มีสถานการณ์เมื่อคุณต้องส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคล เพื่อไม่ให้เพิ่มบุคคลเดียวกันทุกครั้งในรายชื่อผู้รับใน Outlook เป็นไปได้ที่จะทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติ
ตอนนี้เราไปที่การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อโดยตรง เปิด Outlook 2010 เลือก " รายละเอียดการติดต่อ"และคลิกที่" หลัก" เลือกรายการ“ สร้างกลุ่มที่ติดต่อ"(รูปที่ 1)
ในสนาม " ชื่อจริง"ป้อนชื่อกลุ่มที่เราจะใช้ส่งจดหมายอัตโนมัติและเลือก" เพิ่มสมาชิก».
เรากำลังเลือกวิธีการที่เราจะเพิ่มผู้เข้าร่วม กลุ่มที่ติดต่อ: จากผู้ติดต่อ Outlook จากสมุดรายชื่อที่มีอยู่โดยการสร้างผู้ติดต่อใหม่ ในตัวอย่างของเรานี่คือการเพิ่มผู้ติดต่อจาก Outlook
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นให้เลือกผู้ติดต่อที่เราต้องการเพิ่ม กลุ่มที่ติดต่อ และคลิกที่ " ผู้เข้าร่วม" จากนั้นอย่าลืมคลิกที่ " บันทึกและปิด"(รูปที่ 2)
เราตรวจสอบความถูกต้องของการกระทำของเรา สร้างข้อความใหม่ ในสนาม " ถึง ...»เขียนชื่อที่เราสร้าง กลุ่มที่ติดต่อ. หากคุณต้องการลบผู้ติดต่อบางส่วนออกจากรายชื่อผู้รับจดหมายจากนั้นใน " ถึง ...»ของข้อความให้คลิกที่เครื่องหมายบวก (+) ถัดจากชื่อของรายชื่อการแจกจ่ายเพื่อดูเนื้อหาแล้วลบชื่อของคนที่ไม่ต้องการส่งข้อความ (รูปที่ 3)
ใช้ Bcc ใน Outlook
เมื่อการติดต่อทางอีเมลเป็นการสะดวกที่จะใส่สำเนาของทุกคนที่มีความสนใจในการทำความคุ้นเคยกับการติดต่อทางจดหมาย แต่ผู้ที่ไม่ได้มีส่วนร่วม ในกรณีเช่นนี้ผู้รับจดหมายจะเห็นว่าจดหมายนั้นมาถึงเขาและจะเห็นทุกคนที่อยู่ในสำเนาจดหมาย
แต่จะทำอย่างไรเมื่อคุณไม่ต้องการให้ชัดเจนกับคู่สัญญาว่ามีคนอื่นที่ไม่ใช่เขาได้รับจดหมายนี้ ในกรณีนี้ใช้ฟิลด์ Bcc สร้างอีเมลใหม่ไปที่“ พารามิเตอร์"และเลือกเมนู" แสดงผู้รับ Bcc” (รูปที่ 1)
ป้อนที่อยู่และส่งจดหมายไปยังผู้รับ
บ่อยครั้งที่คุณต้องส่งข้อความถึงผู้รับหลายคนพร้อมกัน - ตัวอย่างเช่นถึงผู้รับทุกคนที่มีตัวอักษรในโฟลเดอร์อารมณ์ขันหรือในโฟลเดอร์ครอบครัว สร้างกลุ่มคุณสามารถประหยัดเวลาและความกังวลเนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องป้อนที่อยู่ทั้งหมดด้วยตนเอง ในการสร้างกลุ่มให้ทำดังต่อไปนี้:
- เลือกรายการเมนู Service Address Book เพื่อเปิดหน้าต่าง Address Book
- เลือกกลุ่มสร้างไฟล์ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถสร้างกลุ่ม
- ป้อนชื่อกลุ่ม พยายามคิดชื่อที่ดีที่สะท้อนถึงองค์ประกอบของกลุ่มและเนื้อหาของปัญหาที่กล่าวถึงกับผู้สื่อข่าว
- เพิ่มผู้ติดต่อไปยังกลุ่ม ใช้ปุ่มเลือกเพื่อเน้นผู้รับทั้งหมดในกลุ่มนี้ กล่องโต้ตอบใหม่จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอพร้อมที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อซึ่งคุณสามารถรวมไว้ในกลุ่ม ในส่วนด้านซ้ายของหน้าต่างเลือกชื่อและที่อยู่ที่ต้องการและใช้ปุ่มเลือกเพื่อเพิ่มลงในกลุ่มในส่วนด้านขวาของหน้าต่าง
- เมื่อคุณจัดกลุ่มเสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่มตกลง
- หากต้องการปิดหน้าต่างคุณสมบัติสำหรับกลุ่มนี้ให้คลิกปุ่มตกลง
- ปิดหน้าต่างสมุดรายชื่อ
ตอนนี้คุณสามารถทำงานกับกลุ่ม
หากต้องการส่งข้อความถึงกลุ่มทั้งหมดให้ป้อนชื่อในฟิลด์ถึง, สำเนาถึงหรือซ่อน หลังจากนั้นข้อความจะถูกส่งโดยอัตโนมัติไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่ม
หรือคุณสามารถคลิกปุ่มถึงและเลือกกลุ่มจากรายการสมุดที่อยู่
สำเนาคาร์บอนตาบอดคืออะไร?
ฟิลด์ที่ซ่อนถูกใช้เพื่อสร้างสำเนาข้อความ“ ตาบอด” ซึ่ง ได้แก่ สำเนาที่ไม่มีชื่อของผู้รับอื่น ๆ ของจดหมายนี้ ดังนั้นหากคุณส่งสำเนาจดหมายถึงกลุ่มคนตาบอดพวกเขาจะไม่รู้จักผู้รับอื่น
ในการเข้าถึงฟิลด์ที่ซ่อนอยู่ในหน้าต่างที่เปิดของข้อความใหม่ให้เลือกคำสั่ง View \u003d\u003e All header ผู้รับที่ระบุในฟิลด์ที่ซ่อนจะได้รับสำเนาของจดหมายพร้อมกับคนอื่น ๆ ทั้งหมด แต่ชื่อที่ปรากฏในฟิลด์หรือคัดลอกจะไม่เห็นที่อยู่จากฟิลด์ที่ซ่อน
จำไว้ว่า เพื่อให้แน่ใจว่าได้กรอก. หากคุณไม่ต้องการป้อนอะไรให้ป้อนที่อยู่อีเมลของคุณเอง
การป้อนชื่อกลุ่มในฟิลด์ซ่อนจะสะดวกมาก อ่านเกี่ยวกับฟิลด์นี้ในแถบด้านข้าง“ BCC คืออะไร” ในส่วนนี้
ความสามารถในการสร้างสำเนาลับนั้นสะดวกมากเมื่อส่งข้อความถึงคนหลายคน ตัวอย่างเช่นการส่งเรื่องตลกใหม่ป้อนที่อยู่ทั้งหมดในฟิลด์ที่ซ่อนและในฟิลด์ถึงให้ป้อนชื่อของคุณ จากนั้นทุกคนจะสามารถอ่านเรื่องตลกใหม่ (และอาจไม่ใช่ทั้งหมด - คุณไม่มีทางรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น) และผู้รับจะไม่ต้องดูรายชื่อใหญ่ ๆ ที่จุดเริ่มต้นของจดหมาย
คู่มือการใช้งาน
คู่มือการใช้งาน
เรียกใช้ Outlook ดับเบิลคลิกที่ไอคอนแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปหรือคลิกปุ่ม "เริ่ม" แล้วเลือกรายการที่ต้องการในเมนู "โปรแกรมทั้งหมด" หลังจากดาวน์โหลดแอปพลิเคชันแล้วให้เลือกเมนู“ ไฟล์” แล้วค้นหาบรรทัด“ สร้าง” เมื่อคุณวางเมาส์เหนือคำบรรยายใต้ภาพรายการย่อยของการกระทำจะปรากฏขึ้น ค้นหารายการ“ รายการ รายชื่อผู้รับจดหมาย»และคลิกด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์ หน้าต่างสำหรับสร้างและแก้ไขรายชื่อผู้รับเมลใหม่จะเปิดขึ้น
ป้อนชื่อสำหรับรายการในฟิลด์ "ชื่อ" ดังนั้นคุณสามารถสร้างกลุ่มผู้รับที่แตกต่างกันหลายกลุ่มสำหรับงานต่าง ๆ จากนั้นสลับระหว่างผู้รับได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น "ลูกค้า" "พนักงาน" "เพื่อน" เป็นต้น
คลิกที่ปุ่ม "เลือกสมาชิก" เพื่อเพิ่มผู้รับจากสมุดที่อยู่ของคุณ ค้นหาบุคคลที่เหมาะสมในรายการและคลิกตกลง หน้าต่างการเลือกผู้รับปิดลงและในรายการ รายชื่อผู้รับจดหมาย ผู้รับจะปรากฏขึ้นซ้ำจนกว่าคุณจะป้อนที่อยู่ที่จำเป็นทั้งหมด วิธีนี้เหมาะสมอย่างยิ่งหากคุณป้อนชื่อและอีเมลของผู้ที่คุณต้องการส่งอีเมลในสมุดที่อยู่ Outlook แล้ว หากเป็นชื่อใหม่คุณจะต้องใช้วิธีการอื่นในการป้อนผู้รับ
คลิกซ้ายที่คำจารึก "เพิ่ม" หน้าต่างเล็ก ๆ จะเปิดขึ้นซึ่งคุณจะเห็นช่อง "ชื่อย่อ" และ "ที่อยู่อีเมล" คัดลอกและวางชื่อและที่อยู่หากคุณมีจดหมายจากบุคคลนี้หรือพิมพ์ชื่อและที่อยู่ใหม่ด้วยตนเอง กดปุ่มตกลง (จะใช้งานได้เฉพาะหลังจากป้อนที่อยู่อีเมล) กล่องโต้ตอบปิดและบรรทัดใหม่จะปรากฏขึ้นในรายการผู้รับ ทำซ้ำขั้นตอนนี้หลาย ๆ ครั้งตามต้องการเพื่อเพิ่มผู้สมัครสมาชิกทั้งหมด รายชื่อผู้รับจดหมาย.
คลิกที่ปุ่ม "ไฟล์" ในบรรทัดบนสุดของหน้าต่างและเลือก "บันทึก" คลิกซ้ายที่มันและหลังจากนั้นไม่กี่วินาที รายการ รายชื่อผู้รับจดหมาย outlook จะถูกสร้างขึ้น
แหล่งที่มา:
- วิธีสร้างรายการ
คู่มือการใช้งาน
เรียกเมนูระบบหลักโดยกดปุ่ม "เริ่ม" และไปที่รายการ "โปรแกรมทั้งหมด" เปิดลิงก์ Microsoft Office และเริ่มแอปพลิเคชัน Outlook หากต้องการใช้ชื่อผู้รับที่พบในสมุดที่อยู่ของแอปพลิเคชันให้เปิดเมนูไฟล์ของแผงบริการด้านบน Oulook และเลือกคำสั่งสร้าง
เลือกคำสั่งย่อย "รายชื่อผู้รับจดหมาย" และพิมพ์ชื่อที่ต้องการของรายการที่จะสร้างในบรรทัด "ชื่อ" คลิกที่แท็บ "รายชื่อผู้รับจดหมาย" ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้นและใช้ลิงก์ "เลือกสมาชิก" ระบุสมุดที่อยู่ที่มีที่อยู่อีเมลที่ต้องการในไดเรกทอรีสมุดรายชื่อ พิมพ์ชื่อผู้รับที่เลือกในบรรทัด "ค้นหา" และไฮไลต์ชื่อที่กำหนดไว้ในไดเรกทอรีด้านล่างบรรทัดค้นหา คลิกที่ลิงค์ "สมาชิก" และทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นทั้งหมดสำหรับผู้รับรายชื่อผู้รับจดหมายที่ต้องการ ยืนยันการกระทำที่เลือกโดยคลิกตกลง
ฉันขอเตือนคุณเกี่ยวกับคำศัพท์ รายการส่งเมลเป็นชุดของผู้ติดต่อ รายการเหล่านี้ทำให้การส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคลเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่นหากมีการส่งข้อความไปยังฝ่ายขายบ่อยครั้งจะสะดวกในการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายที่มีชื่อ“ ฝ่ายขาย” ที่มีชื่อของพนักงานทุกคนในแผนกนี้ ข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่ของรายการนี้จะถูกส่งไปยังผู้รับทุกคนที่อยู่ในรายชื่อผู้รับจดหมาย ในเวลาเดียวกันผู้รับจะเห็นในบรรทัดข้อความ“ ถึง” ไม่ใช่ชื่อของรายการส่งเมล แต่เป็นชื่อของบุคคลทั้งหมดที่รวมอยู่ในรายการ รายชื่อผู้รับจดหมายสามารถใช้สำหรับข้อความการมอบหมายคำเชิญเข้าร่วมประชุมและรายชื่อผู้รับจดหมายอื่น ๆ
เป็นไปได้ที่จะเพิ่มชื่อในรายชื่อผู้รับจดหมายและลบพวกเขาส่งรายชื่อไปยังผู้ใช้รายอื่นและพิมพ์ รายการจดหมายจะถูกทำเครื่องหมายด้วยและถูกเก็บไว้เป็นค่าเริ่มต้นในโฟลเดอร์รายชื่อติดต่อซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงและกำหนดหมวดหมู่ให้กับพวกเขาได้ หากคุณใช้ Microsoft Exchange Server รายการที่อยู่ร่วมอาจมีรายการการแจกจ่ายส่วนกลางที่ผู้ใช้ทุกคนในเครือข่ายนี้สามารถเข้าถึงได้ รายการส่งเมลส่วนบุคคลที่สร้างในโฟลเดอร์ผู้ติดต่อจะมีให้สำหรับผู้ใช้รายเดียวเท่านั้น แต่สามารถคัดลอกและส่งไปยังผู้ใช้รายอื่นได้
ข่าวสาร หรือ คำเชิญ สามารถส่งเฉพาะบางส่วนของรายชื่อผู้รับจดหมายไปยังการประชุม ในการทำเช่นนี้ให้เลือกรายชื่อสมาชิกโดยคลิกที่เครื่องหมายบวก (+) หลังชื่อรายการแล้วลบชื่อที่ไม่จำเป็นออก รายชื่อผู้รับจดหมายติดต่อในฟิลด์อีเมล เมล "ไม่สามารถขยายได้
เพิ่มชื่อในรายชื่อผู้รับจดหมายหรือลบชื่อ
- ในการเพิ่มที่อยู่จากสมุดรายชื่อหรือโฟลเดอร์ผู้ติดต่อให้คลิกปุ่มเลือกสมาชิก
- หากต้องการเพิ่มที่อยู่ที่ไม่ได้มาจากโฟลเดอร์รายชื่อหรือจากสมุดรายชื่อให้คลิกปุ่มเพิ่ม
- หากต้องการลบชื่อให้คลิกที่ชื่อและคลิกปุ่มลบ
การส่งข้อความไปยังส่วนหนึ่งของรายชื่อผู้รับจดหมาย
- เรียกใช้คำสั่ง ไฟล์ → สร้าง → ข่าวสาร.
- คลิกปุ่ม "ถึง" และในฟิลด์ "Enter หรือเลือกชื่อ" เลือกรายการส่งเมลที่มีผู้ใช้ที่คุณต้องการส่งข้อความ
- รายการจดหมายจะถูกระบุโดย
- คลิกปุ่มตกลง
- คลิกที่เครื่องหมายบวก (+) หลังชื่อของรายชื่อการแจกจ่ายเพื่อดูเนื้อหาแล้วลบชื่อของคนที่ไม่ต้องการส่งข้อความ
รายชื่อผู้รับจดหมาย
- เปิดข้อความใหม่
- คลิกในพื้นที่เนื้อหาข้อความ
- เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- หากคุณใช้ Microsoft Word เป็นเครื่องมือแก้ไขข้อความอีเมลให้ลากและวางรายการส่งเมล์ รายละเอียดการติดต่อ ในข้อความ;
- หากคุณใช้ Microsoft Outlook เป็นเครื่องมือแก้ไขอีเมลให้เลือก แทรก ทีม เอกสาร.
- ในรายการ โฟลเดอร์ คลิกโฟลเดอร์ที่มีรายการการแจกจ่ายที่คุณต้องการส่ง รายการส่งเมลจะถูกบันทึกโดยค่าเริ่มต้นในโฟลเดอร์รายชื่อติดต่อ
- ในรายการ องค์ประกอบ คลิกรายการส่งเมลที่คุณต้องการส่งแล้วคลิกตกลง
- ส่งข้อความ
หากคุณต้องการส่งรายชื่อผู้รับจดหมายที่มีสมาชิกของรายการที่อยู่ร่วม (รายการที่อยู่สากลเป็นสมุดที่อยู่ที่มีที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ทุกกลุ่มและรายชื่อผู้รับจดหมายในองค์กรสมุดรายชื่อนี้ถูกสร้างและดูแลโดยผู้ดูแลระบบ โฟลเดอร์สาธารณะ.) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับรายชื่อการแจกจ่ายนี้ใช้รายการที่อยู่ส่วนกลางเดียวกัน
แสดงชื่อในรายชื่อผู้รับจดหมาย
- หากคุณกำลังสร้างข้อความใหม่ให้คลิกปุ่มถึง
- ในรายการแหล่งที่อยู่ให้เลือกสมุดที่อยู่ที่มีรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณต้องการข้อมูล
- ในฟิลด์ "Enter or select a name" ป้อนชื่อของรายชื่อการแจกจ่าย ในรายการนี้คลิกที่ชื่อที่ต้องการ
- คลิกปุ่มขั้นสูงและคุณสมบัติ
หากต้องการอัปเดตที่อยู่ในรายการส่งเมลคุณจะต้องเปิดรายการส่งเมลในโฟลเดอร์ "ผู้ติดต่อ" (รายชื่อส่งเมลจะถูกทำเครื่องหมายด้วยไอคอน) และคลิกที่ปุ่ม "อัปเดต" ถ้าคุณต้องการย้ายรายชื่อผู้รับจดหมายจากข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดข้อความที่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย
- คลิกรายการจดหมายที่ซ้อนกันและลากไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อ
