Till applikationspaket Microsoft Office förutom Outlook finns det även sådana vanliga applikationer som textredigerare Word editor kalkylblad Excel, en PowerPoint-applikation för elektronisk presentation och en Access-databasapplikation.
Alla dessa applikationer är oberoende och fristående, men deras gemensamma användning öppnar för verkligt obegränsade möjligheter att organisera kontorsarbete. Genom att använda Outlook tillsammans med andra program som ingår i Microsoft Office kan du:
- skapa meddelanden med den fulla kraften i Word-textredigeraren. Jämfört med de relativt dåliga (om än tillräckliga) funktioner som tillhandahålls av Outlook-formateringsfältet, kan Word skapa rika dokument med en mängd olika stilar och mallar, innehållande inbäddade objekt, etc. Interaktionen mellan Outlook och Word kommer att diskuteras i den första avsnitt i detta kapitel.... Dessutom kommer detta avsnitt att täcka ett verktyg som är gemensamt för alla Office-program - utskick längs rutten;
- skapa meddelanden med den fulla kraften i Excel-kalkylarksredigeraren. Den skapade tabellen kan enkelt skickas inte bara som en bifogad fil, utan också sparas som ett meddelande. Denna funktion kommer att diskuteras i det andra avsnittet i detta kapitel. I det här avsnittet kommer vi också att prata om ett verktyg som är gemensamt för alla Microsoft-applikationer - placera dokument i en delad mapp;
- Skapa möten för att delta i en PowerPoint e-konferens. Skapandet av en elektronisk konferens är direkt relaterad till användningen av ovanstående Microsoft NetMeeting-applikation (se avsnitt 11.5 "Nettmöte"). Hur PowerPoint fungerar med Outlook kommer att behandlas i det tredje avsnittet;
- skapa meddelanden med hjälp av Microsoft Access kan ansluta till en fjärrdatabas för att visa information. En joint använder Outlook och Access låter dig snabbt exportera och importera data från Outlook-mappar till Access-tabeller. Denna möjlighet kommer att diskuteras i det fjärde och sista avsnittet i detta kapitel.
Outlook och Word
Interaktion mellan Outlook och Word är kanske det vanligaste exemplet på samarbete. Jag har redan nämnt ovan att användaren kan ange Microsoft Word som meddelanderedigerare.
Exempel 18.1. Word som meddelanderedigerare
(I Outlook-appen)
> Verktyg > Alternativ Meddelande
Använd Microsoft Word som meddelanderedigerare
Använd Microsoft Word för att läsa RTF-meddelanden
Som ett exempel på hur du använder Word, överväg att skapa ett meddelande som innehåller krullig text och ett diagram som visar strukturen i den här boken.
Skapa ett meddelande med Word
Det finns två sätt att skapa ett meddelande med Word:
- Starta Word, skapa ett dokument och välj> Arkiv> Skicka> Meddelande.
- Direkt i Outlook-appen genom att välja kommandot > Åtgärder> Nytt meddelande med> Microsoft Word (Fig. 18.1).
Som du kan se på bilden har kärnan i meddelandet inte ändrats, det finns fält för att ange mottagare och ämnet för meddelandet, en signatur och en panel har automatiskt lagts till Målning(Ritning), men verktygsfältet har berikats avsevärt Formatering(Formatera).
Ris. 18.1. Outlook-meddelande (Microsoft Word Editor)
Infoga lockig text
Så låt oss först skapa en bra titel för vårt meddelande med WordArt.
Exempel 18.2. Infoga WordArt
> Infoga> Bild> WordArt
Välj önskad bokstäverstil OK
Text: = Bokens struktur Fet OK
(Formateringspanel) Center
Som ett resultat av våra handlingar kommer en vackert designad text med en gul gradientfyllning i mitten att visas (Fig. 18.2).
För att ändra egenskaperna för detta objekt kan du använda knapparna i verktygsfältet med samma namn. I vårt fall, låt oss ändra fyllningsfärgen från gul till blå.
Ris. 18.2. WordArt-text i meddelandet
Ris. 18.3. Dialogfönster Fyllningsmetoder
Exempel 18.3. Ändra egenskaperna för WordArt
(På WordArt-verktygsfältet)
WordArt-format färg och linjer
Färgfyllningsmetoder...
Lutning
En färg Färg1 Blå
Lucktyp Center
Varianter (bild 18.3)
Infoga ett diagram
Nästa steg vi överväger är att infoga ett diagram, förresten, vilket är en av innovationerna i Word.
Exempel 18.4. Infoga ett diagram
> Infoga> Organisationsschema ...
Välj typ av diagram (fig. 18.4)
Ris. 18.4. Dialogfönster Sjökortsbibliotek
En platshållare visas i meddelandetexten för att visa det valda diagrammet. Men den består av en "rot" och bara tre "grenar", medan den här boken har fyra delar. Låt oss lägga till ytterligare en gren och ändra diagramstilen.
Exempel 18.5. Lägga till en gren till ett diagram
(Markera roten av diagrammet)
(I fönstret Organisationsdiagram) Lägg till form
AutoFormat
Välj en diagramstil för Bump Gradient
Nu återstår att skriva in texten i diagrammet. För att göra detta, klicka en gång med vänster musknapp på en av pluggarna i diagrammet och skriv in lämplig text. Den slutliga versionen av meddelandet, redigerad och formaterad med Word, visas i fig. 18.5.
Ris. 18.5. Den slutliga versionen av meddelandet
Efter att meddelandet skapats återstår det att fylla i fälten Till vem(det) och Tema(Ämne), tryck sedan på knappen skicka(Skicka).
Kommentar
Eftersom vårt meddelande sparas och skickas till HTML-format, kan vissa formateringselement gå förlorade eller ändras. Tänk på detta när du skapar dina meddelanden i Word! Ibland är det bättre att bara bifoga skapade meddelanden som en bilaga.
Låt oss återigen påminna dig om att vi bara överväger här allmän princip samarbete mellan Outlook och andra Office-program. Förutom att infoga objekt (som är mycket mer än två) finns det även formulär, ramar, stilar, tabeller, fält ... Listan fortsätter och fortsätter. Världen av Microsoft Office-applikationer är bred och verkligen multifunktionell. Utforska det parallellt med Outlook och andra befintliga applikationer. I slutändan kommer vägen att bemästras av de som går ...
Skickar ett dokument längs rutten
Genom att skicka ett dokument längs rutten(Routing) avser att skicka ett dokument via e-post till kollegor i en specifik sekvens. Sändningssekvensen anropas dokumentets väg.
Efter att ha mottagit handlingen kan adressaten göra sina ändringar och kommentarer och skicka dokumentet vidare längs rutten. I slutet av rutten, efter att alla mottagare som anges i routinglistan har sett dokumentet, kan du begära att dokumentet ska returneras eller ange användaren som det är avsett för, till exempel projektledaren.
Exempel 18.6. Skicka ett dokument längs en rutt
> Arkiv > Öppna ... (öppna önskat dokument)
> Arkiv > Skicka > Längs vägen. ... ...
Nashatyrev Anton To
Mokhovikov Oleg Till vem
Meddelandetext: = Kära kollegor! Läs det bifogade dokumentet och ge dina tankar och kommentarer om det som skrevs. Tack på förhand, Yegor Usarov.
i tur och ordning
Återgå i slutet
Spårstatus
skicka
Kommentar
När det här programmet körs kan säkerhetsdialogrutor i Outlook visas som varnar för manipulering från tredje part och åtkomst till Outlook-data. I det här fallet, godkänn alltid att tillåta åtkomst (trots allt kommer denna begäran från dina handlingar, och du förväntar dig det).
Den tilldelade rutten kan bifogas dokumentet för att skicka det inte omedelbart, utan för att göra det senare. För att göra detta, i det sista steget i programmet, måste du trycka på knappen Lägg till(Lägg till slip).
> Arkiv> Skicka> Nästa destination...
Skicka dokument Anton Nashatyrev
För att vägra skicka dokumentet längs rutten och koppla bort rutten helt måste du trycka på knappen Klar(Klar).
Låt oss gå tillbaka till exemplet. Efter att knappen har tryckts ned skicka(Rutt), ett meddelande genereras automatiskt med texten som anges i fältet Meddelandetext(Meddelandetext), och med ett bifogat dokument som ska skickas (Fig. 18.6). Antag att den första adressaten (i vårt exempel är detta Anton Nashatyrev) är konfigurerad ansvarsfullt, det vill säga att han inte lämnar det mottagna meddelandet obevakat eller raderar det utan att läsa det, utan kommer att reagera på det ordentligt: han kommer inte bara att läsa meddelandet e-postmeddelande, men och det bifogade dokumentet i sig, och inte bara läsa det, utan också skriva in dess önskemål och kommentarer i det och sedan skicka det till nästa korrespondent. Låt oss försöka följa hur detta händer.
För att öppna själva det vidarebefordrade dokumentet behöver mottagaren bara dubbelklicka på ikonen för det bifogade dokumentet i meddelandet. Därefter gör mottagaren sina ändringar i dokumentet på vanligt sätt. I slutet av arbetet ska han skicka dokumentet vidare längs rutten.
> Arkiv> Skicka> Nästa destination...
Skicka dokumentet "Oleg Mokhovikov"
Ris. 18.6. Dokumentpostmeddelande
Vad händer efter det? Först kommer meddelandet att skickas till nästa adressat på e-postlistan - Oleg Mokhovikov. Han kommer att kunna läsa dokumentet med de ändringar som redan gjorts och göra sina egna. För det andra kommer den ursprungliga avsändaren att meddelas om rörelsen av dokumentet genom e-postlistan, eftersom dialogrutan Rutt(Routing Slip) kryssrutan var markerad Spårstatus(Spårstatus).
Om allt går som det ska flyttas dokumentet uppåt i e-postlistan tills hela e-postlistan för det dokumentet har tömts. Den sista adressaten i rutten kommer att bli ombedd att returnera det ändrade dokumentet till initiatorn av distributionen, och därmed sluts cirkeln.
För att påskynda processen kan du skicka dokumentet inte ett efter ett, utan allt på en gång. I det här fallet faller sammanslagningen av ändringarna på avsändarens axlar.
Outlook och Excel
Redan från början av boken, när vi skapade ett meddelande, satte vi oss som mål att överföra inte bara text, utan en tabell som huvuddelen av meddelandet. Med hjälp av Excel-verktyg kan du enkelt lösa inte bara problemet med att infoga tabeller, utan också relaterade komponenter (till exempel Excel-diagram).
Som ett exempel på hur Outlook och Excel kan fungera tillsammans, överväg att skicka ett meddelande som innehåller en tabell som visar antalet sidor för varje del av en arbetsbok och ett Excel-diagram som grafiskt visar procentandelen av varje del i arbetsboken.
Skapa ett meddelande med Excel
Precis som med Word finns det två sätt att skapa ett meddelande. Men om vi i Word valde det andra alternativet (komponera ett meddelande från Outlook), låt oss nu titta på att skicka kalkylarket direkt från Excel.
Ris. 18.7. Outlook-meddelande (Microsoft Excel Editor)
Exempel 18.9. Skapa ett meddelande med Excel
> Arkiv > Skicka > Meddelande
Inkludera det aktuella arket i meddelandetexten
Ämne: = Statistik
Inledning: = Detta meddelande innehåller...
Kommentar
I fältet Introduktion kan användaren gå in textmeddelande(kommentar) före tabellen.
Som nämnts ovan kommer vi att överväga att skicka tabellen som visas i fig. 18.10. I det här skedet innehåller tabellen bara text och har ingen ytterligare formatering.
Arbeta med ett bord
Innan du skickar ett meddelande som innehåller en tabell, är det lämpligt att formatera den: markera rubriken, understryka gränser, etc. Men Outlook låter dig inte bara formatera tabellen utan också arbeta med dess logik. I exempel 18-10 lade vi till ytterligare en rad, "Totalt", som innehåller summan av alla sidor i boken, och formaterade sedan tabellen därefter.
Om texten i meddelandet inte får plats i cellen kan du utöka dess gränser. För att göra detta, flytta muspekaren till korsningen med namnet eller numreringen av cellerna (pekaren kommer att ha formen av en dubbelpil) och, medan du håller ned vänster musknapp, flyttar du kolumn- eller radgränserna till erforderligt avstånd.
Exempel 18.10. Arbeta med ett Excel-kalkylblad
(Redigering)
A6: = Total
Wb Autosum
A1: Wb (Välj medan du håller ned vänster musknapp)
> Format > Autoformatera...
Ris. 18.8. Formaterat meddelande med Excel-kalkylblad
Kommentar
Förutom att använda den automatiska stilen kan du använda ytterligare formatering med knapparna i verktygsfältet med samma namn.
Infoga ett Excel-diagram
Nästa steg för att demonstrera funktionerna i Excel och hur det kan användas med Outlook är att skapa ett diagram som visualiserar grafiskt uppgifterna på arbetsbladet.
Exempel 18.11. Infoga ett Excel-diagram
> Infoga> Diagram ... Standard
Typ cirkulär
Diagramtitel: = Outlook i original
Datasignaturandelar
Ris. 18.9. Det plottade diagrammet
Kommentar
Om vi inte hade valt A2:B6-intervallet innan vi började skapa sjökort, kunde vi ha ställt in det senare, i det andra steget i sjökortsguiden. Det är inte alls nödvändigt att manuellt ange en komplex formel i fältet Dataintervall. Det räcker med att välja önskat intervall på kalkylbladet med musen, och guidens dialogruta kommer att kollapsa för att inte störa valet, och formeln visas automatiskt.
Efter att ha infogat ett diagram kan det överlappa tabellen som används. För att flytta diagrammet räcker det att markera det och dra det till önskad plats genom att hålla nere vänster musknapp.
Låt oss nu gå direkt till själva diagrammet. Alla element visas tydligt och vackert, med undantag för själva datacirkeln, som visade sig vara mycket liten. För att öka diagrammets plottningsarea måste du klicka på den osynliga kvadraten där en cirkel och textförklaringar är inskrivna (Fig. 18.9). En fyrkantig ruta visas med urvalshandtag i hörnen. Haka fast dessa handtag och dra, sträck ut markeringsrutan tills cirkeln har den storlek du vill ha.
Så meddelandet är helt klart för sändning, det återstår att ange adressen till mottagaren av meddelandet och trycka på knappen Skicka ark(Skicka detta ark).
Av särskilt intresse är hur vårt meddelande kommer att visas för användaren, eftersom det för det första konverteras till HTML-format, och för det andra kan inte alla mottagare ha Excel installerat. När du har skickat och tagit emot meddelanden, gå till v mapp Inkorg(Inkorg) och öppna det skapade meddelandet (Fig. 18.10).
Ris. 18.10. Mottaget meddelande med tabell och diagram
Först, som du kan se, texten in i fältet Introduktion(Introduktion) föregår tabellen och är skild från den med en stapel. För det andra bevaras tabellens format. Och slutligen är vi stolta över det faktum att diagrammet är exakt detsamma som det skapade (format, data, etc.). Det enda som saknas är att det inte finns någon signatur eftersom vi skapade vårt meddelande från Excel och inte från Outlook. Detta fel kan korrigeras genom att utföra kommandot> Infoga> Signatur> Hälsningar innan du skickar.
Exempel 18.12. Infoga signatur
> Infoga> Signatur> Hälsningar
Kommentar
Generellt sett är ytterligare redigering och formatering av meddelanden ibland nödvändig, om det inte krävs. Efter att ha skapat en tabell (med Excel) kan användaren alltid öppna meddelandet och redigera: infoga en signatur eller ett antal ytterligare anteckningar, samt lägga till en bakgrund, lägga till en bild etc.
Exchange-mapp
Att arbeta med Exchange-mappar är detsamma gemensamma medel för alla Office-applikationer, såväl som på väg. Kärnan i denna funktion är att placera det aktiva dokumentet i delade mappar Microsoft Exchange-server. Därmed öppnar användaren så att säga åtkomst till det här dokumentet till alla deltagare arbetsgrupp.
Exempel 18.13. Skicka till Exchange-mappen
> Arkiv> Skicka> Exchange-mapp ...
Välj en mapp < Общая папка>
Efter att dokumentet har placerats i den delade mappen kan var och en av användarna öppna den genom att klicka på motsvarande länk i informationsfönstret (Fig. 18.11).
Outlook och PowerPoint
Microsoft PowerPoint är universellt botemedel förberedelse av presentationer. Efter att ha skapat en presentation kan användaren visa den både på lokal dator och göra en presentation online för hela arbetsgruppen. PowerPoint-presentationen är i HTML-format och kräver därför endast en webbläsare för deltagarna att se Internet Explorer 4.0. Därmed kan presentationen genomföras både företagsövergripande och mellan medlemmar i en liten grupp på olika orter. Antalet deltagare är inte begränsat, men om presentationen deltar av fler än 16 åhörare måste du använda en speciell server för att genomföra den. Microsoft-applikation NetShow Server.
Problemet med alla möten är planering. För konferensen krävs givetvis, förutom talarens önskan, även deltagarnas samtycke. Vid en vanlig konferens bekräftas alla aktörers deltagande av att de alla samlas och ungefär samtidigt i det rum som är avsett för konferensen. Presentatören kan schemalägga ett PowerPoint e-möte som alla andra möten med hjälp av Outlook.
Ris. 18.12. Presentation och dialog Schemalägga en sändningspresentation
Exempel 18.14. Schemalägga en sändning av PowerPoint-presentation
> Bildspel> Livestreaming> Konfigurera och schemalägga ...
Beskrivning: = "Microsoft Outlook 2002 i original"(bild 18.12)
Parametrar ... Broadcast-inställningar (Fig. 18.13)
Visningsläge Kan ändra storlek
Tilldela...
Ange eller välj ett namn:< deltagare i presentationen
Obligatorisk
skicka
(En dialogruta visas som meddelar att sändningen är schemalagd)
Ris. 18.13. Dialogfönster Sändningsparametrar
Kommentar
Växlar Endast ljud(Endast ljud) och Video och ljud Det är vettigt att installera (video och ljud) om presentatörens dator är utrustad med en mikrofon och en videokamera, och deltagarnas datorer är utrustade med utrustning för att spela upp ljud och video. I vårt exempel antar vi inte detta, så kryssrutan är markerad Nej(Ingen).
Den automatiskt ifyllda mötesblanketten (bild 18.14) är identisk med de som diskuterats tidigare, För mer information, se Kapitel 2, Kalender och Kapitel 10, Lagarbete i Outlook.
Kommentar
Den enda förutsättningen för direkt sändning av presentationen till en bred publik är närvaron av en datoranslutning till nätverket (globalt eller lokalt). Ytterligare egenskaper kan utelämnas om tekniska förhållanden inte tillåter det.
Efter att ha kommit överens om tid och sammansättning av deltagarna kan du gå direkt till själva demonstrationen.
Ris. 18.14. Monteringsformulär
Exempel 18.15. Livesändning av presentationen
> Bildspel> Livesändning> Starta sändning ...
När man håller en schemalagd konferens planerar presentatören att sända den med hjälp av mötesschemaläggningsgränssnittet i Outlook 2002. Vid den angivna tidpunkten kommer ett mötespåminnelsefönster att visas på deltagarnas datorer, där deltagaren kommer att se en knapp, efter att ha klickat på vilken presentationens introduktionssida kommer att laddas (Fig. 18.15). Presentatören kontrollerar bildbytet. Deltagarnas datorskärmar visar bilderna på samma sätt som i ett vanligt bildspel.
Ris. 18.15. Huvudsidan för livesändningen av presentationen
Under presentationen kan deltagarna ha privata diskussioner, ställa frågor till moderatorn och få svar via e-post via Outlook.
Outlook och Access
Microsoft Access är ett universellt databashanteringssystem och Outlook är ett universellt informationshanteringssystem. Utifrån dessa definitioner är det naturligt att anta att dessa applikationer har vissa möjligheter att utbyta information med varandra. Men förutom utbyte av information kan Outlook, som Word eller Excel, skapa meddelanden med hjälp av Microsoft Access-verktyg. Endast i det här fallet är dessa verktyg inte inom området formatering eller redigering, utan inom området för att tillhandahålla data för att skicka och publicera dem.
V Den här delen vi går igenom ett exempel på att importera information från en Outlook-adressbok till en Access-databas, samt skapa ett meddelande som innehåller informationen du just importerade.
Informationsutbyte
Öppna först Access och skapa en databas. Efter det kommer vårt mål att vara att skapa en tabell som innehåller data från Outlook-adressboken.
Exempel 18.16. Importera data från Outlook till Access
> Arkiv> Extern data> Importera ...
Outlook-filtyp (guiden Importera från Exchange / Outlook startar automatiskt)
> Adressböcker> Outlook-kontakters adressbok
I den nya tabellen
(I detta steg föreslås det att bestämma parametrarna för de importerade data, för att ta reda på om det är nödvändigt att importera dem överhuvudtaget)
Han importerar
Importera till tabell: = Kontakter
Ris. 18.16. Microsoft Access-tabell med importerad data
Efter import, som förväntat, kommer Access att visas nytt bord kontakter, som innehåller information från Outlook-adressboken. Importresultatet visas i fig. 18.16.
Arbeta med Access Data Page
Betrakta följande exempel. Låt oss säga att en av projektdeltagarna har skapat en databas, vars information är intressant och kanske behövs av andra teammedlemmar. Det finns flera lösningar på detta problem, men vi kommer att fokusera på alternativet att skicka ett meddelande som innehåller en åtkomstdatasida. Faktum är att meddelandet bara innehåller en HTML-sida med ett ActiveX-objekt som ansluter till databasen och visar data.
Exempel 18.17. Skapa meddelande med Access Data Page
> Åtgärder> Nytt meddelande använder...> Microsoft Office> Microsoft Access-datasida
(Åtkomst öppnas med en guide Ny sida datatillgång)
Konstruktör
Val av datakälla: =< Databas>
Efter utförda procedurer öppnas en sida med ett datarutnät. Så först och främst måste du placera informationsfälten som kommer att finnas på sidan. För att göra detta, dra de obligatoriska fälten till tabellrutnätet och ersätt dess namn, till exempel, Kontakter. Ange sedan namnet på mottagarna av meddelandet och klicka på knappen Skicka en kopia.
Innan du skickar ett meddelande kan användaren se hur det kommer att visas för mottagaren. För att göra detta, välj kommandot> Arkiv> Förhandsgranska webbsida. En webbläsare öppnas med en laddad sida, som kommer att visas på samma sätt för mottagaren av meddelandet.
Ris. 18.23. Webbsida med data från Access
Använda knapparna Tillbaka och Nästa, du kan navigera i tabelldata Kontakter. Dessutom, om du anger lämpliga åtkomstparametrar kan du redigera tabellen (lägga till eller ta bort poster), organisera datafiltrering, etc. Men detta ligger utanför den här bokens omfattning.
Sammanfattning
Så i det här kapitlet tittade vi på hur Office och Outlook kan fungera tillsammans. Verkligen, när Outlook fungerar med verktygen som tillhandahålls av Word, Excel, PowerPoint och Access, kan du skapa innehållsrika meddelanden och organisera mer bekväm delning och tillgång till information.
- Ord. Formatera meddelandet. Använder Word som standardredigerare. Skickar ett dokument längs rutten.
- Excel. Skapa meddelande med tabell och diagram. Placera dokument i offentliga mappar på Exchange-servern.
- PowerPoint. Organisera ett onlinemöte för att visa upp din presentation.
- Tillgång. Importera data från Outlook till Access. Skapa ett meddelande som innehåller en åtkomstdatasida.
Excel för Office 365 Word för Office 365 Outlook för Office 365 PowerPoint för Office 365 Publisher för Office 365 Access för Office 365 Visio Plan 2 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016 Visio Professional 2013 Visio 2013 Visio Premium 2010 Visio 2010 Visio Standard 2010 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 OneNote 2016 Publisher 2019 Access 2019 OneNote 2013 OneNote 2010 Project Professional 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Publisher 2016 Access 2016 Språkalternativ 2013 Project Professional 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Publisher 2013 Access 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Access 2010 Publisher 2010 Project 2010 Språkalternativ 2010 Excel Starter 2010 Språkalternativ Språkalternativ 2016 Office 2010 Project Online Desktop Client Project Professional 2013 Projektstandard 2010 Projektstandard 2013 Projektstandard 2016 Projektstandard 2019 Mindre
Du kan använda Office-språkalternativ för att lägga till ett språk, välj ett visningsspråk användargränssnitt och ställ in bygg- och kontrollspråket.
Språkalternativ finns i dialogrutan Office-alternativ under en sektion som du kan öppna genom att klicka Fil> alternativ> Språk... Visnings- och skapandespråk kan ställas in oberoende av varandra. Du kan till exempel ha vad som helst som matchar språket i ditt operativsystem, eller så kan du använda en kombination av språk för ditt operativsystem, designa och visa Office-användargränssnittet.
Lägga till ett språk
Du kan lägga till visningsspråk eller författarspråk. Visningsspråket bestämmer språket som Office använder i sitt användargränssnitt — band, knappar, dialogrutor etc. Designspråk påverkar textriktning och layout för vertikal, höger till vänster och blandad text. Författarens språk inkluderar även stavningskontroller som ordböcker för att kontrollera stavning och grammatik. (Ditt föredragna utvecklingsspråk visas i fetstil högst upp i listan. Du kan ändra detta genom att välja önskat språk och klicka.)
Så här lägger du till ett visningsspråk:
Vänligen välj Fil > alternativ > Språk.
I kapitel Visningsspråk för kontor i avsnittet välj Installera ytterligare visningsspråk från Office.com.
Ställ in visningsspråk och välj sedan Installera.
Det tillagda språket visas i listan över Office-visningsspråk.
Öppna en Office-app som Word.
Vänligen välj Fil >alternativ >Språk.
I avsnitt i avsnitt Kontorsutveckling och valideringsspråk välja Lägg till språk ....
Välj önskat språk i dialogrutan Lägg till visningsspråk och välj sedan Lägg till.
Det tillagda språket visas i listan över Office-utvecklingsspråk.
If visas bredvid språknamnet Tillgänglig check , du kan få språkpaket med valideringsverktyg för ditt språk. Om Kontrollera inte tillgänglig bredvid ett språknamn är validatorer inte tillgängliga för det språket. If visas bredvid språknamnet check installerad, allt är klart.
Prisvärd testning.
Ställ in önskat skärm- eller författarspråk
Det föredragna språket visas i fetstil högst upp på varje språklista. Ordningen på språken i listan är den ordning som språken används av Office. Till exempel, om du använder spansk visningsordning<предпочитаемый>, tyska och japanska, och de spanska språkresurserna har tagits bort från din dator, är det föredragna visningsspråket tyska.
Så här ställer du in ditt föredragna språk:
I kapitel Visningsspråk för kontor välj det språk du vill ha i listan och välj sedan Ställ in enligt önskemål.
Öppna en Office-app som Word.
Vänligen välj Fil > alternativ > Språk.
I kapitel Konfigurera språkinställningar för Office gör ett eller båda av stegen nedan.
Genom att konfigurera dina Office-språkinställningar kan du lägga till nytt språk eller välj språk för att visa hjälp och verktygstips.
Språkalternativen finns i dialogrutan Konfigurera språkinställningar för Office som kan öppnas genom att välja Fil> alternativ> Språk... Gränssnittet och hjälpspråken kan installeras oberoende av varandra. Du kan till exempel ställa in samma språk överallt som i operativsystemet, eller använda olika språk för operativsystem, redigering, gränssnitt och hjälp.
Vilka språk som är tillgängliga beror på språkversionen av Office och det valfria språkpaketet, LIP och ToolTip-språken som är installerade på din dator.
Lägga till ett språk
För att lägga till ett språk i Office-program måste du lägga till ett redigeringsspråk. Ett redigeringsspråk består av typriktning och stavningskontroller för det språket. Checkers inkluderar språkspecifika funktioner som ordböcker för att kontrollera stavning och grammatik. (Standardredigeringsspråket visas i fetstil högst upp i listan. Du kan ändra detta genom att välja önskat språk och välja Ange som standard.)
Öppna en Office-app som Word.
Vänligen välj Fil > alternativ > Språk.
I dialogrutan Konfigurera språkinställningar för Office I kapitel Välja redigeringsspråk välj det redigeringsspråk du vill lägga till från listan Lägg till ytterligare redigeringsspråk och tryck Lägg till.
Det tillagda språket visas i listan över redigeringsspråk.
Om kolumnen Tangentbordslayout anges Ingår ej, gör det här:
Windows-inställningar öppnas på sidan Språk. I dialogrutan Lägger till språk dialog ruta Windows-inställningar Välj föremål Lägga till ett språk, välj önskat språk i listan och klicka Lägg till.
Stäng dialogrutan Lägg till språk i Windows-inställningarna. I Office-dialogrutan ska ditt språk visas som Påslagen I kapitel Tangentbordslayout I kapitel Välja redigeringsspråk.
Om kolumnen Stavning anges Inte installerad, kan du behöva skaffa ett språkpaket eller ett användargränssnittspaket för att installera stavningskontrollverktygen för ditt språk.
För att gå online och få det språkpaket som krävs, välj länken Inte installerad.
Ställa in standardgränssnittsspråk och hjälp
Gränssnitt och hjälpspråk används av Office för att visa gränssnittselement, såsom menyalternativ, kommandon och flikar, utöver det språk som hjälpfilen visas på.
Standardspråket visas högst upp i listan och visas i fet stil. Office använder gränssnitt och hjälpspråk i den ordning som de visas i gränssnittet och hjälpspråkslistorna. Till exempel, om listan över gränssnittsspråk innehåller spanska<по умолчанию>, tyska och japanska, och språkverktygen för spanska har tagits bort från datorn, kommer standardgränssnittsspråket att vara tyska.
Ställa in standardspråk
Öppna en Office-app som Word.
Vänligen välj Fil, alternativ, och då - Språk.
I dialogrutan Konfigurera språkinställningar för Office I kapitel Välja visnings- och hjälpspråk välj det språk du vill använda och välj sedan Ange som standard.
Bestäm vilket gränssnittsspråk som används i varje Office-program
Om du använder flera språk och Office är anpassat för att passa dina behov, kan du polla alla Office-program för att se vilket språk som används som standardgränssnittsspråk för varje.
I dialogrutan Ställa in språkinställningar för Office I kapitel Välja gränssnittsspråk och hjälp välja Se gränssnittsspråk för varje Microsoft-program Kontor.
Ställa in språket för verktygstips
Notera: Den här funktionen är endast tillgänglig för följande Office-program: Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio och Word. Det stöds inte för Office 2016-program.
Verktygstips är små popup-fönster som ger snabb, sammanhangskänslig hjälp när du för pekaren över ett element på skärmen, till exempel en knapp, flik, kontroll i dialogrutan eller meny. När du ställer in ToolTip-språket i ett Office-program bevaras det valda språket i alla installerade Office-program.
Den här funktionen är inte tillgänglig i Office 2016.
Om det språk du vill ha inte finns i listan kan du behöva lägga till ytterligare språktjänster. Vänligen välj Hur man får ytterligare OSD-språk från Office.com och följ instruktionerna för att ladda ner och installera.
När det nya verktygstipsspråket har installerats blir det standardspråk för verktygstips.
Öppna en Office-app som Word.
Vänligen välj Fil > alternativ > Språk.
I dialogrutan Ställa in språkinställningar för Office I kapitel Välja språk för verktygstips välj ett språk för verktygstipsen.
Anmärkningar:
För mer information om verktygstips, se artikeln
Beroende på vilken version av Word eller Outlook du använder kan du klistra in Word-dokument och lägg till olika objekt (som PDF-filer, diagram eller Excel-ark) eller ett e-postmeddelande till det genom att länka eller bädda in. För att infoga ett objekt, på fliken Föra in tryck på knappen Ett objekt.
Infogar ett nytt objekt
Att skapa ny fil för att klistra in i ett Word-dokument eller e-postmeddelande:
Råd:
Information i avsnittet Resultat bestäms av den valda objekttypen och tillståndet för kryssrutan I form av en ikon(installerad eller inte). Denna information hjälper dig att bestämma exakt vad som behöver infogas och i vilken form.
För att ändra data i det infogade objektet, dubbelklicka på det.
Länka eller bädda in en befintlig fil
Så här länkar eller bäddar du in ett redan skapat objekt:
Inbäddade objekt och relaterade objekt
Inbäddade objekt bli en del av en Word-fil eller ett e-postmeddelande och, efter infogning, förlorar länken till originalfilen.
Relaterade objekt kan uppdateras när originalfilen ändras. Den relaterade informationen lagras i originalfilen. I en Word-fil eller postmeddelande(målfil) lagrar endast information om platsen för källfilen och visar en vy av tillhörande data. Om filstorleken spelar roll, använd länkade objekt.
Möjligheten att elektroniskt behandla olika handlingar kan kallas ett av huvudskälen till massdistribution personliga datorer, både bland hemanvändare och inom företagssektorn. Borta är skrivmaskiner, manuskript, och även vanliga brev är allt mindre handskrivna. Nuförtiden skapas nästan alla trycksaker och dokument, oavsett om det är diplom eller abstrakt, tidskrifter eller böcker, uttalanden eller anteckningar, rapporter eller presentationer, på en dator. När allt kommer omkring kan ett elektroniskt dokument korrigeras, ändras, kompletteras när som helst, skickas via e-post, skrivas ut på papper eller läggas ut på nätverket för gemensamt arbete med det. Förmodligen kommer jag inte att missta mig om jag säger att nästan varje person som någonsin har satt sig vid en dator var tvungen att hantera bearbetning av textdokument, och för många var detta anledningen till den första bekantskapen med en PC.
Trots att alla moderna operativsystem har inbyggda verktyg för att arbeta med textdata, kan deras kapacitet inte jämföras med speciell programvara, så kallade kontorsapplikationer. De är utformade för att behandla alla typer av elektronisk dokumentation på användarens dator och består därför i regel av flera komponenter med ett liknande gränssnitt och bra samspel sinsemellan. De mest kända kontorssviterna inkluderar Microsoft Office, OpenOffice.org, Corel WordPerfect Office, StarOffice, Lotus SmartSuite, Ashampoo Office och iWork (för Mac OS). Var och en av produkterna inom detta område har sin egen uppsättning komponenter, designlösningar och naturligtvis funktionalitet... I vår dagens artikel kommer vi att bekanta oss med en av de mest populära kontorslösningarna för användare, utvecklad av Microsoft - MS Office.
UTVECKLINGENS HISTORIA
Detta mest populära kontorssvit såg ljuset först i det avlägsna 1992 och i början av sin resa hade den 4 applikationer som fortfarande är grundläggande för den: Word, Excel, PowerPoint och Mail. Access lades till denna grupp 1994 och Shedule + 1995. I den 97:e ersätter Mail-applikationen och kalendern Shedule + Outlook-arrangören och lägger till en redigerare foton Foto Redaktör. 1999 introducerades Publisher, en publiceringsapplikation, och FrontPage, och PhotoEditor ersattes av PhotoDraw. Efter lanseringen av Office XP 2001 försvinner PhotoDraw-bildredigeraren äntligen från kontorspaketet och 2003 FrontPage. Samtidigt introducerar Office 2003 en ny applikation för datainsamling och hantering, InfoPath.
I allmänhet håller kontorssviten från 2003 på att bli en mycket framgångsrik produkt för Microsoft. Det låg i det ny design ikoner i stil med WindowsXP, vilket utan tvekan påverkat attraktiviteten hos denna lösning.
Och själva kontorsapplikationerna har mognat under åren av utveckling, och formaten för vissa (.doc, .xls) har blivit standarden i arbetsflödet för de flesta företag. Än idag, efter 8 år, fortsätter många användare att använda MS Office 2003 och vill inte behärska det revolutionerande gränssnittet, som först presenterades av utvecklarna i början av 2007.
I Office 2007 beslutade mjukvarujätten att överge sitt vanliga systemmenyn, ersätter det med ett Ribbon-gränssnitt baserat på flikar. Knappar på band, i motsats till verktygsfältet, kan ha olika storlekar, till exempel kan de som behövs oftare vara större, och inuti dem kan det finnas exempel på applicerade stilar.
Knapparna i sig är grupperade efter ämne. Knappar som används sällan är vanligtvis dolda, men kan nås via en rullgardinsmeny.
Microsoft säger att detta innovativa tillvägagångssätt samlar all funktionalitet på ett ställe, vilket förbättrar användarupplevelsen och hjälper dig att använda Office mer effektivt. Det är sant, användarna själva, sådana radikala förändringar hälsades kallt, och mycket kritik uttrycktes till utvecklarna.
Ändå tillåter bandgränssnittet användare att använda många fler funktioner i kontorssviten, eftersom de flesta av dem nu är synliga, inte gömda djupt i menyn. I själva Microsoft ser de framtiden i det nya ledningssystemet, och detta bekräftas av den senaste utvecklingen av företaget inom detta område - Office 2010.
Med lanseringen av Microsoft Office 2010 har Ribbon omdesignats och förbättrats radikalt, vilket är känt även av motståndare till Ribbon-gränssnittet. Dessutom gjordes ändringar i stilen på banddesignen, vilket också mottogs positivt av användarna. Därför är det nu få som tvivlar på att kontorssviten från Microsoft kommer att fortsätta utvecklas i denna riktning.
För närvarande skapas en kontorssvit med applikationer från Microsoft för operativsystem i Windows och Apple Mac OS X-familjen och har 32-bitars och 64-bitars utgåvor.
APP-KOMPONENTER
Låt oss nu titta närmare på applikationerna som är en del av MS Office med hjälp av exemplet på senaste versionen Det här paketet är Office 2010. Det bör noteras att för bekvämligheten med att placera produkten på marknaden har kontorssviten flera utgåvor, som direkt påverkar närvaron av vissa applikationer i den. Till exempel har det sista kontoret sex av dem: "Basic", "Home and Study", "Home and Business", "Standard", "Professional" och "Professional Plus".
Som du kan se i tabellen kan en modern kontorssvit innehålla från 2 till 10 olika applikationer, beroende på dess utgåva.
Microsoft Word (Word)- ansökan om att arbeta med textdokument... Detta ordbehandlare i många år har varit den mest populära av alla som används i det här ögonblicket... Det är därför som dokumentformatet "doc" har blivit de facto-standarden för modernt dokumentflöde, och många konkurrerande program har stöd för kompatibilitet med detta format.
Med Word kan du enkelt skapa vackert designade dokument av professionell kvalitet och organisera dem. Utöver de många möjligheterna att styla text, finns olika hjälpverktyg till ditt förfogande: bordsdesigner, bildredigeringsverktyg, infoga färdiga former, konstruera diagram och stapeldiagram, infoga SmarArt grafiska objekt för visuell presentation av information och många andra. Samtidigt kan användare arbeta tillsammans i projekt och dokument, såväl som deras samtidiga redigering.
Microsoft Office Excel (Excel)- applikation för att arbeta med kalkylblad. Precis som i fallet med Word har det en ledande position på marknaden och därför är xls-formatet för denna typ av dokument också de facto-standarden.
Excel-applikationen öppnar upp för stora möjligheter för dataanalys, såväl som hantering och utbyte av dem. Kraftfulla verktyg för datavisualisering, sammanfattning av data med hjälp av små diagram som passar in i en cell tillsammans med text (gnistlinjer), samt snabb filtrering av stora mängder data hjälper dig att effektivt jämföra resultat, spåra och lyfta fram viktiga trender. Du kan enkelt ladda upp kalkylbladsfiler till Internet för att dela med andra.
Microsoft OneNote (VanNote)- En applikation för att lagra och samarbeta med anteckningar på en enda, lättillgänglig plats. Låter dig arbeta med både text och bilder, samt video- och ljudanteckningar.
Delar till anteckningsböcker ger dig möjligheten att skapa och redigera anteckningar samtidigt med fjärranvändare, eller helt enkelt synkronisera data, för att säkerställa deras relevans. Du kan också göra anteckningar medan du arbetar i andra Office-program eller Internet Explorer, och OneNote ger en länk till platsen i källdokumentet som du visade när du lade till en anteckning, vilket gör att du automatiskt kan associera idéer med det genererade innehållet.
Microsoft PowerPoint (PowerPoint)- ansökan för att förbereda presentationer. Låter dig skapa och hantera dynamiska presentationer av hög kvalitet. Med ljud och visuella effekter (lägger till video och animation) får du möjlighet att presentera tittarna för en tydlig och effektfull bild som är lika enkel att skapa som den är rolig att se.
Med PowerPoint kan du inte bara lägga till, utan också redigera multimediainnehåll med en mängd olika konst- och videoeffekter. Applikationen låter dig också använda dynamiska volymetriska bildövergångseffekter och realistiska animationseffekter.
Microsoft Outlook (Outlook)- personlig arrangör, som inkluderar: kalender, uppgiftsplanerare, anteckningar, e-posthanterare och Adressboken... Denna applikation låter dig hantera flera e-postkonton samtidigt på ett ställe, vilket är mycket bekvämare än att kontrollera meddelanden i flera brevlådor separat. Du har också ett enda verktyg för att hantera alla kalendrar, eftersom du i Outlook kan skapa valfritt antal av dem för varje kategori av händelser, för att inte bli förvirrad i ett stort och trångt schema.
Outlook 2010 låter dig ansluta till dina favorit sociala nätverk och centralt spåra olika händelser som äger rum där. Dessutom kan du överföra alla dina kontakter från Hotmail- eller Gmail-tjänster, och alla uppdateringar av kontaktinformationen för dina vänner som du är på samma sociala nätverk med, som Facebook, återspeglas också automatiskt i Outlook-kontakter.
Microsoft Publisher- en applikation för att skapa, anpassa och distribuera alla typer av professionella kvalitetspublikationer och marknadsföringsmaterial. Även utan erfarenhet inom området grafisk design, med en mängd olika mallar kan du skapa broschyrer, nyhetsbrev, visitkort, vykort, e-postmaterial och andra publikationer.
Användare har till sitt förfogande professionella bildredigeringsverktyg, modern teknik objektjustering, förmågan att skapa dynamiska publikationer, avancerad typografisk textdesignfunktion och ett bekvämt verktyg förhandsvisning det skapade materialet och dess distribution. Dessutom har möjligheten att dela och distribuera publikationer inte glömts bort.
MicrosoftTillgång- applikationer för att skapa och hantera databaser. Detta kraftfulla verktyg för hantering av personuppgifter är mer riktat till företagssektorn, småföretag och ideella organisationer, även om det också kan användas av vanliga användare, till exempel för att katalogisera ljud- och videobibliotek i hemmet.
Access 2010 lägger till nya sätt att komma åt och dela databaser. Databaserna kan ses och redigeras direkt över Internet, och användare som inte har denna applikation kan öppna webbformulär och rapporter via en webbläsare.
MicrosoftInfoPath (Infopas)- applikation för att samla in och hantera data. Det används vanligtvis av organisationer för att optimera sina egna affärsprocesser, det är riktat till erfarna företagsanvändare eller utvecklare och är osannolikt intressant för hem-PC-användare.
InfoPath låter dig skapa sofistikerade elektroniska formulär för att snabbt och kostnadseffektivt samla in information baserat på vilken typ av lösning din organisation behöver och koppla dem till affärssystem.
SharePoint Workspace - en applikation som förbättrar samarbetet kring dokument och deras bibliotek i en enda dedikerad SharePoint Workspace-miljö.
Det här verktyget är mer riktat till företagsgrupper i medelstora organisationer och stora företag som behöver en enda arbetsyta med omfattande datadelnings- och samredigeringsmöjligheter och är osannolikt användbart för hemanvändare.
MicrosoftLync (länk) - en applikation som sammanför välbekanta kommunikationsmedel. Det är positionerat som en lösning för medelstora företag och stora företag. Kombinerar funktioner för snabbmeddelanden, möten och röstkommunikation. Klienten har ett verktygsfält som gör det enkelt att hitta och komma åt vanliga funktioner som uppringaren, visuell röstbrevlåda och kontakt- och aktiva konversationslistor.
SLUTSATS
Efter att ha granskat alla komponenter som utgör den moderna Microsoft Office 2010-sviten är det dags att göra en inventering.
Det råder ingen tvekan om att en sådan uppsättning mångsidiga lösningar kan tillfredsställa nästan alla användare. Kvalitetsnivån på det skapade elektroniska dokument att använda verktygen som ingår i denna kontorssvit är verkligen mycket hög och tillgänglig även för nybörjare. Det är därför som vissa av formaten från Microsoft Office accepteras som de facto standarder för större delen av världens dokumentflöde.
Förmodligen vet (eller gissar) många att denna kontorssvit är betald, och dess kostnad och distribution beror direkt på dess upplaga. Av de 6 tillgängliga möjliga alternativ endast 4 är tillgängliga för hemanvändare: "Nybörjare", "Hem och student", "Hem och kontor" och "Professionell". Man bör komma ihåg att "Initial"-utgåvan, som innehåller de två mest populära applikationerna - Word och Excel, distribueras gratis och endast med nya datorer som är förinstallerade operativ system Windows. Utgåvorna "Standard" och "Professional Plus" distribueras endast bland företagskunder.
Det mest prisvärda alternativet för hemanvändare är Office Home och Student. Idag är kostnaden 2990 rubel. Den innehåller fyra applikationer: Word-textredigerare, Excel-kalkylbladsredigerare, OneNote-anteckningsprogram och PowerPoint-presentationsprogram. Vi kan säga att en sådan gentleman's set passar de flesta användare som arbetar med dokument hemma. Observera också att kontorspaketet med applikationer för hem och studier inte är avsett för kommersiellt bruk (för vinstsyfte) och ideella organisationer, såväl som i statliga myndigheter.
Och ändå, frånvaron i denna utgåva av en sådan komponent som Outlook - en personlig organisatör och en bra e-postklient, för vissa kommer det att vara en anledning att rikta uppmärksamheten mot Office Home and Business-utgåvan. Det är sant att för denna uppsättning komponenter finns det inte längre några begränsningar för syftet med dess användning (som indikeras av prefixet), vilket omedelbart påverkar kostnaden för produkten, som mer än fördubblas och för närvarande är 6 990 rubel. Jag tror att för många kommer en överbetalning på 4000 rubel för Outlook att verka orimlig och att köpa den här utgåvan för ett hem förblir entusiasters privilegium.
Office Professional innehåller även ytterligare två komponenter, Publisher och Access, publicering respektive databasapplikationer. Men kostnaden för 17 990 rubel indikerar tydligt att denna produkt är fokuserad på affärsanvändning.
Så om du gillade Microsoft produkt Office, sedan Office Home och Student skulle vara den bästa uppsättningen applikationer för användning på en hemdator. Tja, för alla dem som precis har börjat bemästra kontorsapplikationer, kommer vi snart att förbereda mer detaljerat material om var och en av applikationerna som ingår i denna utgåva.
