markerade med och lagras som standard i mappen Kontakter, som låter dig sortera dem och tilldela kategorier till dem. Om du använder Microsoft Exchange Server kan den globala adresslistan innehålla globala distributionslistor som är tillgängliga för alla användare i detta nätverk. Personliga e-postlistor som skapats i mappen Kontakter är endast tillgängliga för en användare, men kan kopieras och skickas till andra användare.
meddelande eller Inbjudan endast delar av adresslistan kan skickas till mötet. För att göra detta, välj listmedlemmarna genom att klicka på plustecknet (+) efter listnamnet och sedan ta bort onödiga namn. Kontakta adresslistor i e-postfältet Mail "kan inte utökas.
Lägg till ett namn i e-postlistan eller ta bort ett namn
- Om du vill lägga till en adress från adressboken eller mappen Kontakter klickar du på knappen Välj medlemmar.
- Om du vill lägga till en adress som inte kommer från kontaktmappen eller från adressboken klickar du på knappen Lägg till.
- För att radera ett namn, klicka på det och klicka på knappen Radera.
Skicka ett meddelande till en del av adresslistan
- Kör kommandot fil → skapa → meddelande.
- Klicka på "Till" -knappen och i fältet "Ange eller välj ett namn", välj adresslistan som innehåller de användare som du vill skicka ett meddelande till.
- E-postlistor indikeras av.
- Klicka på OK-knappen.
- Klicka på plustecknet (+) efter namnet på distributionslistan för att se innehållet och ta bort namnen på personer som inte behöver skicka ett meddelande.
E-postlista
- Öppna ett nytt meddelande.
- Klicka i meddelandets kroppsdel.
- Gör något av följande:
- om du använder Microsoft Word som din redigerare för e-postmeddelanden, dra och släpp adresslistan från Kontaktuppgifter i meddelandet;
- om du använder Microsoft Outlook som e-postredigerare väljer du insatsen laget Dokumentet.
- I listan mappar Klicka på mappen som innehåller distributionslistan som du vill skicka. Postlistor sparas som standard i mappen Kontakter.
- I listan element Klicka på den e-postlista du vill skicka och klicka sedan på OK.
- Skicka ett meddelande.
Om du vill skicka en e-postlista som innehåller medlemmar i den globala adresslistan (den globala adresslistan är en adressbok som innehåller e-postadresserna för alla användare, grupper och e-postlistor i organisationen. Denna adressbok skapas och underhålls av administratören. Den kan också inkludera e-postadresser public folder.), se till att mottagaren av denna distributionslista använder samma globala adresslista.
Visa namn på e-postlistan
- Om du skapar ett nytt meddelande klickar du på knappen Till.
- Välj adressbok som innehåller den adresslista som du vill ha information i listan Adresskälla.
- Ange namnet på distributionslistan i fältet "Ange eller välj ett namn". I den här listan klickar du på önskat namn.
- Klicka på knapparna Avancerat och Egenskaper.
För att uppdatera adresser i adresslistan måste du öppna adresslistan i mappen "Kontakter" (adresslistorna är markerade med en ikon) och klicka på knappen "Uppdatera". Om du behöver flytta e-postlistan från meddelandet till mappen Kontakter följer du dessa steg:
- Öppna meddelandet som innehåller adresslistan.
- Klicka på den kapslade e-postlistan och dra den till mappen Kontakter.
