Există situații când trebuie să trimiteți mesaje unui grup de oameni. Pentru a nu adăuga aceleași persoane de fiecare dată la lista de destinatari din Outlook, este posibil să automatizați acest proces.

Acum trecem direct la crearea unui grup de contact. Deschizând Outlook 2010, selectați „ Detalii de contact„Și faceți clic pe” principal“. Selectați elementul „ Creați grup de contact"(Fig. 1)

În câmp " Prenume"Introduceți numele grupului căruia îi vom aplica trimiterea automată și selectăm" Adăugați membri».

Alegem metoda prin care vom adăuga participanți Grupuri de contact: Din contactele Outlook, dintr-o agendă de adrese existentă, prin crearea unui nou contact. În exemplul nostru, adăugăm contacte din Outlook.

În fereastra care se deschide, selectează contactul pe care dorim să-l adăugăm Grup de contact și faceți clic pe „ participanți“. Atunci nu uitați să faceți clic pe „ Salvați și închideți"(Fig. 2).

Verificăm corectitudinea acțiunilor noastre. Creați un mesaj nou. În câmp " Pentru ...»Scrieți numele pe care l-am creat Grupuri de contact. Dacă trebuie să eliminați unele contacte din lista de e-mailuri, atunci în „ Pentru ...»Dintre mesaj, faceți clic pe semnul plus (+) de lângă numele listei de distribuție pentru a vedea conținutul acestuia, apoi ștergeți numele persoanelor care nu au nevoie să trimită un mesaj (Fig. 3).

Utilizarea Bcc în Outlook

În cazul corespondenței prin e-mail, este convenabil să puneți copii ale tuturor persoanelor care sunt interesate să cunoască corespondența, dar care nu participă la aceasta. În astfel de cazuri, destinatarul scrisorii va vedea că scrisoarea a ajuns la el și, de asemenea, îi va vedea pe toți cei care se află în copia scrisorii.

Dar ce să faceți atunci când nu doriți să lămuriți contrapartidei că altcineva decât el primește această scrisoare? În acest caz, utilizați câmpul Bcc. Creați un e-mail nou, accesați „ parametrii„Și selectați meniul” Afișați destinatarii Bcc”(Fig. 1).

Introduceți adresa și trimiteți o scrisoare destinatarului.

Adesea, trebuie să trimiteți un mesaj către mai mulți destinatari simultan - de exemplu, tuturor destinatarilor ale căror scrisori le aveți în folderul Humor sau în folderul Family. Crearea unui grup, puteți economisi timp și nervi, deoarece nu trebuie să introduceți manual toate adresele lor. Pentru a crea un grup, faceți următoarele:

Selectați elementele din meniu Cartea de adrese pentru a deschide fereastra Cartea de adrese.
Selectați grupul de creare fișiere. Va apărea o casetă de dialog în care puteți crea un grup.
Introduceți un nume de grup. Încercați să veniți cu un nume bun care să reflecte compoziția grupului și conținutul problemelor discutate cu corespondenții.
Adăugați contacte la grup. Utilizați butonul Selectare pentru a evidenția toți destinatarii din acest grup. În același timp, pe ecran va apărea o nouă casetă de dialog cu adresele de e-mail ale corespondenților, pe care le puteți include în grup. În partea stângă a ferestrei, selectați numele și adresa dorite și utilizați butonul Selectare pentru a le adăuga la grupul din partea dreaptă a ferestrei.
Când ați format complet grupul, faceți clic pe butonul OK.
Pentru a închide fereastra Proprietăți pentru acest grup, faceți clic pe butonul OK.
Închideți fereastra Agendă de adrese.

Acum puteți lucra cu grupul.

Pentru a trimite un mesaj întregului grup, introduceți numele său în câmpul To, Cc sau ascuns. După aceea, mesajul va fi trimis automat tuturor membrilor grupului.

Alternativ, puteți face clic pe butonul To și selectați un grup din lista de adrese.

Ce este copia orb de carbon?

Câmpul ascuns este folosit pentru a crea copii „oarbe” ale mesajului, adică. copii în care nu există nume ale altor destinatari ai acestei scrisori. Astfel, dacă trimiteți o copie oarbă a scrisorii unui grup de oameni, niciunul dintre ei nu va cunoaște ceilalți destinatari.

Pentru a accesa câmpul ascuns, în fereastra deschisă a unui mesaj nou, selectați comanda Vizualizare \u003d\u003e Toate anteturile. Destinatarii indicate în câmpul Ascuns vor primi o copie a scrisorii împreună cu toate celelalte. Dar cei ale căror nume apar în câmp sau Copiere, nu vor vedea adrese din câmpul Ascuns.

Amintiți-vă că câmp Pentru a fi sigur că completați. Dacă nu doriți să introduceți nimic acolo, introduceți propria adresă de e-mail.

Este foarte convenabil să introduceți numele grupului în câmpul Ascuns. Citiți despre acest câmp din bara laterală, „Ce este BCC?” În această secțiune.

Posibilitatea de a crea o copie orb este foarte convenabilă atunci când trimiteți un mesaj mai multor persoane. De exemplu, trimitând o glumă proaspătă, introduceți toate adresele din câmpul Ascuns, iar în câmpul To, introduceți-vă numele. Atunci toată lumea va putea citi noua glumă (și poate că nu toți - nu știi niciodată ce se poate întâmpla), iar destinatarii nu vor trebui să privească lista uriașă de nume de la începutul scrisorii.

Manual de instrucțiuni

Apelați meniul principal al sistemului apăsând butonul „Start” și accesați elementul „Toate programele”. Deschideți linkul Microsoft Office și porniți aplicația Outlook. Pentru a utiliza numele destinatarului găsite în agenda de adrese a aplicației, deschideți meniul Fișier din panoul de servicii de sus al Oulook și selectați comanda Creare.

Selectați subcomanda „Listă de corespondență” și introduceți numele dorit al listei care va fi creat în linia „Nume”. Faceți clic pe fila „Listă de corespondență” din caseta de dialog care se deschide și utilizați linkul „Selectează membri”. Specificați agenda de adrese care conține adresele de e-mail necesare în directorul Agendă de adrese. Tastați numele destinatarului selectat în linia „Căutare” și evidențiați numele care este definit în directorul de sub linia de căutare. Faceți clic pe linkul „Membrii” și repetați toți pașii de mai sus pentru fiecare destinatar dorit al listei de mailuri. Confirmați acțiunea selectată făcând clic pe OK.

Dacă doriți să creați o listă de e-mail din numele din mesajele de e-mail, selectați numele dorit în linia „Spre” și apelați meniul contextual al acesteia făcând clic dreapta. Specificați comanda Copy și extindeți site-ul Microsoft Office. Selectați elementul „Listele de trimitere” din secțiunea „Creați un nou element Outlook” și selectați fila „Liste de distribuție” din caseta de dialog care se deschide.

Selectați legătura „Selectează membri” din secțiunea „Membri” și apelați meniul contextual al aceleiași linii făcând clic dreapta pe următoarea casetă de dialog „Selectați membri”. Selectați „Lipire” și confirmați salvarea modificărilor făcând clic pe OK.

Tastați numele dorit al listei de e-mail create în linia „Nume” și reveniți din nou la fila „Listele de trimitere”. Folosiți comanda Salvează și închide în secțiunea Acțiuni.

Manual de instrucțiuni

Rulați Outlook. Faceți dublu clic pe pictograma aplicației de pe desktop sau faceți clic pe butonul „Start” și selectați elementul dorit din meniul „Toate programele”. După descărcarea aplicației, selectați meniul „File” și găsiți linia „Create”. Când treceți peste această legendă, vor apărea sub-elemente de acțiune. Găsiți articolul „Listă liste de corespondență»Și faceți clic pe el cu butonul stânga al mouse-ului. Se deschide fereastra pentru crearea și editarea unei noi liste de destinatari de poștă.

Introduceți un nume pentru listă în câmpul „Nume”. Astfel, puteți crea mai multe grupuri diferite de destinatari pentru diferite sarcini, apoi puteți trece rapid între ei. De exemplu, „Clienți”, „Angajați”, „Prieteni” și așa mai departe.

Faceți clic pe butonul „Select Membri” pentru a adăuga destinatari din agenda dvs. de adrese. Găsiți persoana potrivită în listă și faceți clic pe OK. Fereastra de selecție a destinatarului se închide, iar în listă liste de corespondență apare destinatarul, repetați până când ați introdus toate adresele necesare. Această metodă este potrivită dacă ați introdus deja numele și e-mail-urile celor cărora doriți să le trimiteți e-mail în agenda de adrese Outlook. Dacă acesta este un nume nou, trebuie să utilizați o metodă diferită de introducere a destinatarilor.

Faceți clic stânga pe inscripția „Adăugare”. Se va deschide o fereastră mică în care veți vedea câmpurile „Nume scurt” și „Adresa de e-mail”. Copiați și lipiți numele și adresa dacă aveți o scrisoare de la această persoană sau introduceți manual un nume și o adresă nouă. Apăsați butonul OK (va deveni activ numai după introducerea adresei de e-mail). Caseta de dialog se închide și apare o nouă linie în lista destinatarilor. Repetați acest pas de câte ori este necesar pentru a adăuga toți abonații. liste de corespondență.

Faceți clic pe butonul „File” din linia superioară a ferestrei și selectați „Salvați”. Faceți clic stânga pe el și după câteva secunde lista liste de corespondență perspectivele vor fi create.

surse:

cum se creează o listă

Manual de instrucțiuni

Permiteți-mi să vă reamintesc terminologia. O listă de e-mail este un set de contacte. Aceste liste facilitează trimiterea de mesaje către grupuri de oameni. De exemplu, dacă mesajele sunt adesea trimise către departamentul de vânzări, este convenabil să creăm o listă de e-mail cu numele „Departamentul vânzări” care să includă numele tuturor angajaților din acest departament. Un mesaj trimis la adresele acestei liste este trimis tuturor destinatarilor enumerați pe lista de corespondență. În același timp, destinatarii văd în linia de mesaje „To” nu numele listei de corespondență, ci numele tuturor persoanelor incluse în listă. Listele de corespondență pot fi utilizate pentru mesaje, misiuni, invitații la ședințe și alte liste de corespondență.

Este posibil să adăugați nume la lista de corespondență și să le ștergeți, să trimiteți lista altor utilizatori și să o imprimați. Listele de corespondență sunt marcate și sunt stocate implicit în folderul Contacte, care vă permite să le sortați și să le atribuiți categorii. Dacă utilizați Microsoft Exchange Server, lista de adrese globale poate conține liste de distribuție globală care sunt accesibile tuturor utilizatorilor din această rețea. Listele de e-mailuri personale create în folderul Contacte sunt disponibile numai pentru un singur utilizator, dar pot fi copiate și trimise altor utilizatori.

mesaj sau Invitația numai părți din lista de e-mail pot fi trimise la ședință. Pentru a face acest lucru, selectați membrii listei făcând clic pe semnul plus (+) după numele listei, apoi ștergeți nume inutile. Liste de e-mail de contact din câmpul Email Mail "nu poate fi extins.

Adăugați un nume pe lista de corespondență sau ștergeți un nume

Pentru a adăuga o adresă din agenda de adrese sau din folderul Contacte, faceți clic pe butonul Selectare membri.
Pentru a adăuga o adresă care nu este din folderul de contacte sau din agenda de adrese, faceți clic pe butonul Adăugare.
Pentru a șterge un nume, faceți clic pe el și faceți clic pe butonul Ștergeți.

Trimiterea unui mesaj către o parte din lista de e-mailuri

Rulați comanda fișier → crea → mesaj.
Faceți clic pe butonul „Spre” și în câmpul „Introduceți sau selectați un nume”, selectați lista de corespondență care conține utilizatorii cărora doriți să le trimiteți un mesaj.
Listele de e-mail sunt indicate de.
Faceți clic pe butonul OK.
Faceți clic pe semnul plus (+) după numele listei de distribuție pentru a vedea conținutul acesteia, apoi ștergeți numele persoanelor care nu au nevoie să trimită un mesaj.

Lista de trimitere

Deschide un mesaj nou.
Faceți clic în zona corpului mesajului.
Efectuați una dintre următoarele acțiuni:
- dacă utilizați Microsoft Word ca editor de mesaje de e-mail, trageți și renunțați la lista de corespondență Detalii de contact în mesaj;
- dacă utilizați Microsoft Outlook ca editor de e-mail, selectați inserați echipa Documentul.
În listă dosare Faceți clic pe folderul care conține lista de distribuție pe care doriți să o trimiteți. Listele de e-mail sunt salvate implicit în folderul Contacte.
În listă element Faceți clic pe lista de corespondență pe care doriți să o trimiteți, apoi faceți clic pe OK.
Trimite un mesaj.

Dacă doriți să trimiteți o listă de distribuție care conține membri ai listei de adrese globale (lista de adrese globală este o agendă de adrese care conține adresele de e-mail ale tuturor utilizatorilor, grupurilor și listelor de distribuție din organizație. Această adresă este creată și întreținută de administrator. Poate include și adrese de e-mail folder public.), asigurați-vă că destinatarul acestei liste de distribuție folosește aceeași listă de adrese globale.

Afișați numele pe lista de e-mailuri

Dacă creați un mesaj nou, faceți clic pe butonul To.
În lista sursă de adrese, selectați agenda de adrese care conține lista de corespondență despre care doriți informații.
În câmpul „Introduceți sau selectați un nume”, introduceți numele listei de distribuție. În această listă, faceți clic pe numele dorit.
Faceți clic pe butoanele Advanced și Properties.

Pentru a actualiza adresele din lista de corespondență, trebuie să deschideți lista de corespondență din folderul „Contacte” (listele de poștă sunt marcate cu o pictogramă) și faceți clic pe butonul „Actualizare”. Dacă trebuie să mutați lista de e-mail din mesaj în folderul Contacte, urmați acești pași:

Deschideți mesajul care conține lista de corespondență.
Faceți clic pe lista de distribuție cuibărită și trageți-o în folderul Contacte.

28.03.2015