Основната цел на Microsoft Access
Основната цел на Microsoft Access е да поддържа релационни бази данни. В този тип база данни в специални таблици се въвежда информация, характеризираща определен клас реални обекти. Броят на характеристиките (атрибутите), които определят същността на обектите от даден клас, съответства на броя на колоните в таблицата. Всеки обект от този клас има един ред в таблицата. Колона на таблица в Access се нарича поле, а ред се нарича запис.
Основни обекти на Microsoft Access
Когато Microsoft Access се стартира, на екрана се показва диалогов прозорец, с помощта на който потребителят може да създаде нова база данни или база данни, базирана на набор от типични бази данни. Основните обекти на Microsoft Access са таблица, форма, отчет, заявка, макрос и модул. Таблиците са предназначени за съхраняване на данни за характеристиките на обектите в предметната област. Основните операции по обработка на информация в Microsoft Access се извършват с помощта на двуизмерни правоъгълни таблици. Формата е начин за показване и манипулиране на данни на екран. Създаден е за преглед, въвеждане и редактиране на свързани данни в базата данни. Формулярът изглежда като обикновен документ. Заявката е въпрос, който е формулиран за база данни. Те са необходими, за да се избере информация от базата данни на конкретна основа или набор от критерии. С помощта на заявка можете да добавяте, изтривате или актуализирате данни в таблица и можете също да създавате нови таблици въз основа на съществуващи таблици. Отчетът е преобразувано представяне на данни, които се извеждат на принтер, екран или файл. Отчетите са предназначени да формират оригиналния документ, който обикновено се разпечатва. Макросът е необходим за комбиниране на определена последователност от действия по време на изпълнението на многоетапна процедура за обработка на информация в едно цяло. Модулът съдържа програми, написани на един от алгоритмичните езици за изпълнение на нестандартни процедури за обработка на информация.
Таблици в Microsoft Access
Таблиците, които са в основата на базата данни на Access, имат следните свойства: всеки елемент от таблицата (клетката) е елемент от данни; всяка колона на таблицата има уникално име; всяка колона в таблицата е еднородна, тоест се състои от елементи от същия тип. Това може да бъде текст, дати, числа, графични обекти, логически стойности и т.н .; таблицата не може да съдържа еднакви редове; линиите трябва да имат еднакъв брой елементи (полета), които са разнородни и взаимно свързани; колоните и редовете са подредени в произволен ред.
Първата СУБД
В първата СУБД обикновено се създава отделен файл за всяка таблица. За взаимосвързана работа между таблиците бяха използвани специални помощни програми. Microsoft Access има лесни начини за свързване на таблици, съхранявани в един файл. Съвместното съхранение на различни таблици в един файл има следните предимства: възможността за поставяне на данни в таблици според съдържанието на данните, тоест информацията за характеристиките на обекти от същия клас е в една таблица; запазването на информация в отделни таблици (модули) дава възможност за промяна и попълване на информация във всеки модул поотделно, в съответствие с промените в обектите на предметната област; коригирането на данни в една клетка води до автоматични корекции в други клетки.
База данни (DB) е интегрирана колекция от взаимосвързани данни. Обикновено база данни се създава за една конкретна предметна област, организация или приложение.
Microsoft Office Accessили просто Microsoft Access е система за управление на релационни бази данни от Microsoft. Има широк спектър от функции, включително свързани заявки, връзки към външни таблици и бази данни. Благодарение на вградения език VBA, в самия Access можете да пишете приложения, които работят с бази данни.
Основни компоненти на MS Access:
· Конструктор на маси;
· Конструктор на екрани;
· Конструктор на SQL заявки (езикът SQL в MS Access не отговаря на стандарта ANSI);
· Съставител на отчети, разпечатани.
Те могат да извикват скриптове във VBA, така че MS Access ви позволява да разработвате приложения и бази данни от нулата или да пишете обвивка за външна база данни.
Достъп до версии
1993 Access 2.0 за Windows (Office 4.3)
1995 Access 7 за Windows 95 (Office 95)
1997 Access 97 (Office 97)
1999 Access 2000 (Office 2000)
2001 Access 2002 (Office XP)
2003 Достъп 2003
2007 Microsoft Office Access 2007
2010 Microsoft Office Access 2010
Стартиране на програмата
За да стартирате MS Access, можете да използвате менюто Започнетеwindows система и използвайте мишката, за да изберете командата Програми, и тогава Microsoft Access, в отсъствието Microsoft Accessв менюто Програмиизберете Microsoft Officeи в подменюто му намери Microsoft Access.
След стартиране на MS Access на екрана се появява диалоговият прозорец Access с името MICROSOFT ACCESS в заглавната лента. В този прозорец трябва да изберете една от трите предложени опции: отваряне на съществуваща база данни, създаване на нова (празна) база данни и създаване на база данни с помощта на съветника.
За да създадете празна база данни, изберете опцията Нова база даннии в отворения диалогов прозорец НОВ ФАЙЛ НА БАЗАТА ДАННИ:
1. Изберете от падащия списък Папкапапката, в която искате да запишете създадената база данни, и в полето "Име на файл" въведете името на базата данни.
2. Натиснете бутона Създавам.
Основен прозорец на MS Access
След стартиране на MS Access на екрана се появява основният прозорец на Access с името MICROSOFT ACCESS в заглавната лента. Ако се отвори съществуваща база данни, името й се поставя в заглавната лента на прозореца на базата данни. Този прозорец може да бъде увеличен до пълен размер на екрана, намален, минимизиран до миниатюра или затворен.
Основният прозорец на MS Access съдържа лента с менюта, лента с инструменти, лента на състоянието и прозорец на базата данни. Затварянето на прозореца на базата данни затваря самата база данни. Чрез менюто Файлможете да отворите съществуваща база данни или да създадете нова база данни.
Лента с менюта.Лентата с менюта в горната част на екрана съдържа менюто за текущия прозорец. Можете да зададете команда с помощта на мишката (като изберете името на съответното меню и реда с необходимата команда в него) или с помощта на клавиатурата (чрез натискане на клавиша ALT и буквата, подчертана в желания елемент от менюто).
Лента с инструменти.Под лентата с менюта има лента с инструменти, чийто набор от бутони зависи от целта на конкретна лента с инструменти. Всеки режим на работа има своя собствена лента с инструменти. След стартиране на Microsoft Access се появява лентата с инструменти на базата данни. За да изберете друга лента с инструменти, необходима за работа, използвайте командата Ленти с инструменти (меню Преглед), или позиционирайте показалеца на мишката в областта на лентата с инструменти и с натискане на десния бутон на мишката изберете командата Настройвам.
Microsoft Office е редактор, който ви позволява да създавате и редактирате офис документи. Той също има вградено приложение, което позволява на потребителите да работят с бази данни. Базите данни са преди всичко удобен инструмент за съхранение, организиране и извличане на необходимата информация. В този материал редакторът на Microsoft Access ще бъде разгледан подробно и ще бъдат публикувани поетапни инструкции за работа с приложението.
Какво е Microsoft Access
Microsoft Office Access е мощен редактор, който е система за управление на база данни, базирана на релационен модел. Трябва също да се отбележи, че той използва динамичен модел за обмен между мрежови ресурси и приложения. При това редактор използва усъвършенствани инструменти за обработка на всякакъв вид информация и представянето им в ясна последователна структура.
Достъпът включва и поддръжка за динамични activeX библиотеки... Тази технология помага не само за представяне на информация под формата на текст, но и под формата на мултимедийни обекти. Релационният модел ви позволява да установите връзки между базите данни и да контролирате всяка промяна, като правите корекции своевременно.
Някои потребители смятат, че един от редакторите на Microsoft Office Excel е подобен на Access, но това е погрешно схващане. Excel е инструмент за работа с електронни таблици, а последният от своя страна се използва за създаване на база данни под формата на таблици.
Принципът на работа на Excel се основава на организиране на данни в отделна таблица, Access ви позволява да изпълнявате по-сложни задачи, работещи с голямо количество информация. И в заключение, необходимо е да се отбележи важна характеристика, Excel е предназначен за един потребител, тъй като промяната в информацията има локален характер, а Access предполага работа с много потребители с бази данни.
Защо се използва
Редакторът се използва за пълна автоматизация на работата с база данни в различни области на дейност, бизнес, управление на персонала и др. Струва си да се отбележи, че поради факта, че софтуерът има универсална структура, той помага да се отървете от прекомерно количество данни, когато трябва да промените желания параметър, не чрез въвеждане на нов, а чрез коригиране на стария. Освен това промените ще бъдат отразени не само в основната база данни, но и в свързаните с нея.
Структура на приложението
Удобството при работа с програмата се постига поради наличието на елементи, които позволяват автоматизира процеса създаване на база. Следва списък на основните компоненти на софтуера.
Компоненти:
- маса... Компонентът на приложението е предназначен да записва и съхранява данни;
- разследване... Елементът е предназначен за получаване на информация от една или няколко таблици. Това е средство за достъп до свързани бази данни и софтуер на трети страни;
- формата... Обектът се използва за представяне на въведената информация в по-лесна за ползване форма;
- доклад... Позволява ви да получите окончателния резултат под формата на готов документ;
- макрос... Това е елемент, съдържащ последователно описание за извършване на действие. Използвайки го, можете да зададете команда, която ще изпълнява конкретна задача, например да проверите дали данните в една от таблиците са се променили;
- модул... Компонент, който съдържа софтуер, написан на езика за програмиране Visual Basic. С негова помощ редакторът значително разширява функционалността. Това се постига чрез използването на функции и процедури, предназначени да реагират на определени промени;
- страница за достъп... С негова помощ можете да получите достъп до отдалечени бази данни, съхранявани на други персонални компютри.
Връзка с други СУБД
Достъпът ви позволява не само да използвате собствената си въведена информация, но и да установите връзка с друга СУБД. Има и възможност за импортиране от други приложения, например dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. За удобство на потребителя, възможността не само да използва импортирането, но и обвързване на данни с други програми и мрежови ресурси.
Преглед на потребителския интерфейс
Важно! Интерфейсът ще бъде прегледан на примера на Microsoft Access 2013. Въпреки това, Microsoft Access 2007 и 2010 са почти идентични
Интерфейсът в тази версия на софтуера е предназначен да подобри удобството при работа с множество елементи, той се основава на лента, която осигурява бърз достъп до основните функции и команди.
Потребителски интерфейс:
- « Зад кулисите"(Създаване). Интерфейсният елемент се появява след стартирането на програмата и позволява на потребителя да избере шаблон за създаване на база данни. В процеса, за да отидете в този раздел, трябва да следвате пътя "Файл" и "Нов".
- « Файл". Позволява ви да запазвате, отваряте, отпечатвате готовия документ, както и да задавате опции за достъп и да задавате подходяща тема за дизайн.
- « Лента". Той е основният елемент при работа с редактора. Той съдържа модули с инструменти за създаване и редактиране на бази данни. Той също така включва лента с инструменти за бърз достъп, която съдържа най-често използваните компоненти.
- « Навигационна зона". Позволява ви да видите резултата от извършените действия и отразява структурата на базата данни.
- « Диалогов прозорец". Интерфейсен елемент, с който потребителят може да посочи параметрите на обект.
- ". За да покажете компонента, трябва да щракнете с десния бутон върху елемента на обекта. Той съдържа команди, които зависят от изпълняваната задача.
- ". Използва се за превключване на режима на преглед на документа и за показване на състоянието на текущата операция.
Интерфейсът беше прегледан на примера на Microsoft Access 2013. Той може да се различава в по-ниските издания.
Работа с бази данни в Access
Създаване на база
Има няколко начина за създаване на база данни: от нулата или с помощта на готов шаблон. В първия случай потребителят трябва да създаде самостоятелно елементите и обектите на базата данни, във втората версия всичко е много по-просто. Стартираме готовия шаблон и въвеждаме нашата информация. След това ще разгледаме подробно и двата варианта за работа с бази данни.
Нетна база
Нека започнем да създаваме нова база данни с последващо попълване с информация:
Създаване от шаблон
Работата с шаблона изглежда така:
Основен пълнеж
Попълването на база данни предполага създаване на таблица и въвеждане на необходимата информация в нея.
Първо, трябва да се отбележи, че с помощта на MS Access можете внос... За да направите това, изберете раздела „Външни“, щракнете върху иконата „Импортиране“. След това ще се отвори нов прозорец, където трябва да посочите пътя към файла и да щракнете върху „Ok“. След това прозорецът за импортиране ще се появи отново, щракнете върху " Освен това»И задайте информация за всеки обект. Зададохме ключ, който ще помогне за бърза обработка на информацията, и щракнете върху „ Освен това". След това обектът ще се появи в главния прозорец и можете да започнете да го създавате.
Процес на създаване:
Трябва да се отбележи, че полето "Цена" има числов параметър. Това се дължи на факта, че информацията в парично изражение има измерение, изразено в рубли (ако се използва официална локализирана версия на офис пакета). Ако говорим за цената на компютърната периферия, тогава като правило се използват конвенционални единици, за да се изрази нейната сравнителна стойност. В такъв случай се използва цифров параметър, това ще избегне преконфигуриране на цялата база данни.
Проект № 1 "Продукти": 
Проект № 2 "Доставка": 
Схеми за данни
Връзката между таблиците се установява, като се използва структурата, използвана в проекта. В този случай структурата се показва графично, което значително улеснява обработката на данните.
Ние установяваме връзката между проектите:
Сега имаме нужда установете връзка между два обекта го правим така:
Създавайте заявки
Класическо вземане на проби
Искането за избор ви позволява да изберете данни в базата данни според предварително създадените условия. В нашия проект ще бъде създадена селекция, която ви позволява да намерите продукт с неговото име. Работата ще се извърши в базата данни Производство.
Създаване на обект
Искане за създаване на обект в Microsoft Access извлича от свързани таблици и други предварително създадени заявки. За разлика от първата опция, резултатът ще бъде записан в нова постоянна таблица.
Процесът изглежда така:
Добавяне, изтриване, редактиране
Този тип заявка предполага създаване и изпълнение на действие, в резултат на което параметрите в таблицата ще се променят.
Създаваме заявка, както следва:
Разследване добавям:
За редактиране:
Създаване и дизайн на формуляри
Формулярите са един от елементите, предназначени да организират правилно съхранението на данни.
Какви са формите за:
- целта на формулярите е извеждане на данни на екрана в удобна за ползване форма;
- контрол на изстрелването... В този случай основната цел на формулярите е да изпълняват макроси;
- показване диалогови прозорци... Използвайки формуляри, можете да покажете предупреждение за възможни грешки.
Използваме "" за създаване на обект:
След това пред потребителя ще се появи нов раздел, където таблицата ще бъде представена под формата на формуляр. Както можете да видите, възприемането на информацията стана много по-удобно. 
Помислете за възможността за създаване на формуляри чрез дизайнера:
Създайте фигура от нулата, като използвате "". С тази опция можете да персонализирате външния вид, да промените попълването на полето, да добавите мултимедийни файлове и т.н.
Можете също да зададете необходимите параметри за картината: „Цвят на фона“, „Тип на фона“, „Граници“ и др.
Ние генерираме отчети
За да работим с отчети, ще използваме „“:
Отчет с помощта на конструктора:
Нека разгледаме по-отблизо основните функции на MS Access, за да имаме по-ясна представа за неговите възможности.
В Access база данни се отнася до файл, който съдържа набор от информация. База данни в Access 2007 може да съдържа следните типове обекти (вижте фигура 1): таблица, заявка, формуляр, отчет, страница, макрос, модул.
Фигура 1. Прозорец на обекти на база данни
Достъпът може да работи само с една база данни наведнъж. Но една база данни на Access може да включва много таблици, формуляри, заявки, отчети, макроси и модули, които се съхраняват в един файл с разширението mdb.
ТаблицаЕ обект, който съответства на понятието "таблица" в теорията на релационните бази данни. За всяка таблица в Access можете да дефинирате първичен ключ и един или повече индекси, за да ускорите достъпа до данни.
Access ви позволява да създадете структура на таблица в три режима - режим на проектиране, режим на съветника и въвеждане на данни. Разликата включва използването на тези инструменти от потребители с различни нива на опит, различни цели и перспективи за използване на данните. Естествено, възможно е да преглеждате, редактирате, изтривате и добавяте записи, търсите, замествате, сортирате данни, променяте изгледа на таблицата. Връзките между таблиците се определят от специален инструмент, наречен "Схема на данни".
Фигура 2. Схема на данни
Това е удобен графичен инструмент, който ви позволява да създавате връзки между определени полета на таблици, да задавате различни видове връзки и да задавате референтни ограничения на целостта. В този случай промените се прилагат незабавно в базата данни (разбира се, ако съдържащите се данни отговарят на всички условия) Получената диаграма на таблици и връзки може да бъде отпечатана, което несъмнено е удобно за разработчика.
Разследване- обект, съдържащ текста на SQL заявка, който има уникално име в конкретна база данни. Можете да създадете заявка с помощта на съветника и в режим на проектиране. В първия случай потребителят е подканен интерактивно да избере името на таблицата и полетата за избор. Във втория случай можете да изберете няколко таблици или заявки, да ги свържете графично и да дефинирате полетата за избор. Можете също така да зададете допълнителни условия за всяко поле и опции за сортиране.
Фигура 3. Конструктор на заявки
Има и друг начин за създаване на заявка, която е вградена в конструктора, е да се запише ръчно в SQL. Текстовият редактор, създаден за това, обаче има очевидно оскъдни възможности по отношение на удобството и яснотата на кодовия дизайн. Очевидно този метод не е позициониран от разработчиците като основен.
ФорматаЕ специален обект на контейнер за други интерфейсни компоненти, като полета за въвеждане и показване, бутони и др. Във формуляра разработчикът разполага с компоненти за въвеждане, настройка, преглед и групиране на данни в зависимост от спецификата на приложението. Можете също да създадете формуляр по два начина - в режим на проектиране и с помощта на съветника. В първия случай разработчикът има набор от компоненти (ако е необходимо, можете да регистрирате свой собствен ActiveX), които той свободно поставя във формуляра и задава техните параметри. В режима на съветника потребителят просто избира таблицата, полетата и стила и формулярът се генерира автоматично.
Доклад- обект, предназначен да създаде документ, който по-късно може да бъде отпечатан или включен в документ на друго приложение. Този документ съдържа резултатите от подбор от базата данни под формата на структурирана информация (например под формата на таблица или списък). MS Access има богати възможности за проектиране и форматиране на отчети. Отчетът има същите два начина на създаване. В режима на съветника потребителят има възможност да зададе много параметри, които почти напълно определят желания външен вид на отчета. По-добре е да използвате дизайнера за създаване на персонализирани отчети.
Страници- средство за публикуване на данни в локална мрежа или Интернет. Създадената страница е проектирана като форма (с някои разлики в използваните компоненти), когато работите с нея, можете не само да преглеждате, но и да променяте данните в базата данни. След като запазите страницата като обект в базата данни, тя може да бъде експортирана като файл в HTML формат и използвана за достъп до данни чрез интернет браузър.
МакроЕ обект, който е последователност от макроси за автоматизиране на най-често извършваните действия при работа с база данни. Макросите се избират от списък и параметрите се задават от разработчика. Можете да изпълните макрос, като кликнете върху бутон и програмно в кода.
Модулът е контейнер с VBA код. За да ги редактирате и преглеждате, се използва черупката на Visual Basic Editor. Целият код на приложението се съдържа в набор от модули. Тук той има същото семантично значение, както във всеки език за програмиране.
Това е пълен списък на обектите, които могат да се съхраняват в база данни на MS Access, който обаче е подобен в други настолни СУБД от този клас, например Paradox.
Access предоставя следната функционалност.
Въвеждане на данни.Въвеждането на данни може да се извърши по следните начини: ръчно директно в таблицата (това включва и поставяне на съдържанието на клипборда); ръчно в полетата на формуляра; директен импорт на данни от други източници (достъп до бази данни, текстови файлове, DBF формат, електронни таблици, ODBC източници на данни); програмен метод, който може да комбинира всякакви средства, които могат да бъдат внедрени във VBA. Последният метод е най-гъвкав и предлага почти неограничени възможности, но е най-труден за изпълнение и изисква определено ниво на познания по програмиране.
2. Промяна на данните. Редактирането е възможно по следните начини: ръчно директно в таблицата; във формулярни полета; в прозореца на браузъра, където уеб страницата се зарежда от базата данни; програмен метод.
3. Извеждане на данни. Тук Access предоставя следните възможности: показване на екрана на монитора в таблична форма, полета на формуляри или отчети; експортиране в други формати на данни (същите като при импортиране); разпечатка, главно под формата на доклади; извеждане на данни към интернет браузъра с помощта на обекта Page в рамките на определена мрежа; програма за износ и извеждане на информация.
4. Взаимодействие с други източници и потребители на информация.В това отношение Access може да действа като сървър за автоматизация или клиент. Връзките с други продукти на Microsoft Office са особено прозрачни. Например можете да имате документ на Microsoft Word, който ще съдържа полета от базата данни на Access, промените в данните в базата данни се показват автоматично в документа. Това ви позволява да създавате гъвкави решения, които интегрират данни в офис инструменти. 5. Използване на базата данни на MS Access от други приложения. Тази опция използва MDB файла като хранилище за данни. Програма, която осъществява достъп до данни, може да бъде написана на всеки език от високо ниво. В този случай се използват таблици и заявки. Двигателят на базата данни наблюдава поддържането на референтна цялост и уместност на данните. Комуникацията се осъществява чрез драйвера ODBC на Microsoft Jet Engine.
6. Инструменти за създаване на приложения. Изграждането на приложения с Access е подобно на всички други инструменти за автоматизация на Microsoft Office. Той използва интерпретирания език Visual Basic for Applications, който, както при всеки интерпретиран език, води до известно увеличение на времето на процесора и намаляване на скоростта на програми и обработка на данни. За успешно развитие трябва да знаете обектния модел на самия Access и спецификата на неговото използване.
7. Управление на данни в многопотребителски режим. При работа с бази данни в многопотребителски режим възникват ситуации, когато е необходимо да се ограничи броят на потребителите, които имат достъп до данни. Това се прави, за да се предотврати едновременното актуализиране на същия запис, по време на глобално актуализиране на данни или по време на поддръжката на самата база данни.
Двигателят на базата данни на Access осигурява три нива на заключване:
Заключване на базата данни. На това ниво на заключване само един потребител има достъп до базата данни. Това ниво на блокиране се използва за глобални промени или актуализации на данни или по време на поддръжка на базата данни - компресия.
Заключване на маса. На това ниво на заключване само един потребител има достъп до таблицата. Това ниво на заключване се използва, когато трябва да обработите няколко записа в таблица наведнъж.
Страница за заключване. На това ниво само един потребител има достъп до блокираната страница. Това е най-ниското ниво на блокиране. Процесорът Microsoft Jet автоматично задава заключване на страница и не може да бъде контролиран от вашата програма. Страницата с данни може да съдържа няколко записа, нейният размер е 26 kb. Блокирането на страница означава блокиране на всички записи на тази страница. Ако дължината на записа е 512 байта, тогава 4 записа ще бъдат блокирани, а ако 50 байта, тогава 40 записа. Точният брой записи не може да бъде определен или уточнен предварително, тъй като таблицата може да съдържа изтрити записи (които се изтриват само по време на уплътняване).
Заключването на ниво маса има два режима - песимистичен и оптимистичен. По подразбиране е песимистично заключване.
8. Администрация. Предимството на изключителния режим на работа всъщност доведе до дегенериране на функциите за администриране на базата данни и, във връзка с това, до липсата на инструменти за администриране в обичайния смисъл на думата в MS Access. Наличните инструменти ви позволяват да направите следното: възможно е да разделите базата данни на Microsoft Access на два файла, единият от които съдържа таблици, а другият съдържа заявки, формуляри, отчети, макроси, модули и преки пътища до страниците за достъп до данни. Това позволява на потребителите да имат достъп до общ източник на данни, като същевременно създават свои собствени формуляри, отчети и други обекти, както и намаляват мрежовия трафик; възможно е да се свържат таблици от други бази данни на Microsoft Access или други източници. Например може да искате да използвате таблица от друга база данни на Microsoft Access, която се споделя в мрежата. Това е особено полезно, когато трябва да съхранявате всички таблици в една база данни на мрежов сървър, като съхранявате формуляри, отчети и други обекти в отделна база данни, копия от която са достъпни за всички потребители на общата база данни; Инструментите за репликация на Microsoft Access, налични в базата данни (.mdb) и в проекта (.adp), ви позволяват да създавате реплики и да ги синхронизирате при поискване, когато работите в Microsoft Access; средства за защита и контрол на достъпа. Най-лесният начин да се защитите е да зададете парола за отваряне на базата данни. Базата данни може да бъде криптирана. Когато шифровате база данни, файлът се компресира и се прави нечетлив от помощни програми или текстови редактори. Декриптирането на базата данни обръща резултатите от операцията за криптиране. Най-гъвкавият и често срещан начин за защита на база данни се нарича защита на ниво потребител. Този метод на защита е подобен на този, използван в повечето мрежови системи. Както вече беше отбелязано, отгатването на администраторската парола не е трудно за взлом; възможно е да конвертирате базата данни във формата на по-ранна версия на MS Access, за да осигурите съвместимост в някои случаи; и накрая, инструмент за компресиране на база данни, който изтрива изтритата информация за редове и намалява размера на MDB файла на диска. Това води до по-добра производителност и в някои случаи може да възстанови базата данни (например след неочаквано прекъсване на електрозахранването).
Трябва също да се спомене, че Access излиза от кутията с общи шаблони за база данни, за да автоматизира най-често срещаните задачи.
Фигура 4. Шаблони за бази данни
Потребителят, в интерактивния режим на съветника, избира данните, които иска да има в своята база данни, в съответствие с нуждите на предприятието, а MS Access автоматично създава всички необходими обекти. В бъдеще тази база данни може да бъде модифицирана и разширена.
Многозначни полета за сложни данни
Можете да създадете поле, което съдържа множество стойности, наричани още сложни данни. Да приемем, че трябва да възложите задача на някой от вашите служители или изпълнители, но бихте искали да възложите тази задача на няколко души. В повечето системи за управление на бази данни и в по-ранните версии на Access ще трябва да създадете връзка много към много, за да избегнете грешки.
В Office Access 2007 най-трудната част от работата се извършва автоматично, когато изберете поле за въвеждане на множество стойности. Многозначните полета са особено полезни, когато използвате Office Access 2007 за работа със списък на SharePoint, който съдържа един от типовете полета с много стойности, използвани в Windows SharePoint Services. Office Access 2007 е съвместим с тези типове данни.
Новият тип данни за прикачени файлове позволява всички типове документи и двоични файлове да се съхраняват в базата данни, без да се увеличава ненужно размерът на базата данни. Office Access 2007 автоматично свива прикачените файлове, когато е възможно, за да остави възможно най-много свободно пространство. Трябва да прикачите документ на Microsoft Office Word 2007 към запис или да запишете множество цифрови снимки в база данни. Използването на прикачени файлове прави тези задачи много по-лесни. Можете дори да добавите множество прикачени файлове към една публикация.
Полетата за бележки вече съхраняват форматиран текст и поддържат дневник на ревизиите.
Office Access 2007 вече поддържа обогатен текст, който можете да използвате в записите си заедно с обикновен текст. Текстът може да се форматира с помощта на различни опции (като получер и курсив и различни шрифтове, цветове и други често срещани опции за форматиране) и да се съхранява в база данни. Форматираният текст се съхранява в полето MEMO в HTML-базиран формат, който е съвместим с типа данни на форматиран текст в Windows SharePoint Services. Задайте свойството TextFormat на RichText или PlainText и данните в текстовите полета и в режим на таблица ще бъдат форматирани според очакванията.
Полетата за бележки са полезни за съхраняване на големи количества данни. С Office Access 2007 можете да зададете свойството Добавяне само, за да записвате всички промени в полето MEMO. След това можете да видите дневника на тези промени. Тази функция също поддържа функционалност за проследяване в Windows SharePoint Services. Следователно можете също да използвате Access, за да видите историята на съдържанието на списък на SharePoint.
Access е една от най-популярните системи за управление на настолни бази данни (СУБД), която може да обработва текстови файлове, електронни таблици и най-популярните формати на база данни.
Базата данни съхранява колекция от данни и обекти, свързани с конкретна задача. Помага ни да организираме информацията според различни характеристики и ни позволява бързо да направим избор с произволна комбинация от характеристики. Всяка информация, съхранявана на компютърен диск, може да се използва като данни: комбинации от символи, думи, файлове, картини, обекти и т.н. Методите за въвеждане и съхранение на данни определят структурата на базата данни.
Access ви позволява да създавате релационни бази данни, които съхраняват данни в таблица. Може да се използва за анализ на данни, за създаване на динамични уеб страници, които автоматично ще показват промените в данните. Можете да го използвате за създаване на приложения за бази данни като клиент / сървърни приложения.
- Достъпът може да работи като:
- самостоятелни СУБД за настолни системи;
- СУБД за файловия сървър;
- като клиентски клиент за комуникация със СУБД за сървъри в цялата страна, например с Microsoft SQL Server.
Access 2003 е мощна платформа за изграждане на настолни и клиентски / сървърни приложения на ниво отдел или предприятие.
Access 2003 позволява конвертиране на бази данни на Microsoft Access във формат Microsoft SQL Server, осигурява двупосочна XML поддръжка. За интегриране на инструментариума на Access с бази данни на MS SQL се използват високоскоростни инструменти за достъп до бази данни, базирани на интерфейса OLE-DB.
Файлови разширения, използвани в Access
Access съхранява всичките ви данни в един файл, въпреки че те могат да бъдат разпределени в различни таблици. Таблици с данни, техните индекси, формуляри, отчети се съхраняват във файлове с разширение .mdb (база данни на Microsoft Access). Собственият .mde файлов формат елиминира необходимостта от включване на изходния код на VBA в приложения за разпространение с достъп. Файловете adp (Microsoft Access. Project) осигуряват OLE DB връзка с интегрирани хранилища за данни на SQL Server 2000, което ви позволява да създавате цялостни клиент / сървърни приложения.
По подразбиране Access използва .mdb файлове. Този формат позволява на разработчиците да записват файлове като * .mde или * .ade. Това компилира всеки код на Visual Basic и изключва изходния код както от файла на базата данни на Access (.MDB), така и от файла на проекта на Access (.ADP), което осигурява по-добра сигурност.
