Moscow State University of Printing Arts. Automatiserade dhow-system Dhow-system och deras automatisering

Automatiserade förskoleinstitutioner är programvarusystem som syftar till att automatisera kontrollprocesser.

Den centrala länken för informationsteknologi under moderna förhållanden är en dator och ett komplex av tekniska medel förknippade med den. Implementeringen av informationstekniken uppnås med hjälp av ett ledningssystem och organisatoriskt och metodiskt stöd. När man använder enskilda tekniker och tekniska apparater vid dokumenthantering bör man ägna uppmärksamhet åt de specifika konsekvenserna av deras användning.

följande arbetssteg för valet av ett automatiserat system för DOI 1 föreslås:

Sammanställning av en lista med grundläggande och systemtekniska krav för ett företags automatiseringssystem för arbetsflöden.

Valet av ett system av viktningsfaktorer (poäng) eller rangordning för expertbedömning.

Utvärdering av mjukvaruprodukter utifrån de viktigaste funktionella kraven samt system- och tekniska egenskaper.

Bedömning av de utvalda produkternas anpassningsförmåga.

Urval av programvaruprodukter som uppfyller dessa kriterier.

Jämförande bedömning av kostnader i samband med förvärv och implementering av mjukvaruprodukter.

Bedömning av erfarenheten av att använda utvalda programvaruprodukter (även i organisationer av denna typ), utvecklarens rykte.

Val av programvara för ett dokumenthanteringssystem.

14 Mål för dhow-automatisering. Uppgifterna för dhow i organisationen. Täckning av dhow-automatiseringsprocessen.

Målen för automatisering av förskoleinstitutioner av alla organisationer, oavsett organisatoriska och juridiska former, är ganska lika och enligt vår åsikt är de följande:

Förbättra ledningens kvalitet och effektivitet och som ett resultat säkerställa företagets konkurrenskraft på marknaden.

Konsolidering av alla strukturella divisioner i organisationen i en enda kontorsarbetscykel, inklusive geografiskt avlägsna;

Tillhandahålla operativ och samtidigt avgränsad tillgång till organisationens informationsresurser (dokumentation);

Minska arbetskraft och tidskostnader och allmänna kostnader, och som ett resultat att få en ekonomisk effekt;

Att lägga grunden för en gradvis övergång till elektronisk dokumenthantering på företaget, arbeta för framtiden.

Att nå de uppsatta målen är möjligt genom att lösa automatiseringsuppgifter för en förskoleutbildningsinstitution, som villkorligt kan systematiseras inom följande områden:

Beredning och utförande av dokument

förbättra kvaliteten och effektiviteten i beredningen av dokument som skapats i organisationen

enande av processen att arbeta med dokument i alla stadier av dess existens

Organisation av dokumentflöde och utförande av dokument

eliminering av duplicering av arbete med att mata in information om ett dokument i olika stadier av arbetet med det (registreringsprocess)

uteslutande av möjligheten att förlora ett dokument (skapa en dokumentär bas för organisationen)

effektivisera organisationens arbetsflöde (förenkla dokumentflödet - dirigering)

öka effektiviteten och kvaliteten på artisters arbete med dokument

minskning av villkoren för utförande och överföring av dokument

informera anställda och ledning i rätt tid om mottagna och skapade dokument (eliminering av dubbelarbete på samma dokument)

Organisation av dokumentutförandekontroll

konsolidering av dokumentflöden för alla divisioner i organisationen (inklusive geografiskt avlägsen)

snabbt mottagande av information om status för exekvering och plats för alla dokument

säkerställa spårning av stadierna av överföring av dokument i avdelningarna i organisationen från det ögonblick de tas emot (skapas) till slutförandet av arbetet med dem (utförande),

Organisation av lagring av dokument, sökmotor.

tillhandahållande av central lagring av texter av dokument som är utarbetade i elektronisk form, deras grafiska bilder och material till dem.

ger möjlighet att snabbt söka och organisera den logiska länkningen av dokument relaterade till en fråga.

tillhandahållande av snabb sökning och urval av dokument (material) enligt en tematisk uppsättning krav.

Ledningsaktiviteter i alla organisationer baseras också på bearbetning av information och produktion av ny information, vilket gör det möjligt för oss att prata om förekomsten av teknik för att konvertera initialdata till effektiv information. Att utrusta enskilda arbetsstationer med datorer gav inte de önskade resultaten, även om det påskyndade processerna för att skapa och redigera utkast till dokument, minskade antalet fel och förbättrade det totala utseende datorutskrift kontra typsnitt.

I detta skede av datorisering av förskoleinstitutioner är de viktigaste arbetsstationsprogramvara.

Programvaran för vilken dator som helst är indelad i system och applikationer.

Systemmjukvara är utformade för att stödja driften av datorsystem som sådana. De inkluderar:

• test-, diagnostik- och antivirusprogram;
• oS;
• kommandofilskal.

Dessa är allmänna programvaruverktyg. Det bör noteras att det finns en tendens att utöka kapaciteten hos kommande generationer av operativsystem, inklusive genom integrering av alla ovanstående programvaruverktyg i dem.

Bland programvaranödvändigt för datorisering av dokumentationsstöd för ledningsaktiviteter kan man skilja:

vanligt förekommande:

• utbildningssystem textdokument;
• system för personlig information;
• databashanteringssystem;
• program för textigenkänning;
• avsluta program till den externa miljön;
• system för bearbetning av finansiell och ekonomisk information;

mindre vanligt specialiserat, kräver särskild användarutbildning

• presentationsförberedelsessystem;
• projektledningssystem;
• expertsystem och beslutsstödsystem;
• system för intelligent design och förbättring av styrsystem.

System för att förbereda textdokument är avsedda för organisering av produktionsteknik för hanteringsdokument och olika informationsmaterial av textkaraktär. Enligt deras kapacitet är de indelade i textredigerare; ordbehandlare; stationära publiceringssystem.

Textredigeraren tillhandahåller inmatning, ändring och sparande av symbolisk text, men den är huvudsakligen avsedd för att förbereda programtexter som inte kräver formatering, dvs. automatisk omvandling av ordningen av textelement, ändring av teckensnitt etc.

Användningen av en ordbehandlare för beredning och utskrift av ett dokument på kvalitativ nivå motsvarar användningen av en elektrisk skrivmaskin, bara mer produktiv på grund av den enkla upprepningen, utskrift från ett arbetsstycke lagrat i elektroniskt minne och möjligheten för båda korrigering av skrivfel och delvis bearbetning av texten genom att infoga eller exkludera nya fragment.

Norton Editor, Side Kick, Brief, Multi-Edit multifunktionell multi-window-editor, Turbo-systemredaktörer kan särskiljas från de många tillgängliga redigeringsprogrammen.

En av de viktigaste egenskaperna hos ordbehandlare är att ett pappersdokument överensstämmer med bilden av en kopia på skärmen. Inte den minsta rollen i valet av ordbehandlare spelas av mängden minne som är upptagen, integration med andra programvaruprodukter. Varje användare har sin egen arbetsstil på dokumentet (vilket är bekvämt för en grupp användare, för en annan är ett hinder). Därför är det mest attraktiva för dokumentutvecklaren de program där det är möjligt att anpassa gränssnittet för att passa din smak och behov.

Ordbehandlare har specialfunktioner som är utformade för att göra det lättare att skriva in text och presentera den i tryckt form. Förinställning ordbehandlaren och skrivaren som texten ska skrivas ut tillåter:

• visa text som ger ett visst utseende på sidan på skärmen, vilket ger en uppfattning om den faktiska placeringen av texten på papper efter utskrift;
• förinställda parametrar som styckeindrag, rubriker, typsnitt och storlek för olika textelement, radavstånd, antalet textkolumner, plats och metod för numrering av fotnoter, etc.
• kontrollera stavning automatiskt och få tips när du väljer synonymer;
• visa och redigera tabeller och formler;
• kombinera dokument i processen att förbereda text för utskrift;
• skapa automatiskt innehållsförteckning och alfabetisk referens.

Men nästan alla ordbehandlare (och deras versioner) har en unik datastruktur för att representera text, vilket förklaras av behovet av att inkludera i texten ytterligare informationbeskriver dokumentets struktur. Därför kan text som är förberedd med en ordbehandlare ofta inte läsas och därför redigeras och skrivas av andra. Utskrift kan göras på vilken typ av skrivare som helst, inklusive punktmatris.

För att textdokument ska vara kompatibla, när du överför dem från en ordbehandlingsmiljö till en annan, är det nödvändigt att installera speciell programvara - omvandlare, som tillhandahåller utdatafilen i formatet för dokumentbehandlaren.

Ordbehandlare som låter dig förbereda och skriva ut komplexa och stora dokument, inklusive böcker, inkluderar: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon, etc. För de flesta kontor behövs dock inte Word- och WordPerfect-system: de är komplexa, innehåller många onödiga möjligheter.

Den andra gruppen ordbehandlare har betydligt mindre kapacitet, men är lättare att använda, snabbare och kräver mindre minne och lättare att använda. Dessa inkluderar Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Men de facto-standarden för ryska kontor har blivit Microsoft Word, version 6.0, 97, 2000, 2002.

Skrivbordsförlag förbereder texter enligt utskriftsregler och med typografisk kvalitet. Skrivbordsförlag är i själva verket en layoutdesigners verktyg och är inte så avsedda för att skapa dokument, som för att implementera olika typer av utskriftseffekter. De låter dig enkelt manipulera text, ändra sidformat, indragningsstorlekar och göra det möjligt att kombinera olika teckensnitt. Texter som utarbetats av skrivbordsförlag skrivs endast ut på laserskrivare.

Professionella system inkluderar QuarkXPress för Windows, FrameMaker för Windows, PageMaker för Windows. Att bemästra svåranvända "skrivbordsutskrifter" är knappast lämpligt för dem som bara ibland behöver förbereda ett vykort, brev eller annons.

Microsoft Publisher, Pageplus för Windows-system är inte avsedda för produktion av industriella tryckprodukter. De används ibland för att replikera färgglada dokument i ett litet företag. De riktar sig till användaren som bara ger en del av sin arbetstid till publicering.

Den föreslagna klassificeringen av textförberedelsessystem är i stort sett godtycklig, eftersom nya förbättrade versioner dyker upp som suddar gränserna mellan klasserna.

System för personlig information är avsedda för informationstjänster på arbetsplatsen för en chefsanställd och i själva verket utföra funktioner som sekreterare eller elektronisk arrangör:

• schemalägga personlig tid på olika tidsnivåer med möjlighet till snabba påminnelser om planerade händelser;
• underhålla personliga eller andra kortfiler med möjlighet att automatiskt välja nödvändig information;
• anslutning via telefonlinjer med registrering av telefonsamtal och funktioner som är typiska för multifunktionella telefoner;
• underhåll av personliga informationsböcker för lagring av olika personuppgifter.

System för databashantering är utformade för att skapa, lagra och manipulera stora mängder data. Olika system i den här klassen skiljer sig åt när det gäller organisering av datalagring och bearbetning av sökfrågor, liksom typen av information som lagras i databasen. Dessa system fungerar både på en persondator och när de arbetar i ett datanätverk.

System för finansiell och ekonomisk informationsbehandling är avsedda för bearbetning av numeriska data som kännetecknar olika industriella, ekonomiska och finansiella fenomen och föremål, och för upprättande av motsvarande förvaltningsdokument och informations- och analysmaterial. De inkluderar:

• universella bordsprocessorer;
• specialiserade redovisningsprogram;
• specialiserade program för finansiell och ekonomisk analys och planering.

En bordsprocessor är ett måste för alla integrerade kontorssviter eller system:

• Corel Office Professional från Corel;
• Word Perfect Suite för Windows av Corel;
• Fungerar för Windows av Microsoft;
• MS Office för MAC från Microsoft;
• Office Professional för Windows från Microsoft;
• SmartSuite för Win av Lotus.

Med tillkomsten av operationssalen windows-system versioner av kalkylbladsprocessorer utvecklades för att fungera i denna miljö: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Presentationsförberedelsessystem är avsedda för beredning av grafiskt och textmaterial som används för demonstrationsändamål vid presentationer, affärsförhandlingar, konferenser. Modern teknik för att förbereda presentationer kännetecknas av anslutningen av video- och ljudinformation till traditionell grafik och text, vilket gör det möjligt för oss att prata om implementeringen av hypermedieteknik.

Idag betraktas ovanstående program sällan isolerade från varandra. Alla ingår i de integrerade kontorssviterna. Förutom systemet för att förbereda textdokument innehåller paketet ett kalkylark, ett presentationsgrafikprogram och ett databashanteringssystem (DBMS), en personlig schemaläggare etc.

Exempelvis säljs inte WordPerfect-ordbehandlaren som en fristående produkt utan bara som en del av Corel Office Professional. Applikationsmarknaden domineras av tre företag: Microsoft, Corel och Lotus. Alla utvecklas enligt allmänna lagar. Först och främst är detta fullständig enande: ett gemensamt användargränssnitt och enhetliga metoder för att lösa vanliga uppgifter som filhantering, redigering, formatering, utskrift, arbete med e-post och sökning efter hjälpsystemstips och integration med det globala datornätverket .

Program för tillämpade komplex är utrustade med verktyg för kollektivt arbete: de har verktyg för att redigera och spara dokument av grundläggande typer i HTML-format för Internet.

Kontorssystem för att förbereda textdokument ger ett sätt att markera, spåra och redigera korrigeringar, vilket i hög grad förenklar processen att ta hänsyn till författarnas åsikter. Anteckningar finns tillgängliga för att kommentera ett dokument utan att ändra det. För att göra ändringar direkt i texten används korrigeringsinspelningsläget, vilket gör att du kan spåra var texten eller grafiken har lagts till, raderats eller flyttats. Samarbetsverktyg inkluderar versionsspårning och popup-fönster med författarnamn och ändringsdatum.

När en dator är ansluten till ett gemensamt nätverk kan du via e-post och en e-postlista ta med information till alla korrespondenter. Med leveransaviseringsverktyget, som är inbyggt i de flesta moderna e-postsystem, kan du styra tiden när informationen faktiskt mottogs och spåra när lämpliga åtgärder vidtogs.

Det är möjligt att begränsa cirkeln av personer som har tillgång till dokumentet och rättigheterna för var och en av dem att göra ändringar: dokumentet kan vara skrivskyddat, du kan förbjuda att spara dokumentet under något annat namn eller ändra dess stilar, eller omvänt kan användaren ges full åtkomsträtt.

Så den utökade upplagan av Microsoft Office XP, förutom Microsoft World-ordbehandlaren, innehåller:

• kalkylbladsprocessor - Excel;
• databashanteringssystem - Access;
• personlig schemaläggare - Outlook;
• presentationsverktyg - Power Point;
• e-postsystem - Outlook Express;
• verktyg för att skapa webbsidor - Första sidan;
• fotobehandlingsverktyg - Photo Editor.

Projektledningssystem är avsedda för planering och hantering av olika typer av resurser (material, teknisk, ekonomisk, personal, information) vid genomförande av komplexa forsknings-, design- och byggnadsarbeten.

Expertsystem och beslutsstödsystem är avsedda för implementering av teknik för informationsstöd för ledningens beslutsprocesser baserade på användning av ekonomisk och matematisk modellering och principerna för artificiell intelligens.

Intelligenta system för förbättring av design och hantering är utformade för att använda så kallade CASE-teknologier (Computer Aid System Engineering), med fokus på automatiserad utveckling av designlösningar för skapande och förbättring av organisatoriska ledningssystem.

Allt modernt kontorspaket och operativsystem är anpassade för att fungera i en nätverkskonfiguration, har informationsteknik ersatt automatiserade arbetsstationer.

Informationsteknologi är ett system med metoder och metoder för insamling, överföring, ackumulering, bearbetning, lagring, presentation och användning av information baserad på användning av tekniska medel.

Varje specifik informationsprocess kan implementeras med en separat teknik med hjälp av sin egen tekniska bas, hårdvaruhanteringssystem - för datorteknik, detta är programvaruverktyg - och organisatoriskt och metodiskt stöd - regler, instruktioner.

Men ledningsaktiviteter baseras på implementeringen av nästan alla listade typer av informationsteknik i enlighet med sekvensen och innehållet i de enskilda stadierna i beslutsprocessen. Därför är modern informationsteknik för ledningsaktiviteter baserad på integrerad användning av olika typer av informationsprocesser på grundval av ett enda tekniskt komplex, vars grund är datorteknik. I detta avseende är det inte helt korrekt att förstå modern eller ny informationsteknik endast som datorteknik.

För närvarande talar vi om en strukturell styrenhet för människa-maskin, som är optimerad i arbetsprocessen: dators kapacitet utökas på grund av struktureringen av de uppgifter som ska lösas av användaren och påfyllning av dess kunskapsbas, och användarens funktioner - på grund av automatiseringen av de uppgifter som tidigare var olämpliga att överföra till datorn av ekonomiska eller tekniska skäl.

Modern informationsteknik för kontor bygger på både personliga och företagsdatorer.

Personliga datorer är datorsystem, där alla resurser är helt inriktade på tillhandahållandet av en administrativ anställds arbetsplats Detta är den mest många klassen av datorutrustning, som inkluderar persondatorer IBM PC och kompatibel med dem, samt Macintosh-datorer från Apple.

Företagsdatorer är fleranvändarsystem som har en central enhet med hög datorkraft med betydande informationsresurser, till vilka ett stort antal arbetsplatser är anslutna med minimal utrustning: videoterminal, tangentbord, positioneringsenhet, utskriftsenhet.

Det moderna området att använda företagsdatorer är implementering av informationsteknik för att säkerställa ledningsaktiviteter i stora finansiella och industriella organisationer, organisering av olika informationssystembetjänar ett stort antal användare inom en funktion: utbyte och banksystem, boka och sälja biljetter för tillhandahållande av transporttjänster till befolkningen etc.

För närvarande är den rådande trenden att kombinera datorer och arbetsplatser i dator nätverk av olika skalor, vilket möjliggör integrering av resurser för den mest effektiva implementeringen av informationsteknik, eftersom persondatorer också kan användas som arbetsstationer anslutna till den centrala enheten i en företagsdator.

Den grundläggande skillnaden mellan datorinformation och befintlig teknik ligger inte bara i att automatisera processerna för att ändra form eller plats för information utan också att ändra dess innehåll.

Det finns två strategier för att utveckla implementeringen av modern informationsteknik i ledningsaktiviteter.

För det första anpassar sig informationsteknologin till organisationsstrukturen i sin nuvarande form och de befintliga arbetsmetoderna moderniseras:

arbetsplatser rationaliseras, funktioner fördelas om mellan tekniker och specialister till förmån för de senare.

funktionerna för att samla in och bearbeta information är optimerade - det fysiska flödet av dokument, med beslutsfunktionen - informationsflödet;

kommunikationsfrågor tilldelas fortfarande en sekundär roll.

För det andra moderniseras organisationsstrukturen så att informationstekniken har störst effekt:

huvudstrategin är den maximala utvecklingen av kommunikation och utvecklingen av nya organisationsförhållanden, tidigare ekonomiskt otillräckliga;

nya jobb införs, gamla positioner elimineras, en beräknad omfördelning av uppgifter utförs mellan nästan alla anställda i företaget.

nytt lagstiftnings- och metodstöd för att organisera dokumentationsstöd utvecklas, fortlöpande omskolning av anställda i arbetet med ny teknik genomförs.

produktiviteten i organisationsstrukturen ökar i takt med arkiven för elektroniska data omfördelas, volymen dokumentär information som cirkulerar genom kanalerna reduceras för att uppnå en balans mellan varje ledningsnivå och volymen av uppgifter som ska lösas.

Så den första strategin fokuserar på den befintliga strukturen och befintliga relationer i organisationen, medan graden av risk från implementeringen minimeras, kostnaderna är minimala och organisationsstrukturen inte rationaliseras; den andra - till den framtida strukturen, där systemet expanderar strikt i enlighet med informationsbehov, i de angivna parametrarna, men utan att ta hänsyn till den mänskliga faktorn. Hur som helst förändras metoden för användning av datorteknik: den blir grunden för att utrusta arbetsplatser. På grund av mångsidigheten hos den använda programvaran finns det en teknisk, metodologisk, organisatorisk integration av informationssystem och processer.

Skapandet och implementeringen av integrerade system för automatisering av dokumentationsstöd för ledningen strävar efter följande mål:

inom dokumenthantering:

• säkerställa en ökning av effektiviteten och kvaliteten på arbetet med dokument, effektivisering av arbetsflödet, säkerställande av kontroll av utförandet;
• skapa förutsättningar för övergången från traditionellt pappersarbetsflöde till elektronisk papperslös teknik;
• varelse nödvändiga förhållanden att öka andelen intellektuellt produktivt arbete i meningsfullt och semantiskt arbete med dokument och minska arbetskraftskostnaderna för rutinmässiga operationer;
• säkerställa förbättring av kvaliteten på dokument som skapas i organisationen;
• eliminering av duplicering av arbete med att mata in information om dokumentet i olika arbetsområden;

inom utförande kontroll:

• säkerställa automatiserad kontroll av överföring av dokument i organisationens avdelningar från det att de mottas eller skapas till slutförandet av avsändningen eller registreringen i ärendet, informera anställda och ledning i rätt tid om de mottagna och skapade dokumenten, vilket eliminerar förlusten av dokument;
• tillhandahållande av automatiserad proaktiv kontroll över snabb exekvering av dokument, order från de högsta organen för statlig makt och förvaltning, order och instruktioner från organisationens ledning, snabb mottagande av information om status för exekvering och plats för alla dokument;
• minskning av den tid som krävs för överföring och genomförande av dokument;

inom organisering av tillgång till information:

• tillhandahållande av central förvaring av texter av dokument som är utarbetade i elektronisk form och deras grafiska bilder, samt allt åtföljande material (registreringskort av dokument, resolutioner, åtföljande dokument) med möjlighet att organisera en logisk länkning av dokument relaterade till en fråga, och operativ sökning (samling) av dokument med en tematisk uppsättning attribut.

Införandet av ett system för automatisering av programvara för en förskoleutbildningsinstitution bör skapa en hårdvaru- och programvarubas för ett enda system som täcker alla divisioner i organisationen. Detta förutsätter att följande mål har uppnåtts:

• ett enhetligt förfarande för individuellt och gemensamt arbete med dokument i organisationens avdelningar;
• kombinera flöden av elektroniska dokument mellan avdelningar i organisationen;
• användning av ett system för indexering (numrering) av dokument som är gemensamma för alla organisationer, allmänna referensböcker-klassificerare (såsom en lista över organisationer, en nomenklatur för ärenden), en enda form av registrerings- och kontrollkort (RCC) för dokument, etc. .;
• säkerställa enande av ledningsdokumentation och minska antalet formulär och typer av enhetliga dokument.

För närvarande kännetecknas marknaden för mjukvarusystem inom kontorsautomation och arbetsflöde av följande funktioner:

1. Försäljningsföretag har inte en enda terminologi och många har inte en tydlig positionering av sina produkter.
2. Organisationer saknar ofta förståelse för vad ett visst system kan och inte kan, eftersom det är svårt att förstå informationen i reklambroschyrer: det finns lite teknisk information i sådana beskrivningar, och den som ges understryker inte alltid fördelarna med annonserad programvaruprodukt ....
3. Hos företagen finns ingen klar förståelse för vad som behöver göras när det gäller automatisering av ledningsdokumentation.

Mjukvarusystemen som implementerar den första versionen av strategin bryter inte rysk teknik, är inriktade på användning i statliga myndigheter och bevarar alla traditioner och standarder för kontorsarbete som antagits i en viss organisation. Uppgiften för sådana system är att ge stöd för pappersarbetsflöden, för att minska komplexiteten i rutinmässiga dokumentbehandlingsoperationer. Sådana system kan utvidga omfattningen av traditionella kontorsarbete och arbetsflödesprocesser avsevärt genom att bearbeta dokument på en persondator. System i denna riktning är ett slags "broar" för en gradvis övergång från papper till papperslösa dokument. Automationssystem för denna teknik inkluderar: "Business"; "1C: Enterprise", etc.

Huvuddraget med mjukvaruprodukter från västerländsk teknik är modellering av arbetsflödesprocesser och anpassning redan till dessa modeller av informationssystem. Utvecklingen i andan av denna strategi är inriktad på största möjliga användning av elektroniska dokument och medel för kollektivt arbete för användare, eliminering av mellanliggande länkar i arbetsflödet, utveckling av ny teknik för att arbeta med dokument. Rutorna för förflyttning av dokument inom organisationen, dess divisioner och anställda bildas av systemadministratören.

När systemet anpassas till specifika processer i organisationen installeras endast nödvändiga funktionella komponenter på de anställdas persondatorer, vilket gör att de kan lösa ett visst antal uppgifter i enlighet med varje anställds roll i organisationens arbetsflöde.

System av denna riktning inkluderar:

russifierade versioner av populära västerländska system:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

mjukvarulösningar skapade av ryska företag baserat på västerländska system:

office Media-system (Lotus Notes);

komplex av program "Kontorsarbete" (Lotus Notes);

system "Cinderella-Cabinet" (Lotus Notes);

lösningar från företaget Vest JSC (DocsOpen);

optima-system (MS Exchange, MS SQL);

egen utveckling av ryska företag: LanDocs-system; Effektkontor; KADO; "Document2000"; "Krona"; sökmotor "Eufrat".

Systemet "Delo" från CJSC "Electronic Office Systems" är avsett för automatisering av kontorsarbete, baserat på traditionell inhemsk teknik och dokumentationsstöd för ledningsaktiviteter för statliga organisationer.

Delo-systemet erbjuder följande funktioner:

• spåra alla stadier av kontorsarbete och resultaten av arbetet med de viktigaste funktionella processerna i organisationer och institutioner;
• enhetlig registrering av all inkommande korrespondens, inklusive brev och överklaganden från medborgarna, genom att skapa ett registreringskort, där information om dokumentet matas in, med efterföljande sändning av korrespondens för övervägande till lednings- och strukturavdelningarna. Både de handlingar som tas emot från utsidan och de dokument som skapats inom avdelningarna registreras. Dessa inkluderar inkommande, utgående dokument, medborgarnas överklaganden;
• skriva in resolutioner, inklusive upprepade, och utse artister för dem;
• skicka resolutioner och dokument till arbetsplatserna för verkställande användare;
• skicka rapporter om artister på dokumentet till ansvariga artister och (eller) författare till resolutioner;
• registrering av dokumentrörelse (arbetsflöde) inom organisationen, inklusive flyttning av pappersoriginal och papperskopior av dokument och relevanta resolutioner, exekveringsrapporter, godkännande (godkännande) av dokument;
• kontroll över snabb utförande av order, ansökningar från institutioner, organisationer, resolutioner och instruktioner från ledningen; kontrollera korrekthet och aktualitet i utförande av dokument;
• kombinera och gruppera dokument som är registrerade i kontorsarbetssystemet enligt olika kriterier;
• genomföra en sökning med en uppsättning detaljer av registreringskort och upplösningar för att implementera funktionerna för kontroll över utförande av dokument, genomföra referens- och analysarbete;
• mata in information om att skicka utgående dokument till adressater med skapandet av register för att skicka dokument;
• ta emot informationsmaterial, sammanfattningar, rapporter att tillhandahålla ledningen;
• mottagning och utskrift av statistisk information och rapporter samt registreringskort för att säkerställa kompatibilitet med den traditionella tekniken för kontorsarbete;
• lagring av elektroniska bilder av dokument;
• avskriva handlingar till ärendet i enlighet med nomenklaturen för fall som antagits i organisationen och vid behov extrahera dem från ärendet,
• loggning av användarens arbete med systemet, inklusive arbete med registreringskort och upplösningar.

BOSS-referenssystem IT-företaget utvecklas på grundval av Lotus Notes-produkt från Lotus Development Corporation, som är ett verktyg för att utforma system för stöd för grupparbete och kan betraktas som standard inom detta område. Lotus Notes-miljö och applikationer som skapats på grundval av det uppfyller de grundläggande kraven för ett enhetligt dokumenthanteringssystem för stora organisationer, och särskilt följande:

bokföring av alla typer av dokument... I databaser kan du lagra information av nästan vilken typ som helst och organisera på internt sätt redovisning och kontroll av dokumentöverföring. Systemet tillhandahåller konstruktion av olika former för registrering av dokument, inklusive både formella detaljer och innehållet i själva dokumenten. Vid behov kan det faktiska innehållet i dokumentet lagras i en separat databas, inklusive som en bild av ett skannat pappersdokument;

unikt i rummet... Systemet har förmågan att tilldela unika nummer till dokument, inklusive i ett distribuerat datornätverk;

stöd för att arbeta med dokumenttext... Det är möjligt att inkludera i dokument filer som är förberedda i andra ordbehandlare (Microsoft Word, Word Pro, etc.) som stöder mekanismen för att bädda in och länka objekt, liksom i kalkylblad och grafikpaket. Anteckningar inkluderar sökfunktioner i fulltext och en kraftfull mönsterfrågenerator;

dokumentanslutning... Ett Notes-dokument kan innehålla ett obegränsat antal länkar till andra Notes-dokument, inklusive de som lagras i andra databaser;

överensstämmelse med andra delsystem. Notes-systemet, tillsammans med dess förlängningsverktyg, ger möjlighet att integreras med andra informationsundersystem, särskilt post, samt med system som arbetar med relationsdatabaser;

distribuerat arbetsflöde... Notes är ett system som skalas mycket, från en enda persondator till system med dussintals servrar, som var och en kan anslutas till flera hundra användare. Varje server kan vara värd för flera databaser. Den information som krävs distribueras mellan dessa baser och den information som krävs för alla användare synkroniseras periodiskt.

Åtkomstbegränsning... Dataskydd implementeras på alla nivåer: server, databas, formulär, dokument, dokumentavsnitt och ett separat fält. När du skapar en kommunikationssession måste användaren vara autentiserad. Stöder elektronisk signatur och datakryptering.

Valet av ett specifikt paket mjukvaruprodukter (system) för mer eller mindre fullständig automatisering av dokumentationsstöd för hantering och deras installation är för närvarande inte reglerat. Baserat på sina materiella, ekonomiska och andra funktioner förvärvar varje organisation dem på marknaden för kontorsprogramvaruprodukter och tjänster. Utan en seriös studie och bekant med den nuvarande modellen, på grundval av reklambeskrivningar, är fördelarna och nackdelarna med vart och ett av de listade systemen inom organisering av dokumentationsstöd för ledning svåra att ta reda på.

För en specifik organisation är inte hela uppsättningen konsumentegenskaper hos system ofta viktiga, men bara några av dem. Närvaron eller frånvaron av den nödvändiga egenskapen kan bli huvudkriteriet när man väljer ett system. Å andra sidan arbetar utvecklarna av alla system ständigt med att förbättra dem, och var och en av dem kan innehålla vissa funktioner som saknades i tidigare versioner.

Resultaten av att jämföra olika programvaruprodukter för automatisering av hanteringsdokumentation är relativa och kan inte indikera de absoluta fördelarna och nackdelarna med ett visst system. Därför bör du göra när du väljer ett automatiseringssystem:

• bedömning av de annonserade systemen i termer av deras lämplighet för att automatisera arbetsflöden i en viss organisation, samt det önskade djupet av omorganisation av befintliga förskolepedagogiska processer
• bedömning av grundläggande informationsteknik som används i programvaruprodukter, med beaktande av utsikterna för deras användning, samt prognoser för den allmänna utvecklingen av automatiseringsteknik för förskoleinstitutioner inom en snar framtid;
• noggrann undersökning och verifiering av arbetsflödesautomatiseringssystemets funktioner för att säkerställa arbete inom ramen för det nuvarande regelverket: ge rättslig kraft till dokument, bevara registreringsdatabaser under lagringsperioderna för själva dokumenten, leverera i tid till en pålitlig dokumentbärare med långa och permanenta lagringsperioder etc.

Introduktion

Under senare år har rollen som ledningsinformationsstöd ökat flera gånger. Under den moderna världens förhållanden, dess sociala och ekonomiska utveckling, bör det noteras den ökande betydelsen av informationsstöd för hanteringsprocessen, som inkluderar insamling av information, lagring, bearbetning, överföring och arkivering för att informera och effektiva ledningsbeslut.

För att fatta effektiva ledningsbeslut under moderna förutsättningar för utveckling och tillväxt av en marknadsekonomi kräver en organisation ett integrerat och sammanhängande automatiserat dokumentationssystem.

Informationsprocesser (insamling, bearbetning och överföring av information) har alltid spelat en viktig roll i vetenskap, teknik och samhälle. Under utvecklingen av mänskligheten finns en stadig tendens mot automatisering av dessa processer, även om deras inre innehåll väsentligen har förblivit oförändrat.

Information finns inte av sig själv utan den manifesterar sig i informationsprocesser. En person lever i informationsvärlden och deltar under hela sitt liv i alla slags informationsprocesser.

De viktigaste informationsprocesserna är: sökning, insamling, lagring, överföring, bearbetning, användning och skydd av information.

Åtgärder som utförs med information kallas informationsprocesser.

Processerna i samband med mottagning, lagring, bearbetning och överföring av information kallas informativ.

Informationsprocessen är en uppsättning sekventiella åtgärder (operationer) som utförs på information (i form av data, information, fakta, idéer, hypoteser, teorier och andra) för att uppnå några resultat.

Information manifesterar sig exakt i informationsprocesser som alltid äger rum i alla system (sociala, sociotekniska, biologiska och andra).

Informationsprocesser som utförs av viss informationsteknik utgör grunden för mänsklig informationsverksamhet. Datorn är universell enhet för automatiserat genomförande av informationsprocesser.

Syftet med detta arbete är att analysera och beakta automatiserade informationssystem inom kontorsarbete, att ta isär begreppet "informationssystem" och analysera dem när de införs i automatiska system.

För att uppnå målet är det nödvändigt att ta isär följande uppgifter: identifiera och bestämma förskolans huvuduppgifter, ta isär kontorsautomations- och elektroniska dokumenthanteringssystem, överväg principerna för att skapa informationsstöd vid implementering av automatiserade system.

Samtidigt är syftet med detta arbete automatiserade kontorsarbetssystem.

1. Grundläggande begrepp i kontorsarbete och teoretiska aspekter av AU

1.1 Grundläggande begrepp för en förskoleutbildningsinstitution

För att avslöja ämnet "automatiserat kontorsarbete" är det nödvändigt att införa den grundläggande terminologin för denna aspekt. Börja med att definiera dokumentet. Begreppet "dokument" kom till oss från det latinska språket från ordet "documentum", vilket i sin tur betyder "bevis", "bevis". Ursprungligen introducerades denna term vid tiden för Peter den store och hade betydelsen av "skriftligt vittnesbörd". Strax därefter kom termer som "affärspapper", "officiellt dokument" och "handling" i bruk. Dessa termer betonade vikten av dokumentfunktioner i ledningssystemet. Federal Law No. 77-FZ "Om obligatorisk kopia av dokument" ger följande definition till ett dokument - "Ett dokument är ett materialmedium med information fixad på det i vilken form som helst i form av text, ljudinspelning, bilder och ( eller) deras kombination, som har förutsättningar som gör det möjligt att identifiera den, och som är avsedd att sändas i tid och utrymme för allmän användning och lagring. "

Av denna definition följer att begreppet "dokument" är oupplösligt kopplat till begreppet "information". Den federala lagen "Information och skydd av information" daterad 20 februari 1995 ger följande definition av begreppet "dokumentär information" - detta är information som registreras på en materialbärare med detaljer som gör det möjligt att identifiera den. Senare redigerades och utfärdades denna lag. I enlighet med definitionen i federal lag nr 149 - FZ "Om information, informationsteknik och informationskydd" är "information" information (meddelanden, data) oavsett formen för deras presentation. "

I sin tur är dokumenterad information information som registreras på ett materiellt medium genom att dokumentera information med nödvändigheter som gör det möjligt för en att bestämma sådan information eller, i fall som fastställs genom lag, dess materiella medium.

Vid organisationen av alla verksamhetsområden fungerar dokumentet som ett sätt att hantera aktiviteter i alla strukturella divisioner. Inom detta verksamhetsområde bör man säga "officiellt dokument", inte "dokument". Ett officiellt dokument är ett dokument som har rätt att användas i en organisation, skapad av en juridisk enhet eller en individ, upprättad och certifierad på föreskrivet sätt.

Verksamhetsområdet som tillhandahåller dokumentation och organisering av arbetet med officiella dokument kallas Office of Documentation Support.

Förskolans utbildningsinstitution hanterar hela utbudet av arbete med att skapa, exekvera dokument, liksom deras genomförande och kontroll av tidsfristerna. Detta komplex inkluderar också arbete med registrering av dokument, bildande av ärenden från redan exekverade dokument, lagring och användning av aktuella ärenden, förberedelse av dem för överföring till arkivet.

Dessa funktioner utförs av en speciell tjänst som fungerar som en oberoende strukturell enhet. Samtidigt kan det kallas på olika sätt: Kontorsavdelningen, Allmänna avdelningen, kansleravdelningen, sekretariatet eller avdelningen för ärendehantering.

På företag med ett snävt aktivitetsfokus finns det en ganska liten mängd dokumentation, så skapandet av en separat avdelning är opraktiskt. I sådana fall utför sekreteraren för organisationschefen eller en anställd som är speciellt anställd för detta arbete allt arbete med att upprätthålla dokumentflödet i företaget.

Företagets effektivitet, liksom kvaliteten och snabbheten i att fatta ledningsbeslut, beror på det skickligt genomtänkta, organiserade och välorganiserade kontorsarbetet på företaget. Således kan vi säga att tillhandahållandet av ledningsaktiviteter med dokument från företaget är den viktigaste funktionen för ledningen i alla företag.

Ändå bör det noteras att varje företag är unikt, har sin egen personliga organisationsform och därför är det nödvändigt att välja formen för förskoleutbildningen i enlighet med företagets regeringsform. Därefter registreras regleringen av den valda arbetsformen med dokument i instruktionerna för företagets kontorsarbete.

Arbetet med officiella dokument organiseras för närvarande av GOST R 51141-98 “Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner". Förutom termen "kontorsarbete" finns det också en term " dokumentationsstöd ledning ", som mest avslöjar informationen och den tekniska komponenten i den moderna organisationen av kontorsarbete.

Enligt den statliga standarden är dokumentation fixering av information på olika media enligt fastställda regler. Dokumentation är en uppsättning operationer för skapande av dokument, förberedelse, utarbetande, godkännande, registrering och produktion.

Förskolans serviceprocess består av flera steg:

)skapande och utförande av dokument;

)mottagning och överföring av dokument;

)organisering av förflyttning av dokument inom organisationen;

)registrering och kontroll av utförande;

)informations- och referensarbete;

)lagring av dokument.

Dessa aktiviteter utförs för att utföra följande uppgifter:

)förbättring av former och arbetssätt med dokumentation;

)säkerställa ett enhetligt förfarande för dokumentation,

)organisering av arbete med dokument;

)byggnadsinformationssökningssystem;

)kontroll över utförande och beredning av dokument för överföring till arkivet i enlighet med tillämpliga standarder;

)minskning av dokumentcirkulationen;

)enande av dokumentformulär;

)utveckling och implementering av reglerings- och metoddokument för att förbättra dokumentationen för ledningen i strukturen;

)introduktion av den senaste informationsteknologin i arbetet med dokument.

För en djupare övervägande av funktionerna och uppgifterna i Management Documentation och för att förstå vad exakt den ovan nämnda tjänsten gör är det nödvändigt att fokusera på det faktum att i den moderna världen är allt arbete med managementdokument baserat på dator- och informationsteknik. Förskolans utbildningsinstitutioners funktioner är inte bara organisationen av ett effektivt arbetsflöde, redovisning av dokumentation, samt övervakning av genomförandet av alla dokument inom ett företag och inställning av uppgifter i utvecklingen av automatiserade informationssystem för att arbeta med dokumentation. Samtidigt är det nödvändigt att tillhandahålla ett läge för åtkomst till information, liksom dess skydd mot obehörig åtkomst för att förbättra arbetet med dokumentation inom och utanför företaget.

Alla dessa uppgifter är dock opraktiska om informationen som används vid skapandet av dokument inte är fullständig, objektiv, korrekt, värdefull, tillförlitlig och tillhandahållen i rätt tid.

1.2 Ledningsdokumentationstjänstens huvuduppgifter

Under moderna förhållanden, när arbetet med ledningsdokumentation i många institutioner bygger på datorteknik, är förskolans utbildningsinstitutions funktioner inte bara begränsade till organisationen av institutionens dokumentflöde, redovisning av dokument och övervakning av deras genomförande. DOE-tjänsten är direkt inblandad i att sätta upp uppgifter i utvecklingen av automatiserade informationssystem för att arbeta med dokument, ge tillgång till information, förbättra arbetet med dokument.

Således löser förskolan tre huvuduppgifter:

) tillhandahålla dokumentation av ledningsaktiviteter,

) organisering av arbete med dokument i institutionen;

) förbättring av former och metoder för att arbeta med dokument.

Uppgifterna för DOE-tjänsten bestämmer dess funktioner.

1. Uppgifterna för att säkerställa dokumentation av ledningsaktiviteter kan lösas genom att utföra följande funktioner:

Utveckling och utformning av formulär som säkerställer deras produktion;

säkerställa produktion av dokument, kopiering och replikering;

kvalitetskontroll av beredning och utförande av dokument, efterlevnad av det fastställda godkännandeförfarandet och certifiering av dokument.

2. Uppgifterna för att organisera arbetet med dokument i en institution löses genom att utföra följande funktioner:

Inrättande av ett enhetligt förfarande för överföring av dokument (institutionens dokumentflöde);

vidarebefordran av behandling av inkommande och utgående dokument;

registrering och redovisning av inkommande, utgående och interna dokument;

kontroll över utförande av dokument;

systematisering av dokument, se till att de lagras och används; organisering av arbetet med medborgarnas överklaganden.

säkerställa skyddet av information.

3. Uppgifterna för att förbättra formulär och metoder för att arbeta med dokument inkluderar följande funktioner:

Utveckling och bearbetning av reglerande, lärorika, metodologiska dokument och föra dem till organisationens anställda;

metodisk vägledning och kontroll över efterlevnad av de fastställda reglerna för att arbeta med dokument i organisationens strukturella enheter;

avancerad utbildning av anställda i organisationen och deras råd om att arbeta med dokument;

effektivisering av organisationens dokumentation, arbete med att förena dokument, utveckling av tidrapporten och albumet med dokumentformulär som används i organisationens aktiviteter;

utveckling och implementering av nya former och metoder för att arbeta med dokument, förbättra organisationens arbetsflöde, öka ledningens disciplin;

ställa in uppgifter för utveckling och förbättring av automatiserade informationssystem och databaser för att arbeta med dokument.

Baserat på ovanstående punkter ser vi att utan att implementera elektronisk dokumenthantering kan en anställd inte utföra alla operationer på egen hand.

1.3 Modern teknik implementering av elektroniska dokumenthanteringssystem

Ledningssystemet kräver organisering och underhåll av ett effektivt arbetsflöde, vilket bör presenteras som en formaliserad affärsprocess. I detta fall är alla dokument (elektroniska eller papper) det viktigaste verktyget för att formalisera affärsinteraktion mellan affärsenheter och organisera externa relationer.

Den stadiga trenden med en betydande ökning av den mängd information som krävs för att fatta beslut om ledningen leder till att det är nödvändigt att ta emot, bearbeta och lagra dokument i mycket större kvantiteter än tidigare. Traditionella metoder för att arbeta med dokument blir samtidigt ineffektiva.

Analysen av affärsprocesser visade att cirka 15% av dokumenten går förlorade under arbetet, och deras sökning tar upp till 30% av arbetstiden för de anställda som ansvarar för behandlingen av dokument. Samtidigt kan den återvinningsbara förlusten av till och med en del av informationen leda till betydande förluster.

För att organisera kollektivt arbete med ett standardpappersdokument är det nödvändigt att kopiera det många gånger, leverera det till olika strukturella avdelningar, hålla speciella möten, godkännanden, vilket tar oerhört mycket tid.

Ett annat problem är relaterat till den långa söktiden för den information som krävs på begäran. När du arbetar med elektroniska dokument är söktiden för ett dokument och följaktligen svarstiden på en begäran mycket mindre.

Enligt expertuppskattningar bidrar ersättning av pappersdokument med elektroniska dokument till en ökning av anställdas produktivitet med 25-50%, och behandlingstiden för ett dokument minskas med mer än 75%. Klassiskt stöds ett företag som en affärsprocess av automatiseringssystemet med endast 10-20%. Dessa är i regel bara de uppgifter som kan vara tydligt formaliserad och strukturerad information. Själva processen med formulering och formalisering stöds inte av traditionell automatisering.

1.4 Kontorsautomatiseringssystem och elektroniska dokumenthanteringssystem

Efter att ha bestämt önskad automatiseringsnivå väljer organisationen ett system som skulle tillgodose organisationens automatiseringsbehov.

Ett automatiseringssystem förstås som varje automatiserat system som är utformat för att lösa kontorsarbetsproblem, oavsett automatiseringsobjektet, oavsett om det är ett regeringsorgan, en kommersiell bank, ett handelsföretag eller någon annan organisation. Det är viktigt för denna organisation att bedriva kontorsarbete och att det bedrivs i enlighet med kraven i rysk lagstiftning, vilket gör det möjligt att helt klart beskriva de olika uppgifter som ska lösas8.

Att välja ett automatiseringssystem för att arbeta med dokument övervägs som regel ett av två alternativ:

kontorsautomation;

automatisering av dokumentcirkulation.

Kontorsautomationssystem löser huvudsakligen problemen med redovisning (registrering) av inkommande, utgående, interna och organisatoriska och administrativa dokument, redovisar utfärdade resolutioner och får information om deras genomförande. Systemdatabaserna kan inte bara lagra information om dokument i form av så kallade. "Registrerings- och kontrollkort", men också deras innehåll i form av texter, filer eller bilder. Kontorsautomationssystem gör att du kan övervaka exekveringen av dokument och varje upplösning eller beställning, lagra data om ärenden som dokumenten är relaterade till. Snabbsökning nödvändiga dokument för ett visst kriterium eller deras uppsättning är ett integrerat attribut för sådana system.

Idag finns det tre huvudsakliga sätt att implementera ett automatiseringssystem för dokumenthantering:

utveckling av ett originellt automatiseringssystem;

installation av ett typiskt automatiseringssystem;

ställa in automatiseringsverktyg.

Helst bör systemet stödja både pappers- och elektroniskt dokumentflöde samt organisationens affärsprocesser. I praktiken är detta svårt att uppnå.

En viktig faktor som måste tas i beaktande är möjligheten att skala programmet, det vill säga möjligheten att öka antalet arbetsstationer (datorer) över tiden, på vilket arbete med programmet sker och öka antalet dokument som lagras i systemet.

En annan punkt att vara uppmärksam på är förmågan att arbeta med dokument i flera år. I vissa program flyttas varje år dokument för det gångna året till arkivet och en ny databas med dokument för innevarande år skapas. Å ena sidan förenklar det arbetet och minskar belastningen på systemet. Men å andra sidan kan det betydligt komplicera kontrollen av utförande och sökning i dokumenten från det senaste året. Detta märks särskilt i början av året, då det ofta förekommer referenser till dokument för 2-3 månader sedan, som redan har flyttats till arkivet.

Därför är det viktigt att programmet gör att du enkelt kan söka efter dokument under de senaste åren.

Programmet måste vara tillgängligt så att användaren själv kan göra vissa systeminställningar (till exempel ordböcker, referensböcker, typiska rutter etc.) utan att behöva tillgripa administratörens tjänster igen. Administratören bör endast utföra funktioner för att säkerställa informationens säkerhet, kontrollera användarnas rättigheter och handlingar.

Trots att alla de viktigaste traditionella funktionerna för kontorsarbete i automatiska system bevaras möjliggör naturligtvis automatisering mer effektivt än traditionell ("manuell") teknik för att organisera arbete med dokument och använda dator nätverk på ett nytt sätt för att lösa många typiska uppgifter för kontorsarbete, vilket förenklar och påskyndar processen för förflyttning av dokument i organisationen.

I allmänhet kan ett automatiserat informationsstödsystem innehålla följande block:

.ett automatiserat system för vetenskaplig och teknisk information (STI) vars uppgifter är att identifiera, redovisa, välja och presentera alla dokument, sammanfattningar eller adresser i rätt tid till användare som motsvarar organisationens inriktning och önskemål från chefer och specialister.

Bland systemets prioriterade uppgifter är det nödvändigt att markera:

)redovisning av inkommande STI-källor (böcker, broschyrer, vetenskapliga tidskrifter, artiklar, vetenskapliga och tekniska rapporter etc.);

)automatisk redovisning av prenumerationstjänster till användare, inklusive registrering av utfärdande och retur av NTI-källor;

)sammanställning och underhåll av olika index, bulletiner;

)informera ledningsanställda om aktuell vetenskaplig, teknisk, ekonomisk, etc. prestationer i enlighet med deras informationsbehov på konstanta eller engångsförfrågningar (i läget för selektiv spridning av information och retrospektiv sökning);

) Sök och utfärdande av vetenskaplig och teknisk information som motsvarar det problem som löses i olika skeden av beslutsprocessen.

.automatiserade regleringssystemet. och juridisk information. Denna typ av information fungerar som grundläggande beslutsfattare, inklusive på grundval av den rättsliga giltigheten av beslutet. Den begränsade kapaciteten hos ledningspersonal vid manuell bearbetning av stora volymer av denna information leder till otillräcklig medvetenhet hos chefer om gällande standarder. Ett av sätten att förbättra tillhandahållandet av juridisk information är automatisering.

.ett automatiserat dokumentationssystem med organisatorisk och administrativ information;

.automatiserat faktainformations- och referenssystem.

Var och en av de listade delsystemen spelar en tydlig roll i beslutsprocessen. Det faktografiska systemet används för att erhålla och behandla specifik information om tillståndet och dynamiken för ett hanterat objekt. Det automatiska systemet för vetenskaplig och teknisk information ger chefer och specialister nödvändiga vetenskapliga och teknisk information, utan vilket det är omöjligt att motivera beslutet. Ett automatiserat system med reglerande och juridisk information krävs för att ge juridiskt stöd för fattade beslut. Den centrala platsen i förhållande till andra delsystem upptas av ett automatiserat system för organisatorisk och administrativ information (ORI), som fungerar som en kanal för operativ kommunikation mellan styr- och styrsystemen och speglar hela cykeln för att fatta ett ledningsbeslut från diagnos av en problem att välja och implementera ett alternativ. Således är ORI-systemet inte bara ett informationshämtningssystem utan det deltar aktivt i och påverkar hanteringsprocessen. Dess huvuduppgifter är att skapa optimala förutsättningar för att organisera systemet och hanteringsprocesserna, genomföra beslutsfattande i rätt tid och kommunicera dem till specifika artister, vilket säkerställer snabb kontroll över tidpunkten, kvaliteten och volymen för beslutsimplementeringen på alla ledningsnivåer.

2. Informationssystem vid implementering av automatiserade system för dokumenthantering

1 Grundläggande principer för utveckling av ett informationsstödsystem vid implementering av automatiserade system

elektronisk dokumenthantering automatisering

Erfarenheten av att designa inhemska och utländska managementinformationssystem (MIS) visar att viktig faktorsom avgör deras effektivitet är implementeringen av ett systematiskt tillvägagångssätt för att lösa problem med informationsstöd. Ett systematiskt tillvägagångssätt innebär en omfattande övervägande och lösning av ekonomiska, tekniska, psykologiska, tekniska och sociala problem. Det låter dig komma nära problemet med att skapa ett integrerat styrsystem som kombinerar horisontell integration (samordning av all information som behövs för beslutsfattande, cirkulerar på en viss hierarkisk nivå) med vertikal integration. Integrationsprincipen implementeras mest i automatiserade system, som vi kommer att betrakta som ett designobjekt i detta kapitel.

En ganska omfattande erfarenhet av driften av automatiska styrsystem gör det möjligt för oss att formulera de grundläggande principerna för deras skapande. Dessa principer kan grovt delas in i tre grupper:

) förvaltning;

) teknisk

)organisatoriska.

Den första gruppen inkluderar principerna om konsistens, komplexitet, effektivitet hos de system som skapas och principen för nya uppgifter.

Principen om konsistens kräver att utformningen av informationssystemet baseras på en preliminär systemanalys av kontrollobjektet och styrsystemet som helhet. Systemanalys innebär att man bestämmer systemets mål, bygger en formaliserad modell för objektets funktion.

Principen om komplexitet antar sammankoppling av allt arbete som utförs i produktion, ledning, inklusive automatiseringsarbete. Effektiviteten av automatisering uppnås endast med en enhetlig planering av hela komplexet av åtgärder som syftar till att intensifiera produktionen med hjälp av en enda metodisk ram. Dessutom, som praxis har visat, är system som automatiserar inte bara en funktion eller uppgift utan deras sammankopplade komplex, mer effektiva. Principen om komplexitet har realistiskt förkroppsligats i övergången från skapandet av lokala system till skapandet av integrerade automatiserade system.

En av de viktigaste bestämmelserna i utvecklingen av något automatiserat system är princip för automatiseringseffektivitet... Systemens effektivitet är främst förknippat med korrekt val av utbudet av automatiserade funktioner, tekniker och uppgifter. Ofta finns det system vars effektivitet antingen är otillräcklig eller negativ.

Som kriterium för bedömning av effektivitet för de flesta system används indikatorer för ekonomisk effektivitet. Prestationskriterier kan också vara: minskad servicetid, ökad medvetenhet om användaren och ett antal andra indikatorer.

Principen för nya utmaningar antar att det system som utvecklas inte bara kommer att ge en lösning på traditionella problem utan också tillåta användning av ny teknik, vilket innebär att nya möjligheter kommer att visas i informationsstödet för ledningsbeslut. Att bara utföra lokala redovisnings- och rapporteringsuppgifter inom ramen för ett automatiserat system visar sig vara ineffektivt.

Den andra gruppen av designprinciper inkluderar tekniska principer, vars iakttagande är absolut nödvändigt:

)komplex användning av datorteknik och programvara;

)skapa en enhetlig informationsbas system;

)organisation av direkt kommunikation mellan användaren och systemet.

Komplexiteten i användningen av hårdvara och mjukvara blir allt viktigare när datorteknikens omfattning utvidgas.

Eftersom skapandet av ett integrerat informationssystem är en mycket komplex och tidskrävande process kräver genomförandet av det relevanta arbetet samordning av alla specialiserade utvecklares aktiviteter, vilket uppnås genom att utse en ledande specialist inom informationsstöd. Sådana positioner har redan införts i ett antal företag. De viktigaste funktionerna för en informationsstödspecialist är:

.organisering av arbetet med design, underhåll och utveckling av den integrerade databasen; studera informationsbehov inom organisationen; generalisering av erfarenhet av att skapa effektiva informationsstödsystem;

.förbättring och implementering av klassificerare och kodifierare;

.organisering av arbete som syftar till att skapa system för integrering av heterogena databaser och förbättra system för hantering av distribuerade databaser;

.säkerställa att informationsstödsystem fungerar pålitligt.

Chefen för informationssupport (IS) hanterar informationssupporttjänstens arbete, som utför, i enlighet med planen, utveckling, implementering och drift av ledningsinformationssystemet. Som en del av tjänsten är det lämpligt att separera grupper för att arbeta med intern och extern information. Koordinering av dessa gruppers arbete samt att säkerställa interaktion mellan informationssupporttjänsten och andra tjänster inom organisationen är en av de viktigaste funktionerna hos chefsspecialisten.

Det finns två sätt att utforma automatiserade styrsystem (ACS):

)deduktiv (från en allmän uppgift till en viss ledningsuppgift);

)induktiv (från specifika funktioner till ett allmänt kontrollproblem).

Erfarenheten visar att det mest lovande verkar vara kombinationen av dessa två tillvägagångssätt och deras underordning till ett enda mål. Allmänt system informationsstödsdesign kan presenteras i följande ordning:

Analys av beslutsfattandet... Processen börjar med att identifiera alla typer av beslut som kräver information. Behovet på varje nivå och funktionsområde måste beaktas.

Analys av informationsförfrågningar, d.v.s. det är nödvändigt att avgöra vilken typ av information som krävs för varje beslut.

Aggregerande lösningar... Om ett specifikt informationssystem krävs för att fatta alla beslut skulle UIS vara hopplöst komplicerat. Lösningar som kräver samma information måste grupperas i en hanteringsuppgift. Med andra ord måste AIS samordnas och integreras med organisationsstrukturen.

Informationsbehandling design... I detta skede utvecklas ett riktigt system för insamling, överföring, lagring och modifiering av information.

Den sista etappen är skapande och implementering av systemetvars syfte är att utvärdera den information som utfärdats av UIS och att känna igen fel. Dessutom är det nödvändigt att erkänna att det designade systemet kommer att ha många brister, och därför är det nödvändigt att skapa procedurer för att identifiera dem och korrigera systemet. Således måste systemet utformas för att vara flexibelt.

En utbredd och effektiv forskningsteknik vid genomförandet av arbetet med utformningen av UIS är analysen av beslut som fattas i varje länk, på varje nivå, av varje chef. Analysen av de beslut som fattas gör det möjligt att presentera hela komplexet av uppgifter som ledningen står inför, för att bestämma vilka uppgifter vars lösning är obligatorisk för denna nivå eller en ledare och ge dem informationsstöd, motivera effektiva metoder för att lösa dem. Utvecklingen av metoder bör fokuseras på maximal användning av vetenskapliga prestationer, inklusive matematiska modeller.

UIS visas inte direkt. Det tar 3-5 år för ett företag att implementera ett sådant integrerat automatiserat system. Följaktligen finns det alltid en del av långsiktig planering i utvecklingen av AIS. Denna avhandling gäller också för organisering av informationsstöd i traditionell form.

Erfarenhet av design och utveckling av ACS på 1970-80-talet. hittade reflektion i GOST, som presenterar de viktigaste rekommendationerna och kraven som har klarat tidens test.

I enlighet med GOST 20914-75 kan följande steg i ACS-design särskiljas:

.fördesignstadium;

.designstadium;

Genomförande.

Fördesignfasen innefattar inspektion och utveckling av tekniska specifikationer för det automatiska styrsystemet. De viktigaste resultaten av detta steg är beskrivningen av informationssystemets mål och mål; utveckling av allmänna krav för dess skapande, utveckling av ett kartläggningsprogram, inom vilket ramar följande studeras och förfinas: informationshanteringsmodell; organisationens struktur och funktioner, en lista över uppgifter som ska automatiseras; preliminär sammansättning av tekniska medel; tekniska och ekonomiska egenskaper hos informationsstödsystemet.

Designfasen är förknippad med utvecklingen av tekniska och arbetsprojekt. Utvecklingen av ett tekniskt uppdrag inkluderar en kartläggning av en befintlig anläggning (organisation eller indelning) och dess styrsystem eller närmaste anläggning (analog till en ny anläggning). För att lösa problemen med informationsstöd, informationsflöden, klassificerings- och kodningssystem analyseras former av dokumentation och även DBMS, strukturerna för befintliga databaser och metoder för deras integration undersöks. Resultaten av dessa arbeten ingår i de ursprungliga tekniska kraven och upprättas i enlighet med GOST 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, med beaktande av GOST 24.202-80 och 24.205-80.

När man utvecklar ett tekniskt projekt är det nödvändigt att i detalj granska analysen av all information som används när det gäller dess fullständighet, konsistens, brist på redundans och duplicering samt på utvecklingen av former för utdata. Resultaten av en sådan studie dokumenteras i dokumentet "Beskrivning av informationsstöd", som specificerar kraven för organisationen av IO. Teknisk dokumentation måste uppfylla kraven i GOST 24.101-80, med hänsyn till GOST 24.205-80. I enlighet med metodologiska material är det tillåtet att formalisera arbetet i detta steg i form av ett separat avsnitt av det tekniska projektet, vars utveckling får slutföras i termer som skiljer sig från de fastställda tidsfristerna för inlämning av design och uppskattad dokumentation, men senast i början av steget "Ibruktagande".

Vid den detaljerade designskedet är ett av huvudstegen utvecklingen av arbetsdokumentation för informationsstöd för IS, vars syfte är att skapa nödvändig programvara, förbereda referens- och produktionsinformation på maskinmedia för den första nedladdningen av informationen bas, samt släpp nödvändig arbetsdokumentation inklusive instruktioner för användare och användarinstruktioner. I samma skede är det lämpligt att utveckla och godkänna en förordning om databasadministratören. Dokumentationens sammansättning bör innehålla: teknisk utformning av informationssystemet; beskrivning av organisationen av informationsbasen; beskrivning av klassificerings- och kodningssystem; lista över initialdata; lista över utdata beskrivning av lokala databaser; former av utdata.

UIS-genomförandesteget inkluderar genomförandet av de viktigaste genomförandeåtgärderna. urval och utbildning av personal; förberedelse av lokaler och tekniska medel. I detta skede utförs även testdrift av systemet genom att lösa specifika problem och analysera testresultat.

Arbetet med att skapa automatiska system av alla slag regleras av GOST 24.601-86 “Automated systems. Stages of creation ". Allmänna krav och en uppsättning arbeten i alla stadier och stadier bestäms av GOST 24.602-86 "Arbetssammansättning och innehåll efter skapelsesteg."

.2 Informationssystem, deras egenskaper och egenskaper

Ett informationssystem är ett system där informationsprocesser äger rum som utgör informationens hela livscykel: generering, transformation, överföring, mottagning, lagring, bearbetning (användning), förstörelse.

Uppgiften för informationssystem - informationsstöd för organisationens väsentliga verksamhet.

När det gäller informationssystemens egenskaper och egenskaper är det först och främst värt att nämna storleken och komplexiteten.

Moderna system av alla slag tenderar att vara stora och komplexa system.

Ett komplext system storskaligt kallas ett system som består av ett stort antal sammankopplade och interagerande element och som kan utföra en komplex funktion.

Effekten av slumpmässiga faktorer. Ett kännetecknande och mycket viktigt inslag är informationssystemens känslighet för påverkan av slumpmässiga faktorer, och inte bara som till exempel misslyckanden, fel eller fel på tekniska anordningar hos personal eller användare, men också såsom skadliga handlingar av människor, som inte bara är oavsiktliga utan också i allmänhet oförutsägbara eller i bästa fall svåra att förutsäga.

Deltagande i mänskliga informationsprocesser... Det särdrag är att slutanvändaren av informationssystem alltid är anställda i organisationen. Organisationens personal har sina egna intressen och mål, som måste tas i beaktande när de tillhandahåller information (närvaron av fri vilja).

Unikhet. Varje tillstånd i informationssystemet är unikt och kräver att man tar hänsyn till alla dess funktioner och följaktligen den individuella tillämpningen av olika influenser när man tillhandahåller informationsstöd.

Dynamism. Informationssystem förändrar deras struktur och tillståndsdelar över tid.

Distribuerad betyder det rumsliga arrangemanget av de enskilda komponenterna i systemet.

Informationssystemets tillstånd är en uppsättning systemanslutna organisatoriska, tekniska, procedurmässiga, informativa och juridiska strukturella beslut.

Låt oss ge definitionerna av de introducerade begreppen. Den fasta organisationen av sammansättning, kvantitet, arkitektur (relation) för ett komplex av tekniska medel och system, liksom teknisk personal och personal som är direkt involverade i genomförandet av informationsförfaranden, kan definieras som tillståndet för den tekniska och organisatoriska strukturen informationssystemet eller som en organisatorisk och teknisk strukturell lösning.

Den fasta organisationen av kompositionen, sekvensen av informationsprocedurer kan definieras som tillståndet för informationssystemets procedurstruktur eller som en procedurell strukturell lösning.

Under den rättsliga grunden för informationsteknik menar vi sammansättningen av de reglerande dokument som styr informationsstöd när det gäller informationssystemets funktion. Dessa kan vara: allmänna bestämmelser, personalens funktionella uppgifter, instruktioner och handböcker om tekniker, metoder och metoder för att utföra procedurer och arbeta med tekniska medel etc.

2.3 Informationshanteringssystem, dess mål och mål

Ett informationshanteringssystem definieras som ett formellt system för att ge information till en administration som är nödvändig för att fatta beslut.

IMS bör ge information om den förflutna, nuvarande och förväntade framtiden. Hon måste hålla reda på alla relevanta händelser inom och utanför organisationen. Det allmänna målet med IMS är att underlätta ett effektivt genomförande av planering, kontroll, produktionsaktiviteter och ledningsprocessen som helhet. Dess viktigaste uppgift är att leverera rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt.

Det bör noteras att IMS inte är det enda omfattande integrerade systemet som uppfyller alla informationsbehov hos administrationen. Eftersom det kan finnas en önskan att få ett system av denna typ, är det nödvändigt att fastställa denna aspekt att på grund av den stora komplexiteten är sannolikheten för att den skapas liten. Det faktum att IMS alltid innebär användning av datorer bör inte förbises. De senaste framstegen inom databehandlingsteknologi har faktiskt bidragit oerhört till utvecklingen av informationshanteringssystem. Vissa typer av I & C-system skulle vara omöjliga utan den snabba och noggranna databehandlingen som datorer tillhandahåller.

Datorrevolutionen har medfört betydande förändringar i informationshantering i organisationer. En studie om ledningspraxis har visat att elektronisk databehandling och informationshanteringssystem är de två mest använda hanteringsverktygen. Den utbredda användningen av datorer i organisationer gör det möjligt för chefer på alla nivåer att använda stora mängder information i sina aktiviteter.

Tack vare datortekniken kan enskilda chefer nu fatta beslut baserat på information som genereras i deras företag. Intern databaser gör det möjligt för en ledare att få information om sin verksamhet, marknader, konkurrens, priser och prognoser på bara några timmar.

Datorer kan ge chefer alla typer av kontrollinformation som hjälper dem att jämföra planerade och faktiska resultat, upptäcka avvikelser tidigt och göra justeringar för att lösa problem. Men som alla hanteringsverktyg fungerar datoriserade informationssystem som de är utformade och kunde inte bli bättre. Följaktligen är det enligt min mening nödvändigt att överväga frågorna om att utforma I & C-system och sätt att förbättra deras effektivitet.

Det skulle inte vara en överdrift att säga att syftet med IMS inte bara är att bara ge ut och bearbeta viss information. I&C bör vara användarorienterat, det vill säga den information som hanterar bör tillgodose behoven hos de chefer som tar emot den.

När man utformar ett informationssystem bör man komma ihåg att informationsbehoven hos chefer är olika och beror på deras nivå i hierarkin och funktionella ansvarsområden.

Informationshanteringssystem och ledningsaktiviteter

Genom att studera skillnaderna i informationsbehov hos chefer är det möjligt att villigt dela in typerna av ledningsaktiviteter i tre kategorier.

1.Strategisk planering är processen att fatta beslut om en organisations mål, ändra dessa mål, använda resurser för att uppnå dessa mål och beträffande de strategier som bestämmer mottagandet, användningen och placeringen av dessa resurser.

2.Ledningskontroll är den process genom vilken chefer ser till att resurser tas emot och effektiv användning för att uppnå organisationens övergripande mål.

.Operativ kontroll är processen för att säkerställa effektiv och kvalificerad utförande av specifika uppgifter.

Dessa kategorier av aktiviteter motsvarar ungefär ansvaret för topp-, mellan- och lägre nivåchefer. I&C ska tillhandahålla information som uppfyller de olika kraven för var och en av kategorierna.

Till exempel inkluderar strategiska planeringsaktiviteter för ledande befattningshavare främst frågor om framtida interaktioner mellan organisationen och miljön. Seniorledare behöver alltså information från externa källor. Denna information bör inte vara så detaljerad och bör vara tillräckligt bred för att visa trender. Dessutom krävs inte mycket hög noggrannhet.

Information för ledningskontroll behövs av både topp- och mellanledare. Naturligtvis måste det komma från både interna och externa källor. Exempelvis behöver ledande befattningshavare information om resultatet för sina kärnverksamheter och aktiviteterna för konkurrerande organisationer. Mellanchefen behöver information om produktivitet, kostnader, omsättning och eventuella förändringar i kundernas krav eller teknik. Denna information måste vara mer detaljerad, smalare och mer exakt än vad som krävs för strategisk planering. Det måste också komma fram med kortare intervall, eftersom beslutstiden är kortare.

Övervakningsinformation relaterad till dagliga aktiviteter måste vara mycket exakt, smal och uppdaterad. Det borde nästan uteslutande komma från interna källor. Till exempel måste en produktionschef veta exakt hur många timmar varje anställd arbetar per dag, vad den dagliga eller veckovisa produktionen är och hur mycket material som används och slösas bort.

Dessutom behöver chefer specifik information som är relevant för deras specifika yrkesområde. Till exempel behöver en försäljningschef information om handelsavtal, konsumentsmak, nya produkters konkurrenskraft etc. Detaljerad information om de tekniska specifikationerna för en ny produkt, som är grundläggande viktig för chefen för den tekniska avdelningen, är inte nödvändig för att fatta beslut om försäljning. Om IMS regelbundet utfärdar sådan information till försäljningschefen kommer det bara att störa hans arbete och ta tid.

.4 Källor till förvaltningsinformation

Interna källor är dokument som skapas direkt i organisationen. Dessa inkluderar organisatoriska och administrativa, speciella dokumentationssystem (personal, ekonomi, planering, etc.) samt annat företagsmaterial. Bland de mest intressanta dokumenten kommer vi att ta fram rapporter: dagligen (analys av förluster, statistik över arbetskraftseffektivitet, analys av tidsförluster, beställningar); veckovis (analys av övertid, arbetsförlopp, projektstyrning); månadsvis (rapport om avdelningens verksamhet, analys av personalförändringar, analys av allmänna kostnader, analys av försäljning, rapport om användning av lager, analys av förändringar i försäljning, resultaträkning, balansräkning, analys av finansiella rapporter, kontanter , försenade konton); kvartalsvis, halvårsvis och årligen (resultaträkning, balansräkning, källor och användning av medel, rapporter om avdelningens arbete). Beroende på de specifika förhållandena för organisationens funktion kan rapporteringsdokumentationen ha sin egen frekvens, formen av informationspresentation. Dessutom kan rapporteringstyper genereras som motsvarar automatiseringsuppgifter. Förutom regelbundna rapporter görs rapporter om långsiktig observation av enskilda faktorer och situationer.

Interna källor kan i sin tur delas upp i primär och sekundär. De primära är de där specifika operativa data om resultaten av organisationens aktiviteter registreras - dessa är bokföringsdokument, ORD etc. Primära källor är de mest tillförlitliga.

Sekundära dokument - texter av generaliserande, konsoliderad och rapporterande karaktär, dvs. sammanfattningar, rapporter, rapporter, analytiska anteckningar, prognoser etc. Dessa källor innehåller som regel aggregerade data, vissa slutsatser och rekommendationer. Sekundära källor är mindre tillförlitliga eftersom de är mer förvrängda. Förvrängningen av information kan påverkas inte bara av fel i beräkningar och slutsatser, utan också av stor sannolikhet för avsiktlig snedvridning för att dölja vissa officiella utelämnanden, därför måste informationen i källor av denna typ kontrolleras på nytt.

.5 Organisation av informationsflöden

För att formulera och lösa många problem i ledningen används information som presenteras i flera matriser. Den centrala länken i organisationen av informationsflöden är bestämningen av vägar för dess rörelse och frekvensen av cirkulation mellan källor och konsumenter.

Så, processen för konsumtion av informationsresurser implementeras i form av informationsflöden. När du skapar ett IS är det nödvändigt att rationellt organisera informationsflöden, samt att öka deras intensitet. För att lösa dessa problem i utformningen av IS rekommenderas att analysera informationsflöden, vilket gör att du kan studera det befintliga systemet för organisering av informationsstöd, skapar grunden för ytterligare förbättring och optimering av informationsflöden. Analysen av informationsflöden utförs i två steg:

) undersökning;

) konstruktion och analys av informationsmodellen för den aktuella organisationen.

Grunden för utformningen av UIS bildas av resultaten av undersökningar av informationsflöden och arbetsflöden, som är karakteristiska för ämnesområdet där detta informationssystem skapas. För närvarande finns det inga GOST, regleringsmaterial som styr kartläggningen och analysen av informationsflöden i utformningen av IS. Dessa frågor återspeglas dock i regleringsmaterialet för ACS (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83, etc.), som kan användas för att organisera arbetet i de aktuella fallen.

När man analyserar informationsflöden är det nödvändigt att ta hänsyn till informationsrörelsen i följande riktningar:

Vertikalt, dvs. efter hierarkiska nivåer. Analys av vertikala flöden längs stigande och fallande linjer gör att du kan identifiera kontinuitet, komprimering, genomsnitt, informationsutmatning. Analysen av informationens kontinuitet belyser de tvärgående indikatorerna som passerar alla ledningsnivåer och belyser de av dem som är karakteristiska för samma fenomen på olika nivåer, dvs. det blir möjligt att förena information. Slutsatserna i denna analys blir grunden för att bestämma informationsstödet på olika hierarkiska nivåer.

Analysen av graden av komprimering av information karaktäriserar riktigheten i att eliminera obetydliga indikatorer och aggregeringen av privata till generaliserade. Detta beror på de allmänna mönster för informationsöverföring till en högre nivå;

Horisontell rörelse av information. Huvudfokus för en sådan analys är att jämföra utvecklings- och beslutsprocessen och informationsflödesmönster, eftersom dess dirigering bestäms av beslutsutvecklingsprocesserna. Den mest acceptabla metoden för att analysera informationsvägar är nätverksanalys, där händelserna fattar specifika beslut och vägar är informationsflödet.

Under analysens gång finns de kortaste vägarna som ger alla nödvändiga lösningar (för tydlighetens skull rekommenderas att man bygger ett diagram). Grafisk analys ger en ganska fullständig bild av informationsflödets rationalitet. I detta fall är det nödvändigt att ta hänsyn till det direkta flödet av rörelse, rytm, specialisering av informationsflöden, densitet (intensitet), parallellitet av flöden.

Strukturen för informationsflöden avslöjas genom att analysera organisationens struktur, strukturen för dokumentflödet och förflyttningen av odokumenterad information.

.6 Nyckelfrågor i utvecklingen av informationssystem

De viktigaste frågorna som uppstår inför systemutvecklaren när han börjar tänka på huvudinformationsmatrisen är följande: hur många datanivåer är nödvändiga att ha; är IS kapabelt att betjäna alla ledningsnivåer i företaget med deras olika informationsbehov med hjälp av en enda huvuddatauppsättning?

Till exempel, i en affärsbank UIS, måste kassören ha tillgång till detaljerad informationför varje konto, dvs. till det nuvarande saldot, antalet kontroller etc. Sådan information är dock inte av intresse för den operativa ledningsnivån. Chefer på denna nivå är intresserade av kumulativ information om kontogrupper. Och på policynivå behöver högre chefer ännu bredare information om lån, intäkter och inlåningsprognoser. Således är IS-konstruktörens huvuduppgift att försöka integrera huvuddatamängden på ett sådant sätt att den kan användas av alla ledningsnivåer i företaget och dess divisioner.

För att organisera informationsmatrisen är det nödvändigt att tänka över lämplig klassificerare. Informationen i matrisen klassificeras enligt följande kriterier:

) rörelseriktning;

) metod för att erhålla;

) antagningsfrekvens;

) typ av ansökan i kontrollprocessen.

Enligt rörelseriktningen är informationen uppdelad i:

) inkommande;

)mellanliggande (internt);

) utgående.

Enligt antagningsfrekvensen är den uppdelad i:

)ständigt anländer;

) dagligen;

) varje vecka;

)månadsvis etc.

De angivna perioderna fastställs för varje typ av information.

Enligt karaktären av deltagande i ledningsprocessen delas informationen upp i:

) reglerande;

) referens;

) planerad;

)analytisk (operativ);

) rapportering.

3. Automatiserade informationssystem

.1 Allmänna egenskaper hos AIS

AIS - en uppsättning information, ekonomiska och matematiska metoder och modeller, teknisk, programvara, tekniska verktyg och specialister, utformade för att bearbeta information och fatta ledningsbeslut.

AIS är en sammankopplad uppsättning data, utrustning, programvara, personal, standarder, förfaranden utformade för att samla in, bearbeta, distribuera, lagra, utfärda information i enlighet med de krav som följer av organisationens mål.

Funktionella och stödjande delsystem

Det automatiska informationssystemet har ett funktionellt och stödjande delsystem.

Det funktionella delsystemet säkerställer utförandet av uppgifter och syftet med informationssystemet. I ett informationssystem är den funktionella delen vanligtvis uppdelad i delsystem enligt funktionella egenskaper:

.nivån på den materiella aktiviteten, till exempel ledning (högsta, mellersta, lägsta);

.typ av hanterad resurs (material, arbetskraft, ekonomi, etc.);

.tillämpningsområde (bank, aktiemarknad etc.);

.ledningsfunktioner och ledningsperiod.

Det stödjande delsystemet inkluderar ”information, tekniskt, matematiskt, programvara, metodologiskt, organisatoriskt och språkligt stöd.

3.2 Mål, mål och nivåer för automatisering av förskoleinstitutioner

Målet för automatisering av förskolans utbildningsinstitutioner i alla organisationer, oavsett organisatoriska och juridiska former, är ganska lika och är följande:

.förbättra kvaliteten och effektiviteten i organisationshanteringen genom att förbättra kontorsarbetet;

.integration i en enda kontorscykel av alla strukturella divisioner i organisationen, inklusive geografiskt avlägsna;

.säkerställa snabb och samtidigt avgränsad tillgång till organisationens informationsresurser (dokumentär);

.minskning av arbetskraft och tidskostnader och allmänna kostnader och, som ett resultat, att få en ekonomisk effekt;

.lägga grunden för en gradvis övergång till elektronisk dokumenthantering på företaget, arbeta för framtiden.

Uppnåendet av de uppsatta målen är möjligt genom att lösa uppgifterna för att automatisera förskolans utbildningsinstitution i organisationen, som villkorligt kan systematiseras inom följande områden:

) Beredning och genomförande av dokument.

Automatisering av detta område gör det möjligt att förbättra kvaliteten och effektiviteten i förberedelserna för dokument som skapats i organisationen, för att förena dokumentformen.

2) Organisation av dokumentflöde och utförande av dokument. Automatisering av detta område eliminerar duplicering av arbete med att mata in information om ett dokument i olika stadier av arbetet med det (förenkla registreringsprocessen) genom att skapa en dokumentärbas av organisationen, minska sannolikheten för att förlora ett dokument, effektivisera organisationens arbetsflöde ( förenkla dokumentvägarna), öka effektiviteten och kvaliteten på artisters arbete med dokument, minska tiden för exekvering och passage av dokument, informera omedelbart anställda om mottagna och skapade dokument.

3) Organisation av kontroll över genomförande av dokument.

Automation av kontroll över exekvering av dokument gör att du snabbt kan få information om status för exekvering och plats för vilket dokument som helst, spåra stadierna för överföring av dokument i avdelningarna i organisationen från det ögonblick de tas emot (skapas) till slut på arbetet med dem.

) Organisation av lagring av dokument, sökmotor för dokument. Automation möjliggör centraliserad lagring av textdokument som är förberedda i i elektroniskt format, deras grafiska bilder och material till dem, organisera en operativ sökning, logiskt länka dokument relaterade till en fråga, göra materialsamlingar på en tematisk eller annan basis.

På tal om behovet av att bestämma automatiseringsnivån för en förskoleutbildningsinstitution i förhållande till varje specifik organisation, bör man bestämma vad automatiseringsprocessen för en förskoleutbildningsinstitution ska täcka:

hela organisationen, inklusive dess geografiskt avlägsna underavdelningar;

hela organisationens huvudkontor;

ett antal strukturer som är aktivt involverade i organisationens arbetsflöde (till exempel personaltjänst + förskoleutbildning + redovisning etc.);

strukturer som ansvarar för organiseringen av förskoleutbildningsinstitutionen (förvaltning av ärenden, förskolans utbildningsinstitutionstjänst, sekretariatet, kontoret etc.);

särskilda strukturer (redovisning, personalresurser etc.)

Slutsats

I detta kursarbete undersökte vi ett brett spektrum av funktioner för automatiserade informationssystem. Av det ovanstående kan vi dra slutsatsen att automatisering väsentligt förändrar informationsteknik. Under datoriseringsförhållandena består hela processen för informationsrörelse av många sammanhängande manuella och automatiserade operationer, som var och en utförs på en arbetsplats. De viktigaste operationerna i den tekniska processen för informationsbehandling: insamling och registrering av primärdata, inmatning av dem i systemet, kontroll av tillförlitligheten hos data, bildning och underhåll av en databas, sökning och bearbetning enligt en given algoritm, generering och utmatning av slutresultat överföra bearbetningsresultat till slutanvändaren.

Tyvärr är personalresurser otillräckliga för att utföra alla ovanstående operationer exakt, snabbt, effektivt och i rätt tid, vilket kan leda till stagnation inom kontorsarbete både inom en organisation och internationellt.

Dessutom skulle kollapsen av världsmarknaderna och internationella organisationer bli ett hinder för världens framsteg.

Automatiserade system utför mänskligt arbete, men det bör sägas att inget automatiserat informationssystem fungerar utan en människas ledande hand.

Bibliografi

1.Systemteori och systemanalys - V.N. Volkova, A.A. Denisov, Yurayt Publishing House, 2013.

2.GÅST 24.601-86

.SCRIBD (elektronisk resurs) - # "justify"\u003e. InfoManagement (elektronisk resurs) - # "justify"\u003e. Directum (elektronisk resurs) - # "justify"\u003e. Stöd för ledningsinformation - Lärobok. Mazur L.M.

.Lawmix (elektronisk resurs) - # "justify"\u003e. Lenservice (elektronisk resurs). - http //www.lenservice.ru/.

.Datavetenskap. Grundkurs - Simonovich S.V. och andra.-SPb: Peter, 2005

.“Företagsautomation. Var ska man börja? ", Ilya Kolomin, tidningen" Möblerfabrik ", nr 1-4, 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Utveckling och drift av automatiserade informationssystem: lärobok. -M.: Publishing House "Forum": INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Databaser: lärobok. Dra nytta av. - M.: "Forum": INFRA-M, 2007.

Problemet med elektroniska dokument är nära relaterat till problemet med elektronisk dokumenthantering, automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner.

För närvarande har olika företag utvecklat och implementerat ett stort antal automatiserade dokumenthanteringssystem (ASUD), som kännetecknas av specifika metoder och datakommunikationsmedel för implementering. Tyvärr finns det ingen konsekvent terminologi i denna utveckling. Produkterna från utvecklarföretag har namn som: dokumentflödesautomationssystem, datorsystem kontorsautomation och arbetsflöde, kontorshanteringssystem, distribuerat dokumenthanteringssystem, elektroniskt arkiv, etc. Variationen i namnen på de utvecklade och utvecklade systemen indikerar bara att detta område av informationsmarknaden idag ännu inte har tagit form som ett oberoende segment, och i vissa fall framstår ASUD-produkter som medföljande utveckling eller en biprodukt vid lösning andra mer komplexa problem.

Ändå växer antalet ASUD-enheter tillräckligt snabbt. Cirka 30-40 företag deltar regelbundet i DOCFLOW-konferenser och erbjuder sin utveckling till konsumenter. Dessa är naturligtvis de största utvecklarna som sätter nivån på tekniska och tekniska lösningar. Det är också känt att många ASUD utvecklas individuellt för internt bruk och inte släpps ut på marknaden.

Tyvärr, i denna sektor av informationsbranschen, trots det uppenbara behovet, fungerar systemet för att övervaka utvecklingen på marknaden inte bra, och det finns inte heller något väl fungerande system för deras licensiering och certifiering. Recensioner av specialister på sådana system i ledande dator- och informationspublikationer är sällsynta, för att inte tala om publikationer för kontorsarbete och arkiv. De senaste publicerade recensionerna förtjänar godkännande, även om kriterieserierna och de uppskattade indikatorerna och den terminologi som används ur synvinkeln för teori och praktik för registerhantering inte är optimala. Inget av de system som deltar i den jämförande analysen testas för överensstämmelse med tillämpliga standarder och regler för att arbeta med dokument, kostnaderna för att implementera ett visst system jämförs inte med de direkta och indirekta fördelarna (för att inte tala om den ekonomiska effekten).

Uppenbarligen bör detta arbete utföras av oberoende experter, till exempel VNIIDAD, för en mer kvalificerad bedömning av fördelarna eller nackdelarna med en eller annan ASUD.

Designprinciper och urvalskriterier för ASUD

Låt oss försöka överväga de viktigaste trenderna i utvecklingen av ASUD.

Först och främst noterar vi att för skapandet av en fullfjädrad produkt är det det systematiska tillvägagångssättet som är viktigt, vilket tillåter, efter introduktionen av ASUD, att prata om en omfattande lösning på problemet med dokumentärt stöd för ledningen i en organisation.

Det andra kännetecknet för systemet - är det ett specialiserat system eller ett allmänt ändamålssystem? Det vill säga är systemet utvecklat specifikt för en förskoleutbildningsinstitution, eller, tillsammans med andra ändamål, kan det anpassas för att utföra (eller samtidigt utföra) förskolans utbildningsinstitutions uppgifter?

För det tredje är kostnaden för systemet och omfattningen av organisationen där det kan tillämpas, volymen av arbetsflöde av stor betydelse för konsumenten.

När konsumenter väljer det önskade systemet bör man först och främst ta hänsyn till vilken typ av ledningsstruktur som ASUD väljs för. Vi anser att följande kategorier av konsumenter kan urskiljas:

1) komplexa hierarkiska strukturer (ministerium, avdelning, företag, bank, etc.);

2) territoriella förvaltningsorgan (förvaltningar av städer, federala ämnen, kommun etc.);

3) kommersiella och ideella organisationer på mellan- och lägre nivå.

Naturligtvis är ovanstående systematisering villkorad, men den absorberar i grunden huvudtyperna av ASUD-konsumenter. För var och en av de nämnda konsumentgrupperna finns det ett antal förslag.

Till exempel, för ministerier och avdelningar är utvecklingen av företagen "Elektroniska kontorssystem", "Vesti", "Ankey", "Lanit" och andra, för den andra kategorin konsumenter är de mest kända utvecklingen av "Granit- Center "-kampanj, STC från Moscow Development Institute. De flesta av utvecklingen är avsedda för konsumenter i den tredje kategorin av organisationer. Här kan du vara uppmärksam på produkterna från företagen "Intertrust", "IT", "Optima", "Centrinvestsoft" och andra.

En av produkterna som uppfyller nästan alla krav på kontorsarbete är Delo-96-systemet och dess efterföljande modifieringar, utvecklade av företaget Electronic Office Systems. Detta system uppfyller traditionerna för inhemskt kontorsarbete och tar hänsyn till befintliga reglerings- och metodkrav för sådana system.

Inter Trust-specialister har valt något annorlunda tillvägagångssätt för utformningen av det automatiska styrsystemet som använder Lotus-teknik i sin utveckling. I ett brett spektrum av utvecklingen av företaget upptas en värdig plats av ledningsdokumentationssystem. Den första produkten från företaget i denna riktning var dokumentationssystemet "Office Media".

Uppsättningen databaser "Office Media" fungerar i Lotes Notes-miljön och ger automatisering av kontorsarbete och organisations- och ledningsaktiviteter för företag och organisationer. Användarna av systemet kan vara sådana underavdelningar av statliga och kommersiella strukturer som tjänster: dokumentationsstöd, kontroll av exekvering av dokument, informationsstöd för organisationens externa kontakter, personalhantering, försäljnings- och marknadsföringshantering och andra.

Inter Trust-företagets nya ord är det nyligen utvecklade så kallade "företagssystemet för elektronisk dokumenthantering och kontorsautomation".

Ett annat exempel på ASUD kan kallas utvecklingen av det statliga forsknings- och produktionsföretaget "Granit-Center" av systemet för automatiserat dokumentflöde och kontorsarbete av organisationen "Grand-Dock", vilket är ganska känt i Moskvas kommunala ledningsstrukturer .

Syftet med systemet är att automatisera de viktigaste processerna för dokumenthantering: redovisning, fixa vägen från registrering till avskrivning till ärendet, kontrollera varje steg av dokumentöverväganden, få referensinformation om dokument, analysera organisationens arbetsflöde.

Användningen av orhjälper till att effektivt hantera dokumentflöde i en organisation och ger övervakning av ledande disciplin.

Systemkrav för dokumenthantering

Det är möjligt att formulera vissa krav för ett modernt dokumenthanteringssystem i en organisation.

Först och främst måste ASUD utföra alla uppgifter för dokumentationsstöd för hantering i sin helhet: förberedelse av dokument, deras registrering, kontroll över exekvering, sökning efter dokument, deras lagring och referensarbete på en rad dokument.

Systemet bör byggas på enhetliga metodprinciper, programvara, hårdvara och tekniska lösningar och inom ramen för befintliga organisatoriska och juridiska villkor i form av nationell lagstiftning, statliga standarder, instruktioner och krav.

ASUD bör säkerställa full användning (integration) av den ackumulerade informationsresursen och genomföra principen om engångsinmatning av information och dess upprepade användning, både dokumentär och faktiskt. Systemet bör också hjälpa administratörer att välja vägar för förflyttning av dokument inom organisationen, vilket ger nödvändig skyddsnivå för information från obehörig åtkomst.

ASUD under moderna förhållanden bör kunna expanderas enligt vissa komponenter (antal tekniska enheter och tekniker, antal dokument (mängd information), antal användare) och kunna anpassa sig inom rimliga gränser till ändrade användarkrav.

Grundläggande begrepp för automatisering av en förskoleinstitution Dokumentation är skapandet av dokument, det vill säga deras förberedelse, utförande, godkännande och produktion. Kontorsarbete: en uppsättning åtgärder för att säkerställa förskolans utbildningsinstitution för ett företag eller en organisation. Ibland sägs det att förskolans utbildningsinstitution är huvudfunktionen för kontorsarbete. Organisation av arbete med dokument - säkerställa förflyttning, sökning, lagring och användning av dokument.

Grundläggande begrepp för automatisering av förskoleinstitutioner Systematisering av arkivlagring av dokument - bestämning av reglerna för lagring av information som skapats i en organisation, dess sökning och användning för att stödja ledningsbeslut och affärsprocedurer. Dokumentflöde - förflyttning av dokument inom förskolan. Affärsprocedur - en sekvens av vissa operationer (arbete, uppgifter, procedurer) som utförs av anställda i organisationer för att lösa ett problem eller mål inom ramen för ett företags eller organisations aktiviteter. Det elektroniska arkivet löser problemet med att systematisera arkivering av elektroniska dokument inom ramen för förskolan.

Uppgifter lösta i förskolans utbildningsinstitution Dokumentation (förberedelse, utförande, godkännande och framställning av dokument). Organisation av arbete med dokument i hanteringsprocessen (tillhandahållande av rörelse, kontroll av exekvering, lagring och användning av dokument). Systematisering av dokumentarkivet.

Enkel affärsprocedur för att sälja varor till en kund 1) kunden ringer företaget att göra en beställning; 2) ordern registreras i kunddatabasen; 3) en faktura utfärdas för varorna; 4) kontot överförs till redovisningsavdelningen; 5) bokföringsavdelningen får pengar för varorna, som registreras i redovisningssystemet; 6) varorna skickas från lagret, vilket noteras i lagerdatabasen; 7) en faktura och en fraktsedel utfärdas för varorna; 8) varorna skickas till kunden; 9) fakturan och fraktsedeln överförs till redovisningsavdelningen.

Kategorier av automatiseringssystem för förskolan i arbetsflödessystemet (automatisering av affärsprocedurer); gruppvarusystem; dokumenthanteringssystem (tillhandahåller främst registrering, lagring och hämtning av dokument); e-postsystem (används för att utbyta dokument).

Problem med automatisering av förskoleutbildningsinstitutioner i Ryssland brist på färdiga produkter för automatisering av ryskt kontorsarbete; brist på aktiv efterfrågan på verktyg för att automatisera affärsprocedurer; förvirring i positionering av produkter från västerländska tillverkare för kontorsautomation, etc.

Problem med tillväxten av företagets omfattning förlorar en helhetsbild av vad som händer. Strukturella enheter, som inte har information om varandras aktiviteter, upphör att smidigt utföra sina aktiviteter. Det är oundvikligen att kvaliteten på kundtjänsten och organisationens förmåga att upprätthålla extern kontakt försämras. Konsekvensen av detta är en minskning av arbetskraftens produktivitet. det finns en känsla av brist på resurser: mänsklig, teknisk, kommunikation, etc.

Problem med tillväxten av företagets omfattning Vi måste utöka personalen, investera i utrustning på nya arbetsplatser, lokaler, kommunikation, utbildning av anställda. För tillverkande företag kan en ökning av personalen innebära en förändring av produktionstekniken, vilket kommer att kräva ytterligare investeringar. I en situation med oberättigad personalutveckling, minskad produktivitet, behovet av investeringar i produktion, finns det ett behov av att öka rörelsekapitalet, vilket i sin tur kan leda till nya lån och minska den planerade vinsten.

Uppgifter för att förbättra organisationen för förskoleutbildningsinstitutionen Förbättring av allt arbete med att förbereda och bearbeta dokumentär information genom att skapa en mekanism för dokumentstöd för företaget (förskoleutbildningsinstitutionen). Välja rätt automatiseringsstrategi, inklusive att välja rätt produkter.

Operationsgrupper för att upprätthålla personalregister i pappersarbetsflöde; bokföring och lagring av primära dokument som ingår i en personlig fil; bildande, utförande och lagring av order för personal; utarbetande och tillhandahållande av statistiska rapporter och andra rapporter; lagring av kopior av beställningar för huvudaktiviteten.

Positiva effekter av integrering av personalregister och EDMS-skydd av överförda data. Mekanismer för att mata in stora mängder pappersdokument väl utvecklade i SADD. För det aktuella arbetet måste personaldirektören få kopior av enskilda beställningar för huvudaktiviteten i rätt tid. SADD kommer att förse personaldirektören i rätt tid och när som helst med kopior av alla nödvändiga beställningar.

Utsikter för den ryska kontorsautomationsindustrin Absolut alla organisationer och ett stort antal individer arbetar med dokument. Nästan alla organisationer står inför problem i kontorsarbetet, även om vi inte talar om dess automatisering: dokument går förlorade, övervakas inte, körs inte osv. Genom att förbättra hanteringen av kontorsarbete får företag och organisationer en verklig chans att förbättra kvaliteten av deras ledning, vilket är en av de mest brådskande uppgifterna i den moderna ryska ekonomin.

Utsikter för den ryska kontorsautomationsindustrin Kvalifikationerna hos sekreterare och personer som ansvarar i organisationer för att bedriva kontorsarbete är otillräckliga och kräver en höjning av nivån. Användarnas önskemål om förbättring av kontorsautomationsprogram och deras integration med många arbetsstationer, informations- och applikationssystem är extremt höga.